专利名称：语音秘书管理系统的制作方法
技术领域：
本发明涉及一种语音秘书管理系统，特别是一种电子语音秘书管理系统。
背景技术：
在现代办公事务中，企业或单位经常召开各种会议或发出各种通知，或旅行社通知旅游者在确定的时间地方组织活动，为此，往往在单位内的公告显要位置张贴通知或电话逐一通知或者一个一个发短信，在单位内张贴通知无法保证让每个相关人员及时看到，发送短信也无法确保相关成员能及时准确收到，既使收到短信也不一定会认真查看相关信息，采用人工打电话的方式其拨号过程相当烦麻，特别是当人员较多的情况下需要较多的时间处理此事务，并且在第一次电话未拨通的情况下需要人工再次检查核对很容易漏打相关人员电话，遗误工作。
几种方式往往无法准确及时地处理好相关事务，将相关的通知按时按质地通知到相关人员，并且耗费了大量的时间与精力。显然满足不了现代办公或活动组织的需要。
发明内容为解决上述问题，本发明提供一种电子语音秘书系统，该系统采用语音卡与计算机数据库为基础，利用现代通信网络，通过设定程序依次先将相关通知内容的短信发送至每一个相关人员，然后利用系统的自动拨号功能依次拨打相关人员的电话进行确认。这样保证了确保所需发出的通知或信息准确及时的通知到每个相关人员。
本发明是通过以下技术实现的本发明由计算机、语音处理模块、短信处理模块和软件模块组成，计算机内装有软件模块作为整个系统控制中心，软件模块主要包括用户数据库、综合管理查询模块，主机内装有短信模块和语音处理模块，语音处理模块外接电话线，短信模块通过无线通信网络与用户终端通信进行通信。
本发明通过综合管理查询模块编辑信息并查找出相关人员资料，计算机上的短信模块依次将信息通过互联网或无线通信网络发送至相关人员通信终端，然后计算机上的语音模块自动依次拨打用户通信终端确认用户短信是否收到。终端用户接通通信终端后，计算机系统可设定两种通信方式，一种是由人工直接与终端用户通话，确认信息是否收到；若终端用户收到信息则表示成功，若终端用户未收到信息，则由人工处理进入电脑软件模块重新排序发送。另一种采用电脑自动接听，由电脑播放语音信息，由终端用户选择确认是否接收到相关信息。用户通过通信终端进行确认；若成功，则处理结束；若不成功，终端用户信息重新进入软件模块重新排序发送，直到发送并确认成功为止。
用户的通信终端可以为手机、PDA等无线通信设备。
本发明采用电脑控制系统，利用无线通信技术将相关的信息发送到相关终端，其处理过程简单、及时、准确。在处理过程中，提供了对所发信息的确认过程确保了所发送信息能保证每个用户接收到。
图1表示本发明的系统结构示意2表示本发明信息处理流程图具体实施方式为进一步说明本发明，以下结合系统结构图1及信息处理流程图2对本发明作进一步的阐述本实施例由计算机、语音卡、短信处理模块和软件模块，计算机内装有软件模块作为整个系统控制中心，其中软件模块主要包括用户数据库及管理软件两部份，软件模块负责信息编辑和用户管理查询排序，主机内装有短信模块和语音处理模块，语音处理模块外接电话线负责语音处理，短信模块通过无线通信网络与用户终端通信进行短信发送接收。同时综合管理查询模块还设置有互联网通信模块，系统可通过互联网进行信息的发送与接收处理。
信息处理时由综合信息管理系统编辑信息并从数据库查找出相关人员资料排序，系统再调用短信模块依次将编辑好的信息通过互联网或无线通信网络发送至相关人员通信终端，若信息发送不成功则将此用户信息重新进入排序队列，信息发送完后再由计计算机上的语音模块自动依次按短信发送序列拨打用户通信终端确认用户短信是否收到。终端用户接通通信终端后，计算机系统可设定两种通信方式，一种是由人工直接与终端用户通话，确认信息是否收到；若终端用户收到信息则表示成功，若终端用户未收到信息，则由人工处理进入电脑软件模块重新排序发送或人工再次通知确认。另一种采用电脑自动播放语音信息，由终端用户选择确认是否接收到相关信息。用户通过通信终端进行确认；若成功，则处理结束；若不成功，终端用户信息重新进入软件模块重新排序发送，直到发送并确认成功为止。
用户的通信终端可以为手机、PDA等无线通信设备。
在本实施例中计算机采用普通PC机，语音模块采用花琪D081A卡，短信模块采用Falcom DualBand GSM Modem。
上述系统也可以由用户选择直接采用电脑自动拨打用户终端通信，然后由人工接听通知其所需相关信息。
采用本系统可大大节省通知开会或发布公告的时间，并且处理过程简单方便及时准确。
权利要求
1.一种语音秘书管理系统，其特征是它由计算机、语音处理模块、短信处理模块和软件模块组成，计算机内装有软件模块作为整个系统控制中心，软件模块主要包括用户数据库、综合管理查询模块，主机内装有短信模块和语音处理模块，语音处理模块外接电话线，短信模块通过无线通信网络与用户终端通信进行通信。
2.根据权利要求1所述的语音秘书管理系统，其特征是由综合管理查询模块编辑信息并从数据库查找相关人员资料排序，系统调用短信模块依次将编辑好的信息通过互联网或无线通信网络发送至相关人员通信终端，信息发送后由语音模块自动拨打用户通信终端确认用户短信是否收到。
3.根据权利要求2所述的语音秘书管理系统，其特征是语音模块拨打用户通信终端时采用电脑自动播放语音信息，由终端用户选择确认是否接收到相关信息。
4.根据权利要求2所述的语音秘书管理系统，其特征是语音模块拨打用户通信终端时由人工直接与用户通信终端通话，确认信息是否收到。
全文摘要
一种语音秘书管理系统，由计算机、语音处理模块、短信处理模块和软件模块组成，计算机内装有软件模块作为整个系统控制中心，软件模块主要包括用户数据库、综合管理查询模块、互联网通信模块，主机内装有短信模块和语音处理模块，语音处理模块外接电话线，短信模块通过无线通信网络与用户终端通信进行通信。本系统通过电脑控制，利用无线通信技术将相关的信息发送到相关终端，其处理过程简单、及时、准确，确保了所发送信息能保证每个用户接收到。
文档编号G06F17/00GK1805479SQ20051003261
公开日2006年7月19日 申请日期2005年1月10日 优先权日2005年1月10日
发明者陈溢闻 申请人:陈溢闻