高校人事档案排架及编码方法和高校人事管理系统与流程

本发明涉及人事管理的
技术领域：
，具体地涉及一种高校人事档案排架及编码方法和高校人事管理系统。
背景技术：
：目前，人事档案在人事管理、高校管理活动中具有重要作用，人事档案的排架及编号方法直接关系到档案管理及服务的效率。技术实现要素：本发明所要解决的技术问题是提供一种高校人事档案排架及编码方法和高校人事管理系统，解决了当前高校人事档案排架及编码方法和高校人事管理系统效率低下的问题，使得用户能够迅速、准确、及时地获取档案，为档案检索提供极大便利，能够提高档案利用效率，提高服务水平。通过本发明可以实现的技术目的不限于上文已经特别描述的内容，并且本领域技术人员将从下面的详细描述中更加清楚地理解本文中未描述的其他技术目的。本发明解决上述技术问题的技术方案如下：根据本公开的第一方面，本发明提供一种高校人事管理系统，其特征在于，所述系统包括处理器，所述处理器被配置为：将高校人事档案分为在职人员档案库、离退休人员档案库、死亡人员档案库，所述在职人员档案库首先根据部门进行分类，每个部门内的档案根据姓名首字母进行排序，所述离退休人员档案库和死亡人员档案库直接根据姓名首字母进行排列，所述高校人事管理系统采用姓名首字母和职工号进行混合编码法，根据姓名首字母通过下表给姓名首字母a到z赋予相应的数字代码进行编码：字母数字代码字母数字代码字母数字代码字母数字代码字母数字代码a01b02c03d04e05f06g07h08i09j10k11l12m13n14o15p16q17r18s19t20u21v22w23x24y25z26。可选地，在如上所述的系统中，用户在使用所述高校人事管理系统的过程中，将提供所查人员姓名、所属单位、在职与否的信息，所述高校人事管理系统根据所提供信息快速查找到所查人员的人事档案。可选地，在如上所述的系统中，如果姓名为两个字，则数字代码的中间两位数字用00代替。可选地，在如上所述的系统中，为了避免重复编码，在首字母编码的后面加上职工号码。根据本公开的第二方面，本发明提供一种高校人事档案排架及编码方法，其特征在于，所述方法包括：将高校人事档案分为在职人员档案库、离退休人员档案库、死亡人员档案库，所述在职人员档案库首先根据部门进行分类，每个部门内的档案根据姓名首字母进行排序，所述离退休人员档案库和死亡人员档案库直接根据姓名首字母进行排列，所述高校人事管理系统采用姓名首字母和职工号进行混合编码法，根据姓名首字母通过下表给姓名首字母a到z赋予相应的数字代码进行编码：字母数字代码字母数字代码字母数字代码字母数字代码字母数字代码a01b02c03d04e05f06g07h08i09j10k11l12m13n14o15p16q17r18s19t20u21v22w23x24y25z26。可选地，在如上所述的方法中，用户在使用所述高校人事管理系统的过程中，将提供所查人员姓名、所属单位、在职与否的信息，所述高校人事管理系统根据所提供信息快速查找到所查人员的人事档案。可选地，在如上所述的方法中，如果姓名为两个字，则数字代码的中间两位数字用00代替。可选地，在如上所述的方法中，为了避免重复编码，在首字母编码的后面加上职工号码。上述技术方案仅为本发明实施例的一些部分，本领域技术人员从以下本发明的详细描述中可以导出和理解包含了本发明的技术特征的各种实施例。本领域技术人员将会理解，通过本发明可以实现的效果不限于上文已经具体描述的内容，并且从以下详细说明中将更清楚地理解本发明的其他优点。附图说明被包括以提供对本发明的进一步理解的附图示出本发明的实施例，并且与说明书一起用于解释本发明的原理。图1为本发明实施例提供的高校人事档案排架及编码方法的示意图。具体实施方式现在将详细参考本发明的示例性实施例，其示例在附图中示出。下面将参考附图给出的详细描述旨在解释本发明的示例性实施例，而不是示出可以根据本发明实现的唯一实施例。以下详细描述包括具体细节以便提供对本发明的透彻理解。然而，对于本领域技术人员来说显而易见的是，可以在没有这些具体细节的情况下实践本发明。在一些情况下，已知的结构和设备被省略或以框图形式示出，集中于结构和设备的重要特征，以免模糊本发明的概念。在整个说明书中将使用相同的附图标记来表示相同或相似的部分。以下结合附图对本发明的原理和特征进行描述，所举实例只用于解释本发明，并非用于限定本发明的范围。在本发明的描述中，需要理解的是，术语“上”、“下”、“中心”、“内”、“外”、“顶”、“底”等指示的方位或位置关系为基于附图所示的方位或位置关系，仅是为了便于描述本发明和简化描述，而不是指示或暗示所指的装置或元件必须具有特定的方位、以特定的方位构造和操作，因此不能理解为对本发明的限制。在本发明的描述中，需要说明的是，除非另有明确的规定和限定，术语“安装”、“相连”、“连接”应做广义理解，例如，可以是固定连接，也可以是可拆卸连接，或一体地连接；可以是机械连接，也可以是电连接；可以是直接相连，也可以通过中间媒介间接相连，可以是两个元件内部的连通。对于本领域的普通技术人员而言，可以具体情况理解上述术语在本发明中的具体含义。图1示出了本发明实施例提供的高校人事档案排架及编码方法的示意图。如图1所示，本发明从工作实际出发，提供了一种关于高校人事档案排架及编号的方法。1.人事档案的排架方法。人事档案排架，是指人事档案入库保存，在档案架或档案柜中组合排列的方式。档案排架科学合理，不仅存取档案方便，还能最大限度地节省存放空间。档案的排架方法是否科学，同档案编号、检索方法和贮存条件有密切的关系。高校人事档案的排架，发明人认为可以分为三个档案库，在职人员档案库、离退休人员档案库、死亡人员档案库。在职人员档案可以先根据部门(学院)进行分类，每个部门固定一个的架位。每个部门内的档案又可以根据姓名首字母进行排序。离退休人员、死亡人员档案可以直接根据姓名首字母进行排列。在职人员库按照部门(学院)进行排架，主要考虑以下几方面原因：首先，高校在管理过程中，一般以部门(学院)为单位，部门(学院)内的人员工作上关系更密切。在进行档案利用过程中，一般也是以单位为主体进行。其次，在人事档案利用过程中，利用者一般会提供所查人员姓名、所属单位、在职与否等信息，上述排架方式可以快速的根据所提供信息查找到人事档案。在实际应用过程中，这样的排架方式有一定的优势。第一，能够快速定位档案。档案管理人员根据提供的单位信息，可以迅速判定档案的所在架位，通过其姓名可以定位档案的所在位置。第二，高校每个单位人员数量相对稳定，每年退休人员档案从所在单位的架位上转移至退休人员库房的相应架位上。每年新聘人员档案又增添至所属单位的档案架中，只要设计相对合理的档案排架之后，在职档案库可以长时间不用倒架。这样的排架方式也有一定的缺点，即对于退离休档案库及死亡人员档案库来说，可能需要预留出一定的空间，否则可能由于档案的增加，应及时调整架位。2.人事档案的编码方法——姓名首字母和职工号混合编号法。人事档案编号也简称为人事档案号或档号。它一般以字母或者阿拉伯数字为基础，根据人事档案的姓名和一定的规律，编排出一定的程序之后，而形成的人事档案的代号。1编制人事档案号的目的是有利于人事档案的保管，有利于管理人员迅速、准确、及时地取、放档案。人事档案编号在人事档案管理整个过程中都非常重要。编号的唯一性为档案检索提供极大便利，能够提高档案利用效率，提高服务水平。编号对档案的排架管理也有一定的影响。目前人事档案的常用编号方法有：笔形编号法、姓氏笔画编号法、汉语拼音编号法、综合编号法、大流水编号法等。根据实际工作经验，发明人提出一种高校人事档案的编号方法，即采用姓名首字母和职工号混合编号法。首先，给字母a-z赋予相应的数字代码，见表1。根据姓名首字母给予编号。例如，李晓洁，拼音为lixiaojie，其姓名首字母为lxj，根据下表可将其编码为：122410。姓名为两个字的，中间两位数字用00代替，例如，张宁，首字母为zn，编码为260014。姓名为四个字的以此类推。这样的编码可能会出现重复，例如，林新继的首字母同为lxj,其编码与李晓洁相同。但职工号在高校管理中一般是唯一的，不论是新增人员，还是调出、退休、死亡等，号码不重复利用。为避免重复，在首字母编码的后面加上职工号，这样就避免了人事档案档号的重复。同时，职工号对于教职工来说，就像高校里的身份证一样，它还在财务部门、餐厅、图书馆、网络应用等各方面利用，采用这种编码方式，也利于使档案管理与学校的信息化进程相契合。表1字母代码表字母数字代码字母数字代码字母数字代码字母数字代码字母数字代码a01b02c03d04e05f06g07h08i09j10k11l12m13n14o15p16q17r18s19t20u21v22w23x24y25z26注：虽然没有以字母i、u、v为首字母的姓名，但为了连续性，也编在表中。首字母和职工号混合编号法，发明人在表2中进行详细的举例说明，见下表。表2同一部门人员档案编码举例姓名首字母编码姓名首字母编码刘云霞lyx122524+员工号申甜st190020+员工号王洪斌whb230802+员工号高国伟ggw070723+员工号刘瑞雪lrx121824+员工号张宁zn260014+员工号耿金帅gjs071019+员工号薄婧琛bjc021003+员工号王佳wj230010+员工号林玉坤lyk122511+员工号蒙世坤msk131911+员工号韩国蕾hgl080712+员工号尹静yj250010+员工号李峰lf120006+员工号李晓杰lxj122410+员工号(大)林新继lxj122410+员工号(小)李晓慧lxh122408+员工号刘云辉lyh122508+员工号在同一部门中，人事档案可以直接根据编码进行排序。首先，根据前两位的数字(姓名第一个字母代号)从小到大进行排序，前两位数字相同的根据第三位和第四位数字(姓名第二个字母代号)进行排序，第三、四位相同的根据第五、六位(姓名第三个字母代号)进行排序，若首字母六位数字都相同，按照员工编号从小到大进行排序。根据上述方法，表2中的干部档案的排序可以如下排序，见表3。表3同一部门人员档案排序序号姓名首字母编码序号姓名首字母编码1薄婧琛bjc021003+员工号10刘云辉lyh122508+员工号2高国伟ggw070723+员工号11林玉坤lyk122511+员工号3耿金帅gjs071019+员工号12刘云霞lyx122524+员工号4韩国蕾hgl080712+员工号13蒙世坤msk131911+员工号5李峰lf120006+员工号14申甜st190020+员工号6刘瑞雪lrx121824+员工号15王佳wj230010+员工号7李晓慧lxh122408+员工号16王洪斌whb230802+员工号8林新继lxj122410+员工号(小)17尹静yj250010+员工号9李晓杰lxj122410+员工号(大)18张宁zn260014+员工号在人事管理系统中，通过一定的设置，可以轻松实现对人事档案的编码。从系统中直接导出干部人事档案编码并打印，节省人力。根据档案编码，在上架过程中，直接根据编码数字进行排列，相比直接的音序排列法，能够将每份档案的位置进行更加精准的定位，提高了管理档案的效率。根据本发明的编码方法具有以下优点。第一，能够快速定位档案。档案管理人员根据提供的单位信息，可以迅速判定档案的所在架位，通过其姓名可以定位档案的所在位置。第二，高校每个单位人员数量相对稳定，每年退休人员档案从所在单位的架位上转移至退休人员库房的相应架位上。每年新聘人员档案又增添至所属单位的档案架中，只要设计相对合理的档案排架之后，在职档案库可以长时间不用倒架。通过以上关于实施方式的描述，所属领域的技术人员可以清楚地了解到，本申请可借助软件及必需的通用硬件来实现，当然也可以通过硬件实现。基于这样的理解，本申请的技术方案本质上或者说对相关技术做出贡献的部分可以以软件产品的形式体现出来，该计算机软件产品可以存储在计算机可读存储介质中，如计算机的软盘、只读存储器(read-onlymemory，rom)、随机存取存储器(randomaccessmemory，ram)、闪存(flash)、硬盘或光盘等，包括若干指令用以使得一台计算机设备(可以是个人计算机，服务器，或者网络设备等)执行本申请各个实施例所述的方法。如上所述，已经给出了本发明的优选实施例的详细描述，以使本领域技术人员能够实施和实践本发明。虽然已经参照示例性实施例描述了本发明，但是本领域技术人员将会理解，在不脱离所附权利要求书中描述的本发明的精神或范围的情况下，可以在本发明中进行各种修改和改变。因此，本发明不应限于在此描述的特定实施例，而应被赋予与本文公开的原理和新颖特征一致的最宽范围。当前第1页12