一种档案借阅归还整理系统及方法与流程

本发明涉及档案系统，特别是涉及一种档案借阅归还整理系统及方法。

背景技术：

目前，企事业单位的档案越来越多，不仅需要占用大量的存储空间，而且由于缺乏管理档案的专业人员，导致档案管理的其它各项成本成倍增加，这给企事业单位带来严重的经济负担。档案的管理不仅是对档案的保存，而且还需要对档案的借阅和归还进行相应的管理；为此，很多企事业单位开始将档案委托专业档案管理企业进行管理。随着业务量的增加，档案管理企业管理的档案数量逐年增加。但目前档案管理企业的管理工作主要依靠人工处理，没有形成信息化管理，不仅管理成本高，而且档案管理过程中容易出现纰漏，甚至造成不可挽回的损失。

技术实现要素：

为了克服现有技术的不足，本发明提供一种档案借阅归还整理系统及方法，能解决档案管理过程中存在的档案管理效率不高，安全性低，借阅归还管理不及时等缺陷。

为解决上述技术问题，本发明提供如下技术方案：一种档案借阅归还整理系统，包括管理终端和档案密集架，所述管理终端设置有借阅信息录入模块、借阅信息存储模块、借阅信息处理模块、借阅信息显示模块、借阅计时模块、报警模块、档案信息控制模块、档案归还模块和借阅权限发放模块；所述借阅信息录入模块发送数据于借阅信息处理模块，所述借阅信息处理模块发送数据于借阅信息存储模块、借阅信息显示模块、借阅计时模块、报警模块、档案信息控制模块、档案归还模块和借阅权限发放模块；所述借阅信息存储模块通过借阅信息录入模块和借阅信息处理模块建立有借阅人数据库和借阅档案数据库，所述借阅计时模块通过借阅档案数据库和借阅信息处理模块信号传输于报警模块，所述报警模块由超时报警模块和违规报警模块组成；所述档案归还模块通过借阅信息处理模块建立档案归还数据库；所述档案密集架上设置有rfid电子标签阅读器、电子锁和身份识别器，所述rfid电子标签阅读器内置rfid信号处理器，所述档案密集架上的档案柜贴有档案rfid电子标签；所述档案rfid电子标签通过rfid电子标签阅读器信号传输于rfid信号处理器，所述rfid信号处理器通过借阅信息处理模块信号传输借阅权限发放模块，且所述借阅权限发放模块信号连接电子锁。

一种档案借阅归还整理的方法，所述方法包括下述步骤：

步骤1：档案管理者将借阅人的借阅信息通过借阅信息录入模块进行借阅信息录入；所述借阅信息包括借阅人信息和借阅档案信息；所述借阅人信息包括账号、姓名、性别和指纹；所述借阅档案信息包括档案著录编号、档案文件编号和档案批次编号；

步骤2：借阅信息录入模块将借阅信息数据传输至借阅信息存储模块，并建立借阅人数据库和借阅档案数据库；所述借阅人数据库存储借阅人的姓名、性别和账号，所述借阅档案数据库存储存储档案著录信息、借阅时间和归还时间的数据；

步骤3：借阅信息处理模块将借阅信息传输至借阅信息显示模块和借阅权限发放模块；用于显示借阅信息、生成借阅指令a和查询指令；

步骤4：借阅权限发放模块将借阅指令a和查询指令传输至rfid电子标签阅读器，查询指令控制rfid电子标签阅读器对档案柜上的档案rfid电子标签进行射频读写，并将其传输至rfid信号处理器；

步骤5：rfid信号处理器将检测到的rfid电子标签进行数据转换形成借阅指令b并传输至借阅信息处理模块；

步骤6：借阅信息处理模块将借阅指令a和借阅指令b进行数据比对；

步骤7：借阅指令a和借阅指令b一致，借阅权限发放模块控制电子锁打开，完成档案借阅；

步骤8：比对不一致，查询指令继续查询，直至完成步骤7；

步骤9：档案归还时，身份识别器识别归还者身份，将形成归还信息，并将归还信息传输至借阅人数据库，借阅人数据库和借阅档案数据库将借阅信息对应，从而归还信息和借阅档案数据对应。

步骤10：当归还信息和借阅档案数据对应，借阅信息处理模块在通过借阅权限发放模块控制电子锁开启，完成档案归还；如不一致，继续进行数据对应。

作为本发明的一种优选技术方案，所述借阅信息录入模块为键盘或触控屏；所述借阅信息存储模块为内置于管理终端的存储器或硬盘；所述借阅信息处理模块为中央处理器；所述借阅信息显示模块为显示屏或触控屏，所述借阅计时模块为定时器；所述超时报警模块和违规报警包块为蜂鸣器或语音播报器；所述档案信息控制模块、档案归还模块和借阅权限发放模块单片机控制器；

作为本发明的一种优选技术方案，所述管理管理终端为计算机或pc或智能设备。

作为本发明的一种优选技术方案，所述身份识别器为指纹识别器或掌纹识别器。

与现有技术相比，本发明能达到的有益效果是：

1、本发明采用档案管理方法，可以对档案进行存储、更新、借阅和信息查询，解决了现有技术中，档案管理需要耗费大量人力的问题，降低了人力成本；

2、本发明在进行档案盒存储的同时，还建立了借阅人信息电子数据库和借阅档案电子数据库，并将借阅人和借阅档案进行了电子匹配，更便于操作和管理。

3、本发明通过rfid电子标签阅读器,能够实现各个档案的查找与定位，结合管理终端，可迅速完成档案的入库、借阅、归还等操作，能够有效实现档案的智能管理，提高档案的查询、整理效率；

4、本发明通过报警模块、电子锁和身份识别器，防止为正常借阅并向管理者提供超时借阅警报，极大地提高档案管理的安全性。

附图说明

图1是本发明连接原理图；

图2是本发明所述管理终端和档案密集架的双向连接示意图；

图3是本发明所述rfid电子标签阅读器连接原理图；

其中：1、管理终端；2、档案密集架；11、借阅信息录入模块；12、借阅信息存储模块；13、借阅信息处理模块；14、借阅信息显示模块；15、借阅计时模块；16、报警模块；17、档案信息控制模块；18、档案归还模块；19、借阅权限发放模块；21、档案rfid电子标签；22、rfid电子标签阅读器；23、rfid信号处理器；24、电子锁；25、身份识别器；121、借阅人数据库；122、借阅档案数据库；161、超时报警模块；162、违规报警模块；181、档案归还数据库。

具体实施方式

以下结合附图对本发明的优选实施例进行说明，应当理解，此处所描述的优选实施例仅用于说明和解释本发明，并不用于限定本发明。

请参照图1-3所示，一种档案借阅归还整理系统，包括管理终端1和档案密集架2，管理终端1设置有借阅信息录入模块11、借阅信息存储模块12、借阅信息处理模块13、借阅信息显示模块14、借阅计时模块15、报警模块16、档案信息控制模块17、档案归还模块18和借阅权限发放模块19；借阅信息录入模块11发送数据于借阅信息处理模块13，将借阅信息进行相应的数据处理，借阅信息处理模块13发送数据于借阅信息存储模块12、借阅信息显示模块14、借阅计时模块15、报警模块16、档案信息控制模块17、档案归还模块18和借阅权限发放模块19，通过借阅信息处理模块13分别进行相应的借阅信息数据库建立存储，借阅信息显示，借阅时间的计时统计，违规超时借阅信号的建立，档案借阅归还时间信息数据库的建立存储，档案归还信息统计，借阅权限指令和查询权限指令生成发放等操作；借阅信息存储模块12通过借阅信息录入模块11和借阅信息处理模块13建立有借阅人数据库121和借阅档案数据库122，数据库的建立方便管理员对档案信息和借阅人信息进行电子化统计和管理，进而提高管理效率，借阅计时模块15通过借阅档案数据库122和借阅信息处理模块13信号传输于报警模块16，借阅档案信息包括了借阅时间，并存储于借阅档案数据库122中，当借阅时间超过，借阅计时模块15将超时信息发送至借阅信息处理模块13并生成报警指令，报警模块16由超时报警模块161和违规报警模块162组成；档案归还模块18通过借阅信息处理模块13建立档案归还数据库181；档案密集架2上设置有rfid电子标签阅读器22、电子锁24和身份识别器25，rfid电子标签阅读器22内置rfid信号处理器23，档案密集架2上的档案柜贴有档案rfid电子标签21；档案rfid电子标签21通过rfid电子标签阅读器22信号传输于rfid信号处理器23，rfid信号处理器23通过借阅信息处理模块13信号传输借阅权限发放模块19，且借阅权限发放模块19信号连接电子锁24。

一种档案借阅归还整理的方法，方法包括下述步骤：

步骤1：档案管理者将借阅人的借阅信息通过借阅信息录入模块11进行借阅信息录入；借阅信息包括借阅人信息和借阅档案信息；借阅人信息包括账号、姓名、性别和指纹；借阅档案信息包括档案著录编号、档案文件编号和档案批次编号；

步骤2：借阅信息录入模块11将借阅信息数据传输至借阅信息存储模块12，并建立借阅人数据库121和借阅档案数据库122；借阅人数据库121存储借阅人的姓名、性别和账号，借阅档案数据库122存储存储档案著录信息、借阅时间和归还时间的数据；

步骤3：借阅信息处理模块13将借阅信息传输至借阅信息显示模块14和借阅权限发放模块19；用于显示借阅信息、生成借阅指令a和查询指令；

步骤4：借阅权限发放模块19将借阅指令a和查询指令传输至rfid电子标签阅读器22，查询指令控制rfid电子标签阅读器22对档案柜上的档案rfid电子标签21进行射频读写，并将其传输至rfid信号处理器23；

步骤5：rfid信号处理器23将检测到的rfid电子标签进行数据转换形成借阅指令b并传输至借阅信息处理模块13；

步骤6：借阅信息处理模块13将借阅指令a和借阅指令b进行数据比对；

步骤7：借阅指令a和借阅指令b一致，借阅权限发放模块19控制电子锁24打开，完成档案借阅；

步骤8：比对不一致，查询指令继续查询，直至完成步骤7；

步骤9：档案归还时，身份识别器25识别归还者身份，将形成归还信息，并将归还信息传输至借阅人数据库121，借阅人数据库121和借阅档案数据库122将借阅信息对应，从而归还信息和借阅档案数据对应。

步骤10：当归还信息和借阅档案数据对应，借阅信息处理模块13在通过借阅权限发放模块19控制电子锁24开启，完成档案归还；如不一致，继续进行数据对应。

借阅信息录入模块11为键盘或触控屏；借阅信息存储模块12为内置于管理终端1的存储器或硬盘；借阅信息处理模块13为中央处理器；借阅信息显示模块14为显示屏或触控屏，借阅计时模块15为定时器；超时报警模块161和违规报警包块为蜂鸣器或语音播报器；档案信息控制模块17、档案归还模块18和借阅权限发放模块19单片机控制器；管理管理终端1为计算机或pc或智能设备，具有操作系统的计算机或pc或智能设备为档案高效管理提供了良好的条件；身份识别器25为指纹识别器或掌纹识别器，指纹识别器或掌纹识别器用于鉴定借阅人身份信息，进而进行相应的身份匹配。

1、本发明采用档案管理方法，可以对档案进行存储、更新、借阅和信息查询，解决了现有技术中，档案管理需要耗费大量人力的问题，降低了人力成本；

2、本发明在进行档案盒存储的同时，还建立了借阅人信息电子数据库和借阅档案电子数据库，并将借阅人和借阅档案进行了电子匹配，更便于操作和管理。

3、本发明通过rfid电子标签阅读器,能够实现各个档案的查找与定位，结合管理终端，可迅速完成档案的入库、借阅、归还等操作，能够有效实现档案的智能管理，提高档案的查询、整理效率；

4、本发明通过报警模块、电子锁和身份识别器，防止为正常借阅并向管理者提供超时借阅警报，极大地提高档案管理的安全性。

本发明的实施方式不限于此，按照本发明的上述实施例内容，利用本领域的常规技术知识和惯用手段，在不脱离本发明上述基本技术思想前提下，以上优选实施例还可以做出其它多种形式的修改、替换或组合，所获得的其它实施例均落在本发明权利保护范围之内。