一种差额冲账红冲处理方法和系统与流程

本发明涉及企业对外的收支开票结算领域，具体所涉及的一种差额冲账红冲处理方法和系统。

背景技术：

商品进销一致，一直是税务局的规范化要求之一，实际进货是电器，报税是食品的行为，明显有偷税漏税嫌疑，以前国地税数据未集中，是很难对企业的进销一致进行监管的。目前我国推行金税三期工程，通过比对收入、成本、利润、库存、资产资本、国地税数据、往期税收数据等来判定出企业应纳税额的异常。有效的统一国、地税核心征管应用系统版本，实现业务操作和执法标准统一规范，促进税务部门管理职能变革；实现全国数据大集中，利用及时全面准确的数据信息，提高决策的科学化水平和税收征管水平，有效降低税收成本。

在供应和销售行业，目前销售商常用的红冲方法是用当期任一单品入库金额与退货金额进行对冲，以减少当期结算金额。具体操作过程如图1所示，输入：本期验收入库商品和截止当前所有未冲减退货商品；1.入库总额冲减退货总额（任一单品对冲）；2.未能冲减的退货/折让商品手工挂账；3.后期将未能冲减的退货商品手工冲抵；4.将冲减后的往来单据生成结算单；该方法虽能达到红冲的效果，但该手工冲销相对粗放，可能导致商品进销不一致，企业的开票不规范性，不符合法规规定的报账规则，容易产生报税失误。

技术实现要素：

为此，本发明所要解决的技术问题在于手工冲销效率低下，错误率高，同时容易导致商品进销不一致，开票不符合法规规定的报账规则，容易产生报税失误。

为解决上述技术问题，本发明的所采用的技术方案：

技术方案一：

一种差额冲账红冲处理方法，包括以下步骤：

s1:接收结算申请指令，调用数据抽取工具从企业管理信息系统中自动获取已经识别并转化为数据化的往来单据，所述往来单据包括验收入库单，退货单，折扣单，账扣费用。

s2:自动合并验收本期入库单和仍未处理的退货单数据，将入库单金额减去退货单金额生成差额，判断差额的金额是否小于零，当差额金额等于零时，进入步骤s3，否则进入步骤s5。

s3：比较s2步骤获得的差额金额与每一张退货单数值大小，当存在退货单金额大于所述差额，则对所有大于所述差额的退货单根据数值大小进行自动排序，清除其中最小金额的退货单并重新计算差额；当所有退货单金额小于或等于差额，则清除全部退货单并重新计算差额，汇总所有被清除的退货单输入至步骤s4中，然后进入步骤s5。

s4:获取所有被清除的退货单，合并生成红字待开明细，根据预设的开票规则对所述红字待开明细进行处理，生成电子化的红字预制发票，标记状态为未冲减，存储所述红字待开明细和红字预制发票。

s5:当所述差额大于零时，计算差额同往期未冲减红字待开明细的差额，当正字金额大于红字金额，即差额大于红字待开明细金额，则将正字金额与红字金额冲减合并，生成正字待开明细，并标记被冲减的红字待开明细状态为已冲减，当正字金额小于红字金额时，直接生成正字待开明细。

s6:根据预设的开票规则，对s5步骤获得的正字待开明细进行处理，生成电子化的正字预制发票，并可根据实际需要发送开票指令通知打印正字纸质发票。

数据抽取工具根据设定的周期定时从企业管理信息系统抽取销售与供应之间的所有往来单据。

技术方案二：

一种差额冲账红冲处理方法，包括以下步骤：

s1:接收结算申请指令，数据抽取工具从企业管理信息系统中识别并自动获取往来单据，所述往来单据包括验收入库单、退货单、折扣单和账扣费用等。

s2:自动合并验收入库单和仍未处理的退货单数据，将入库单金额减去退货单金额生成差额，判断差额是否小于零，当差额小于零时，进入步骤s3，否则进入步骤s5。

s3：判断s2步骤获得的差额金额与每一张仍未处理的张退货单数值大小，当存在退货单金额大于差额，则对所有大于差额的退货单根据数值大小进行自动排序，清除其中最小金额的退货单并重新计算差额；当所有退货单金额小于或等于差额，则清除全部退货单并重新计算差额，汇总所有被清除的退货单输入至步骤s4中，然后进入步骤s5。

s4:获取所有被清除的退货单，合并生成红字待开明细，根据预设的开票规则对所述红字待开明细进行处理，生成电子化的红字预制发票，标记状态为未冲减，存储所述红字待开明细和红字预制发票。

s5:当所述差额大于零时，计算差额同往期未冲减红字待开明细的差额，当正字金额大于红字金额，即差额大于红字待开明细金额，则将正字金额与红字金额冲减合并，生成正字待开明细，并标记被冲减的红字待开明细状态为已冲减，当正字金额小于红字金额时，直接生成正字待开明细。

s6:根据预设的开票规则，对s5步骤获得的正字待开明细进行处理，生成电子化的正字预制发票，并可根据实际需要发送开票指令通知打印正字发票。

s2步骤中，系统识别折扣单的折扣比例数值，对初始差额按折扣比例进行运算获得实际的差额。

s5步骤中，系统识别账扣费用单据的账扣费用数值，按商品种类金额比例将账扣费用分摊加成至正字代开明细中。

所述的一种差额冲账红冲处理方法，还包括步骤s7，根据设定的周期定时自动查询未冲抵的红字预制发票数量，当数量大于预设的阈值时，发出报警提示信号。

所述的一种差额冲账红冲处理方法，还包括步骤s8，发起红字结算申请请求指令，系统接收到红字结算申请请求指令，调取状态为未冲减的红字待开明细和红字预制发票，发送开票指令通知发票打印机，打印红字发票，同时将红字待开明细和红字预制发票标记为已冲减。

技术方案三：

一种差额冲账红冲处理系统，包括处理器，适于实现各指令；数据抽取工具，识别并抽取往来单据；输入端口，接收外部系统数据；发票打印单元，打印发票单据；以及存储设备，适于存储多条指令和数据，所述指令适于由处理器加载并执行：

接收结算申请指令，数据抽取工具从企业管理信息系统中识别并自动获取往来单据，所述往来单据包括验收入库单，退货单，折扣单，账扣费用等。

自动合并验收本期入库单和仍未处理的退货单数据，将入库单金额减去退货单金额生成差额，判断差额是否小于零，当差额小于零时，进行红字计算并清除退货单，否则进入正字计算。

比较所获得的差额金额与每一张仍未处理的退货单数值大小，当存在退货单金额大于差额，则对所有大于差额的退货单根据数值大小进行自动排序，清除其中最小金额的退货单并重新计算差额；当所有退货单金额小于或等于差额，则清除全部退货单并重新计算差额，汇总所有被清除的退货单，然后进行正字计算。

获取所有被清除的退货单，合并生成红字待开明细，根据预设的开票规则对所述红字待开明细进行处理，生成电子化的红字预制发票，标记状态为未冲减，存储所述红字待开明细和红字预制发票。

当所述差额大于零时，计算差额同往期未冲减红字待开明细的差额，当正字金额大于红字金额，即差额大于红字待开明细金额，则将正字金额与红字金额冲减合并，生成正字待开明细，并标记被冲减的红字待开明细状态为已冲减，当正字金额小于红字金额时，直接生成正字待开明细。

根据预设的开票规则，对正字待开明细进行处理，生成电子化的正字预制发票，并可根据实际需要发送开票指令通知打印正字发票。

输入端口直接对接开票单位的企业管理信息系统和结算与财务系统。

系统预设不同开票单位的开票规则，当输入端的开票单位改变时，系统根据不同开票单位的企业管理信息系统输出的端口数据自动选择对应的开票规则。

本发明的上述技术方案相比现有技术，具有以下优点:

1.本发明所述的一种差额冲账红冲处理方法和系统通过系统自动计算，保证商品的采购与销售一致，在开票申请时，当期超额退货部分生成电子化的红字预制发票，由下期相同类别的商品验收入库优先冲减，在基于商品流、发票流、资金流等三流一致的基础上，逐层减少大额退货单，帮助销售商减少供应商沉积的结算金额，同时提高开票效率。

2.本发明所述的一种差额冲账红冲处理方法和系统定时抽取往来单据，保证数据的及时性，定时查询并打印未冲抵红字预制发票，取代手工挂账，减少人工干预，保障供应商的资金流与商品流对应。

3.本发明所述的一种差额冲账红冲处理方法和系统直接对接企业管理信息系统和财务系统，实现数据互通，预设不同开票规则，根据供应商不同，自动选择开票规则。

附图说明

为了使本发明的内容更容易被清楚的理解，下面根据本发明的具体实施例并结合附图，对本发明作进一步详细的说明，其中，

图1为现有技术的一种红冲处理方法流程图；

图2为本发明的一种差额冲账红冲处理处理方法流程图；

图3为本发明的一种差额冲账红冲处理方法的一个实施例演示图；

图4为本发明的一种差额冲账红冲处理方法的一个实施例的往来单据表格；

图5为本发明的一种差额冲账红冲处理方法的一个实施例的6月洗发水结算单；

图6为本发明的一种差额冲账红冲处理方法的一个实施例的6月牛奶结算单；

图7为本发明的一种差额冲账红冲处理方法的一个实施例的7月洗发水结算单。

具体实施方式

实施例1

如图2所示，一种差额冲账红冲处理方法，包括以下步骤：

s1:接收结算申请指令，可以是被采购对象的供应商的业务人员在供应商与销售商通信联接的系统软件中发起，也可以是销售商的相关人员在销售商自身系统软件中发起，调用数据抽取工具从企业管理信息系统中自动获取已经识别并转化为数据化的往来单据，所述往来单据包括验收入库单，退货单，折扣单，账扣费用。

s2:自动合并验收本期入库单和仍未处理的退货单数据，将入库单金额减去退货单金额生成差额，判断差额的金额是否小于零，当差额金额等于零时，进入步骤s3，否则进入步骤s5。

s3：比较s2步骤获得的差额金额与每一张退货单数值大小，当存在退货单金额大于所述差额，则对所有大于所述差额的退货单根据数值大小进行自动排序，清除其中最小金额的退货单并重新计算差额；当所有退货单金额小于或等于差额，则清除全部退货单并重新计算差额，汇总所有被清除的退货单输入至步骤s4中，然后进入步骤s5。

s4:获取所有被清除的退货单，合并生成红字待开明细，根据预设的开票规则对所述红字待开明细进行处理，生成电子化的红字预制发票，标记状态为未冲减，存储所述红字待开明细和红字预制发票。

开票规则，包括：

1、一票一率或一票多率；（率是指税率）；

2、每张发票的限额；

3、每张发票的明细条数不超过8行；

比如：销售商设的开票规则是一票一率，限额3000，假设本次的待开明细合并后，有10%、16%的税率，系统会优先按税率拆分，拆分后10%税率的金额有4000，16%税率的金额有8000，

则最终会拆成5张票，

10%的税率2张，金额分别是3000，1000；16%的税率3张，金额分别是3000，3000，2000。

s5:当所述差额大于零时，计算差额同往期未冲减红字待开明细的差额，当正字金额大于红字金额，即差额大于红字待开明细金额，则将正字金额与红字金额冲减合并，生成正字待开明细，并标记被冲减的红字待开明细状态为已冲减，当正字金额小于红字金额时，直接生成正字待开明细。

正字金额，是指本期商品货款金额（正数），红字金额，是指往期未冲减的红字待开明细金额（负数）。

在财务领域，正字，也叫蓝字，泛指正数票据，如，入库相关单据；红字，泛指负数票据，如出库相关单据；红冲，即冲抵出库款项。

s6:根据预设的开票规则，对s5步骤获得的正字待开明细进行处理，生成电子化的正字预制发票，并可根据实际需要发送开票指令通知打印正字纸质发票。

数据抽取工具根据设定的周期定时从企业管理信息系统（可以是erp系统，也可以是其他运营管理系统）抽取销售与采购之间的所述往来单据。

本发明所述的一种差额冲账红冲处理方法通过系统自动计算，保证商品的采购与销售一致，在开票申请时，当期超额退货部分生成电子化的红字预制发票，由下期相同类别的商品验收入库优先冲减，在基于商品流、发票流、资金流等三流一致的基础上，逐层减少大额退货单，帮助销售商减少供应商沉积的结算金额，同时提高开票效率。定时抽取往来单据，保证数据的及时性，定时查询并打印未冲抵红字预制发票，取代手工挂账，减少人工干预，保障供应商的资金流与商品流对应。

实施例2

一种差额冲账红冲处理方法，包括以下步骤：

s1:接收结算申请指令，可以是被采购对象的供应商的业务人员在供应商与销售商通信联接的系统软件中发起，也可以是销售商的相关人员在销售商自身系统软件中发起，数据抽取工具从企业管理信息系统中识别并自动获取往来单据，所述往来单据包括验收入库单、退货单、折扣单和账扣费用等。

s2:自动合并验收入库单和仍未处理的退货单数据，将入库单金额减去退货单金额生成差额，判断差额是否小于零，当差额小于零时，进入步骤s3，否则进入步骤s5。

s3：判断s2步骤获得的差额金额与每一张仍未处理的张退货单数值大小，当存在退货单金额大于差额，则对所有大于差额的退货单根据数值大小进行自动排序，清除其中最小金额的退货单并重新计算差额；当所有退货单金额小于或等于差额，则清除全部退货单并重新计算差额，汇总所有被清除的退货单输入至步骤s4中，然后进入步骤s5。

s4:获取所有被清除的退货单，合并生成红字待开明细，根据预设的开票规则对所述红字待开明细进行处理，生成电子化的红字预制发票，标记状态为未冲减，存储所述红字待开明细和红字预制发票。

s5:当所述差额大于零时，计算差额同往期未冲减红字待开明细的差额，当正字金额大于红字金额，即差额大于红字待开明细金额，则将正字金额与红字金额冲减合并，生成正字待开明细，并标记被冲减的红字待开明细状态为已冲减，当正字金额小于红字金额时，直接生成正字待开明细。

s6:根据预设的开票规则，对s5步骤获得的正字待开明细进行处理，生成电子化的正字预制发票，并可根据实际需要发送开票指令通知打印正字发票。

s2步骤中，系统识别折扣单的折扣比例数值，对初始差额按折扣比例进行运算获得实际的差额。

s5步骤中，系统识别账扣费用单据的账扣费用数值，按商品种类金额比例将账扣费用分摊加成至正字代开明细中。

所述的一种差额冲账红冲处理方法，还包括步骤s7，根据设定的周期定时自动查询未冲抵的红字预制发票数量，当数量大于预设的阈值时，发出报警提示信号。

所述的一种差额冲账红冲处理方法，还包括步骤s8，发起红字结算申请请求指令（可以是被采购对象的供应商，也可是销售商本身），系统接收到红字结算申请请求指令，调取状态为未冲减的红字待开明细和红字预制发票，发送开票指令通知发票打印机，打印红字发票，同时将红字待开明细和红字预制发票标记为已冲减。

本发明所述的一种差额冲账红冲处理方法通过系统自动计算，保证商品的采购与销售一致，在开票申请时，当期超额退货部分生成电子化的红字预制发票，由下期相同类别的商品验收入库优先冲减，在基于商品流、发票流、资金流等三流一致的基础上，逐层减少大额退货单，帮助销售商减少供应商沉积的结算金额，同时提高开票效率。定时抽取往来单据，保证数据的及时性，定时查询并打印未冲抵红字预制发票，取代手工挂账，减少人工干预，保障供应商的资金流与商品流对应。

实施例3

一种差额冲账红冲处理方法，通过数据抽取工具定时从销售商erp系统抽取销售与采购之间的往来单据（包含验收入库单、退货单等）被采购对象的供应商的业务人员登录系统，发起结算申请，系统自动将结算期间内的验收入库、退货单汇总，生成结算申请单；供应商财务人员登录系统，发起开票申请，系统自动将本期验收入库不能完全覆盖退货/折让的商品清除出去生成红字待开明细，供下期正字待开明细冲减；系统根据商品明细的金额比例，自动将账扣费用分摊至商品明细中；系统根据销售与采购品名关系，自动按供应商的开票名称合并汇总商品明细，并冲减往期红字待开明细。

数据流转：

a.往来单据->结算申请单->正字待开明细->正字预制发票；

b.往来单据->结算申请单->红字待开明细->红字待开发票；

输入：验收入库、退货单和账扣费用等（包括历史退单），

步骤：

1).判断结算单差额是否存在小于零。

2).若存在差额小于零且存在退货金额大于应收应付差额，则清除最小的退货金额的退货单。

3).若存在差额小于零且单张退货金额小于应收应付差额，则循环清除退货单，直至不存在应收应付差额。

4).将步骤2、3清除出来的退货单生成红字待开明细。

5).根据销售商的开票规则，将步骤4的红字待开明细合并拆分生成电子化的红字预制发票。

6).若不存在差额小于零的结算单进行账扣费用分摊。

7).根据销售与采购品名对应关系，将步骤6账扣费用分摊后的结算单按采购的商品名（开票名称）合并商品明细。

8).检查商品货款金额同往期未冲减的红字待开明细金额的差异。

9).若步骤8的正字金额大于红字金额，则冲减往期红字待开明细。

10）.若步骤8的正字金额小于红字金额，则直接将步骤7的商品明细合并结果生成正字待开明细。

11）.根据开票规则，将步骤10的正字待开明细合并拆分生成电子化的正字预制发票。

12）.根据步骤11的正字预制发票进行一键开票并打印；如图5所示，是本发明一个优选的结构框图。

实施例4

一种差额冲账红冲处理系统，包括处理器，适于实现各指令；数据抽取工具，识别并抽取往来单据；输入端口，接收外部系统数据；发票打印单元，打印发票单据；以及存储设备，适于存储多条指令和数据，所述指令适于由处理器加载并执行：

接收结算申请指令，数据抽取工具从企业管理信息系统中识别并自动获取往来单据，所述往来单据包括验收入库单，退货单，折扣单，账扣费用等。

自动合并验收本期入库单和仍未处理的退货单数据，将入库单金额减去退货单金额生成差额，判断差额是否小于零，当差额小于零时，进行红字计算并清除退货单，否则进入正字计算。

比较所获得的差额金额与每一张仍未处理的退货单数值大小，当存在退货单金额大于差额，则对所有大于差额的退货单根据数值大小进行自动排序，清除其中最小金额的退货单并重新计算差额；当所有退货单金额小于或等于差额，则清除全部退货单并重新计算差额，汇总所有被清除的退货单，然后进行正字计算。

获取所有被清除的退货单，合并生成红字待开明细，根据预设的开票规则对所述红字待开明细进行处理，生成电子化的红字预制发票，标记状态为未冲减，存储所述红字待开明细和红字预制发票。

当所述差额大于零时，计算差额同往期未冲减红字待开明细的差额，当正字金额大于红字金额，即差额大于红字待开明细金额，则将正字金额与红字金额冲减合并，生成正字待开明细，并标记被冲减的红字待开明细状态为已冲减，当正字金额小于红字金额时，直接生成正字待开明细。

根据预设的开票规则，对正字待开明细进行处理，生成电子化的正字预制发票，并可根据实际需要发送开票指令通知打印正字发票。

输入端口直接对接开票单位的企业管理信息系统和被采购对象的供应商的结算与财务系统。

系统预设不同销售商的开票规则，当输入端销售商改变时，系统根据销售商企业管理信息系统输出的端口数据自动选择对应的销售商开票规则。

实施例5

如图3所示，输入：本期验收入库单和所有未冲减的退货单，

1).被采购对象的供应商的业务人员发起结算申请。

2).汇总应收应付金额，生成结算申请单。

3).供应商财务人员发起开票申请。

4).清除未能完全冲减的退货单。

5).若存在被清除的退货单，则将其生成红字待开明细。

6).根据开票规则将红字待开明细拆分合并生成电子化的红字预制发票。

7).若3个月内未冲红，则开具红票来冲抵。

8).将未能完全冲减的退货单清除后的结算单商品明细进行费用分摊并按开票名称做合并。

9).冲减往期红字待开单据（正字待开能完全覆盖红字待开的部分）。

10).将冲减完后的结算商品明细生成正字待开单据。

11).根据开票规则将正字待开单据拆分合并生成电子化的正字预制发票。

12).根据正字预制发票生成正字发票。

13).销售商验收入库单、退货单更新开票状态。

在本实施例中，

一.获取往来单据，如图4所示。

二.生成电子化的红字预制发票：

1、结算期，6月份，

a.商品：洗发水，如图5所示：

汇总金额=1000-100-700-400=-200，系统自动发现有2单退货单（bc002、bc003）大于上述汇总差额-200，则将大于差额的2单退货单排序，并清除最小的退货单-400。

b.商品：牛奶，如图6所示：

汇总金额=10-20-30=-40，系统自动发现2张退货单全小于上述汇总差额-40，则依序清除退货单，直至差额大于0。

2.结算期，7月份，

商品：洗发水，如图7所示：

汇总金额=2000-500=1500，系统在计算正字待开时，会将本期的结算（入库-退货）-往期红字待开=1500-400=1100；

假设还有2张往期红字待开，分别是-500，-800；

则，往期红字待开（-500），将被继续冲减，1100-500=600；

往期红字待开（-800），因当前正字待开为600，不足完全覆盖往期红字待开-800，该红字待开将略过，留做下期冲抵。

再次假设连续3期，都没有正字待开能完全覆盖上述红字待开-800，则销售商会要求供应商申请线下开红字发票，来冲抵。

通过系统自动计算，保证商品进销一致，在开票申请时，当期超额退货部分生成电子化的红字预制发票，由下期相同的商品验收入库优先冲减在基于商品流、发票流、资金流等三流一致的基础上，帮助销售商减少供应商结算金额，同时提高销售商的开票金额。

系统定时抽取往来单据，保证数据的及时性，定时查询并打印未冲抵红字预制发票，相比于手工挂账，减少人工干预，保障销售商的资金流与商品流对应。

系统直接对接企业管理信息和财务系统，实现数据互通，预设不同开票规则，根据销售商不同，自动选择开票规则。

显然，上述实施例仅仅是为清楚地说明所作的举例，而并非对实施方式的限定。对于所属领域的普通技术人员来说，在上述说明的基础上还可以做出其它不同形式的变化或变动。这里无需也无法对所有的实施方式予以穷举。而由此所引伸出的显而易见的变化或变动仍处于本发明创造的保护范围之中。