专利名称：在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法
技术领域：
本发明涉及一种网络信息垃圾的处理方法，特别指一种应用于制造业的库存管理系统而实现在决策信息系统(Executive InformationSystem；EIS)上自动以电子邮件发送讯息的方法。
但企业中的决策信息系统自动产生相关的报表数据后，需要决策主管主动上网查询，或借助人工作业将某些特定信息送达至相关人员手中。请参阅图1，图1为现有技术运作示意图，使用者端10通过浏览器浏览决策信息系统100产生的多笔报表20，决策信息系统100只有当使用者端10有需求时，才会有所响应；而且即使产生了报表，决策信息系统100也无法通知使用者端10进行查询。
此种方式欠缺主动性，而借助人工作业的方式则浪费人力。而且，有时重要的数据又有时效上的考虑。此外，由于数据是属于决策单位所需，又无法通过人力筛选数据的重要性，所以往往造成数据的泛滥并增加网络的负担。
由于其被动的信息处理方式，现有的决策信息系统无法从技术上解决合理筛选重要信息并将异常情况自动通知决策主管的问题，这种缺陷的直接后果就是将大量未经筛选的信息倾泻给使用决策信息系统的决策主管。这一方面加剧了网络的负荷，导致对设备的要求大大提高，甚至使某些常用的设备无法应用于此环境(例如使用者不可能使用无线应用通讯协定(WAP)移动电话接收大量以E-mail方式发送的一般性的情况通知)；另一方面这也增加了使用者的压力，以致在一定程度上湮灭了决策信息系统为决策者带来的帮助。
因此，应用在制造业中的通过决策信息系统自动以电子邮件发送讯息的方法遂成为一个被关注的议题。
本发明所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，至少包含下列步骤首先通过决策信息系统产生报表，接着借助数据库检视该报表所设定的特定数值，然后驱动电子邮件程序，之后将特定数值的数据载入电子邮件并发送电子邮件，最后使用者端获得信息。
有关本发明的详细内容及技术，结合
如下
2.提取、过滤、压缩、及跟踪关键信息。
3.提供在线处理、趋势分析、异常报表等功能。
4.使用并整理大范围的内部及外部数据。
5.具备友好的使用者界面，最低程度的使用者训练。
6.直接由决策主管本人使用。
7.以图形、表格及文字来展示信息。
EIS的建置必须注意下列事项1.需要决策主管的积极参与以定义所需的信息内容。当使用同一系统的高阶主管变动时，不同的人可能有不同的考虑因素，故必须重新评估及设计。
2.建立系统规格文件以避免争议，降低改革的阻力。
3.若EIS是由外包厂商设计的或为套装软件，应参考其他使用过的使用者的经验及评价。
4.管理厂商的进度。
5.一个成功的EIS系统甚至可以提供参与决策的主管所未想到、或尚未接收到的信息。
6.系统的反应时间一般来说，系统的数据收集大多在晚间以成批处理的方式、结合现行信息系统的数据库进行，白天再供给使用，这种类型的信息虽然并非即时信息，但也相差不久(延迟一天)，而可以带来更为快速的反应时间。
7.弹性由于决策主管的考虑因素随时可能改变，系统必须保持相当的弹性，甚至提供功能由使用者自行组合所需信息。
本发明以一较佳实施例说明本方法的具体可行性，请参阅图2。图2为本发明所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的示意图，现就其说明如下首先决策信息系统100会自动产生报表20，并与数据库30中的数据进行比较，然后决策信息系统100便呼叫一个电子邮件程序40，将比较、筛选后的数据主动并即时地传送至使用者端10，而使用者端10便可直接点选电子邮件中特定报表的网址，以查询更详细的信息。而使用者端10可以是决策单位，利用此信息进行分析，而做出正确的判断。
图3是为本发明所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法的流程图，该过程由若干步骤组成，每一步骤完成的任务如下步骤200通过决策信息系统产生一份报表步骤210借助数据库对该报表中的某特定数值进行判别步骤220继续将该报表存储于网络服务器中步骤230驱动电子邮件程序步骤240将该特定数值的数据载入电子邮件并发送电子邮件步骤250该使用者端获得信息其中，在步骤210进行条件判别，若报表20中的某特定数值符合数据库30中预先设定的范围时，则认为情况正常，继续进行步骤220，并结束这个流程；否则认为属于异常情况，进入步骤230进行后续处理。整个过程可更详细地描述如下首先通过决策信息系统100产生报表20(步骤200)，之后借助数据库30查对该报表20所设定的特定数值(步骤210)，而步骤210需先通过该数据库30判别该报表20要发送的标准条件及对象，而发送的标准条件又包含了下列五种参数报表名称、检查项目、特定数值、讯息内容及报表网址；除此之外，也需设定特定数值的定义，特定数值指当该报表中某一项不符合该数据库所设定的条件范围时，便判断为异常状态，设定完成之后，若没有发生异常状态，则继续将该报表20放置于网络服务器中(步骤220)；当异常状态发生时，则驱动电子邮件程序(步骤230)，然后将该特定数值的数据载入电子邮件并发送电子邮件(步骤240)，最后该使用者端10获得信息(步骤250)并结束本流程。
上述报表20系根据该决策信息系统100所设定的某预定时间而产生，而该预定时间由使用者端10决定，同时报表20提供了至少一个位置，用来记录不同属性及功能的讯息。
上述数据库30可为一种结构化查询语言服务器(Structure QueryLanguage Server；SQL Server)。若使用者端10没有用电子邮件接收信息时，也可通过网页浏览的方式在特定网址上查询并逐笔浏览报表。
使用者端10获得信息之后，使用者端10便借助电子邮件主动获得所需的数据并点选特定报表的网址，然后连结至该网址，最后该使用者端查询详细信息。而使用者端10借助电子邮件主动获得所需的数据是通过一个可收发电子邮件的设备完成的，此可收发电子邮件的设备可从下列选项中任意挑选个人电脑(PC)、笔记本电脑(NB)、个人数字助理(PDA)、无线应用通讯协定(WAP)移动电话。
虽然本发明通过前述的较好实施例描述如上，但这并非用来限定本发明，任何熟悉此技术的人员在不脱离本发明的精神和范围内，可能做出某些变更或改良，因此本发明的保护范围应以权利要求书所界定的为准。
权利要求
1.一种在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，其特征在于在应用制造业的信息传送过程中，借助一决策信息系统控管所有异常的讯息，并通过电子邮件通知至少一个使用者端，实现该使用者端主动掌握有效的信息，该方法至少包含下列步骤通过该决策信息系统产生一报表；借助一数据库检视该报表中的一特定数值；驱动一电子邮件程序；将该特定数值的数据载入电子邮件并发送电子邮件；该使用者端获得信息。
2.如权利要求第1项所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，其特征在于其中该决策信息系统系用以过滤及排选企业内外部各式信息并提示该使用者端偏离计划的状况，而警示给每个相关主管。
3.如权利要求第1项所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，其特征在于其中该报表是根据该决策信息系统所设定的一预定时间而产生，而该预定时间是由该使用者端决定的。
4.如权利要求第1项所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，其特征在于其中该报表提供了至少一个栏位，用以纪录不同属性及功能的讯息。
5.如权利要求第1项所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，其特征在于其中该借助一数据库检视该报表所设定的一特定数值的步骤，系需先通过该数据库判别该报表发送的标准条件及对象。
6.如权利要求第5项所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，其特征在于其中该报表要发送的标准条件至少包含一报表名称、一检查项目、一特定数值、一讯息内容及一报表网址。
7.如权利要求第1项所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，其特征在于其中该特定数值系为当该报表中某一栏位不符合该数据库所设定的条件范围时，而判断为异常状态。
8.如权利要求第1项所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，其特征在于其中该数据库可为一结构化查询语言服务器(SQL Server)。
9.如权利要求第1项所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，其特征在于其中该使用者端可通过网页浏览的方式在特定网址上查询并逐笔浏览报表。
10.如权利要求第1项所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，其特征在于其中该使用者端获得信息的步骤，更包含下列步骤该使用者端借助电子邮件主动获得所需的数据并点选特定报表之一网址；连结至该网址；该使用者端查询详细信息。
11.如权利要求第10项所述的在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，其特征在于其中该使用者端借助电子邮件主动获得所需的数据是通过一可收发电子邮件的单元，该可收发电子邮件的设备可从个人电脑(PC)、笔记本电脑(NB)、个人数字助理(PDA)、无线应用通讯协定(WAP)移动电话的组合中任意择一。
全文摘要
一种在决策信息系统上自动以电子邮件发送讯息的方法，为解决信息传送过程中无法进行自动化处理，而借助决策信息系统控管所有异常的讯息，并通过电子邮件通知至少一个使用者端，将重要信息主动传达，实现决策单位主动掌握有效的信息。
文档编号G06F17/00GK1403946SQ0113119
公开日2003年3月19日 申请日期2001年9月6日 优先权日2001年9月6日
发明者邱鸿亮 申请人:英业达股份有限公司