用于将图像扫描任务分发给联网设备的系统的制作方法

本申请要求2016年11月29日提交的美国临时专利申请第62/427,434号的优先权，其公开内容通过引用整体并入本文。

本公开涉及用于向所选用户提供扫描任务和通知的系统和方法。更具体地，本公开涉及用于向所选用户提供离散、定制化扫描任务和通知的系统和方法，其然后可以在多个联网设备中的任何一个上执行。

背景技术：

文档、照片和其他项目可以由专用扫描仪或具有扫描功能以及至少一种其他能力的多功能设备(“mfd”)进行扫描或成像，该其他能力例如复印、打印和传真。在商业环境中，经常需要扫描和归档各种文件，包括例如发票、个人身份证明、表格、收据、记录、工资单、旅行票据和报告。扫描这些文档并将其保存到正确的位置对于记录保存和例如员工薪酬或福利的其他业务功能非常重要。当前的技术解决方案需要几个手动步骤来完成这些任务，而不是实际禁止它。

当公司内的实体需要扫描文档时经常出现三个问题：1)请求实体不能容易地识别或定位请求文档扫描的适当的员工；2)适当的员工不知道扫描的正确格式和目的地参数，或者即使他们知道，他们也需要手动输入这些参数，这是繁琐且容易出错的；3)员工无法定位能够完成涉及扫描文档的任务的特定成像设备，以及哪个员工知道如何操作。在如此的环境中，多个成像设备和员工分布在各种物理位置，获得所需的文档效率低下并且可能导致不准确的记录保存。因此，需要一种系统，该系统能够有效地识别并通知员工需要进行文档的扫描，并且允许员工利用预编程的扫描任务在任何适当的扫描仪上快速完成扫描。

图1示出了现有技术的扫描系统100。为了扫描项目，用户110物理地接近扫描仪或mfd120并选择适合于特定文档的扫描设置。例如，用户可以识别待扫描的项目的大小，选择扫描分辨率，选择颜色、灰度或黑白设置，以及选择图像文件类型(例如，.pdf、.gif、.jpg等)。用户还可以选择扫描目的地130。示例扫描目的地包括将扫描图像发送到服务器或其他计算机，通过电子邮件发送扫描图像，或将扫描图像发送到基于云的存储器。基于云的存储器可以由第三方提供商来提供，例如opentextedocs、多宝箱(dropbox)、ifs，office365、sap或其他提供商。目的地还可以包括没有存储能力的其他系统和应用。

技术实现要素：

扫描任务系统包括多个成像设备，包括mfd、专用扫描仪或具有扫描或相机功能的移动电话。当需要扫描特定文档并将其发送到特定目的地时，系统通知用户或多个用户。扫描任务被发送到能够使用的成像设备，并在用户登录网络上的任何成像设备时出现。当用户在任何一个成像设备上执行扫描任务时，将从所有设备中移除扫描任务。扫描任务能够被预编程为在执行扫描时适当地归档或发送扫描文档。

附图说明

在附图中，示出了结构，该结构与下面提供的详细描述一起描述了要求保护的发明的示例性实施例。相同的元件利用相同的附图标记来识别。应当理解的是，示出为单个部件的元件可以用多个部件替换，并且示出为多个部件的元件可以用单个部件替换。附图未按比例绘制，并且出于说明的目的，可以扩大特定元件的比例。

图1是说明现有技术扫描系统的示意图；

图2示出了扫描工作流的示例性显示；

图3示出了扫描任务的示例性显示；

图4是示出用于将扫描任务分发到多个联网设备的系统的一个实施例的示意图；

图5示出了移动设备上的扫描任务和工作流的示例性显示；

图6示出了移动设备上的扫描请求的示例性通知；

图7是示出用于将扫描任务分发到多个联网设备的系统的另一实施例的示意图；

图8示出了用于执行针对特定用户扫描护照的特定任务的用户界面的示例性显示；

图9是示出创建和执行扫描任务的方法的流程图；以及

图10是示例性用户界面的示意图。

具体实施方式

图1是示出上述现有技术扫描系统的示意图。

图2示出了扫描工作流的示例性显示200。扫描工作流表示可以经常使用的常规设置。例如，扫描工作流可以识别扫描目的地，例如“扫描到我的电子邮件”或“扫描到多宝箱”。另外，或者可替代地，扫描工作流可以包括适合于特定文档类型的扫描设置。例如，诸如“扫描发票”、“扫描医疗记录”或“扫描工资单”的扫描工作流可以包括文档大小，图像分辨率以及彩色或黑白扫描选择的设置，因此用户不需要手动进行此类选择。

图3示出了扫描任务的示例性显示300。与上述扫描工作流不同，扫描任务是为特定用户定制的，并识别待扫描的特定项目。扫描任务包括扫描设置和目标设置两者。在图示的示例中，约翰·多伊(johndoe)是向hr(人力资源)部门提交旅行请求以获批准的员工。在审查过程中，hr部门确定需要审查护照和机票。专门为约翰·多伊创建扫描任务，用于扫描护照和扫描机票。在该实施例中，在中央服务器位置的计算机上创建扫描任务。“扫描您的护照”扫描任务预先编程有针对护照和所需扫描目的地的扫描设置。同样，“扫描您的机票”扫描任务预先编程有针对机票和所需扫描目的地的扫描设置。在替代实施例(未示出)中，扫描任务可以由外部系统创建，该外部系统需要电子副本(在成像设备上完成)作为其处理的一部分。然后在成像设备上执行这样的扫描任务。

在创建扫描任务之后，将扫描任务分发给网络上的多个成像设备。位于中央计算机上的分发计算机代码确定将扫描任务发送到何处。扫描任务可以被发送到特定用户能够访问的所有成像设备，并且仅发送到能够根据扫描设置和分发设置来执行扫描任务的成像设备。在一个实施例中，成像设备从系统请求扫描任务。在这样的实施例中，成像设备可以在用户登录成像设备时请求特定用户的扫描任务。可替换地，成像设备可以定期请求扫描任务，或者响应另一提示来请求扫描任务。在替代实施例中，扫描任务被推出到成像设备。在这样的实施例中，扫描任务可以在创建时或者以预定间隔被推出成像设备。

还向用户发送通知。可以通过电子邮件、文本消息或通过移动应用上的通知来发送通知。可替换地，可以通过任何通信手段发送通知，包括成像设备本身。

然后，用户登录网络上的成像设备。在一个实施例中，用户可以登录网络上的任何成像设备。在替代实施例中，可以限制对一些成像设备的访问，使得特定用户可以仅被授权登录到一个特定成像设备或多个特定成像设备。用户可以通过输入用户名和/或密码进行登录。或者，用户可以通过刷卡、扫描条形码或使用另一识别设备进行登录。位于成像设备上的凭证验证码允许用户登录成像设备。

网络可以包括能够被编程为接收扫描任务并以期望的方式向用户显示扫描任务的成像设备。网络还可以包括不能以这种方式编程的成像设备。这些设备连接到具有用户界面的单独终端。单独的终端接收扫描任务并以期望的方式向用户显示扫描任务。用户与终端对接并调整扫描任务以使其与成像设备兼容，然后终端向成像设备发送指令。

在用户登录之后，用户的订制扫描任务出现在用户界面上。一旦用户登录到成像设备，存储在成像设备上的访问代码向用户呈现能够使用的扫描任务。由于扫描任务可以分发到网络上的多个成像设备，因此在用户登录到授权该用户使用的网络上的任何成像设备后，扫描任务将出现在用户界面上。然后，用户选择适当的扫描任务并扫描相应的项目。可以向用户显示与扫描任务相关联的预先选择的扫描设置。在一些情况下，如果需要，允许用户修改扫描设置。在其他情况下，不能修改预先选择的扫描设置。在预先选择(或经修改)的扫描设置下对项目进行扫描，并将扫描的图像发送到预先选择的目的地。

在一个实施例中，针对网络上的每个成像设备优化扫描设置。例如，一些网络可能包括较旧设备和较新设备。一些网络可能包括具有高级功能的设备和仅具有基本功能的设备。一些网络可能包括由不同制造商构建的成像设备。在采用不同设备的情况下，每个设备可以具有针对特定文档的不同最佳扫描设置。因此，可以为每个设备提供不同的扫描设置。

在一个实施例中，针对特定设备预先选择扫描设置。在另一实施例中，在用户登录到特定设备之后动态调整扫描设置。登录后，联网计算机被通知正在使用的设备，并调整扫描设置。

在以上示例中，每个扫描任务是仅需要执行一次的离散扫描操作。在这种情况下，扫描任务在完成时从所有成像设备中移除。网络上的中央计算机包括移除代码，并且在扫描任务执行之后将移除代码发送到每个成像设备以从成像设备移除扫描任务。在替代设备中，可以由成像设备生成并发送移除代码。

在一个实施例中，可以将扫描任务通知发送给多个人。这种通知可以被称为一对多任务，因为一个管理员向群组发送请求。在一对多任务的一个示例中，接收通知的每个人都需要执行扫描任务。例如，如果一群人将要旅行，旅行团中的每个人都必须扫描他们的护照。在一对多任务的另一示例中，任务必须仅执行一次。例如，可以将扫描患者x射线的请求发送给管理工作者池(pool)。在管理工作者池中的一个人执行扫描任务后，扫描任务不需要由池中的任何其他人执行。

图4是示出用于将扫描任务分发到多个联网成像设备的系统400的一个实施例的示意图。在该实施例中，第三方应用(例如，软件程序)410能够被编程为启动扫描任务并将扫描任务发送到所有联网的成像设备420。例如，库存软件可以被编程为当输入特定类型的交货时请求特定表格的扫描任务。扫描任务的通知被发送到选择的用户430，或者发送到成像设备本身(例如，如果成像设备是移动电话)，或者发送到单独的通知设备(诸如，用户的收件箱、移动电话，平板电脑等)，并且扫描任务被发送到所有能够使用的成像设备。当用户到达成像设备以执行扫描任务时，扫描任务已经预加载，使得用户不必手动输入扫描设置或目的地设置。但是，在一些情况下，用户可以具有变更设置的选项。然后，用户可以在成像设备处执行扫描任务，并且将创建的文档图像发送到目的地位置。位于成像设备上的执行代码基于在成像设备中定义的扫描设置来创建文档图像。

在一个实施例中，在用户执行扫描任务之后，针对所需输入验证扫描文档。作为一个示例，当扫描任务涉及扫描护照时，系统可以使用人工智能(例如，分类引擎)来光学地识别护照已被实际扫描并且页数是正确的等。此外，验证可以通过将预先填入的元数据与接收数据进行比较来执行。

在另一实施例中，在用户执行扫描任务并且成像设备接收到文档之后，向所选用户发送第二通知，或者向成像设备本身发送或者向单独的通知设备发送第二通知。第二通知可以是扫描任务完成的通知。或者，第二通知可以是在可以执行第二扫描任务之前需要接收扫描文档的第二扫描任务的通知。例如，第一扫描任务可以是扫描特定文档，第二扫描任务可以是打印扫描文档的副本或扫描相关文档。

在用户执行扫描任务之后，成像设备可以被配置为进一步自动处理扫描图像。例如，成像设备可以对文本文档执行光学字符识别(“ocr”)操作，优化图像以进行打印，或者压缩文档以进行存储或传输。

用户在一个成像设备处执行扫描任务之后，该成像设备报告扫描任务已经完成。该报告被发送到中央服务器。如果将报告发送到中央服务器，则中央服务器将识别具有该扫描任务的所有其他成像设备，并指示他们删除扫描任务。在任一种情况下，在一个成像设备处完成扫描任务之后，就从所有其他成像设备中移除扫描任务。用户使用任何能够使用的成像设备执行预加载的扫描任务的能力增强了获得所需文档的图像的整个处理。它增强了所有成像设备的功能，因为成像设备和第三方应用以分布式方式一起工作以促进该处理。此外，由于成像设备(彼此相互或与中央服务器)的互连，在一个成像设备上完成扫描任务之后，就从所有成像设备中移除扫描任务，从而增强了该处理。这防止相同的扫描任务错误地执行两次。

图5示出了移动设备上的扫描任务和工作流的示例性显示500。示例性移动设备包括移动电话和平板设备。另外，扫描任务可以被发送到具有相机或其他成像能力的膝上型或台式计算机。

在一个实施例中，移动设备是扫描网络的一部分。用户可以使用设备的相机功能来扫描期望的文档。与其他成像设备一样，使用预先选择的扫描设置创建图像并将其发送到预先选择的目的地。可以针对正在使用的特定移动设备优化扫描任务的扫描设置。可以针对特定移动设备预先选择扫描设置，或者可以在用户登录设备之后动态调整扫描设置。登录后，联网计算机被通知正在使用哪个设备，并调整扫描设置。

图6示出了移动设备在显示器500上的扫描请求的示例性通知510。接收到扫描任务通知之后，用户可以在适当的情况下利用他的移动电话执行扫描，或者可以在mfd处执行扫描。扫描任务自动将扫描的文档转发到适当的位置。扫描完成后，从系统中的设备中删除扫描通知和扫描任务。

重要的是，扫描任务由远离成像设备的位置处的软件启动，而不是成像设备处。另外，本发明的一个重要方面在于，将扫描任务和通知分发到系统中的多个设备，以及当在其中一个设备上完成扫描时删除扫描任务和通知。

图7是示出用于将扫描任务从应用程序610分发到多个联网成像设备620的系统的另一实施例的示意图。该图更清楚地描绘了专用成像设备、mfd630和移动设备的使用。在该实施例中，单个用户650可能拥有多个上述设备，所有这些设备都能够接收扫描任务。当扫描任务需要来自特定用户的操作，但用户的行踪未知时，可以将扫描任务推送到该用户的所有设备，以便用户可以在他或她的任何设备上满足扫描任务。

图8示出了用于执行扫描特定用户的护照的特定任务的用户界面的示例性显示。在图8所示的示例中，已经针对标识为博斯先生(mr.bose)的用户创建扫描任务。扫描任务设置显示扫描护照任务所需的元数据字段。在此示例中，任务需要id号、护照号和原籍国。一些或所有元数据字段可以由用户或第三方运营商预先填入，或者数据可以从数据库中自动提取。在所示实施例中，已经预先填入了id号和护照号码字段，但是用户必须从下拉菜单中选择国家。在一个这样的实施例中，如果需要校正，则用户可以改变预先填入的字段。在另一个实施例中，禁止用户改变预先填入的字段。一旦完成所有元数据字段并且用户将护照放在扫描仪上(或将其放置在电话或其他设备的相机前面)，用户触摸扫描按钮以扫描护照。

在图8的实施例中，附加功能能够由系统执行并显示在用户界面上。附加功能的示例包括为将来的日期和时间安排任务的能力，包括必须定期完成的重复任务。另外，扫描任务可以包括文档创建，其要求用户填入诸如目的地数据或元数据的附加信息，包括文档类型、作者、文档的附加数据，诸如日期、地址、部门标识，例如扫描参数的扫描相关元数据。一些元数据可以由系统预先设置或者与互连系统协作。扫描任务可以与其他第三方应用(例如移动电话或平板设备上的应用集成，使得可以使用第三方应用来完成扫描任务。

图9是示出创建和执行扫描任务的方法的流程图700。第三方通过选择现有模板来创建扫描任务(在710)。第三方还可以在该步骤期间预先填入一些或所有元数据字段，并将任务分配给用户。然后，在所有mfd、移动设备和其他终端上能够使用所分配的扫描任务(在720)。然后将扫描任务分发到网络上的成像设备，并向用户发送通知。当用户登录到成像设备时，将呈现该特定用户的定制扫描任务。然后，用户选择任务，提供任何附加元数据，并执行扫描任务(在730)。如果扫描任务是单个离散操作，则将其从所有设备中删除(在740处)。如果扫描任务是重复扫描任务，则将其保留在设备上，以便可以再次执行(在750)。

在一个实施例中，扫描任务可以包括截止期限。例如，可能需要在三天内进行扫描。如果未及时执行扫描任务，则可以向用户发送提醒通知。另外，可以将通知发送给可以提供人为干预的主管或其他人(通过执行任务或指示用户执行任务)。

在执行扫描任务之后，可以生成报告或api调用。该报告可以包括描述所执行的操作的元数据，以及关于执行操作的人、内容、时间、地点和方式的信息。例如，创建扫描任务的第三方管理员可以接收特定的人使用特定成像设备在特定时间进行护照扫描的报告。该报告还可以包括所使用的扫描设置和扫描目标，以及指向扫描文件的链接，或者甚至包括扫描文件结果本身。

图10是示例性用户界面的示意图，包括专用成像设备、mfd和移动设备上的用户界面。用户界面可以显示特定用户能够使用的各种扫描任务。图10中所示的用户界面为用户提供了选择和查看等待用户注意的待处理扫描任务的选项。用户界面还为用户提供了如下选项：使用扫描按钮完成扫描任务，查看扫描任务的详细信息，填入元数据，或返回高级菜单或其他菜单。

在所有上述实施例中，所公开的功能可以通过位于办公室的中央服务器、用户设备(包括移动电话、平板设备、pc等)、扫描仪、打印机、照相机以及多功能设备上的计算机代码来实现。计算机代码可以写入计算机可读存储介质，例如，cd、usb，硬盘驱动器、云存储器或能够由计算机使用的任何其他外部或内部存储器。

在说明书或权利要求书中使用术语“包括(includes)”或“包括(including)”的程度上，旨在以与术语“包含(comprising)”类似的方式包括在内，因为该术语在被用作权利要求中的过渡词。此外，在使用术语“或”(例如，a或b)的程度上，意图表示“a或b或两者”。当申请人旨在表示“仅a或b但不是两者”时，将使用术语“仅a或b但不是两者”。因此，这里使用的术语“或”是包含性的，而不是排他性的。参见bryana.garner，adictionaryofmodernlegalusage(现代法律用语词典)624(1995年第2版)。此外，在说明书或权利要求书中使用术语“在……中(in)”或“到......内(into)”的情况下，旨在另外表示“在……上(on)”或“在……之上(onto)”。此外，在说明书或权利要求书中使用术语“连接”的程度上，旨在不仅意味着“直接连接到”，而且还“间接地连接到”，例如通过另一组件或另外的多个组件进行连接。