专利名称：工作流程分配系统及方法
技术领域：
本发明涉及一种工作流程分配系统及方法，尤指一种用于处理文件及相关信息在多个不同部门之间流通的工作流程分配系统及方法。
背景技术：
在一大型事务所中，处理从接收用户需求到任务完成过程中所涉及的文件及其相关信息是一错综复杂的工作流程，其包含了多个必须由不同部门协作完成的活动。由于工作流程步骤与各工作部门之间的独立性，使得一大型事务所很难以一种经济、有效的方式来处理案件。
依惯例，处理这些案件所涉及的文件及相关信息很大程度上属于人工处理，需要人工将这些资料通过电子邮件、电子信息或其它类似形式发送给下一处理部门。通常，这些部门很少接到上述信息到达的预通知，也就很少有时间来计划并准备所要采取的活动。而且，如果在一案件处理过程中出现了延迟，很难判别延迟的原因及责任承担者。事务所经常是在检查案件期限时才发现逾期。当然，这对于维持高效的工作效率无疑太晚。因此，需要有一种经济、有效的系统及方法来管理并跟踪案件承办过程中文件及相关信息的流通。
工作流程分配系统，作为一种可改善办公文件流通效率的信息处理系统，通过在一分布式计算机网络中处理并传递电子文件及其相关信息，从而改善包括有多个人工处理并需要在这些处理过程中相互交流的业务处理的工作效率。由用户定义的一事务处理的流通步骤及规则就是一工作流程。对于工作流程的每一步骤，工作流程分配系统可按照用户设定，将电子文件及其相关信息自动发送给所涉及的各个角色。
在先前技术中，当工作流程(例如一组程控流)被存储，对于每一不同工作流程的所有定义信息必须分别保存。在这种情况下，即使一新建流程与一固有流程相似，其定义信息也需要单独被存储。另外，需指定一管理员来负责存储及修改该流程定义。
上述现有技术会产生以下问题产生大量细节不同，但大体相似的工作流程的定义信息，从而占用大量存储空间；即使一工作流程对应于某一部门的细微修改也需要管理员参与，从而导致管理员繁杂的工作。
综上所述，根据大型事务所的业务处理特点，提供一种可管理并追踪工作流程且易于修改工作流步骤的系统与方法十分必要。
发明内容本发明的主要目的在于提供一种工作流程分配系统及方法，在分布式计算机网络中处理文件及相关信息的流通，并追踪显示工作流程的进行状态。
本发明的另一目的在于提供一种工作流程分配系统及方法，可灵活调整一工作流程以减少重新定义相似流程的时间与作业。
为达上述发明目的，本发明提供了一种工作流程分配方法，其通过在一分布式计算机网络，处理文件及相关信息在多个不同部门中的流通，包括有如下步骤(a)管理员预先定义多个角色及多个用户，并为每一用户及工作流程分配所需的角色，将各工作流程所需角色信息、角色与用户及其对应关系信息存储于一数据库中；(b)从源计算机系统接收订单信息，该订单信息包括有待处理业务的多个基本资料；(c)根据订单信息中设定的业务类别从多个工作流程中选择一工作流程，该工作流程包括有多个工作流步骤；(d)建立一项目用以安排每一工作流步骤的进度，并记录工作流步骤信息及管理各步骤生成的文档；(e)从多个工作流步骤中判别当前工作流步骤；(f)为当前工作流步骤修改所需的角色，或按照工作流程预定的角色，根据角色与用户对应关系选择拥有相应角色的用户；(g)发送消息通知上述用户开始与当前工作流步骤相关的活动；(h)接收当前工作流步骤完成时发送的消息并启动下一工作流步骤，重复转至步骤(e)直至全部工作流步骤完成。
为达上述发明目的，本发明还提供了一种工作流程分配系统，其处理文件及相关信息在多个不同部门中的流通，该系统包括有一工作流管理服务器、多个客户端、一数据库、一文件服务器及一工作流管理程序。其中，多个客户端，其通过一分布式计算机网络与上述工作流管理服务器连结在一起。数据库，用以存储多个工作流程定义、角色与用户及其对应关系信息及项目信息。工作流管理程序，其运行在上述工作流管理服务器上，该工作流管理程序包括有一角色与用户管理模块，管理员通过该模块管理角色及用户的定义，即管理员预先定义多个角色及多个用户，并为每一用户及工作流程分配所需的角色；一工作流程选择模块，其可根据订单信息中设定的业务类别从多个工作流程中选择一工作流程，该工作流程包括有多个工作流步骤，并建立一项目用以追踪工作流步骤及管理各步骤生成的文档；一工作流步骤判别模块，这些工作流步骤均包含一标志，用以指示作为其先决条件的工作流步骤，该模块根据上述项目信息并参照相应工作流程定义以判别当前进行的步骤；一用户指派模块，其根据角色与用户对应关系选择具有当前工作流步骤所需角色的用户；一通讯模块，其在上述分布式计算机网络中，发送消息通知用户开始与当前工作流步骤相关的活动并接收当前工作流步骤完成时发送的消息；一Web界面模块，用户通过该模块检视项目信息、修改工作流步骤所需角色、发送订单信息或当前工作流步骤完成信息及上传/下载文档，所提供的操作均与使用者角色定义相对应。一文件服务器，用以接收上述Web界面模块发出的文件上传/下载请求。
通过上述系统及方法，可实现工作流程自动化管理，处理文件及相关信息在多个不同部门中的流通。
图1为本发明工作流程分配系统及方法的实施环境示意图。
图2为本发明工作流程分配系统的功能模块图。
图3为本发明中处理文件及相关信息在多个不同部门流通的示意图。
图4为本发明工作流程分配方法的控制流程图。
具体实施方式参照图1所示，为本发明工作流程分配系统及方法的实施环境示意图，包括有一工作流管理服务器10、一网络20、多个客户端30(图中只画出一个)、一数据库60及一文件服务器70。
其中，工作流管理服务器10通过运行软件来实现工作流程管理，该软件在这里为一工作流管理程序40，用于在网络20中处理文件及相关信息的流通，并追踪工作流程的进行状态。工作流管理服务器10为该领域所熟知的适当机型，通过网络20与多个客户端30相连。
多个客户端30由多个计算机组成，用于处理日常业务活动，该业务活动将参照第图3进行详述。
网络20可以是任何类型的计算机网络，例如局域网、广域网或混合网络等，包括通过路由器或小型交换机将多个局域网组合而成的内部互联网。通过网络20，工作流管理服务器10、多个客户端30、数据库60及文件服务器70之间可相互通讯或传输资料。
数据库60与工作流管理服务器10连接在一起，存储了用于处理及追踪工作流程的相关信息。数据库60需要一数据库管理系统(未画出)来运行，该数据库管理系统可以是一关系型数据库系统，如Oracle.RTM的类。
文件服务器70用于存储各工作流步骤所建立的文件，通过网络20与多个客户端30相连。客户端30可将文档上传至文件服务器70存储，或从文件服务器70下载文档。
参照图2所示，为本发明工作流程分配系统的功能模块图。工作流管理程序40采用微软.net架构的XML Webservice设计实现。XML Webservice被定义为一软件组件，其通过SOAP(Simple Object Access Protocol)接入，根据WSDL(Web Service Definition Language)定义并且在UDDI(Universal Description，Discovery and Integration)中注册。XML Webservice组件可实现各应用程序之间相互通讯，无论应用程序用何种语言编写，在何种操作系统上运行，用何种设备接入。同时，XML Web service组件之间既保持相互独立，又可通过松散链接组合在一起实现一软件功能。使用.net架构开发系统可实现跨平台技术且具有良好的扩展性，适合构建一应用于分布式计算机网络的工作平台，完成在多个不同部门中的工作流程管理。
该工作流管理程序40使用三层式系统架构，分别对应于一Web界面模块48、一资料接入模块47及一工作流引擎46。其中工作流引擎46包括有一角色与用户管理模块41、一工作流程选择模块42、一工作流步骤判别模块43、一用户指派模块44及一通讯模块45。如上所述，由于工作流管理程序40使用XML Web Service设计实现，各模块可分别使用多个不同编程语言编写，模块之间通过XML相互通讯。
其中，工作流管理程序40的Web界面模块48支持运行在客户端30上的浏览器接入，该Web界面模块48可使用ASP.net及C#编程实现。Web界面模块48通过网络20与远程的多个客户端30连接在一起，为客户端30提供一操作界面以检视项目信息、修改工作流步骤所需角色及发送订单信息或当前工作流步骤完成信息，每一客户端30所拥有的操作均与其角色定义相对应。Web界面模块48进一步提供一查询功能，用于检视在授权范围内的项目承办信息；还提供一上传/下载功能，用于从文件服务器70下载先前步骤提交的文档至客户端30或由客户端30上传当前步骤完成的文档至文件服务器70。
工作流管理程序40的工作流引擎46支持工作流程管理，可使用VB.net编程实现，支持.net架构的XML Web Service。该工作流引擎46通过角色与用户管理模块41来完成初始化工作。管理员预先将多个工作流程定义存储于数据库60中，再根据这些工作流程归纳定义出多种角色，通过角色与用户管理模块41定义多个角色，再添加多个用户，并为用户及工作流程分配所需的角色。每一角色是指在一定工作流步骤中具有一定权限、可实施一定活动的抽象概念；该用户可拥有多种不同角色。在数据库60中建立多个表单分别存储各工作流程所需角色信息、角色与用户及其对应关系信息。
通讯模块45通过网络20提供在工作流管理服务器10与多个客户端30之间通讯。相应地，该通讯模块45也支持XML Web service，通过SOAP协议及XML技术实现跨平台通讯，即在包含了各种不同计算机系统的多个客户端30之间通讯，假设客户端30可以是IBM兼容机、APPLE机或UNIX工作站，分别使用Windows、Mac或UNIX操作系统。客户端30接入Web界面模块48，可通过该通讯模块45向工作流管理服务器10发送订单信息或当前工作流步骤完成消息。同时，客户端30会运行一用于通讯的代理程序(未画出)，该通讯代理程序可单独编写，也可利用自身操作系统所支持的网络通讯软件。
工作流程选择模块42与通讯模块45、数据库接入模块47通讯。源计算机通过通讯模块45向工作流管理服务器10发送订单信息，所谓源计算机属于客户端30，这里特指订单信息的来源。工作流程选择模块42根据订单信息中设定的业务类别从多个工作流程中选择一工作流程进行处理。工作流程包括有多个工作流步骤，每一工作流步骤所涉及的信息被称为工作流步骤信息，预先被存储在数据库60的相应表单中，这些工作流步骤信息至少包括有一步骤序号、一先决步骤序号及一步骤处理所需角色。工作流程选择模块42通过数据库接入模块47访问数据库60以选择工作流程，并建立一项目用以记录该工作流程的各步骤信息。该项目信息被存储于数据库60的相应表单中，包括有承办状态信息、多个工作流步骤信息及各步骤所提交文件的关联信息。其中，承办状态信息分为完成和未完成，用以标志对应工作流程是否结束。用户通过Web界面模块48可访问数据库60以检视工作流步骤信息及各步骤生成的文件信息。
工作流步骤判别模块43通过数据库接入模块47访问数据库60，根据读取待处理的项目信息，即承办状态为未完成的项目信息及相应工作流程定义。工作流步骤判别模块43根据所读取项目信息的工作流步骤信息且参照工作流程定义来判别当前应进行的工作流步骤，并将该工作流步骤信息作为消息参数传递给用户指派模块44。
用户指派模块44接收工作流步骤判别模块43所发送的消息参数，即当前工作流步骤预设的所需角色信息。用户指派模块44通过数据库接入模块47访问数据库60，根据角色与用户对应关系选择具有相应角色的用户。用户指派模块44进一步通过通讯模块45发消息至相应客户端30，通知其开始与当前工作流步骤相关的活动。
数据库接入模块47及数据库60属于第三层。数据库接入模块47可使用ODBC(Open Database Connectivity)标准编程实现，无论数据库60采用何种数据库管理系统，均可通过该模块47来访问。ODBC由微软所发展的数据库存取标准，可使所有依照ODBC标准设计的应用程序，能够透过ODBC驱动程序来存取数据库，而不管使用何种数据库管理系统。
为了进一步阐述本较佳实施例所列功能模块的工作原理，以下从一使用者的角度说明工作流管理程序40的工作原理。
管理员通过角色与用户管理模块41预先定义多种角色，再为用户及工作流程指定所需的角色。所涉及的资料均被组织成多个表单存储于数据库60中。
Web界面模块48为用户提供操作界面，根据用户的角色设定限制功能操作及信息检视。
通讯模块45支持工作流管理服务器10与多个客户端30之间的通讯。用户可接入Web界面模块48以发送消息至工作流管理服务器10；可通过运行在客户端30的网络通讯代理(未画出)，如Lotus Notes以接收该服务器10所发送的消息。
工作流程选择模块42根据所接收订单信息的业务类别自动选择一工作流程进行处理，并为其建立一项目以记录该工作流程的各步骤信息，该项目信息被组织成多个表单存储于数据库60中。
工作步骤判别模块43根据各项目信息及相应工作流程定义以判别当前进行的工作流步骤，并将当前工作流步骤定义作为消息参数发送至用户指派模块44。
用户指派模块44根据当前工作流步骤所需的角色，选择具有相应角色的用户，在通过通讯模块45发送消息通知这些用户进行与当前工作流步骤相关的活动。
当用户接到通知时，可接入Web界面模块48检视该工作流程信息，并从文件服务器70下载先前步骤所提交的文档。当用户完成工作时，可接入Web界面模块48向工作流管理服务器10发送当前工作流步骤完成信息及向文件服务器70上传所需提交的文档。
参照图3所示，为本发明中处理文件及相关信息在多个不同部门流通的示意图。该图描述了本发明工作流程分配方法得以应用的一抽象环境。假设该抽象环境为一专利事务所，该事务所的业务处理涉及五种角色客户、洽案员、工程师、程序部及主管；包括有六种事件客户向洽案员提需求(S100)、工程师分析(S110)、程序部开卷(S120)、工程师撰稿(S130)、主管核稿(S140)、工程师定稿(S150)及客户验收(S160)。并且，假设该五种角色都可通过计算机连入网络20。
客户向洽案员提需求(S100)洽案员作为该事务所的业务代表，其会见客户并推销事务所的业务。洽案员采用人工或电子邮件的形式将客户需求及相关资料传递给事务所的工程师，以进行下一步处理。
工程师分析(S110)工程师为该事务所的专利代理人，其负责专利的分析、撰写及修正。工程师分析(S110)与客户提出需求(S100)均属于预开卷处理，工程师通过Web界面模块48的一操作界面进行输入这些案卷信息，并向工作流管理服务器10发送订单信息以启动一工作流程。
程序部开卷(S120)
程序部为该事务所的承办业务管理部门，其通过Web界面模块48的一查询界面管理预开案卷情况。当该项目信息转变为就绪状态时，工作流管理程序40发送消息通知程序部以进行开卷相关动作。当程序部完成开卷步骤后，通过Web界面模块48将所要提交的文档上传至文件服务器70，并发送当前步骤完成消息至工作流管理服务器10。
工程师撰稿(S130)工作流管理程序40将该工作流程转入下一工作流步骤，选择工程师并发送消息通知其开始撰稿。工程师可从客户端30接入Web界面模块48以检视该项目信息的开卷相关资料。当工程师完成撰写，通过Web界面模块48将所要提交的文档上传至文件服务器70，并发送当前步骤完成消息至工作流管理服务器10。
主管核稿(S140)工作流管理程序40将该工作流程转入下一工作流步骤，向相应主管的客户端30发送消息通知其核稿。主管接入Web界面模块48以检视该项目信息，并从文件服务器70下载先前步骤所提交的文档进行核稿。当完成核稿，再通过Web界面模块48将所要提交的文档上传至文件服务器70，并发送当前步骤完成消息至工作流管理服务器10。
工程师定稿(S150)工作流管理程序40将该工作流程转入下一工作流步骤，发送消息通知相应工程师进行定稿。工程师接入Web界面模块48以检视该项目信息，并从文件服务器70下载主管核稿后所提交的文档进行定稿。当完成定稿，再通过Web界面模块48将所撰写文档的最终版本上传至文件服务器70，并发送当前步骤完成消息至工作流管理服务器10。
客户验收(S160)工作流管理程序40将该工作流程转入最终工作流步骤，通知客户验收。客户验收可通过二种方式，人工送件或通过Web界面模块48的一验收界面以完成。
另外，工程师定稿(S150)与主管核稿(S140)可能包含多个往返过程，这只需将工程师定稿(S150)进一步划分为工程师修改、工程师终稿二个步骤，依此修改该工作流程定义即可。
参照图4所示，为本发明工作流程分配方法的控制流程图。开始，为完成工作流管理程序40的初始化，即管理员预先将多个工作流程定义存储于数据库60中，再根据这些工作流程归纳定义出多种角色，通过角色与用户管理模块41添加多个角色定义，再添加多个用户，并为用户及工作流程分配所需的角色。用户在客户端30运行浏览器以接入Web界面模块48，通过通讯模块45与工作流管理服务器10相互通讯，并向工作流管理程序40发送订单消息(步骤S1)。工作流管理程序40从源计算机接收订单信息，即由通讯模块45将接收到的订单信息作为消息参数传递给工作流程选择模块42(步骤S2)。工作流程选择模块42根据所接收的消息参数，即订单信息中设定的业务类别从多个工作流程中选择一工作流程以处理。工作流程包括有多个工作流步骤，一工作流程的工作流步骤信息预先被存储在数据库60的相应表单中，该工作流步骤信息至少包括有一步骤序号、一先决步骤序号、一步骤处理所需角色(步骤S3)。工作流程选择模块42建立一项目用以记录该工作流程的各步骤信息。该项目信息被存储于数据库60的相应表单中，包括有承办状态信息、多个工作流步骤信息及各步骤所提交文件的关联信息(步骤S4)。工作流步骤判别模块43通过数据库接入模块47访问数据库60，读取待处理的项目信息，即承办状态为未完成的项目信息及相应工作流程定义。该模块43根据所读取项目信息的工作流步骤信息参照工作流程定义判别当前应进行的工作流步骤，并将该工作流步骤信息作为消息参数传递给用户指派模块44(步骤S5)。用户指派模块44接收工作流步骤判别模块43所发送的消息参数，即当前工作流步骤预设的所需角色信息。该模块44通过数据库接入模块47访问数据库60，根据角色与用户对应关系选择具有相应角色的用户(步骤S6)。用户指派模块44进一步通过通讯模块45发送消息至相应客户端30，通知其开始与当前工作流步骤相关的活动(步骤S7)。当用户接到通知时，可接入Web界面模块48检视该工作流程信息，并从文件服务器70下载先前步骤所提交的文档。当用户完成工作时，可接入Web界面模块48向工作流管理服务器10发送当前工作流步骤完成信息及向文件服务器70上传所需提交的文档。工作流管理程序40接收当前步骤完成时发送的消息，该工作流程的相应项目信息即被更改(步骤S8)。工作管理程序40接收当前步骤完成时发送的消息，若为该工作流程的最终步骤，将其项目信息的承办状态设置为完成(步骤S9)。从而结束该工作流程(步骤S10)。若不为该工作流程的最终步骤，则其项目信息的承办状态保持为未完成。如步骤S5所述，工作流步骤判别模块43会继续处理承办状态为未完成的工作流程。
权利要求
1.一种工作流程分配方法，其通过一分布式计算机网络，处理文件及相关信息在多个不同部门中的流通，其特征在于，包括有如下步骤(a)管理员预先定义多个角色及多个用户，并为每一用户及工作流程分配所需的角色，将各工作流程所需角色信息、角色与用户及其对应关系信息存储于一数据库中；(b)从源计算机系统接收订单信息，该订单信息包括有待处理业务的多个基本资料；(c)根据订单信息中设定的业务类别从多个工作流程中选择一工作流程，该工作流程包括有多个工作流步骤；(d)建立一项目记录工作流步骤信息及管理各步骤生成的文档；(e)从多个工作流步骤中判别当前工作流步骤；(f)根据角色与用户对应关系选择拥有相应角色的用户；(g)发送消息通知上述用户开始与当前工作流步骤相关的活动；(h)接收当前工作流步骤完成时发送的消息并启动下一工作流步骤，重复转至步骤(e)直至全部工作流步骤完成。
2.如权利要求1所述的工作流程分配方法，其特征在于，还进一步包括有一步骤为客户端提供一Web界面以检视项目信息、修改工作流步骤所需角色及发送订单信息或当前工作流步骤完成信息，所提供的操作均与使用者角色定义相对应。
3.如权利要求2所述的工作流程分配方法，其特征在于，其中进一步包括用户在每一工作流步骤开始时从该文件服务器下载所需的文档，在每一工作流步骤完成时将所建立的文档上传至一文件服务器保存。
4.如权利要求3所述的工作流程分配方法，其特征在于，其中上传、下载文档，是通过上述Web界面连结文件服务器来实现的，对应不同步骤所建立的文档拥有不同显示方式。
5.如权利要求1所述的工作流程分配方法，其特征在于，其中步骤(d)进一步包括一步骤在上述数据库中存储项目信息，该项目信息包括有多个工作流步骤信息及文件关联信息，用以追踪工作流步骤及管理各步骤建立的文档。
6.如权利要求1或权利要求3所述的工作流程分配方法，其特征在于，其中将信息存储数据库中，是指在上述数据库中建立多个表单，分别用以存储工作流程定义、角色信息、用户信息、角色与用户对应关系及项目信息。
7.如权利要求1所述的工作流程分配方法，其特征在于，其中步骤(e)的多个工作流步骤均包含一标志，用以指示作为其先决条件的工作流步骤。
8.一种工作流程分配系统，其通过一分布式计算机网络，处理文件及相关信息在多个不同部门中的流通，其特征在于，包括一工作流管理服务器，其运行一工作流管理程序，该工作流管理程序包括有一角色与用户管理模块，管理员通过该模块管理角色及用户的定义，即管理员预先定义多个角色及多个用户，并为每一用户及工作流程分配所需的角色；一工作流程选择模块，其可根据订单信息中设定的业务类别从多个工作流程中选择一工作流程，该工作流程包括有多个工作流步骤，并建立一项目用以追踪工作流步骤及管理各步骤生成的文档；一工作流步骤判别模块，这些工作流步骤均包含一标志，用以指示作为其先决条件的工作流步骤，该模块根据上述项目信息并参照相应工作流程定义以判别当前进行的步骤；一用户指派模块，其根据角色与用户对应关系选择具有当前工作流步骤所需角色的用户；多个客户端，其通过一分布式计算机网络与上述工作流管理服务器连结在一起；一数据库，用以存储多个工作流程定义、角色与用户及其对应关系信息及项目信息；一文件服务器，用以存储各工作流步骤所生成的文档并提供文档的上传或下载服务。
9.如权利要求8所述的工作流程分配系统，其特征在于，其中工作流管理程序进一步包括有一通讯模块，其在上述分布式计算机网络中，发送消息通知用户开始与当前工作流步骤相关的活动并接收当前工作流步骤完成时发送的消息。
10.如权利要求8所述的工作流程分配系统，其特征在于，其中工作流管理程序进一步包括有一Web界面模块，用户通过该模块检视项目信息、修改工作流步骤所需角色、发送订单信息或当前工作流步骤完成消息及上传或下载文档。
11.如权利要求10所述的工作流程分配系统，其特征在于，其中Web界面模块根据用户的角色设定，访问上述数据库中在授权范围内的资料。
12.如权利要求8所述的工作流程分配系统，其特征在于，其中工作流程选择模块将项目信息存储于上述数据库中，该项目信息包括有一承办状态信息、多个工作流步骤信息及及各步骤所提交文件的关联信息，用以追踪工作流步骤并管理各步骤建立的文档。
全文摘要
一种工作流程分配系统及方法，其通过一分布式计算机网络，处理文件及相关信息在多个不同部门中的流通。该工作分配系统包括有一工作流管理服务器；多个客户端，其通过一分布式计算机网络与上述工作流管理服务器连结在一起；一工作流管理程序，其运行在上述工作流管理服务器上，该工作流管理程序包括有一角色与用户管理模块、一工作流程选择模块、一工作流步骤判别模块、一用户指派模块、一通讯模块及一Web界面模块。用户可通过Web界面模块管理工作流程、发送消息及上传/下载文档。通过上述系统及方法，可实现工作流程自动化管理，处理文件及相关信息在多个不同部门中的流通。
文档编号G06F12/00GK1487435SQ0213490
公开日2004年4月7日 申请日期2002年10月3日 优先权日2002年10月3日
发明者李忠一, 林海洪, 罗宝胜, 王宜国 申请人:鸿富锦精密工业(深圳)有限公司, 鸿海精密工业股份有限公司