工作流程管理方法和工作流程管理装置的制作方法

专利名称：工作流程管理方法和工作流程管理装置的制作方法
技术领域：
本发明总体涉及工作流程管理方法和工作流程管理装置。
技术背景已经提出了各种类型的在诸如公司的组织中用于通过电子方式审查(review )和批准(approval)文档的工作流程系统(参见，例如，专利文献 1 )。在常规的工作流程系统中，文档的创建者(或起草者)通过参考组织中 的规则确定工作流程，并指定按顺序审查和/或批准文档的工作流程的参与 者。[专利文献1]日本专利申请公开文件No. 2006-65874 上述常规工作流程系统具有如下问题(1) 文档的创建者通过参考组织中的规则确定工作流程很麻烦。(2) 常规的工作流程系统一般使用专用的结构来处理工作流程文档和任 务。这样的工作流程系统-需要复杂的维护。-需要专用的客户端应用。-缺少灵活性和可扩展性。-不能与不具有工作流程功能的现有文档管理系统协作。发明内容本发明的实施例提供一种工作流程管理方法和工作流程管理装置，其解 决或减少了由现有技术的限制和缺陷导致的一个或多个问题。本发明的实施例提供一种工作流程管理方法，包括工作流程启动步骤， 根据附加到工作流程文档的一个或多个标签确定工作流程，向工作流程文档 附加状态标签和参与者标签，并启动工作流程；和审查/批准步骤，根据状态 标签和参与者标签请求审查和/或批准工作流程文档，并在所述审查和/或批准之后更新该状态标签和参与者标签。本发明的另一实施例提供一种工作流程管理装置，包括工作流程启动单元，其被配置成根据附加到工作流程文档的一个或多个标签确定工作流程，向工作流程文档附加状态标签和参与者标签，并启动工作流程；和审查/批准 单元，其被配置成根据状态标签和参与者标签请求审查和/或批准工作流程文 档，并在审查和/或批准之后更新状态标签和参与者标签。


图1是举例说明根据本发明实施例的示例性工作流程系统的配置的示图；图2A至2E是举例说明示例性工作流程系统的变化的示图；图3是示出示例性元数据数据库(DB)的表；图4是示出示例性标签定义DB的表；图5是示出示例性工作流程DB的表；图6是示出示例性文档注册(registration ) DB的表；图7是示出示例性组织/验证信息DB的表；图8是示出在示例性工作流程系统中处理的概要的流程图；图9是示出借助网络的处理的流程图；图io是举例说明用户进行的处理的示图；图11是示出从注册工作流程文档直到启动工作流程的示例性步骤的序列图(部分l);图12是示出从注册工作流程文档直到启动工作流程的示例性步骤的序 列图(部分2);图13是举例说明用于注册工作流程文档的示例性用户界面的示图； 图14是举例说明用于确认工作流程的示例性用户界面的示图； 图15是用于描述在RSS传送处理中如何过滤RSS提要(feed)的示图； 图16A至16H示出了从用户终端的RSS阅读器发送到元数据管理单元 的RSS提要请求的示例；图17A和17B是举例说明RSS提要的源代码和显示的示图；图18A和18B是举例说明另一RSS提要的源代码和显示的示图；图19是示出示例性审查处理的序列图；图20是举例说明用于审查工作流程文档的示例性用户界面的示图； 图21A是举例说明用于自动提示(present)标签的标签管理单元的示例 性配置的示图；图21B是示出示例性标签管理DB的表；图22是示出注册工作流程文档的示例性处理的序列图；图23是示出用于注册工作流程文档的另 一示例性用户界面的示图；图24示出了描述标签与代表文档类型和组织单位的按钮之间的关系的代码。
具体实施方式
下面参考附图描述本发明的优选实施例。 <系统配置〉图1是举例说明根据本发明实施例的示例性工作流程系统的配置的图。 如图1所示，示例性工作流程系统包括元数据管理单元1,其管理作 为元数据附加到工作流程文档(即，要在工作流程中传播并审查和/或批准的 文档)的标签，并且该元数据管理单元1是示例性工作流程系统的中心单元； 工作流程确定单元2，用于根据来自元数据管理单元1的请求确定工作流程； 文档注册单元3，用于存储有关工作流程文档的信息；验证单元4，用于根据 来自元数据管理单元1或文档注册单元3的请求验证用户；以及用户终端5 (5A、 5B、...)，诸如由示例性工作流程系统的用户操作的个人计算机(PC) 等。在示例性工作流程系统中，上述组件借助网络互相连接。元数据管理单元l包括用户请求处理单元ll，用于处理来自用户的请 求；元数据管理单元12,用于管理元数据；UI产生单元13,用于产生将在 用户终端5上显示的用户界面(UI，例如屏幕)；RSS产生单元14,用于响 应于来自用户终端5的请求产生并发送RSS格式的工作流程文档的元数据 (RSS代表资源描述框架(RDF)站点摘要、丰富站点概要、或聚合内容)；标 签分析单元15,用于分析附加到工作流程文档的标签；工作流程确定请求单 元16,用于请求工作流程确定单元2确定工作流程；工作流程状态管理单元 17，用于管理工作流程的状态；元数据数据库(DB) 18，用于存储作为元数据 的附加到工作流程文档的标签；和标签定义数据库(DB) 19,用于存储标签的 定义。RSS产生单元14包括请求接收单元141，用于经由用户请求处理单元11接收RSS提要请求；标签搜索单元142，用于使得元数据管理单元12 根据标签在元数据DB 18中搜索工作流程文档；元数据产生单元143,用于 产生标签搜索单元142找到的工作流程文档的元数据(RSS数据或RSS提要)； 以及响应发送单元144,用于向请求的用户终端5发送产生的RSS提要。工作流程确定单元2包括用于对经由网络的访问进行响应的工作流程服 务器21,以及用于存储工作流程定义的工作流程数据库(DB) 22。文档注册单元3包括用于对经由网络的访问进行响应的文档注册WWW 服务器31，以及用于存储关于工作流程文档的信息的文档注册数据库(DB) 32。可以为每个文档类型提供文档注册WWW服务器31。验证单元4包括用于对经由网络的访问进行响应的验证服务器41和用于 存储组织信息(表示用户所属的部门、科室等)和用户的验证信息的组织/验 证信息数据库(DB) 42。组织/验证信息DB 42可以被分成组织DB和验证DB。每个用户终端5包括用于接收RSS提要的RSS阅读器51和用于浏览接 收到的RSS提要中的链接所指示的页面的浏览器52。图2A至2E示出了示例性工作流程系统的变化。图2A示出了其中分别 地提供元数据管理单元1、工作流程确定单元2和验i正单元4的变化。图2B 示出了其中集成元数据管理单元1和验证单元4的变化。图2C示出了其中集 成工作流程确定单元2和验证单元4的变化。图2D示出了其中集成元数据 管理单元l、工作流程确定单元2和验证单元4的变化。图2E示出了其中集 成元数据管理单元1和工作流程确定单元2的变化。图3示出了元数据DB 18的示例。元数据DB 18中的每个记录包括用于 标识记录的ID、用于标识对应的工作流程文档的文档ID、和附加到工作流程 文档的一个或多个标签。标签是元数据的一部分。元数据包括诸如文档URL 和标签的关于工作流程文档的信息。与工作流程相关的标签的示例包括指示任务或文档的类型的标签，例 如"发明报告"、"技术报告，，和"请求裁决，，；指示组织单位的标签，例如"XYZ 研究所"和"ABC科室，，；指示非正式组的标签，例如"XXX小组委员会" 和"YYY学习组，，；和指示状态的标签，例如"准备中"、"准备中:名字"、"正 在请求审查"、"已批准:名字"、"已拒绝"、"To:名字"、"CC:名字"和"To: 档案"。示例性工作流程系统可以被配置成指示组织单位的标签不能被附加到 工作流程文档，除非用户被验证。优选地，要防止在没有授权的情况下或由于错误而更改指示工作流程和 工作流程文档的状态的标签。因此，在该实施例中，将指示工作流程和工作 流程文档的状态的标签作为系统标签来处理，系统标签由示例性工作流程系统自动产生和更改，而不能由用户更改。系统标签的示例包括"创建者:名字"、 "创建者名字(2006-08-31/23:59:59)"、"已更改名字"、"已更改名字 (2006-08-31/23:59:59)"、 "To:名字"、"CC:名字"、"正在请求审查"、"已审查: 名字"、"已审查:名字(2006-08-31/23:59:59)"、"正在请求批准"、"已批准:名 字"、"已批准:名字(2006-08-31/23:59:59)"、"已拒绝"、"已拒绝:名字，，和"已 拒绝:名字(2006-08-31/23:59:59)"。图4示出了标签定义DB 19的示例。标签定义DB 19中的每条记录包括 用于标识记录的ID、标签和标签的定义。在图4中，以人为可阅读格式写出 了每个定义。然而，在实际的实现方式中，例如通过工作流程系统可执行的 函数来表示每个定义。图5示出了工作流程DB 22的示例。工作流程DB 22中的每条记录包括 一个或多个标签、对应的工作流程和工作流程的描述。因此，在工作流程DB 22中，工作流程与标签或标签组合相关联。该配置使得可以向相同标签分配 多个工作流程。并且，工作流程的描述使得在工作流程DB 22中维护工作流 程变得更加容易。图6示出了文档注册DB 32的示例。文档注册DB 32中的每条记录包括 用于标识记录的ID、文档名、和指示文档的存储位置的URL。图7示出了组织/验证信息DB 42的示例。组织/验证信息DB 42中的每 条记录包括用于标识记录的ID、用户名、用户所属的组织单位、用户的职位 和用于验证的密码。<操作〉图8是示出在示例性工作流程系统中处理的扭克要的流程图。如图8所示，创建者(或起草者)在用户终端5之一上创建工作流程文档(步骤Sl),并向所创建的工作流程文档附加用于确定工作流程的一个或多个标签，以便在工作流程系统中注册该工作流程文档(步骤S2 )。工作流程系统根据创建者附加的标签确定工作流程(步骤S3 )并在创建者确认之后向工作流程文档附加指示第一工作流程参与者的参与者标签和指示工作流程状态的状态标签(步骤S4 )。然后，工作流程系统将工作流程文档的元数据(包括标题、描述、URL等)作为RSS提要传送给第一工作流程参与者(步骤S5 )。当接收到RSS提要时，第一工作流程参与者审查和/或批准工作流程文档 (步骤S6)。然后，工作流程系统根据审查和/或批准的结果更新状态标签，并且如果存在下一个工作流程参与者的话，更新参与者标签以指示该下一个工作流程参与者(步骤S7)。如果存在另一个工作流程参与者，则工作流程系统重复步骤S5至S7。如果不再有工作流程参与者，或工作流程文档被工作流程参与者拒绝，则工作流程系统终止工作流程(步骤S8)。 图9是示出借助网络处理的流程图。如图9所示，创建者向工作流程文档附加一个或多个标签并请求元数据 管理单元1注册工作流程文档(步骤Sll )。元数据管理单元1使得验证单元 4验证创建者(步骤S12 )并使得工作流程确定单元2确定该工作流程文档的 工作流程(步骤S13)。然后，创建者将工作流程文档上载到文档注册单元3 (步骤S14)。同时，当从元数据管理单元1接收到RSS提要时，用户A、 B和C(工 作流程参与者)中的每一个审查和/或批准在文档注册单元3中注册的工作流 程文档，并将结果返回到元数据管理单元1 (步骤S15和S16)。当用户A、 B和C中的每一个访问文档注册单元3时，验证单元4验证用户A、 B和C 中的每一个(步骤S17)。图10是举例说明用户进行的处理的示图。图10更详纟田地说明了图9中 示出的用户A、 B和C与元^t据管理单元1和文档注册单元3之间的交互。 图9中的交互以简化的形式示出在图IO的右侧。如图IO所示，用户XX利用用户终端5的RSS阅读器51接收来自元数 据管理单元1的RSS提要(步骤S21 ),利用浏览器52通过跟随RSS提要中 的文档链接来浏览在文档注册单元3中注册的工作流程文档(步骤S22 ),并 且通过使用浏览器52将审查结果返回到元数据管理单元1 (步骤S23 )。图11和12是示出从注册文档到启动工作流程的示例性步骤的序列图。如图11所示，创建者从用户终端5向元数据管理单元1的用户请求处理 单元11发送注册工作流程文档的请求(步骤S101)。用户请求处理单元11 请求UI产生单元13产生注册UI (步骤S102 )，接收所创建的注册UI (步骤S103),并将该注册UI发送给用户终端5 (步骤S104)。图13示出了注册UI 的示例。注册UI包括文档名称输入域501,用于输入要注册的工作流程文 档的文档名；文档URL输入域502，用于输入指示工作流程文档的注册目的 地的URL (例如，指示文档注册WWW服务器31上的位置的URL );标签 输入域503，用于输入用来确定工作流程文档的工作流程的标签(标签可以 在域中直接输入，或者可以从标签选择域504中选择)；标签选择字段504， 提供将在标签输入域503中输入的标签列表；和"显示工作流程"按钮505， 用于根据在上述域中指定的条件搜索和显示工作流程。再次参考图11，创建者使用用户终端5在注册UI上输入文档名、URL、 和标签并点击"显示工作流程"按钮505 (请求注册工作流程文档并显示工 作流程)(步骤S105)。然后，元数据管理单元1的用户请求处理单元11向 文档注册单元3的文档注册WWW服务器31发送注册工作流程文档的请求 以及文档名和URL (步骤S106 )。文档注册服务器31请求验证单元4的验证服务器41验证创建者。当被 请求时，验证服务器41请求UI产生单元13产生验证UI (步骤S108 )。 UI 产生单元13产生验证UI并将其发送到用户请求处理单元11 (步骤S109)。 然后，用户请求处理单元11向用户终端5发送验证UI (步骤S110 )。当创建者使用用户终端5在验证UI上输入ID和密码(步骤SU1)时， 元数据管理单元1的用户请求处理单元11向验证单元4的验证服务器41发 送输入的验证信息(步骤S112 )。验证服务器41对照在组织/验证信息DB 42 中存储的信息来检查该验证信息(步骤S113和S114)，并且如果创建者是合 法用户，将验证结果发送到文档注册单元3的文档注册WWW服务器31 (步 骤S115)。文档注册WWW服务器31借助元数据管理单元1的用户请求处理 单元11请求用户终端5上载工作流程文档(步骤SI 16和SI 17)。响应于该请求，用户终端5向文档注册单元3的文档注册WWW服务器 31发送工作流程文档(步骤S118 )。文档注册WWW "良务器31在文档注册 DB 32中注册该工作流程文档(步骤S119)。然后，文档注册WWW服务器 31向元数据管理单元1的用户请求处理单元11发送注册报告和注册的工作 流程文档的ID (文档ID )(步骤S120 )。参考图12,元数据管理单元1的用户请求处理单元11将文档ID和标签 发送到元数据管理单元12 (步骤SI21 )。元数据管理单元12在元数据DB 18中注册所述文档ID和标签(步骤S122 )。接下来，用户请求处理单元11向工作流程状态管理单元17发送产生工 作流程的请求以及所述标签(步骤S123 )。工作流程状态管理单元17将所述 请求和标签发送给工作流程确定请求单元i6 (步骤S124)。工作流程确定请求单元16向工作流程确定单元2的工作流程服务器21 发送确定工作流程的请求以及所述标签(步骤S125 )。工作流程服务器21根 据所述标签搜索工作流程DB 22，并由此确定工作流程(步骤S126和S127 )。然后，工作流程服务器21请求验证单元4的验证服务器41根据指示组 织单位的标签获得有关工作流程参与者的信息(步骤S128)。验证服务器41 搜索组织/验证信息DB 42 (步骤S129和S130)并将搜索结果返回到工作流 程确定单元2的工作流程服务器21 (步骤S131)。例如，当标签指示"XYZ 研究所"并且工作流程包括参与者"主管"时，验证服务器41搜索组织单位 是"XYZ研究所"并且置位是"主管"的用户，并且获得用户的名字"佐藤"。工作流程服务器21将包括搜索结果的工作流程信息发送给工作流程状 态管理单元17 (步骤S132 )。工作流程状态管理单元17将该工作流程信息发 送给用户请求处理单元ll (步骤S133)。当接收到该工作流程信息时，用户请求处理单元11请求UI产生单元13 产生确认UI (步骤S134)。 UI产生单元13产生确认UI (步骤S135)并经由 用户请求处理单元U将其发送到用户终端5 (步骤S136 )。图14示出了用于 确认工作流程的确认UI的示例。确认UI包括文档名511、文档URL 512、 标签513、工作流程参与者514、用于启动工作流程的"启动工作流程"按4丑 515、以及用于返回到注册UI的"上一步，，4姿4丑516。再次参考图12,当创建者使用用户终端5点击"启动工作流程"按钮515 以启动工作流程(步骤S137)时，用户请求处理单元11请求标签分析单元 15发送要附加到工作流程文档的标签(步骤S138 )。标签分析单元15从标签 定义DB 19中检索必要的标签(步骤S139和S140)并将检索到的标签发送 给用户请求处理单元ll (步骤S141)。例如，标签分析单元15检索到指示工 作流程参与者的工作流程参与者标签"WFZ:名字:名字..."、指示正在请求审 查工作流程文档的状态标签"正在请求审查"、以及指示下一个工作流程参与 者的参与者标签"To:名字"。用户请求处理单元11将文档ID和标签发送给元数据管理单元12 (步骤S142 )。元数据管理单元12在元数据DB 18中注册所述文档ID和标签(步 骤S143)。以图14中所示的工作流程为例，当点击"启动工作流程"按钮515 以启动工作流程时，如下标签被附加到工作流程文档"发明报告 XYZ研 究所 WFZ:铃木:佐藤:田中创建者:山田正在请求审查 To:铃木"。再次参考图12，当从用户终端5接收到RSS提要请求时，元数据管理单 元1的用户请求处理单元11请求RSS产生单元14产生RSS提要(步骤S144 )。 RSS产生单元14产生相应工作流程文档的RSS提要并将其发送到用户终端5 (步骤S145)。图15是用于描述在RSS传送处理中如何过滤RSS提要的示图。假设有 三个文档的工作流程，分别具有标签"To:用户A"、 "To:用户B"和'To:用 户C",过滤RSS提要并只将具有标签'To:用户A"的RSS提要传送给用户 A。也可以通过诸如"发明报告"和"技术报告"的指示文档类型的标签来 过滤RSS提要。因此，本实施例的示例性工作流程系统能够利用相同的机制 处理各种类型的文档和任务，并实现了传统工作流程系统很难实现的不同系 统的有机集成。图16A至16H示出了从用户终端5的RSS阅读器51发送到元数据管理 单元1的RSS提要请求的示例。图16A示出了 RSS提要请求的第一格式。 在图16A中，"http:〃server/"指示发送RSS提要的服务器(即，元数据管理 单元1 )的地址，跟在"http:〃server/"之后的"tag/"和在该请求结尾的"/rss" 指示用于选择期望的RSS提要的标签的开始和结束。并且，在图16A中， "[tags]"指示标签，"[value]"指示标签的值。在RSS提要请求中分开指定 在工作流程系统具有特殊含义的诸如"To"的标签以及它的值使得工作流程 系统更容易分析标签。图16B示出了图16A中示出的第一格式的示例。该示 例请求具有标签"To:用户A"的工作流程文档的RSS提要。当RSS产生单 元14的请求接收单元141接收到图16B所示的RSS提要请求时，标签搜索 单元142使得元数据管理单元12根据标签"To"和值"用户A"搜索元数据 DB 18,并由此识别对应的工作流程文档。然后，元数据产生单元143产生识 别出的工作流程文档的RSS提要，并且响应发送单元144将所产生的RSS提 要发送给用户终端5。图16C示出了 RSS提要请求的第二格式。在图16C中,"http:〃server/" 指示发送RSS提要的服务器(即，元数据管理单元1)的地址，跟在"http:〃server/"之后的"tag/"和在该请求结尾的7rss"指示用于选择期望 的RSS提要的标签的开始和结束。在这种情况下，"[tags]"指示一个或多个 标签，并且不提供值字段"[value]"。图16D示出了第二格式的第一变化,'其 中一个标签"tagl"被指定为"[tags]"，图16E是该第一变化的示例。该示例 请求具有标签"XYZ研究所"的工作流程文档的RSS提要。图16F示出了第二格式的第二变化,其中指定两个标签"tagl"和"tag2" 作为"[tags]"。在该第二变化中，"tagl"和"tag2，，由"％20"分隔，该"％20" 是空白字符的URL编码表示。图16G是该第二变化的示例，其请求具有标 签"XYZ研究所"和标签"发明报告"的文档的RSS提要。图16H示出了第二变化的另一示例，其中标签"To"及其值"用户A" 由空白字符"％20"分隔。该示例与图16B所示的RSS提要请求具有相同的 效果。当在工作流程系统中指定具有特殊含义的诸如"To"的标签为"tagl" 时，"tag2"并不作为标签处理，而是作为"tagl"的值。图17A和17B是举例说明具有标签"To:XYZ"的工作流程文档的RSS 提要的源代码以及在用户终端5上的显示的示图。在该示例中，点击图17B 中示出的"请求审查"显示具有标签"To:XYZ 正在请求审查"的工作流程 文档的列表，点击"请求批准，，显示具有标签"To:XYZ正在请求批准"的 工作流程文档的列表。图18A和18B是举例说明具有标签"To:XYZ 正在请求审查，，的工作 流程文档的RSS提要的源代码和在用户终端5上的显示的示图。在该情况下， 如图18B所示，显示将由用户XYZ审查的工作流程文档的列表。图19是示出示例性审查处理的序列图。如图19所示，当从元数据管理单元1的RSS产生单元14向审查者的用 户终端5发送RSS提要(步骤S151 )时，审查者通过从用户终端5点击RSS 提要中的文档链接将对工作流程文档的请求发送到文档注册单元3的文档注 册WWW服务器31 (步骤S152)。文档注册WWW服务器31请求工作流程状态管理单元17获得有关所请 求的工作流程文档的工作流程的信息(步骤S153)。然后，工作流程状态管 理单元17请求标签分析单元15分析附加于工作流程文档的标签(步骤S154 )。标签分析单元15参考标签定义DB 19 (步骤S155和S156 )并将分析结 果(包括工作流程状态、工作流程参与者、以及要采取的下一步步骤)返回到工作流程状态管理单元17 (步骤S157)。工作流程状态管理单元17将工作 流程状态返回到文档注册单元3的文档注册WWW服务器31 (步骤S158 )。然后，文档注册WWW服务器31请求验证单元4的验证服务器41验证 审查者(步骤S159 )。验证服务器41向用户终端5发送验证请求(步骤S160 )。 响应于该验证请求，审查者向验证单元4的验证服务器41发送包括ID和密 码的验证信息(步骤S161 )。验证服务器41对照组织/验证信息DB 42中存储的信息检查该验证信息 (S162和S163 )，并将验证结果返回到文档注册单元3的文档注册WWW服 务器31 (步骤S164 )。文档注册WWW服务器31将该验证结果发送到元数 据管理单元1的用户请求处理单元11 (步骤S165)。文档注册WWW服务器31从文档注册DB 32检索所请求的工作流程文 档(步骤S166和SI67),并将^r索到的工作流程文档发送给用户终端5 (步 骤S168 )。同时，元数据管理单元1的用户请求处理单元11请求UI产生单元13 产生审查UI (步骤S169)。 UI产生单元13产生审查UI (步骤S170)并经由 用户请求处理单元11将其发送到用户终端5 (步骤S171 )。图20示出了审查 UI的示例。审查UI包括文档名521、文档URL 522、"打开"按钮523、工 作流程参与者524、"接受，，按钮525和"拒绝"按钮526。再次参考图19,当审查者通过点击"接受，，按钮525或"拒绝，，按钮526 发送审查结果时(步骤S172),元数据管理单元1的用户请求处理单元11接 收该审查结果并将该审查结果报告给工作流程状态管理单元17(步骤S173 )。 工作流程状态管理单元17请求标签分析单元15产生与该审查结果相对应的 标签(步骤S174)。当接收到请求时，标签分析单元15参考标签定义DB 19 (步骤S175 ) 并请求元数据管理单元12更新审查过的工作流程文档的元数据(步骤S176)。 然后，元数据管理单元12更新元数据DB 18中的元数据(步骤SH7)。以下 面的情况为例，其中，如图20所示，在审查之前，工作流程文档的标签是"发 明报告 XYZ研究所 WFZ:铃木:佐藤:田中创建者山田正在请求审查 To:铃木"。如果审查者接受了该工作流程文档，则标签被更新为"发明报告 XYZ研究所 WFZ:铃木:佐藤:田中创建者:山田已审查:铃木 To:佐藤"。 如果审查者拒绝了该工作流程文档，则标签被更新为"发明报告 XYZ研究所 WFZ:铃木:佐藤:田中创建者:山田已拒绝:铃木 To:山田"。再次参考图19，元数据管理单元1的工作流程状态管理单元17请求RSS产生单元14产生RSS提要(步骤S178),并且RSS产生单元14产生并传送RSS提要(步骤S179)。 <标签输入辅助4几制>示出了标签管理数据库62的示例。如图21A所示，标签管理单元6包括用 于响应经由网络的访问的标签管理服务器61和用于存储分配给用户和组织 单位的标签的标签管理数据库(DB)62。标签管理单元6连接到图l所示的网 络并用作示例性工作流程系统的 一部分。标签管理DB 62中的每条记录包括用于标识记录的ID、用户或组织单 位、和分配给用户或组织单位的标签。图22是示出在包括标签管理单元6的示例性工作流程系统中注册工作流 程文档的示例性处理的序列图。图22中示出的示例性处理之后的步骤与图 12中示出的大致相同。如图22所示，当创建者从用户终端5向元数据管理单元1的用户请求处 理单元11发送注册工作流程文档的请求(步骤S201)时，用户请求处理单 元11请求验it单元4的验证服务器41验证创建者(步骤S202 )。验证服务 器41请求元数据管理单元1的UI产生单元13产生验证UI (步骤S203 )。 UI产生单元13产生验证UI并将其发送到用户请求处理单元ll(步骤S204 )。 然后，用户请求处理单元11将验证UI发送到用户终端5 (步骤S205 )。当创建者使用用户终端5在验证UI上输入ID和密码时(步骤S206)， 元数据管理单元1的用户请求处理单元11向将输入的验证信息发送到验证单 元4的验证服务器41 (步骤S207 )。验证服务器41对照组织A睑证DB 42中 存储的信息检查该验证信息(步骤208和209 )，并且如果创建者是合法用户， 则将该验证信息发送到元数据管理单元1的用户请求处理单元11 (步骤 S210)。元数据管理单元1的用户请求处理单元11将该验证信息发送到标签管理 单元6的标签管理服务器61 (步骤S211 )。标签管理服务器61从标签管理 DB 62检索分配给相应用户或组织单位的标签的列表(S212和S213 )并将该 列表发送到元数据管理单元1的用户请求处理单元11 (步骤S214)。当接收到标签的列表时，用户请求处理单元11请求UI产生单元13产生注册UI (步骤S215 )。 UI产生单元13产生注册UI并将其发送到用户请求处 理单元11 (步骤S216)。然后，用户请求处理单元11将注册UI发送到用户 终端5 ( S217 )。除了从标签管理单元6获得的标签是自动输入到标签输入域 503中之外，步骤S216中产生的注册UI与图13中示出的大致相同。再次参考图22,创建者使用用户终端5在注册UI上输入工作流程文档 的文档名和URL (对该情形，标签已经输入)并点击"显示工作流程"按钮 505 (请求注册工作流程文档并显示工作流程)(步骤S218)。然后，元数据 管理单元1的用户请求处理单元11向文档注册单元3的文档注册WWW服 务器31发送注册工作流程文档的请求以及文档名和URL (步骤S219 )。文档 注册WWW服务器31经由元数据管理单元1的用户请求处理单元11请求用 户终端5上载工作流程文档(步骤S220和S221 )。响应于该请求，用户终端5将工作流程文档发送到文档注册单元3的文 档注册WWW服务器31 (步骤S222)。文档注册WWW服务器31在文档注 册DB 32中注册该工作流程文档(步骤S223 )。然后，文档注册WWW服务 器31向元数据管理单元1的用户请求处理单元11发送注册报告和注册后的 工作流程文档的ID (文档ID )(步骤S224 )。图23示出了注册UI的另一示例。利用该注册UI,创建者可以通过选择 文档类型按钮和组织单位按钮来指定标签。图23所示的注册UI包括用于输 入工作流程文档的文档名的文档名输入域531、用于输入指示工作流程文档 的注册目的地的URL (例如，URL指示文档注册WWW服务器31的位置) 的文档URL输入域532、包括指示文档类型的分类按钮的文档类型选择域533 (按钮由包含诸如"预算"、"采购"、"技术"和"销售"的文档类型的矩形 表示)、包括指示组织单位的按钮的组织单位选择域534 (按钮由包含诸如 "XYZ研究所，，和"ABC分所，，的组织单位的矩形表示)、以及用于根据在 上述域中指定的条件搜索并显示工作流程的"显示工作流程"按钮535。图24示出了描迷标签与图23所示的注册UI上的代表文档类型和组织单 位的按钮之间的关系的示例性代码。图24所示的示例性代码对于每个组织单 位包括包含在"〈dept…〉"和"</dept>"之间的描述D1。描述Dl包括包含 在"<doc—type>"和"</doc—type>，，之间的描述D2。描述D2对于每个种类 包括包含在"<item...>，，和"</item>"之间的描述D3。此外，描述D3包括包含在"<button"和">"之间的描述D4。每个描述D4定义了按钮和分配 给该按钮的标签。在为每个组织单位提供的描述D1的第一行中，指定诸如"XYZ研究所" 的标签作为属性"名字"的值。在为每个种类提供的描述D3的第一行中， 指定诸如"会计"的标签作为属性"名字"的值。在为每个按钮提供的描述 D4中，指定诸如"预算，，的标签作为属性"名字"的值，并指定诸如"预算 文档"的标签作为属性"标签"的值。上述编码存储在元数据管理单元1中(或者，该编码可以存储在另一服 务器中)。UI产生单元13从描述D1的属性"名字，，的值获得组织单位的列 表，并根据所获得的列表产生表示包括组织单位按钮的图23的组织单位选择 域534的HTML数据。UI产生单元13还从描述D3的属性"名字"的值获 得种类的列表、从描述D4的属性"名字，，的值获得文档类型的列表，并根 据所获得的列表产生表示包括文档类型按钮的图23的文档类型选择域533的 HTML数据。当在从多个组织单位的描述Dl获得的种类和文档类型的列表 中存在有重复时，UI产生单元13在产生HTML数据之前排序并合并每个列 表中的项。当用户点击文档类型选择域533和组织单位选择域534中的按钮时，根 据图24所示的关系选择相应的标签。例如，当用户点击文档类型选择域533 中的"预算，，和组织单位选择域534中的"XYZ研究所"时，根据组织单位 "XYZ研究所"识别出图24中所示的描述D1的第一行，并根据文档类型"预 算"选择标签"预算文档"。 <总结>如上所述，本发明的实施例提供如下优点(1) 工作流程文档的创建者能够仅仅通过附加指示工作流程文档的内容 的直观的标签来确定工作流程。因此，根据本发明实施例的工作流程系统与 常规工作流程系统相比更易于确定工作流程，在常规工作流程系统中，工作 流程文档的创建者必须通过参考组织中的规则来确定工作流程。(2) 本发明实施例的工作流程系统不采用用于处理工作流程文档和任务 的专用^L制。因此，本系统-不需要复杂的维护。-允许使用普通网络浏览器作为客户端。-具有高度灵活性和可扩展性。-甚至可以与不具有工作流程功能的文档管理系统协作。(3) RSS读取器具有周期性地获取RSS提要的功能。因此，使用RSS阅 读器消除了对于通过例如发送电子邮件请求用户审查和/批准工作流程文档 的需要。这提高了工作流程系统中信息传送的效率。(4) 使用RSS阅读器使得用户更易于浏览审查/批准请求，并因此提高了 工作效率。本发明的实施例提供一种工作流程管理方法，其使得用户无需自己确定 工作流程。本发明的另一实施例提供一种高度灵活和高度可扩展的工作流程管理装 置，其使得用户无需自己确定工作流程。在本申请中，用户请求处理单元ll、元数据管理单元12、 UI产生单元 13、工作流程确定请求单元16、工作流程状态管理单元17和工作流程确定 单元2可以对应于工作流程启动单元。并且，在本应用中，用户请求处理单 元11、元数据管理单元12、 UI产生单元13、 RSS产生单元14和工作流程状 态管理单元17可以对应于审查/批准单元。本发明不限于具体公开的实施例，在不背离本发明的范围的情况下可以 进行各种修改和改变。本申请基于于2006年11月10日提交的日本优先权申请No. 2006-305429 和于2007年10月18日提交的日本优先权申请No. 2007-271529，在此并入 其全文作为参考。
权利要求
1、一种工作流程管理方法，包括工作流程启动步骤，根据附加到工作流程文档的一个或多个标签确定工作流程，向工作流程文档附加状态标签和参与者标签，并启动工作流程；和审查/批准步骤，根据状态标签和参与者标签请求审查和/或批准工作流程文档，并在所述审查和/或批准之后更新该状态标签和参与者标签。
2、 如权利要求1所述的工作流程管理方法，其中 所述工作流程启动步骤包括第 一步骤，与工作流程文档相关联地注册用于确定工作流程的一个或多个标签，第二步骤，根据所注册的一个或多个标签确定工作流程，并显示所 确定的工作流程，以-清求确认启动工作流程，以及第三步骤，与工作流程文档相关联地注册指示工作流程的第 一参与者的参与者标签和指示工作流程的状态的状态标签；并且 所述审查/批准步骤包括第四步骤，根据参与者标签向相应的参与者传送工作流程文档的元数据，以请求审查和/或批准工作流程文档，第五步骤，根据审查和/或批准的结果更新状态标签，并且，如果存 在下一个参与者，更新参与者标签以便指示该下一个参与者，以及第六步骤，重复第四和第五步骤，直到完成工作流程。
3、 如权利要求2所述的工作流程管理方法，其中，在所述第四步骤中， 通过根据在对元数据的请求中指定的标签而搜索工作流程文档的数据库来识 别工作流程文档，并传送识别出的工作流程文档的元数据。
4、 如权利要求1所述的工作流程管理方法，还包括步骤当用户试图注册工作流程文档时或当用户试图审查和/或批准工作流程 文档时验证该用户，并且，如果用户是合法用户则允许后续的处理。
5、 如权利要求1所述的工作流程管理方法，还包括步骤当在审查和/或批准期间确认工作流程的状态和参与者时，或当附加或更 新状态标签和参与者标签时，从包含状态标签和参与者标签的定义的数据库 获取状态标签和参与者标签的定义。
6、 如权利要求1所述的工作流程管理方法，还包括步骤根据用户名和/或用户的组织单位确定要附加到工作流程文档的一个或 多个标签。
7、 如权利要求1所述的工作流程管理方法，还包括步骤根据由用户选择的文档类型和/或组织单位确定要附加到工作流程文档 的一个或多个标签。
8、 一种工作流程管理装置，包括工作流程启动单元，其被配置成根据附加到工作流程文档的一个或多个 标签确定工作流程，向工作流程文档附加状态标签和参与者标签，并启动工 作流程；和审查/批准单元，其被配置成根据状态标签和参与者标签请求审查和/或批 准工作流程文档，并在审查和/或批准之后更新状态标签和参与者标签。
9、 如权利要求8所述的工作流程管理装置，其中所述工作流程启动单元被配置成与工作流程文档相关联地注册用于确定 工作流程的一个或多个标签，根据注册的一个或多个标签确定工作流程，显 示所确定的工作流程以请求确认启动工作流程，并且与工作流程文档相关联 地注册指示工作流程的第一参与者的参与者标签和指示工作流程的状态的状 态标签；以及所述审查/批准单元被配置成根据参与者标签向相应的参与者传送工作 流程文档的元数据以请求审查和/或批准该工作流程文档，4艮据审查和/或批准 的结果更新状态标签，并且如果存在下一个参与者，更新参与者标签以便指 示下一个参与者。
10、 如权利要求9所述的工作流程管理装置，其中所述审查/批准单元被 配置成通过根据在对元数据的请求中指定的标签而搜索工作流程文档的数据 库来识别工作流程文档，并传送识别出的工作流程文档的元数据。
11、 如权利要求8所述的工作流程管理装置，还包括验证单元，其被配置成当用户试图注册工作流程文档时或当用户试图审 查和/或批准工作流程文档时验证用户，并且，如果用户是合法用户则允许后 续的处理。
12、 如权利要求8所述的工作流程管理装置，还包括 标签定义数据库；以及标签分析单元，其被配置成从该标签定义数据库获得状态标签和参与者 标签的定义，以供所述工作流程启动单元用于向工作流程文档附加状态标签 和参与者标签，或者供所述审查/批准单元用于在审查和/或批准期间确认工作 流程的状态和参与者或更新状态标签和参与者标签。
13、 如权利要求8所述的工作流程管理装置，还包括 标签管理单元，其被配置成根据用户名和/或用户的组织单位确定要附加到工作流程文档的 一个或多个标签。
14、 如权利要求8所述的工作流程管理装置，还包括 标签管理单元，其被配置成根据由用户选择的文档类型和/或组织单位确定要附加到工作流程文档的一个或多个标签。
全文摘要
公开的一种工作流程管理方法包括工作流程启动步骤，根据附加到工作流程文档的一个或多个标签确定工作流程，向工作流程文档附加状态标签和参与者标签，并启动工作流程；和审查/批准步骤，根据状态标签和参与者标签请求审查和/或批准工作流程文档，并在所述审查和/或批准之后更新该状态标签和参与者标签。
文档编号G06Q10/00GK101226611SQ20071030078
公开日2008年7月23日 申请日期2007年11月12日 优先权日2006年11月10日
发明者森本胜士, 高津和典 申请人:株式会社理光