一种应用于专利信息管理的无纸化办公系统的制作方法

本发明涉及信息管理技术领域，尤其涉及一种应用于专利信息管理的无纸化办公系统。

背景技术：

随着业务量的增加，代理所中由于代理业务的杂乱，专利申请数量的增加，导致了专利管理工作的费时费力。

专利代理所中任务最重的两块便是专利申请的撰写和专利文件的答复。目前，很多专利代理所中由于专利文件的不好分类，故而，所有专利文件由专人统一答复，或者由专人分配到撰写人答复。前者，专利文件答复人受限于专业方向，很难保证对不同领域的技术方案的理解深度和广度，故而，很难保证专利文件答复的准确性；后者，分配人必须逐一查看专利文件，再检索撰写人，工作量大，不利于人力的合理分配。

技术实现要素：

基于背景技术存在的技术问题，本发明提出了一种应用于专利信息管理的无纸化办公系统。

本发明提出的一种应用于专利信息管理的无纸化办公系统，包括：

答复架构模块，其内部预存专利文件答复人员形成的组织架构，组织架构中将在职的答复人员根据工作方向划分为多个答复小组；

专利文件统计模块，其内设统计表，统计表中包含多张工作表，每张工作表对应一个答复小组，每张工作表中包括：已下发专利文件的专利申请号；每一次专利文件的发文序号、答复人以及答复时间；

专利文件接收模块，周期性检索电子申请客户端，接收官方下发的专利文件通知书；

专利文件归类模块，其连接专利文件接收模块，获取专利文件通知书，判断专利文件是否为第一次专利文件，并联网检索专利文件通知书对应的专利申请，获取专利申请对应的分类号；

答复分配模块，其分别连接专利文件归类模块、专利文件统计模块和企业架构模块；答复分配模块用于根据专利文件归类模块的判断和检索结果，在企业架构模块中选择答复人，并用于将专利文件分配给答复人；专利文件统计模块用于根据答复分配模块的分配结果更新工作表；

专利文件提交模块，其连接专利文件统计模块；专利文件提交模块获取各专利文件的答复文件，并将答复时间统计到对应的工作表中。

优选地，当专利文件不是第一次，答复分配模块根据分类号判断该专利申请对应的工作表，并在工作表中获取该专利申请前几次专利文件答复人，然后结合答复架构模块中的组织架构，确定在职的最近一次专利文件答复人作为分配对象；如果该专利申请的前几次专利文件答复人均部存在与组织架构中，则根据分类号将专利文件分配给对应的答复小组中的任意成员。

优选地，答复分配模块中预设有分配模型，分配模型包括各答复小组以及答复小组对应的专利分类号。

优选地，分配模型中包括多个集合，每一个集合包括一个答复小组以及该答复小组对应的专利分类号。

优选地，当专利文件为第一次，答复分配模块根据分类号将专利文件分配给对应的答复小组中的任意成员，并将分配结果统计到对应的工作表中；

当专利文件不是第一次，答复分配模块根据分类号判断该专利申请对应的工作表，并在工作表中检索该专利申请之前的专利文件答复人，然后结合答复架构模块中的组织架构分配该专利文件，并将分配结果统计到对应的工作表中。

本发明中，根据专利分类号，将专利申请的专利文件答复工作分配到对应的答复小组中，可保证答复人对该专利申请所述技术领域的熟悉和专攻，从而提高专利文件答复的效率和质量，并且可通过答复专利文件提高答复人的专业技能，一举两得。另外，针对已经答复过的专利申请，尽可能将专利文件分配给同一个答复人答复，保证了答复人对该专利申请的熟悉，有利于提高答复质量与效率。

附图说明

图1为本发明提出的一种应用于专利信息管理的无纸化办公系统结构图。

具体实施方式

参照图1，本发明提出的一种应用于专利信息管理的无纸化办公系统，包括：答复架构模块、专利文件统计模块、专利文件接收模块、专利文件归类模块、答复分配模块和专利文件提交模块。

答复架构模块，其内部预存专利文件答复人员形成的组织架构，组织架构中将在职的答复人员根据工作方向划分为多个答复小组。具体的，根据工作方向划分为多个答复小组，指的是，不同答复小组负责不同类别的专利申请的专利文件答复工作，专利申请的类别可根据专利分类号确定。具体的，本实施方式中，每一个答复小组可负责多个专利分类号对应的专利申请的答复工作，但是任意两个答复小组负责的专利分类号不同。

专利文件统计模块，其内设统计表，统计表中包含多张工作表，每张工作表对应一个答复小组；每张工作表中包括：已下发专利文件的专利申请号；每一次专利文件的发文序号、答复人以及答复时间。本实施方式中，将多张工作表统一到统计表中，方便了统计结果的存储，而，根据答复小组对工作表进行划分，方便了答复结果的统计，便于统计结果的查看。

专利文件接收模块，周期性检索电子申请客户端，接收官方下发的专利文件通知书。本实施方式中，通过专利文件接收模块自动智能的接收官方下发的专利文件，为专利文件的及时获取与分配奠定了基础。

专利文件归类模块，其连接专利文件接收模块，获取专利文件通知书，判断专利文件是否为第一次专利文件，并联网检索专利文件通知书对应的专利申请，获取专利申请对应的分类号。分类号的获取，为专利文件分配到对应的答复小组奠定了基础。本实施方式中，可从获得的专利文件提取专利申请号，然后联网对专利申请号进行检索，获得专利申请对应的分类号。通过检索专利申请号，有利于保证检索结果的精确。

答复分配模块，其分别连接专利文件归类模块、专利文件统计模块和企业架构模块。答复分配模块用于根据专利文件归类模块的判断和检索结果，在企业架构模块中选择答复人，并用于将专利文件分配给答复人；专利文件统计模块用于根据答复分配模块的分配结果更新工作表。

具体的，当专利文件为第一次，答复分配模块根据分类号将专利文件分配给对应的答复小组中的任意成员，并将分配结果统计到对应的工作表中。

当专利文件不是第一次，答复分配模块根据分类号判断该专利申请对应的工作表，并在工作表中检索该专利申请之前的专利文件答复人，然后结合答复架构模块中的组织架构分配该专利文件，并将分配结果统计到对应的工作表中。具体的，当专利文件不是第一次，答复分配模块根据分类号判断该专利申请对应的工作表，并在工作表中获取该专利申请前几次专利文件答复人，然后结合答复架构模块中的组织架构，确定在职的最近一次专利文件答复人作为分配对象。如果该专利申请的前几次专利文件答复人均不存在与组织架构中，则根据分类号将专利文件分配给对应的答复小组中的任意成员。

如此，本实施方式中，根据专利分类号，将专利申请的专利文件答复工作分配到对应的答复小组中，可保证答复人对该专利申请所述技术领域的熟悉和专攻，从而提高专利文件答复的效率和质量，并且可通过答复专利文件提高答复人的专业技能，一举两得。另外，针对已经答复过的专利申请，尽可能将专利文件分配给同一个答复人答复，保证了答复人对该专利申请的熟悉，有利于提高答复质量与效率。

本实施方式中，答复分配模块中预设有分配模型，分配模型包括各答复小组以及答复小组对应的专利分类号，以便根据分类号快速分配专利文件。具体的，分配模型中包括多个集合，每一个集合包括一个答复小组以及该答复小组对应的专利分类号。

专利文件提交模块，其连接专利文件统计模块。专利文件提交模块获取各专利文件的答复文件，并将答复时间统计到对应的工作表中，以保证对专利文件答复情况的实时统计，保证专利文件管理效率。

本申请中，分类号与专利分类号为同一名称，且均指专利申请的主分类号。

以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，根据本发明的技术方案及其发明构思加以等同替换或改变，都应涵盖在本发明的保护范围之内。