信息处理装置、图像形成装置及信息处理方法与流程

本发明涉及信息处理装置、图像形成装置及信息处理方法。

背景技术：

通常的做法是，通过使用多功能机器等，来扫描文件并将结果保存在服务器上。例如，日本未审查专利申请公开号2008-146588公开了如下技术，其中，设定了与客户和客户的存储位置有关的信息的客户信息数据库被提前制备，并且，当将扫描获得的电子文档保存在客户信息数据库中时，在多功能机器的操作面板上选择客户，从而将电子文档存储到客户的存储位置。日本未审查专利申请公开号2008-146588指示了，在保存了客户信息未在客户信息数据库中记录的新客户的电子文档的情况下，通过使用光学字符识别(OCR)功能自动生成与新客户有关的客户信息，从而创建用于在客户信息数据库中保存电子文档的环境。

用作电子文档的保存位置的服务器可以包括例如：设定了指示服务器的安全性程度的机密性级别的服务器，或者根据文档大小，在其上收取用于保存电子文档的价格的服务器。

技术实现要素：

本发明的目的是在存在是电子文档的候选保存位置的多个服务器的情况下，通过考虑服务器的机密性及其施加的收费，来选择候选保存位置。

根据本发明的第一方面，提供了一种信息处理装置，该信息处理装置包括：存储器、电子文档获得单元、属性信息获得单元、以及显示器。存储器存储服务器信息，在该服务器信息中，服务器与机密性信息和收费信息相关联；电子文档获得单元获得电子文档；属性信息获得单元获得属性信息，该属性信息包括与电子文档有关的机密性信息；根据服务器信息和属性信息，显示器显示如下各项：服务器，该服务器满足足以保存电子文档机密性级别；和与服务器有关的收费信息。

根据本发明的第二方面，信息处理装置还包括：保存单元，在设定了足以保存由电子文档获得单元所获得的电子文档的机密性级别的服务器并没有用于保存电子文档的可用空间的情况下，如果用于保存电子文档的空间通过将保存在服务器上的现有电子文档移动到另一服务器，而在服务器上变得可用，则在将现有电子文档移动到另一服务器之后，保存单元在服务器上保存电子文档。

根据本发明的第三方面，在信息处理装置中，属性信息包括将电子文档存储为机密性文件的存储期；并且在设定了足以保存由电子文档获得单元所获得的电子文档的机密性级别的服务器并没有用于保存电子文档的可用空间的情况下，保存单元将保存在服务器上的、且具有已经期满的存储期的现有电子文档移动到用户已经执行了设置处理的另一服务器，或针对一服务器新执行设置处理，并且将具有已经期满的存储期的现有电子文档移动到已经新执行了设置处理的服务器。

根据本发明的第四方面，在信息处理装置中，在要新执行设置处理的服务器是免费服务器的情况下，自动地执行设置处理。

根据本发明的第五方面，在信息处理装置中，在要新执行的设置处理的服务器是付费服务器的情况下，在设置处理之前，向用户通知服务器是付费服务器。

根据本发明的第六方面，信息处理装置还包括：处理单元，在设定了足以保存由电子文档获得单元所获得的电子文档的机密性级别的服务器并没有用于保存电子文档的可用空间的情况下，该处理单元处理电子文档并使得电子文档更小，以便将所述电子文档保存在服务器上。

根据本发明的第七方面，在信息处理装置中，在存在多个服务器，所述多个服务器中的各个服务器设定了足以保存由电子文档获得单元所获得的电子文档的机密性级别，但服务器均没有用于保存电子文档的可用空间的情况下，处理单元执行划分电子文档以便保存在服务器上的处理。

根据本发明的第八方面，信息处理装置还包括：指令发出单元，该指令发出单元发出如下指令，该指令使得将电子文档保存在由显示器显示的、作为候选保存位置的服务器上。

根据本发明的第九方面，信息处理装置还包括：创建单元，该创建单元创建列表，在所述列表中，由电子文档获得单元所获得的电子文档以及为保存电子文档而被移动的现有电子文档，与作为各个电子文档的存储位置的服务器相关联。

根据本发明的第十方面，信息处理装置还包括：通知单元，该通知单元向用户发送如下通知，该通知指示由电子文档获得单元所获得的电子文档和为保存电子文档而被移动的现有电子文档已经保存在服务器上。

根据本发明的第十一方面，信息处理装置还包括：创建单元，该创建单元创建列表，在所述列表中，由电子文档获得单元所获得的电子文档以及为保存电子文档而被移动的现有电子文档，与作为各个电子文档的存储位置的服务器相关联。在信息处理装置中，通知单元向用户发送连同列表的通知。

根据本发明的第十二方面，在信息处理装置中，显示器显示作为候选保存位置的服务器，从而指示服务器是内部服务器或是外部服务器。

根据本发明的第十三方面，在信息处理装置中，在存在作为候选保存位置的、且具有相同机密性级别的多个服务器的情况下，显示器优选地显示收费价格较低的服务器。

根据本发明的第十四方面，在信息处理装置中，使用与由读取器所读取的原稿有关的信息，来创建电子文档。

根据本发明的第十五方面，提供了图像形成装置，该图像形成装置包括信息处理装置。

根据本发明的第十六方面，提供了一种信息处理方法，该信息处理方法包括如下步骤：存储服务器信息，在该服务器信息中，服务器与机密性信息和收费信息相关联；获得电子文档；获得属性信息，该属性信息包括与电子文档有关的机密性信息；以及根据服务器信息和属性信息，显示如下各项：服务器，该服务器满足足以保存电子文档的机密性级别；以及与所述服务器有关的收费信息。

根据本发明的第一方面，在存在是电子文档的候选保存位置的多个服务器的情况下，能够示出通过考虑服务器的机密性及其施加的收费而进行选择的候选保存位置。

根据本发明的第二方面，即使在设定了足以保存保存-目标电子文档的机密性级别的服务器并没有用于保存电子文档的可用空间的情况下，能够在服务器上保存电子文档。

根据本发明的第三方面，即使在设定了足以保存保存-目标电子文档的机密性级别的服务器并没有用于保存电子文档的可用空间的情况下，能够在服务器上保存电子文档。

根据本发明的第四方面，能够自动地执行作为现有电子文档的移动目的地的服务器的设置处理。

根据本发明的第五方面，能够向用户通知作为现有电子文档的移动目的地的服务器是付费服务器。

根据本发明的第六方面，即使在设定了足以保存保存-目标电子文档的机密性级别的服务器并没有用于保存电子文档的可用空间的情况下，能够在服务器上保存电子文档。

根据本发明的第七方面，在存在多个服务器，所述多个服务器中的各个服务器设定了足以保存保存-目标电子文档的机密性级别，但服务器均没有用于保存电子文档的可用空间的情况下，能够保存电子文档。

根据本发明的第八方面，能够指示被选择作为候选保存位置的服务器保存电子文档。

根据本发明的第九方面，能够清楚保存-目标电子文档和为保存保存-目标电子文档而被移动的现有电子文档，与作为各自电子文档的保存位置的服务器之间的相关性。

根据本发明的第十方面，能够向用户发送如下通知，该通知指示保存-目标电子文档和为保存保存-目标电子文档而被移动的现有电子文档已经被保存在服务器上。

根据本发明的第十一方面，能够向用户示出，保存-目标电子文档以及为保存保存-目标电子文档而被移动的现有电子文档与，作为各自电子文档的保存位置的服务器之间的相关性。

根据本发明的第十二方面，能够示出被选择选作为候选保存位置的服务器是内部服务器或是外部服务器。

根据本发明的第十三方面，能够向用户示出以价格的升序，被选择作为候选保存位置的服务器。

根据本发明的第十四方面，能够在服务器上保存原稿的电子文档。

根据本发明的第十五方面，在存在是电子文档的候选保存位置的多个服务器的情况下，能够示出通过考虑服务器的机密性及其施加的收费而进行选择的候选保存位置。

根据本发明的第十六方面，在存在是电子文档的候选保存位置的多个服务器的情况下，能够示出通过考虑服务器的机密性及其施加的收费而进行选择的候选保存位置。

附图说明

将基于如下附图来详细描述本发明的示例性实施方式，其中：

图1是例示了根据本发明的示例性实施方式的、包括呈一种图像形成装置形式的多功能机器的文件系统的整体构造和多功能机器的块构造的图。

图2是例示了根据示例性实施方式的、多功能机器的硬件构造的图。

图3是例示了根据示例性实施方式的、存储在文件信息存储器中的文件信息的数据结构的示例的图。

图4是例示了根据示例性实施方式的、存储在服务器信息存储器中的服务器信息的数据结构的示例的图。

图5A是例示了根据示例性实施方式的、文件存储处理的流程图；以及

图5B是接续图5A的流程图。

具体实施方式

在下文中，将参照附图来描述本发明的示例性实施方式。

图1是例示了根据本发明的示例性实施方式的、包括呈一种图像形成装置形式的多功能机器10的文件系统的整体构造和多功能机器10的块构造的图。图1例示了多功能机器10、连接到多功能机器10所连接到的局域网(LAN)6的内部服务器1和2(图1中的内部服务器A和B)、以及连接到互联网7的云服务器3至5(图1中的云服务器C至E)。内部服务器1和2以及云服务器3至5中的任一个是为了保存电子文档等而设置的服务器计算机。在该示例性实施方式中，对应于外部服务器的内部服务器1和2以及云服务器3至5就保存电子文档的目的而言，无需彼此特异性区分。因此，内部服务器1和2以及云服务器3至5通常可以称为以下描述中的“服务器”。对于根据本示例性实施方式的各服务器，设定了与作为指示安全性程度的指示符的机密性级别有关的信息，和与作为指示在服务器上保存电子文档所产生的费用的指示符的收费有关的信息。

多功能机器10呈一种图像形成装置的形式，并具有如下功能：复印、扫描、传真以及其他各种功能。当根据该示例性实施方式的多功能机器10通过扫描原稿获得文件时，多功能机器10通过参照与针对各服务器设定的机密性级别和收费有关的信息，在各服务器上存储电子文件数据(以下还简称为“文件”)。

图2是例示了根据该示例性实施方式的、多功能机器10的硬件构造的图。在多功能机器10中嵌入信息处理装置(计算机)。在图2中，中央处理单元(CPU)21根据存储在只读存储器(ROM)29中的程序，对诸如扫描仪24和打印机引擎26这样的装置上安装的各种机构执行操作控制。地址数据总线22连接到各种机构，这些各种机构是CPU 21控制的目标且，用于执行数据通信。操作面板23是接受用户指令并显示信息的用户界面。扫描仪24读取由用户装载的原稿。硬盘驱动器(HDD)25存储由执行读取操作的扫描仪24所获得的电子文件等的电子文档。打印机引擎26根据由CPU 21执行的控制程序的指令，在输出纸张上打印图像。LAN接口(I/F)27连接到LAN 6，并用于执行与内部服务器1和2的数据通信。网络I/F 28连接到互联网7，并用于执行与云服务器3至5的数据通信。ROM 29在其中存储有用于控制装置或用于发送并接收电子文档的各种程序。当执行各种程序时，下面描述的构成元件提供预定处理功能。随机存取存储器(RAM)30在程序被执行时用作工作存储器，或用作通信缓冲器。

再参考图1，多功能机器10包括：文件相关信息获得单元11、服务器管理和控制单元12、服务器选择处理单元13、处理结果通知单元14、文件信息存储器15、服务器信息存储器16、以及文件存储器17。需要注意的是，图1省略了该示例性实施方式的描述中未提及的构成元件。进而，在该示例性实施方式中，例如，描述了文件作为电子文档进行处理的情况。文件相关信息获得单元11起到电子文档获得单元和属性信息获得单元的作用。电子文档获得单元获得在各服务器上要新保存的文件。属性信息获得单元获得文件信息。文件信息包括：与所获文件有关的识别信息，和包括指示所获文件的机密性级别的至少机密性信息的属性信息。服务器管理和控制单元12起到服务器信息获得单元、保存单元、处理单元、以及指令发出单元的作用。服务器信息获得单元获得包括至少与针对多个服务器中的各个服务器设定的机密性级别和收费有关的信息的服务器信息。在设定了足以保存由文件相关信息获得单元11所获得的文件的机密性级别的服务器并没有用于保存文件的可用空间，且当将该服务器上保存的现有文件移动到另一服务器时，用于保存文件的空间在服务器上变得可用的情况下，保存单元将现有文件移动到另一服务器，且此后在该服务器上保存文件。在设定了足以保存由文件相关信息获得单元11所获得的文件的机密性级别的服务器并没有用于保存文件的可用空间的情况下，处理单元进行处理并使得文件更小，从而保存在该服务器上。指令发出单元发出用于保存保存-目标文件的指令至由服务器选择处理单元13显示的候选保存位置。

服务器选择处理单元13起到如下的显示器的作用，该显示器显示由服务器管理和控制单元12选择作为候选保存位置的服务器；和与由服务器施加的收费有关的信息。处理结果通知单元14起到创建单元和通知单元的作用。创建单元创建如下列表，其中，保存-目标文件和已经移动到另一服务器以便保存保存-目标文件的现有文件与用作各自文件的保存位置的服务器相关联。通知单元通知用户已经在服务器上保存了文件。文件存储器17在其中存储了由文件相关信息获得单元11所获得的文件。

图3是例示了根据该示例性实施方式的、存储在文件信息存储器15中的文件信息的数据结构的示例的图。在文件信息中，设定了用作与文件有关的识别信息的文件ID和与文件有关的属性信息，即，文件的文件名称、所有者、机密性级别、存储期、大小、保存位置等。设定了指示文件的机密性(机密性程度)的级别作为机密性级别。在该示例性实施方式中，设定了多个机密性级别中的一个，即，“高”、“中”、或“低”。设定了是文件的所有者的用户的用户ID作为所有者。设定了在其中保存了文件的服务器的服务器ID作为保存位置。设定了在服务器上保存的、作为机密性文件的文件的周期作为存储期。

图4是例示了根据该示例性实施方式的、存储在服务器信息存储器16中的服务器信息的数据结构的示例的图。在服务器信息中，设定了作为与服务器有关的识别信息的服务器ID和属性信息(诸如机密性级别、收费、以及设置信息)。设定了针对服务器设定的机密性级别作为机密性级别。在该示例性实施方式中，对于文件设定了机密性级别中的一个，即，“高”、“中”、或“低”。设定了作为设置处理的结果的、在变得可用于保存文件的空间(最大空间)内每1GB空间所产生的费用作为收费。在免费保存文件的情况下，设定了“0日元”。设定了与使用服务器的用户有关的信息作为设置信息。设置信息包括诸如设置用户、最大空间、以及所用空间这样的各种类型的信息。设定了已经执行了服务器的设置处理的用户的用户ID作为设置用户。设定了可用于保存用户的文件的空间的上限作为最大空间。所用空间指示由用户正在使用的最大空间内的空间。需要注意的是，在该示例性实施方式中，假设在每个用户的基础上执行服务器的设置处理。然而，不仅可以基于每个用户，而且可以基于公司等的情况下的每个部门，来执行服务器的设置处理。在该示例性实施方式中，根据需要，由服务器管理和控制单元12来更新服务器信息。

由安装在多功能机器10上的计算机和由安装在协同工作的计算机上的CPU 21执行的程序，来实施包括在多功能机器10中的文件相关信息获得单元11、服务器管理和控制单元12、以及服务器选择处理单元13。经由网络，通过使用安装在多功能机器10上的HDD 25，或者可以通过使用RAM 30或通过使用外部存储器，来实施文件信息存储器15、服务器信息存储器16、以及文件存储器17。

事实上，该示例性实施方式中使用的程序可以通过通信系统来提供，或者可以存储在诸如通用串行总线(USB)存储器这样的计算机可读记录介质中，并从其中提供。通过通信系统提供的或者来自记录介质的程序安装在计算机上，并由计算机的CPU21逐个地执行，从而执行各种处理。

根据该示例性实施方式的多功能机器10操作，从而在服务器上存储通过扫描或传真接收所获得的文件。具体地说，多功能机器10通过参照与针对各服务器设定的机密性级别和收费有关的信息，来确定存储位置(保存位置)。现在，参照图5A和图5B所示的流程图，来描述由多功能机器10执行的该特定的文件存储处理。

在步骤S101中，用户在多功能机器10的文件玻璃上装载原稿,并在操作面板23上执行预定操作，从而在服务器上保存文件。当扫描仪24响应于该操作读取原稿时，多功能机器10的文件相关信息获得单元11在文件存储器17中存储所读原稿的电子文件数据(文件)。此时，文件相关信息获得单元11新生成文件的文件ID,并获得文件的大小。在原稿的预定位置上写下文件的文件名称、所有者、机密性级别、以及存储期，因此，文件相关信息获得单元11读取预定位置处的信息。

需要注意的是，在以上描述中，假设通过使用OCR功能等来从文件中读取大小之外的文件信息；然而，获得文件信息的方法不限于此。可以通过读取诸如QR代码(注册商标)、水印等这样的代码数据，来获得文件信息。另选地，可以接收输入到操作面板23并由用户指定的文件信息。在存在多个原稿的情况下，可以逐个地处理原稿，或者可以一次处理所有原稿。在一次处理所有原稿的情况下，可以将从第一原稿获得的文件信息应用到所读取的后续原稿。在该示例性实施方式中，通过扫描获得了保存-目标文件。然而，保存-目标文件可以经由诸如LAN 6这样的网络来获得，或者可以通过读取连接到外部媒体接口(未示出)的、诸如USB存储器这样的存储介质中的保存-目标文件来获得。

在步骤S102中，文件相关信息获得单元11记录了彼此相关联的、文件信息存储器15中的文件ID和所获文件信息。在此时间点，设定了除了与保存位置有关的信息之外的、与所获文件有关的文件信息。

在步骤S103中，服务器管理和控制单元12选择一个或多个服务器，所述一个或多个服务器可以作为如下所述的文件相关信息获得单元11所获得的文件的保存位置。

首先，服务器管理和控制单元12从文件信息中读取保存-目标文件的机密性级别和大小。服务器管理和控制单元12参照服务器信息，并识别出一个或多个服务器，针对所述一个或多个服务器中的每个，设定足以保存文件的机密性级别。这里，设定了足以保存文件的机密性级别的服务器是：设定了与保存-目标文件的机密性级别相同的机密性级别的服务器。服务器管理和控制单元12检查是否识别出的服务器均具有等于或大于文件大小的可用空间。通过参照服务器信息，来从最大空间和所用空间之间的差异中获得可用空间。服务器管理和控制单元12选择具有充足可用空间的一个或多个服务器作为候选保存位置。

如果存在被选择作为候选保存位置的一个或多个服务器，换句话说，如果存在具有等于或大于文件大小的可用空间的一个或多个服务器(步骤S104中，是)，则服务器管理和控制单元12从服务器信息中检索与由服务器施加的收费有关的信息，并指示服务器选择处理单元13显示信息。

在步骤S105中，响应于由服务器管理和控制单元12给出的指令，服务器选择处理单元13在操作面板23上显示被选择作为候选保存位置的一个或多个服务器，和与服务器有关的收费信息，从而将信息示出给用户。可以显示服务器，使得用户能够识别出是否各所示服务器是内部服务器还是外部服务器。例如，可以按照收费价格的顺序来显示服务器，使得优选地显示的更低收费价格的服务器，即，这种服务器在服务器的显示列表中是高的。在步骤S103中，仅可选择一个服务器或者可以选择多个服务器。在仅选择了一个服务器的情况下，显示服务器以便请求用户的确认。在选择了多个服务器的情况下，服务器选择处理单元13显示所选服务器的列表，并且用户参照操作面板23上显示的内容，具体地讲，收费信息，并从服务器列表中选择将是扫描文件的保存位置的服务器。需要注意的是，在操作面板23上显示收费信息，可以显示包括在服务器信息中的收费，或者可以显示通过将包括在服务器信息中的收费乘以文件大小计算出的收费价格。

在步骤S106中，当服务器选择处理单元13接受了由用户选择的服务器时，服务器选择处理单元13向服务器管理和控制单元12通知所选的服务器。

在步骤S121中，服务器管理和控制单元12检索存储在文件存储器17中的保存-目标文件，并将该文件发送到由用户选择的服务器，以保存文件。

在步骤S122中，在服务器管理和控制单元12已经确认了在服务器上已经成功地保存文件后，服务器管理和控制单元12将服务器的服务器ID设定为与文件有关的文件信息中的保存位置。此后，可以从文件存储器17中删除已经保存在服务器上的文件存储器17中的文件。

在步骤S123中，例如，在已经成功地保存了保存-目标文件后，处理结果通知单元14通过在操作面板23上显示已经保存了文件的服务器，来向用户通知文件的保存位置。

上述处理是该示例性实施方式中的基本文件存储处理。如上所述，根据该示例性实施方式的多功能机器10在执行向用户请求确认的存储操作之前，在具有与保存-目标文件的机密性级别相同的机密性级别的服务器上存储保存-目标文件，并将收费信息示出给用户。即，从机密性和收费的角度来看，确定了文件的保存位置。

在步骤S103中，如下所述，如果不存在具有与保存-目标文件的机密性级别相同的机密性级别的、且具有等于或大于文件大小的可用空间的服务器(步骤S104中，否)，则服务器管理和控制单元12试图移动现有文件(步骤S107)。具体地讲，服务器管理和控制单元12参照服务器信息，并选择具有与文件的机密性级别相同的机密性级别的服务器，且这些服务器中的每一个已经由用户执行了设置处理。在这些服务器当中，选择了一个服务器作为保存-目标文件的候选保存位置，并假设另一服务器作为作为候选保存位置的服务器上保存的现有文件的候选移动目的地。例如，根据预定的选择规则，可以选择这样的服务器：其作为候选保存位置的服务器，并且可以是付款价格最低的服务器(免费服务器)或者具有最大可用空间的服务器。例如，可以选择具有已经期满的存储期的文件、具有大于保存-目标文件的大小的文件、或者具有更短剩余存储期的文件作为是移动目标的现有文件。实际上，选择作为移动目标的文件的大小等于或小于作为候选移动目的地的服务器的可用空间。作为移动了保存在作为候选保存位置的服务器上的现有文件至另一服务器的尝试的结果，如果能够将保存-目标文件存储在作为候选保存位置的服务器上(步骤S108中，是)，则服务器选择处理单元13响应于由服务器管理和控制单元12给出的指令，在操作面板23上显示被选择作为候选保存位置的服务器和与服务器有关的收费信息，从而将该信息示出给用户(步骤S109)(如步骤S105中)。此时，服务器选择处理单元13在操作面板23上显示表明如下情况的消息：如果将现有文件移动到另一服务器，则能够保存保存-目标文件；作为候选保存位置的服务器；是现有文件的候选移动目的地的服务器；与服务器有关的收费信息；以及作为移动目标的现有文件。在该处理中，仅已经选择了一个服务器作为候选保存位置，因此，在参照操作面板23上显示的内容的同时，用户并没有进行选择，而是给出他们的批准。如果用户给出其批准，则执行预定操作，以输入批准指令。

当服务器选择处理单元13接受用户的批准指令时(步骤S110)，服务器管理和控制单元12将作为移动目标的现有文件移动到移动目的地服务器，并更新在具有移动目的地服务器的服务器ID的、与已经移动的现有文件有关的文件信息中的保存位置(步骤S111)。如上所述，作为移动现有文件的结果，在作为候选保存位置的服务器上，足以存储保存-目标文件的空间变得可用，因此，服务器管理和控制单元12将存储在文件存储器17中的保存-目标文件发送到是保存保存-目标文件的保存位置的服务器(步骤S121)。随后，服务器管理和控制单元12将是保存位置的服务器的服务器ID，设定为与保存-目标文件有关的文件信息中的保存位置(步骤S122)。

当成功地完成了上述处理时，处理结果通知单元14创建列表，其中，例如保存-目标文件，已经移动从而保存保存-目标文件的现有文件，以及各自文件的保存位置彼此相关联，并在操作面板23上显示列表，从而向用户通知文件的保存位置(步骤S123)。

如上所述，根据该示例性实施方式，即使在存在具有与保存-目标文件的机密性级别相同的机密性级别的多个服务器，但服务器均没有用于存储文件的可用空间的情况下，执行将现有文件从服务器移动到另一服务器(这些服务器具有相同的机密性级别)的尝试，从而存储保存-目标文件。

尽管移动现有文件，但是如果足以存储保存-目标文件的空间并未变得可用(步骤S108中，否)，则如下所述，服务器管理和控制单元12试图新执行服务器的设置处理。这里，为了简化描述，给出描述，同时假设文件的所有者已经执行了仅针对一个服务器的设置处理。进一步假设在每月的基础上，针对所有服务器设定了使用服务器的设置周期，并且所有现有文件的存储期尚未期满。

首先，服务器管理和控制单元12将月数“n”的初始值设定为最短设置周期“1”。服务器管理和控制单元12参照文件信息和服务器信息，从用户已经执行了设置处理的服务器上保存的用户的现有文件当中，选择具有一个月内期满的存储期的现有文件，并计算所选现有文件的总大小(β)(步骤S113)。如果总大小(β)小于保存-目标文件的文件大小(α)(步骤S114中，否)，则服务器管理和控制单元12将数值“n”递增一个月，并计算具有两个月内期满的存储期的现有文件的总大小(β)(步骤S113)。重复上述处理直到总大小(β)变得等于或大于保存-目标文件的文件大小(α)为止。假设总大小(β)因此变得等于或大于文件大小(α)，因为文件大小(α)等于或小于服务器的最大空间。

如果总大小(β)等于或大于保存-目标文件的文件大小(α)(步骤S114中，是)，则服务器管理和控制单元12参照服务器信息，并选择具有与保存-目标文件的机密性级别相同的机密性级别的、且用户尚未执行设置处理的服务器，作为可能是具有n月内期满的存储期的现有文件的移动目的地的服务器(以下称为“设置服务器”)(步骤S116)。给出描述，同时假设选择至少一个服务器作为设置服务器。在将多个服务器被选择作为设置服务器的情况下，可以在下述步骤S117中显示候选设置服务器的列表，以使用户选择服务器。

随后，响应于由服务器管理和控制单元12给出的指令，服务器选择处理单元13在操作面板23上显示被选择作为候选保存位置的服务器以及与服务器有关的收费信息，从而将该信息示出给用户(如步骤S105中)。此时，服务器选择处理单元13在操作面板23上显示表明如下的消息：由于空间不足用户需要新执行服务器的设置处理；设置服务器和与设置服务器有关的收费信息；以及作为移动目标的现有文件。这里，仅一个服务器已被选泽作为候选保存位置，因此，用户并未做出选择，而是给出其批准，同时参照与是保存位置的服务器、设置服务器、以及现有文件的移动有关的信息。如果用户给出其批准，则用户执行预定操作，以输入批准指令。如上所述，在存在多个设置服务器的情况下，用户从候选设置服务器的列表中选择一个设置服务器。当识别出设置服务器时，服务器选择处理单元13可以在操作面板23上显示例如表明用户需要执行设置服务器的设置处理的请求消息，以提示用户执行设置处理。

当服务器选择处理单元13接受用户的批准指令时(步骤S118)，服务器管理和控制单元12等待用户执行设置服务器的设置处理。当服务器管理和控制单元12确认用户已经执行了设置服务器的设置处理时(步骤S119)，服务器管理和控制单元12将移动-目标文件移动到设置服务器，并更新与具有设置服务器的服务器ID的移动的现有文件有关的文件信息中的保存位置(步骤S120)。如上所述，作为移动现有文件的结果，在作为候选保存位置的服务器上，足以存储保存-目标文件的空间变得可用，因此，服务器管理和控制单元12将存储在文件存储器17中的保存-目标文件发送到是保存位置的服务器，以保存文件(步骤S121)。随后，服务器管理和控制单元12将是保存位置的服务器的服务器ID，设定为与保存-目标文件有关的文件信息中的保存位置(步骤S122)。

当成功地完成了上述处理时，处理结果通知单元14创建列表，其中，例如，保存-目标文件，为了保存保存-目标文件而已经移动的现有文件，以及各自文件的保存位置彼此相关联，并在操作面板23上显示列表，从而通知用户文件的保存位置(步骤S123)。处理结果通知单元14可以在操作面板23上显示表明已经针对服务器新执行了设置处理的消息，并且可以以设置服务器可在列表中识别出的这种方式显示列表。

如上所述，根据该示例性实施方式，使得用户执行服务器的设置处理，从而保存具有更短存储期的现有文件，且将保存-目标文件保存在其空间因此变得可用的服务器上。

在上述给出的描述中，假设文件的所有者执行了仅针对一个服务器的设置处理；然而，在用户已经执行了针对多个服务器的设置处理的情况下，服务器管理和控制单元12可以在步骤S113中针对各服务器，选择保存在服务器上的且具有n个月内期满的存储期的现有文件，并可以计算所选现有文件的总大小(β)。如在上述步骤S107中，如果总大小(β)等于或大于保存-目标文件的文件大小(α)(步骤S114中，是)，则服务器管理和控制单元12可以试图移动现有文件，并且可以固定作为保存-目标文件的候选保存位置的服务器。

在该示例性实施方式中，使得用户执行服务器的设置处理，而不管服务器是付费服务器还是免费服务器；然而，在服务器是免费服务器的情况下，服务器管理和控制单元12可以自动地执行服务器的设置处理。在服务器是付费服务器的情况下，如上所述，用户可以执行设置处理，或者服务器管理和控制单元12可以自动地执行设置处理，同时通知用户设置服务器是付费服务器。

在该示例性实施方式中，保存-目标文件并未保存在已经新执行了设置处理的服务器上，且将具有更短存储期的文件移动到设置服务器。在设置服务器上保存了具有n个月内期满的存储期的文件，因此，用户可以在设置期达到n个月时的时间点取消设置服务器的合同。如果用户在设置服务器上保存保存-目标文件，则用户通常继续使用设置服务器，直到保存-目标文件的存储期期满为止。即，用户继续为设置服务器的使用付款。假设通常具有更短剩余存储期的现有文件具有比新保存的文件的存储期短，因此，在使用设置服务器所产生的费用方面，移动具有更短剩余存储期的现有文件对用户是有利的，虽然移动现有文件是否是有利的实际上取决于针对保存-目标文件所设定的存储期的长度。

如上所述，在该示例性实施方式中，能够确定地将保存-目标文件保存在具有与文件的机密性级别相同的机密性级别的服务器上。进而，通过将与具有相同机密性级别的服务器有关的收费信息示出给用户，来请求用户的确认，从机密性和收费的角度来看，能够在最优服务器上保存文件。

需要注意的是，在该示例性实施方式中，为了选择要移动到设置服务器的现有文件，根据服务器的合同周期的单位(其是一个月)，在每月基础上选择具有一个月、两个月等在内期满的存储期的现有文件，并在步骤S113中计算出所选现有文件的总大小(β)。即，为了首先选择具有更短剩余存储期的一个或多个现有文件，根据合同周期的单位，立即选择了现有文件。然而，可以从具有首先期满的存储期的现有文件中按顺序逐个地选择现有文件作为移动目标，可以计算出所选现有文件的总大小。在立即处理具有n个月内期满的存储期的现有文件的情况下，如果大量的现有文件具有n个月内期满的存储期，则总大小(β)可以变大，应设置处理所请求的最大空间可以变大，且付款价格可以随之变高。另一方面，在执行处理从而逐个地增加现有文件直到总大小(β)变得等于或大于文件大小(α)的情况下，虽然在此情况下，设置服务器的合同周期还是n个月，但是总大小(β)不会变得大于所需的，并且能够降低付款价格。

在该示例性实施方式中，在选择要保存的保存-目标文件的服务器的情况下，选择具有与文件的机密性级别相同的机密性级别的服务器作为候选保存位置。然而，可以选择具有等于或高于文件的机密性级别的机密性级别的服务器作为候选保存位置，虽然从收费的角度来看可能产生更高的费用。即，“设定了足以保存文件的机密性级别的服务器”(其在以上描述中被限定为具有与文件的机密性级别相同的机密性级别的服务器)可以理解为包括具有等于或高于文件的机密性级别的机密性级别的服务器。例如，作为用于保存具有“中”机密性级别的文件的候选保存位置，可以选择具有“中”或“高”机密性级别的服务器作为候选保存位置，而不是具有“中”机密性级别的服务器。在任何情况下，都可以选择具有等于或高于文件的机密性级别的机密性级别的服务器，或者仅在不存在具有与文件的机密性级别相同的机密性级别的服务器的情况下，可以选择具有等于或高于文件的机密性级别的机密性级别的服务器，从而拓宽候选选择。

在选择要保存的保存-目标文件的服务器的情况下，文件可以设定的机密性级别的级数与服务器的机密性级别的级数相同，这便于文件的机密性级别和服务器的机密性级别之间的比较(该示例性实施方式中的三个级别)；然而，文件可以设定的级别的级数不需要与服务器的级别的级数相同，只要能够对机密性级别进行比较即可。

在该示例性实施方式中，描述了移动现有文件，从而确保用于保存保存-目标文件的可用空间的示例；然而，可以提供删除现有文件的功能，以使得用户删除现有不必要的文件。

在步骤S103中，在服务器管理和控制单元12无法从具有与保存-目标文件的机密性级别相同的机密性级别的服务器当中选择具有充足可用空间的服务器的情况下，如果能够通过处理并使得保存-目标文件更小来将保存-目标文件保存在服务器上，则服务器管理和控制单元12可以使得文件更小。使得文件更小意味着减小文件的大小。具体地说，例如，将文件的类型转换为DocuWorks(注册商标)或者压缩文件。在文件已经变得更小的情况下，可以通知用户文件已经变得更小，且可以请求是否可以保存变得更小的文件。在文件已经变得更小的情况下，在服务器上保存具有减小大小的文件，因此，与文件有关的文件信息可以包括指示文件已经变得更小且文件已经从某种类型转换为某种类型的信息，并且当用户从服务器中检索文件时，可以执行将文件恢复成原始类型的转换处理。

在存在多个服务器，多个服务器中的各个服务器设定了足以保存保存-目标文件的机密性级别，但服务器均没有用于保存保存-目标文件的可用空间的情况下，如果能够通过将文件分割为块来保存保存-目标文件，则服务器管理和控制单元12可以选择将作为分割文件的保存位置的服务器，并可以在各自服务器上保存多个块。

在该示例性实施方式中，例如，描述了在其上安装有信息处理装置的图像形成装置(多功能机器10)；然而，无需使用图像形成装置用于实施。可以通过使用不具有诸如扫描功能和复印功能这样的各种功能的图像处理装置，来执行上述文件存储处理。

为了图示和说明的目的，已经提供了本发明的示例性实施方式的上述说明。其不旨在是穷举的，或者不旨在将本发明限制于所公开的精确形式。明显地，许多修改和变化对于本领域技术人员而言将是显而易见的。选择并描述实施方式，以便最佳地解释本发明及其实际应用的原理，从而使本领域技术人员能够理解本发明的各种实施方式，并且各种修改适于特定预期用途。其旨在通过所附权利要求及其等同物来限定本发明的范围。