专利名称：信息管理系统、信息处理设备和计算机可用介质的制作方法
技术领域：
本发明的各个方面涉及用于管理作为管理对象的多个数据的信息管理设备和信息管理系统，以及与信息管理设备有关的程序。
背景技术：
近年，个人计算机(下面称之为“PC”)已经被广泛用于个人或商业目的地。例如，以能够通信的方式将PC连接到用作信息输入源的外部设备或用于根据来自PC的指令来执行操作的外部设备。具体地说，PC从外部设备赋予有多个数据，并且通过PC使用和管理信息，同时根据所管理的信息来对外部设备执行处理。在其中难以安装与处理相对应的多个外部设备的情况下，将具有用于执行多个功能的多个单元的所谓多功能机连接到PC。
PC和外部设备之间进行与外部设备操作有关的多个信息的发送和接收，并且PC管理多个信息(例如，参见JP-A-2004-32085)。
在用于管理多个数据的PC中，推荐使用相互对数据进行关联的技术，以便通过使用待被管理的数据来提高工作效率。
例如，已知有一种信息管理系统，它可以通过允许将用于请求关联条件指令的消息显示出来并且允许用户给出指令以响应该显示来执行关联操作，以便使待被写入的一个数据或者之前被写入的一个数据与另一数据相关联，并且在使用一个数据时可以显示与这个数据相关联的另一数据(例如，参见JP-A-2000-315203)。
发明内容
在已知的信息管理系统中，可以执行将数据彼此关联的操作，但是已经被关联的数据则被看作是具有更定不变的关联度，而不论其后来的使用形式如何。
下面通过使用一个数据和与该一个数据相关联的另一个数据作为例子，具体地讲述了该情况。也就是说，在使用该一个数据时，多次使用(例如，被更新和被参考)了另一个数据，并且每一次使用另一个数据时，就提高了该一个数据与另一个数据的关联度。不过，在已知的信息管理系统中，由于没有考虑到另一个数据后来的使用形式，因此该另一个数据仅被看作是与该一个数据相关联的多个数据中的一个数据。在将与该一个数据相关联的另一个数据通知给用户时，不加区别的显示该另一个数据。
在如上所述其中多功能机和PC彼此相连的系统中，通过连接到PC的多功能机来使用存储在PC中的数据。不过，甚至当以后在多功能机的功能中具有连续使用(例如，参考)该数据的高可能性的数据，也就是与从多功能机输出的一个数据具有高关联度的另一个数据存在时，已知的信息管理系统在将与该一个数据相关联的另一个数据通知给用户时，不加区别的显示该另一个数据。
本发明的各个方面提出了一种能够管理数据的信息管理设备，使得在将与第一个数据相关联的第二个数据提供给用户的情况下，与第一个数据具有高关联度的第二个数据可以与另一第二个数据区分开来；一种信息管理系统，包括由该信息管理设备；以及一种程序，用于对信息管理设备执行预定的操作。
根据本发明的一个方面，当其中使用了第一个数据的第一个时间段与其中使用了第二个数据的第二个时间段相互交叠时将第一个数据与第二个数据关联的信息管理设备，为当在第二时间段中以适用的形式来使用第二个数据时的关联赋予了分数，并且优选情况下输出第二识别信息，以识别出根据该分数与第一个数据相关联的第二个数据。
图1示出了根据本发明的示出方面的信息管理系统的结构；图2示出了根据本发明的示出方面的状态表；图3示出了在根据本发明第一示出方面的状态表中所存储的各项的定义；图4示出了根据本发明的示出方面的文档表；图5示出了根据本发明的示出方面的文件信息表；图6示出了根据本发明的示出方面的设备指定表；图7示出了由根据本发明的示出方面的PC执行的主处理的流程；图8示出了根据本发明的示出方面的激活前智能支持处理的流程；图9示出了根据本发明的示出方面的事件文档搜索处理的流程；图10A、10B和10C示出了由根据本发明的激活前智能支持处理引发的显示格式；图11示出了根据本发明第一示出方面的激活期间智能支持处理的流程；图12示出了根据本发明第一示出方面的GID搜索条件设置处理的流程；图13示出了根据本发明示出方面的文档搜索处理的流程；图14示出了根据本发明示出方面的文档输出搜索处理；图15示出了根据本发明示出方面的搜索结果显示处理的流程；
图16示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中搜索结果的显示格式(与状态表有关)；图17示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中搜索结果的显示格式(与文档表有关)；图18示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中搜索结果的显示格式(与状态表有关)；图19示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中搜索结果的显示格式(与文档表有关)；图20示出了根据本发明的示出方面的状态表注册处理的流程；图21示出了根据本发明的示出方面的手动智能支持处理的流程；图22示出了根据本发明的示出方面的手动智能支持处理的流程；图23示出了根据本发明的示出方面的文档智能支持处理的流程；图24示出了在根据本发明的示出方面的手动智能支持处理中搜索结果的显示格式(与状态表有关)；图25示出了在根据本发明的示出方面的手动智能支持处理中搜索结果的显示格式(与文档表有关)；图26示出了根据本发明的示出方面的文档表更新处理的流程；图27示出了根据本发明第二示出方面的激活期间智能支持处理的流程。
具体实施例方式
概述 根据本发明的一个方面，可以得到一种能够根据关联度来对关联数据进行分类和管理的信息管理设备。
根据本发明的另一个方面，可以提供一种能够根据关联度来对与所输出的数据相关联的数据进行分类和管理的信息管理系统。
根据本发明的再一个方面，当其中使用了第一个数据的第一个时间段与其中使用了第二个数据的第二个时间段相互交叠时将第一个数据与第二个数据关联的信息管理设备，为当在第二时间段中以适用的形式来使用第二个数据时的关联赋予了分数，并且优选情况下输出第二识别信息，以识别出根据该分数与第一个数据相关联的第二个数据。
根据本发明的又一个方面，提出了一种信息管理设备，包括数据存储单元，存储多个数据；用途单元，使用该数据；时段指定单元，指定其中数据被用途单元使用的时段；用途信息指定单元，指定用于识别出在由时段指定单元指定的时段中被用途单元使用的数据的识别信息，以及用于表明用途单元的用途形式的事件信息；用途信息存储单元，将由时段指定单元和用途信息指定单元指定的时段、识别信息和事件信息进行关联和存储；关联赋予单元，当存储在用途信息存储单元中的第一个数据的第一个时段和第二个数据的第二个时段相互交叠时，将第一个数据和第二个数据彼此关联；相关信息输出单元，输出用于识别出通过关联赋予单元而与第一个数据相关联的第二个数据的第二识别信息；事件信息指定单元，为通过关联赋予单元而相关联的第二个数据指定存储在用途信息存储单元中的事件信息；分数赋予单元，当由事件信息指定单元指定的事件信息表示一个用途形式，并且在第二个时段中执行处于该用途形式的使用时，将分数赋予第一个数据与第二个数据的关联；以及相关信息输出控制单元，根据赋予的分数来控制输出被分数赋予单元赋予了分数的第二识别信息。
因此，根据此时第二数据的用途形式，可以将存储在数据存储单元中并且同时(在同一时段)被使用的第一个数据与第二个数据彼此相互关联，从而根据与一个数据的关联度来将另一个数据提供给用户。
“信息管理设备”是包括有这样一种结构的概念，在这种结构中组成信息管理设备的一或多个装置构成了一个设备，并且除了物理上具有一个设备的结构以外，可以以能够通信的方式将多个设备彼此连接起来。
“时段”包括时间点的因素。
“识别信息”可以是“文件名”、“缩略(thumbnail)”和用于识别数据的其他信息，或者是数据本身。
“分数”可以是由“数值”表示的点，或者可以是用于将一个数据与没有被用途单元所利用或只是被输出单元所输出而没有经过搜索单元搜索的另一个数据相区分的信息。
根据本发明的又一个方面，提出了一种信息管理系统，包括信息管理设备；以及外部设备，以能够通信的方式连接到信息管理设备并且具有包括有用于输出数据以响应来自信息管理设备的指令的输出单元的至少一个功能执行单元，其中的外部设备包括发送单元，将在一处理由功能执行单元执行的情况下将用于指定该处理的处理指定信息发送到信息管理设备，其中的信息管理设备包括接收单元，接收从外部设备发送来的处理指定信息；处理信息存储单元，将由接收单元所接收的处理指定信息与第三识别信息进行关联和存储，以便将该数据识别为处理目标；以及处理细节确定单元，确定存储在处理信息存储单元中的处理指定信息与输出单元相关，其中用途单元可以指导外部设备输出该数据，并且其中当处理细节确定单元确定处理指定信息与输出单元有关时，关联赋予单元将与作为确定目标而与处理指定信息关联和存储的第三识别信息有关的数据，和与第三识别有关的数据相关联的时段，作为第一个数据和第一个时段而彼此关联。
因此，根据此时第二数据的用途形式，可以将存储在数据存储单元中并且在与其中使用了其输出被指向外部设备的数据(紧接着第一个数据)的时段相同的时间(同一时段)被重复使用的第二个数据彼此关联。
根据本发明的又一个方面，提出了一种其中存储有计算机可读指令的计算机可用介质，该指令能够使计算机执行预定的操作，这些操作包括的步骤有存储多个数据；使用该数据；时段指定，用来指定其中数据被使用的时段；用途信息指定，用来指定用于识别出在由时段指定指定的时段中被使用使用的数据的识别信息，以及用于表明使用的用途形式的事件信息；用途信息存储，用来将由时段指定和用途信息指定指定的时段、识别信息和事件信息进行关联和存储；关联赋予，用来在当在用途信息存储中存储的第一个数据的第一个时段和第二个数据的第二个时段相互交叠时，将第一个数据和第二个数据彼此关联；相关信息输出，用来输出用于识别出通过关联赋予而与第一个数据相关联的第二个数据的第二识别信息；事件信息指定，为通过关联赋予而相关联的第二个数据指定在用途信息存储中存储的事件信息；分数赋予，用来在当由事件信息指定指定的事件信息表示一个用途形式，并且在第二个时段中执行处于该用途形式的使用时，将分数赋予第一个数据与第二个数据的关联；以及相关信息输出控制，用来根据赋予的分数来控制输出被分数赋予赋予了分数的第二识别信息。
因此，根据此时第二个数据的使用形式，可以将第一个数据和同时(同一时段)被重复使用的第二个数据彼此关联。
(第一例子)下面参考附图来讲述根据本发明的示出方面的具体信息管理系统。本发明并不限于以下所述结构，而是可以在不改变技术主旨的情况下采用多种结构。
(信息管理系统的结构)图1示出了信息管理系统。从图中可以看到，信息管理系统1包括PC 10，作为包括有信息管理功能的信息处理设备；多功能机20，作为用于执行多种功能的外部设备；书籍传感器30，作为用于感知作为PC 10的管理目标的书籍32和34的外部设备；以及纸质文件读取部件40，作为用于检测纸质文件42和46以及印刷物44和48的外部设备，纸质文件42和46是用于对作为PC 10的管理目标的纸件进行归档的文具。这些设备都是通过网线50相互连接的。
PC 10包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件100，用于根据存储在ROM中的程序来控制PC 10(整个PC 10)的操作；通信部件102，它与网线50相连，以控制网线50；操作部件104，用于接收来自PC 10的用户指令；显示部件106，用于显示各种信息；以及存储部件108，它包括硬盘等。
存储部件108包括状态表1081、文档表1083、文件信息表1085和设备指定表1087。下面来详细讲述这些表。
多功能机20包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件200，用于控制多功能机20(整个多功能机20)的操作；记录部件202，作为图像形成单元；读取部件204，作为图像读取单元；声音输入部件206，作为麦克风；声音输出部件208，作为扬声器；以及介质IF部件210，它装有可移动介质2101。多功能机进一步包括线路通信部件，它与电话线60相连，以控制电话线60；通信部件214，它与网线50相连，以控制网线50；操作部件216，用于接收来自多功能机20的用户指令；以及显示部件218，用于显示各种信息。
用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(多功能机ID 1)被赋予给多功能机20。
书籍传感器30包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件302，用于控制书籍传感器30(整个书籍传感器30)的操作；通信部件304，它与网线50相连，以控制网线50；以及无线电频率(RF)ID标签读取部件306，用于读取赋予书籍32和34的RFID标签322和324的信息。
书籍传感器30是用于存储表示何时在用户手中是何种书籍(正在或准备阅读)这一信息的设备。也就是说，当根据存储在控制部件302的ROM中的程序来激活RFID标签读取部件306并且从书籍32和34的RFID标签332或342读取响应时，则RFID标签332或342上的识别信息和当前时间(开始时间)被临时存储在控制部件302的RAM中。然后，当从RFID标签332或342读取的响应结束时，则RFID标签332或342上的识别信息和开始时间被临时存储在控制部件302的RAM中并且当前时间(结束时间)通过通信部件304被发送到PC 10。PC 10将信息存储在状态表1081中。
用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(书籍传感器ID 2)被赋予给书籍传感器30。
纸质文件读取部件40包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件402，用于控制纸质文件读取部件40(整个纸质文件读取部件40)的操作；通信部件404，它与网线50相连，以控制网线50；以及条形码读取部件406，用于读取赋予给纸质文件42和46或者印刷物44和48的条形码422、442、462和482。纸质文件读取部件40用作输入部分，用于在文件信息表1085中形成用于使得纸质文件42和46与归档在纸质文件中的印刷物44和48相对应的信息。也就是说，纸质文件读取部件根据存储在控制部件402的ROM中的程序来通过条形码读取部件406输入纸质文件的条形码，并且然后输入印刷物的条形码，其中条形码临时存储在控制部件402的RAM中。通过通信部件404将临时存储的输入数据发送到PC 10。PC 10接收信息并且将所接收的信息添加到状态表1081和文件信息表1085中。
用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(纸质文件读取部件ID 3)被赋予给纸质文件读取部件40。
现在来讲述存储在状态表1081、文档表1083、文件信息表1085和设备指定表1087中的信息，这些都存储在PC 10的存储部件108中。
如图2所示，状态表1081存储由多功能机20的执行单元执行的处理操作(状态ID)、处理操作的开始和结束时间(其中可以正确确定什么时间被设定为开始时间或结束时间)、表示作为处理操作的目标的文档位置的信息(下面将其称为“目标文档地址”)、当对特定对方执行处理操作时用于指定特定对方的目的地地址，以及作为处理操作的目标的目标文档的数量，以作为每一次当执行处理操作时的一个记录。将用于识别处理操作的惟一ID赋予给每一个处理操作。
存储在状态表1081中的状态ID的定义如图3所示。例如，当PC10使用多功能机20的记录部件202来执行打印工作时(在图3中这种情况被定义为“PC打印”状态)，状态ID被设置为“PRN”，目的地地址被设置为“无”，目标文档地址被设置为“打印文档的地址”，并且数量被设置为“份数”。
由于PC打印操作是在PC 10和多功能机20之间执行，因此目的地地址被设置为“无”。由于作为处理操作的目标的文档被存储在PC10的存储部件108中，因此用于存储目标文档的存储部件108的地址或者当目标文档为具体主页(下面将其称为“HP”)时HP的地址被存储为目标文档地址。数量被设置为“页数”。例如，当打印目标文档的一页时，数量为“一份”。
当使用多功能机20的读取部件204和线路通信部件212来执行传真(下面将其称为“传真”)传输时(在图3中这种情况被定义为“传真传输”状态)，则状态ID被设置为“FAX”，目的地地址被设置为“目的地传真号码”，目标文档地址被设置为“发送图像的地址(拷贝到PC)”，并且数量被设置为“无”。
由于传真传输是在多功能机20和不同的传真设备之间执行，因此目的地地址被设置为“目的地传真号码”。在信息管理系统1中，当执行传真传输时，作为传真传输的目标的所发送图像被存储在PC 10的存储部件108中。因此，在其中存储了所发送图像的存储部件108中的址(所发送图像(拷贝到PC)的地址)被定义为“目标文档地址”(在图3中的目标文档地址中被定义为“(拷贝到PC)”的处理(状态)中，在存储部件108中存储作为上述处理目标的图像或声音的地址被定义为目标文档地址。) 当使用由PC 10管理的书籍32和34时(在图3中这种情况被定义为“书籍”状态)，状态ID被设置为“BKX”，目的地地址被设置为“日本书籍编码(下面将其称为“ISBN”)”，目标文档地址为“书籍介绍HP地址(被搜索)”，并且数量被设置为“时间(分钟)”。
用作目的地地址的ISBN的作用是识别书籍32和34并且将它存储在RFID标签322和342中。介绍书籍32和34的HP的地址服务于一般性目的地，并且它被定义为被存储成目标文档地址的地址。数量被设置为使用书籍32和34的时间(分钟)。
除了以上讲述的之外，“PC传真传输(PC通过通信部件102将图像数据和目的地地址发送给多功能机20，并且多功能机20通过线路通信部件212传真传输所接收的图像数据)”、“PC传真接收(多功能机20的线路通信部件212通过通信部件214将所接收的图像数据发送给PC 10，并且PC 10存储所接收的图像数据)”、“扫描到PC(多功能机20通过通信部件214将由读取部件204扫描的图像数据发送给PC 10，并且PC 10存储所接收的图像数据)”、“扫描到介质(由读取部件204扫描的图像数据通过介质界面(下面将其成为“介质IF”)部件210被存储在可移动介质2101上)”、“扫描到邮件(由读取部件204扫描的图像数据通过通信部件214进行发送)”、“传真接收(由线路通信部件212接收的图像数据通过记录部件202进行打印)”、“复印(由读取部件204读取的图像数据通过记录部件202进行打印)”、“电话发送”、“电话接收”和“介质打印(存储在可移动介质2101中的图像数据或文档数据通过记录部件202进行打印)”都分别进行了定义。
用作目的地地址的纸质文件ID的作用是识别纸质文件42和46或者印刷物44和48，并且将条形码赋予给纸质文件42和46或者印刷物44和48。存储为目标文档地址的地址被设置为存储部件108中用于存储构成文档的文档数据或者纸质文件42和46中所夹的印刷物44和48的地址。
在图3中定义的“GID(组ID)”为赋予给被划分成各个处理操作(状态)的各个组的单个ID。具体而言，GID“2”指的是存储目的地地址的处理操作，但是“0”和“1”指的是目的地地址被设置为“无”的处理操作。GID“1”指的是使用之前存储在存储部件108中的目标文档数据的处理操作(在示出方面仅指“PC打印”)，并且GID“0”指的是通过执行用于存储目标文档数据的处理操作。
文档表1083存储对文档执行的工作或指令。这里，如图4所示，ID被赋予给当执行工作等时的时间(其中可以正确确定什么时间执行工作等)、表示文档位置的信息、对文档执行的工作等(事件)、执行工作等(操作应用)的设备和执行工作的用户。
在文档表1083中所处理的数据包括文档数据、图像数据和声音数据。
这里来定义作为对文档执行的工作(事件)的“创建”、“打开”、“更新”、“打印”、“发送”和“关闭”。更加具体地来讲述这些事件，当准备新文档时，例如当通过PC 10的操作部件104的操作来准备文档时，当使用多功能机20的读取部件204来扫描或拷贝文档时，则通过使用线路通信部件212来在传真机或PC传真中接收文档，或者当使用线路通信部件212通过电话发送或电话接收来存储通信声音时，则“创建”作为一个事件被存储在文档表1083中。
当通过使用操作部件104来打开存储在PC的存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时并且当通过使用操作部件104来打开HP时，则“打开”作为一个事件被存储在文档表1083中。当关闭文档数据等时，则存储“关闭”。
当通过存储在PC 10中的编辑器来更新之前存储在存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时，则“更新”作为一个事件被存储在文档表1083中。
当通过编辑器来打印之前存储在存储部件108中的文档数据或图像数据时，则“打印”作为一个事件被存储在文档表1083中。
当通过存储在PC 10中的邮件发送和接收应用来发送之前存储在存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时，或者当通过PC传真发送或多功能机20的传真传输来发送之前存储在存储部件108中的文档数据或图像数据时，则“发送”作为一个事件被存储在文档表1083中。
就像在状态表1081中一样，在文档表1083中，每一次当对文档执行了工作时，上述项目之一都被存储成一个记录。
这里，状态表1081和文档表1083并不需要是两张互不相同的表，如果只能确定构成表的记录的项目，则可以是一张表。
如图5所示，用于识别记录的惟一ID、写入记录时的时间、用于识别纸质文件42和46的纸质文件ID，以及用于指明纸质文件42和46中所夹的印刷物44和48的文档地址都作为记录被存储在文件信息表1085中。
纸质文件ID的作用是识别纸质文件42和46，并且它被写在条形码442和462中。存储为目标文档地址的文档地址的作用是将纸质文件42和46和其中所夹的印刷物44和48的地址联系起来并且表示在印刷物44和48中产生的电子文档的地址。也就是说，当在印刷物44和48中产生的电子文档被存储在PC 10的存储部件108中时，则用于存储电子文档的存储部件108中的地址被存储为文档地址，或者当电子文档为HP时，则HP的地址被存储为文档地址。信息被写到在印刷物44和48中所记录的条形码442和448中。
当多个多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件连接到网线50时，则设备指定表1087为用于指定和存储多功能机20等设备中的信息管理系统1的目标的表。设备指定表包括图6所示的结构。
(信息管理系统的处理1)接下来，参照附图来讲述上述信息管理系统的处理(1)。
图7示出了由PC 10执行的主处理的流程。流程所示的处理是由PC 10的控制部件100执行的，并且更为确切地说，控制部件10的CPU通过使用存储在ROM等中的程序来执行处理。
首先，控制部件100等待，直到通过PC 10的操作部件104或者诸如多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件40等来自图6所示的指定外部设备的通信部件102输入了用于执行任一个处理的指令(步骤701)为止。
之后，当在步骤701中检测到给出了指令时，指定处理。也就是说，当将指令输入到控制部件100时，首先确定指令是否是用于激活用于控制多功能机20的记录部件202的打印机驱动器的指令还是用于准备诸如用于使用多功能机20的读取部件204的多功能机的激活等外部设备的激活的指令(步骤703)。
当在步骤703中确定出输入指令是准备激活外部设备(步骤703“是”)时，则PC 10的控制部件100执行稍后要讲述的激活前智能支持处理(步骤705)，并且等待直到输入了用于执行处理的指令(步骤701)为止。
激活前智能支持处理指的是当用于打印特定文档数据的指令从PC 10传到多功能机20的记录部件202但是之前在预定时间内执行了打印文档的处理时，警告已经给出指令的用户以防止多余打印的处理。激活前智能支持处理包括当用于将特定文档数据发送到特定方的传真传输指令从PC 10传到多功能机20的线路通信部件212但是之前已将文档数据发送给了特定方时，警告已经给出传真传输指令的用户以防止多余传真传输的处理。
另一方面，当输入指令不是要准备激活外部设备(步骤703“否”)时，则确定在步骤701中所检测的指令是来自在图6中指定的多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件40之一的指令，还是用于检测外部设备的激活的指令(步骤707)。
当在步骤707中确定出指令是用于检测外部设备的激活的指令(步骤707“是”)时，则控制部件100从外部设备接收在图3中所定义的信息，也就是状态ID、目的地地址、目标文档地址和数量(步骤709)。状态ID等被存储在控制部件100的RAM中。当外部设备的激活是由来自PC 10的指令引发时，PC 10可以将文档地址存储为指令(在这种情况下，外部设备不需要发送目标文档地址)的目标(目标文档地址)。
然后，控制部件执行激活期间智能支持处理(步骤711)，并且然后等待，直到当完成处理时输入用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。
激活期间智能支持处理指的是用于当在过去执行了与来自外部设备的指令相同的指令所对应的处理时提供所使用信息的处理，一直到作为与本工作相关联的信息的时间。
当输入的指令不是要为外部设备的激活做准备时(步骤707“否”)，则确定在步骤701中所检测的指令是否用于检测外部设备的所检测激活的结束(步骤713)。
当在步骤707中确定指令是用于检测外部设备的激活的结束时(步骤713“是”)，则控制部件100执行后面要讲述的状态表注册处理(步骤715)，并且然后等待，直到当状态表注册处理完成时输入用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。
当输入的指令不是用于结束外部设备的激活时(步骤713“否”)，则确定步骤701中所检测的指令是否要求搜索功能(步骤717)。
当在步骤717中确定输入的指令是要求搜索功能时(步骤717“是”)，则控制部件执行稍后要讲述的手动智能支持处理(步骤719)，并且然后等待，直到当手动智能支持处理完成时输入了用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。
手动智能支持处理用于响应由用户指定的条件来为用户提供与用户当前工作相关的信息。
当输入指令不是手动智能支持处理时(步骤717“否”)，则确定在步骤701中所检测的指令是否用于关闭PC 10(步骤721)。当指令是要关闭PC 10时(步骤721“是”)，则关闭PC 10。当指令不是要关闭PC 10时(步骤721“否”)，则执行与指令相对应的处理(步骤723)。在执行处理之后，控制部件等待，直到输入了用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。
(激活前智能支持处理)图8示出了激活前智能支持处理的流程。
当在步骤705中执行激活前智能支持处理时，则首先确定用于准备激活外部设备的输入指令是否为针对记录部件202的打印指令(步骤801)。当输入指令为打印指令(步骤801“是”)时，则执行步骤802。另一方面，当输入指令不是打印指令(步骤801“否”)时，则确定用于准备激活外部设备的输入指令是否为针对线路传输部件212的PC传真发送指令(步骤803)。当所输入的指令为传真发送指令(步骤803“是”)时，处理进展到步骤804。当所输入的指令不是PC传真发送指令(步骤803“否”)时，则控制部件结束激活前智能支持处理，并且在步骤701中再次等待，直到输入了用于执行另一处理的指令为止。
在步骤802中，为了确认在之前打印的文档中，也就是其事件在图4所示的文档表中被存储为“打印”的文档中是否存在与待打印的文档数据相同的文档数据，事件“打印”和待打印的文档数据的地址被设置为搜索条件，并且根据两个搜索条件来执行事件文档搜索处理(步骤805)。
在步骤804中，为了确认在之前发送的文档中，也就是在其事件在图3所示的文档表中被存储为“发送”的文档中是否存在与以PC传真方式发送的文档数据相同的文档数据和发送到相同目的地的记录，事件“发送”、PC传真传输的目的地地址(传真号)和待被发送的文档数据的地址被设置为搜索条件，并且根据两个搜索条件来执行事件文档搜索处理(步骤805)。
图9示出了事件文档搜索处理的流程。当启动处理时，控制部件100首先从文档数据库1083读取一个其处理还没被执行的记录(步骤901)。然后，控制部件确定待被处理的记录的事件是否与被设置为步骤802(或步骤804)中的搜索条件的事件“打印”(“发送”)相匹配(步骤903)。这里，当待被处理的记录的事件不是“打印”(“发送”)(步骤903“否”)时，则从处理目标中排除掉该记录并且再次执行步骤901的处理。
另一方面，当待被处理的记录的事件为“打印”(“发送”)(步骤903“是”)时，则控制部件确定文档地址是否被设置成步骤802(或步骤804)的搜索条件(步骤905)。
当在步骤905中确定出文档地址被设置成步骤802(或步骤804)的搜索条件(步骤905“是”)时，则确定待被处理的记录的文档地址是否与被指定成搜索条件的文档地址相匹配(步骤907)。当确定出文档地址相互匹配(步骤907“是”)时，则执行步骤909的处理。当确定出文档地址相互不匹配时(步骤907“否”)，则再次执行步骤901的处理。
当在步骤905中确定出文档地址没有被设置成搜索条件(步骤905“否”)时，则不执行步骤907的处理，但是执行步骤909的处理。
当在步骤909中确定出目的地地址被设置成步骤802(或步骤804)的搜索条件(也就是说，当执行步骤804时，步骤909“是”)时，则确定待被处理的记录的目的地地址是否与被指定成搜索条件的目的地地址相匹配(步骤911)。当确定出目的地地址相互匹配(步骤911“是”)时，则执行步骤913的处理。当确定出目的地地址相互不匹配(步骤911“否”)时，则执行步骤901的处理。
当在步骤909中确定出目的地地址没有被设置成搜索条件(也就是说，当执行步骤802(步骤905“否”)时，则不执行步骤911的处理，但是执行步骤913的处理。
当在步骤911中没有确定出目的地地址是否是相互匹配(步骤905“否”或者步骤907“是”，并且步骤909“否”)时，或者当在步骤911中确定出目的地地址相互匹配(步骤905“否”或者步骤907“是”，步骤909“是”，并且步骤911“是”)时，则认为被设置为搜索条件的文档数据之前打印过或者被设置成搜索条件的文档数据之前被发送到相同的目的地地址，因此将待被处理的记录添加到搜索结果中(步骤913)。
之后，在步骤915中确定是否对文档表中的所有记录执行了事件文档搜索处理。当没有对所有记录执行处理(步骤915“否”)时，则再次执行步骤901的处理。当已经对所有记录执行了处理(步骤915“是”)时，则完成事件文档搜索处理并且执行步骤807的处理。
在步骤807中，通过步骤805的事件文档搜索处理来确定是否存在相同的文档。这里，当确定出不存在相同的文档(步骤807“否”)时，则不打印待被处理的文档数据或者不将其发送到相同目的地。因此，控制部件不执行随后的处理(也就是执行打印或传输处理)，而是在步骤701中等待，直到执行了下一个输入为止。
相反，当存在相同的文档(步骤807“是”)时，则从记录中读取与最新记录(最后被打印或传输)相关的ID和时间，这些被确定是相同的，然后确定时间是否距离当前时间超过6个月(步骤811)。
当确定出时间过去了6个月(步骤811“是”)时，则待被处理的文档数据已被冗余打印或者被传输到相同的目的地。不过，由于距离最后打印或传输已经过去了相当长的时间，因此控制部件不执行随后的处理(也就是执行打印或传输处理)，而是在步骤701中再次等待，直到执行了下一个输入为止。
相反，当确定出时间还没有过去6个月(步骤811“否”)，则根据文档表(见图4)来确定是否在最终被打印(事件“打印”)或传输(事件“发送”)之后更新了(事件“更新”)相同的文档(步骤813)。
当在步骤815中确定出更新了相同的文档(步骤815“是”)时，则控制部件执行打印或传输处理，并且然后在步骤701中等待，直到执行了下一个输入为止。另一方面，当确定出没有更新相同的文档(步骤815“否”)时，则确定操作类型。当操作表示打印处理(步骤816“是”)，则从文件信息表1085读取与文档地址相对应的纸质文件ID(步骤817)，以确定是否在文件信息表1085(见图5)中与其纸质文件ID一起管理以前打印的文档。
当在步骤817中确定出在文件信息表1085中存在相应的纸质文件ID时，则以图10A所示的方式来通知用户该打印工作是对带有纸质文件ID的未被更新的文档进行冗余打印(步骤821)。
另一方面，当在文件信息表1085中不存在相应的纸质文件ID时，则以图10B所示的方式来通知用户来对未被更新的文档进行冗余打印(步骤823)。
当操作表示PC传真传输(步骤816“否”)时，则以图10C所示的方式通知用户将相同的文档发送到相同的目的地(步骤824)。
(激活期间智能支持处理)图11示出了激活期间智能支持处理的流程。
在步骤711中，当执行激活期间智能支持处理时，则PC 10的控制部件100首先读取状态ID、目的地地址和在步骤709中从外部设备输入(经过检测)的目标文档地址(步骤1101)，并且执行GID搜索条件设置处理(步骤1103)。
图12示出了GID搜索条件设置处理的流程。首先，状态ID(见图2和3)被设置成搜索条件(步骤1201)。接下来，当执行步骤1105的文档搜索处理时，则为了在带有在步骤1201中所设置的状态ID的所谓“AND条件”中确定用于执行搜索的搜索条件，确定GID的格式，以提取具体针对各个处理操作的搜索条件。也就是说，首先确定在步骤1201中所设置的状态ID的GID是否为“1”(见图3)(步骤1203)。
当在步骤1203中确定出GID为“1”(步骤1203“是”)时，则目标文档地址被添加为搜索条件(步骤1205)并且执行步骤1207的处理。当在步骤1203中确定出GID不为“1”时，则不执行步骤1205的处理，但是执行步骤1207的处理。
在步骤1207中，确定在步骤1201中设置的状态ID的GID是否为“2”(见图3)(步骤1207)。
当在步骤1207中确定出GID为“2”(步骤1207“是”)时，则目的地地址被添加为搜索条件(步骤1209)。完成GID搜索条件设置处理，并且然后使用通过GID搜索条件设置处理指定的搜索条件来执行文档搜索处理(步骤1105)。
另一方面，当在步骤1207中确定出GID不为“2”时，则完成GID搜索条件设置处理。然后，使用通过GID搜索条件设置处理指定的搜索条件来执行文档搜索处理(步骤1105)。
当在步骤1203和1207都确定为“否”时，则就是其中与状态ID相对应的GID为“0”的情况。
图13示出了文档搜索处理的流程(步骤1105)。首先，状态表1081和文档表1083的所有记录都被设置成搜索结果记录的初始值(步骤1301)。
接下来，为了指定与来自状态表1081的特定记录相关联的目标文档，通过在之前执行的GID搜索条件设置处理(步骤1103)中所设置的搜索条件来执行搜索处理。
也就是说，首先在步骤1303中确定状态ID是否被指定为搜索条件。在激活期间智能支持处理(步骤711)中，在步骤1201中状态ID一般被设置成搜索条件。因此，步骤1303的确定为“是”，与来自状态表1081被设置成搜索条件的状态ID相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1305)，并且然后执行步骤1307的处理。
在步骤1307中，确定目的地地址是否被设置成搜索条件，也就是步骤1307的确定为“是”并且在步骤1209中目的地地址被添加为搜索条件。当确定出目的地地址被设置成搜索条件(步骤1307“是”)时，则与根据在步骤1305中存储的搜索结果记录被指定成搜索条件的目的地地址相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1309)，并且然后执行步骤1311的处理。当在步骤1307中确定出目的地地址没有被设置成搜索条件(步骤1307“否”)时，则不执行步骤1309的处理，但是执行步骤1311的处理。
在步骤1311中确定目标文档地址是否被设置成目标文档地址，也就是步骤1203的确定是“是”并且在步骤1205中目标文档地址被设置成搜索条件。当确定出目标文档地址被设置成搜索条件(步骤1311“是”)时，则与根据在步骤1305中存储的搜索结果记录被指定成搜索条件的目标文档地址相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1313)，并且然后执行步骤1315的处理。当在步骤1311中确定出目标文档地址没有被设置成搜索条件(步骤1311“否”)时，则不执行步骤1313的处理，但是执行步骤1315的处理。
在步骤1309和1313中，根据在步骤1305中指定的搜索结果记录来存储与各个搜索条件相对应的新的搜索结果记录。这是因为只设置了与各个状态ID相对应的一个GID(见图3)。
在步骤1315中，为了执行紧随步骤1317的处理之后的处理，从在步骤1303～1313中被指定的搜索结果记录中读取一个未经处理的搜索结果记录(主要是状态表1081中的一个记录)并且执行步骤1317的处理。由在所读取的未经处理的搜索结果中所包括的目标文档地址所表示的文档被称为文档“A”。
确定所读取的记录的状态ID是否表明文档输出处理(例如，“PRN”或“FPT”)(步骤1317)。当确定该记录表明文档输出处理时(步骤1317“是”)，在步骤1319中执行文档输出搜索处理。
图14示出了文档输出搜索处理的流程。
在文档输出搜索处理中，首先，提取了在步骤1315中所读取的未处理记录所表示的文档“A”事先被信息处理设备10使用的时段。具体地说，在文档表1083中搜索了具有表明文档“A”的目标文档地址并且将“打开”记录为事件的记录。进而，搜索了具有表明文档“A”的目标文档地址并且将“关闭”记录为事件的记录。从文档表1083中提取出其中“打开”和“关闭”被记作事件的记录的时间组合，来作为历史(步骤1403)，并且然后执行步骤1403的处理。
考虑了其中文档“A”被打开和关闭若干次的情况。在这种情况下，对于在步骤1401中所提取的文档“A”来说，事件为“打开”和“关闭”的记录的组合数是多个。在这种情况下，对于“打开”的时间和“关闭”的时间，其中“关闭”的时间正好接近于“打开”的时间的记录之前被组合起来，并且被用作为其中文档“A”被信息处理设备10使用的时段。
在步骤1403，从文档表1083中读出在步骤1405至1415中未被处理的一个未处理搜索结果记录。由包括在该记录中的文档地址所表明的文档被称为文档“B”。
然后，确定记录在具有用于识别文档“B”的文档地址并且具有“创建”、“打开”和“关闭”等一个事件的记录中的时间是否包括在其中使用了文档“A”的时段，也就是从在步骤1401中所提取的文档“A”的打开时间到关闭时间之间的时段。
当在步骤1405中确定文档“B”的记录的时间被包括在步骤1401中所获得的时段时(步骤1405“是”)，执行步骤1409的处理。当确定该时段没有被包括在其中时(步骤1405“否”)，执行步骤1407的处理。
在步骤1407中确定在步骤1401中所获得的时段是否被包括在从文档“B”的打开时间到关闭时间之间的时段中。当确定文档“A”的“打开”时间和“关闭”时间被包括在从文档“B”的打开时间到关闭时间之间的时段中时(步骤1407“是”)，执行步骤1409的处理。另一方面，当该时间不包括在其中时(步骤1407“否”)，执行步骤1415的处理。
在步骤1407，当步骤1405中的文档“B”的“打开”时间先于文档“A”的“打开”时间，并且文档“B”的“关闭”时间后于文档“A”的“关闭”时间，则可以防止在文档输出搜索处理中存在未被处理的关联。
在步骤1409中确定文档“B”在从文档“B”的打开时间到关闭时间之间的时段中是否被更新，具体地说，就是在步骤1403中所读取的记录中是否存在具有与文档“B”有关的文档地址、包括在该时段中的时间、以及“更新”事件的记录。当满足该条件时(步骤1409“是”)，将关联分数p赋予给文档“B”和文档“A”的关联，将从文档表1083中读取的记录存储为搜索结果记录(步骤1413)，并且然后执行步骤1415的处理。
另一方面，当在步骤1409中确定不存在具有与文档“B”有关的文档地址、包括在该时段中的时间、以及“更新”事件的记录时(步骤1409“否”)，在不执行步骤1411的处理的情况下将文档“B”与文档“A”关联起来，将在步骤1403中读取的记录存储为搜索结果记录(步骤1413)，并且然后执行步骤1415。
当在步骤1411的处理之后直接执行步骤1415的处理时的搜索结果，与当执行步骤1413的处理时的搜斯哦结果记录不同(步骤1409“是”)，不同之处在于在步骤1413中赋予的关联分数p是否被存储。至于其他各项，二者是相同的。
在步骤1415中确定在文档表1083中是否仍然有未被处理的记录。当确定仍然有未被处理的记录时(步骤1415“否”)，再次执行步骤1403的处理。当确定处理了所有的记录时(步骤1415“是”)，文档输出搜索处理结束，并且然后执行步骤1323的处理。
这样，通过执行步骤1405至1413的处理，可以根据其中由安装在PC 10中的编辑器等类或由PC 10(一般称为“操作应用程序”)所管理的外部设备20来使用文档数据的时段，将存储在存储单元108中的文档数据(文档“A”和文档“B”)彼此关联起来。另外，当与文档“A”相关联的文档“B”在文档“B”被使用期间被更新时，可以将关联分数赋予给与文档“A”相关联的文档“B”。
当在步骤1317中确定出所读取的未处理记录的状态ID不表示文档输出(步骤1317“否”)时，则执行步骤1321的处理。
在步骤1321中，在步骤1301中被存储在文档表1083中并且被设置成搜索结果记录的初始值的记录中，当从在包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段(也就是当可以确定相同的文档是由PC 10“打开”或“处理”时的时段)与在步骤1315中从状态表1081读取的记录的开始时间到结束时间这一时段交叠时，在文档表1083中待被处理的记录被存储为搜索结果记录(步骤1321)。
也就是说，在处理(步骤1321)中，提取被确定为同一时段中被打开或被处理的适合于所指示的搜索条件的外部设备的状态和文档。
在根据第一示出方面的信息管理系统1中，当想要再次使用在那时通过使用用户的行为作为关键字所已经使用的数据时，通过将处理操作视为间接表明用户行为的信息，可以将在与连接到PC 10的多功能机20等类的处理操作相同的时段中所已经使用的文档数据认为是与处理操作相关联。结果，在与作为处理操作的目标的目标文档(地址)的同一时段中使用的文档数据可以被认为是彼此关联。因此，其处理时间相互交叠的事件“创建”或“打开”的记录被存储为搜索结果记录。
在人的行为中，用户的行为可以是“几天之前已经执行的工作(例如，PC打印工作)”，换句话说，可以通过使用用户的行为作为关键字来使用在那时再次使用该文档(目标文档)。在这种情况下，在根据本发明的第一示出方面的信息管理系统1中，由于如上所述，可以将在与处理操作同一时段中已经使用的文档数据看作是彼此相互关联，因此通过使用具有高使用频率的另一个数据和使用“几天之前已经执行的工作”作为关键字，可以在与目标文档相关联的多个文档中选择和使用具有高关联度的文档。
当确定了从在包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段时，则考虑用户(图3中的操作者)的同一性。
在步骤1323中，确定是否对在状态表1081中被存储为搜索结果记录的所有记录执行了步骤1319和1321的处理。当确定出对所有记录执行了处理(步骤1323“是”)时，则根据基于上述处理的搜索结果记录来准备搜索结果信息(步骤1325)，并且然后结束文档搜索处理(步骤1105)。当确定出没有对所有记录执行处理(步骤1323“否”)时，则重复从步骤1315开始的处理。
在根据示出方面的信息管理系统1中，由于在执行处理操作时将存储在状态表1081中的记录存储为文档表中的记录(参见稍后将讲述的“文档表更新处理”)，因此这两张表中的记录都满足步骤1321中的搜索条件并且将其存储为搜索结果记录。
因此，由于排除了基于通过相同处理被存储的记录进行存储的搜索结果记录，因此由状态表1081指定的搜索结果记录的开始时间或结束时间优选情况下等于文档表1083的时间。另外，即使当满足了步骤1321的条件时，其中目标文档地址和文档地址是相同的搜索结果记录优选情况下在步骤1321中不被存储。
当完成了文档搜索处理时(步骤1105)，控制部件100执行显示基于文档搜索处理(步骤1105)的搜索结果的处理(步骤1107)。
在步骤1321的文档搜索处理中，已经执行了使用两个时段的交叠的确定。不过，当从状态表1081中的记录的开始时间到结束时间这一时段中包括了在包括有事件“创建”、“打开”或“关闭”的记录中所注册的时间时，两个时段必然相互交叠。因此除了其中在从包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”等的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段中都涵盖了从状态表1081中的记录的开始时间到结束时间这一时段的情况之外，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1321的确定。
类似地，当在从包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”等的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段中涵盖了状态表1081的记录的开始时间和结束时间中的一个时，这两个时段必然相互交叠。因此，如上所述，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1321的确定。
当在包括有事件“创建”、“打开”或“关闭”的记录中所注册的时间与状态表1081中的记录的开始时间或结束时间中的一个交叠时，两个时段必然相互交叠。因此，如上所述，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1321的确定。
图15示出了搜索结果显示处理(步骤1107)的流程。首先，在开始处理时，日期和参考类型标记被设置为OFF(步骤1901)。
接下来，将被指定为步骤1325中所准备的搜索结果信息的搜索结果记录归类成由状态表1081进行指定的搜索结果记录(通过步骤1303～1313进行指定)、由文档表1083进行指定的搜索结果记录(通过执行步骤1321的处理进行指定的搜索结果记录)，以及通过对文档表1083执行文档输出搜索处理(步骤1319)进行指定的搜索结果记录。也就是说，两种搜索结果被归类成在步骤1503中进行归类带有目标文档的搜索结果、在步骤1503中进行归类带有用途文档的搜索结果，以及在步骤1503中进行归类带有用途文档(文档输出)的搜索结果(步骤1503)。
当完成了步骤1503的处理并且然后显示了在步骤1503中被归类成用途文档和目标文档的搜索结果信息时，执行用于确定以什么顺序来显示用途文档和目标文档的处理。
首先，在步骤1505中确定是否选择了时间排序方法来用于显示顺序(步骤1505)。
首先来讲述在步骤1503中进行归类的与目标文档有关的搜索结果和与用途文档有关的搜索结果的显示。当选择了标号排序方法时，也就是说当没有选择时间排序方法(步骤1505“否”)时，则以标号为降序从具有最大标号的搜索结果记录开始依次对在步骤1503中已经被归类成用途文档和目标文档的搜索结果进行排序(步骤1511)，并且然后将时间排序标记设置成ON(步骤1513)。之后，执行步骤1515的处理。
另一方面，当选择了时间排序方法(步骤1505“是”)时，则控制部件100从具有最新时间的搜索结果记录开始依次对在步骤1503中所得到的搜索结果进行排序(步骤1511)，并且然后将时间排序标记设置成ON(步骤1513)。之后，如上所述执行步骤1515的处理。
下面来讲述在步骤1503中进行归类的与用途文档(文档输出)有关的搜索结果的显示。当没有选择时间排序方法(步骤1505“否”)时，则以在步骤1415中被存储的关联分数为降序来依次对记录进行排序或者以标号为降序对具有相同关联分数的记录或者不具有任何关联分数的记录进行排序，并且将标号排序标记设置成ON(步骤1509)。之后，执行步骤1515的处理。
另一方面，当选择了时间排序方法(步骤1505“是”)时，则控制部件100以在步骤1415中所设定的关联分数为序来依次对搜索结果记录进行排序或者从具有最新时间的搜索结果记录开始对具有相同关联分数的记录或者不具有任何关联分数的记录进行排序(步骤1511)，并且然后将时间排序标记设置成ON(步骤1513)。之后，如上所述，执行步骤1515的处理。
在根据第一示出方面的信息管理系统中，在显示搜索结果时可以使用时间和标号两项对搜索结果记录进行排序。因此，下面可以确定通过时间和标号中的哪一项对搜索结果进行排序。通过确定搜索结果是否以一项进行了排序，确切的说，通过确定是否选择了时间排序方法，可以确定用户试图通过事件和标号中的哪一项对搜索结果进行排序(当没有选择时间排序方法时，则认为选择了标号排序方法)。
例如，在执行步骤1901的处理之后并且在执行步骤1905的处理之前，当以时间或标号为序对搜索结果进行排序时，通过操作部件104用户可以选择使用时间或标号中的哪一个对搜索结果进行排序。
在步骤1915中，准备用途文档、目标文档和用途文档(文档输出)的列表，以根据在步骤1907或1911中所选择的条件进行排序的搜索结果记录来访问文档。在步骤1917中显示列表。
在根据第一示出方面的信息管理系统1中，当在步骤707中检测到外部设备的激活时，则响应检测执行激活期间智能支持处理(步骤711)。因此，通过待被处理的文档数据或者检测操作可以向用户通知被看作是在过去相同时间上被打开或被处理的文档。结果，当处理对于与该处理相关的文档是必需时，可以同时执行必需的处理。
例如，当传真发送的情况下，可以通过打开文档来确定是否应该发送在之前的传真发送时被打开的文档。
图20至23示出了通过执行步骤1917显示在PC 10的显示部件106上的激活期间智能支持处理的处理结果。
确切地说，图20示出了与通过当将打印被存储在存储部件108中的文档数据的指令从PC 10给到多功能机20的记录部件202时执行激活期间智能支持处理(步骤711)而指定的目标文档有关的搜索结果(PC打印操作是作为处理操作执行的见图3)。
也就是说，当执行PC打印操作时，根据作为PC打印操作的处理目标的目标文档地址来执行文档搜索操作(步骤1105)。结果，以图20所示的格式来显示当打印作为打印操作的打印目标的目标文档数据时的时间。在这种情况下，图20中的地址和标号的显示是一致的。
图17示出了与通过执行文档输出搜索处理指定的用途文档(文档输出)有关的搜索结果(步骤1319)。
例如，当PC打印处理被设定为图2中的ID“sid5”(记录中的目标文档的地址(与上述文档“A”相对应)为“file//***/***/d1”)，图4中的ID“did5”被提取为事件“打开”的时间，ID“did9”被提取为文档输出搜索处理的步骤1401中的事件“关闭”的时间(步骤1319)。然后，执行后续的处理。与ID“did6”至ID“did8”有关的地址“file//***/***/d3”作为文档“B”与文档“A”有关联(步骤1405“是”)，并且将关联分数赋予给该关联(步骤1409“是”，步骤1411)。然后，将其作为搜索结果记录保存起来(步骤1415)。
因此，如图17所示，具有关联分数的地址“file//***/***/d3”被显示在最上端位置(假定没有将关联分数赋予给其他文档)。
在上述例子中，与ID“did6”至ID“did8”有关的所有记录被存储为搜索结果记录，但是由于它们是具有相同文档的一个记录，因此像如图17所示的“file//***/***/d3”那样惟一地显示这些记录。
图18(根据与目标文档有关的搜索结果进行显示)和图19(根据与用途文档有关的搜索结果进行显示)示出了当通信是通过步骤707中的多功能机20的线路通信部件212由电话发送(图3中的事件“TLT”)或电话接收(图3中的事件“TLR”)产生时的显示例子，并且在步骤1317中确定状态ID不表示文档输出(步骤1317“否”)(显示过程与上述是相同的，因此将其省略了)。
在图20中，由于处理操作为PC打印操作，因此GID为“1”(见图3)，并且使用作为搜索条件的文档地址来执行文档搜索处理(步骤1105)，地址和标号是相同的并且只有时间是相互不同的。不过，在电话发送或电话接收的情况下，GID为“2”(见图3)并且在没有使用作为搜索条件的文档地址的情况下执行文档搜索处理(步骤1105)。因此，如图22的“地址”中所示的目标文档地址相互是不同的。
在根据第一示出方面的信息管理系统1中，图20至23中的地址是以超文本链接的格式显示的(步骤1917)，并且当使用操作部件104来选择超文本链接时，则从存储部件108读取与地址有关的文档数据并且将其显示在显示部件106上。
(状态表注册处理)图24示出了如图2A所示的状态表1081中的注册处理的流程。
当在步骤715中执行状态表注册处理时，PC 10的控制部件100在状态表1081中另外创建了待被注册的记录的惟一ID。然后，控制部件注册了作为新记录的ID的惟一ID(步骤2401)并且然后执行步骤2403的处理。
在步骤2403中，当在步骤707中检测外部设备的激活时的时间和当在步骤713中检测到其激活已经在步骤707中被检测到的外部设备的激活结束时的时间在步骤2401中分别被注册为新记录的开始时间和结束时间，并且类似地在步骤2401中的新记录中注册在激活期间智能支持处理(步骤711)之前从其激活已经在步骤709中的控制部件的RAM等中被检测并且被存储的外部设备输入的状态ID、目的地地址、目标文档地址和数量。
(手动智能支持处理)图21和22示出了手动智能支持处理的流程。图24示出了通过执行手动智能支持处理而显示在PC的显示部件106上的信息的显示格式。
在步骤719中，通过启动手动智能支持处理来启动处理。该处理与图7中所示的PC主处理是并行运行的。也就是说，步骤719的处理在手动智能支持处理开始之后没有等待手动智能支持处理结束就进行到步骤701的处理。
PC 10的控制部件100根据状态表1081的记录创建一套状态ID，执行对一套以开始时间为序的状态ID的记录进行排序的处理(步骤2101)，并且将处理结果显示在PC 10的显示部件106上(步骤2503)。
这里，在步骤2103中，以缩略格式来显示整个状态，并且确切地说，只显示了由状态ID表示的处理操作的标题(参见图24中的PC打印操作的显示格式)。
在步骤2105中，在通过步骤2103的处理而显示的显示格式中，显示在最上面位置(图24中的PC打印)上的状态2405的头部记录(在步骤2101中的头部中进行排序的记录)的单选按钮2407(见图24)通过初始设置被设置为ON(步骤2405)。
在其中在启动手动智能支持处理(步骤719)之后执行直到步骤2105的处理的状态中，控制部件100等待，直到用户通过使用操作部件104进行操作为止(步骤2107)。
在等待状态(步骤2107)中，当用户通过使用操作部件104来输入指令时，控制部件100确定指令是否为按下放大图标2401(见图24)(步骤2109)。
这里，当输入指令是要按下放大图标2401(步骤2109“是”)时，则响应步骤2101的排序处理以列表的格式来显示与按下的放大图标2401相对应的状态2405的记录信息(步骤2111)，并且经过扩展的状态2405的放大图标2401变成缩略图标2403(步骤2113)。
参照图24来具体讲述步骤2111和2113的处理。在PC传真传输操作的情况下，在按下放大图标2401(步骤2109)之前，与PC打印操作类似，状态2405与放大图标2401一起显示(换句话说，没有显示列表(记录))。
在这种状态下，当对用于PC传真传输的放大图标2401执行步骤2109的处理(步骤2109“是”)时，则以步骤2101的排序来以图24所示的格式显示其状态ID在状态表1081中标有“FPT”的记录(步骤2111)，并且与PC传真传输有关的放大图标2401变成缩略图标2403(步骤2113显示从“+”变成“-”)。在首先结束步骤2113的处理时，步骤2105的处理是有效的，并且所有单选按钮2407在与PC传真传输关联显示的记录中被设置为OFF。
另一方面，在步骤2107的等待状态中，当输入指令不是要按下放大图标2401(步骤2109“否”)而是要按下缩略图标2403(步骤2115“是”)时，则以图24中所示的PC传真传输格式的显示变成PC打印格式。也就是说，去掉相应状态2405的记录列表的显示(步骤2117)并且缩略图标2403变成放大图标2401(步骤2119)。
在步骤2107的等待状态中，当输入指令不是要按下缩略图标2403(步骤2115“否”)而是要按下单选按钮2407(步骤2121“是”)时，则用于预定记录(初始状态中最上面状态2405的头部记录)被设置为ON的单选按钮2407变成OFF(步骤2123)，并且与用户操作相对应的单选按钮2407被设置为ON(步骤2125)。
在执行步骤2113、2119和2125的处理之后，在步骤2107中控制部件等待，直到执行了用户操作为止。
这里，在步骤2107的等待状态中，当通过用户操作输入的指令不是要按下放大图标2401、缩略图标2403和单选按钮2407中的任何一个(步骤2109，2115和2121“否”)时，则执行图22中所示的处理。
也就是说，PC 10的控制部件100确定通过用户操作输入的指令是否为结束手动智能支持处理，确切地说，是否按下了关闭按钮2417(步骤2201)。当为“是”(步骤2201“是”)时，则结束处理。
相反，当指令不是要按下关闭按钮2417(步骤2201“否”)时，则指令是要按下列表显示按钮2409、存储寄存器按钮2411、所有显示按钮2413或者所有打印按钮2415。因此，为了执行与按钮相对应的处理，读取其单选按钮被设置为ON(状态ID、GID、目的地地址、目标文档)的记录(步骤2203)。
根据所读取的信息来执行GID搜索条件设置处理(步骤2205)和文档搜索处理(步骤2207)，并且然后执行步骤2209的处理。在步骤2205和2207中执行的处理与在激活期间智能支持处理(步骤711)中执行的GID搜索条件设置处理(步骤1103)和文档搜索处理(步骤1105)是类似的，因此省略了对其的讲述。
在步骤2209中，确定通过操作部件104的用户操作所输入的并且其导致了执行步骤2203的处理的指令是否为按下列表显示按钮2409。
当指令是要按下列表显示按钮2409(步骤2209“是”)时，则通过使用步骤2207的文档搜索处理的结果来激活文档智能支持处理(步骤2211)。下面参照图23来讲述文档智能支持处理的细节。
相反，当指令不是要按下列表显示按钮2409(步骤2209“否”)时，则确定指令是否是要按下存储寄存器按钮2411(步骤2213)。当为“是”(步骤2213“是”)时，则控制部件100指示多功能机20将通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据写到可移动介质2101，并且通过通信部件102将相应的文档数据从存储部件108发送到多功能机20。另一方面，多功能机20的控制部件200响应指令将通过通信部件214所接收的相应文档数据写到可移动介质2101(步骤2215)。
当指令不是要按下存储寄存器按钮2411(步骤2213“否”)时，则确定指令是否是要按下所有显示按钮2413(步骤2217)。当为“是”(步骤2317“是”)时，则控制部件100打开通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据，并且以预定时间间隔例如2秒来依次在显示部件106上显示内容(步骤2219)。
当指令不是要按下所有显示按钮2413(步骤2217“否”)时，则确定指令是否是要按下所有打印按钮2415(步骤2217)。当为“是”(步骤2217“是”)时，则控制部件100通过通信部件102将通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据发送到多功能机20，并且允许多功能机20的记录部件202打印文档数据(步骤2223)。
当指令不是要按下所有打印按钮2415(步骤2221“否”)时，则执行与按下相对应的处理或者确定按下是否有误。然后，控制部件等待，直到执行了用户操作为止(步骤2107)。
当完成了步骤2211、2215、2219和2223的处理时，则在步骤2107中控制部件等待，直到执行了用户输入为止。
图23示出了在步骤2211中启动的文档智能支持处理的流程。图25示出了在执行文档智能支持处理时显示在PC 10的显示部件106上的信息的显示格式。
首先，在步骤2301中，PC 10的控制部件100通过使用包括有相同文档地址的记录来从通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中收集针对具有相同文档地址和最后访问时间(在最新记录中所述的时间)的文档数据的标号(其事件为“打开”的记录的号)(步骤2301)，并且然后执行步骤2303的处理。
在步骤2303中，在显示部件106上以图25所示的格式来显示收集结果。此时，在所显示的记录中头部记录的单选按钮被设置为ON(步骤2305)。在步骤2303，可以通过执行与搜索结果显示处理的步骤1505至1513相同的处理来执行显示处理(步骤1107)。不过，在第一示出方面，只根据步骤2301的收集来执行显示处理。更为确切地说，由于在步骤2301中将与用途文档有关的搜索结果和与用途文档(文档输出)有关的搜索结果收集在一起而不加区分，因此不像搜索结果显示处理(步骤1107)，考虑到关联分数，没有显示收集结果。
这里，在其中在启动文档智能支持处理(步骤2211)之后执行了直到步骤2305的处理的状态中，控制部件100等待，直到用户操作了操作部件104为止(步骤2307)。
在等待状态(步骤2307)中，当用户通过操作部件104输入了指令时，则控制部件100确定所输入的指令是否为按下单选按钮2501(见图25)(步骤2309)。当为“是”(步骤2309“是”)时，则执行步骤2301的处理。
在步骤2307中，将在预定记录(初始状态中的头部记录)中被设置为ON的单选按钮2501设置为OFF(步骤2311)，并且将与用户操作相对应的单选按钮2501设置为ON(步骤2313)。
另一方面，当在步骤2309中确定出所输入的指令不是要按下单选按钮2501时，则确定所输入的指令是否为按下显示按钮2403(步骤2315)。当为“是”(步骤2315“是”)时，则执行步骤2317的处理。
在步骤2317中，打开其中单选按钮被设置为ON的文档地址的文档数据，并且将其显示在显示部件106上。
当在步骤2315中确定出所输入的指令不是要按下显示按钮2503时，则确定所输入的指令是否为按下打印按钮2505(步骤2319)。当为“是”(步骤2319“是”)时，则执行步骤2321的处理。
在步骤2321中，控制部件100从存储部件108读取文档地址的文档数据，其中单选按钮被设置为ON，并且通过通信部件102将文档数据发送到多功能机20，并且多功能机20的记录部件202打印文档数据。
当在步骤2319中确定出所输入的指令不是要按下打印按钮2505时，则确定所输入的指令是否为按下相关文档按钮2407(步骤2323)。当为“是”(步骤2323“是”)时，则执行步骤2325的处理。
在步骤2325中，从文档表1081中提取在当打开其中单选按钮2501被设置为ON的文档地址的文档数据时的时段中(在打开和关闭之间)其事件为“打开”的所有记录(步骤2325)。
参照25来具体讲述该处理，由于存储在文档地址“file/###/###/###2”上的文档数据包括标号r2，因此文档数据被打开r2次。因此，对所有r2时段都执行提取。
当确定了当打开其中单选按钮2501被设置为ON的文档地址的文档数据时的时段时，则考虑用户(图4中的操作者)的同一性。
再次启动相对于通过步骤2325的提取处理得到的搜索结果记录的文档智能支持处理(步骤2327)。
也就是说，用户通过执行文档智能支持处理可以依次看到与文档有关的多个文档。
当在步骤2323中确定出所输入的指令不是要按下相关文档按钮2507时，则控制部件100确定所输入的指令是否为按下关闭按钮2509(步骤2329)。当为“是”(步骤2329“是”)时，则控制部件结束文档智能支持处理(步骤2211)，并且在步骤2107中等待，直到用户执行了用户操作为止。
另一方面，当确定出所输入的指令不是要按下关闭按钮2509(步骤2329“否”)时，则控制部件执行与按下相对应的处理，或者确定按下有误，并且等待，直到执行了用户操作为止(步骤2307)。
在执行了步骤2313、2317、2321和2327的处理之后，控制部件在步骤2307中再次等待，直到执行了用户操作为止。
(信息管理系统的处理2)接下来，参照附图来讲述包括有上述构造的信息管理系统1的处理(2)。处理(2)的启动是与处理(1)并行的。
图26示出了由PC 10执行的更新文档表1083的处理流程。如流程所示的处理(2)是由PC 10的控制部件100执行的，并且更为确切地说，是通过使用存储在ROM等中的程序由控制部件10的CPU执行的。
首先，当通过使用操作部件104来操作存储在存储部件108中的文档数据或者执行多功能机20的操作时，也就是当通过启动在图3的“目标文档地址”的项目中被称为“(拷贝到PC)”的处理操作(状态)来将目标文档数据从多功能机20发送到PC 100将目标文档数据重新存储到存储部件108中，通过书籍传感器30的RFID标记读取部件306来读取书籍32和34的RFID标记322和324，并且通过通信部件34将信息发送到PC 10时，则控制部件100确定是否打开了用于从书籍传感器30中导出与发送有关的书籍32等的因特网70上的主页(下面将其称为“HP”)(下面将这些操作或处理称为“文件操作”)(步骤2601)。
当在步骤2601中确定出执行了文件操作(步骤2601“是”)时，则控制部件100将记录添加到文档表1083中，创建专用于该记录的ID，注册惟一ID(步骤2603)，并且然后执行步骤2605的处理。
当在步骤2601中确定出不满足条件(步骤2601“否”)时，控制部件等待，直到执行了文件操作为止。
在步骤2605中，将当前时间注册到在步骤2603中所添加的记录中，将通过准备带有应用程序的目标文件的全路径名称得到的应用程序注册到文档地址，并且将操作者的类型注册到操作者。
之后，执行用于确定待被注册到还未被注册的“事件”的信息的处理(步骤2607～2633)。
首先，控制部件100确定在步骤2601中执行的文档操作存储是否为将新的文件存储到存储部件108中(下面将其称为“文件创建”)(步骤2607)。当文件操作为文件创建(步骤2607“是”)时，则控制部件将“创建”注册为事件。
另一方面，当文件操作不是文件创建(步骤2607“否”)时，则控制部件确定文件操作是否为打开存储在存储部件108中的文件(下面将其称为“文件打开”)(步骤2611)。当为“是”(步骤2611“是”)时，则控制部件将“打开”注册为事件(步骤2613)。
当在步骤2711中不为“是”(步骤2711“否”)时，则确定是否更新了(覆盖写入)被存储在存储部件108中的文档数据(步骤2615)。当为“是”(步骤2615“是”)时，则将“更新”注册为事件(步骤2113)。
当在步骤2615中不为“是”(步骤2615“否”)时，则确定是否发送了被存储在存储部件108中的文档数据(包括PC传真传输)(步骤2619)。当为“是”(步骤2619“是”)时，则将“发送”注册为事件(步骤2621)。
当在步骤2619中不为“是”(步骤2619“否”)时，则确定是否打印了被存储在存储部件108中的文档数据(它与图3中的状态“PC传真传输”相对应)(步骤2619)。当为“是”(步骤2619“是”)时，则将“发送”注册为事件(步骤2621)。
当在步骤2615中不为“是”(步骤2615“否”)时，则确定是否打印了被存储在存储部件108中的文档数据(使用了多功能机20的记录部件202)(步骤2623)。当为“是”(步骤2623“是”)时，则将“打印”注册为事件(步骤2625)。
当在步骤2623中不为“是”(步骤2623“否”)时，则确定是否打开了HP(步骤2627)。当为“是”(步骤2627“是”)时，则将“打开”注册为事件(步骤2629)。
当在步骤2627中不为“是”(步骤2627“否”)时，则确定是否关闭了文件或HP，这与文件打开(步骤2611)或HP打开(步骤2627)是相对应的(步骤2631)。当为“是”(步骤2631“是”)时，将“关闭”注册为事件(步骤2629)。
在完成了步骤2609、2613、2617、2621、2625、2629或2633的处理之后，当在步骤2631中不为“是”(步骤2631“否”)时，则控制部件100等待，直到再次执行了文件操作为止。
迄今为止，“文档数据”主要是在根据第一示出方面的讲述中进行了示例。不过，作为信息管理系统1的目标的数据并不限于“文档数据”，而是可以对例如“图像数据”、“声音数据”、其它数据或混合数据执行相同的细节(处理)。
(第二例子)下面将具体讲述与第一示出方面不同的信息管理系统。
本发明的第二示出方面与第一示出方面的不同之处在于没有提供在第一示出方面中使用的“GID”，也就是说，在图3中没有定义“GID”，并且在激活期间智能支持处理和手动智能支持处理中没有执行“GID”搜索条件设置处理。因此，省略了相同的结构和处理顺序的细节，而在以下讲述中只对差别进行讲解(由于手动智能支持处理中的处理顺序与激活期间智能支持处理相类似，因此在第二示出方面中基本上只讲解了激活期间智能支持处理)。
(激活期间智能支持处理)图27示出了激活期间智能支持处理的流程。
当在图7的步骤711中执行激活期间智能支持处理时，则PC 10的控制部件100首先读取状态ID、目的地地址和在步骤709中通过来自RAM的外部设备输入的(经过检测的)目标文档地址。控制部件将由用户通过操作部件104选择的数据设置为搜索条件(步骤2701)，并且执行文档搜索处理(步骤2703)。
图13示出了文档搜索处理的流程(步骤2703)。首先，状态表1081和文档表1083中的所有记录都被设定为搜索结果记录的初始值(步骤1301)。
接下来，为了指定与来自状态表1081的特定记录有关的目标文档，根据在步骤2703中选择的搜索条件来执行搜索处理。
也就是说，在步骤1303中，确定是否将状态ID设置成搜索条件。当为“是”(步骤1303“是”)时，则将与在状态表1081中被设置成搜索条件的状态ID相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1305)，并且执行步骤1307的处理。当状态ID没有被设置成搜索条件(步骤1303“否”)时，则执行步骤1307的处理，而不执行步骤1305的处理。
在步骤1307中，确定是否将目的地地址添加为搜索条件。当为“是”(步骤1307“是”)时，则将与在步骤1505中被存储的搜索结果记录中被指定为搜索条件的目的地地址相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1309)，并且然后执行步骤1311的处理。在步骤1307中，当目的地地址没有被添加为搜索条件(步骤1307“否”)时，则执行步骤1311的处理，而不执行步骤1309的处理。
在步骤1311中，确定是否将目标文档地址添加为搜索条件。当确定出将目标文档地址设置成了搜索条件(步骤1311“是”)时，则将与在步骤1505等中被存储的搜索结果记录中被指定为搜索条件的目标文档地址相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1313)，并且然后执行步骤1315的处理。当在步骤1311中确定出目标文档地址没有被添加为搜索条件(步骤1311“否”)时，则执行步骤1315的处理，而不执行步骤1313的处理。
这里，更为详细地来讲述通过步骤1303～1313的处理得到的搜索结果记录。
当在步骤1303、1307和1311中为“是”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303和1307中为“是”并且在步骤1311中为“否”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1309中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303和1311中为“是”并且在步骤1307中为“否”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303中为“是”并且在步骤1307和1311中为“否”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1305中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303中为“否”并且在步骤1307和1311中为“是”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303和1311中为“否”并且在步骤1307中为“是”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1309中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303和1307中为“否”并且在步骤1311中为“是”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1303、1307和1311中为“否”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1301中被设置为初始值的状态表1081中的记录相同。
在步骤1315中，为了执行步骤1317之后的处理，从在步骤1303～1313中指定的搜索结果记录中读取未处理的搜索结果记录，并且然后执行步骤1317的处理。
步骤1317之后的处理与包括有搜索结果显示处理2605的第一示出方面的处理相类似，因此没有对其进行详细讲述。
权利要求
1.一种信息管理设备，包括数据存储单元，存储多个数据；用途单元，使用该数据；时段指定单元，指定其中数据被用途单元使用的时段；用途信息指定单元，指定用于识别出在由时段指定单元指定的时段中被用途单元使用的数据的识别信息，以及用于表明用途单元的用途形式的事件信息；用途信息存储单元，将由时段指定单元和用途信息指定单元指定的时段、识别信息和事件信息进行关联和存储；关联赋予单元，当存储在用途信息存储单元中的第一个数据的第一个时段和第二个数据的第二个时段相互交叠时，将第一个数据和第二个数据彼此关联；相关信息输出单元，输出用于识别出通过关联赋予单元而与第一个数据相关联的第二个数据的第二识别信息；事件信息指定单元，为通过关联赋予单元而相关联的第二个数据指定存储在用途信息存储单元中的事件信息；分数赋予单元，当由事件信息指定单元指定的事件信息表示一个用途形式，并且在第二个时段中执行处于该用途形式的使用时，将分数赋予第一个数据与第二个数据的关联；以及相关信息输出控制单元，根据赋予的分数来控制输出被分数赋予单元赋予了分数的第二识别信息。
2.一种信息管理系统，包括信息管理设备，包括数据存储单元，存储多个数据；用途单元，使用该数据；时段指定单元，指定其中数据被用途单元使用的时段；用途信息指定单元，指定用于识别出在由时段指定单元指定的时段中被用途单元使用的数据的识别信息，以及用于表明用途单元的用途形式的事件信息；用途信息存储单元，将由时段指定单元和用途信息指定单元指定的时段、识别信息和事件信息进行关联和存储；关联赋予单元，当存储在用途信息存储单元中的第一个数据的第一个时段和第二个数据的第二个时段相互交叠时，将第一个数据和第二个数据彼此关联；相关信息输出单元，输出用于识别出通过关联赋予单元而与第一个数据相关联的第二个数据的第二识别信息；事件信息指定单元，为通过关联赋予单元而相关联的第二个数据指定存储在用途信息存储单元中的事件信息；分数赋予单元，当由事件信息指定单元指定的事件信息表示一个用途形式，并且在第二个时段中执行处于该用途形式的使用时，将分数赋予第一个数据与第二个数据的关联；以及相关信息输出控制单元，根据赋予的分数来控制输出被分数赋予单元赋予了分数的第二识别信息；以及外部设备，以能够通信的方式连接到信息管理设备并且具有包括有用于输出数据以响应来自信息管理设备的指令的输出单元的至少一个功能执行单元，其中的外部设备包括发送单元，将在一处理由功能执行单元执行的情况下将用于指定该处理的处理指定信息发送到信息管理设备，其中的信息管理设备包括接收单元，接收从外部设备发送来的处理指定信息；处理信息存储单元，将由接收单元所接收的处理指定信息与第三识别信息进行关联和存储，以便将该数据识别为处理目标；以及处理细节确定单元，确定存储在处理信息存储单元中的处理指定信息与输出单元相关联，其中用途单元指导外部设备输出该数据，并且其中当处理细节确定单元确定处理指定信息与输出单元有关时，关联赋予单元将与作为确定目标而与处理指定信息关联和存储的第三识别信息有关的数据，和与第三识别有关的数据相关联的时段，作为第一个数据和第一个时段而彼此关联。
3.一种其中存储有计算机可读指令的计算机可用介质，该指令能够使计算机执行预定的操作，这些操作包括的步骤有存储多个数据；使用该数据；时段指定，用来指定其中数据被使用的时段；用途信息指定，用来指定用于识别出在由时段指定指定的时段中被使用使用的数据的识别信息，以及用于表明使用的用途形式的事件信息；用途信息存储，用来将由时段指定和用途信息指定指定的时段、识别信息和事件信息进行关联和存储；关联赋予，用来在当在用途信息存储中存储的第一个数据的第一个时段和第二个数据的第二个时段相互交叠时，将第一个数据和第二个数据彼此关联；相关信息输出，用来输出用于识别出通过关联赋予而与第一个数据相关联的第二个数据的第二识别信息；事件信息指定，为通过关联赋予而相关联的第二个数据指定在用途信息存储中存储的事件信息；分数赋予，用来在当由事件信息指定指定的事件信息表示一个用途形式，并且在第二个时段中执行处于该用途形式的使用时，将分数赋予第一个数据与第二个数据的关联；以及相关信息输出控制，用来根据赋予的分数来控制输出被分数赋予赋予了分数的第二识别信息。
全文摘要
当其中使用了目标文档的第一个时段和其中使用了用途文档的第二个时段相交叠时，目标文档和用途文档彼此相关联。当用途文档在第二个时段中被更新时，关联分数被赋予给二者之间的关联，并且然后优选情况下将根据关联分数与目标文档相关联的用于识别用途文档的文档地址进行输出。
文档编号G06F17/00GK1940940SQ20061015959
公开日2007年4月4日 申请日期2006年9月28日 优先权日2005年9月30日
发明者室井一成, 柳哲, 青木一磨 申请人:兄弟工业株式会社