文档智能监管方法与流程

本发明涉及一管理领域，特别涉及一文档智能监管方法。

背景技术：

文档管理，顾名思义，就是以物理或者电子管理的方式存储文档并对其进行管理。文档管理在日常生活的各个领域都有着十分广泛的应用，比如在学校，教职人员需要管理不同年级不同个性的每个学员的个人档案；在图书馆或者书店，工作人员需要整理不同类型不同数量的书籍信息；在企业中，管理人员需要管理不同部门不同项目的工作文件，毫不夸张地来说，但凡涉及文档记录，都不可避免地需要对各种文档进行有效管理。

根据管理方式不同，文档管理被分类为物理式文档管理或者电子式文档管理两种方式。现有技术的物理式文档管理主要是将纸质化文档存放在一文档管理设备中，继而管理人员人工对这些纸质化文档进行管理。具体而言，在物理式文档管理中，一系列纸质文档被有序地或无序地存放在于一文档管理设备，当管理人员需要获取特定纸质文档时，管理人员从所述文档管理设备中获取被需要的纸质文档，然而这种物理式管理存在很多的弊端。

在物理式文档管理中，必须特别设置至少一管理人员对这些纸质文档进行管理，即在物理式文档管理的过程中必须需要投入一定的人力物力，另外，文档管理工作的难度和管理文档的数量成正比，当需要被管理的文档数量达到一定数量时，需要配置更多的管理人员对其进行管理。并且，对于管理人员来说，管理人员首先需要将需要被管理的文档一件一件地放置在文档管理设备中，为了便于后续的文档管理，管理人员通常需要对被管理的文档进行分类记录，此外，当管理人员需要在所述文档管理设备中获取特定的被需要的文档时，管理人员需要在一大堆文档中人工找寻该需要文档，这不仅给管理人员增大不必要的巨大的工作量同时也降低了文档的管理效率。其外，当文档被存放在一文档管理设备中，管理人员还需要时刻防止出现文档丢失的现象。特别是对于一些不可恢复的重要文档而言，当这些重要文档由于各种原因被丢失，后果将不堪设想。这些重要文档可能记录着一个企业的高级商业秘密，也可能记载着一件案件的调查内容，也可能是一个暮年老人的纪念录，但不论这些重要文档被实施为什么文件，对于文档所有人来说，重要文档的丢失都是巨大的损失。

文档管理的另一种方式是电子式文档管理，电子式文档管理就是通过将文档内容存储在电子设备中虚拟地被存储从而管理文档的方式。然而为了使得文档被电子化存储，依旧需要至少一管理人员将纸质文档的内容一一输入所述电子设备中，从而建立一电子文档库，这就意味着管理人员可能需要输入成千上万个字才可以完成一个文档的录入，这极大地降低了文档的管理效率。并且，这种方式也对文档的实时管理提出了挑战，每一次文档更新，都需要至少一管理人员重新编辑更新电子文档库。此外，一旦电子文档库被意外侵入或损坏，所有存储在所述电子文档库中的文件都可能不能再被找回。

综上所述，现有技术的文档管理方式都不能满足人们对文档管理的需求。

技术实现要素：

本发明的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档智能监管方法以结合物理式文档管理以及电子式文档管理的方式管理文档，提高文档管理效率。

本发明的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，当所述文档智能监管方法被应用于管理至少一文档时，实时监控所述文档的方式防止所述文档丢失，提高所述文档的管理安全性。

本发明的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档智能监管方法通过检测并且比较所述文档的位置与一安全区域，防止文档丢失，提高所述文档的管理安全性。

本发明的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档监管系统可根据实际情况设置所述安全区域，以使得所述文档智能监管方法可被适用于不同场合的文档管理。

本发明的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档通过至少一识别符号被所述文档监管系统识别，所述文档监管系统建立所述文档的档案库。

本发明的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档监管系统以一私有的通信协议完成与所述文档的识别，从而提高所述文档管理的安全性和准确度。

本发明的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档智能监管方法可监管至少一文档的归位情况，具体而言，所述文档智能监管方法可被适用于监管所述文档是否被放置至特定的文档橱柜。

本发明的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档智能监管方法可有效地管理大批量文档，以提高文档管理效率。

本发明的目的在于提供一文档智能监管方法，其中，所述文档通过所述识别符号被实时更新，不需要额外配置管理人员输入所述文档的数据信息即可建议至少一电子档案库。

为了实现以上任意发明目的，本发明提供一文档智能监管方法，所述文档智能监管方法被适用于管理至少一文档，其中所述文档设置至少一识别符号，所述识别符号标记每一文档，其特征在于，所述文档智能监管方法包括以下步骤：

s1：一数据单元获取所述文档的至少一数据信息，其中所述数据信息包括所述文档的位置信息以及所述文档的标记信息；

s2：一触发单元检测文档的管理状态，当所述文档处于一授权状态，则停止所述文档智能监管方法，当所述文档处于一非授权状态，执行步骤s3；

s3：一判断单元依据所述数据信息，判断所述文档的一安全状态，并获取至少一判断信息，当所述判断信息显示所述文档处于至少一非安全状态，执行步骤s4；以及

s4：一响应单元依据所述判断信息，产生至少一响应信息。

其中所述步骤s3进一步包括以下步骤：

s31：一安全模块联动至少一区域模块，以获取至少一安全区域；

s32：一距离检测模块依据所述数据信息，获取所述文档的位置信息；以及

s33：所述安全模块比对所述位置信息以及所述安全区域，以获取所述判断信息。

在一些实施例中，当所述文档的位置偏离所述安全区域，所述文档处于所述非安全状态。

在一些实施例中，所述步骤s4进一步包括以下步骤；

s41：一警报模块依据所述判断信息，发出警报提醒；和/或

s41a：一锁扣模块依据所述判断信息，锁扣所述文档；和/或

s41b：所述响应单元通信地连接于至少一外端系统，所述外端系统依据所述判断信息，产生所述响应信息。

在一些实施例中，所述判断信息依据所述文档的所述位置信息和所述安全区域的比对结果变化而变化，所述响应信息依据所述判断信息的变化而变化。

在一些实施例中，所述步骤s2进一步包括以下步骤：

s21：一授权模块被触发，当接收到至少一授权信号，停止对所述文档的管理；以及

s22：一非授权模块被触发，当接收到至少一非授权信号，所述非授权模块触发所述判断单元工作。

在一些实施例中，所述步骤s1进一步包括以下步骤：

s11：一识别模块识别所述文档的所述识别符号，以获取至少一识别信息；

s12：一读取模块读取所述文档的识别信息，获取所述数据信息。

s13：一存储模块存储所述数据信息，以建立至少一档案库。

在一些实施例中，所述文档智能监管方法包括以下步骤：一归位单元获取所述文档的归位信息，所述判断单元依据所述归位信息判断所述文档的归位状态。

在一些实施例中，所述识别符号被实施为一无源射频识别器，所述识别模块被实施为一读写器，所述读写器识别并读取所述识别符号。

在一些实施例中，所述归位单元被实施为一红外感应器和一控制板，其中所述控制板在一归位状态以及一非归位状态之间转变，所述红外感应器依据所述控制板的状态获取不同的所述归位信息。

在一些实施例中，当所述文档归位时，所述控制板处于所述归位状态，所述控制板的一归位端阻挡所述红外感应器，当所述文档不归位时，所述控制板处于所述非归位状态，所述控制板的一非归位端阻挡所述红外感应器。

附图说明

图1是根据本发明的一实施例的文档智能监管方法被应用于管理文档的应用图。

图2是根据本发明的一实施例的文档监管系统的框图示意图。

图3是基于图2的根据本发明的上述实施例的所述文档监管系统的数据图。

图4是根据本发明的上述实施例的一数据信息的详细示意图。

图5到图6是根据本发明的上述实施例的变形实施例的文档监管系统的框图示意图。

图7是根据本发明的一实施例的文档智能监管方法的流程示意图。

具体实施方式

以下描述用于揭露本发明以使本领域技术人员能够实现本发明。以下描述中的优选实施例只作为举例，本领域技术人员可以想到其他显而易见的变型。在以下描述中界定的本发明的基本原理可以应用于其他实施方案、变形方案、改进方案、等同方案以及没有背离本发明的精神和范围的其他技术方案。

本领域技术人员应理解的是，在本发明的揭露中，术语“纵向”、“横向”、“上”、“下”、“前”、“后”、“左”、“右”、“竖直”、“水平”、“顶”、“底”“内”、“外”等指示的方位或位置关系是基于附图所示的方位或位置关系，其仅是为了便于描述本发明和简化描述，而不是指示或暗示所指的装置或元件必须具有特定的方位、以特定的方位构造和操作，因此上述术语不能理解为对本发明的限制。

可以理解的是，术语“一”应理解为“至少一”或“一个或多个”，即在一个实施例中，一个元件的数量可以为一个，而在另外的实施例中，该元件的数量可以为多个，术语“一”不能理解为对数量的限制。

如图1所示，所述文档智能监管方法被适用于管理至少一文档2，所述文档2被存放在一文档管理设备中，值得一提的是，在本发明的实施例中，所述文档管理设备可被实施为一文档柜，但熟悉该项技术的人应该明白，所述文档管理设备包括但不仅限于本实施例提到的文档柜，任意可存放所述文档2的设备均可被实施为所述文档管理设备。

值得一提的是，本发明提及的所述文档智能监管方法结合物理式文档管理以及电子式文档管理的方式管理所述文档2，以提高文档管理效率。具体而言，所述文档2以物理管理形式被存放在所述文档管理设备，所述文档智能监管方法电子管理所述文档2，从而使得所述文档2同时被物理管理和电子管理。所述文档2通过所述文档智能监管方法以多种方式被管理，在本发明的实施例中，所述文档智能监管方法可管控所述文档2的位置，并建立有关所述文档2的一数据库k，以及防止所述文档2丢失。

具体而言，如1所示，所述文档2上设置至少一识别符号200，其中所述识别符号200可被设置于所述文档2的任意位置，以对应标记所述文档2。值得注意的是，每一文档2对应至少一专属的识别符号200。所述文档2通过所述识别符号200联通于一管理系统1，其中所述管理系统1通过所述识别符号200识别每一文档2以及其他相关信息。

在本发明的实施例中，所述识别符号200被实施为一射频识别标签(rfid标签)，所述管理系统1设置至少一读写器，所述读写器对应地识别所述射频识别标签，从而使得所述管理系统1可识别每一文档2。值得注意的是，在本发明的实施例中，所述识别符号200被实施为一无源射频识别标签，换言之，所述识别符号200内未设置能源，当所述识别符号200靠近所述管理系统1的所述读写器，所述识别符号200被所述读写器识别。值得注意的是，所述识别符号200可包括但不限于所述射频识别标签，本发明在这方面不受限制。

如图2到图6所示，一文档智能监管方法被展示，此时，当所述文档2在非授权状态下离开一安全区域时，所述管理系统1将作出响应行为。

所述管理系统1包括至少一数据单元10，至少一判断单元20，至少一触发单元30以及至少一响应单元40，其中所述数据单元10识别所述文档2，以获取至少一数据信息s，其中所述判断单元20通信地连接于所述触发单元30以及所述数据单元10，当所述触发单元30被触发时，所述判断单元20可依据所述数据信息s，生成至少一判断信息p，其中所述响应单元40通信地连接于所述判断20，从而使得所述响应单元40可依据所述判断信息p，产生至少一响应信息y。

所述数据单元10进一步包括至少一识别模块11，至少一读取模块12以及至少一存储模块13，其中所述识别模块11通信地连接于所述文档2的识别符号200，以识别所述文档2。具体而言，鉴于每一文档2设置专属的所述识别符号200，或者说，所述识别符号200对应于一文档2，所述识别模块11获取并识别所述识别符号200，从而生成对应于所述文档2的识别信息r。在本发明的实施例中，所述识别符号200被实施为一无源射频识别标签，所述识别模块11可被实施为一读写器，所述识别模块11根据所述识别符号200识别所述文档2。值得注意的是，在本发明的实施例中，存放在所述文档管理设备中的所述文档2可部分或全部设置所述识别符号200，所述识别模块11识别设置有所述识别符号200的所述文档2。

所述读取模块12通信地连接于所述识别模块11，所述读取模块12读取并转化所述识别信息r，以得到对应于每一文档2的所述数据信息s。在本发明的实施例中，所述数据信息s包括但不限于所述文档2的位置信息，当然，所述数据信息s可包括所述文档2的内容信息，和/或标记信息，本发明在这方面不受限制。在本发明的实施例中，所述识别符号200可被实施为一传感器，所述识别模块11被实施为一读写器，所述读写器通过发射无线信号判断所述识别符号200的位置，从而确定所述文档2的所述位置。所述读取模块12读取所述识别信息，并得到所述文档2的所述数据信息。或者，所述识别符号200可被实施为一定位器，所述识别模块11识别所述识别符号200，并生成所述识别信息r，所述读取模块12读取所述识别信息r以获取所述文档2的所述位置信息。综上所述，所述识别模块11识别所述识别符号200，以得到所述识别信息r，所述读取模块12读取所述识别信息r，以获取所述文档2的所述数据信息s，在本发明的实施例中，所述读取模块12可读取每一文档2的位置。

所述存储模块13通信地连接于所述读取模块12，以存储所述读取模块12获取的所述数据信息s，从而建立至少一档案库k。值得一提的是，在这里提到的所述档案库k存储所述文档2对应的所述数据信息s，在本发明的实施例，所述档案库k存储有所述文档2的位置。

以此方式，所述数据单元10通信地连接于所述文档2，以获取所述文档2的所述数据信息s，以及建立所述档案库k。值得一提的是，在本发明的实施例中，可对部分文档2设置所述识别符号200，该部分设置有所述识别符号200的所述文档2被实施为被管理文档。当然，也可对全部文档2设置所述识别符号200，所述管理系统1通过所述识别符号200确定为被管理文档，比如，管理人员可通过所述管理系统1选定特地文档2为被管理文档，所述数据单元10通过所述识别符号200确定所述被管理文档。当然，在本发明的实施例中，所述被管理文档可被选择决定，所述被管理文档可被实施为一重要文档。

所述管理系统1内设置所述触发单元30，其中所述触发单元30可被适用于触发及终止所述管理系统1的文档管理过程。具体而言，所述触发单元30进一步包括至少一非授权模块31以及至少一授权模块32，其中所述非授权模块31以及所述授权模块32相对应设置，当所述非授权模块31被触发，所述管理系统1对所述文档2进行管理，当所述授权模块32被触发，所述管理系统1停止对所述文档2的管理。

在本发明的实施例中，所述触发单元30可被实施为一机械设备也可被实施为一电子设备，在本发明的实施例中，所述触发单元30可被实施为一机械锁和或指纹锁，当然，所述触发单元30可被实施为所述电子设备，以被管理人员电子控制。比如在一些实施例中，所述触发单元30被实施为一人脸识别技术，即当所述触发单元30识别到管理人员的脸部从而确定管理人员的信息，并触发所述管理系统1。以所述触发单元30被实施为一指纹锁为例进行说明，所述管理系统1另外设置至少一用户单元，其中所述用户单元内预设或者存储至少一管理人员的用户信息，此时，所述触发单元30联通于所述用户单元，以识别操作人员的身份。当所述触发单元30被登记在内的管理人员触发时，所述授权模块32被触发，所述管理系统1处于一授权状态，反之，所述非授权模块31被触发，所述管理系统1处于一非授权状态。

值得一提的是，所述管理系统1内置所述用户单元，所述管理人员的用户信息可通过所述用户单元被更新，具体而言，所述用户单元存储所述管理人员的用户信息，所述用户信息可根据实际情况被增加或删减。

所述判断单元20通信地连接于所述触发单元30以及所述数据单元10，以根据所述文档2的所述数据信息s，以及所述管理系统1的工作状态，生成所述判断信息p。具体而言，所述判断单元20进一步包括至少一状态模块21以及至少一安全模块22，其中所述状态模块21通信地连接于所述触发单元30以获取所述管理系统1的工作状态，所述安全模块22通信地连接于所述状态模块21，以被所述状态模块21控制。

具体而言，所述状态模块21通信地连接于所述触发模块30，当所述触发模块30中的所述非授权模块31被触发，所述状态模块21获取所述管理系统1处于所述非授权状态，此时，所述状态模块21触发所述安全模块22工作。当所述触发单元30中的所述授权模块32被触发，所述状态模块21获取所述管理系统1处于所述授权状态，所述安全模块22不被触发。

当所述安全模块22被触发，所述安全模块22可依据所述文档2的所述数据信息s进行判断，并得到至少所述判断信息p。具体而言，所述安全模块22获取所述存储模块13存储的所述数据信息s，此时，所述安全模块22进一步包括至少一距离检测子模块221，所述距离检测子模块221检测所述文档2的位置，当所述距离检测子模块221检测所述文档2离开一安全区域时，所述安全模块22产生所述判断信息p。

值得一提的是，当所述文档2的所述识别符号200被实施为所述无线射频标签时，所述识别模块11可依据无线信号传输时间判断所述文档2的位置信息，所述文档2的位置信息被存储。当所述文档2的所述识别符号200被实施为一定位元件时，所述识别模块11直接识别所述文档2的位置信息。所述读取模块12读取所述识别模块11产生的所述识别信息r，以转化为所述管理系统1可读取的所述数据信息s。

当所述文档2离开所述安全区域时，所述安全模块22产生相应的所述判断信息p。所述安全区域可被预设也可被人为调节，为了使得所述安全区域可控，所述管理系统1进一步包括至少一预设单元50，其中所述预设单元50进一步包括至少一区域模块51，其中所述区域模块51设置所述安全区域。具体而言，所述区域模块51通信地连接于所述安全模块22，其中所述区域模块51可预设所述管理系统1的所述安全区域，此时，所述安全模块22的所述距离检测子模块221以所述安全区域为依据，判断所述文档2是否离开所述安全区域，并生成所述判断信息p。

所述管理系统1进一步包括所述响应单元40，所述响应单元40通信地连接于所述安全模块22，以接收所述判断信息p，并生成所述响应信息y。在本发明的一实施例中，所述响应单元40进一步包括至少一警报模块41，其中所述警报模块41可被实施为一警报器，当所述文档2离开所述安全区域时，所述警报模块41发出警报提醒。具体而言，所述响应单元40获取所述判断信息p，当所述判断信息p显示所述文档2离开所述安全区域时，所述警报模块41产生所述响应信息y，所述警报模块41发出警报。

在本发明的另一实施例中，所述响应单元40包括至少一锁扣模块，其中所述锁扣模块可锁扣所述文档2，以避免所述文档2在所述非授权状态下离开所述文档管理设备。所述锁扣模块可被实施为一电子锁和/或一机械锁，本发明在这方面不受限制。具体而言，所述响应单元40获取所述判断信息p，当所述判断信息p显示所述文档2离开所述安全区域时，所述锁扣模块产生所述响应信号，所述锁扣模块锁扣所述文档2。

在本发明的另一实施例中，所述响应单元40通信地连接于一外端系统，其中所述外端系统可被实施为一警察系统，此时，所述响应单元40获取所述判断信息p，当所述判断信息p显示所述文档2离开所述安全区域时，所述外端系统可被触发而做出响应信息。

另外，在本发明的一实施例中，所述判断单元20可判断所述文档2的不同状态，而产生针对性的不同判断信息p，所述响应单元40可依据所述判断信息p做出不同的响应信息。具体而言，当一特定文档2离开所述安全区域，所述判断单元20判断所述文档2的离开程度，所述离开程度可被实施为所述文档2离开所述安全区域的位置。所述响应单元40针对不同的判断信息p，产生不同的响应信息y。

比如，当所述安全模块22检测所述文档2只离开所述安全区域一小段距离，所述响应单元40针对性地发出轻微响应。当所述文档2彻底原理所述安全区域，所述响应单元40作出锁扣，报警等剧烈响应。

在一些实施例中，所述文档智能监管方法还可被适用于监管所述文档2的归位情况，值得一提的是，在本发明的实施例中，所述文档2的归位信息被理解为所述文档2是否处于被正确安置于一特定的文档柜橱的信息。

具体而言，所述管理系统1进一步包括至少一归位单元60，其中所述归位单元60通信地连接于所述判断单元20，以将其获取的关于所述文档2的归位信息传输给所述判断单元20，所述判断单元20依据所述归位信息作出文档归位判断。在本发明的实施例中，所述文档2被设置于一文档柜的一具体柜橱，当所述文档2置于对应的柜橱时，所述文档2处于一归位状态，相对应的，当所述文档2不置于所述柜橱时，所述文档2处于一非归位状态，所述归位单元60被设置以获取所述文档2的归位信息。

为了实现以上目的，所述归位单元60进一步包括一感应模块61，所述感应模块61感应所述文档2，并获取所述归位信息。相对应地，所述判断单元20进一步包括一归位判断模块62，所述归位判断模块62依据所述归位信息判断所述文档2是否归位。

具体而言，在本发明的一实施例中，所述感应模块61被实施为一红外感应器，当所述文档2置于所述归位状态时，所述红外感应器会感应到一特定信号，相类似的，当所述文档2置于所述非归位状态时，所述红外感应器会感应到另一特定信号，所述归位单元60将所述红外感应器获取的特定信号转化为归位信息，所述判断单元20判断所述归位信息。

根据本发明的另一方面，本发明提供一文档智能监管方法，所述文档智能监管方法被适用于管理至少一文档2，其中所述文档2设置至少一识别符号200，所述识别符号200标记每一文档2，包括以下步骤：

s1：一数据单元10获取所述文档2的至少一数据信息s；

s2：一触发单元30检测文档2的管理状态，当所述文档2处于一授权状态，则停止所述文档智能监管方法，当所述文档2处于一非授权状态，执行步骤s3；

s3:一判断单元20依据所述数据信息s，判断所述文档2的一安全状态，并获取至少一判断信息p，当所述判断信息p显示所述文档2处于至少一非安全状态，执行步骤s4；以及

s4：一响应单元40依据所述判断信息p，产生至少一响应信息y。

具体而言，在本发明的实施例中，当所述文档2在非授权状态下离开一安全区域，则认为所述文档2处于一非安全状态，当所述文档2在一授权状态下离开所述安全区域，则认为所述文档2处于一安全状态。当所述文档2处于所述非安全状态时，所述响应单元40作出响应，从而保证所述文档2被有效管理。

所述步骤s3进一步包括以下步骤：

s31：一安全模块22联动至少一区域模块51，以获取至少一安全区域；

s32：一距离检测模块221依据所述数据信息s，获取所述文档2的位置信息；以及

s33：所述安全模块22比对所述位置信息以及所述安全区域，以获取所述判断信息p。

值得注意的是，在本发明的实施例中，所述安全区域通过所述区域模块51被设定，所述区域模块51可预设所述安全区域，也可根据使用者的需要调节所述安全区域，本发明在这方面不受限制。

另外，所述距离检测模块221检测所述文档2的所述位置信息，所述安全模块22可依据所述位置信息判断所述文档2的非安全程度，在本发明的实施例中，所述文档2的所述非安全程度被实施为所述文档2脱离所述安全区域内的脱离情况，所述安全模块22依据所述非安全程度，作出不同的针对性的所述判断信息p。

在所述步骤s4中，所述响应单元40通信地连接于所述安全模块22，以接收所述判断信息p，并产生所述响应信息y。在本发明的一实施例中，所述响应单元40进一步包括至少一警报模块41，其中所述警报模块41可被实施为一警报器，当所述文档2离开所述安全区域时，所述警报模块41发出警报提醒。具体而言，所述响应单元40获取所述判断信息p，当所述判断信息p显示所述文档2离开所述安全区域时，所述警报模块41产生所述响应信号，所述警报模块41发出警报。在本发明的另一实施例中，所述响应单元40包括至少一锁扣模块，其中所述锁扣模块可锁扣所述文档2，以避免所述文档2在非授权状态下离开所述文档管理设备。在本发明的另一实施例中，所述响应单元40通信地连接于一外端系统，其中所述外端系统可被实施为一警察系统，此时，所述响应单元40获取所述判断信息p，当所述判断信息p显示所述文档2离开所述安全区域时，所述外端系统可被触发而做出响应信息。

换言之，所述步骤s4可进一步包括以下步骤：

s41:一警报模块41依据所述判断信息p，发出警报提醒。

或者，所述步骤s4进一步包括以下步骤：

s41a：一锁扣模块依据所述判断信息p，锁扣所述文档2。

再或者，所述步骤s4进一步包括以下步骤：

s41b：所述响应单元40通信地连接于至少一外端系统；以及

s42b：所述外端系统依据所述判断信息p，产生所述响应信息y。

在所述步骤s2当中，所述所述触发单元30进一步包括至少一非授权模块31以及至少一授权模块32，其中所述非授权模块31以及所述授权模块32相对应设置，当所述非授权模块31被触发，所述管理系统1对所述文档2进行管理，当所述授权模块32被触发，所述管理系统1停止对所述文档2的管理。

在本发明的实施例中，所述触发单元30可被实施为一机械设备也可被实施为一电子设备，在本发明的实施例中，所述触发单元30可被实施为一机械锁和或指纹锁，当然，所述触发单元30可被实施为所述电子设备，以被管理人员人工控制。以所述触发单元30被实施为一指纹锁为例进行说明，所述管理系统1另外设置至少一用户单元，其中所述用户单元内预设或者存储至少一管理人员信息，此时，所述触发单元30联通于所述用户单元，以识别操作人员的身份。当所述触发单元30被登记在内的管理人员触发时，所述授权模块32被触发，所述管理系统1处于一授权状态，反之，所述非授权模块31被触发，所述管理系统1处于一非授权状态。

所述步骤s2进一步包括以下步骤：

s21：一授权模块32被触发，当接收到至少一授权信号，停止对所述文档2的管理；以及

s22:一非授权模块31被触发，当接收到至少一非授权信号，所述非授权模块31触发所述判断单元20工作。

另外，所述数据单元10进一步包括至少一识别模块11，至少一读取模块12以及至少一存储模块13，其中所述识别模块11通信地连接于所述文档2的识别符号200，以识别所述文档2。具体而言，鉴于每一文档2设置专属的所述识别符号200，或者说，所述识别符号200对应于一文档2，所述识别模块11获取并识别所述识别符号200，从而生成对应于所述文档2的识别信息r。在本发明的实施例中，所述识别符号200被实施为一无源射频识别标签，所述识别模块11可被实施为一读写器，所述识别模块11根据所述识别符号200识别所述文档2。值得注意的是，在本发明的实施例中，存放在所述文档管理设备中的所述文档2可部分或全部设置所述识别符号200，所述识别模块11识别设置有所述识别符号200的所述文档2。

所述读取模块12通信地连接于所述识别模块11，所述读取模块12读取并转化所述识别信息r，以得到对应于每一文档2的所述数据信息s。在本发明的实施例中，所述数据信息s包括但不限于所述文档2的位置信息，当然，所述数据信息s可包括所述文档2的内容信息，和/或标记信息，本发明在这方面不受限制。

所述存储模块13通信地连接于所述读取模块12，以存储所述读取模块12获取的所述数据信息s，从而建立至少一档案库k。值得一提的是，在这里提到地所述档案库k存储所述文档2对应的所述数据信息s，在本发明的实施例，所述档案库k存储有所述文档2的位置。

具体而言，所述步骤s1进一步包括以下步骤：

s11：一识别模块11识别所述文档2的所述识别符号200，以获取至少一识别信息r；

s12：一读取模块12读取所述文档2的识别信息r，获取所述数据信息s。

当然，所述步骤s1还可进一步包括以下步骤：

s13：一存储模块13存储所述数据信息s，以建立至少一档案库k。

值得一提的是，所述数据信息s包括所述文档1的位置信息以及识别标签，即所述数据信息s可显示每一特定文档对应的位置信息。在本发明的实施例中，在本发明的实施例中，所述识别符号200可被实施为一传感器，所述识别模块11被实施为一读写器，所述读写器通过发射无线信号判断所述识别符号200的位置，从而确定所述文档2的所述位置。所述读取模块12读取所述识别信息，并得到所述文档2的所述数据信息。或者，所述识别符号200可被实施为一定位器，所述识别模块11识别所述识别符号200，并生成所述识别信息r，所述读取模块12读取所述识别信息r以获取所述文档2的所述位置信息。

另外，所述文档智能监管方法还可被适用于监管所述文档2的归位情况，此时，所述文档智能监管方法进一步包括以下步骤：一归位单元60获取关于所述文档2的归位信息，一判断单元20获取所述归位信息并判断所述文档2的归位情况。

在本发明的一实施例中，所述归位单元60被实施为一红外感应器，当所述文档2置于所述归位状态时，所述红外感应器会感应到一特定信号，相类似的，当所述文档2置于所述非归位状态时，所述红外感应器会感应到另一特定信号，所述归位单元60将所述红外感应器获取的特定信号转化为归位信息，所述判断单元20判断所述归位信息。

根据本发明的另一方面，本发明提供一文档智能监管柜，其中所述文档智能监管柜包括一柜体，值得一提的是，本发明的所述柜体仅仅作为一容置文档的容纳设备，而不做限制。熟悉该项技术的人应该明白，所述柜体包括但不限于一实体柜，所述柜体被实施为任意可放置至少一文档2的容纳设备。

所述柜体内置至少一柜橱，至少一文档2被容纳在所述柜体内进行存储或者被管理，具体而言，所述文档2被放置在对应的柜橱位置得以存储。在本发明的实施例中，一柜橱可被适用于存放至少一文档2，本发明在这方面不受限制。

所述文档2上设置至少一射频识别器，对应的所述柜橱位置设置至少一对应的读写器，所述读写器可识别所述射频识别器，从而识别所述文档2。或者说，所述柜体设置至少一柜橱，其中每一柜橱的一侧设置至少一读写器，以读取所述文档2的信息。相对应地，所述文档2上设置所述射频识别器，所述射频器与所述读写器一一对应，从而使得所述读写器可识别所述文档2，并且将所述文档2的数据信息传输给联通的一管理系统。

值得一提的是，在本发明的实施例中，所述射频识别器被实施为一无源射频识别器，所述读写器被设置于所述柜橱的内侧。当所述文档2靠近所述读写器时，所述无源射频识别器也对应地靠近所述读写器，当所述无源射频识别器靠近所述读写器并处于所述读写器的读写范围之内时，所述读写器读取所述无源射频识别器的数据信息。

由于所述射频识别器被实施为一无源射频识别器，即所述无源射频识别器可单独设置于所述文档2，以对应设置关于所述文档2的数据信息。当所述无源射频识别器靠近并处于所述读写器的一读写范围内时，所述无源射频识别器被激发，所述读写器读取所述无源射频识别器存储的所述数据信息。并且由于只有当所述无源射频识别器靠近所述读写器时，所述读写器才可获取所述文档2的所述数据信息，以此方式可用于判断所述文档2是否处于一安全区域，即所述安全区域的设置可以通过所述无源射频识别器以及所述读写器的配合来实现。

在本发明的一实施例中，为了提供所述文档智能管理柜的数据安全，所述无源射频识别器以及所述读写器通过一私有的通信协议传输所述数据信息，以此方式，所述无源射频识别器存储的所述数据信息不容易被以其他方式盗取或者破坏，以提高所述文档智能管理柜的数据安全。

在本发明的另一实施例中，所述柜橱位置设置至少一红外感应器，其中所述红外感应器可被实施为一红外接发器，所述红外接发器被设置于所述柜橱的底侧，以减少对所述柜橱的空间占用面积。

相对应地，所述柜橱设置至少一控制板，其中所述控制板以及所述红外感应器相互配合以获取所述文档2的归位信息。具体而言，对应放置一特定文档2的所述柜橱位置开有一控制口，所述控制板可活动地设置于所述控制口，当所述文档2归位或不归位于所述柜橱，所述控制板在一归位位置以及一非归位位置之间转变位置。从而所述红外感应器可感应到不同的感应信息。

具体而言，所述控制板活动地设置于所述控制口，所述控制板设置一归位端以及一非归位端，当所述文档2被置于所述柜橱时，所述控制板的所述归位端被压下，此时，所述红外感应器向外发送红外线，所述红外线抵达所述归位端被反射回来。相对应地，当所述文档2不置于所述柜橱时，所述控制板的所述非归位端落下，此时，所述红外感应器向外发送红外线，所述红外线抵达所述非归位端被反射回来。由于所述非归位端以及所述归位端被设置于所述控制板的两端，所述红外感应器与所述非归位端的距离不同于所述红外感应器与所述归位端的距离，即，当所述文档2归位或不归位时，所述红外感应器会获取不同的两类数据，从而可判断所述文档2是否归位。

并且值得一提的是，所述非归位端的质量大于所述归位端的质量。当所述文档2未被设置于所述柜橱时，所述非归位端自由下垂，以阻挡所述红外感应器的发射光束。当所述文档被设置于所述柜橱时，所述归位端被压下，以阻挡所述红外感应器的发射光束。即，所述控制板被设计为不同形状，以针对所述红外感应器做出不同的阻挡行为。在本发明的一实施例中，所述控制板被实施为一不规则形状，所述控制板被实施由3d打印机打印而成。

所述读写器以及所述红外感应器联动于所述管理系统1，以使得所述管理系统1可针对所述文档2做出管理行为。

另外，本领域的技术人员应理解，上述描述及附图中所示的本发明的实施例只作为举例而并不限制本发明。本发明的目的已经完整并有效地实现。本发明的功能及结构原理已在实施例中展示和说明，在没有背离所述原理下，本发明的实施方式可以有任何变形或修改。