专利名称：信息管理系统、信息处理设备和计算机可用介质的制作方法
技术领域：
本发明的各个方面涉及用于管理作为管理对象的多个信息片断或数据的信息管理系统、位于信息管理系统中的信息处理设备，以及与信息处理设备有关的程序。
背景技术：
近年，个人计算机(下面称之为“PC”)已经被广泛用于个人或商业目的。例如，以能够通信的方式将PC连接到用作信息输入源的外部设备或用于根据来自PC的指令来执行操作的外部设备。具体地说，PC从外部设备供应有大量数据，并且通过PC使用和管理信息，同时根据所管理的信息来对外部设备执行处理。在其中难以安装与处理相对应的多个外部设备的情况下，将具有用于执行多个功能的多个单元的所谓多功能机连接到PC。
PC和外部设备之间进行与外部设备操作有关的大量信息的发送和接收，并且PC管理大量信息(例如，参见JP-A-2004-32085)。
在用于管理大量数据的PC中，推荐使用相互对数据进行关联的技术，以便通过使用待被管理的数据来提高工作效率。
例如，我们知道有一种可以通过让用于请求关联条件指令的消息进行显示并且让用户响应显示给出指令来执行关联操作的信息管理系统，以便在写入数据时将待被写入的数据关联到其他数据(例如，参见JP-A-2000-315203)。
通过将已知的信息管理系统应用到其中多功能机和PC相互连接的系统，可以使数据相互关联，但是当使用外部设备的交互式通信功能以与特定个人进行通信时，与特定个人有关的数据不能被输出，因此数据的输出必须取决于使用外部设备的用户寄存器。
以在办公室中执行的一般工作作为例子进行讲述。一般地，通过电话通信与商业伙伴签订合同，并且与商业伙伴不是执行一次电话通信，而是多次。在这种情况下，在已知的信息管理系统中，使用了作为关键字的商业伙伴的相关数据不能被输出。
结果，当之前的呼叫与当前呼叫之间的时间差较大时，在启动通信时进行核查之前通信的内容是必需的，因此不能立刻进行当前通信应该讨论的内容。这对于知道之前内容的人来说很麻烦，并且会浪费通信时间和通信成本。
发明内容
本发明的各个方面提出了一种通过使用表示作为关键字的交互式通信伙伴的交互式通信伙伴信息来管理具有关联的数据的信息管理系统，位于信息管理系统中的信息处理设备，以及用于对信息处理设备执行预定操作的程序。
图1示出了根据本发明的示出方面的信息管理系统的结构；
图2示出了根据本发明的示出方面的状态表；图3示出了在根据本发明第一示出方面的状态表中所存储的各项的定义；图4示出了根据本发明的示出方面的文档表；图5示出了根据本发明的示出方面的文件信息表；图6示出了根据本发明的示出方面的设备指定表；图7示出了由根据本发明的示出方面的PC所执行的主处理的流程；图8示出了根据本发明的示出方面的激活前智能支持处理的流程；图9示出了根据本发明的示出方面的事件文档搜索处理的流程；图10A、10B和10C示出了从根据本发明的激活前智能支持处理得到的显示格式；图11示出了根据本发明第一示出方面的激活期间智能支持处理的流程；图12示出了根据本发明第一示出方面的GID搜索条件设置处理的流程；图13示出了根据本发明第一示出方面的文档搜索处理的流程；图14示出了根据本发明的示出方面的搜索结果显示处理的流程；图15示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中搜索结果的显示格式(与状态表有关)；图16示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中搜索结果的显示格式(与文档表有关)；图17示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中搜索结果的显示格式(与状态表有关)；图18示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中搜索结果的显示格式(与文档表有关)；图19示出了根据本发明的示出方面的搜索结果输出处理的流程；图20示出了根据本发明的示出方面的状态表注册处理的流程；图21示出了根据本发明的示出方面的手动智能支持处理的流程；
图22示出了根据本发明的示出方面的手动智能支持处理的流程；图23示出了根据本发明的示出方面的文档智能支持处理的流程；图24示出了在根据本发明的示出方面的手动智能支持处理中搜索结果的显示格式(与状态表有关)；图25示出了在根据本发明的示出方面的手动智能支持处理中搜索结果的显示格式(与文档表有关)；图26示出了根据本发明的示出方面的文档表更新处理的流程；图27示出了根据本发明第二示出方面的激活期间智能支持处理的流程；图28示出了根据本发明第三示出方面的文档搜索处理的流程。
具体实施例方式
概述 根据本发明的一个方面，提供的信息管理系统包括第一外部设备，具有能够通过电子通信线路与具有第二交互式通信单元的第二外部设备进行交互式通信伙伴信息的交互式通信和互换的第一交互式通信单元；第一信息处理设备，以能够通信的方式连接到第一外部设备并且具有第一输出单元；以及第三存储单元，存储可被第一信息处理设备所访问的用途数据。这里，第一信息处理设备包括第一检测单元，检测到其中由第一交互式通信单元执行交互式通信的第一时段、交互式通信伙伴信息和作为交互式通信的内容的交互式通信内容数据；存储控制单元，将由第一检测单元所检测到的交互式通信内容数据存储为第三存储单元中的用途数据；第一指定单元，指定用于指定交互式通信内容数据的交互式通信内容数据指定信息；第一存储单元，对第一时段、由第一检测单元检测的交互式通信伙伴信息以及交互式通信内容数据指定信息进行关联和存储；用途单元，使用在第三存储单元中存储的用途数据；第二检测单元，检测其中由用途单元使用用途数据的第二时段；第二指定单元，指定用于指定在第二时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；第二存储单元，将第二时段和用途数据指定信息进行关联和存储；关联赋予单元，用于当第一时段和第二时段具有相互交叠的时段时，供应待被关联的由与第二时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据和由与第一时段相关联的交互式通信内容数据指定信息指定的交互式通信内容数据所发生的关联；提取单元，用于在第一检测单元进行检测这一条件下提取相同的交互式通信伙伴信息来作为由第一检测单元检测的交互式通信伙伴信息；以及输出控制单元，用于将交互式通信内容数据和用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备和第二外部设备中的至少一个，其中交互式通信内容数据由与通过提取单元所提取的交互式通信伙伴信息相关联的交互式通信内容数据指定信息指定，用途数据与在存储控制单元中被存储为用途数据的交互式通信内容数据被赋予了关联。在其中当第一交互式通信单元执行交互式通信时第一信息处理设备可以检测到的状态下，第一外部设备包括用于提供第一时段、交互式通信伙伴信息、以及交互式通信内容数据但提供单元。
结果，可以使用当作为交互式通信时段的第一时段和其中使用了用途数据的第二时段相互交叠的时段来作为关联目标时段。结果，在交互式通信期间已经进行了准备、更新、存储、打印等的用途数据可以与交互式通信的交互式通信内容数据相关联。另外，在交互式通信开始的条件下使用交互式通信伙伴信息来作为关键字，可以搜索和输出之前的带有交互式通信伙伴和与交互式通信内容相关联的用途数据的交互式通信内容。
第一时段和第二时段的“时段”包括时间点的因素。
第一存储单元和第二存储单元可以不是两个不同的表，如果只可以指定用于组成表的记录的项目，则可以由一个存储单元构成。
交互式通信伙伴信息为诸如电话号码等信息，用于指定交互式通信伙伴。
根据本发明的另一个方面，可以得到一种信息管理系统，它能够管理通过交互式通信伙伴与交互式通信单元的交互式通信相关联的数据。由于相关联数据可以与交互式通信伙伴进行共享，因此可以顺利执行与通信伙伴的互动。另外，由于相关联数据的输出是基于执行了交互式通信这一条件进行执行的，因此用户不需要搜索和输出相关联的数据，从而减少了用户的工作负荷。因此，不会浪费通信时间和通信成本。由于不需要等待相关联数据的搜索，因此交互式通信伙伴不会感到不愉快。
根据本发明的再一个方面，当其中通过第一交互式通信单元执行通信的第一时段和其中使用了用途数据的第二时段具有相互重叠的时段时，通过关联赋予单元，用途数据与作为通过关联赋予单元在第一时段中进行交互传递的内容的交互式通信内容数据相关联。当由第一交互式通信单元执行交互式通信时，通过使用与交互式通信的交互式通信伙伴有关的信息作为搜索条件，对之前的交互式通信内容数据进行搜索，从而输出交互式通信内容数据和通过关联赋予单元与交互式通信内容数据相关联的用途数据。
根据本发明的再一个方面，提供的信息管理系统包括第一外部设备，具有能够通过电子通信线路与具有第二交互式通信单元的第二外部设备进行交互式通信伙伴信息的交互式通信和互换的第一交互式通信单元；第一信息处理设备，以能够通信的方式连接到第一外部设备并且具有第一输出单元；以及第三存储单元，存储可被第一信息处理设备所访问的用途数据。这里，第一信息处理设备包括第一检测单元，检测到其中由第一交互式通信单元执行交互式通信的第一时段、交互式通信伙信息和作为交互式通信的内容的交互式通信内容数据；存储控制单元，将由第一检测单元所检测到的交互式通信内容数据存储为第三存储单元中的用途数据；第一指定单元，指定用于指定交互式通信内容数据的交互式通信内容数据指定信息；第一存储单元，对第一时段、由第一检测单元检测的交互式通信伙伴信息以及交互式通信内容数据指定信息进行关联和存储；用途单元，使用在第三存储单元中存储的用途数据；第二检测单元，检测其中由用途单元使用用途数据的第二时段；第二指定单元，指定用于指定在第二时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；第二存储单元，将第二时段和用途数据指定信息进行关联和存储；关联供应单元，用于当通过从第一时段的结束时间将预定时段加到第一时段得到的第三时段至少与第二时段相重叠时，供应待被关联的由与第二时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据和由与第一时段相关联的交互式通信内容数据指定信息指定的交互式通信内容数据所发生的关联；提取单元，用于在第一检测单元进行检测这一条件下提取相同的交互式通信伙伴信息来作为由第一检测单元检测的交互式通信伙伴信息；以及输出控制单元，用于将交互式通信内容数据和用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备和第二外部设备中的至少一个，其中交互式通信内容数据由与通过提取单元所提取的交互式通信伙伴信息相关联的交互式通信内容数据指定信息指定，用途数据与在存储控制单元中被存储为用途数据的交互式通信内容数据被赋予了关联。在其中当第一交互式通信单元执行交互式通信时第一信息处理设备可以检测到的状态下，第一外部设备包括用于提供第一时段、交互式通信伙伴信息、以及交互式通信内容数据但提供单元。
因此，通过准备通过从第一时段的结束时间将预定时段加到作为交互式通信时段的第一时段而得到的第三时段，可以使用当第三时段和其中使用了用途数据的第二时段相互重叠时的时段来作为关联目标时段。也就是说，可以准备其中在交互式通信结束之后的预定时段之内使用的数据可以被看作是与交互式通信相关的数据的时段。结果，在交互式通信期间以及在交互式通信之后，可以使交互式通信的交互式通信内容与诸如作为交互式通信期间的话题的信息或者所分配时刻表等交互式通信所必需的信息相关联。另外，可以在交互式通信开始这一条件下使用交互式通信伙伴信息作为关键字，来搜索和输出之前的带有交互式通信伙伴和与交互式通信内容相关联的用途数据的交互式通信内容。
根据本发明的再一个方面，可以得到一种信息管理系统，它能够管理通过交互式通信伙伴与交互式通信单元的交互式通信相关联的数据。由于相关联数据可以与交互式通信伙伴进行共享，因此可以顺利执行与通信伙伴的互动。另外，由于相关联数据的输出是基于执行了交互式通信这一条件进行执行的，因此用户不需要搜索和输出相关联的数据，从而减少了用户的工作负荷。因此，不会浪费通信时间和通信成本。由于不需要等待相关联数据的搜索，因此交互式通信伙伴不会感到不愉快。
根据本发明的再一个方面的信息管理系统为信息管理系统，其中第二外部设备以能够通信的方式被连接到具有第二输出单元的第二信息处理设备，它可以通过电子通信线路与第一信息处理设备进行通信，并且其中第一信息处理设备的输出控制单元可以将用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备、第二外部设备和第二输出单元中至少一个。
因此，可以将相关联的信息输出到交互式通信伙伴的信息处理设备的第二输出单元。
根据本发明的再一个方面，由于搜索结果可以被输出到交互式通信伙伴的第二输出单元，因此交互式通信伙伴可以对与交互式通信相关联的数据执行各种处理，例如打开、存储和额外记录。
根据本发明的再一个方面的信息管理系统为信息管理系统，其中第一信息处理设备的输出控制单元输出可以访问用途数据的地址信息并且输出由从地址信息中所选的地址所表示的用途数据。
因此，可以容易地选择和输出相关联数据。
根据本发明的再一个方面，由于可以有选择地输出仅仅待被输出的信息，因此可以防止多余的数据被传输和输出。
根据本发明的再一个方面，提供的信息处理设备以能够通信的方式连接到第一外部设备，并且可以访问用于存储可使用的用途数据的第三存储单元。第一外部设备包括第一交互式通信单元，用于通过电子通信线路与具有第二交互式通信单元的第二外部设备进行交互式通信伙伴信息的交互式通信和互换；以及提供单元，用于在其中当第一交互式通信单元执行交互式通信时信息处理设备可以检测到的状态下，提供第一时段、交互式通信伙伴信息，以及交互式通信内容数据。信息处理设备包括第一检测单元，用于检测其中由第一交互式通信单元执行交互式通信的第一时段、交互式通信伙伴信息、和作为交互式通信的内容的交互式通信内容数据；存储控制单元，用于将由第一检测单元所检测到的交互式通信内容数据存储为第三存储单元中的用途数据；第一指定单元，指定用于指定交互式通信内容数据的交互式通信内容数据指定信息；第一存储单元，用于对第一时段、由第一检测单元检测的交互式通信伙伴信息以及交互式通信内容数据指定信息进行关联和存储；用途单元，使用在第三存储单元中存储的用途数据；第二检测单元，用于检测其中由用途单元使用用途数据的第二时段；第二指定单元，指定用于指定在第二时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；第二存储单元，用于将第二时段和用途数据指定信息进行关联和存储；关联供应单元，用于当第一时段和第二时段有相互重叠的时段时，供应待被关联的由与第二时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据和由与第一时段相关联的交互式通信内容数据指定信息指定的交互式通信内容数据所发生的关联；提取单元，用于在第一检测单元进行检测这一条件下提取相同的交互式通信伙伴信息来作为由第一检测单元检测的交互式通信伙伴信息；以及输出控制单元，用于将交互式通信内容数据和用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备和第二外部设备中的至少一个，其中交互式通信内容数据由与通过提取单元所提取的交互式通信伙伴信息相关联的交互式通信内容数据指定信息指定，用途数据与在存储控制单元中被存储为用途数据的交互式通信内容数据被赋予了关联。
结果，可以使用当作为交互式通信时段的第一时段和其中使用了用途数据的第二时段相互交叠的时段来作为关联目标时段。结果，在交互式通信期间已经进行了准备、更新、存储、打印等的用途数据可以与交互式通信的交互式通信内容数据相关联。另外，在交互式通信开始的条件下使用交互式通信伙伴信息来作为关键字，可以搜索和输出之前的带有交互式通信伙伴和与交互式通信内容相关联的用途数据的交互式通信内容。
根据本发明的再一个方面，可以得到一种能够构建信息管理系统的信息处理设备。
根据本发明的再一个方面，提供的计算机可用介质具有计算机可读的计算机可读指令，该计算机以能够通信的方式连接到第一外部设备，并且可以访问用于存储可使用的用途数据的第三存储单元。第一外部设备包括第一交互式通信单元，用于通过电子通信线路与具有第二交互式通信单元的第二外部设备进行交互式通信伙伴信息的交互式通信和互换；以及提供单元，用于在其中当第一交互式通信单元执行交互式通信时第一信息处理设备可以检测到的状态下，提供第一时段、交互式通信伙伴信息，以及交互式通信内容数据。计算机可读指令允许计算机用作第一检测单元，用于检测其中由第一交互式通信单元执行交互式通信的第一时段、交互式通信伙伴信息、和作为交互式通信的内容的交互式通信内容数据；存储控制单元，用于将由第一检测单元所检测到的交互式通信内容数据存储为第三存储单元中的用途数据；第一指定单元，指定用于指定交互式通信内容数据的交互式通信内容数据指定信息；第一存储单元，用于对第一时段、由第一检测单元检测的交互式通信伙伴信息以及交互式通信内容数据指定信息进行关联和存储；用途单元，使用在第三存储单元中存储的用途数据；第二检测单元，用于检测其中由用途单元使用用途数据的第二时段；第二指定单元，指定用于指定在第二时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；第二存储单元，用于将第二时段和用途数据指定信息进行关联和存储；关联供应单元，用于当第一时段和第二时段有相互重叠的时段时，供应待被关联的由与第二时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据和由与第一时段相关联的交互式通信内容数据指定信息指定的交互式通信内容数据所发生的关联；提取单元，用于在第一检测单元进行检测这一条件下提取相同的交互式通信伙伴信息来作为由第一检测单元检测的交互式通信伙伴信息；以及输出控制单元，用于将交互式通信内容数据和用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备和第二外部设备中的至少一个，其中交互式通信内容数据由与通过提取单元所提取的交互式通信伙伴信息相关联的交互式通信内容数据指定信息指定，用途数据与在存储控制单元中被存储为用途数据的交互式通信内容数据被赋予了关联。
结果，可以使用当作为交互式通信时段的第一时段和其中使用了用途数据的第二时段相互交叠的时段来作为关联目标时段。结果，在交互式通信期间已经进行了准备、更新、存储、打印等的用途数据可以与交互式通信的交互式通信内容数据相关联。另外，在交互式通信开始的条件下使用交互式通信伙伴信息来作为关键字，可以搜索和输出之前的带有交互式通信伙伴和与交互式通信内容相关联的用途数据的交互式通信内容。
根据本发明的再一个方面，可以得到一种能够用作信息处理设备的程序。
根据本发明的再一个方面，提供的信息处理设备以能够通信的方式连接到第一外部设备，并且可以访问用于存储可使用的用途数据的第三存储单元。第一外部设备包括第一交互式通信单元，用于通过电子通信线路与具有第二交互式通信单元的第二外部设备进行交互式通信伙伴信息的交互式通信和互换；以及提供单元，用于在其中当第一交互式通信单元执行交互式通信时信息处理设备可以检测到的状态下，提供第一时段、交互式通信伙伴信息，以及交互式通信内容数据。信息处理设备包括第一检测单元，用于检测其中由第一交互式通信单元执行交互式通信的第一时段、交互式通信伙伴信息、和作为交互式通信的内容的交互式通信内容数据；存储控制单元，用于将由第一检测单元所检测到的交互式通信内容数据存储为第三存储单元中的用途数据；第一指定单元，指定用于指定交互式通信内容数据的交互式通信内容数据指定信息；第一存储单元，用于对第一时段、由第一检测单元检测的交互式通信伙伴信息以及交互式通信内容数据指定信息进行关联和存储；用途单元，使用在第三存储单元中存储的用途数据；第二检测单元，用于检测其中由用途单元使用用途数据的第二时段；第二指定单元，指定用于指定在第二时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；第二存储单元，用于将第二时段和用途数据指定信息进行关联和存储；关联供应单元，用于当通过从第一时段的结束时间将预定时段加到第一时段而得到的第三时段至少与第二时段相互重叠时，供应待被关联的由与第二时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据和由与第一时段相关联的交互式通信内容数据指定信息指定的交互式通信内容数据所发生的关联；提取单元，用于在第一检测单元进行检测这一条件下提取相同的交互式通信伙伴信息来作为由第一检测单元检测的交互式通信伙伴信息；以及输出控制单元，用于将交互式通信内容数据和用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备和第二外部设备中的至少一个，其中交互式通信内容数据由与通过提取单元所提取的交互式通信伙伴信息相关联的交互式通信内容数据指定信息指定，用途数据与在存储控制单元中被存储为用途数据的交互式通信内容数据被赋予了关联。
因此，通过准备通过从第一时段的结束时间将预定时段加到作为交互式通信时段的第一时段而得到的第三时段，可以使用当第三时段和其中使用了用途数据的第二时段相互重叠时的时段来作为关联目标时段。也就是说，可以准备其中在交互式通信结束之后的预定时段之内使用的数据可被看作是与交互式通信相关的数据的时段。结果，在交互式通信期间以及在交互式通信之后，可以使交互式通信的交互式通信内容与诸如作为交互式通信期间的话题的信息或者所分配时刻表等交互式通信所必需的信息相关联。另外，可以在交互式通信开始这一条件下使用交互式通信伙伴信息作为关键字，来搜索和输出之前的带有交互式通信伙伴和与交互式通信内容相关联的用途数据的交互式通信内容。
根据本发明的再一个方面，可以得到一种能够构建信息管理系统的信息处理设备。
根据本发明的再一个方面，提供的计算机可读程序以能够通信的方式连接到第一外部设备，并且可以访问用于存储可使用的用途数据的第三存储单元。第一外部设备包括第一交互式通信单元，用于通过电子通信线路与具有第二交互式通信单元的第二外部设备进行交互式通信伙伴信息的交互式通信和互换；以及提供单元，用于在其中当第一交互式通信单元执行交互式通信时第一信息处理设备可以检测到的状态下，提供第一时段、交互式通信伙伴信息，以及交互式通信内容数据。计算机可读程序允许计算机用作第一检测单元，用于检测其中由第一交互式通信单元执行交互式通信的第一时段、交互式通信伙伴信息、和作为交互式通信的内容的交互式通信内容数据；存储控制单元，用于将由第一检测单元所检测到的交互式通信内容数据存储为第三存储单元中的用途数据；第一指定单元，指定用于指定交互式通信内容数据的交互式通信内容数据指定信息；第一存储单元，用于对第一时段、由第一检测单元检测的交互式通信伙伴信息以及交互式通信内容数据指定信息进行关联和存储；用途单元，使用在第三存储单元中存储的用途数据；第二检测单元，用于检测其中由用途单元使用用途数据的第二时段；第二指定单元，指定用于指定在第二时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；第二存储单元，用于将第二时段和用途数据指定信息进行关联和存储；关联供应单元，用于当通过将预定时段从第一时段末端添加到第一时段而得到的第三时段至少与第二时段相互重叠时，供应待被关联的由与第二时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据和由与第一时段相关联的交互式通信内容数据指定信息指定的交互式通信内容数据所发生的关联；提取单元，用于在第一检测单元进行检测这一条件下提取相同的交互式通信伙伴信息来作为由第一检测单元检测的交互式通信伙伴信息；以及输出控制单元，用于将交互式通信内容数据和用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备和第二外部设备中的至少一个，其中交互式通信内容数据由与通过提取单元所提取的交互式通信伙伴信息相关联的交互式通信内容数据指定信息指定，用途数据与在存储控制单元中被存储为用途数据的交互式通信内容数据被赋予了关联。
因此，通过准备通过从第一时段的结束时间将预定时段加到作为交互式通信时段的第一时段而得到的第三时段，可以使用当第三时段和其中使用了用途数据的第二时段相互重叠时的时段来作为关联目标时段。也就是说，可以准备其中在交互式通信结束之后的预定时段之内使用的数据可被看作是与交互式通信相关的数据的时段。结果，在交互式通信期间以及在交互式通信之后，可以使交互式通信的交互式通信内容与诸如作为交互式通信期间的话题的信息或者所分配时刻表等交互式通信所必需的信息相关联。另外，可以在交互式通信开始这一条件下使用交互式通信伙伴信息作为关键字，来搜索和输出之前的带有交互式通信伙伴和与交互式通信内容相关联的用途数据的交互式通信内容。
根据本发明的再一个方面，可以得到一种能够用作信息处理设备的程序。
(第一例子)下面参考附图来讲述根据本发明的示出方面的具体信息管理系统。本发明并不限于以下所述结构，而是可以在不改变技术主旨的情况下采用多种结构。
(信息管理系统的结构)图1示出了信息管理系统。从图中可以看到，信息管理系统1包括PC 10，作为包括有信息管理功能的信息处理设备；多功能机20，作为用于执行多种功能的外部设备；书籍传感器30，作为用于感知作为PC 10的管理目标的书籍32和34的外部设备；以及纸质文件读取部件40，作为用于检测纸质文件42和46以及印刷物44和48的外部设备，纸质文件42和46是用于对作为PC 10的管理目标的纸件进行归档的文具。这些设备都是通过网线50相互连接的。
PC 10包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件100，用于根据存储在ROM中的程序来控制PC 10(整个PC 10)的操作；通信部件102，它与网线50相连，以控制网线50；操作部件104，用于接收来自PC 10的用户的指令；显示部件106，用于显示各种信息；以及存储部件108，它包括硬盘等。
存储部件108包括状态表1081、文档表1083、文件信息表1085和设备指定表1087。下面来详细讲述这些表。
多功能机20包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件200，用于控制多功能机20(整个多功能机20)的操作；记录部件202，作为图像形成单元；读取部件204，作为图像读取单元；声音输入部件206，作为麦克风；声音输出部件208，作为扬声器；以及介质IF部件210，它装有可移动介质2101。多功能机进一步包括线路通信部件，它与电话线60相连，以控制电话线60；通信部件214，它与网线50相连，以控制网线50；操作部件216，用于接收来自多功能机20的用户的指令；以及显示部件218，用于显示各种信息。
用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(多功能机ID 1)被赋予给多功能机20。
书籍传感器30包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件302，用于控制书籍传感器30(整个书籍传感器30)的操作；通信部件304，它与网线50相连，以控制网线50；以及无线电频率(RF)ID标签读取部件306，用于读取赋予书籍32和34的RFID标签322和324的信息。
书籍传感器30是用于存储表示何时在用户手中是何种书籍(正在阅读或准备阅读)这一信息的设备。也就是说，当根据存储在控制部件302的ROM中的程序来激活RFID标签读取部件306并且从书籍32和34的RFID标签332或342读取响应时，则RFID标签332或342上的识别信息和当前时间(开始时间)被临时存储在控制部件302的RAM中。然后，当从RFID标签332或342读取的响应结束时，则RFID标签332或342上的识别信息和开始时间被临时存储在控制部件302的RAM中并且当前时间(结束时间)通过通信部件304被发送到PC 10。PC 10将信息存储在状态表1081中。
用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(书籍传感器ID 2)被赋予给书籍传感器30。
纸质文件读取部件40包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件402，用于控制纸质文件读取部件40(整个纸质文件读取部件40)的操作；通信部件404，它与网线50相连，以控制网线50；以及条形码读取部件406，用于读取赋予给纸质文件42和46或者印刷物44和48的条形码422、442、462和482。纸质文件读取部件40用作输入部件，用于在文件信息表1085中形成用于使得纸质文件42和46与归档在纸质文件中的印刷物44和48相对应的信息。也就是说，纸质文件读取部件根据存储在控制部件402的ROM中的程序来通过条形码读取部件406输入纸质文件的条形码，并且然后输入印刷物的条形码，其中条形码临时存储在控制部件402的RAM中。通过通信部件404将临时存储的输入数据发送到PC 10。PC 10接收信息并且将所接收的信息添加到状态表1081和文件信息表1085中。
用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(纸质文件读取部件ID 3)被赋予给纸质文件读取部件40。
现在来讲述存储在状态表1081、文档表1083、文件信息表1085和设备指定表1087中的信息，这些都存储在PC 10的存储部件108中。
如图2所示，状态表1081存储由多功能机20的执行单元所执行的处理操作(状态ID)、处理操作的开始和结束时间(其中可以正确确定什么时间被设定为开始时间或结束时间)、表示作为处理操作的目标的文档(下面将其称为“目标文档”)位置的信息、当对特定对象执行处理操作时用于指定特定对象的目的地地址，以及作为处理操作的目标的目标文档的数量，以作为每一次当执行处理操作时的一个记录。将用于识别处理操作的惟一ID赋予给每一个处理操作。
存储在状态表1081中的状态ID的定义如图3所示。例如，当PC10使用多功能机20的记录部件202来执行打印工作时(在图3中这种情况被定义为“PC打印”状态)，状态ID被设置为“PRN”，目的地地址被设置为“无”，目标文档地址被设置为“打印文档的地址”，并且数量被设置为“份数”。
由于PC打印操作是在PC 10和多功能机20之间执行，因此目的地地址被设置为“无”。由于作为处理操作的目标的文档被存储在PC10的存储部件108中，因此用于存储目标文档的存储部件108的地址或者当目标文档为特定主页(下面将主页称为“HP”)时HP的地址被存储为目标文档地址。数量被设置为“页数”。例如，当打印目标文档的一页时，数量为“一份”。
当使用多功能机20的读取部件204和线路通信部件212来执行传真(下面将其称为“传真”)传输时(在图3中这种情况被定义为“传真传输”状态)，则状态ID被设置为“FAX”，目的地地址被设置为“目的地传真号码”，目标文档地址被设置为“(拷贝到PC的)发送图像的地址”，并且数量被设置为“无”。
由于传真传输是在多功能机20和不同的传真机之间执行，因此目的地地址被设置为“目的地传真号码”。在信息管理系统1中，当执行传真传输时，作为传真传输的目标的所发送图像被存储在PC 10的存储部件108中。因此，在其中存储了所发送图像的存储部件108中的址((拷贝到PC的)所发送图像的地址)被定义为“目标文档地址”(在图3中的目标文档地址中被定义为“(拷贝到PC)”的处理(状态)中，在存储部件108中存储作为上述处理目标的图像或声音的地址被定义为目标文档地址。) 在使用多功能机20的声音输入部件206、声音输出部件208和线路通信部件212的电话发送的情况中(在图3中这种情况被定义为“电话发送”状态)，状态ID被设置为“TLT”，目的地地址被设置为“呼叫目的地电话号码”，目标文档地址被设置为“通过将(拷贝到PC的)通信声音转换成声音文本而得到的数据地址”，并且数量被设置为“通信时间”。
由于电话发送是与不同于多功能机20的通信设备进行的，因此目的地地址被设置为“呼叫目的地电话号码”。在信息管理系统1中，当发送电话呼叫时，通过使用控制器100将通信声音转化成声音文本而得到的数据被存储在PC 10的存储部件108中。因此，在存储部件108中数据转换成文本的地址被定义为“目标文档地址”。
在电话接收的情况下(在图3中这种情况被定义为“电话接收”状态)，则状态ID被设置为“TLR”，目的地地址被设置为“呼叫源电话号码”，目标文档地址被设置为“通过将通信声音(拷贝到PC)转换成声音文本而得到的数据地址”，并且数量被设置为“通信时间”。
与电话发送类似，由于电话接收是与不同于多功能机20的通信设备进行的，因此目的地地址被设置为“呼叫源电话号码”。在信息管理系统1中，当接收电话呼叫时，通过使用控制器100将通信声音转化成声音文本而得到的数据被存储在PC 10的存储部件108中。因此，在存储部件108中数据转换成文本的地址被定义为“目标文档地址”。
当使用由PC 10管理的书籍32和34时(在图3中这种情况被定义为“书籍”状态)，状态ID被设置为“BKX”，目的地地址被设置为“日本书籍编码(下面将其称为“ISBN”)”，目标文档地址为“书籍介绍HP地址(被搜索)”，并且数量被设置为“时间(分钟)”。
用作目的地地址的ISBN的作用是识别书籍32和34并且将它存储在RFID标签322和342中。介绍书籍32和34的HP的地址服务于一般性目的，并且它被定义为被存储成目标文档地址的地址。数量被设置为使用书籍32和34的时间(分钟)。
除了以上讲述的之外，“PC传真传输(PC通过通信部件102将图像数据和目的地地址发送给多功能机20，并且多功能机20传真传输通过线路通信部件212接收的图像数据)”、“PC传真接收(多功能机20的线路通信部件212通过通信部件214将所接收的图像数据发送给PC 10，并且PC 10存储所接收的图像数据)”、“扫描到PC(多功能机20通过通信部件214将由读取部件204扫描的图像数据发送给PC 10，并且PC 10存储所接收的图像数据)”、“扫描到介质(由读取部件204扫描的图像数据通过介质界面(下面将其成为“介质IF”)部件210被存储在可移动介质2101上)”、“扫描到邮件(由读取部件204扫描的图像数据通过通信部件214进行发送)”、“传真接收(由线路通信部件212接收的图像数据通过记录部件202进行打印)”、“复印(由读取部件204读取的图像数据通过记录部件202进行打印)”、“电话发送”、“电话接收”和“介质打印(存储在可移动介质2101中的图像数据或文档数据通过记录部件202进行打印)”都分别进行了定义。
用作目的地地址的纸质文件ID的作用是识别纸质文件42和46或者印刷物44和48，并且将条形码赋予给纸质文件42和46或者印刷物44和48。存储为目标文档地址的地址被设置为存储部件108中用于存储构成文档的文档数据或者纸质文件42和46中所夹的印刷物44和48的地址。
在图3中定义的“GID(组ID)”为赋予给被划分成各个处理操作(状态)的各个组的单个ID。具体而言，GID“2”指的是存储目的地地址的处理操作，但是“0”和“1”指的是目的地地址被设置为“无”的处理操作。GID“1”指的是使用之前存储在存储部件108中的目标文档数据的处理操作(在示出方面仅指“PC打印”)，并且GID“0”指的是通过执行用于存储目标文档数据的处理操作。
文档表1083存储对文档执行的工作或指令。这里，如图4所示，ID被赋予给用于执行工作的时间(其中可以正确确定什么时间执行工作)、表示文档位置的信息、对文档执行的工作(事件)、执行工作(操作应用)的设备和执行工作的用户。
在文档表1083中所处理的数据包括文档数据、图像数据和声音数据。
这里来定义作为对文档执行的工作(事件)的“创建”、“打开”、“更新”、“打印”、“发送”和“关闭”。更加具体地来讲述这些事件，当准备新文档时，例如当通过PC 10的操作部件104的操作来准备文档时，当使用多功能机20的读取部件204来扫描或复印文档时，则通过使用线路通信部件212来在传真机或PC传真中接收文档，或者当使用线路通信部件212通过电话发送或电话接收来存储通信声音时，则“创建”作为一个事件被存储在文档表1083中。
当通过使用操作部件104来打开存储在PC的存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时并且当通过使用操作部件104来打开HP时，则“打开”作为一个事件被存储在文档表1083中。当关闭文档数据等时，则存储“关闭”。
当通过存储在PC 10中的编辑器来更新之前存储在存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时，则“更新”作为一个事件被存储在文档表1083中。
当通过编辑器来打印之前存储在存储部件108中的文档数据或图像数据时，则“打印”作为一个事件被存储在文档表1083中。
当通过用于发送和接收存储在PC 10中的应用的邮件来发送之前存储在存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时，或者当通过PC传真发送或多功能机20的传真传输来发送之前存储在存储部件108中的文档数据或图像数据时，则“发送”作为一个事件被存储在文档表1083中。
就像在状态表1081中一样，在文档表1083中，每一次当对文档执行了工作时，上述项目之一都被存储成一个记录。
这里，状态表1081和文档表1083并不需要是两张互不相同的表，只要能确定构成表的记录的项目，则可以是一张表。
如图5所示，用于识别记录的惟一ID、写入记录时的时间、用于识别纸质文件42和46的纸质文件ID，以及用于指明纸质文件42和46中归档的印刷物44和48的文档地址都作为记录被存储在文件信息表1085中。
纸质文件ID的作用是识别纸质文件42和46，并且它被写入条形码442和462中。存储为目标文档地址的文档地址的作用是将纸质文件42和46和其中归档的印刷物44和48相关联并且表示产生印刷物44和48的电子文档的地址。也就是说，当产生印刷物44和48的电子文档被存储在PC 10的存储部件108中时，则用于存储电子文档的存储部件108中的地址被存储为文档地址，或者当电子文档为HP时，则HP的地址被存储为文档地址。信息被写到在印刷物44和48中所记录的条形码442和448中。
当多个多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件连接到网线50时，则设备指定表1087为用于指定和存储多功能机20等设备中的信息管理系统1的目标的表。设备指定表包括图6所示的结构。
(信息管理系统的处理1)接下来参照附图来讲述上述信息管理系统的处理(1)。
图7示出了由PC 10执行的主处理的流程。流程所示的处理是由PC 10的控制部件100执行的，并且更为确切地说，控制部件10的CPU通过使用存储在ROM等中的程序来执行处理。
首先，控制部件100等待，直到通过PC 10的操作部件104或者诸如多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件40等来自图5所示的指定外部设备的通信部件102输入了用于执行任一个处理的指令(步骤701)为止。
之后，当在步骤701中检测到给出了指令时，则指定了处理。也就是说，当将指令输入到控制部件100时，则首先确定指令是用于激活用于控制多功能机20的记录部件202的打印机驱动器的指令，还是用于准备激活外部设备例如激活多功能机以使用多功能机20的读取部件204的指令(步骤703)。
当在步骤703中确定出输入指令是准备激活外部设备(步骤703”是”)时，则PC 10的控制部件100执行稍后要讲述的激活前智能支持处理，并且等待直到输入了用于执行处理的指令(步骤701)为止。
激活前智能支持处理指的是当用于打印特定文档数据的指令从PC 10传到多功能机20的记录部件202但是之前在预定时间内执行了打印文档的处理时，警告已经给出指令的用户以防止多余打印的处理。激活前智能支持处理包括当用于将特定文档数据发送到特定方的传真传输指令从PC 10传到多功能机20的线路通信部件212但是之前已将文档数据发送给了特定方时，警告已经给出传真传输指令的用户以防止多余传真传输的处理。
另一方面，当输入指令不是要准备激活外部设备(步骤703”否”)时，则确定在步骤701中检测的指令是来自在图5中指定的多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件40之一的指令，还是用于检测外部设备的激活的指令(步骤707)。
当在步骤707中确定出指令是用于检测外部设备的激活的指令(步骤707”是”)时，则控制部件100从外部设备接收在图2B中所定义的信息，也就是状态ID、目的地地址、目标文档地址和数量(步骤709)。状态ID等被存储在控制部件100的RAM中。
然后，控制部件执行激活期间智能支持处理(步骤711)，并且然后等待，直到当结束处理时输入用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。
激活期间智能支持处理指的是，用于当在过去执行了与来自外部设备的指令相同的指令所对应的处理时、提供直到那时使用的信息作为与本工作相关联的信息的处理。
当输入的指令不是要为外部设备的激活做准备时(步骤707”否”)，则确定在步骤701中检测的指令是否用于检测外部设备的所检测激活的结束(步骤713)。
当在步骤707中确定指令是用于检测外部设备的激活的结束时(步骤713”是”)，则控制部件100执行后面要讲述的状态表注册处理(步骤715)，并且然后等待，直到当状态表注册处理完成时输入用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。
当输入的指令不是用于结束外部设备的激活时(步骤713”否”)，则确定步骤701中检测的指令是否要求搜索功能(步骤717)。
当在步骤717中确定输入的指令是要求搜索功能时(步骤717”是”)，则控制部件执行稍后要讲述的手动智能支持处理(步骤719)，并且然后等待，直到当手动智能支持处理完成时输入了用于执行另一处理的指令为止(步骤701)。
手动智能支持处理用于响应由用户指定的条件来为用户提供与用户当前工作相关的信息。
当输入指令不是手动智能支持处理时(步骤717”否”)，则确定在步骤701中检测的指令是否用于关闭PC 10(步骤721)。当指令是要关闭PC 10时(步骤721”是”)，则关闭PC 10。当指令不是要关闭PC 10时(步骤721”否”)，则执行与指令相对应的处理(步骤723)。在执行处理之后，控制部件等待，直到输入了用于执行另一处理的指令为止(步骤701)。
(激活前智能支持处理)图8示出了激活前智能支持处理的流程。
当在步骤705中执行激活前智能支持处理时，则首先确定用于准备激活外部设备的输入指令是否为针对记录部件202的打印指令(步骤801)。当输入指令为打印指令(步骤801”是”)时，则执行步骤802。另一方面，当输入指令不是打印指令(步骤801”否”)时，则确定用于准备激活外部设备的输入指令是否为针对线路传输部件212的PC传真传输指令(步骤803)。当输入指令为传真传输指令(步骤803”是”)时，则处理进行到步骤804。当输入指令不是PC传真传输指令(步骤803”否”)时，则控制部件结束激活前智能支持处理，并且在步骤701中再次等待，直到输入了用于执行另一处理的指令为止。
在步骤802中，为了确认在之前打印的文档中，也就是其事件在图3所示的文档表中被存储为“打印”的文档中是否存在与待打印的文档数据相同的文档数据，事件“打印”和待打印的文档数据的地址被设置为搜索条件，并且根据两个搜索条件来执行事件文档搜索处理(步骤805)。
在步骤804中，为了确认在之前发送的文档中，也就是在其事件在图3所示的文档表中被存储为“发送”的文档中是否存在与以PC传真方式发送的文档数据相同的文档数据和发送到相同目的地的记录，事件“发送”、PC传真传输的目的地地址(传真号)和待被发送的文档数据的地址被设置为搜索条件，并且根据两个搜索条件来执行事件文档搜索处理(步骤805)。
图9示出了事件文档搜索处理的流程。当启动处理时，则控制部件100首先从文档数据库1083读取一个其处理还没被执行的记录(步骤901)。然后，控制部件确定待被处理的记录的事件是否与被设置为步骤802(或步骤804)中的搜索条件的事件“打印”(“发送”)相匹配(步骤903)。这里，当待被处理的记录的事件不是“打印”(“发送”)(步骤903”否”)时，则从处理目标中排除掉该记录并且再次执行步骤901的处理。
另一方面，当待被处理的记录的事件为“打印”(“发送”)(步骤903”是”)时，则控制部件确定文档地址是否被设置成步骤802(或步骤804)的搜索条件(步骤905)。
当在步骤905中确定出文档地址被设置成步骤802(或步骤804)的搜索条件(步骤905”是”)时，则确定待被处理的记录的文档地址是否与被指定成搜索条件的文档地址相匹配(步骤907)。当确定出文档地址相互匹配(步骤907”是”)时，则执行步骤909的处理。当确定出文档地址相互不匹配时(步骤907”否”)，则再次执行步骤901的处理。
当在步骤905中确定出文档地址没有被设置成搜索条件(步骤905”否”)时，则不执行步骤907的处理，但是执行步骤909的处理。
当在步骤909中确定出目的地地址被设置成步骤802(或步骤804)的搜索条件(也就是说，当执行步骤804时，步骤909”是”)时，则确定待被处理的记录的目的地地址是否与被指定成搜索条件的目的地地址相匹配(步骤911)。当确定出目的地地址相互匹配(步骤911”是”)时，则执行步骤913的处理。当确定出目的地地址相互不匹配(步骤911”否”)时，则执行步骤901的处理。
当在步骤909中确定出目的地地址没有被设置成搜索条件(也就是说，当执行步骤802(步骤905”否”)时，则不执行步骤911的处理，但是执行步骤913的处理。
当在步骤911中没有确定出目的地地址是相互匹配(步骤905”否”或者步骤907”是”并且步骤909”否”)时，或者当在步骤911中确定出目的地地址相互匹配(步骤905”否”或者步骤907”是”，步骤909”是”，并且步骤911”是”)时，则认为被设置为搜索条件的文档数据之前打印过或者被设置成搜索条件的文档数据之前被发送到相同的目的地地址，因此将待被处理的记录添加到搜索结果中(步骤913)。
之后，在步骤915中确定是否对文档表中的所有记录执行了事件文档搜索处理。当没有对所有记录执行处理(步骤915”否”)时，则再次执行步骤901的处理。当已经对所有记录执行了处理(步骤915”是”)时，则完成事件文档搜索处理并且执行步骤807的处理。
在步骤807中，通过步骤805的事件文档搜索处理来确定是否存在相同的文档。这里，当确定出不存在相同的文档(步骤807”否”)时，则不打印待被处理的文档数据或者不将其发送到相同目的地。因此，控制部件不执行随后的处理(也就是执行打印或传输处理)，而是等待，直到执行了下一个输入。
相反，当存在相同的文档(步骤807”是”)时，则从记录中读取与最新记录(最后被打印或传输)相关的ID和时间，这些应该是相同的，然后确定时间是否距离当前时间超过6个月(步骤811)。
当确定出时间过去了6个月(步骤811”是”)时，则待被处理的文档数据已被冗余打印或者被传输到相同的目的地。不过，由于距离最后打印或传输已经过去了相当长的时间，因此控制部件不执行随后的处理(也就是执行打印或传输处理)，而是在步骤701中再次等待，直到执行了下一个输入为止。
相反，当确定出时间还没有过去6个月(步骤811”否”)，则根据文档表(见图3)来确定是否在最终被打印(事件“打印”)或传输(事件“发送”)之后更新了(事件“更新”)相同的文档(步骤813)。
当在步骤815中确定出更新了相同的文档(步骤815”是”)时，则控制部件执行打印或传输处理，并且然后在步骤701中等待，直到执行了下一个输入为止。另一方面，当确定出没有更新相同的文档(步骤815”否”)时，则确定操作类型。当操作表示打印处理(步骤816”是”)，则从文件信息表1085读取与文档地址相对应的纸质文件ID(步骤817)，以确定是否在文件信息表1085(见图5)中与其纸质文件ID一起管理以前打印的文档 当在步骤817中确定出在文件信息表1085中存在相应的纸质文件ID时，则以图10A所示的方式来通知用户该打印工作是对带有纸质文件ID的未被更新的文档进行冗余打印(步骤821)。
另一方面，当在文件信息表1085中不存在相应的纸质文件ID时，则以图10B所示的方式来通知用户来对未被更新的文档进行冗余打印(步骤823)。
当操作表示PC传真传输(步骤816”否”)时，则以图10C所示的方式通知用户将相同的文档发送到相同的目的地(步骤824)。
(激活期间智能支持处理)图11示出了激活期间智能支持处理的流程。
在步骤711中，当执行激活期间智能支持处理时，则PC 10的控制部件100首先在步骤709中从外部设备读取状态ID、目的地地址和目标文档地址输入(经过检测的)，并且执行GID搜索条件设置处理(步骤1103)。
图12示出了GID搜索条件设置处理的流程。首先，状态ID(见图2A和2B)被设置成搜索条件(步骤1201)。接下来，当执行步骤1105的文档搜索处理时，为了在带有在步骤1201中所设置的状态ID的所谓“AND条件”中指定用于执行搜索的搜索条件，确定GID的格式，以提取具体针对各个处理操作的搜索条件。也就是说，首先确定在步骤1201中所设置的状态ID的GID是否为“1”(见图3)(步骤1203)。
当在步骤1203中确定出GID为“1”(步骤1203”是”)时，则目标文档地址被添加为搜索条件(步骤1205)并且执行步骤1207的处理。当在步骤1203中确定出GID不为“1”时，则不执行步骤1205的处理，但是执行步骤1207的处理。
在步骤1207中，确定在步骤1201中设置的状态ID的GID是否为“2”(见图3)(步骤1207)。
当在步骤1207中确定出GID为“2”(步骤1207”是”)时，则目的地地址被添加为搜索条件(步骤1209)。完成GID搜索条件设置处理，并且然后使用通过GID搜索条件设置处理确定的搜索条件来执行文档搜索处理(步骤1105)。
另一方面，当在步骤1207中确定出GID不为“2”时，则完成GID搜索条件设置处理。然后，使用通过GID搜索条件设置处理确定的搜索条件来执行文档搜索处理(步骤1105)。
当在步骤1203和1207都确定为““否””时，则就是其中与状态ID相对应的GID为“0”的情况。
图13示出了文档搜索处理的流程(步骤1105)。首先，状态表1081和文档表1083的所有记录都被设置成搜索结果记录的初始值(步骤1301)。
接下来，为了确定与来自状态表1081的特定记录相关联的目标文档，通过在之前执行的GID搜索条件设置处理(步骤1103)中所设置的搜索条件来执行搜索处理。
也就是说，首先在步骤1303中确定状态ID是否被指定为搜索条件(步骤1303)。在激活期间智能支持处理(步骤711)中，在步骤1201中状态ID一般被设置成搜索条件。因此，步骤1303的确定为““是””，与来自状态表1081被设置成搜索条件的状态ID相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1305)，并且然后执行步骤1307的处理。
在步骤1307中，确定目的地地址是否被设置成搜索条件，也就是步骤1207的确定为““是””并且目的地地址在步骤1209被添加为搜索条件。当确定出目的地地址被设置(步骤1307”是”)时，则与根据在步骤1305中存储的搜索结果记录被指定成搜索条件的目的地地址相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1309)，并且然后执行步骤1311的处理。当在步骤1307中确定出目的地地址没有被设置成搜索条件(步骤1307”否”)时，则不执行步骤1309的处理，但是执行步骤1311的处理。
在步骤1311中确定目标文档地址是否被设置成目标文档地址，也就是步骤1203的确定是否是“是”并且在步骤1205中目标文档地址被设置成搜索条件。当确定出目标文档地址被设置(步骤1311是)时，则与根据在步骤1305中存储的搜索结果记录被指定成搜索条件的目标文档地址相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1313)，并且然后执行步骤1315的处理。当在步骤1311中确定出目标文档地址没有被设置成搜索条件(步骤1311否)时，则不执行步骤1313的处理，但是执行步骤1315的处理。
在步骤1309和1313中，根据在步骤1305中指定的搜索结果记录来存储与各个搜索条件相对应的新的搜索结果记录。这是因为只设置了与各个状态ID相对应的一个GID(见图3)。
在步骤1315中，为了执行紧随步骤1307的处理之后的处理，从在步骤1303中指定的搜索结果记录中读取一个未经处理的搜索结果记录(实质上是状态表1081中的一个记录)并且执行步骤1317的处理。
在步骤1321中，在步骤1301中被存储在文档表1083并且被设置成搜索结果记录的初始值的记录中，当从在包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段(也就是当可以确定相同的文档是由PC 10“打开”或“处理”时的时段)与在步骤1315中从状态表1081读取的记录的开始时间到结束时间这一时段交叠时，在文档表1083中待被处理的记录被存储为搜索结果记录(步骤1317)。
也就是说，在处理(步骤1317)中，提取被确定为与适合于所指示的搜索条件的外部设备同时打开或创建的文档。
在根据第一解释方面的信息管理系统1中，当通过使用其自身的操作作为关键字来再次使用此时已经被使用过的数据时，被连接到PC10的多功能设备20等的处理操作被用作间接表示其自身操作的信息，并且同时被使用的文档数据可被看作是与其相关联。结果，由于文档数据可被看作是与作为处理操作的目标的目标文档(地址)同时被使用，因此文档数据可被看作是相互关联。因此，如上所述，其处理时间相互交叠的具有事件“创建”或“打开”的记录被存储为搜索结果记录。
当确定了从在包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段时，则考虑用户(图4中的操作者)的同一性。
在步骤1323中，确定是否对在状态表1081中被存储为搜索结果记录的所有记录执行了步骤1321的处理。当确定出对所有记录执行了处理(步骤1323”是”)时，则根据基于上述处理的搜索结果记录来准备搜索结果信息(步骤1325)，并且然后结束文档搜索处理(步骤1105)。当确定出没有对所有记录执行处理(步骤1323”否”)时，则重复从步骤1315开始的处理。
在根据示出方面的信息管理系统1中，由于在执行处理操作时将存储在状态表1081中的记录存储为文档表中的记录(参见稍后将讲述的“文档表更新处理”)，因此这两张表中的记录都满足步骤1317中的搜索条件并且将其存储为搜索结果记录。
因此，由于排除了基于通过相同处理被存储的记录进行存储的搜索结果记录，因此由状态表1081指定的搜索结果记录的开始时间或结束时间优选情况下等于文档表1083的时间。另外，即使当满足了步骤1321的条件时，其中目标文档地址和文档地址是相同的搜索结果记录优选情况下在步骤1317中不被存储。
当完成了文档搜索处理时(步骤1105)，控制部件100执行显示基于文档搜索处理(步骤1105)的搜索结果的处理(步骤1107)。
在步骤1317的文档搜索处理中，已经执行了使用两个时段的交叠的确定。不过，当从状态表1081中的记录的开始时间到结束时间这一时段中包括了在包括有事件“创建”、“打开”或“关闭”的记录中所注册的时间时，两个时段需要相互交叠。因此，除了其中在从包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且文档地址与包括有事件“创建”等的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段中都涵盖了从状态表1081中的记录的开始时间到结束时间这一时段的情况之外，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1317的确定。
类似地，当在从包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且文档地址与包括有事件“创建”等的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段中涵盖了状态表1081的记录的开始时间和结束时间中的一个时，这两个时段需要相互交叠。因此，如上所述，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1317的确定。
当在包括有事件“创建”、“打开”或“关闭”的记录中所注册的时间与状态表1081中的记录的开始时间或结束时间中的一个交叠时，两个时段需要相互交叠。因此，如上所述，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1317的确定。
图14示出了搜索结果显示处理(步骤1107)的流程。首先，在开始处理时，日期和参考类型标记被设置为OFF(步骤1401)。
接下来，将被指定为步骤1321中所准备的搜索结果信息的搜索结果记录归类成根据状态表1081指定的搜索结果记录(通过步骤1303～1313进行指定)和根据文档表1083指定的搜索结果记录(通过步骤1315～1323进行指定)。也就是说，前者为与目标文档有关的搜索结果，而后者为与用途文档有关的搜索结果。搜索结果记录被归类成两类搜索结果(步骤1403)。
当完成了步骤1403的处理并且然后显示了在步骤1403中被归类成用途文档和目标文档的搜索结果信息时，执行用于确定以什么顺序来显示用途文档和目标文档的处理。
首先，在步骤1405中确定是否选择了时间排序方法来用于显示顺序(步骤1405)。
现在，当选择了参考排序方法时，换句话说，当没有选择时间排序方法(步骤1405”否”)时，则从具有最大标号的搜索结果记录开始依次对在步骤1403中被归类成用途文档和目标文档的搜索结果进行排序(步骤1411)，并且然后将时间排序标记设置成ON(步骤1413)。之后，执行步骤1415的处理。
另一方面，当选择了时间排序方法(步骤1405”是”)时，则控制部件100从具有最新时间的搜索结果记录开始依次对在步骤1413中被归类的搜索结果进行排序(步骤1411)，并且然后将时间排序标记设置成ON(步骤1413)。之后，如上所述执行步骤1415的处理。
在根据解释方面的信息管理系统中，在显示搜索结果时可以使用时间和标号两项对搜索结果记录进行排序。因此，下面可以确定通过哪一项对搜索结果进行排序。也就是说，通过确定搜索结果是否以任一项进行了排序，确切的说，通过确定是否选择了时间排序方法，可以确定用户试图通过事件和标号中的哪一项对搜索结果进行排序(当没有选择时间排序方法时，则认为选择了标号排序方法)。
例如，在执行步骤1401的处理之后并且在执行步骤1405的处理之前，通过操作部件104用户可以选择使用时间或标号中的哪一个来对搜索结果进行排序。
在步骤1415中，准备用途文档和目标文档的列表，以根据在步骤1407或1411中所选择的条件进行分类的搜索结果记录来访问文档。在步骤1417中显示了列表。
在根据第一示出方面的信息管理系统1中，当在步骤707中检测到外部设备的激活时，则响应检测执行激活期间智能支持处理(步骤711)。因此，对于作为处理操作的目标的被检测文档数据，通过检测操作可以向用户通知被看作是在过去相同时间上被打开或被处理的文档。结果，当处理对于与该处理相关的文档是必需时，可以同时执行必需的处理。
例如，当发送电话呼叫时，通过打开在之前的电话通信中被打开或被准备的文档或者是其之前的通信细节被转化成文本的文档，可以即时想出之前的通信细节。
图15至18示出了通过执行步骤1417显示在PC 10的显示部件106上的激活期间智能支持处理的处理结果。
确切地说，图15示出了与通过当打印被存储在存储部件108中的文档数据的指令从PC 10给到多功能机20的记录部件202时执行激活期间智能支持处理(步骤711)而指定的目标文档有关的搜索结果(PC打印操作是作为处理操作执行的见图3)。
也就是说，当执行PC打印操作时，根据作为PC打印操作的处理目标的目标文档地址来执行文档搜索操作(步骤1105)。结果，以图15所示的格式来显示当打印作为打印操作的打印目标的目标文档数据时的时间。在这种情况下，图15中的地址和标号的显示是一致的。
在显示激活期间智能支持处理的搜索结果时，通过使用操作单元104可以通过单选按钮1501来选择记录。通过在选择之后按下显示按钮1503，可以将由所选择的记录指定的数据显示在显示单元106上。通过在使用单选按钮1501进行选择之后按下打印按钮1505，由所选择的记录指定的数据可以从写入器202被打印出来。通过按下关闭按钮1507，可以关闭激活期间智能支持处理的搜索结果的显示。
图16示出了在其中作为当前打印目标的目标文档数据正在被打印这一时段中被打开的用途文档。
例如，当图2中的ID为“sid1”(记录的开始时间为“2005年7月15日的11:59:00”并且结束时间为“2005年7月15日的12:02:00”)并且与sid1的目标文档有关的用途文档的文档地址为“file//***/***/d2”和“file//***/***/d3”(在图4中，在使用用途文档的文档地址的ID中所注册的时间为用于did2的“2005年7月15日的1150:00”、用于did6的“2005年7月15日的12:00:00”，以及用于did8的“2005年7月15日的12:01:00”)，则在当与sid1有关的PC打印操作正被执行时的时段中打开与“file//***/***/d2”和“file//***/***/d3”有关的文档。因此，以图16所示的格式来显示与两个用途文档有关的预定细节。
由于单选按钮1601、显示按钮1603、打印按钮1605和关闭按钮1607具有与单选按钮1501、显示按钮1503、打印按钮1505和关闭按钮1507相同的功能，因此省略了对其的讲述。
图17和18示出了当通信是通过步骤707中的多功能机20的线路通信部件2112由电话发送(图3中的事件“TLT”)或电话接收(图3中的事件“TLR”)产生时的显示例子(显示过程与上述是相同的，因此将其省略了)。
由于图17和18中所示的按钮与图15中所示的按钮具有相同的功能，因此省略了其讲述。
在图15中，由于处理操作为PC打印操作，因此GID为“1”(见图3)，并且使用作为搜索条件的文档地址来执行文档搜索处理(步骤1105)，地址和标号是相同的并且只有时间是相互不同的。不过，在电话发送或电话接收的情况下，GID为“2”(见图3)并且在没有使用作为搜索条件的文档地址的情况下执行文档搜索处理(步骤1105)。因此，如图17的“地址”中所示的目标文档地址相互是不同的。
在根据第一示出方面的信息管理系统1中，图15至18中的地址是以超文本链接的格式显示的(步骤1417)，并且当使用操作部件104来选择超文本链接时，则从存储部件108读取与地址有关的文档数据并且将其显示在显示部件106上。
紧接着搜索结果显示处理，则确定在步骤709中从外部设备输入的状态ID(被检测到的)是电话呼叫的发送(图3中的事件“TLT”)还是电话呼叫的接收(图3中的事件“TLR”)(步骤1109)。
这里，当确定出状态ID不是TLT和TLR时(步骤1109”否”)，结束激活期间智能支持处理。
另一方面，当确定出状态ID是TLT和TLR中的一个时(步骤1109”是”)，在步骤1111中执行搜索结果输出处理。
图19示出了搜索结果输出处理的流程。
当状态ID是TLT和TLR中的一个时，如图17和18显示搜索结果，并且首先确定是否按下了搜索结果显示屏幕上的关闭按钮(例如图17中的关闭按钮1707)。当确定出按下了关闭按钮时(步骤1901”是”)，则关闭搜索结果显示屏幕并且结束激活期间智能支持处理。
当确定出没有按下关闭按钮时(步骤1901”否”)，在步骤1903中确定是否按下了搜索结果显示屏幕上的显示按钮或打印按钮。
当确定出没有按显示按钮或打印按钮时(步骤1903”否”)，则程序返回到步骤1901并且重复步骤1901和1903的处理，直到按下了任一个按钮为止。
另一方面，当在步骤1903中为”是”时，也就是说，当按下了显示按钮和打印按钮中的任一个时，选择在按下按钮时由单选按钮所选择的记录来作为输出目标记录(步骤1905)，并且将用于由输出目标记录指定的文档数据的打印请求发送到多功能机20(步骤1907)。
步骤1907中的输出请求在当按下打印按钮时为针对写入器202的打印出请求，并且在当按下显示按钮时为针对多功能机20的显示单元218的显示请求。当按下显示按钮时，PC 10的显示单元106显示如上所述的数据。
控制器100将由输出目标记录指定的文档数据发送到在步骤1101中由PC传真读出的目的地地址。
由于与互动通信相关联的文档通过搜索结果输出处理可以与通信对方进行共享，因此通过在互动通信期间打开被转化成文本的之前通信细节或者与互动通信有关的文档，可以想出之前的通信细节。因此，可以容易地解释与从现在起待被传递的之前通信细节有关的细节。
在第一示出方面中，在将打印请求发送到多功能机20(步骤1907和1909)之后，数据被发送到通信对方的传真机上，但是执行步骤的顺序并不限于此，并且可以在此时执行步骤。
在发送电话呼叫时，在提前搜索出与通信内容有关的文档并且安排了通信细节之后，通常执行互动通信。因此，当装有信息管理系统的一方发送电话呼叫时，可以将相关数据发送到通信对方，而不执行步骤1907的处理。
在第一示出方面中，通过PC传真将相关文档数据发送到通信对方的传真上，但是发送并不限于PC传真。相关文档数据可以通过电子邮件进行发送，或者设定多功能机20以打印出文档数据并且将文档数据通过传真发送到通信对方。也就是说，只将数据提供给通信对方也是可以的。
在第一示出方面中，有选择地输出文档数据，但是文档数据不必是有选择地输出。输出方法的正确选择取决于信息管理系统的环境，例如，通过打印出所有在搜索结果显示处理中所显示的文档数据，或者通过只输出一部分文档数据。
如上所述，当多功能机20的电话功能是通过激活期间智能支持处理来运行时，通过执行通过使用由多功能机20检测的目的地电话号码作为关键字的文档搜索处理，来搜索被转化成文本的之前通信细节或者与通信细节有关的数据。然后，通过从搜索结果中选择待被打开的数据，可以打印出或者显示数据，并且可以将其发送到通信对方。
结果，与对之前通信细节或相关信息的口头解释相比，细节可以更容易地被传递到对方，从而有利于与对方进行通话。
通过将文档数据存储在不同于PC 10的外部服务器中，其他用户可以享用第一示出方面中的优势。
(状态表注册处理)图20示出了如图2所示的状态表1081中的注册处理的流程。
当在步骤715中执行状态表注册处理时，PC 10的控制部件100在状态表1081中另外创建了待被注册的记录的惟一ID。然后，控制部件注册了作为新记录的ID的惟一ID(步骤2001)并且然后执行步骤2003的处理。
在步骤2003中，当在步骤707中检测外部设备的激活时的时间和当在步骤713中检测到其激活已经在步骤707中被检测到的外部设备的激活结束时的时间在步骤2001中分别被注册为新记录的开始时间和结束时间，并且类似地在步骤2001中的新记录中注册在激活期间智能支持处理(步骤711)之前从其激活已经在步骤709中的控制部件的RAM等中被检测并且被存储的外部设备输入的状态ID、目的地地址、目标文档地址和数量。
(手动智能支持处理)图21和22示出了手动智能支持处理的流程。图24示出了通过执行手动智能支持处理而显示在PC的显示部件106上的信息的显示格式。
在步骤719中，通过启动手动智能支持处理来启动处理。该处理与图7中所示的PC主处理是并行运行的。也就是说，步骤719的处理在手动智能支持处理开始之后没有等待手动智能支持处理结束就进行到步骤701的处理。
PC 10的控制部件100根据状态表1081的记录创建一套状态ID，执行对一套以开始时间为序的状态ID的记录进行排序的处理(步骤2101)，并且将处理结果显示在PC 10的显示部件106上(步骤2103)。
这里，在步骤2103中，以缩略格式来显示整个状态2405，并且确切地说，只显示了由状态ID表示的处理操作的标题(参见图24中的PC打印操作的显示格式)。
在步骤2105中，在通过步骤2103的处理而显示的显示格式中，显示在最上面位置(图24中的PC打印)上的状态2405的头部记录(在步骤2101中的头部中进行排序的记录)的单选按钮2407(见图28)通过初始设置被设置为ON(步骤2105)。
在其中在启动手动智能支持处理(步骤719)之后执行直到步骤2105的处理的状态中，控制部件100等待，直到用户通过使用操作部件104进行操作为止(步骤2107)。
在等待状态(步骤2107)中，当用户通过使用操作部件104来输入指令时，控制部件100确定指令是否为按下放大图标2401(见图24)(步骤2109)。
这里，当输入指令是要按下放大图标2401(步骤2109”是”)时，则响应步骤2101的排序处理以列表的格式来显示与按下的放大图标2401相对应的状态2405的记录信息(步骤2111)，并且经过扩展的状态2405的放大图标2401变成缩略图标2403(步骤2113)。
参照图24来具体讲述步骤2111和2113的处理。在PC传真传输操作的情况下，在按下放大图标2401(步骤2109)之前，与PC打印操作类似，状态2405与放大图标2401一起显示(换句话说，没有显示列表(记录))。
在这种状态下，当对用于PC传真传输的放大图标2401执行步骤2109的处理(步骤2109”是”)时，则以步骤2101的排序来以图24所示的格式显示其状态ID在状态表1081中标有“FPT”的记录(步骤2111)，并且与PC传真传输有关的放大图标2401变成缩略图标2403(步骤2113显示从“+”变成“-”)。在首先结束步骤2113的处理时，步骤2105的处理是有效的，并且所有单选按钮2407在与PC传真传输关联显示的记录中被设置为OFF。
另一方面，在步骤2107的等待状态中，当输入指令不是要按下放大图标2401(步骤2109”否”)而是要按下缩略图标2403(步骤2115”是”)时，则以图24中所示的PC传真传输格式的显示变成PC打印格式。也就是说，去掉相应状态2405的记录列表的显示(步骤2117)并且缩略图标2403变成放大图标2401(步骤2119)。
在步骤2107的等待状态中，当输入指令不是要按下缩略图标2403(步骤2115”否”)而是要按下单选按钮2407(步骤2121”是”)时，则用于预定记录(初始状态中最上面状态2405的头部记录)被设置为ON的单选按钮2407变成OFF(步骤2123)，并且与用户操作相对应的单选按钮2407被设置为ON(步骤2125)。
在执行步骤2113、2119和2125的处理之后，在步骤2107中控制部件等待，直到执行了用户操作为止。
这里，在步骤2107的等待状态中，当通过用户操作输入的指令不是要按下放大图标2401、缩略图标2403和单选按钮2407中的任何一个(步骤2109，2115和2121”否”)时，则执行图21中所示的处理。
也就是说，PC 10的控制部件100确定通过用户操作输入的指令是否为结束手动智能支持处理，确切地说，是否按下了关闭按钮2417(步骤2201)。当为”是”(步骤2201”是”)时，则结束处理。
相反，当指令不是要按下关闭按钮2417(步骤2201”否”)时，则指令是要按下列表显示按钮2409、存储器保存按钮2411、所有显示按钮2413或者所有打印按钮2415。因此，为了执行与按钮相对应的处理，读取其单选按钮被设置为ON(状态ID、GID、目的地地址、目标文档)的记录(步骤2203)。
根据所读取的信息来执行GID搜索条件设置处理(步骤2205)和文档搜索处理(步骤2207)，并且然后执行步骤2209的处理。在步骤2205和2207中所执行的处理与在激活期间智能支持处理(步骤711)中所执行的GID搜索条件设置处理(步骤1103)和文档搜索处理(步骤1105)是类似的，因此省略了对其的讲述。
在步骤2209中，确定通过操作部件104的用户操作所输入的并且其导致了执行步骤2203的处理的指令是否为按下列表显示按钮2409。
当指令是要按下列表显示按钮2409(步骤2209”是”)时，则通过使用步骤2207的文档搜索处理的结果来激活文档智能支持处理(步骤2211)。下面参照图23来讲述文档智能支持处理的细节。
相反，当指令不是要按下列表显示按钮2409(步骤2209”否”)时，则确定指令是否是要按下存储器保存按钮2411(步骤2213)。当为”是”(步骤2213”是”)时，则控制部件100指示多功能机20将通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据写到可移动介质2101，并且通过通信部件102将相应的文档数据从存储部件108发送到多功能机20。另一方面，多功能机20的控制部件200响应指令将通过通信部件214所接收的相应文档数据写到可移动介质2101(步骤2215)。
当指令不是要按下存储器保存按钮2411(步骤2213”否”)时，则确定指令是否是要按下所有显示按钮2413(步骤2217)。当为”是”(步骤2217”是”)时，则控制部件100打开通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据，并且以预定时间间隔例如2秒来依次在显示部件106上显示内容(步骤2219)。
当指令不是要按下所有显示按钮2413(步骤2217”否”)时，则确定指令是否是要按下所有打印按钮2415(步骤2217)。当为”是”(步骤2217”是”)时，则控制部件100通过通信部件102将通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据发送到多功能机20，并且允许多功能机20的记录部件202打印文档数据(步骤2223)。
当指令不是要按下所有打印按钮2415(步骤2221”否”)时，则执行与按下相对应的处理或者确定按下是否有误。然后，控制部件等待，直到执行了用户操作为止(步骤2107)。
当完成了步骤2211、2215、2219和2223的处理时，则在步骤2107中控制部件等待，直到执行了用户输入为止。
图23示出了在步骤2211中启动的文档智能支持处理的流程。图25示出了在执行文档智能支持处理时显示在PC 10的显示部件106上的信息的显示格式。
首先，在步骤2301中，PC 10的控制部件100通过使用包括有相同文档地址的记录来从通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中收集针对具有相同文档地址和最后访问时间(在最新记录中所述的时间)的文档数据的标号(其事件为“打开”的记录的号)(步骤2301)，并且然后执行步骤2303的处理。
在步骤2303中，在显示部件106上以图25所示的格式来显示收集结果。此时，在所显示的记录中头部记录的单选按钮被设置为ON(步骤2305)。
这里，在其中在启动文档智能支持处理(步骤2211)之后执行了直到步骤2305的处理的状态中，控制部件100等待，直到用户操作了操作部件104为止(步骤2307)。
在等待状态(步骤2307)中，当用户通过操作部件104输入了指令时，则控制部件100确定所输入的指令是否为按下单选按钮2501(见图25)(步骤2309)。当为”是”(步骤2309”是”)时，则执行步骤2301的处理。
在步骤2307中，将在预定记录(初始状态中的头部记录)中被设置为ON的单选按钮2501设置为OFF(步骤2311)，并且将与用户操作相对应的单选按钮2501设置为ON(步骤2313)。
另一方面，当在步骤2309中确定出所输入的指令不是要按下单选按钮2501时，则确定所输入的指令是否为按下显示按钮2503(步骤2315)。当为”是”(步骤2315”是”)时，则执行步骤2317的处理。
在步骤2317中，打开其中单选按钮被设置为ON的文档地址的文档数据，并且将其显示在显示部件106上。
当在步骤2315中确定出所输入的指令不是要按下显示按钮2503时，则确定所输入的指令是否为按下打印按钮2505(步骤2319)。当为”是”(步骤2319”是”)时，则执行步骤2321的处理。
在步骤2321中，控制部件100从存储部件108读取文档地址的文档数据，其中单选按钮被设置为ON，并且通过通信部件102将文档数据发送到多功能机20，并且多功能机20的记录部件202打印文档数据。
当在步骤2319中确定出所输入的指令不是要按下打印按钮2505时，则确定所输入的指令是否为按下相关文档按钮2507(步骤2323)。当为”是”(步骤2323”是”)时，则执行步骤2325的处理。
在步骤2325中，从文档表1081中提取在当打开其中单选按钮2501被设置为ON的文档地址的文档数据时的时段中(在打开和关闭之间)其事件为“打开”的所有记录(步骤2325)。
参照25来具体讲述该处理，由于存储在文档地址“file/###/###/###2”上的文档数据包括标号r2，因此文档数据被打开r2次。因此，对所有r2时段都执行提取。
当确定了当打开其中单选按钮2501被设置为ON的文档地址的文档数据时的时段时，则考虑用户(图4中的操作者)的同一性。
再次启动相对于通过步骤2325的提取处理得到的搜索结果记录的文档智能支持处理(步骤2327)。
也就是说，用户通过执行文档智能支持处理可以依次看到与文档有关的多个文档。
当在步骤2323中确定出所输入的指令不是要按下相关文档按钮2507时，则控制部件100确定所输入的指令是否为按下关闭按钮2509(步骤2329)。当为”是”(步骤2329”是”)时，则控制部件结束文档智能支持处理(步骤2211)，并且在步骤2107中等待，直到用户执行了用户操作为止。
另一方面，当确定出所输入的指令不是要按下关闭按钮2509(步骤2329”否”)时，则控制部件执行与按下相对应的处理，或者确定按下有误，并且等待，直到执行了用户操作为止(步骤2307)。
在执行了步骤2313、2317、2321和2327的处理之后，控制部件在步骤2307中再次等待，直到执行了用户操作为止。
(信息管理系统的处理2)接下来，参照附图来讲述包括有上述构造的信息管理系统1083的处理(2)。处理(2)的启动是与处理(1)并行的。
图26示出了由PC 10执行的更新文档表1083的处理流程。如流程所示的处理(2)是由PC 10的控制部件100执行的，并且更为确切地说，是通过使用存储在ROM等中的程序由控制部件10的CPU执行的。
首先，当通过使用操作部件104来操作存储在存储部件108中的文档数据或者执行多功能机20的操作时，也就是当通过启动在图3的“目标文档地址”的项目中被称为“(拷贝到PC)”的处理操作(状态)来将目标文档数据从多功能机20发送到PC 10，将目标文档数据重新存储到存储部件108中，通过书籍传感器30的RFID标记读取部件306来读取书籍32和34的RFID标记322和324，并且通过通信部件34将信息发送到PC 10时，则控制部件100确定是否打开了用于从书籍传感器30中导出与发送有关的书籍32等的因特网70上的主页(下面将其称为“HP”)(下面将这些操作或处理称为“文档操作”)(步骤2601)。
当在步骤2601中确定出执行了文档操作(步骤2601”是”)时，则控制部件100将记录添加到文档表1083中，创建专用于该记录的ID，注册惟一ID(步骤2603)，并且然后执行步骤2605的处理。
当在步骤2601中确定出不满足条件(步骤2601”否”)时，控制部件等待，直到执行了文档操作为止。
在步骤2605中，将当前时间注册到在步骤2603中添加的记录，将通过准备带有应用的目标文档的全通名称所得到的应用注册到文档地址，并且将操作者的类型注册到操作者。
之后，执行用于确定待被注册到还未被注册的“事件”的信息的处理(步骤2607～2633)。
首先，控制部件100确定在步骤2601中执行的文档操作存储是否为将新的文件存储到存储部件108中(下面将其称为“文件创建”)(步骤2607)。当文件操作为文件创建(步骤2607”是”)时，则控制部件将“创建”注册为事件。
另一方面，当文件操作不是文件创建(步骤2607”否”)时，则控制部件确定文件操作是否为打开存储在存储部件108中的文件(下面将其称为“文件打开”)(步骤2611)。当为”是”(步骤2611”是”)时，则控制部件将“打开”注册为事件(步骤2613)。
当在步骤2611中不为”是”(步骤2611”否”)时，则确定是否更新了被存储在存储部件108中的文档数据(步骤2615)。当为”是”(步骤2615”是”)时，则将“更新”注册为事件(步骤2613)。
当在步骤2615中不为”是”(步骤2615”否”)时，则确定是否发送了被存储在存储部件108中的文档数据(包括PC传真传输)(步骤2619)。当为”是”(步骤2619”是”)时，则将“发送”注册为事件(步骤2621)。
当在步骤2619中不为”是”(步骤2619”否”)时，则确定是否打印了被存储在存储部件108中的文档数据(它与图3中的状态“PC传真传输”相对应)(步骤2619)。当为”是”(步骤2621”是”)时，则将“发送”注册为事件(步骤2621)。
当在步骤2615中不为”是”(步骤2615”否”)时，则确定是否打印了被存储在存储部件108中的文档数据(使用了多功能机20的记录部件202)(步骤2623)。当为”是”(步骤2623”是”)时，则将“打印”注册为事件(步骤2625)。
当在步骤2623中不为”是”(步骤2623”否”)时，则确定是否打开了HP(步骤2627)。当为”是”(步骤2627”是”)时，则将“打开”注册为事件(步骤2629)。
当在步骤2627中不为”是”(步骤2627”否”)时，则确定是否关闭了文件或HP，这与文件打开(步骤2611)或HP打开(步骤2627)是相对应的(步骤2631)。当为”是”(步骤2631”是”)时，将“关闭”注册为事件(步骤2629)。
在完成了步骤2609、2613、2617、2621、2625、2629或2633的处理之后，当在步骤2631中不是”是”(步骤2631”否”)时，则控制部件100等待，直到再次执行了文件操作为止。
迄今为止，“文档数据”主要是在根据第一示出方面的讲述中进行了示例。不过，作为信息管理系统1的月标的数据并不限于“文档数据”，而是可以对例如“图像数据”、“声音数据”、其它数据或混合数据执行相同的细节(处理)。
(第二例子)下面将具体讲述与第一示出方面不同的信息管理系统。
本发明的第二示出方面与第一示出方面的不同之处在于没有提供在第一示出方面中使用的“GID”，也就是说，在图3中没有定义“GID”，并且在激活期间智能支持处理和手动智能支持处理中没有执行“GID”搜索条件设置处理。因此，省略了相同的结构和处理顺序的细节，而在以下讲述中只对差别进行讲解(由于手动智能支持处理中的处理顺序与激活期间智能支持处理相类似，因此在第二示出方面中基本上只讲解了激活期间智能支持处理)。
(激活期间智能支持处理)图27示出了激活期间智能支持处理的流程。
当在图7的步骤711中执行激活期间智能支持处理时，则PC 10的控制部件100首先读取状态ID、目的地地址和在步骤709中通过来自RAM的外部设备输入的(经过检测的)目标文档地址。控制部件将由用户通过操作部件104选择的数据设置为搜索条件(步骤2701)，并且执行文档搜索处理(步骤2703)。
图13示出了文档搜索处理的流程(步骤2703)。首先，状态表1081和文档表1083中的所有记录都被设定为搜索结果记录的初始值(步骤1301)。
接下来，为了确定与来自状态表1081的特定记录有关的目标文档，根据在步骤2703中选择的搜索条件来执行搜索处理。
也就是说，在步骤1303中，确定是否将状态ID设置成搜索条件(步骤1303)。当为”是”(步骤1303”是”)时，则将与在状态表1081中被设置成搜索条件的状态ID相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1305)，并且执行步骤1307的处理。当状态ID没有被设置成搜索条件(步骤1303”否”)时，则执行步骤1307的处理，而不执行步骤1305的处理。
在步骤1307中，确定是否将目的地地址添加为搜索条件。当为”是”(步骤1307”是”)时，则将与在步骤1305中被存储的搜索结果记录中被指定为搜索条件的目的地地址相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1309)，并且然后执行步骤1311的处理。在步骤1307中，当目的地地址没有被添加为搜索条件(步骤1307”否”)时，则执行步骤1311的处理，而不执行步骤1309的处理。
在步骤1311中，确定是否将目标文档地址添加为搜索条件。当确定出将目标文档地址设置成了搜索条件(步骤1311”是”)时，则将与在步骤1305等中被存储的搜索结果记录中被指定为搜索条件的目标文档地址相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1313)，并且然后执行步骤1315的处理。当在步骤1311中确定出目标文档地址没有被添加为搜索条件(步骤1311”否”)时，则执行步骤1315的处理，而不执行步骤1313的处理。
这里，更为详细地来讲述通过步骤1303～1313的处理得到的搜索结果记录。
当在步骤1303、1307和1311中为”是”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303和1307中为”是”并且在步骤1311中为”否”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1309中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303和1311中为”是”并且在步骤1307中为”否”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303中为”是”并且在步骤1307和1311中为”否”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1305中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303中为”否”并且在步骤1307和1311中为”是”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303和1311中为”否”并且在步骤1307中为”是”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1309中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303和1307中为”否”并且在步骤1311中为”是”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303、1307和1311中为”否”时，则搜索结果记录在状态表1081中所包括的记录与在步骤1301中被设置为初始值的状态表1081中的记录相同。
在步骤1315中，为了执行步骤1317之后的处理，从在步骤1303～1303中指定的搜索结果记录中读取未处理的搜索结果记录，并且然后执行步骤1317的处理。
步骤1317之后的处理与包括有搜索结果显示处理2705的第一示出方面的处理相类似，因此没有对其进行详细讲述。
(第三示出方面)下面来具体讲述与第一示出方面和第二示出方面不同的信息管理系统。
在第三示出方面中只讲述了与第一示出方面和第二示出方面的不同点。因此，在以下讲述中省略了相同结构和处理顺序的讲述。
(文档搜索处理)图28示出了文档搜索处理的流程。
步骤2801～2805的处理与第一示出方面中图13所示的步骤1301～1305的处理类似，因此省略了其讲述。下面详细讲述步骤2817的处理和之后的处理。
在步骤2817中，确定在步骤2815中读出的记录的状态ID是否表示电话通信(例如，TLT或TLR)。当确定出状态ID表示电话通信时(步骤2817”否”)，执行步骤2821的处理。
步骤2821的处理和之后的处理与第一示出方面中图13所示的步骤1317的步骤和之后的处理相类似，因此省略了其讲述。
另一方面，当在步骤2817中确定出状态ID表示电话通信(步骤2817”是”)时，执行步骤2819的处理。
在步骤2819中，在被存储在文档表1083中并且在步骤2801中被设置成搜索结果记录的初始值的记录中，当从包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且文档地址与包括有事件“创建”的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段(也就是其中可以通过PC 10来确定相同的文档是“打开”或“处理”的时段)与从在步骤2815中从状态表1081读出的记录的开始时间到结束时间这一时段再加上30分钟所得到的时段相交叠时，将文档表1083中待被处理的记录存储为搜索结果记录(步骤2819)。
也就是说，在处理(步骤2819)中，提取在电话通信期间和在电话通信结束之后的30分钟之内被确定为待被处理的文档。
因此，当在互动式通信或者通过排列通信细节得到的文档需要进行准备和更新之后准备了在互动式通信期间待被用作通信细节的参考的文档时，被提取的文档可以与互动通信相关联。
步骤2823之后的处理与第一示出方面中图13所示的步骤1319之后的处理相类似，因此省略了其讲述。
在第三示出方面中，假设通过通信结束时间加上30分钟来从实际通信结束时间起执行通信30分钟，则已经提取了在通信期间和通信之后使用的文档。不过，附加时间并不限于30分钟，也可以是10分钟或者60分钟。可选情况下，也可以不需要附加时间。
附加时间可以由用户进行设定或者可以在设备中进行预先设定。
时间已经被添加到通信结束时间，但是可以提起在启动通信之前的预定时间之内使用的文档。
在这种情况下，与附加时间类似，追溯时间可以由用户进行设定或者可以进行预先设定。
在从通信开始时间起追溯一段时间并且是通过在通信结束时间上加上一段时间而得到的时间上被使用的文档可以被提取。
通信开始时间并不限于通信开始时的时间，也可以是输入目的地电话号码时的时间、断开时间或者是当执行与通信有关的操作时的时间。
类似地，通信结束时间并不限于通信结束时的时间，也可以是连接时间或者是当持续了预定时间的无声通信时的时间。
权利要求
1.一种信息管理系统，包括第一外部设备，具有能够通过电子通信线路与具有第二交互式通信单元的第二外部设备进行交互式通信伙伴信息的交互式通信和互换的第一交互式通信单元；第一信息处理设备，以能够通信的方式连接到第一外部设备，并且具有第一输出单元；以及第三存储单元，存储可被第一信息处理设备访问的用途数据，其中第一信息处理设备包括第一检测单元，检测其中由第一交互式通信单元执行交互式通信的第一时段、交互式通信伙伴信息、和作为交互式通信的内容的交互式通信内容数据；存储控制单元，将由第一检测单元检测到的交互式通信内容数据存储为第三存储单元中的用途数据；第一指定单元，指定用于指定交互式通信内容数据的交互式通信内容数据指定信息；第一存储单元，对第一时段、由第一检测单元检测到的交互式通信伙伴信息以及交互式通信内容数据指定信息进行关联和存储；用途单元，使用在第三存储单元中存储的用途数据；第二检测单元，检测其中由用途单元使用用途数据的第二时段；第二指定单元，指定用于指定在第二时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；第二存储单元，将第二时段和用途数据指定信息进行关联和存储；关联赋予单元，当第一时段和第二时段具有相互交叠的时段时，该关联赋予单元赋予关联，使得由与第二时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据和由与第一时段相关联的交互式通信内容数据指定信息指定的交互式通信内容数据相关联；提取单元，在第一检测单元进行检测时，该提取单元从第一存储单元提取相同的交互式通信伙伴信息来作为由第一检测单元检测到的交互式通信伙伴信息；以及输出控制单元，用于将交互式通信内容数据和用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备和第二外部设备中的至少一个，其中交互式通信内容数据由与通过提取单元所提取的交互式通信伙伴信息相关联的交互式通信内容数据指定信息指定，用途数据与在存储控制单元中被存储为用途数据的交互式通信内容数据被赋予了关联，并且其中当第一交互式通信单元执行交互式通信时，在第一信息处理设备可以检测到的状态下，第一外部设备包括用于提供第一时段、交互式通信伙伴信息、以及交互式通信内容数据但提供单元。
2.一种信息管理系统，包括第一外部设备，具有能够通过电子通信线路与具有第二交互式通信单元的第二外部设备进行交互式通信伙伴信息的交互式通信和互换的第一交互式通信单元；第一信息处理设备，以能够通信的方式连接到第一外部设备，并且具有第一输出单元；以及第三存储单元，存储可被第一信息处理设备访问的用途数据，其中第一信息处理设备包括第一检测单元，检测其中由第一交互式通信单元执行交互式通信的第一时段、交互式通信伙伴信息、和作为交互式通信的内容的交互式通信内容数据；存储控制单元，将由第一检测单元检测到的交互式通信内容数据存储为第三存储单元中的用途数据；第一指定单元，指定用于指定交互式通信内容数据的交互式通信内容数据指定信息；第一存储单元，对第一时段、由第一检测单元检测到的交互式通信伙伴信息以及交互式通信内容数据指定信息进行关联和存储；用途单元，使用在第三存储单元中存储的用途数据；第二检测单元，检测其中由用途单元使用用途数据的第二时段；第二指定单元，指定用于指定在第二时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；第二存储单元，将第二时段和用途数据指定信息进行关联和存储；关联赋予单元，当通过从第一时段的结束时间将预定时段加到第一时段而得到的第三时段与第二时段相交叠时，该关联赋予单元赋予关联，使得由与第二时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据和由与第一时段相关联的交互式通信内容数据指定信息指定的交互式通信内容数据相关联；提取单元，在第一检测单元进行检测时，该提取单元从第一存储单元提取相同的交互式通信伙伴信息来作为由第一检测单元检测到的交互式通信伙伴信息；以及输出控制单元，用于将交互式通信内容数据和用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备和第二外部设备中的至少一个，其中交互式通信内容数据由与通过提取单元所提取的交互式通信伙伴信息相关联的交互式通信内容数据指定信息指定，用途数据与在存储控制单元中被存储为用途数据的交互式通信内容数据被赋予了关联，并且其中当第一交互式通信单元执行交互式通信时，在第一信息处理设备可以检测到的状态下，第一外部设备包括用于提供第一时段、交互式通信伙伴信息、以及交互式通信内容数据但提供单元。
3.如权利要求1所述的信息管理系统，其中第二外部设备被连接到具有第二输出单元的第二信息处理设备，它可以通过电子通信线路以能够通信的方式与第一信息处理设备进行通信，并且其中第一信息处理设备的输出控制单元可以将用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备、第二外部设备和第二输出单元中至少一个。
4.如权利要求2所述的信息管理系统，其中第二外部设备被连接到具有第二输出单元的第二信息处理设备，它可以通过电子通信线路以能够通信的方式与第一信息处理设备进行通信，并且其中第一信息处理设备的输出控制单元可以将用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备、第二外部设备和第二输出单元中至少一个。
5.如权利要求1所述的信息管理系统，其中第一信息处理设备的输出控制单元指定用途数据、输出待选择的可访问地址信息并且输出由从地址信息中所选的地址表示的用途数据。
6.如权利要求2所述的信息管理系统，其中第一信息处理设备的输出控制单元指定用途数据、输出待选择的可访问地址信息并且输出由从地址信息中所选的地址表示的用途数据。
7.一种信息处理设备，以能够通信的方式连接到第一外部设备，并且可以访问用于存储可使用的用途数据的第三存储单元，第一外部设备包括第一交互式通信单元，用于通过电子通信线路与具有第二交互式通信单元的第二外部设备进行交互式通信伙伴信息的交互式通信和互换；以及提供单元，用于在其中当第一交互式通信单元执行交互式通信时信息处理设备可以到的状态下，提供第一时段、交互式通信伙伴信息，以及交互式通信内容数据，所述信息处理设备包括第一检测单元，用于检测其中由第一交互式通信单元执行交互式通信的第一时段、交互式通信伙伴信息、和作为交互式通信的内容的交互式通信内容数据；存储控制单元，用于将由第一检测单元检测到的交互式通信内容数据存储为第三存储单元中的用途数据；第一指定单元，指定用于指定交互式通信内容数据的交互式通信内容数据指定信息；第一存储单元，用于对第一时段、由第一检测单元检测到的交互式通信伙伴信息以及交互式通信内容数据指定信息进行关联和存储；用途单元，使用在第三存储单元中存储的用途数据；第二检测单元，用于检测其中由用途单元使用用途数据的第二时段；第二指定单元，指定用于指定在第二时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；第二存储单元，用于将第二时段和用途数据指定信息进行关联和存储；关联赋予单元，当第一时段和第二时段有相互重叠的时段时，该关联赋予单元赋予关联，使得由与第二时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据和由与第一时段相关联的交互式通信内容数据指定信息指定的交互式通信内容数据相关联；提取单元，在第一检测单元进行检测时，该提取单元从第一存储单元提取相同的交互式通信伙伴信息来作为由第一检测单元检测到的交互式通信伙伴信息；以及输出控制单元，用于将交互式通信内容数据和用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备和第二外部设备中的至少一个，其中交互式通信内容数据由与通过提取单元所提取的交互式通信伙伴信息相关联的交互式通信内容数据指定信息指定，用途数据与在存储控制单元中被存储为用途数据的交互式通信内容数据被赋予了关联。
8.一种计算机可用介质，具有计算机可读的计算机可读指令，该计算机以能够通信的方式连接到第一外部设备，并且可以访问用于存储可使用的用途数据的第三存储单元，第一外部设备包括第一交互式通信单元，用于通过电子通信线路与具有第二交互式通信单元的第二外部设备进行交互式通信伙伴信息的交互式通信和互换；以及提供单元，用于在其中当第一交互式通信单元执行交互式通信时第一信息处理设备可以检测到的状态下，提供第一时段、交互式通信伙伴信息，以及交互式通信内容数据，所述计算机可读指令使得该计算机能够执行预定操作，预定操作包括有步骤检测其中由第一交互式通信单元执行交互式通信的第一时段、交互式通信伙伴信息、和作为交互式通信的内容的交互式通信内容数据；将检测到的交互式通信内容数据存储为第三存储单元中的用途数据；指定用于指定交互式通信内容数据的交互式通信内容数据指定信息；对第一时段、由第一检测单元检测到的交互式通信伙伴信息以及交互式通信内容数据指定信息进行关联和存储；使用在第三存储单元中存储的用途数据；检测其中使用了用途数据的第二时段；指定用于指定在第二时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；将第二时段和用途数据指定信息进行关联和存储；当第一时段与第二时段具有相互重叠的时段时，赋予关联，使得由与第二时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据和由与第一时段相关联的交互式通信内容数据指定信息指定的交互式通信内容数据相关联；提取相同的交互式通信伙伴信息来作为交互式通信伙伴信息；并且将交互式通信内容数据和用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备和第二外部设备中的至少一个，其中交互式通信内容数据由提取的交互式通信伙伴信息相关联的交互式通信内容数据指定信息指定，用途数据与被存储为用途数据的交互式通信内容数据被赋予了关联。
9.一种信息处理设备，以能够通信的方式连接到第一外部设备，并且可以访问用于存储可使用的用途数据的第三存储单元，第一外部设备包括第一交互式通信单元，用于通过电子通信线路与具有第二交互式通信单元的第二外部设备进行交互式通信伙伴信息的交互式通信和互换；以及提供单元，用于在其中当第一交互式通信单元执行交互式通信时信息处理设备可以检测到的状态下，提供第一时段、交互式通信伙伴信息，以及交互式通信内容数据，所述信息处理设备包括第一检测单元，用于检测其中由第一交互式通信单元执行交互式通信的第一时段、交互式通信伙伴信息、和作为交互式通信的内容的交互式通信内容数据；存储控制单元，用于将由第一检测单元检测到的交互式通信内容数据存储为第三存储单元中的用途数据；第一指定单元，指定用于指定交互式通信内容数据的交互式通信内容数据指定信息；第一存储单元，用于对第一时段、由第一检测单元检测到的交互式通信伙伴信息以及交互式通信内容数据指定信息进行关联和存储；用途单元，使用在第三存储单元中存储的用途数据；第二检测单元，用于检测其中由用途单元使用用途数据的第二时段；第二指定单元，指定用于指定在第二时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；第二存储单元，用于将第二时段和用途数据指定信息进行关联和存储；关联赋予单元，当通过从第一时段的结束时间将预定时段加到第一时段而得到的第三时段与第二时段相交叠时，该关联赋予单元赋予关联，使得由与第二时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据和由与第一时段相关联的交互式通信内容数据指定信息指定的交互式通信内容数据相关联；提取单元，在第一检测单元进行检测时，该提取单元从第一存储单元提取相同的交互式通信伙伴信息来作为由第一检测单元检测到的交互式通信伙伴信息；以及输出控制单元，用于将交互式通信内容数据和用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备和第二外部设备中的至少一个，其中交互式通信内容数据由与通过提取单元所提取的交互式通信伙伴信息相关联的交互式通信内容数据指定信息指定，用途数据与在存储控制单元中被存储为用途数据的交互式通信内容数据被赋予了关联。
10.一种计算机可用介质，具有计算机可读的计算机可读指令，该计算机以能够通信的方式连接到第一外部设备，并且可以访问用于存储可使用的用途数据的第三存储单元，第一外部设备包括第一交互式通信单元，用于通过电子通信线路与具有第二交互式通信单元的第二外部设备进行交互式通信伙伴信息的交互式通信和互换；以及提供单元，用于在其中当第一交互式通信单元执行交互式通信时第一信息处理设备可以检测到的状态下，提供第一时段、交互式通信伙伴信息，以及交互式通信内容数据，所述计算机可读指令使得该计算机能够执行预定操作，预定操作包括有步骤检测其中由第一交互式通信单元执行交互式通信的第一时段、交互式通信伙伴信息、和作为交互式通信的内容的交互式通信内容数据；将检测到的交互式通信内容数据存储为第三存储单元中的用途数据；指定用于指定交互式通信内容数据的交互式通信内容数据指定信息；对第一时段、由第一检测单元检测到的交互式通信伙伴信息以及交互式通信内容数据指定信息进行关联和存储；使用在第三存储单元中存储的用途数据；检测其中由使用了用途数据的第二时段；指定用于指定在第二时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；将第二时段和用途数据指定信息进行关联和存储；当通过从第一时段的结束时间将预定时段加到第一时段而得到的第三时段与第二时段相交叠时，赋予关联，使得由与第二时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据和由与第一时段相关联的交互式通信内容数据指定信息指定的交互式通信内容数据相关联；提取相同的交互式通信伙伴信息来作为交互式通信伙伴信息；并且将交互式通信内容数据和用途数据输出到第一输出单元、第一外部设备和第二外部设备中的至少一个，其中交互式通信内容数据由提取的交互式通信伙伴信息相关联的交互式通信内容数据指定信息指定，用途数据与被存储为用途数据的交互式通信内容数据被赋予了关联。
全文摘要
当其中由第一交互通信单元执行通信的第一时段与其中使用了用途数据的第二时段具有相互重叠的时段时，用途数据通过关联赋予单元与作为在第一时段中被交互传递的内容的交互通信内容数据发生关联。当由第一交互通信单元执行交互式通信时，使用有关交互式通信的交互通信伙伴的信息作为搜索条件来搜索出之前的交互通信内容数据，从而输出交互通信内容数据和通过关联赋予单元与交互通信内容数据发生了关联的用途数据。
文档编号G06F17/30GK1940900SQ20061015438
公开日2007年4月4日 申请日期2006年9月25日 优先权日2005年9月30日
发明者柳哲, 室井一成, 青木一磨 申请人:兄弟工业株式会社