专利名称：入户拜访信息跟踪管理系统及方法
技术领域：
本发明涉及一种入户拜访信息跟踪管理系统及方法。
技术背景对客户经理(专管员)传统的监管方式， 一是签入户拜访(管理)台账， 这种方式主要问题对台账的检查比较麻烦， 一些责任心不强的客户经理(专管 员)图清闲省事让零售户模仿笔体代签，容易造成客户经理(专管员)拜访(管 理)图形式、走过场，工作不到位。二是刷卡管理，这种方式是在零售户处设置各种零售户卡(包括磁卡、条码卡、IC卡等)，客户经理(专管员)携带扫码设备到零售户处进行扫码，以确定拜访管理痕迹。运用这种方式，开始时对于 加强客户经理(专管员)队伍发挥了重要作用，但随着时间的推移也显现了这 种方式的不足和缺陷。个别客户经理(专管员)将零售户持有的零售户卡集中 存放在自己家中，不到市场、不进入零售户就能进行扫码，使单位对客户经理 (专管员)的管理处于失真状态。客户经理和专卖管理员队伍庞大，作业范围 广，工作地点相对分散，如果对他们拜访客户或检查市场缺乏有效的监督，很 容易造成管理失控，致使入户拜访、入户管理服务不能全部到位。 发明内容本发明需要解决的技术问题是提供一种对客户经理(专管员)入户拜访、 服务行为进行有效监管的入户拜访信息跟踪管理系统及方法。为解决上述问题，本发明所采取的技术方案是 一种入户拜访信息跟踪管 理系统，包括和主数据处理服务器相连的计划存放服务器，用于存放客户经 理(专管员)入户拜访或者检查的计划；和电话网和主数据处理服务器互连的 程控电话交换机，用于处理电话通信并将客户经理(专管员)打进电话的情况 进行记录，同时录制通话语音文件，存储于该交换机中；与检查计划服务器、程控交换机、查询端连接的主数据处理服务器，用于定时抽取检查计划服务器 中的检查计划和程控交换机中的录音记录、录音文件，并备份录音文件到该服务器，对抽取的数据进行处理，生成新的中间数据库文件；与主数据处理服务 器相连查询端，用于从主数据处理服务器上提取数据，检查听取提取的录音文 件，并对提取的数据文件进行统计分析。一种入户拜访信息跟踪管理方法，其特征在于首先将拜访计划输入计划存放服务器进行保存；再对入户拜访者通过用户 电话拨打免费电话反馈的情况进行记录和录音；利用主数据处理服务器按设定 的时间抽取计划存放服务器上的计划数据和入户拜访者的录音记录，生成新的 中间数据库；在查询端计算机上抽取主数据处理服务器中间数据库的数据，检 查入户拜访者的语音文件，了解拜访者的拜访情况，并对拜访情况进行统计。所述对拜访者反馈情况记录和录音过程如下拜访者通过用户话机拨通免 费电话，在程控交换机语音提示下，进行按键操作，进行录音，程控交换机把 拨打电话的情况进行记录，并将通话语音录制下来，保存在程控交换机中。所述主数据处理服务器抽取计划存放服务器上的计划数据时定时抽取，也 可人为抽取，抽取入户拜访者的录音记录通过定时进行抽取。采用上述技术方案所产生的有益效果在于该系统可以随时对客户经理(专 管员)拜访零售户的(检查)情况进行考核，避免了过去那种一出单位的门就 没人管的状况，增强了对客户经理队伍的适时、有效管理，有利于增进批零关 系，有利于保障合法零售户的利益。该系统具备以下特点 一是简便实用的操 作界面、方便的系统维护、优越的网络结构。二是方便、快捷地查询各种监管 内容，管理人员可以随时进行查询，突现了日常监管和实时监管。三是系统具 有较强的统计分析功能，各种统计情况一目了然。四是可与其他业务软件实现 信息共享，为各级监管人员提供所需数据，实现信息资源共享。五是系统软件 的智能化，减少了人工操作可能造成的失误，增强了管理者在管理时的严谨性 和科学性。
图1是本发明系统硬件配置图； 图2是本发明工作流程图。
具体实施方式
下面结合附图对本发明做进一步详细描述如图1、 2所示， 一种入户拜访信息跟踪管理系统，包括计划存放服务器、 程控电话交换机、主数据处理服务器、查询端，其中主数据处理服务器是整个 系统的核心，数据抽取程序运行在该服务器上，直接与计划存放服务器、程控 电话交换机、查询端进行连接，主要完成以下功能1、从计划存放服务器中抽 取客户经理和专管员的拜访计划和检查计划，2、在计划存放服务器中抽取零售 户的访销电话号码及备用电话号码。3、抽取在程控电话交换机中的录音文件， 4、对照零售户的访销电话号码以及备用电话号码进行分析，分析出客户经理(专 管员)已经拜访(管理)了那些零售户，及到达零售户的时间，并把相应的数 据记入数据库。5、将记录客户经理(专管员)入户拜访(检查)的语音文件进 行备份，以免程控交换机空间占满后出现错误，6、将所有数据和文件供查询端 调用和查询；计划存放服务器用于存储客户经理(专管员)的拜访(检查)计 划，同时作为零售客户信息的保存服务器；程控电话交换机用于对客户经理(专 管员)入户拜访(检查)情况进行语音记录；查询端调用主数据处理服如器的 数据，并将数据进行分类、汇总、分析，并以窗口、报表等形式表现出来，供 使用人员浏览、查询及打印。所述主数据处理服务器对计划文件的抽取由其抽取程序在每天的晚上下班 后进行抽取；备份语音文件同样是在下班后进行，这样可以减轻程控交换机的 压力，而抽取录音文件的工作是在上班时间每5分钟进行一次。数据抽取在主 数据处理服务器上二十四小时运行，通过触发器定时触发抽取程序来抽取数据， 抽取的数据有数据库数据和录音文件。其中抽取的数据库数据有录音记录、客 户经理(专管员)拜访(检查)计划和客户信息，抽取的数据库数据存储在该服务器上的中间数据库中。其中客户信息来自计划存储服务器上的数据库里。其中录音数据五分钟抽取一次，录音数据包括录音记录和录音文件；专管 员检查计划和客户信息一天抽取一次。每抽取一次数据，在抽取窗口下方相应 的列表中添加一行，如果抽取顺利完成，则添加内容为"某时间抽取数据多少 行"；如果在抽取中出现错误，则把错误内容添加到里面。由于客户经理(专管员)拜访(检查)计划和客户信息两大数据都存在计 划存储服务器上的数据库中，为了抽取的方便性，在主数据处理服务器上建立 一个"数据库链接"，使这个链接指向计划存储服务器上的数据库，在抽取数 据时，直接应用这个链接即可，使抽取操作更加容易实现。录音数据抽取内容包含录音记录和录音文件，录音记录来自程控电话交换 机的数据库中，录音文件来自交换机的一个目录中。在抽取时，把录音记录从交换机的数据库的表中复制到中间计算机的中间数据库相应表中；把录音文件 复制到中间计算机的一个目录中。抽取结束，对录音记录和录音文件进行处理(设计有应用程序)，生成新的 中间数据库。抽取的客户经理(专管员)拜访(检查)计划包含专管员名称、检查曰期 和要检查客户的客户代码，抽取的客户信息包含客户代码、客户名称和电话。 考虑到客户信息中的电话可能会改变，以及有新增户等情况，客户信息每天抽 取一次，抽取时间定在了每天的凌晨。查询端录音查询在查询端计算机上运行，它从主数据处理服务器上提取数据，提取的数据有数据库数据和录音文件，其中数据库数据来自该服务器中间数据库，录音文件来自该服务器的一个目录。客户端录音查询分为专管员录音查询和信息统计报表(专管员检查日统计、月统计等)。本发明基本操作流程是当客户经理(专管员)或者客户拨打96876统一客服电话时，该系统程控电话交换机给予语音提示，根据提示选择不同功能。按'T，进入客户投诉系统；按"2"进入客户经理入户拜访信息跟踪管理系统；按"3"进入专管员管理服务信息跟踪管理系统，客户经理和专管员根据语音提示报告单位、姓名和位置，系统自动录音，并形成语音文件；数据抽取模块定时抽取语音文件并根据语音文件进行判断所在位置即到那个零售户的位置，形成已拜访名单并计入数据库。数据抽取模块同时将客户经理和专管员每天的拜 访(管理服务)计划抽取出来放入数据库。数据分析模块根据已拜访客户名单将数据与拜访计划对比形成每天的拜访汇总，内容包括客户经理(专管员) 入户户数、入户率等。数据分析模块还能够根据每天的情况，自动汇总形成每 周、每月及每季度、全年的情况。数据显示模块根据数据分析系统的数据将结 果一一显示出来。并与相关的语音文件进行关联，以便核查人员直接进行检索， 监听、浏览、下载，对防范个别工作人员作弊发挥了积极作用。
权利要求
1、一种入户拜访信息跟踪管理系统，包括一计划存放服务器，和主数据处理服务器相连，用于存放检查或拜访计划；一程控电话交换机，和电话网和主数据处理服务器互连，处理电话通信并将打进电话的录音记录和录音文件进行保存；一主数据处理服务器，与检查计划服务器、程控交换机、查询端连接，用于定时抽取检查计划服务器中的检查计划和程控交换机中的录音记录、录音文件，并备份录音文件到该服务器，对抽取的数据进行处理，生成新的中间数据库文件；一查询端，与主数据处理服务器相连，从主数据处理服务器上提取数据，检查听取提取的录音文件，利用应用软件对提取数据进行统计分析。
2、 一种入户拜访信息跟踪管理系统，其特征在于计划存放服务器还存储 有销售客户的各种详细信息。
3、 一种用权利要求1所述的入户拜访信息跟踪管理系统进行管理的方法， 其特征在于首先将拜访计划输入计划存放服务器进行保存；再对入户拜访者通过用户电话拨打免费电话反馈的情况进行记录和录音； 利用主数据处理服务器抽取计划存放服务器上的计划数据和入户拜访者的录音记录，生成新的中间数据库；在查询端计算机上抽取主数据处理服务器中间数据库的数据，检查入户拜访者的语音文件，了解拜访者的拜访情况，并对拜访情况进行统计。
4、 根据权利要求3所述的入户拜访信息跟踪管理方法，其特征在于所述对 拜访者反馈情况记录和录音过程如下拜访者通过用户话机拨通免费电话，在 程控交换机语音提示下，进行按键操作，进行录音，程控交换机把拨打电话的 情况进行记录，并将通话语音录制下来，保存在程控交换^L中。5、根据权利要求3所述的入户拜访信息跟踪管理方法，其特征在于所述主 数据处理服务器抽取计划存放服务器上的计划数据时定时抽取，也可人为抽取， 抽取入户拜访者的录音记录通过定时进行抽取。
全文摘要
本发明公开了一种入户拜访信息跟踪管理系统，包括计划存放服务器、程控电话交换机、主数据处理服务器、查询端，其中主数据处理服务器分别和查询端计算机、计划存放服务器、程控电话交换机连接，程控电话交换机还连接公共电话网，该系统可以随时对客户经理(专管员)拜访零售户的(检查)情况考核，避免了过去那种一出单位的门就没人管的状况，增强了对客户经理队伍的适时、有效管理，有利于增进批零关系，有利于保障合法零售户的利益。
文档编号H04M3/42GK101242451SQ200810054639
公开日2008年8月13日 申请日期2008年3月18日 优先权日2008年3月18日
发明者张立坡, 辉 赵 申请人:河北省烟草公司沧州市公司