专利名称：信息管理系统、信息处理设备和程序的制作方法
技术领域：
b本发明的各个方面涉及用于管理信息或数据的信息管理系统，信息管理系统的信息处理设备，以及程序。
背景技术：
b近年，个人计算机(下面称之为“PC”)已经被广泛用于个人或商业目的。例如，将PC连接到用作信息输入源的外部设备或根据PC的指令进行处理的外部设备。具体地说，PC接收来自外部设备的数据，并且将该信息用于管理，同时根据所管理的信息来对外部设备执行处理。当难以安装多个外部设备时，将由执行多个功能的多个单元组成的多功能机连接到PC上。
b根据外部设备的操作，在PC和外部设备之间进行大量信息的发送和接收。PC管理大量信息(例如，参见JP-A-2004-32085)。
b在用于管理大量数据的PC中，推荐使用关联数据的技术，以便提高数据处理效率。
b例如，已知有一种显示用于输入关联条件指令的消息请求的信息管理系统，接收来自用户的指令以响应显示器，并且执行关联操作，以便将要写入的数据关联到写入数据时的有关数据(例如，参见JP-A-2000-315203)。
b当将已知的信息管理系统应用到其中现有的多功能机和PC相互连接的系统时，可以使数据相互关联。不过，当使用外部设备的功能时，存储有同时使用的数据的位置不得不依赖于使用外部设备的用户的存储器。
b换句话说，当用户的行为是“几天前执行的工作”时，当需要通过使用他或她的行为作为关键字来在此时使用该数据时，现有的信息管理系统无法响应这种需求。
b本发明的一个方面提出了一种能够对与外部设备处理相关联的数据进行分类和管理的信息管理系统，安装在信息管理系统中的信息处理设备，以及用于对信息处理设备执行预定操作的程序。
发明内容
f根据本发明的一个方面，一种信息管理系统包括外部设备，其具有用于执行预定处理的输出单元；信息处理设备，其连接到外部设备；以及第二存储单元，存储由外部设备和信息处理设备访问的用途数据。信息处理设备包括用途单元，其使用在第二存储单元中存储的用途数据；第一检测单元，其对其中由用途单元使用用途数据的第一时段进行检测；第一指定单元，其指定用于指定在第一时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；第一存储单元，对由第一检测单元检测到的第一时段和由第一指定单元指定的用途数据指定信息进行关联和存储；第二检测单元，检测输出单元的目标数据被用途单元之前使用的第二时段；以及关联赋予单元，当第一时段和第二时段具有交叠时段时，该关联赋予单元赋予关联，使得由与第一时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据与目标数据相关联。外部设备包括提供单元，在由输出单元执行输出处理时，在信息处理设备检测到输出处理的状态下，该提供单元提供输出处理被执行的事实和输出处理的细节。
f根据本发明的第一方面，能够获得一种信息管理系统，其能够对与输出部件的输出具有关联的信息进行分类和管理，并且提供使用关联操作的信息。
f根据本发明的第二方面，能够向信息管理系统的用户提供与输出关联的数据。
f根据本发明的第三方面，能够获得一种信息处理设备，其能够构造根据第一方面的信息管理系统。
f根据本发明的第四方面，能够获得一种计算机程序，其能够起到根据第三方面的信息处理设备的作用。
图1示出了根据本发明的示出方面的信息管理系统；
图2示出了根据本发明的示出方面的状态表；图3示出了存储在根据本发明的示出方面的状态表中存储的各项的定义；图4示出了根据本发明的示出方面的文档表；图5示出了根据本发明的示出方面的文件信息表；图6示出了根据本发明的示出方面的设备指定表；图7示出了由根据本发明的示出方面的由PC执行的主处理的流程；图8示出了根据本发明的示出方面的激活前智能支持处理的流程；图9示出了根据本发明的示出方面的事件文档搜索处理的流程；图10A、10B和10C示出了从根据本发明的激活前智能支持处理得到的显示格式；图11示出了根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理的流程；图12示出了根据本发明的示出方面的GID搜索条件设置处理的流程；图13示出了根据本发明的示出方面的文档输出文档表搜索处理的流程；图14示出了根据本发明的示出方面的文档输出文档表搜索处理的流程；图15示出了根据本发明的示出方面的搜索结果显示处理的流程；图16示出了根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中的搜索结果的显示格式(与状态表有关)；图17示出了根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中的搜索结果的显示格式(与文档表有关)；图18示出了根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中的搜索结果的显示格式(与状态表有关)；图19示出了根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中的搜索结果的显示格式(与文档表有关)；图20示出了根据本发明的示出方面的状态表注册处理的流程；
图21示出了根据本发明的示出方面的手动智能支持处理的流程；图22示出了根据本发明的示出方面的手动智能支持处理的流程；图23示出了根据本发明的示出方面的文档智能支持处理的流程；图24示出了在根据本发明的示出方面的手动智能支持处理中的搜索结果的显示格式(与状态表有关)；图25示出了在根据本发明的示出方面的手动智能支持处理中的搜索结果的显示格式(与文档表有关)；图26示出了根据本发明的示出方面的文档表更新处理的流程；以及图27示出了根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理的流程。
具体实施例方式
概述 f根据本发明的第一方面，一种信息管理系统，包括外部设备，具有用于执行预定处理的输出单元；信息处理设备，其连接到外部设备；以及第二存储单元，存储由外部设备和信息处理设备访问的用途数据。信息处理设备包括用途单元，使用存储在第二存储单元中的用途数据；第一检测单元，检测其中由用途单元使用用途数据的第一时段；第一指定单元，指定用于指定用途数据的用途数据指定信息，所述用途数据在第一时段中被使用；第一存储单元，对由第一检测单元检测到的第一时段和由第一指定单元指定的用途数据指定信息进行关联和存储；第二检测单元，检测其中输出单元的目标数据被用途单元之前使用的第二时段；以及关联赋予单元，当第一时段和第二时段具有交叠时段时，该关联赋予单元赋予关联，使得由与第一时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据与目标数据相关联。外部设备包括提供单元，在由输出单元执行输出处理时，在信息处理设备检测到输出处理的状态下，该提供单元提供输出处理被执行的事实和输出处理的细节。
f因此，在输出目标数据时，在与之前使用目标数据的同时在信息处理设备中被使用的用途数据能够与目标数据相关联。
f可以在执行输出期间或者在完成输出时执行关联操作。
f当输出目标数据以在完成输出时执行相关操作时，目标数据也“被使用”。因此，目标数据被第一指定单元作为用途数据指定信息存储在第二存储单元中。因此，输出目标数据被看作在输出的同时被使用。结果，能够为与目标一起打开的用途数据赋予关联性。
f本发明的第二方面提供根据本发明的第一方面的信息管理系统，其中信息处理设备进一步包括信息处理设备端输出单元，其输出信息；以及输出控制单元，其使得信息处理设备端输出单元将信息输出，并且其中输出控制单元通过信息处理设备端输出单元来输出被关联赋予单元赋予关联并用于指定用途数据的用途数据指定信息。
f因此，能够通知与处理有关的用途数据。
f本发明的第三方面，一种连接到外部设备并且访问用于存储用途数据的第二存储单元的信息处理设备，该外部设备包括输出单元，用于执行预定处理；以及提供单元，在由输出单元执行输出处理时，在信息处理设备检测到输出处理的状态下，该提供单元提供输出处理被执行的事实和输出处理的细节，所述信息处理设备包括用途单元，使用存储在第二存储单元中的用途数据；第一检测单元，检测其中由用途单元使用用途数据的第一时段；第一指定单元，指定用于指定用途数据的用途数据指定信息，所述用途数据在第一时段中被使用；第一存储单元，对由第一检测单元检测到的第一时段和由第一指定单元指定的用途数据指定信息进行关联和存储；第二检测单元，检测其中输出单元的目标数据被用途单元之前使用的第二时段；以及关联赋予单元，当第一时段和第二时段具有交叠时段时，该关联赋予单元赋予关联，使得由与第一时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据与目标数据相关联。
f因此，在输出目标数据时，在与之前使用目标数据的同时在信息处理设备中被使用的用途数据能够与目标数据相关联。
f根据本发明的第四方面，存储可被计算机执行的指令程序以执行处理信息的功能的计算机程序，该计算机连接到外部设备并且该计算机访问存储有用途数据的第二存储单元，该外部设备包括输出单元，用于执行预定处理；以及提供单元，在由输出单元执行输出处理时，在检测到输出处理的状态下，该提供单元提供输出处理被执行的事实和输出处理的细节，所述功能包括如下步骤使用存储在第二存储单元中的用途数据；检测其中用途数据被使用的第一时段；指定用于指定在第一时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；关联和存储由第一检测单元检测到的第一时段和用途数据指定信息；检测其中由用途单元之前使用输出单元的目标数据的第二时段；以及当第一时段和第二时段具有交叠时段时，赋予关联，使得由与第一时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据与目标数据相关联。
f因此，在输出目标数据时，在与之前使用目标数据的同时在信息处理设备中被使用的用途数据能够与目标数据相关联。
b(第一例子)下面参考附图来讲述根据本发明的示出方面的具体信息管理系统。本发明并不限于以下所述结构，而是可以在不改变技术主旨的情况下采用多种结构。
b(信息管理系统的结构)图1示出了信息管理系统。从图中可以看到，信息管理系统1包括PC 10，作为包括有信息管理功能的信息处理设备；多功能机20，作为用于执行多种功能的外部设备；书籍传感器30，作为用于感知作为PC 10的管理目标的书籍32和34的外部设备；以及纸质文件读取部件40，作为用于检测纸质文件42和46以及印刷物44和48的外部设备，纸质文件42和46是用于对作为PC 10的管理目标的纸件进行归档的文具。这些设备都是通过网线50相互连接的。
bPC 10包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件100，用于根据存储在ROM中的程序来控制PC 10(整个PC 10)的操作；通信部件102，其与网线50相连，以控制网线50；操作部件104，用于接收来自PC 10的用户的指令；显示部件106，用于显示各种信息；以及存储部件108，其包括硬盘等。
b存储部件108包括状态表1081、文档表1083、文件信息表1085和设备指定表1087。下面来详细讲述这些表。
b
多功能机20包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件200，用于控制多功能机20(整个多功能机20)的操作；记录部件202，作为图像形成单元；读取部件204，作为图像读取单元；声音输入部件206，作为麦克风；声音输出部件208，作为扬声器；以及介质IF部件210，其装有可移动介质2101。多功能机进一步包括线路通信部件，其与电话线60相连，以控制电话线60；通信部件214，其与网线50相连，以控制网线50；操作部件216，用于接收来自多功能机20的用户的指令；以及显示部件218，用于显示各种信息。
b用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(多功能机ID 1)被赋予给多功能机20。
b书籍传感器30包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件302，用于控制书籍传感器30(整个书籍传感器30)的操作；通信部件304，其与网线50相连，以控制网线50；以及无线电频率(RF)ID标签读取部件306，用于读取赋予书籍32和34的RFID标签322和324的信息。
b书籍传感器30是用于存储表示何时在用户手中是何种书籍(正在阅读或准备阅读)这一信息的设备。也就是说，当根据存储在控制部件302的ROM中的程序来激活RFID标签读取部件306并且从书籍32和34的RFID标签332或342读取响应时，则RFID标签332或342上的识别信息和当前时间(开始时间)被临时存储在控制部件302的RAM中。然后，当从RFID标签332或342读取的响应结束时，则RFID标签332或342上的识别信息和开始时间被临时存储在控制部件302的RAM中并且当前时间(结束时间)通过通信部件304被发送到PC 10。PC 10将信息存储在状态表1081中。
b用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(书籍传感器ID 2)被赋予给书籍传感器30。
b纸质文件读取部件40包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件402，用于控制纸质文件读取部件40(整个纸质文件读取部件40)的操作；通信部件404，其与网线50相连，以控制网线50；以及条形码读取部件406，用于读取赋予给纸质文件42和46或者印刷物44和48的条形码422、442、462和482。纸质文件读取部件40用作输入部分，用于在文件信息表1085中形成用于使得纸质文件42和46与归档在纸质文件中的印刷物44和48相对应的信息。也就是说，纸质文件读取部件根据存储在控制部件402的ROM中的程序来通过条形码读取部件406输入纸质文件的条形码，并且然后输入印刷物的条形码，其中条形码临时存储在控制部件402的RAM中。通过通信部件404将临时存储的输入数据发送到PC 10。PC 10接收信息并且将所接收的信息加到状态表1081和文件信息表1085中。
b用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(纸质文件读取部件ID 3)被赋予给纸质文件读取部件40。
b现在来讲述存储在状态表1081、文档表1083、文件信息表1085和设备指定表1087中的信息，这些都存储在PC 10的存储部件108中。
b如图2所示，状态表1081存储由多功能机20的执行单元所执行的处理操作(状态ID)、处理操作的开始和结束时间、表示作为处理操作的目标的文档(下面将其称为目标文档)位置的信息、当对特定指定执行处理操作时用于指明特定指定的目的地地址，以及作为处理操作的目标的目标文档的数量，以作为每一次执行处理操作时的一个记录。将用于识别处理操作的惟一ID赋予给每一个处理操作。
b存储在状态表1081中的状态ID的定义如图3所示。例如，当PC10使用多功能机20的记录部件202来执行打印工作时(在图3中这种情况被定义为“PC打印”状态)，状态ID被设置为“PRN”，目的地地址被设置为“无”，目标文档地址被设置为“打印文档的地址”，并且数量被设置为“份数”。
b由于PC打印操作是在PC 10和多功能机20之间执行，因此目的地地址被设置为“无”。由于作为处理操作的目标的文档被存储在PC10的存储部件108中，因此用于存储目标文档的存储部件108的地址或者当目标文档为特定主页(下面将主页称为“HP”)时HP的地址被存储为目标文档地址。数量被设置为“页数”。例如，当打印目标文档的一页时，数量为“一份”。
b当使用多功能机20的读取部件204和线路通信部件212来执行传真(下面将其称为“传真”)传输时(在图3中这种情况被定义为“传真发送”状态)，则状态ID被设置为“FAX”，目的地地址被设置为“目的地传真号码”，目标文档地址被设置为“(拷贝到PC的)发送图像的地址”，并且数量被设置为“无”。
b由于传真发送是在多功能机20和不同的传真机之间执行，因此目的地地址被设置为“目的地传真号码”。在信息管理系统1中，当执行传真发送时，作为传真发送的目标的所发送图像被存储在PC 10的存储部件108中。因此，在存储部件108中存储所发送图像的地址((拷贝到PC的)所发送图像的地址)被定义为“目标文档地址”(在图3中的目标文档地址中被定义为“(拷贝到PC)”的处理(状态)中，在存储部件108中存储作为上述处理目标的图像或声音的地址被定义为目标文档地址。) b当使用由PC 10管理的书籍32和34时(在图3中这种情况被定义为“书籍”状态)，则状态ID被设置为“BKX”，目的地地址被设置为“日本书籍编码(下面将其称为“ISBN”)”，目标文档地址为“(被搜索的)书籍介绍HP地址”，并且数量被设置为“时间(分钟)”。
b用作目的地地址的ISBN的作用是识别书籍32和34并且将其存储在RFID标签322和342中。介绍书籍32和34的HP的地址服务于一般性目的，并且其被定义为被存储成目标文档地址的地址。数量被设置为使用书籍32和34的时间(分钟)。
b除了以上讲述的之外，“PC传真发送(PC通过通信部件102将图像数据和目的地发送给多功能机20，并且多功能机20传真发送通过线路通信部件212接收的图像数据)”、“PC传真接收(多功能机20的线路通信部件212通过通信部件214将所接收的图像数据发送给PC10，并且PC 10存储所接收的图像数据)”、“扫描到PC(多功能机20通过通信部件214将由读取部件204扫描的图像数据发送给PC 10，并且PC 10存储所接收的图像数据)”、“扫描到介质(由读取部件204扫描的图像数据通过介质界面(下面将其成为“介质IF”)部件210被存储在可移动介质2101上)”、“扫描到邮件(由读取部件204扫描的图像数据通过通信部件214进行发送)”、“传真发送(由读取部件204扫描的图像数据通过线路通信部件212进行发送)”、“传真接收(由线路通信部件212接收的图像数据通过记录部件202进行打印)”、“复印(由读取部件204读取的图像数据通过记录部件202进行打印)”、“电话发送”、“电话接收”和“介质打印(存储在可移动介质2101中的图像数据或文档数据通过记录部件202进行打印)”都分别进行了定义。
b用作目的地地址的纸质文件ID的作用是识别纸质文件42和46或者印刷物44和48，并且将条形码赋予给纸质文件42和46或者印刷物44和48。存储为目标文档地址的地址被设置为存储部件108中用于存储构成文档的文档数据或者纸质文件42和46中归档的印刷物44和48的地址。
b在图3中定义的“GID(组ID)”为赋予给被划分成各个处理操作(状态)的各个组的单个ID。具体而言，GID“2”指的是存储目的地地址的处理操作，但是“0”和“1”指的是目的地地址被设置为“无”的处理操作。GID“1”指的是使用之前存储在存储部件108中的目标文档数据的处理操作(在示出的方面仅指“PC打印”)，并且GID“0”指的是通过执行处理操作来存储目标文档数据的处理操作。
b文档表1083存储对文档执行的工作或指令。如图4所示，ID被赋予给用于执行工作的时间、表示文档位置的信息、对文档执行的工作(事件)、执行工作(操作应用)的设备和执行工作的用户。
b在文档表1083中所处理的数据包括文档数据、图像数据和声音数据。
b这里来定义作为对文档执行的工作(事件)的“创建”、“打开”、“更新”、“打印”、“发送”和“关闭”。更加具体地来讲述这些事件，当准备新文档时，例如当通过PC 10的操作部件104的操作来准备文档时，当使用多功能机20的读取部件204来扫描或复印文档时，则通过使用线路通信部件212来在传真机或PC传真中接收文档，或者当使用线路通信部件212通过电话发送或电话接收来存储通信声音时，则“创建”作为一个事件被存储在文档表1083中。
b当通过使用操作部件104来打开存储在PC的存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时并且当通过使用操作部件104来打开HP时，则“打开”作为一个事件被存储在文档表1083中。当关闭文档数据等时，则存储“关闭”。
b当通过存储在PC 10中的编辑器来更新之前存储在存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时，则“更新”作为一个事件被存储在文档表1083中。
b当通过编辑器来打印之前存储在存储部件108中的文档数据或图像数据时，则“打印”作为一个事件被存储在文档表1083中。
b当通过用于发送和接收存储在PC 10中的应用的邮件来发送之前存储在存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时，或者当通过PC传真发送或多功能机20的传真发送来发送之前存储在存储部件108中的文档数据或图像数据时，则“发送”作为一个事件被存储在文档表1083中。
b就像在状态表1081中一样，在文档表1083中，每一次当对文档执行了工作时，上述项目之一都被存储成一个记录。
b这里，状态表1081和文档表1083并不需要是两张互不相同的表，只要能确定构成表的记录的项目，则可以是一张表。
b如图5所示，用于识别记录的惟一ID、写入记录时的时间、用于识别纸质文件42和46的纸质文件ID，以及用于指明纸质文件42和46中归档的印刷物44和48的文档地址都作为记录被存储在文件信息表1085中。
b纸质文件ID的作用是识别纸质文件42和46，并且其被写入条形码442和462中。存储为目标文档地址的文档地址的作用是将纸质文件42和46和其中归档的印刷物44和48相关联并且表示产生印刷物44和48的电子文档的地址。也就是说，当产生印刷物44和48的电子文档被存储在PC 10的存储部件108中时，则用于存储电子文档的存储部件108中的地址被存储为文档地址，或者当电子文档为HP时，则HP的地址被存储为文档地址。信息被写到在印刷物44和48中所记录的条形码442和448中。
b当多个多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件连接到网线50时，则设备指定表1087为用于指定和存储多功能机20等设备中的信息管理系统1的目标的表。设备指定表包括图6所示的结构。
b(信息管理系统的处理1)接下来参照附图来讲述上述信息管理系统的处理(1)。
b图7示出了由PC 10执行的主处理的流程。流程所示的处理是由PC 10的控制部件100执行的，并且更为确切地说，控制部件10的CPU通过使用存储在ROM等中的程序来执行处理。
b首先，控制部件100等待，直到通过PC 10的操作部件104或者诸如多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件40等来自图6所示的指定外部设备的通信部件102输入了用于执行任一个处理的指令(步骤701)为止。
b之后，当在步骤701中检测到给出了指令时，则指定了处理。也就是说，当将指令输入到控制部件100时，则首先确定指令是用于激活用于控制多功能机20的记录部件202的打印机驱动器的指令，还是用于准备激活外部设备例如激活多功能机以使用多功能机20的读取部件204的指令(步骤703)。
b当在步骤703中确定出输入指令是准备激活外部设备(步骤703是)时，则PC 10的控制部件100执行稍后要讲述的激活前智能支持处理，并且等待直到输入了用于执行处理的指令(步骤701)为止。
b激活前智能支持处理指的是当用于打印特定文档数据的指令从PC 10传到多功能机20的记录部件202但是之前在预定时间内执行了打印文档的处理时，警告已经给出指令的用户以防止多余打印的处理。激活前智能支持处理包括当用于将特定文档数据发送到特定方的传真发送指令从PC 10传到多功能机20的线路通信部件212但是之前已将文档数据发送给了特定方时，警告已经给出传真发送指令的用户以防止多余传真发送的处理。
b另一方面，当输入指令不是要准备激活外部设备(步骤703否)时，则确定在步骤701中所检测的指令是来自在图6中指定的多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件40之一的指令，还是用于检测外部设备的激活的指令(步骤707)。
b当在步骤707中确定出指令是用于检测外部设备的激活的指令(步骤707是)时，则控制部件100从外部设备接收在图3中所定义的信息，也就是状态ID、目的地地址、目标文档地址和数量(步骤709)。状态ID等被存储在控制部件100的RAM中。
b然后，控制部件执行激活期间智能支持处理(步骤711)，并且然后等待，直到当结束处理时输入用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。
b激活期间智能支持处理指的是，用于当在之前执行了与来自外部设备的指令相同的指令所对应的处理时、提供直到那时使用的信息作为与本工作相关联的信息的处理。
b
当输入的指令不是要为外部设备的激活做准备时(步骤707否)，则确定在步骤701中所检测的指令是否用于检测外部设备的所检测激活的结束(步骤713)。
b当在步骤707中确定指令是用于检测外部设备的激活的结束时(步骤713是)，则控制部件100执行后面要讲述的状态表注册处理(步骤715)，并且然后等待，直到当状态表注册处理完成时输入用于执行另一处理的指令为止(步骤701)。
b当输入的指令不是用于结束外部设备的激活时(步骤713否)，则确定步骤701中所检测的指令是否要求搜索功能(步骤717)。
b当在步骤717中确定输入的指令是要求搜索功能时(步骤717是)，则控制部件执行稍后要讲述的手动智能支持处理(步骤719)，并且然后等待，直到当手动智能支持处理完成时输入了用于执行另一处理的指令为止(步骤701)。
b手动智能支持处理用于响应由用户指定的条件来为用户提供与用户当前工作相关的信息。
b当输入指令不是手动智能支持处理时(步骤717否)，则确定在步骤701中所检测的指令是否用于关闭PC 10(步骤721)。当指令是要关闭PC 10时(步骤721是)，则关闭PC 10。当指令不是要关闭PC 10时(步骤721否)，则执行与指令相对应的处理(步骤723)。在执行处理之后，控制部件等待，直到输入了用于执行另一处理的指令为止(步骤701)。
b(激活前智能支持处理)图8示出了激活前智能支持处理的流程。
b当在步骤705中执行激活前智能支持处理时，则首先确定用于准备激活外部设备的输入指令是否为针对记录部件202的打印指令(步骤801)。当输入指令为打印指令(步骤801是)时，则执行步骤802。另一方面，当输入指令不是打印指令(步骤801否)时，则确定用于准备激活外部设备的输入指令是否为针对线路传输部分212的PC传真发送指令(步骤803)。当输入指令为传真发送指令(步骤803是)时，则处理进行到步骤804。当输入指令不是PC传真发送指令(步骤803否)时，则控制部件结束激活前智能支持处理，并且在步骤701中再次等待，直到输入了用于执行另一处理的指令为止。
b在步骤802中，为了确认在之前打印的文档中，也就是其事件在图4所示的文档表中被存储为“打印”的文档中是否存在与待打印的文档数据相同的文档数据，事件“打印”和待打印的文档数据的地址被设置为搜索条件，并且根据两个搜索条件来执行事件文档搜索处理(步骤805)。
b在步骤804中，为了确认在之前发送的文档中，也就是在其事件在图4所示的文档表中被存储为“发送”的文档中是否存在与以PC传真方式发送的文档数据相同的文档数据和发送到相同目的地的记录，事件“发送”、PC传真发送的目的地地址(传真号)和待被发送的文档数据的地址被设置为搜索条件，并且根据两个搜索条件来执行事件文档搜索处理(步骤805)。
b图9示出了事件文档搜索处理的流程。当开始处理时，控制部件100首先从文档数据库1083读取一个其处理还没被执行的记录(步骤901)。然后，控制部件确定待被处理的记录的事件是否与被设置为步骤802(或步骤804)中的搜索条件的事件“打印”(“发送”)相匹配(步骤903)。这里，当待被处理的记录的事件不是“打印”(“发送”)(步骤903否)时，则从处理目标中排除掉该记录并且再次执行步骤901的处理。
b另一方面，当待被处理的记录的事件为“打印”(“发送”)(步骤903是)时，则控制部件确定文档地址是否被设置成步骤802(或步骤804)的搜索条件(步骤905)。
b当在步骤905中确定出文档地址被设置成步骤802(或步骤804)的搜索条件(步骤905是)时，则确定待被处理的记录的文档地址是否与被指定成搜索条件的文档地址相匹配(步骤907)。当确定出文档地址相互匹配(步骤907是)时，则执行步骤909的处理。当确定出文档地址相互不匹配时(步骤907否)，则再次执行步骤901的处理。
b当在步骤905中确定出文档地址没有被设置成搜索条件(步骤905否)时，则不执行步骤907的处理，但是执行步骤909的处理。
b当在步骤909中确定出目的地地址被设置成步骤802(或步骤804)的搜索条件(也就是说，当执行步骤804时，步骤909是)时，则确定待被处理的记录的目的地地址是否与被指定成搜索条件的目的地地址相匹配(步骤911)。当确定出目的地地址相互匹配(步骤911是)时，则执行步骤913的处理。当确定出目的地地址相互不匹配(步骤911否)时，则执行步骤901的处理。
b当在步骤909中确定出目的地地址没有被设置成搜索条件(也就是说，当执行步骤802(步骤905否)时，则不执行步骤911的处理，但是执行步骤913的处理。
b当在步骤911中没有确定出目的地地址是否是相互匹配(步骤905否或者步骤907是，并且步骤909否)时，或者当在步骤911中确定出目的地地址相互匹配(步骤905否或者步骤907是，步骤909是，并且步骤911是)时，则认为被设置为搜索条件的文档数据之前打印过或者被设置成搜索条件的文档数据之前被发送到相同的目的地地址，因此将待被处理的记录加到搜索结果中(步骤913)。
b之后，在步骤915中确定是否对文档表中的所有记录执行了事件文档搜索处理。当没有对所有记录执行处理(步骤915否)时，则再次执行步骤901的处理。当已经对所有记录执行了处理(步骤915是)时，则完成事件文档搜索处理并且执行步骤807的处理。
b在步骤807中，通过步骤805的事件文档搜索处理来确定是否存在相同的文档。这里，当确定出不存在相同的文档(步骤807否)时，则待被处理的文档数据没有被打印或者被发送到相同目的地。因此，控制部件不执行随后的处理(也就是执行打印或传输处理)，而是等待，直到执行了下一个输入。
b相反，当存在相同的文档(步骤807是)时，则从记录中读取与新近记录(最后被打印或传输)相关的ID和时间，这些应该是相同的，然后确定时间是否距离当前时间超过6个月(步骤811)。
b当确定出时间过去了6个月(步骤811是)时，则待被处理的文档数据已被冗余打印或者被传输到相同的目的地。不过，由于距离最后打印或传输已经过去了相当长的时间，因此控制部件不执行随后的处理(也就是执行打印或传输处理)，而是在步骤701中再次等待，直到执行了下一个输入为止。
b相反，当确定出时间还没有过去6个月(步骤811否)，则根据文档表(见图4)来确定是否在最近被打印(事件“打印”)或传输(事件“发送”)之后更新了(事件“更新”)相同的文档(步骤813)。
b当在步骤815中确定出更新了相同的文档(步骤815是)时，则控制部件执行打印或传输处理，并且然后在步骤701中等待，直到执行了下一个输入为止。另一方面，当确定出没有更新相同的文档(步骤815否)时，则确定操作类型。当操作表示打印处理(步骤816是)，则从文件信息表1085读取与文档地址相对应的纸质文件ID(步骤817)，以确定是否在文件信息表1085(见图5)中与其纸质文件ID一起管理以前打印的文档。
b当在步骤817中确定出在文件信息表1085中存在相应的纸质文件ID时，则以图10A所示的方式来通知用户该打印工作是对带有纸质文件ID的未被更新的文档进行冗余打印(步骤821)。
b另一方面，当在文件信息表1085中不存在相应的纸质文件ID时，则以图10B所示的方式来通知用户来对未被更新的文档进行冗余打印(步骤823)。
b当操作表示PC传真发送(步骤816否)时，则以图10C所示的方式通知用户将相同的文档发送到相同的目的地(步骤824)。
b(激活期间智能支持处理)图11示出了激活期间智能支持处理的流程。
b在步骤711中，当执行激活期间智能支持处理时，则PC 10的控制部件100首先在步骤709中从外部设备读取(检测到的)，状态ID、目的地地址和目标文档地址输入并且执行GID搜索条件设置处理(步骤1103)。
b图12示出了GID搜索条件设置处理的流程。首先，状态ID(见图2和3)被设置成搜索条件(步骤1201)。接下来，当执行步骤1105的文档搜索处理时，为了在带有在步骤1201中所设置的状态ID的所谓“AND条件”中指定用于执行搜索的搜索条件，确定GID的格式，以提取具体针对各个处理操作的搜索条件。也就是说，首先确定在步骤1201中所设置的状态ID的GID是否为“1”(见图3)(步骤1203)。
b
当在步骤1203中确定出GID为“1”(步骤1203是)时，则目标文档地址被添加为搜索条件(步骤1205)并且执行步骤1207的处理。当在步骤1203中确定出GID不为“1”时，则不执行步骤1205的处理，但是执行步骤1207的处理。
b在步骤1207中，确定在步骤1201中设置的状态ID的GID是否为“2”(见图3)(步骤1207)。
b当在步骤1207中确定出GID为“2”(步骤1207是)时，则目的地地址被添加为搜索条件(步骤1209)。完成GID搜索条件设置处理，并且然后使用通过GID搜索条件设置处理指定的搜索条件来执行文档搜索处理(步骤1105)。
b另一方面，当在步骤1207中确定出GID不为“2”时，则完成GID搜索条件设置处理。然后，使用通过GID搜索条件设置处理指定的搜索条件来执行文档搜索处理(步骤1105)。
b当在步骤1203和1207都确定为“否”时，则就是其中与状态ID相对应的GID为“0”的情况。
b图13示出了文档搜索处理的流程(步骤1105)。首先，状态表1081和文档表1083的所有记录都被设置成搜索结果记录的初始值(步骤1301)。
b
接下来，为了指定与来自状态表1081的特定记录相关联的目标文档，通过在之前执行的GID搜索条件设置处理(步骤1103)中所设置的搜索条件来执行搜索处理。
b也就是说，首先在步骤1303中确定状态ID是否被指定为搜索条件(步骤1303)。在激活期间智能支持处理(步骤711)中，在步骤1201中状态ID一般被设置成搜索条件。因此，步骤1303的确定为“是”，与来自状态表1081被设置成搜索条件的状态ID相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1305)，并且然后执行步骤1307的处理。
b在步骤1307中，确定目的地地址是否被设置成搜索条件，也就是步骤1207的确定是否为“是”并且目的地地址在步骤1209被添加为搜索条件。当确定出目的地地址被设置(步骤1307是)时，则与根据在步骤1305中存储的搜索结果记录被指定成搜索条件的目的地地址相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1309)，并且然后执行步骤1311的处理。当在步骤1307中确定出目的地地址没有被设置成搜索条件(步骤1307否)时，则不执行步骤1309的处理，但是执行步骤1311的处理。
b在步骤1311中确定目标文档地址是否被设置成目标文档地址，也就是步骤1203的确定是否是“是”并且在步骤1205中目标文档地址被设置成搜索条件。当确定出目标文档地址被设置(步骤1311是)时，则与根据在步骤1305中存储的搜索结果记录被指定成搜索条件的目标文档地址相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1313)，并且然后执行步骤1315的处理。当在步骤1311中确定出目标文档地址没有被设置成搜索条件(步骤1311否)时，则不执行步骤1313的处理，但是执行步骤1315的处理。
b在步骤1309和1313中，根据在步骤1305中所指定的搜索结果记录来存储与各个搜索条件相对应的新的搜索结果记录。这是因为只设置了与各个状态ID相对应的一个GID(见图3)。
f在步骤1315中，为了执行步骤1317之后的处理，从步骤1303到1313中指定的搜索结果记录中读取一个未处理的搜索结果记录(实质上是状态表1081中的一个记录)，并且执行步骤1317的处理。读取的未处理记录中注册的目标文件地址所指示的文档被称作文档“A”。
f确定读取的记录的状态ID是否表示文档输出(例如，“PRT”)(步骤1317)。当确定该记录表示文档输出(步骤1317是)，在步骤1319中执行文档输出文档表搜索处理。
f图14表示文档输出文档表搜索处理的流程。
f在文档输出文档表搜索处理中，提取如下各时间的历史，即当在信息处理设备中打开在步骤1315中读取的未处理记录所表示的文档“A”时的时间，也就是说，在具有表示文档“A”的目标文档地址的记录当中的具有事件“打开”的记录中所注册的时间；以及当关闭文档“A”时的时间，也就是说，当在具有表示文档“A”的目标文档地址的记录当中的具有事件“关闭”的记录中所注册的“打开”或者“关闭”时的时间(步骤1401)。
f
由于文档“A”可能在过去被打开或关闭若干次，所以文档“A”的“打开”和“关闭”的记录不限于成对的。在该情况下，在“打开”的各时间和“关闭”的各时间当中，“关闭”的时间接近于“打开”的时间的记录被设置为成对的。
f接着，在步骤1403中，从文档表中读取“打开”的时间和“关闭”的时间彼此没有进行比较的未处理记录，并且由读取的记录中注册的文档地址所表示的文档被称为文档“B”。
f确定具有表示文档“B”的文档地址和具有“创建”、“打开”和“关闭”中的一个事件的记录中注册的时间是否包括在如下时段内，所述时段从打开文档“A”时的时间，也就是说，打开具有表示文档“A”的目标文档地址并在步骤1401中被提取的文档“A”时的时间，到关闭文档的时间(在步骤1405中)。当确定所述时间包括在所述时段内时(步骤1405是)，在步骤1409中将该记录作为搜索结果记录存储。
f通过步骤1405和1409的处理可以确定文档“B”是否在打开文档“A”的时段内被操作。因此，当确定所述文档被操作时，这些文档可以被搜索为彼此之间具有关联性。
f然后，在步骤1411中确定在文档表中是否还有未处理记录。
另一方面，当确定具有表示文档“B”的文档地址和具有“创建”、“打开”和“关闭”中的一个事件的记录中注册的时间不包括在从文档“A”被打开的时间到文档“A”被关闭的时间的时段内时(步骤1405否)，在步骤1407中确定从文档“A”被打开的时间到文档“A”被关闭的时间的时段是否包括在从文档“B”被打开的时间到文档“B”被关闭的时间的时段内。
f通过步骤1407的处理，可以防止在关联操作中忽略文档“B”的“打开”先于文档“A”的“打开”以及文档“B”的“关闭”迟于文档“A”的“关闭”这样的情况。
f在此，当确定文档“A”的“打开”和“关闭”的各时间包括在从文档“B”的“打开”时间到“关闭”时间的时段内时(步骤1407是)，在步骤1409中将该记录作为搜索结果记录存储，并且然后执行步骤1411的处理。
f当确定所述各时间不包括在所述时段内时(步骤1407否)，在步骤1411中检查未处理记录是否存在于文档表中并且确定是否所有的记录都被处理。
f当确定不是所有记录都被处理时，再次执行步骤1403的处理。当确定所有记录都被处理时，文档输出文档表搜索处理结束，并且在文档搜索处理中执行步骤1323的处理。
b另一方面，在步骤1317中确定所读取的未处理记录的状态ID是否表示文档输出。当确定出状态ID并不表示文档输出(步骤1317否)时，则执行步骤1321的处理。
b
在步骤1321中，在步骤1301中被存储在文档表1083并且被设置成搜索结果记录的初始值的记录中，当从在包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段(也就是当可以确定相同的文档是由PC 10“打开”或“处理”时的时段)与在步骤1315中从状态表1081读取的记录的开始时间到结束时间这一时段交叠时，在文档表1083中待被处理的记录被作为搜索结果记录存储在搜索结果表1089中(步骤1321)。
b也就是说，在处理(步骤1321)中，提取被确定为与适合于所指示的搜索条件的外部设备同时打开或处理的文档。
在根据第一示出方面的信息管理系统1中，包括有上述关联度的文档数据被看作是相互之间具有较高的关联度。因此，如上所述，其处理时间相互交叠的包括有事件“创建”或“打开”的记录被存储为搜索结果记录。
b当确定了从在包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段时，则考虑用户(图4中的操作者)的同一性。
b在步骤1323中，确定是否对在状态表1081中被存储为搜索结果记录的所有记录执行了步骤1321和步骤1319的处理。当确定出对所有记录执行了处理(步骤1323是)时，则根据基于上述处理的搜索结果记录来准备搜索结果信息(步骤1325)，并且然后结束文档搜索处理(步骤1105)。当确定出没有对所有记录执行处理(步骤1319否)时，则重复从步骤1315开始的处理。
b在根据示出方面的信息管理系统1中，由于在执行处理操作时将存储在状态表1081中的记录存储为文档表中的记录(参见稍后将讲述的“文档表更新处理”)，因此这两张表中的记录都满足步骤1321中的搜索条件并且将其存储为搜索结果记录。
b因此，由于排除了基于通过相同处理被存储的记录进行存储的搜索结果记录，因此由状态表1081指定的搜索结果记录的开始时间或结束时间优选情况下等于文档表1083的时间。另外，即使当满足了步骤1321的条件时，其中目标文档地址和文档地址是相同的搜索结果记录优选情况下在步骤1321中不被存储。
b当完成了文档搜索处理时(步骤1105)，控制部件100执行显示基于文档搜索处理(步骤1105)的搜索结果的处理(步骤1107)。
b在文档搜索处理的步骤1321中，已经执行了使用两个时段的交叠的确定。不过，当从状态表1081中的记录的开始时间到结束时间这一时段中包括了在包括有事件“创建”、“打开”或“关闭”的记录中所注册的时间时，两个时段必然相互交叠。因此除了其中在从包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”等的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段中都涵盖了从状态表1081中的记录的开始时间到结束时间这一时段的情况之外，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1321的确定。
b类似地，当在从包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”等的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段中涵盖了状态表1081的记录的开始时间和结束时间中的一个时，这两个时段必然相互交叠。因此，如上所述，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1321的确定。
b当在包括有事件“创建”、“打开”或“关闭”的记录中所注册的时间与状态表1081中的记录的开始时间或结束时间中的一个交叠时，两个时段必然相互交叠。因此，如上所述，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1321的确定。
图19示出了搜索结果显示处理(步骤1107)的流程。首先，在开始处理时，日期和参考类型标记被设置为OFF(步骤1501)。
b接下来，将被指定为步骤1325中所准备的搜索结果信息的搜索结果记录归类成根据状态表1081指定的搜索结果记录(通过步骤1303～1313进行指定)和根据文档表1083指定的搜索结果记录(搜索结果表1089)(通过步骤1315～1323进行指定)。前者为与目标文档有关的搜索结果，而后者为与用途文档有关的搜索结果。搜索结果记录被归类成两类搜索结果(步骤1503)。
b当完成了步骤1503的处理并且然后显示了用于在步骤1503中归类成用途文档和目标文档的搜索结果信息时，执行用于确定以什么顺序来显示用途文档和目标文档的处理。
b首先，在步骤1505中确定是否选择了时间排序方法来用于显示顺序(步骤1505)。
f现在，当选择了标号排序方法时，也就是说，当没有选择时间排序方法时(步骤1505否)，在步骤1503中已经按照标号降低的顺序被分成用途文档和目标文档的搜索结果记录从具有最大标号的搜索结果记录开始排序(步骤1511)，并且然后将时间排序标记设置为ON(步骤1513)。此后，执行步骤1515的处理。
f另一方面，当选择时间排序方法时(步骤1505是)，控制部件100从具有新近时间的搜索结果记录开始依次对在步骤1503中获得的搜索结果进行排序(步骤1511)，并且然后将时间排序标记设置成ON(步骤1513)。之后，如上所述，执行步骤1515的处理。
f在根据示出方面的信息管理系统中，搜索结果在显示搜索结果时可以使用时间和标号两项进行排序。因此，可以如下确定使用时间和标号的哪一个对搜索结果进行排序。也就是说，仅仅通过确定搜索结果是否以一项进行排序，确切的说，通过确定是否选择了时间排序方法，就能够确定用户试图以时间和标号的哪一个对搜索结果进行分类(当没有选择时间排序方法时，认为选择了标号排序方法)。
b当按照时间或标号对搜索结果进行排序时，例如，在执行步骤1501的处理之后并且在执行步骤1505的处理之前，通过操作部件104用户可以选择使用哪个来对搜索结果进行排序。
b在步骤1515中，准备用途文档和目标文档的列表，以根据在步骤1507或1511中所选择的条件进行排序的搜索结果记录来访问文档。在步骤1517中显示了列表。
b在根据第一示出方面的信息管理系统1中，当在步骤707中检测到外部设备的激活时，则响应检测执行激活期间智能支持处理(步骤711)。因此，由于通过检测操作可以向用户通知在过去相同时间上被看作是被打开或被处理的文档，结果，当处理对于与该处理相关的文档是必需时，可以同时执行必需的处理。
b例如，在传真发送的情况下，可以确定是否应该通过打开文档来发送在之前传真发送时被打开的文档。
b图16至19示出了通过执行步骤1517显示在PC 10的显示部件106上的激活期间智能支持处理的处理结果。
b确切地说，图16示出了与通过当打印存储在存储部件108中的文档数据的指令从PC 10给到多功能机20的记录部件202时执行激活期间智能支持处理(步骤711)而指定的目标文档有关的搜索结果(PC打印操作是作为处理操作执行的见图3)。
b也就是说，当执行PC打印操作时，根据作为PC打印操作的处理目标的目标文档地址来执行文档搜索处理(步骤1105)。结果，以图16所示的格式来显示当打印作为打印操作的打印目标的目标文档数据时的时间。在这种情况下，图16中的地址和标号显示是一致的。
b图17示出了在其中作为当前打印目标的目标文档数据正在被打印这一时段中被打开的用途文档。
b例如，当图2中的ID为“sid1”(记录的开始时间为“2005年8月12日的11:59:00”并且结束时间为“2005年8月12日的12:02:00”)并且与sid1的目标文档有关的用途文档的文档地址为“file//***/***/d2”和“file//***/***/d3”(在图4中，在使用用途文档的文档地址的ID中所注册的时间为用于did2的“2005年8月12日的11:50:00”、用于did6的“2005年8月12日的12:00:00”，以及用于did8的“2005年8月12日的12:01:00”)，则在当与sid1有关的PC打印操作正被执行时的时段中打开了与“file//***/***/d2”和“file//***/***/d3”有关的文档。因此，以图17所示的格式来显示与两个用途文档有关的预定细节。
b图18和19示出了当通信是通过步骤707中的多功能机20的线路通信部件2112来自于电话发送(图3中的事件“TLT”)或电话接收(图3中的事件“TLR”)时的显示例子(显示过程与上述是相同的，因此将其省略了)。
b在图16中，由于处理操作为PC打印操作，因此GID为“1”(见图3)，并且使用作为搜索条件的文档地址来执行文档搜索处理(步骤1105)，地址和标号是相同的并且只有时间是相互不同的。不过，在电话发送或电话接收的情况下，GID为“2”(见图3)并且在没有使用作为搜索条件的文档地址的情况下执行文档搜索处理(步骤1105)。因此，如图18的“地址”中所示的目标文档地址相互是不同的。
b在根据第一示出方面的信息管理系统1中，图16至19中的地址是以超文本链接的格式显示的(步骤1517)，并且当使用操作部件104来选择超文本链接时，则从存储部件108读取与地址有关的文档数据并且将其显示在显示部件106上。
b(状态表注册处理)图20示出了如图2所示的状态表1081中的注册处理的流程。
b当在步骤715中执行状态表注册处理时，PC 10的控制部件100在状态表1081中另外创建了待被注册的记录的惟一ID。然后，控制部件注册了作为新记录的ID的惟一ID(步骤2001)并且然后执行步骤2003的处理。
b在步骤2003中，当在步骤707中检测外部设备的激活时的时间和当在步骤713中检测到其激活已经在步骤707中被检测到的外部设备的激活结束时的时间分别被注册为步骤2001的新记录的开始时间和结束时间，并且类似地在步骤2001中的新记录中注册在激活期间智能支持处理(步骤711)之前在步骤709中从已经被检测到激活的外部设备输入的并且被存储在控制部件100的RAM等中的状态ID、目的地地址、目标文档地址和数量。
b
(手动智能支持处理)图21和22示出了手动智能支持处理的流程。图24示出了通过执行手动智能支持处理而显示在PC的显示部件106上的信息的显示格式。
b在步骤719中，通过开始手动智能支持处理来开始处理。该处理与图7中所示的PC主处理是并行运行的。也就是说，步骤719的处理在手动智能支持处理开始之后没有等待手动智能支持处理结束就进行到步骤701的处理。
bPC 10的控制部件100根据状态表1081的记录创建一组状态ID，执行以开始时间为序对该组状态ID的记录进行排序的处理(步骤2101)，并且将处理结果显示在PC 10的显示部件106上(步骤2103)。
b这里，在步骤2103中，以缩略格式来显示整个状态2405，并且确切地说，只显示了由状态ID表示的处理操作的标题(参见图24中的PC打印操作的显示格式)。
b在步骤2105中，在通过步骤2103的处理而显示的显示格式中，显示在最上面位置(图24中的PC打印)上的状态2405的首位记录(在步骤2101中排序在首位的记录)的单选按钮2407(见图24)通过初始设置被设置为ON(步骤2105)。
b在其中在开始手动智能支持处理(步骤719)之后执行直到步骤2105的处理的状态中，控制部件100等待，直到用户通过使用操作部件104进行操作为止(步骤2107)。
b在等待状态(步骤2107)中，当用户通过使用操作部件104来输入指令时，控制部件100确定指令是否为按下放大图标2401(见图24)(步骤2109)。
b这里，当输入指令是要按下放大图标2401(步骤2109是)时，则响应步骤2101的排序处理以列表的格式来显示与按下的放大图标2401相对应的状态2405的记录信息(步骤2111)，并且经过扩展的状态2405的放大图标2401变成缩略图标2403(步骤2113)。
b参照图24来具体讲述步骤2111和2113的处理。在PC传真发送操作的情况下，在按下放大图标2401(步骤2109)之前，与PC打印操作类似，状态2405与放大图标2401一起显示(换句话说，没有显示列表(记录))。
b在这种状态下，当对用于PC传真发送的放大图标2401执行步骤2109的处理(步骤2109是)时，则以步骤2101的排序来以图24所示的格式显示其状态ID在状态表1081中标有“FPT”的记录(步骤2111)，并且与PC传真发送有关的放大图标2401变成缩略图标2403(步骤2113显示从“+”变成“-”)。在首先结束步骤2113的处理时，步骤2105的处理是有效的，并且所有单选按钮2407在与PC传真发送关联显示的记录中被设置为OFF。
b另一方面，在步骤2107的等待状态中，当输入指令不是要按下放大图标2401(步骤2109否)而是要按下缩略图标2403(步骤2115是)时，则以图24中所示的格式显示的PC传真发送中的显示变成PC打印格式。也就是说，去掉相应状态2305的记录列表的显示(步骤2117)并且缩略图标2403变成放大图标2401(步骤2119)。
b在步骤2107的等待状态中，当输入指令不是要按下缩略图标2403(步骤2115否)而是要按下单选按钮2407(步骤2121是)时，则用于预定记录(初始状态中最上面状态2405的首位记录)被设置为ON的单选按钮2407变成OFF(步骤2123)，并且与用户操作相对应的单选按钮2407被设置为ON(步骤2125)。
b在执行步骤2113、2119和2125的处理之后，在步骤2107中控制部件等待，直到执行了用户操作为止。
b这里，在步骤2107的等待状态中，当通过用户操作输入的指令不是要按下放大图标2401、缩略图标2403和单选按钮2407中的任何一个(步骤2109，2115和2121否)时，则执行图22中所示的处理。
b也就是说，PC 10的控制部件100确定通过用户操作输入的指令是否为结束手动智能支持处理，确切地说，是否按下了关闭按钮2417(步骤2201)。当为“是”(步骤2201是)时，则结束处理。
b相反，当指令不是要按下关闭按钮2417(步骤2201否)时，则指令是要按下列表显示按钮2409、存储器保存按钮2411、显示所有按钮2413或者打印所有按钮2415。因此为了执行与按钮相对应的处理，读取其单选按钮被设置为ON的记录(状态ID、GID、目的地地址、目标文档)(步骤2203)。
b根据所读取的信息来执行GID搜索条件设置处理(步骤2205)和文档搜索处理(步骤2207)，并且然后执行步骤2209的处理。在步骤2205和2207中所执行的处理与在激活期间智能支持处理(步骤711)中所执行的GID搜索条件设置处理(步骤1103)和文档搜索处理(步骤1105)是类似的，因此省略了对其的讲述。
b在步骤2209中，确定通过操作部件104的用户操作所输入的并且其导致了执行步骤2203的处理的指令是否为按下列表显示按钮2409。
b当指令是要按下列表显示按钮2409(步骤2209是)时，则通过使用步骤2207的文档搜索处理的结果来激活文档智能支持处理(步骤2211)。下面参照图23来讲述文档智能支持处理的细节。
b相反，当指令不是要按下列表显示按钮2409(步骤2209否)时，则确定指令是否是要按下存储器保存按钮2411(步骤2213)。当为“是”(步骤2213是)时，则控制部件100指示多功能机20将通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据写到可移动介质2101，并且通过通信部件102将相应的文档数据从存储部件108发送到多功能机20。另一方面，多功能机20的控制部件200响应指令将通过通信部件214所接收的相应文档数据写到可移动介质2101(步骤2215)。
b
当指令不是要按下存储器保存按钮2411(步骤2213否)时，则确定指令是否是要按下显示所有按钮2413(步骤2217)。当为“是”(步骤2217是)时，则控制部件100打开通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据，并且以预定时间间隔例如2秒来依次在显示部件106上显示内容(步骤2219)。
b当指令不是要按下显示所有按钮2413(步骤2217否)时，则确定指令是否是要按下打印所有按钮2415(步骤2217)。当为“是”(步骤2217是)时，则控制部件100通过通信部件102将通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据发送到多功能机20，并且允许多功能机20的记录部件202打印文档数据(步骤2223)。
b当指令不是要按下打印所有按钮2415(步骤2221否)时，则执行与按下相对应的处理或者确定按下是否有误。然后，控制部件等待，直到执行了用户操作为止(步骤2107)。
b当完成了步骤2211、2215、2219和2223的处理时，则在步骤2107中控制部件等待，直到执行了用户输入为止。
b图23示出了在步骤2211中开始的文档智能支持处理的流程。图25示出了在执行文档智能支持处理时显示在PC 10的显示部件106上的信息的显示格式。
b首先，在步骤2301中，PC 10的控制部件100通过使用包括有相同文档地址的记录来从通过文档搜索处理(步骤2207)得到的搜索结果记录中收集针对具有相同文档地址和最后访问时间(在新近记录中所述的时间)的文档数据的标号(其事件为“打开”的记录的号)(步骤2301)，并且然后执行步骤2303的处理。
b在步骤2303中，在显示部件106上以图25所示的格式来显示收集结果。此时，在所显示的记录中首位记录的单选按钮被设置为ON(步骤2305)。
b这里，在其中在开始文档智能支持处理(步骤2211)之后执行了直到步骤2305的处理的状态中，控制部件100等待，直到用户操作了操作部件104为止(步骤2307)。
b在等待状态(步骤2307)中，当用户通过操作部件104输入了指令时，则控制部件100确定所输入的指令是否为按下单选按钮2501(见图25)(步骤2309)。当为“是”(步骤2309是)时，则执行步骤2301的处理。
b在步骤2307中，将在预定记录(初始状态中的首位记录)中被设置为ON的单选按钮2501设置为OFF(步骤2311)，并且将与用户操作相对应的单选按钮2501设置为ON(步骤2313)。
b另一方面，当在步骤2309中确定出所输入的指令不是要按下单选按钮2501时，则确定所输入的指令是否为按下显示按钮2503(步骤2315)。当为“是”(步骤2315是)时，则执行步骤2317的处理。
b在步骤2317中，打开其中单选按钮被设置为ON的文档地址的文档数据，并且将其显示在显示部件106上。
b当在步骤2315中确定出所输入的指令不是要按下显示按钮2503时，则确定所输入的指令是否为按下打印按钮2505(步骤2319)。当为“是”(步骤2319是)时，则执行步骤2321的处理。
b在步骤2321中，控制部件100从存储部件108读取其中单选按钮被设置为ON的文档地址的文档数据，并且通过通信部件102将文档数据发送到多功能机20，并且多功能机20的记录部件202打印文档数据。
b当在步骤2319中确定出所输入的指令不是要按下打印按钮2505时，则确定所输入的指令是否为按下相关文档按钮2507(步骤2323)。当为“是”(步骤2323是)时，则执行步骤2325的处理。
b在步骤2325中，从文档表1081中提取在当打开其中单选按钮2501被设置为ON的文档地址的文档数据时的时段(打开和关闭之间)中其事件为“打开”的所有记录(步骤2325)。
b参照图25来具体讲述该处理，由于存储在文档地址“file/###/###/###2”上的文档数据包括标号r2，因此文档数据被打开r2次。因此对所有r2个时段都执行提取。
b当确定了当打开其中单选按钮2501被设置为ON的文档地址的文档数据时的时段时，则考虑用户(图4中的操作者)的同一性。
b再次开始相对于通过步骤2325的提取处理得到的搜索结果记录的文档智能支持处理(步骤2327)。
b也就是说，用户通过执行文档智能支持处理可以依次看到与一个文档有关的多个文档。
b当在步骤2323中确定出所输入的指令不是要按下相关文档按钮2507时，则控制部件100确定所输入的指令是否为按下关闭按钮2509(步骤2329)。当为“是”(步骤2329是)时，则控制部件结束文档智能支持处理(步骤2211)，并且在步骤2107中等待，直到用户执行了用户操作为止。
b另一方面，当确定出所输入的指令不是要按下关闭按钮2509(步骤2329否)时，则控制部件执行与按下相对应的处理，或者确定按下有误，并且等待，直到执行了用户操作为止(步骤2307)。
b在执行了步骤2313、2317、2321和2327的处理之后，在步骤2307中再次等待，直到执行了用户操作为止。
b(信息管理系统的处理2)
接下来，参照附图来讲述包括有上述构造的信息管理系统1083的处理(2)。处理(2)的开始是与处理(1)并行的。
b图26示出了由PC 10执行的更新文档表1083的处理流程。如流程所示的处理(2)是由PC 10的控制部件100执行的，并且更为确切地说，是通过使用存储在ROM等中的程序由控制部件10的CPU执行的。
b首先，当通过使用操作部件104来操作存储在存储部件108中的文档数据或者执行多功能机20的操作时，也就是当通过开始在图3的“目标文档地址”的项目中被称为“(拷贝到PC)”的处理操作(状态)来将目标文档数据从多功能机20发送到PC 10，将目标文档数据重新存储到存储部件108中，通过书籍传感器30的RFID标记读取部件306来读取书籍32和34的RFID标记322和324，并且通过通信部件34将信息发送到PC 10时，则控制部件100确定是否打开了用于根据书籍传感器30介绍与发送有关的书籍32等的因特网70上的主页(下面将主页称为“HP”)(下面将这些操作或处理称为“文件操作”)(步骤2601)。
b当在步骤2601中确定出执行了文件操作(步骤2601是)时，则控制部件100将记录加到文档表1083中，创建专用于该记录的ID，注册惟一ID(步骤2603)，并且然后执行步骤2605的处理。
b当在步骤2601中确定出不满足条件(步骤2601否)时，控制部件等待，直到执行了文件操作为止。
b在步骤2605中，将当前时间注册到在步骤2603中添加的记录，将通过准备带有应用的目标文档的全路径名所得到的应用注册到文档地址，并且将操作者的类型注册到操作者。
b之后，执行用于确定待被注册到还未被注册的“事件”的信息的处理(步骤2607～2633)。
b首先，控制部件100确定在步骤2601中执行的文件操作存储是否为将新的文档文件存储到存储部件108中(下面将其称为“文件创建”)(步骤2607)。当文件操作为文件创建(步骤2607是)时，则控制部件将“创建”注册为事件。
b另一方面，当文件操作不是文件创建(步骤2607否)时，则控制部件确定文件操作是否为打开存储在存储部件108中的文档文件(下面将其称为“文件打开”)(步骤2611)。当为“是”(步骤2611是)时，则控制部件将“打开”注册为事件(步骤2613)。
b当在步骤2611中不为“是”(步骤2611否)时，则确定是否更新(覆盖写入)了被存储在存储部件108中的文档数据(步骤2615)。当为“是”(步骤2615是)时，则将“更新”注册为事件(步骤2613)。
b当在步骤2615中不为“是”(步骤2615否)时，则确定是否发送了被存储在存储部件108中的文档数据(包括PC传真发送)(步骤2619)。当为“是”(步骤2619是)时，则将“发送”注册为事件(步骤2621)。
b当在步骤2619中不为“是”(步骤2619否)时，则确定是否打印了被存储在存储部件108中的文档数据(其与图3中的状态“PC传真发送”相对应)(步骤2619)。当为“是”(步骤2621是)时，则将“发送”注册为事件(步骤2621)。
b当在步骤2615中不为“是”(步骤2615否)时，则确定是否打印了被存储在存储部件108中的文档数据(使用了多功能机20的记录部件202)(步骤2623)。当为“是”(步骤2623是)时，则将“打印”注册为事件(步骤2625)。
b当在步骤2623中不为“是”(步骤2623否)时，则确定是否打开了HP(步骤2627)。当为“是”(步骤2627是)时，则将“打开”注册为事件(步骤2629)。
b当在步骤2627中不为“是”(步骤2627否)时，则确定是否关闭了文件或HP，这与文件打开(步骤2611)或HP打开(步骤2627)是相对应的(步骤2631)。当为“是”(步骤2631是)时，将“关闭”注册为事件(步骤2629)。
b在完成了步骤2609、2613、2617、2621、2625、2629或2633的处理之后，当在步骤2631中不是是(步骤2631否)时，则控制部件100等待，直到再次执行了文件操作为止。
b迄今为止，“文档数据”主要是在根据第一示出方面的讲述中进行了示例。不过，作为信息管理系统1的目标的数据并不限于“文档数据”，而是可以对例如“图像数据”、“声音数据”、其它数据或混合数据执行相同的细节(处理)。
b(第二例子)下面将具体讲述与第一示出方面不同的信息管理系统。
b本发明的第二示出方面与第一示出方面的不同之处在于没有提供在第一示出方面中所使用的“GID”，也就是说，在图3中没有定义“GID”，并且在激活期间智能支持处理和手动智能支持处理中没有执行“GID搜索条件设置处理”。因此，省略了相同的结构和处理顺序的细节，而在以下讲述中只对差别进行讲解(由于手动智能支持处理中的处理顺序与激活期间智能支持处理相类似，因此在第二示出方面中基本上只讲解了激活期间智能支持处理)。
b(激活期间智能支持处理)图27示出了激活期间智能支持处理的流程。
b当在图7的步骤711中执行激活期间智能支持处理时，则PC 10的控制部件100首先从RAM读取在步骤709中通过外部设备输入的(经过检测的)状态ID、目的地地址和目标文档地址。控制部件将由用户通过操作部件104选择的数据设置为搜索条件(步骤2701)，并且执行文档搜索处理(步骤2703)。
b图13示出了文档搜索处理的流程(步骤2703)。首先，状态表1081和文档表1083中的所有记录都被设定为搜索结果记录的初始值(步骤1301)。
b接下来，为了指定与来自状态表1081的特定记录有关的目标文档，根据在步骤2703中选择的搜索条件来执行搜索处理。
b也就是说，在步骤1303中，确定是否将状态ID设置成搜索条件(步骤1303)。当为“是”(步骤1303是)时，则将与在状态表1081中被设置成搜索条件的状态ID相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1305)，并且执行步骤1307的处理。当状态ID没有被设置成搜索条件(步骤1303否)时，则在不执行步骤1305的处理的情况下执行步骤1307的处理。
b在步骤1307中，确定是否将目的地地址添加为搜索条件。当为“是”(步骤1307是)时，则将与在步骤1305中被存储的搜索结果记录中被指定为搜索条件的目的地地址相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1309)，并且然后执行步骤1311的处理。在步骤1307中，当目的地地址没有被添加为搜索条件(步骤1307否)时，则在不执行步骤1309的处理的情况下执行步骤1311的处理。
b在步骤1311中，确定是否将目标文档地址添加为搜索条件。当确定出目标文档地址被设置了(步骤1311是)时，则将与在步骤1305等中被存储的搜索结果记录中被指定为搜索条件的目标文档地址相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1313)，并且然后执行步骤1315的处理。当在步骤1311中确定出目标文档地址没有被添加为搜索条件(步骤1311否)时，则在不执行步骤1313的处理的情况下执行步骤1315的处理。
b这里，更为详细地来讲述通过步骤1303～1313的处理得到的搜索结果记录。
b当在步骤1303、1307和1311中为“是”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中被存储的状态表1081中的记录相同。
b当在步骤1303和1307中为“是”并且在步骤1311中为“否”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1309中被存储的状态表1081中的记录相同。
b当在步骤1303和1311中为“是”并且在步骤1307中为“否”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中被存储的状态表1081中的记录相同。
b当在步骤1303中为“是”并且在步骤1307和1311中为“否”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1305中被存储的状态表1081中的记录相同。
b当在步骤1303中为“否”并且在步骤1307和1311中为“是”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中被存储的状态表1081中的记录相同。
b当在步骤1303和1311中为“否”并且在步骤1307中为“是”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1309中被存储的状态表1081中的记录相同。
b当在步骤1303和1307中为“否”并且在步骤1311中为“是”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中被存储的状态表1081中的记录相同。
b当在步骤1303、1307和1311中为“否”时，则搜索结果记录在状态表1081中所包括的记录与在步骤1301中被设置为初始值的状态表1081中的记录相同。
b在步骤1315中，为了执行步骤1317之后的处理，从在步骤1303～1303中指定的搜索结果记录中读取未处理的搜索结果记录，并且然后执行步骤1317的处理。
b步骤1317之后的处理与包括搜索结果显示处理2205的第一示出方面的处理相类似，因此没有对其进行详细讲述。
f在第一和第二示出方面中参考打印输出描述了关联操作。但是，本发明并不限于打印输出，而是可以对其它输出设备类似地执行关联操作。
权利要求
1.一种信息管理系统，包括外部设备，具有用于执行预定处理的输出单元；信息处理设备，其连接到外部设备；以及第二存储单元，存储由外部设备和信息处理设备访问的用途数据，其中信息处理设备包括用途单元，使用存储在第二存储单元中的用途数据；第一检测单元，检测其中由用途单元使用用途数据的第一时段；第一指定单元，指定用于指定用途数据的用途数据指定信息，所述用途数据在第一时段中被使用；第一存储单元，对由第一检测单元检测到的第一时段和由第一指定单元指定的用途数据指定信息进行关联和存储；第二检测单元，检测其中输出单元的目标数据被用途单元之前使用的第二时段；以及关联赋予单元，当第一时段和第二时段具有交叠时段时，该关联赋予单元赋予关联，使得由与第一时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据与目标数据相关联，并且其中外部设备包括提供单元，在由输出单元执行输出处理时，在信息处理设备检测到输出处理的状态下，该提供单元提供输出处理被执行的事实和输出处理的细节。
2.如权利要求1所述的信息管理系统，其中信息处理设备进一步包括信息处理设备端输出单元，其输出信息；以及输出控制单元，其使得信息处理设备端输出单元将信息输出，并且其中输出控制单元通过信息处理设备端输出单元来输出被关联赋予单元赋予关联并用于指定用途数据的用途数据指定信息。
3.一种信息处理设备，其连接到外部设备并且访问用于存储用途数据的第二存储单元，该外部设备包括输出单元，用于执行预定处理；以及提供单元，在由输出单元执行输出处理时，在信息处理设备检测到输出处理的状态下，该提供单元提供输出处理被执行的事实和输出处理的细节，所述信息处理设备包括用途单元，使用存储在第二存储单元中的用途数据；第一检测单元，检测其中由用途单元使用用途数据的第一时段；第一指定单元，指定用于指定用途数据的用途数据指定信息，所述用途数据在第一时段中被使用；第一存储单元，对由第一检测单元检测到的第一时段和由第一指定单元指定的用途数据指定信息进行关联和存储；第二检测单元，检测其中输出单元的目标数据被用途单元之前使用的第二时段；以及关联赋予单元，当第一时段和第二时段具有交叠时段时，该关联赋予单元赋予关联，使得由与第一时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据与目标数据相关联。
4.一种计算机可用介质，存储可被计算机执行的指令程序，以执行处理信息的功能，该计算机连接到外部设备并且该计算机访问存储有用途数据的第二存储单元，该外部设备包括输出单元，用于执行预定处理；以及提供单元，在由输出单元执行输出处理时，在检测到输出处理的状态下，该提供单元提供输出处理被执行的事实和输出处理的细节，所述功能包括如下步骤使用存储在第二存储单元中的用途数据；检测其中用途数据被使用的第一时段；指定用于指定在第一时段中使用的用途数据的用途数据指定信息；关联和存储由第一检测单元检测到的第一时段和用途数据指定信息；检测其中由用途单元之前使用输出单元的目标数据的第二时段；以及当第一时段和第二时段具有交叠时段时，赋予关联，使得由与第一时段相关联的用途数据指定信息指定的用途数据与目标数据相关联。
全文摘要
提供一种信息管理系统，其包括外部设备，具有用于执行预定处理的输出单元；信息处理设备，其连接到外部设备；以及第二存储单元，存储由外部设备和信息处理设备访问的用途数据，当其中由用途单元使用用途数据的第一时段和其中之前使用输出单元的目标数据的第二时段彼此交叠时，与第一时段相关联的用途数据与第二时段中输出的目标数据相关联。
文档编号G06Q50/00GK1904894SQ200610107579
公开日2007年1月31日 申请日期2006年7月26日 优先权日2005年7月26日
发明者室井一成, 柳哲, 渡边伦, 青木一磨 申请人:兄弟工业株式会社