文档打印管理系统以及文档打印的管理方法

文档打印管理系统以及文档打印的管理方法
【专利摘要】本实施方式涉及文档打印管理系统以及文档打印的管理方法。该文档打印管理系统包括：将输入的电子文档打印输出的打印机；以及打印管理部，所述打印管理部具有将输入的所述电子文档的名称、该电子文档的打印输出被允许的用户的信息、以及打印输出份数的上限值对应起来存储的打印管理表。
【专利说明】
文档打印管理系统以及文档打印的管理方法
技术领域
[0001 ]本实施方式涉及文档打印管理系统以及文档打印的管理方法。
【背景技术】
[0002]从个人计算机等客户端通过网络使MFP(Multifunct1nal Peripheral:多功能外围设备)等打印装置进行打印。此时，已知有按照指定的部门或指定的人管理打印张数、限制输出张数的装置。
[0003]然而，从限制指定的部门或指定的个人的输出张数、降低印刷物的总量的观点出发，需要管理指定的文档的打印输出。

【发明内容】

[0004]—种实施方式涉及文档打印管理系统，包括:包括:打印机，将输入的电子文档打印输出；以及打印管理部，所述打印管理部具有打印管理表，所述打印管理表将输入的所述电子文档的名称、被允许打印输出所述电子文档的用户的信息、以及打印输出份数的上限值对应起来存储。
[0005]另一种实施方式涉及文档打印管理系统，包括:接口，取得通过网络从外部的设备接收到的数据作为电子文档；扫描仪，扫描纸形式的文档而取得电子文档；多功能外围设备，所述多功能外围设备具有将所述电子文档打印输出的打印机;服务器，通过所述网络与所述多功能外围设备连接;计算机，通过所述网络与所述多功能外围设备和所述服务器连接；以及打印管理部，所述打印管理部具有打印管理表，所述打印管理表将所述电子文档的名称、被允许打印所述电子文档的用户的信息、以及打印上限份数对应起来存储。
[0006]另一种实施方式涉及文档打印的管理方法，所述文档打印通过文档打印管理系统进行，所述文档打印管理系统包括:打印机，将输入的电子文档打印输出；以及打印管理部，所述打印管理部具有打印管理表，所述打印管理表将输入的所述电子文档的名称、被允许打印输出所述电子文档的用户的信息、以及打印输出份数的上限值对应起来存储，所述文档打印的管理方法包括:识别输入的所述电子文档;识别被允许打印输出的所述用户；统计所述用户打印输出的份数;进行打印时，对输入的所述电子文档中允许所述用户打印的所述电子文档的打印输出份数和所述表存储部中存储的所述电子文档的打印输出份数的上限值进行比较；以及检测出所述打印输出份数超过所述上限值时，中止所述电子文档的打印。
【附图说明】
[0007]图1是一个实施方式的网络构成图。
[0008]图2是一个实施方式的主机和客户机的简要构成图。
[0009]图3是MFP的硬件简要构成图。
[0010]图4是一个实施方式的文档打印上限管理系统的打印管理部的简要构成图。[0011 ]图5是一个实施方式的管理表的构成例子的示意图。
[0012]图6是一个实施方式中用于说明打印管理表的初期设定阶段的动作的图。
[0013]图7是一个实施方式中从主机调用打印管理表的画面示例的示意图。
[0014]图8是一个实施方式中用于说明打印管理表与文档建立关联的动作的图。
[0015]图9是一个实施方式中用于说明变更打印管理表时的动作的图。
[0016]图10是一个实施方式中用于说明基于打印管理表由MFP实施打印动作时的图。
【具体实施方式】
[0017]根据实施方式，提供一种文档打印管理系统，包括:打印机，将输入的电子文档打印输出；以及打印管理部，具有打印管理表，所述打印管理表将输入的所述电子文档的名称、被允许打印输出该电子文档的用户的信息、打印输出份数的上限值对应起来存储。
[0018]下面，使用附图对一个实施方式的系统进行说明。
[0019]〈整体系统构成以及实施方式的各个阶段〉
[0020]图1示出表示作为一个实施方式的办公室的网络系统构成的简要示意图。
[0021]作为客户终端例如由个人计算机构成的客户机PC102、管理打印输出的服务器S103、MFPD104、D105，可以通过局域网(LAN)N106相互通信。PClOl主要是系统管理者用的主机。通常客户机有多台且相互连接。
[0022]在这里，简要说明该实施方式的各个部分的整体功能。从主机PClOl输入基本信息，作为初期设定形成打印管理表的基本构成(表初期设定阶段)。该阶段中，没有指定被限制打印的文档的实际情况，。接下来的阶段中，被限制打印的文档从某个MFP输入后形成电子文档并被指定。从MFP输入的电子文档可以是通过MFP扫描纸形式的文档而生成的电子文件、也可以是MFP从其他装置接收到的传真接收文件。无论哪种情况，在该阶段中，文档名和电子文档建立关联(电子文档建立关联阶段)。
[0023]另外，在该MFP创建电子文件时，文档名可以是按照预先确定的规则唯一分配的一系列数字、文件名。另外，也可以通过扫描封面(第一页)等而识别文字，从而作为正文得到。这个阶段中，文档名与对应的电子文档建立关联，完成打印管理表。表初期设定阶段和电子文档建立关联阶段是用于进行打印管理的准备阶段。
[0024]接下来，如上所述完成的打印管理表以放置在服务器中为前提进行说明，但是也可以放置在各MFP中工作。打印管理表用于后述的打印输出份数的限制等的管理(打印管理阶段:表使用阶段)。另外，打印管理表完成以后或者在基于该表限制输出份数的阶段，也可以改变打印输出份数的上限值。这是修正(改变)打印管理表的阶段，称为表变更阶段。
[0025]〈个人计算机和服务器的构成〉
[0026]本实施方式的主机PC101、客户机102、服务器S103可以通过通常的个人计算机等通用信息处理装置来实现。硬件的构成是例如如图2所示。
[0027]201是进行装置整体的控制的CPU(中央控制装置)，202是预先存储B1S和启动程序等的只读存储器(如10。203是作为0?1]201的工作区使用的随机存取存储器(1^10。204是硬盘驱动装置(HDD)，其中存储OS、应用程序、驱动程序、各种程序，以及数据文件等。
[0028]205是网络接口(I/F)，实施方式中是以太网络(注册商标)卡、也可以是无限LAN卡。206是显示控制部，内置有通过CPU201的控制进行绘图并将图像存储器中存储的图像数据作为视频信号输出的视频控制器。207是显示装置，以液晶显示器、CRT为代表。208是键盘、鼠标等输入部。
[0029]上述构成中，装置的电源接通时，CPU201按照R0M202的启动程序，从HDD204加载OS到RAM203，并加载各种设备驱动程序。并且，将与图2所示的构成相当的程序加载到RAM203。
[0030]〈MFP 的构成〉
[0031]图3是表示MFP(D104、D105)的硬件构成的框图。图3中，301是进行MFP的整体控制的CPU(中央控制装置)，302是存储CPU301执行的MFP的控制程序和字体数据的ROM。
[0032]303是CPU301的工作区、接收缓冲区、图像绘图使用的RAM304是存储各种程序、客户信息、图像数据等的硬盘驱动装置(HDDK305是由各种开关、按钮、以及消息显示用的液晶显示部构成的操作面板。该操作面板305具有后述的读取用户识别用的ID的ID卡读卡器305ao
[0033]306是用于通过网络与服务器等外部设备连接的网络接口(I/F)，307是驱动在记录纸上进行打印的打印机的打印引擎、308是读取原稿等纸形式的文档、生成电子数据的扫描仪，309是进行收发传真的FAX通信部。
[0034]服务器S103内部具有记录对应于各个文档，按照部门或个人用户设定的表的打印管理部。该表称为打印管理表T400。
[0035]打印管理表T400通常在服务器S103创建，其副本输送到MFP104、D105。
[0036]〈打印管理部400〉
[0037]图4示出对应文档的打印管理部的功能的构成例子。另外，图5示出打印管理表T400的例子。打印管理部400具有:文档识别部401、部门用户识别部402、存储上述打印管理表T400的表存储部403、份数统计部404、份数比较部405、以及打印控制部406。
[0038]文档识别部401识别输入的文档的名称(文件名)，取得从图2所示的主机的输入部输入的、或者在图3所示的MFP的操作面板305的操作下通过扫描仪308扫描的、或者从操作面板305输入的文档的名称。部门用户识别部402识别在表运用模式时通过设置在图3的操作面板的ID卡读卡器(305a)读取的ID卡中存储的部门用户名。
[0039]份数统计部404统计文档的打印输出份数。份数统计部404统计通过图3所示的MFP的打印引擎307控制打印的份数。另外，文档有纸形式的文档和电子文档。电子文档有时简称为文档。这样，纸形式的文档称为纸形式的文档。
[0040]份数比较部405对打印管理表里预先设置、存储的该部门用户可以打印输出的份数和份数统计部404统计的份数进行比较。打印控制部406根据份数比较部405的比较结果、将是否打印的控制信号发送到MFP的打印引擎307，在超过可以打印输出的份数、无法打印时，将该内容显示在操作面板的显示部305。
[0041 ]这些各部分作为硬件，由进行服务器S103的整体控制的CPU和可存储读取的RAM等构成。打印管理表T400是文档名、文档的可以打印的用户信息(部门名、个人用户名)、对应的用户信息的ID(识别符)、该文档的该部门、个人用户可以打印输出的份数(打印上限值)以及文档存储位置相关联的表。对应各用户信息的ID由服务器S103存储。
[0042]例如，文档P表示，属于ID是00023的A部门的人可以打印，允许打印的份数是40份，并且该电子文档存储在服务器。可以打印的对象部门、对象者也可以是多个，例如文档T表示属于E部门的人和用户C允许打印。
[0043]这样的打印管理表T40预先在表存储部内作为初期设定而创建，并与电子文档相关联(表创建模式)。接下来使用这个创建的表管理打印的份数(表运用模式)。
[0044]另外，与文档名相关联的电子文档可以存储在指定的MFP中，也可以上传到服务器S103。如图5所示，文档存储位置在打印管理表T400中对应于各文档名。该文档存储位置，在存储在服务器S103中的情况下例如存储在图2的HDD204，在存储在MFP的情况下，例如存储在图3的HDD304。
[0045]如果是在多个MFP中有可能被打印的电子文档，则优选事先上传到服务器，如果是在指定的MFP打印的可能性高的电子文档，则优选事先存储在该MFP中。这是因为从打印时间的观点出发是高效的。
[0046]当然，在存储在输入MFP中的同时，也可以上传到服务器。
[0047]表初期设定阶段中，从主机PlOl输入并在服务器S103内创建打印管理表T400。通过该表管理的电子文档利用MFP输入。这样创建、完成的打印管理表放置在服务器S103上，在各个MFP中复制打印管理表的最新的数据，打印输出时显示最新的打印份数的管理状况。SP，在用户实际使用这个表的表运用模式中，可以判断各MFP能否打印。
[0048]系统的管理者可以使用专门的管理应用程序、Web浏览器等预先在服务器S103的数据库中通过上述指定的主机PClOl设定上述用户信息、打印上限值等。上述打印管理表T400的数据库的创建、变更等可以使用SQL数据库、Active Directory等一般的技术来实现。
[0049]打印管理打印400通过ID管理打印输出份数的上限值和实际值(打印统计)，具有在打印输出份数达到打印上限值(可以打印输出的份数)的情况下停止打印的打印输出份数上限值管理功能。基于上述的打印管理表MFP(D104、D105)指示许可、停止文档的打印。
[0050]在这里，对用户和系统管理者进行说明。系统管理者是从主机等创建、变更打印管理表的人，用户是作为受到打印管理表限制打印的人而被存储的人。该用户包含部门和个人用户。下面也有将个人用户简单称为用户的情况。
[0051 ]〈实施方式的动作的说明〉
[0052]下面使用【附图说明】该文档打印管理系统的动作。首先，对表的初期设定阶段进行描述。此时的流程图用图6表示。打印管理表的初期设定处理(A601)开始后，首先，在主机PClOl中，从服务器S103中读出打印管理表、并在其显示部显示输入画面(A602)。
[0053]接下来主机PClOl的系统管理者清除文档名、用户信息(部门名、用户名)，并输入文档允许份数(打印上限值)的默认值，例如10份。该主机PClOl的输入画面例子在图7中表不O
[0054]A603中，从主机PClO I向打印管理表T400输入文档允许份数(打印上限值)的默认值，接下来在A604中，将这个初期设定的表发送至MFP(D104、D105)。由此，打印管理表的初期设定结束(A605)。
[0055]接下来，基于图8示出的流程图对关联各文档名和电子文档的动作进行说明。A801中文档的输入动作开始后，A802中判断该文档是否已经被输入MFP。
[0056]作为向MFP的输入，可以列举出通过图3所示的扫描仪308将纸形式的文档变为电子文档、通过网络I/F306从外部的通信设备经由网络进行接收而得到电子文档、或者通过FAX通信部得到作为电子文档的传真信息等。在这个得到电子文档的阶段，输入文档名。
[0057]基于向MFP的输入，服务器S103在打印管理表中相关联地登记电子文档和文档名(A803)。服务器S103也可以将从MFP输入的文档的文件名作为文档名。接下来服务器S103将电子文档的存储位置记入[文档存储位置]的栏内(A804)。
[0058]这样，在A805中文档名和电子文档的建立关联处理结束。使所有的文档名与电子文档建立关联。
[0059]接下来，基于图9所示的流程图对变更临时创建的打印管理表T400中的打印上限值的情况的本系统的动作进行说明。
[0060]A901中表的变更开始后，A902中主机PClOl显示服务器上的表。即，图2所示的主机PClOl的显示器207的画面上显示打印管理表T400。这时显示的表是图7所示的在表中输入有ID的画面。操作者通过键盘等变更该画面的打印输出上限值的栏的数值(允许打印输出份数)。
[0061 ] A903中，确认针对与文档名相关的用户(部门、个人用户)变更打印上限值的输入是否已经全部结束。
[0062]如果已经结束(A903中的“是”)，则将变更后的打印管理表T400发送到服务器进行更新(A904)。这样，表的变更结束。
[0063]变更打印管理表T400的电子文档的存储位置也可以和图9所示的变更打印上限值同样地进行。
[0064]接下来，基于图10所示的流程图，对根据创建的打印管理表T400打印电子文档的情况的动作进行说明。
[0065]A1001中打印动作模式开始后，接下来在A1002中判断MFP的ID读卡器305a是否读取了ID卡。
[0066]服务器S103在打印管理表T400上寻找对应的ID，判断是否记载有该ID(A1003)。这通过打印管理部400的部门用户识别部402来实施。
[0067]该ID存在于表中时，转移到A1004，调查与该ID对应的文档名是否存在于打印管理表T400。
[0068]A1004中有文档名的情况下(“是”时)，在操作面板305的显示部显示来自管理表T400中的与该ID—致的文档名、对应输出份数、以及上限值，用户通过图中未示出的指定键选择打印对象的文档。并且，通过数字键设定输出份数。
[0069]另一方面，如果A1003和A1004中是“否”，由于没有打印对象的文档，因此转移到AlOll而转移到其他的处理，返回A1002。
[0070]该ID存在于打印管理表(A1003中的“是”)时，接下来的A1004也是“是”时，在打印限制的基础上，对对应的文档进行打印(A1006)。
[0071]接下来的A1007中，比较该用户的当前打印输出份数和上述上限值，接下来的A1008中，检测打印输出份数是否超过表上的上限值。打印管理部400参与这个处理。
[0072]因为打印管理部400位于服务器S103中，因此需要监测MFP的实际的文档份数。为此MFP通过网络逐次向打印管理部400发送打印输出份数。
[0073]从打印管理部400的表存储部403读出该位置的打印上限值，并发送到份数比较部405。另一方面，在份数比较部405中，输入从MFP发送来的的打印份数。在份数比较部405对打印上限值和当前被打印的份数进行比较，并发送到打印控制部406。这个过程与A1007和A1008对应。
[0074]如果份数比较部405检测出打印份数没有超过表上的打印上限值(A1008中的“否”)，则向打印控制部406发送打印指示的控制信号，在A1009中打印一份指定的文档。然后，再次在A1007中比较当前为止的打印份数和表上的打印上限值、在A1008中判断前者是否超过后者。
[0075]如果份数比较部405中打印份数超过表上的打印上限值(A1008中的“是”)，则向打印控制部发送用于要求中止打印的打印中止控制信号，并在A1010中止打印。优选地，此时MFP的操作面板的显示面上用文本显示该意思的事实。然后，再次返回到A1002判断ID读卡器305a是否读取出ID卡。
[0076]上述实施方式中，在MFP中进行打印时，参照打印管理表，首先事先调查打印对象的用户信息，然后调查文档名。但是，也可以相反，先调查打印管理表，之后调查用户信息。
[0077]上述实施方式中，打印管理表是在服务器创建的。但是，也可以在个别的MFP创建后，传送到服务器。或者，如果事先确定指定的打印管理表只能在指定的MFP使用，则可以事先在该MFP创建并存储表，并在该MFP使用打印管理表。特别是仅仅能够在该MFP得到电子文档的情况下，可以事先将文档存储在该MFP。
[0078]上述实施方式中，文档存储在服务器或MFP中。但是也可以存储在另外设置的云端上的服务器等大容量存储装置中。
[0079]上述实施方式中，对将扫描纸形式的文档的扫描仪和能够得到打印输出的打印机设置成一体的MFP的情况进行了说明。但是，作为该装置，也可以是单独实现各自的功能的扫描仪和打印机通过网络连接来实现。
[0080]根据上述实施方式，能够得到:对于指定的文档能够设定打印的输出份数的上限值的文档打印管理系统、文档打印管理方法和限制其打印量的程序。
[0081]虽然对一些实施方式进行了说明，但这些实施方式仅仅是例示，并非旨在限制本发明的范围。实际上，本文描述的新的装置和方式可以通过许多其它方式体现，而且，在不脱离本发明的宗旨的前提下，可以对本文描述的装置和方式做出各种省略、替换和变更。权利要求书及其等同范围涵盖落入本发明的范围和宗旨的这些方式的修改。
【主权项】
1.一种文档打印管理系统，其特征在于，包括: 打印机，将输入的电子文档打印输出；以及 打印管理部，所述打印管理部具有打印管理表，所述打印管理表将输入的所述电子文档的名称、被允许打印输出所述电子文档的用户的信息、以及打印输出份数的上限值对应起来存储。2.根据权利要求1所述的文档打印管理系统，其特征在于， 所述打印机是多功能外围设备，所述多功能外围设备与网络连接，并与同该网络连接的服务器进行数据的收发， 所述服务器具有所述打印管理部。3.根据权利要求2所述的文档打印管理系统，其特征在于， 所述打印管理部包括: 文档识别部，识别输入的所述电子文档； 部门用户识别部，识别所述用户； 表存储部，存储所述打印管理表； 份数统计部，统计打印输出的份数； 份数比较部，当在所述多功能外围设备进行打印时，对所述份数统计部统计的所述电子文档的打印输出份数和所述表存储部存储的所述电子文档的打印输出份数的上限值进行比较，其中，所述打印输出份数是所述文档识别部识别的所述电子文档中的、允许所述部门用户识别部识别的用户打印的所述电子文档的打印输出份数;以及 打印控制部，当通过所述份数比较部检测出所述打印输出份数超过所述上限值时，进行中止所述电子文档的打印的控制。4.一种文档打印管理系统，其特征在于，包括: 接口，取得通过网络从外部的设备接收到的数据作为电子文档； 扫描仪，扫描纸形式的文档而取得电子文档； 多功能外围设备，所述多功能外围设备具有将所述电子文档打印输出的打印机； 服务器，通过所述网络与所述多功能外围设备连接； 计算机，通过所述网络与所述多功能外围设备和所述服务器连接；以及打印管理部，所述打印管理部具有打印管理表，所述打印管理表将所述电子文档的名称、被允许打印所述电子文档的用户的信息、以及打印上限份数对应起来存储。5.根据权利要求4所述的文档打印管理系统，其特征在于， 所述打印管理部内置于所述服务器。6.根据权利要求5所述的文档打印管理系统，其特征在于， 所述打印管理表按照每个所述服务器的名称记载所述电子文档的存储位置。7.根据权利要求5所述的文档打印管理系统，其特征在于， 所述服务器内置的所述打印管理表通过所述计算机编辑，编辑之后所述打印管理表的副本被发送到所述多功能外围设备。8.一种文档打印的管理方法，其特征在于， 所述文档打印通过文档打印管理系统进行， 所述文档打印管理系统包括: 打印机，将输入的电子文档打印输出；以及 打印管理部，所述打印管理部具有打印管理表，所述打印管理表将输入的所述电子文档的名称、被允许打印输出所述电子文档的用户的信息、以及打印输出份数的上限值对应起来存储， 所述文档打印的管理方法包括: 识别输入的所述电子文档； 识别被允许打印输出的所述用户； 统计所述用户打印输出的份数； 进行打印时，对输入的所述电子文档中允许所述用户打印的所述电子文档的打印输出份数和表存储部中存储的所述电子文档的打印输出份数的上限值进行比较;以及检测出所述打印输出份数超过所述上限值时，中止所述电子文档的打印。9.根据权利要求8所述的文档打印的管理方法，其特征在于， 所述打印机是多功能外围设备，所述多功能外围设备与网络连接，并与同该网络连接的服务器进行数据的收发， 所述服务器具有所述打印管理部。10.根据权利要求8所述的文档打印的管理方法，其特征在于， 输入的所述电子文档通过网络从外部设备取得，或者扫描纸形式的文档而取得。
【文档编号】G06F3/12GK105824584SQ201510955238
【公开日】2016年8月3日
【申请日】2015年12月17日
【发明人】河合雄太
【申请人】株式会社东芝, 东芝泰格有限公司