基于数据分析的会议管理系统的制作方法

本发明涉及会议管理，具体为基于数据分析的会议管理系统。

背景技术：

1、会议是企业进行信息交流和决策的重要工具，然而传统的会议管理方式存在一些问题，导致会议效率低下效果不佳，主要存在以下几个问题；

2、(1)传统会议管理通常依赖于组织者的主观判断来确定参会人员，这可能会导致一些与会议主题不相关的人员参与进来，从而影响了会议的效率和效果；

3、(2)传统的会议管理方式往往需要人工操作来安排会议时间和地点、通知参会人员，这不仅增加了组织者的工作量，还可能会导致会议时间和地点的冲突，影响了会议的效率，此外，由于缺乏对参会人员工作安排和会议需求的有效考虑，可能会导致会议时间过长、内容不相关等问题，从而影响了参会人员的满意度和工作效率；

4、(3)传统的会议管理方式缺乏对会议过程的实时监测评估，无法及时了解会议的进展情况和效果，从而影响了会议的效率和质量；

5、为了解决上述缺陷，现提供一种技术方案。

技术实现思路

1、本发明的目的在于解决传统的会议管理方式往往依赖人工操作，缺乏对参会人员工作安排和会议需求的有效考虑，从而影响了会议的效率和参会人员的满意度的问题，而提出基于数据分析的会议管理系统。

2、本发明的目的可以通过以下技术方案实现：

3、基于数据分析的会议管理系统，包括会议类型匹配模块、工作安排分析模块、需求状态分析模块、建议决策分析模块、会议过程评估模块、显示终端和数据库；

4、所述会议类型匹配模块用于对目标企业对应的会议状态信息进行监测得到会议重要程度级别，由此对目标企业对应的参会人员进行处理得到参会人员；

5、所述工作安排分析模块用于对目标企业对应的参会人员在当前监测时间段内的工作安排状态信息进行监测得到紧急程度值和重要程度值，由此对目标企业对应的参会人员在当前监测时间段内的工作安排进行评估判定处理，据此得到工作安排评估判定系数，并将工作安排评估判定系数发送至建议决策模块；

6、所述需求状态分析模块用于对目标企业对应的参会人员在当前监测时间段内的会议需求状态信息进行监测得到会议参与程度值、有益值和距时比值，基于此对目标企业对应的参会人员在当前监测时间段内的会议需求状态进行评估判定处理，据此得到会议需求评估判定系数，并将会议需求评估判定系数发送至建议决策模块；

7、所述建议决策分析模块对工作安排评估判定系数和会议需求评估判定系数进行综合评估判定分析处理得到判定结果，具体的处理过程如下：

8、通过提取目标企业对应的参会人员在当前监测时间段内的工作安排评估判定系数和会议需求评估判定系数并将其分别标定为gap和hxz，提取两者的数值进行归一化处理，依据公式：得到综合评估判定系数，其中，η1和η2分别表示为工作安排评估判定系数和会议需求评估判定系数的比例系数；

9、设置综合评估判定系数的对比参照区间，将综合评估判定系数与对比参照区间进行比较分析得到判定结果，并对判定结果进行显示通知；其中判定结果包括当可不参加人员、可参加人员和可找人替代人员。

10、进一步的，目标企业对应的会议重要程度级别的具体求解过程如下：

11、通过对目标企业对应的会议状态信息中的会议主题参数进行获取，得到目标企业对应的会议主题参数，会议主题参数包括会议主题内容，并将得到的会议主题内容进行文字拆分，由此得到会议主题内容的文字集合，从会议主题内容的文字集合中提取会议主题内容的各词语，将会议主题内容的各词语与数据库中存储的干扰词语对应的词语集合进行匹配，其中干扰词语对应的词语集合包括但不限于：大家好、的、这个，得到会议主题内容的各干扰词语，并将各干扰词语进行剔除，得到会议主题内容的各标记词语，将会议主题内容的各标记词语与存储的会议重要程度级别对应的词语集合进行匹配，由此得到目标企业对应的会议重要程度级别。

12、进一步的，对目标企业对应的参会人员进行匹配分析处理的具体求解过程如下：

13、基于目标企业对应的会议重要程度级别对目标企业对应的人员个人信息进行获取，得到目标企业对应的人员个人信息，人员个人信息包括专业技能、工作职责、职位和历史参会次数，将专业技能、工作职责和职位进行赋值，其中，专业技能具体赋值过程为：通过获取人员的重大项目顺利完成次数、培训认证书获取次数和处理紧急项目次数，并提取三者数值分别乘以对应的权重系数再相加得到专业技能值；工作职责具体赋值过程为：设定工作职责名称以及工作职责名称对应的工作职责赋值，依据对应的人员个人信息中的工作职责匹配对应的工作职责名称，依据工作职责名称提取对应的工作职责赋值，由此得到工作职责值；职位具体赋值过程为：设定职位名称以及职位名称对应的职位赋值，依据对应的人员个人信息中的职位匹配对应的职位名称，依据职位名称提取对应的职位赋值，由此得到职位值；提取专业技能值、工作职责值、职位值和历史参会次数的数值分别乘以对应的权重再相加得到人员匹配值；

14、将人员匹配值与预设的人员匹配阈值进行比较分析，当人员匹配值大于或等于人员匹配阈值时，则将该人员判定为参会人员。

15、进一步的，工作安排的紧急程度值和重要程度值的具体求解过程如下：

16、从工作安排状态信息中提取参会人员已完成的工作量，同时从工作安排状态信息中提取参会人员需要完成的总工作量，并将已完成的工作量与需要完成的总工作量的数值进行差值计算，由此得到参会人员的剩余工作量；从工作安排状态信息中提取参会人员计划完成的时间，将计划完成的时间与当前监测时间点进行时间差计算得到参会人员的剩余工作时长，提取参会人员的剩余工作量和剩余工作时长的数值进行相除，得到参会人员在当前监测时间段内工作安排的紧急程度值；

17、从工作安排状态信息中提取工作任务的优先级别、投入时长和关键步骤数量，并提取三者的数值分别乘以对应的比例系数再相加得到参会人员在当前监测时间段内工作安排的重要程度值。

18、进一步的，对目标企业对应的参会人员在当前监测时间段内的工作安排进行评估判定处理的具体求解过程如下

19、提取目标企业对应的参会人员在当前监测时间段内工作安排的紧急程度值和重要程度值，对紧急程度值和重要程度值的数值进行归一化处理并将两者归一化处理后的数值分别标记为jczk和zyzk，k表示为参会人员的编号，且k＝1，2，3……n1，n1表示参会人员编号的总数量；代入公式得到工作安排评估判定系数gap，其中，e表示为自然常数，δ1和δ2分别表示紧急程度值和重要程度值的权重系数，且δ1＞δ2。

20、进一步的，会议参与程度值、有益值和距时比值的具体求解过程如下：

21、从会议需求状态信息中提取一段时间每个会议的历史时长，得到一段时间每个会议的历史时长，并进行均值计算得到会议平均时长，同时从会议需求状态信息中提取一段时间每个会议中参会人员的历史发言时长，得到一段时间每个会议中参会人员的发言时长，并进行均值计算得到参会人员的平均发言时长，提取参会人员的平均发言时长和会议平均时长的数值进行占比计算得到时长占比值；从会议需求状态信息中提取一段时间每个会议中参会人员的历史发言字数和参与讨论次数，得到一段时间每个会议中参会人员的历史发言字数和参与讨论次数，提取时长占比值、历史发言字数和参与讨论次数的数值分别乘以对应的权重系数再相加得到会议参与程度值；

22、通过调取会议主题内容的各标记词语，并从中提取特征词，将特征词与预存储的参会人员的工作范畴词组进行匹配，并统计匹配上的特征词数量并将其标记为有益值；

23、从会议需求状态信息中提取参会人员与会议召开地点之间的距离以及会议召开时间与当前监测时间点的时间，并分析得到参会人员与会议召开地点之间的距离值以及空余时长，并计算距离与空余时长的比值，由此得到距时比值。

24、进一步的，对目标企业对应的参会人员在当前监测时间段内的会议需求状态进行评估判定处理的具体求解过程如下：

25、通过提取目标企业对应的参会人员在当前监测时间段内的会议参与程度值、有益值和距时比值并将其分别标记为hczk、yyzk和jbzk，将三者的数值进行归一化处理，依据公式：得到会议需求评估判定系数hxz，其中，λ1、λ2和λ3分别表示会议参与程度值、有益值和距时比值的权重系数，且λ1＞λ2＞λ3。

26、进一步的，会议过程评估模块，用于对目标企业对应的会议过程在当前监测时间段内的质量状态信息进行监测，具体的监测过程如下：

27、从质量状态信息中提取会议过程中每个议程的开始时间点和结束时间点并进行差值计算，得到每个议程进行时长，同时从质量状态信息中提取会议过程中每个议程规定的时长，将每个议程进行时长与每个议程规定的时长进行差值计算，得到每个议程的时间把控差值，将每个议程的时间把控差值进行相加，由此得到会议把控时差值；

28、从质量状态信息中提取参会人员的发言时长、笔记记录字数和发言次数，同时提取参会人员的发言时长、笔记记录字数和发言次数的数值分别乘以对应的比例系数再相加，由此得到专注值；

29、从质量状态信息中提取参会人员讨论的话题数量、提出问题的数量和解决问题的数量，并将参会人员讨论的话题数量和提出问题的数量进行相加再减去解决问题的数量，由此得到互动讨论程度。

30、进一步的，会议过程评估模块，对目标企业对应的会议过程在当前监测时间段内的质量状态进行评估判定处理，具体的操作过程如下：

31、通过提取目标企业对应的会议过程在当前监测时间段内的会议把控时差值、专注值和互动讨论程度值，并将其分别标记为sjbij、zdzij和hdzij，并获取三者数值进行归一化处理，依据公式：得到当前监测时间段内的会议过程质量评估系数hyg，其中，i表示为会议重要程度级别，且i＝1，2，3，当i＝1时，表示为一级重要会议，当i＝2时，表示为二级重要会议，当i＝3时，表示为三级重要会议，j表示为会议的编号，且j＝1，2，3……n2，n2表示会议编号的总数量，μ1、μ2和μ3分别表示会议把控时差值、专注值和互动讨论程度值的权重系数，且μ1＞μ3＞μ2；

32、设置当前监测时间段内的会议过程质量评估阈值为yz，将当前监测时间段内的会议过程质量评估系数hyg与当前监测时间段内的会议过程质量评估阈值yz进行比较分析，当会议过程质量评估系数hyg大于会议过程质量评估阈值时，则生成良好信号，当会议过程质量评估系数hyg等于会议过程质量评估阈值时，则生成一般信号，当会议过程质量评估系数hyg小于会议过程质量评估阈值时，则生成较差信号；

33、依据捕捉到的良好信号，则生成“需要注意加强时间把控”的字样并在显示终端进行显示通知；

34、依据捕捉到的一般信号，则生成“需要注意加强时间把控和提醒参会人员的专注度要集中”的字样并在显示终端进行显示通知；

35、依据捕捉到的较差信号，则生成“需要注意加强时间把控、提醒参会人员的专注度要集中和加强互动讨论强度”的字样并在显示终端进行显示通知。

36、与现有技术相比，本发明的有益效果是：

37、本发明，通过对会议类型和会议主题进行分析，结合参会人员的工作经历、职责和兴趣等信息，对参会人员进行匹配分析，从而实现了自动筛选出与会议主题相关的参会人员，提高会议的针对性和效果；

38、通过对参会人员的工作安排状态信息和会议需求状态信息进行监测和分析，由此得到工作安排评估判定系数和会议需求评估判定系数，并进行综合分析据此得到综合评估判定系数，并将综合评估判定系数与对比参照区间进行比较分析，根据不同的情况进行判定结果从而实现了使企业能够更加精确地掌握参会人员的参与情况，帮助企业决策者针对每个参会人员的会议参加状态做出合理判断，有助于企业优化会议安排，提高会议效率；

39、通过对会议过程在当前监测时间段内的质量状态信息进行监测分析，进而对会议进展和效果进行实时评估，从而实现了帮助参会人员更好地参与会议，提高会议效果以确保会议的高效和精准，提高企业的决策水平和运营效率。