一种用于会计电子档案管理的系统及方法与流程

本发明涉及会计电子档案管理的技术领域，具体是一种用于会计电子档案管理的系统及方法。

背景技术：

会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括电子凭证、电子账簿、电子报表及其他会计电子核算资料等。其他会计电子核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关，是由会计部门负责办理的有关电子数据资料，如电子经济合同、电子财务数据统计资料、电子财务清查汇总资料、核定资金定额的电子数据资料、会计电子档案移交清册、会计电子档案保管清册、会计电子档案销毁清册等。

实行会计电算化的单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同为会计档案一并管理。然而由于会计档案种类繁多，导致其档案数据多种多样，会计档案数据在输录过程中或许会出现错误，出现错误时最佳的解决办法是从原始材料中查错，但是由于原始材料通常都是纸质材料，对这些纸质材料一般是柜装管理，因此在查询不方便，导致工作效率低。

技术实现要素：

本发明的目的在于提供一种用于会计电子档案管理的系统及方法，以解决上述背景技术中提出的问题。

为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：

一种用于会计电子档案管理的系统，包括以下模块：

档案保存模块：用于收集会计电子档案、鉴定会计电子档案并保存会计电子档案；包

括以下子模块：

档案收集子模块：用于将各种不同类型的财务数据转换为会计电子档案数据；

档案鉴定子模块：鉴定会计电子档案中财务数据的合法性、完整性以及真实性，鉴定会计电子档案的保管期限；

会计电子档案保存子模块：对于符合档案鉴定子模块鉴定要求的会计电子档案数据进行分类整理归档，并将归档后的数据整理至会计电子数据保存库，所述会计电子数据库保存在载体设备上；

档案备份模块：将电子数据库中的会计电子档案进行备份，并将备份后的档案备份模块保存在另一载体设备上；

档案安全模块：对于归档后的数据进行加密保护，并设立电子签名子模块，所述电子签名子模块保证存储在载体设备上的数据为合法用户所读取；

档案调阅模块：从会计电子档案数据库调阅会计电子档案。

作为本发明进一步的方案：所述电子签名子模块包括合法电子用户单元、安全码单元以及电子用户读取单元，所述合法电子用户单元内设置有符合要求的合法用户，所述安全码单元内设置有与合法用户相对应的安全码，所述电子用户读取单元为读取登录载体设备的电子用户信息并与合法电子用户单元以及安全码单元内的信息进行对比。

作为本发明进一步的方案：所述档案安全模块还包括权限子模块：将合法电子用户单元中的合法电子用户设置分级权限，其中高级权限用户可监察低级权限用户。

作为本发明进一步的方案：还包括监控模块以及调阅记录簿，所述监控模块为用于监控通过档案调阅模块进行调阅会计电子档案的用户，根据操作用户的权限进行分析、过滤，并将分析结果录入调阅记录簿中。

一种用于会计电子档案管理的方法，包括如下步骤：

1.会计电子档案收集：收集各种不同种类型的财务数据，并将各种不同类型的财务数据转换为会计电子档案数据，对会计电子档案中财务数据的合法性、完整性以及真实性进行鉴定，同时鉴定会计电子档案的保管期限，剔除不符合鉴定要求的会计电子档案，对于符合鉴定要求的会计电子档案数据进行分类整理归档，并将归档后的数据整理至载体设备上的会计电子数据保存库中；

2.会计电子档案备份：对电子数据保存库中的会计电子档案数据进行整理和备份，并将备份后的数据储存在另一载体设备上，对另一载体设备进行安全保存；

3.会计电子档案安全处理：对于载体设备和另一载体设备上的会计电子档案进行加密处理，并设立会计电子档案进入权限，根据权限设置不同的电子签名以及安全码，其中高级权限用户可对低级权限用户进行监察；

4.会计电子档案调阅：根据不同的权限可对会计电子数据保存库中的会计电子数据进行不同程度的调阅，并且调阅后的数据记录在调阅记录簿中。

作为本发明进一步的方案：还包括步骤5，所述步骤5为会计电子档案修复：对于步骤1中不符合鉴定要求的会计电子档案数据进行修复，将修复后的会计电子档案数据进行合法性、完整性以及真实性的鉴定以及会计电子档案保管期限的鉴定，将符合鉴定要求的会计电子数据档案分类整理并录入会计电子档案数据库中。

与现有技术相比，本发明的有益效果是：本发明从会计电子档案的存储、利用、备份以及数据安全四方面出发，通过档案保存模块、档案备份模块、档案安全模块以及档案调阅模块四大模块构成会计电子档案管理体系，生成和管理标准化的会计电子档案资料，保证了管理过程中数据的安全性和保密性。

附图说明

图1为一种用于会计电子档案管理的系统的整体结构示意图。

图2为本发明中档案保存模块的整体结构示意图。

图3为一种用于会计电子档案管理的方法的流程示意图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

请参阅图1～2，本发明实施例中，一种用于会计电子档案管理的系统，包括以下模块：

档案保存模块：收集会计电子档案、鉴定会计电子档案并保存会计电子档案；其中，包括以下子模块：

档案收集子模块：用于将各种不同类型的财务数据转换为会计电子档案数据，所述会计电子档案数据至少包括电子会计档案报表数据、电子会计档案财务数据和电子会计档案固定资产数据。

档案鉴定子模块：鉴定会计电子档案中财务数据的合法性、完整性以及真实性，鉴定会计电子档案的保管期限，如上述任何一项未通过鉴定，则档案鉴定子模块鉴定该财务数据不符合要求。

会计电子档案保存子模块：对于符合档案鉴定子模块鉴定要求的会计电子档案数据进行分类整理归档，并将归档后的数据整理至会计电子数据保存库，所述会计电子数据库保存在载体设备上，需要说明的是载体设备可以是磁盘、硬盘、光盘等用来承载电子档案的设备，需要说明的是分类归档即将会计电子档案数据根据子会计档案报表数据、电子会计档案财务数据和电子会计档案固定资产数据进行分类归档。

档案备份模块：将电子数据库中的会计电子档案进行备份，并将备份后的档案备份模块保存在另一载体设备上，如果某个载体设备损坏，则将该载体设备承载的电子档案复制到新的载体设备上，用新的载体设备替换原来的载体。

档案安全模块：对于归档后的数据进行加密保护，即生成函数对抽取的数据包进行加密，并设立电子签名子模块，所述电子签名子模块保证存储在载体设备上的数据为合法用户所读取，所述电子签名子模块包括合法电子用户单元、安全码单元以及电子用户读取单元，所述合法电子用户单元内设置有符合要求的合法用户，所述安全码单元内设置有与合法用户相对应的安全码，所述电子用户读取单元为读取登录载体设备的电子用户信息并与合法电子用户单元以及安全码单元内的信息进行对比，需要说明的是，安全验证码通过存储设备硬件唯一码和用户安全码生成，用户安全码与存储设备在非使用时独立存放，保证了数据只能在此专用设备上使用，即使设备丢失，如果没有用户安全码也无法正确读取数据，最终，通过硬件与软件结合的方式最大程度保证了数据的安全，所述档案安全模块还包括权限子模块，所述权限子模块将合法电子用户单元中的合法电子用户设置分级权限，其中高级权限用户可监察低级权限用户，使用者只能在权限范围内通过名称、密码和手机验证码进行财务数据的安全管理。

档案调阅模块：从会计电子档案数据库调阅会计电子档案。

监控模块以及调阅记录簿：所述监控模块为用于监控通过档案调阅模块进行调阅会计电子档案的用户，根据操作用户的权限进行分析、过滤，并将分析结果录入调阅记录簿中，从而可以随时查阅调阅会计电子档案的操作用户信息。

如图3，一种用于会计电子档案管理的方法，包括如下步骤：

1.会计电子档案收集：收集各种不同种类型的财务数据，并将各种不同类型的财务数据转换为会计电子档案数据，对会计电子档案中财务数据的合法性、完整性以及真实性进行鉴定，同时鉴定会计电子档案的保管期限，剔除不符合鉴定要求的会计电子档案，对于符合鉴定要求的会计电子档案数据进行分类整理归档，并将归档后的数据整理至载体设备上的会计电子数据保存库中；

2.会计电子档案备份：对电子数据保存库中的会计电子档案数据进行整理和备份，并将备份后的数据储存在另一载体设备上，对另一载体设备进行安全保存；

3.会计电子档案安全处理：对于载体设备和另一载体设备上的会计电子档案进行加密处理，并设立会计电子档案进入权限，根据权限设置不同的电子签名以及安全码，其中高级权限用户可对低级权限用户进行监察；

4.会计电子档案调阅：根据不同的权限可对会计电子数据保存库中的会计电子数据进行不同程度的调阅，并且调阅后的数据记录在调阅记录簿中。

5.会计电子档案修复：对于步骤1中不符合鉴定要求的会计电子档案数据进行修复，将修复后的会计电子档案数据进行合法性、完整性以及真实性的鉴定以及会计电子档案保管期限的鉴定，将符合鉴定要求的会计电子数据档案分类整理并录入会计电子档案数据库中。

对于本领域技术人员而言，显然本发明不限于上述示范性实施例的细节，而且在不背离本发明的精神或基本特征的情况下，能够以其他的具体形式实现本发明。因此，无论从哪一点来看，均应将实施例看作是示范性的，而且是非限制性的，本发明的范围由所附权利要求而不是上述说明限定，因此旨在将落在权利要求的等同要件的含义和范围内的所有变化囊括在本发明内。不应将权利要求中的任何附图标记视为限制所涉及的权利要求。

此外，应当理解，虽然本说明书按照实施方式加以描述，但并非每个实施方式仅包含一个独立的技术方案，说明书的这种叙述方式仅仅是为清楚起见，本领域技术人员应当将说明书作为一个整体，各实施例中的技术方案也可以经适当组合，形成本领域技术人员可以理解的其他实施方式。