专利名称：信息管理设备、信息处理系统和计算机可用介质的制作方法
技术领域：
本发明的各个方面涉及用于管理作为管理对象的多个信息片断或数据的信息管理系统、位于信息管理系统中的信息处理设备，以及与信息处理设备有关的程序。
背景技术：
近年，个人计算机(下面称之为“PC”)已经被广泛用于个人或商业目的地。例如，以能够通信的方式将PC连接到用作信息输入源的外部设备或用于根据来自PC的指令来执行操作的外部设备。具体地说，从外部设备向PC提供多个数据，并且通过PC使用和管理信息，同时根据所管理的信息来对外部设备执行处理。在其中难以安装与处理相对应的多个外部设备的情况下，将具有用于执行多个功能的多个单元的所谓多功能机连接到PC。
PC和外部设备之间进行与外部设备操作有关的多个信息的发送和接收，并且PC管理多个信息(例如，参见JP-A-2004-32085)。
在用于管理多个数据的PC中，推荐使用相互对数据进行关联的技术，以便通过使用待被管理的数据来提高工作效率。
例如，已知有一种信息管理系统，它可以通过允许将用于请求关联条件指令的消息显示出来并且允许用户给出指令以响应该显示来执行关联操作，以便使待被写入的一个数据或者之前被写入的一个数据与另一数据相关联，并且在使用一个数据时可以显示与这个数据相关联的另一数据(例如，参见JP-A-2000-315203)。
发明内容
通过将已知的信息管理系统应用到其中多功能机和PC相互连接的系统，可以执行使数据相互关联的简单操作。
不过，当数据持续不间断地受到同一单元的同一处理操作时，所处理的数据被认为是在具有一个目的的工作中被处理。在这种情况下，已知的系统仅执行数据彼此之间的关联，并且因此不可能使用具有一个目的的工作作为关键字将数据彼此相互关联起来。
在其中多功能机和PC彼此相连的已知系统中，多功能机仅执行数据的输入和输出。当使用执行多功能机功能的单元时，使用单元的激活作为触发器，不可能将作为具有同一目的而执行的工作的目标的数据彼此关联起来。
在办公室的正常工作中，当通过多功能机来处理一些数据时，经常想以同样的方式来处理与先前的数据有关的数据。例如，当在过去将打印数据用在创建、编辑、更新等类中时，经常想要将打印数据与同时使用的之前与打印数据有关联的不同数据一起打印出来。
本发明的各个方面提出了一种能够为作为以一个目的来执行的处理的目标的数据赋予关联的信息管理系统，包括在该信息管理系统中的信息管理设备，以及用于对信息管理设备执行预定操作的程序。
图1示出了根据本发明的示出方面的信息管理系统的结构；图2示出了根据本发明的示出方面的状态表；图3示出了在根据本发明第一示出方面的状态表中所存储的各项的定义；图4示出了根据本发明的示出方面的文档表；图5示出了根据本发明的示出方面的文件信息表；图6示出了根据本发明的示出方面的设备指定表；图7示出了由根据本发明的示出方面的PC所执行的主处理的流程；图8示出了根据本发明的示出方面的激活前智能支持处理的流程；图9示出了根据本发明的示出方面的同时打印候选搜索处理的流程；图10示出了根据本发明的示出方面的事件文档搜索处理的流程；图11示出了根据本发明的示出方面的同时打印候选显示处理的流程；图12示出了根据本发明的示出方面的同时打印候选搜索处理的搜索结果的显示格式；图13示出了根据本发明第一示出方面的激活期间智能支持处理的流程；图14示出了根据本发明第一示出方面的GID搜索条件设置处理的流程；图15示出了根据本发明示出方面的文档搜索处理的流程；图16示出了根据本发明的示出方面的搜索结果显示处理的流程；图17示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中搜索结果的显示格式(与状态表有关)；图18示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中搜索结果的显示格式(与文档表有关)；图19示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中搜索结果的显示格式(与状态表有关)；图20示出了在根据本发明的示出方面的激活期间智能支持处理中搜索结果的显示格式(与文档表有关)；图21示出了根据本发明的示出方面的状态表注册处理的流程；图22示出了根据本发明的示出方面的手动智能支持处理的流程；图23示出了根据本发明的示出方面的手动智能支持处理的流程；图24示出了根据本发明的示出方面的文档智能支持处理的流程；图25示出了在根据本发明的示出方面的手动智能支持处理中搜索结果的显示格式(与状态表有关)；图26示出了在根据本发明的示出方面的手动智能支持处理中搜索结果的显示格式(与文档表有关)；图27示出了根据本发明的示出方面的文档表更新处理的流程；图28示出了根据本发明第二示出方面的激活期间智能支持处理的流程。
具体实施例方式
概述 根据本发明的一个方面，提出了一种信息管理设备，包括第二存储单元，存储多个用途数据；用途单元，使用存储在第二存储单元中的用途数据；指定单元，指定用途数据被用途单元所使用时的用途时间、用于指定用途数据的用途数据指定信息、以及用于指定对用途数据执行的处理操作的处理指定单元；第一存储单元，对由指定单元指定的用途时间、用途数据指定信息，以及处理指定信息进行关联和存储；第一提取单元，从第一存储单元中提取与用于指定被用途单元所使用的一个用途数据的用途数据指定信息相同的用途数据指定信息；第二提取单元，有选择地为每一种处理操作类型提取与由第一提取单元所提取的用途数据指定信息相关联的处理指定信息；第三提取单元，提取与由第二提取单元从第一存储单元中为每一种处理操作类型所提取的处理指定信息相同的处理指定信息；以及关联赋予单元，使得由用途数据指定信息所指定的与由第三提取单元所提取的用途时间相关联的用途数据、与当与由第三提取单元所提取的处理指定信息相关联的用途时间被包括在通过将第一预定时段加到与由第二提取单元所提取的处理指定信息相关联的用途时间而获得的时段和通过从用途时间回溯第二预定时段而获得的时段中时的一个用途数据相关联。
因此，在当一个用途数据在过去被处理的时刻之前和之后的预定时段内以同样方式已经被处理的另一个用途数据可以与一个用途数据相关联。也就是说，通过设置通过将时间的预定时段添加到处理时间之前和之后而获得的时段，仅当在过去使用一个用途数据时已经被使用的另一个用途数据可以与一个用途数据相关联，并且在一个用途数据被处理之前和之后已经受到相同处理的数据可以与一个用途数据相关联。
在第一或第二预定时段中的“时段”包括时间点因素。
根据本发明的另一个方面，可以给作为以一个目的来执行的处理的目标的数据赋予关联。
根据本发明的又一个方面，第一提取，从第一存储单元中提取与用于指定所使用的一个用途数据的用途数据指定信息相同的用途数据指定信息。第二提取，有选择地为每一种处理操作类型提取与由第一提取所提取的用途数据指定信息相关联的处理指定信息。第三提取，提取与由第二提取从第一存储单元中为每一种处理操作类型所提取的处理指定信息相同的处理指定信息。当在与在第二提取中所提取的处理指定信息相关联的用途时间之前和之后的预定时间中包括有与在第三提取中所提取的处理指定信息相关联的用途时间时，由与在第三提取中所提取的处理指定信息相关联的用途指定信息所指定的用途数据与该一个用途数据相关联。
根据本发明的又一个方面，提出了一种信息管理系统，包括信息管理设备；以及以能够通信的方式连接到该信息管理设备并且具有执行预定处理的第二输出单元的外部设备，其中信息管理设备具有第一输出单元，当第二输出单元输出用途数据时输出由关联赋予单元所赋予的与用途数据相关联的用途数据。
因此，当对第二输出单元执行输出处理时，在当用途数据(输出数据)作为输出目标在过去被处理时的之前和之后的预定时段内已经受到相同处理的另一个用途数据可以与输出数据相关联，并且可以输出关联的用途数据。
“当第二输出单元输出用途数据”可以是输出处理实际开始的时间点，或者可以是提供输出指令的时间点。
根据本发明的又一个方面，可以提出一种使用外部设备的激活作为触发器能够搜索和输出于从外部设备的输出单元输出的数据相关联的数据的信息管理系统。
根据本发明的又一个方面，由信息管理设备的第一输出单元所输出的用途数据可以被输出为用途数据被指定和访问的地址信息，并且可以输出由地址信息所表示的用途数据以响应地址信息的选择。
因此，可以容易地选择和输出所关联的数据。
根据本发明的又一个方面，由于可以选择期望的数据，因此可以防止多余的数据被输出。
根据本发明的又一个方面，提出了一种计算机可用介质，其具有在其上存储的计算机可读指令，用于使计算机执行预定操作，预定操作包括的步骤有将多个用途数据存储在第二存储单元中；使用存储在第二存储单元中的用途数据；指定其中用途数据被使用的用途时间、用于指定用途数据的用途数据指定信息，以及用于指定对用途数据执行的处理操作的处理指定信息；对用途时间、用途数据指定信息，以及处理指定信息进行第一次关联和存储；第一提取，从第一存储单元中提取与用于指定所使用的一个用途数据的用途数据指定信息相同的用途数据指定信息；第二提取，有选择地为每一种处理操作类型提取与由第一提取所提取的用途数据指定信息相关联的处理指定信息；第三提取，提取与由第二提取从第一存储单元中为每一种处理操作类型所提取的处理指定信息相同的处理指定信息；并且使得由用途数据指定信息所指定的与由第三提取所提取的用途时间相关联的用途数据、与当与由第三提取所提取的处理指定信息相关联的用途时间被包括在通过将第一预定时段加到与由第二提取所提取的处理指定信息相关联的用途时间而获得的时段和通过从用途时间回溯第二预定时段而获得的时段中时的一个用途数据相关联。
因此，在当一个用途数据在过去被处理的时刻之前和之后的预定时段内以同样方式已经被处理的另一个用途数据可以与一个用途数据相关联。也就是说，通过设置通过将时间的预定时段添加到处理时间之前和之后而获得的时段，仅当在过去使用一个用途数据时已经被使用的另一个用途数据可以与一个用途数据相关联，并且在一个用途数据被处理之前和之后已经受到相同处理的数据可以与一个用途数据相关联。
根据本发明的又一个方面，可以提供一种能够用作信息处理设备的程序。
(第一例子)下面参考附图来讲述根据本发明的示出方面的特定信息管理系统。本发明并不限于以下所述结构，而是可以在不改变技术主旨的情况下采用多种结构。
(信息管理系统的结构)图1示出了信息管理系统。从图中可以看到，信息管理系统1包括PC 10，作为包括有信息管理功能的信息处理设备；多功能机20，作为用于执行多种功能的外部设备；书籍传感器30，作为用于感知作为PC 10的管理目标的书籍32和34的外部设备；以及纸质文件读取部件40，作为用于检测纸质文件42和46以及印刷物44和48的外部设备，纸质文件42和46是用于对作为PC 10的管理目标的纸件进行归档的文具。这些设备都是通过网线50相互连接的。
PC 10包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件100，用于根据存储在ROM中的程序来控制PC 10(整个PC 10)的操作；通信部件102，它与网线50相连，以控制网线50；操作部件104，用于接收来自PC 10的用户指令；显示部件106，用于显示各种信息；以及存储部件108，它包括硬盘等。
存储部件108包括状态表1081、文档表1083、文件信息表1085和设备指定表1087。下面来详细讲述这些表。
多功能机20包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件200，用于控制多功能机20(整个多功能机20)的操作；记录部件202，作为图像形成单元；读取部件204，作为图像读取单元；声音输入部件206，作为麦克风；声音输出部件208，作为扬声器；以及介质IF部件210，它装有可移动介质2101。多功能机进一步包括线路通信部件，它与电话线60相连，以控制电话线60；通信部件214，它与网线50相连，以控制网线50；操作部件216，用于接收来自多功能机20的用户指令；以及显示部件218，用于显示各种信息。
用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(多功能机ID 1)被赋予给多功能机20。
书籍传感器30包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件302，用于控制书籍传感器30(整个书籍传感器30)的操作；通信部件304，它与网线50相连，以控制网线50；以及无线电频率(RF)ID标签读取部件306，用于读取赋予书籍32和34的RFID标签322和324的信息。
书籍传感器30是用于存储表示何时在用户手中是何种书籍(正在或准备阅读)这一信息的设备。也就是说，当根据存储在控制部件302的ROM中的程序来激活RFID标签读取部件306并且从书籍32和34的RFID标签332或342读取响应时，则RFID标签332或342上的识别信息和当前时间(开始时间)被临时存储在控制部件302的RAM中。然后，当从RFID标签332或342读取的响应结束时，则RFID标签332或342上的识别信息和开始时间被临时存储在控制部件302的RAM中并且当前时间(结束时间)通过通信部件304被发送到PC 10。PC 10将信息存储在状态表1081中。
用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(书籍传感器ID 2)被赋予给书籍传感器30。
纸质文件读取部件40包括CPU、ROM和RAM(图中未示出)，并且进一步包括控制部件402，用于控制纸质文件读取部件40(整个纸质文件读取部件40)的操作；通信部件404，它与网线50相连，以控制网线50；以及条形码读取部件406，用于读取赋予给纸质文件42和46或者印刷物44和48的条形码422、442、462和482。纸质文件读取部件40用作输入部分，用于在文件信息表1085中形成用于使得纸质文件42和46与归档在纸质文件中的印刷物44和48相对应的信息。也就是说，纸质文件读取部件根据存储在控制部件402的ROM中的程序来通过条形码读取部件406输入纸质文件的条形码，并且然后输入印刷物的条形码，其中条形码临时存储在控制部件402的RAM中。通过通信部件404将临时存储的输入数据发送到PC 10。PC 10接收信息并且将所接收的信息添加到状态表1081和文件信息表1085中。
用于表示组成信息管理系统1的设备的设备ID(纸质文件读取部件ID 3)被赋予给纸质文件读取部件40。
现在来讲述存储在状态表1081、文档表1083、文件信息表1085和设备指定表1087中的信息，这些都存储在PC 10的存储部件108中。
如图2所示，状态表1081存储由多功能机20的执行单元所执行的处理操作(状态ID)、处理操作的开始和结束时间(其中可以正确确定什么时间被设定为开始时间或结束时间)、表示作为处理操作的目标的文档位置的信息(下面将其称为“目标文档地址”)、当对特定对方执行处理操作时用于指定特定对方的对方地址，以及作为处理操作的目标的目标文档的数量，以作为每一次当执行处理操作时的一个记录。将用于识别处理操作的惟一ID赋予给每一个处理操作。
存储在状态表1081中的状态ID的定义如图3所示。例如，当PC10使用多功能机20的记录部件202来执行打印工作时(在图3中这种情况被定义为“PC打印”状态)，状态ID被设置为“PRN”，目的地地址被设置为“无”，目标文档地址被设置为“打印文档的地址”，并且数量被设置为“份数”。
由于PC打印操作是在PC 10和多功能机20之间执行，因此目的地地址被设置为“无”。由于作为处理操作的目标的文档被存储在PC10的存储部件108中，因此用于存储目标文档的存储部件108的地址或者当目标文档为特定主页(下面将其称为“HP”)时HP的地址被存储为目标文档地址。数量被设置为“页数”。例如，当打印目标文档的一页时，数量为“一份”。
当使用多功能机20的读取部件204和线路通信部件212来执行传真(下面将其称为“传真”)传输时(在图3中这种情况被定义为“传真传输”状态)，则状态ID被设置为“FAX”，目的地地址被设置为“目的地传真号码”，目标文档地址被设置为“发送图像的地址(拷贝到PC)”，并且数量被设置为“无”。
由于传真传输是在多功能机20和不同的传真设备之间执行，因此目的地地址被设置为“目的地传真号码”。在信息管理系统1中，当执行传真传输时，作为传真传输的目标的所发送图像被存储在PC 10的存储部件108中。因此，在其中存储了所发送图像的存储部件108中的址(所发送图像(拷贝到PC)的地址)被定义为“目标文档地址”(在图3中的目标文档地址中被定义为“(拷贝到PC)”的处理(状态)中，在存储部件108中存储作为上述处理目标的图像或声音的地址被定义为目标文档地址。) 当使用由PC 10管理的书籍32和34时(在图3中这种情况被定义为“书籍”状态)，状态ID被设置为“BKX”，目的地地址被设置为“日本书籍编码(下面将其称为“ISBN”)”，目标文档地址为“书籍介绍HP地址(被搜索)”，并且数量被设置为“时间(分钟)”。
用作目的地地址的ISBN的作用是识别书籍32和34并且将它存储在RFID标签322和342中。介绍书籍32和34的HP的地址服务于一般性目的地，并且它被定义为被存储成目标文档地址的地址。数量被设置为使用书籍32和34的时间(分钟)。
除了以上讲述的之外，“PC传真传输(PC通过通信部件102将图像数据和目的地地址发送给多功能机20，并且多功能机20通过线路通信部件212传真传输所接收的图像数据)”、“PC传真接收(多功能机20的线路通信部件212通过通信部件214将所接收的图像数据发送给PC 10，并且PC 10存储所接收的图像数据)”、“扫描到PC(多功能机20通过通信部件214将由读取部件204扫描的图像数据发送给PC 10，并且PC 10存储所接收的图像数据)”、“扫描到介质(由读取部件204扫描的图像数据通过介质界面(下面将其成为“介质IF”)部件210被存储在可移动介质2101上)”、“扫描到邮件(由读取部件204扫描的图像数据通过通信部件214进行发送)”、“传真接收(由线路通信部件212接收的图像数据通过记录部件202进行打印)”、“复印(由读取部件204读取的图像数据通过记录部件202进行打印)”、“电话发送”、“电话接收”和“介质打印(存储在可移动介质2101中的图像数据或文档数据通过记录部件202进行打印)”都分别进行了定义。
用作目的地地址的纸质文件ID的作用是识别纸质文件42和46或者印刷物44和48，并且将条形码赋予给纸质文件42和46或者印刷物44和48。存储为目标文档地址的地址被设置为存储部件108中用于存储构成文档的文档数据或者纸质文件42和46中归档的印刷物44和48的地址。
在图3中定义的“GID(组ID)”为赋予给被划分成各个处理操作(状态)的各个组的单个ID。具体而言，GID“2”指的是存储目的地地址的处理操作，但是“0”和“1”指的是目的地地址被设置为“无”的处理操作。GID“1”指的是使用之前存储在存储部件108中的目标文档数据的处理操作(在示出方面仅指“PC打印”)，并且GID“0”指的是通过执行用于存储目标文档数据的处理操作。
文档表1083存储对文档执行的工作或指令。这里，如图4所示，ID被赋予给执行工作时的时间(其中可以正确确定什么时间执行工作)、表示文档位置的信息、对文档执行的工作(事件)、执行工作(操作应用)的设备和执行工作的用户。
在文档表1083中所处理的数据包括文档数据、图像数据和声音数据。
这里来定义作为对文档执行的工作(事件)的“创建”、“打开”、“更新”、“打印”、“发送”和“关闭”。更加具体地来讲述这些事件，当准备新文档时，例如当通过PC 10的操作部件104的操作来准备文档时，当使用多功能机20的读取部件204来扫描或拷贝文档时，则通过使用线路通信部件212来在传真机或PC传真中接收文档，或者当使用线路通信部件212通过电话发送或电话接收来存储通信声音时，则“创建”作为一个事件被存储在文档表1083中。
当通过使用操作部件104来打开存储在PC的存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时并且当通过使用操作部件104来打开HP时，则“打开”作为一个事件被存储在文档表1083中。当关闭文档数据等时，则存储“关闭”。
当通过存储在PC 10中的编辑器来更新之前存储在存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时，则“更新”作为一个事件被存储在文档表1083中。
当通过编辑器来打印之前存储在存储部件108中的文档数据或图像数据时，则“打印”作为一个事件被存储在文档表1083中。
当通过存储在PC 10中的邮件发送和接收应用来发送之前存储在存储部件108中的文档数据、图像数据或声音数据时，或者当通过PC传真发送或多功能机20的传真传输来发送之前存储在存储部件108中的文档数据或图像数据时，则“发送”作为一个事件被存储在文档表1083中。
就像在状态表1081中一样，在文档表1083中，每一次当对文档执行了工作时，上述项目之一都被存储成一个记录。
这里，状态表1081和文档表1083并不需要是两张互不相同的表，如果只能确定构成表的记录的项目，则可以是一张表。
如图5所示，用于识别记录的惟一ID、写入记录时的时间、用于识别纸质文件42和46的纸质文件ID，以及用于指明纸质文件42和46中归档的印刷物44和48的文档地址都作为记录被存储在文件信息表1085中。
纸质文件ID的作用是识别纸质文件42和46，并且它被写在条形码442和462中。存储为目标文档地址的文档地址的作用是将纸质文件42和46和其中归档的印刷物44和48的地址联系起来并且表示在印刷物44和48中产生的电子文档的地址。也就是说，当在印刷物44和48中产生的电子文档被存储在PC 10的存储部件108中时，则用于存储电子文档的存储部件108中的地址被存储为文档地址，或者当电子文档为HP时，则HP的地址被存储为文档地址。信息被写到在印刷物44和48中所记录的条形码442和448中。
当多个多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件连接到网线50时，则设备指定表1087为用于指定和存储多功能机20等设备中的信息管理系统1的目标的表。设备指定表包括图6所示的结构。
(信息管理系统的处理1)接下来，参照附图来讲述上述信息管理系统的处理(1)。
图7示出了由PC 10执行的主处理的流程。流程所示的处理是由PC 10的控制部件100执行的，并且更为确切地说，控制部件10的CPU通过使用存储在ROM等中的程序来执行处理。
首先，控制部件100等待，直到通过PC 10的操作部件104或者诸如多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件40等来自图6所示的指定外部设备的通信部件102输入了用于执行任一个处理的指令(步骤701)为止。
之后，当在步骤701中检测到给出了指令时，指定处理。也就是说，当将指令输入到控制部件100时，首先确定指令是否是用于激活用于控制多功能机20的记录部件202的打印机驱动器的指令还是用于准备诸如用于使用多功能机20的读取部件204的多功能机的激活等外部设备的激活的指令(步骤703)。
当在步骤703中确定出输入指令是准备激活外部设备(步骤703“是”)时，则PC 10的控制部件100执行稍后要讲述的激活前智能支持处理，并且等待直到输入了用于执行处理的指令(步骤701)为止。
激活前智能支持处理指的是当用于打印特定文档数据的指令从PC 10传到多功能机20的记录部件202但是之前在预定时间内执行了打印文档的处理时，警告已经给出指令的用户以防止多余打印的处理。激活前智能支持处理包括当用于将特定文档数据发送到特定方的传真传输指令从PC 10传到多功能机20的线路通信部件212但是之前已将文档数据发送给了特定方时，警告已经给出传真传输指令的用户以防止多余传真传输的处理。
另一方面，当输入指令不是要准备激活外部设备(步骤703“否”)时，则确定在步骤701中所检测的指令是来自在图6中指定的多功能机20、书籍传感器30和纸质文件读取部件40之一的指令，还是用于检测外部设备的激活的指令(步骤707)。
当在步骤707中确定出指令是用于检测外部设备的激活的指令(步骤707“是”)时，则控制部件100从外部设备接收在图3中所定义的信息，也就是状态ID、目的地地址、目标文档地址和数量(步骤709)。状态ID等被存储在控制部件100的RAM中。
然后，控制部件执行激活期间智能支持处理(步骤711)，并且然后等待，直到当结束处理时输入用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。
激活期间智能支持处理指的是用于当在过去执行了与来自外部设备的指令相同的指令所对应的处理时提供所使用信息的处理，一直到作为与本工作相关联的信息的时间。
当输入的指令不是要为外部设备的激活做准备时(步骤707“否”)，则确定在步骤701中所检测的指令是否用于检测外部设备的所检测激活的结束(步骤713)。
当在步骤707中确定指令是用于检测外部设备的激活的结束时(步骤713“是”)，则控制部件100执行后面要讲述的状态表注册处理(步骤715)，并且然后等待，直到当状态表注册处理完成时输入用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。
当输入的指令不是用于结束外部设备的激活时(步骤713“否”)，则确定步骤701中所检测的指令是否要求搜索功能(步骤717)。
当在步骤717中确定输入的指令是要求搜索功能时(步骤717“是”)，则控制部件执行稍后要讲述的手动智能支持处理(步骤719)，并且然后等待，直到当手动智能支持处理完成时输入了用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。
手动智能支持处理用于响应由用户指定的条件来为用户提供与用户当前工作相关的信息。
当输入指令不是手动智能支持处理时(步骤717“否”)，则确定在步骤701中所检测的指令是否用于关闭PC 10(步骤721)。当指令是要关闭PC 10时(步骤721“是”)，则关闭PC 10。当指令不是要关闭PC 10时(步骤721“否”)，则执行与指令相对应的处理(步骤723)。在执行处理之后，控制部件等待，直到输入了用于执行另一处理的指令(步骤701)为止。
(激活前智能支持处理)图8示出了激活前智能支持处理的流程。
当在步骤705中执行激活前智能支持处理时，则首先确定用于准备激活外部设备的输入指令是否为针对记录部件202的打印指令(步骤801)。当输入指令为打印指令(步骤801“是”)时，则执行步骤803。
另一方面，当输入指令不是打印指令(步骤801“否”)时，则则控制器结束激活前智能支持处理，并且在步骤701中再次等待，直到输入了用于执行另一处理的指令为止。
当在过去使用了作为步骤803中打印指令的目标的文档时，该文档根据文档是与另一文档同时打开来与打印目标文档相关联。因此，打印目标文档数据的地址被设定为搜索条件，并且根据搜索条件来执行同时的候选搜索处理(步骤805)。
图9示出了同时打印候选搜索处理的流程。当在过去使用了打印目标文档数据时，从图4所示的文档表中搜索出打印的文档，也就是事件为“打印”的记录，新创建的文档，也就是事件为“创建”的记录，被更新和存储的文档，也就是事件为“更新”的记录，以及打开的文档，也就是事件为“打开”的记录。
首先，“打印”被设置为作为搜索目标事件的事件(步骤901)，并且执行事件文档搜索处理(步骤903)。
图10示出了事件文档搜索处理的流程。首先，在启动该处理时，从文档数据库1083中读出具有其文档数据地址在步骤803中被设置为搜索条件的打印目标文档数据的地址的所有记录，并且将其作为搜索条件记录存储起来(步骤1001)。
接下来，从搜索条件记录中读出其事件被事先设置(在这种情况下为步骤901中所设置的“打印”)为搜索目标事件的所有记录，并且将其作为搜索条件记录重新存储起来(步骤1003)，并且然后执行步骤1005的处理。
在步骤1005，从文档数据库1083中读出其事件被事先设置(在这种情况下为步骤901中所设置的“打印”)为搜索目标事件的所有记录，并且将其作为搜索条件记录存储起来。
然后，确定是否对所有的搜索条件记录都已经执行了后面要讲述的处理，也就是说，是否仍然还有任何未被处理的搜索条件记录。这里，当确定没有未被处理的记录时，也就是说，所有的搜索条件记录都已经被处理(步骤1007“是”)，则结束事件文档搜索处理。
另一方面，当确定还有未被处理的记录时(步骤1007“否”)，在步骤1009中读出一个未被处理的搜索条件记录。在步骤1011，将其时间位于所读取的搜索条件记录的时间之前和之后30分钟以内并且具有相同操作员的记录作为搜索结果存储到搜索目标记录中。
在本发明的第一示出方面中，将同一操作员设置为搜索条件(步骤1011)，但是当在连接到网络的PC中存在有另一个操作员所共同使用的文档数据时，优选情况下不需要统一操作员这个条件。
步骤1009和1011的处理被重复执行，直到已经处理了所有的搜索条件为止。
如上所述，在步骤901和903，在目标文档数据在过去被打印的之前和之后30分钟以内所打印的另一个文档数据作为与打印目标文档数据相关联的数据可以被搜索出来。
当结束了事件文档搜索处理时(步骤903)，将“创建”设置为新的搜索目标事件(步骤905)，并且执行类似于步骤903的处理的事件文档搜索处理(步骤907)。
因此，在打印目标文档数据在过去被最新创建的之前和之后30分钟以内所最新创建的另一个文档数据(具有事件“创建”)作为与打印目标文档数据相关联的数据可以被搜索出来。
当结束了事件文档搜索处理时(步骤907)，将“更新”设置为新的搜索目标事件(步骤909)，并且执行类似于步骤903的处理的事件文档搜索处理(步骤911)。
因此，在打印目标文档数据在过去被更新和存储的之前和之后30分钟以内所更新和存储的另一个文档数据(具有事件“更新”)作为与打印目标文档数据相关联的数据可以被搜索出来。
当结束了事件文档搜索处理时(步骤911)，将“打开”设置为新的搜索目标事件(步骤913)，并且执行类似于步骤903的处理的事件文档搜索处理(步骤915)。
因此，在打印目标文档数据在过去被打开的之前和之后30分钟以内所打开的另一个文档数据(具有事件“打开”)作为与打印目标文档数据相关联的数据可以被搜索出来。
被添加到搜索条件记录的时间的时间段并不限于之前和之后的30分钟，还可以是之前和之后的10分钟，以及之前和之后的60分钟，或者可以仅在该时间的之前或之后回退或添加预定的时间段。
所添加的时间可以被用户设置为任何时间，或者在用于事件文档搜索处理的程序中进行事先设置。
在根据第一示出方面的同时打印候选搜索处理中(步骤805)，将“打印”、“创建”、“更新”和“打开”设置为搜索目标事件，并且这是因为作为关联文档数据的搜索目标是在打印目标文档数据在过去被利用的时段中被打印、新创建、更新或打开的文档数据。另外，可以将“发送”和“关闭”合适地增加到这些事件中。在这种情况下，作为关联文档数据的搜索目标可以包括有以电子邮件进行传输的文档数据或被关闭的文档数据，这些文档数据可以被认为是关联的。
换句话说，通过从同时打印候选搜索处理的步骤中排除不想赋予关联的事件，则可以使用由期望事件所指定的文档数据来作为搜索目标并且可以提供对应于用户期望的关联文档数据。
通过将被添加到搜索条件记录的时间的时间段设置为较窄的时间段，可以使用打印目标文档数据在过去被处理之前和之后的较窄时间段来作为搜索目标。因此，只有具有较高关联度的记录才能被搜索和提取出来。
通过执行同时打印候选搜索处理(步骤805)，可以搜索出已经受到与在过去对打印目标文档数据已经执行的处理操作相同的处理操作的另一个文档数据，并且可以搜索出比仅在同一时间段中所使用的文档数据的关联度具有更高关联度的文档数据。
接下来，执行同时打印候选显示处理(步骤807)，以显示根据作为同时打印候选搜索处理(步骤805)的与打印目标文档数据相关联的、待被同时打印的候选的搜索结果来指定的文档数据。
图11示出了同时打印候选显示处理的流程。
首先，在同时打印候选搜索处理(步骤805)中所提取的搜索结果记录按照从具有最早时间的记录开始进行排序(步骤1101)，并且将结果作为在图中示出的搜索结果列表显示在PC 10的显示单元106上(步骤1103)。然后，在步骤1105控制器进入等待，直到由用户执行了另一个操作时为止。
文档表1083的各项，诸如时间、文档地址、事件、操作员和操作应用程序等，被显示在图12所示的搜索结果列表中。
在搜索结果列表中，通过使用PC 10的操作单元104来按下打印按钮1201，由多功能机20的写入器202来打印由对应于被按下的打印按钮1201的记录的目标文档地址所指定的文档数据。通过按下结束按钮1203，可以关闭搜索结果列表。
这里，当按下结束按钮1203时(步骤1107“是”)，同时打印候选显示处理结束，并且在步骤701控制器再次进入等待，直到输入了用于执行另一个处理的指令时为止。
另一方面，当确定结束按钮1203没有被按下(步骤1107“否”)并且打印按钮1201没有被按下(步骤1109“否”)时，在步骤1105中控制器再次进入等待，直到按下了任一按钮时为止。
当确定结束按钮1203没有被按下(步骤1107“否”)并且打印按钮1201被按下(步骤1109“是”)时，用于打印由对应于所按下的打印按钮1201的记录的文档地址所指定的文档数据的打印请求被发送到多功能机20(步骤1111)，并且在步骤1105中控制器再次进入等待，直到执行了另一个操作时为止。
如上所述，通过将上述处理添加到激活前智能支持处理中，可以为用户提供正好在输入了用于准备外部设备的激活的指令时与打印目标文档相关联的文档，并且可以容易地为用户提供适用于打印方式的关联文档。
在第一示出方面，关联和搜索结果被输出到PC 10的显示单元106，但是也可以被输出到多功能机20的显示单元218。
所有搜索出来的文档可以在不显示搜索结果列表的情况下被输出出来，也可以只输出所搜索的部分文档。这些都可根据系统被激活的环境来进行合理的设置。
在第一示出方面，所举的关联数据是作为文档数据的例子。不过，关联数据并不限于文档数据，还可以是音乐数据或图像数据。在这种情况下，可以从多功能机20的声音输出单元208或显示单元218，或者从PC 10的诸如扬声器等声音输出单元或显示单元106来输出该数据。
(激活期间智能支持处理)图13示出了激活期间智能支持处理的流程。
在步骤711中，当执行激活期间智能支持处理时，则PC 10的控制部件100首先读取状态ID、目的地地址和在步骤709中来自外部设备的目标文档地址输入(经过检测的)，并且执行GID搜索条件设置处理(步骤1303)。
图14示出了GID搜索条件设置处理的流程。首先，状态ID(见图2和3)被设置成搜索条件(步骤1401)。接下来，当执行步骤1305的文档搜索处理时，则为了在带有在步骤1401中所设置的状态ID的所谓“AND条件”中确定用于执行搜索的搜索条件，确定GID的格式，以提取具体针对各个处理操作的搜索条件。也就是说，首先确定在步骤1401中所设置的状态ID的GID是否为“1”(见图3)(步骤1403)。
当在步骤1403中确定出GID为“1”(步骤1403“是”)时，则目标文档地址被添加为搜索条件(步骤1405)并且执行步骤1407的处理。当在步骤1403中确定出GID不为“1”时，则不执行步骤1405的处理，但是执行步骤1407的处理。
在步骤1407中，确定在步骤1401中设置的状态ID的GID是否为“2”(见图3)(步骤1407)。
当在步骤1407中确定出GID为“2”(步骤1407“是”)时，则目的地地址被添加为搜索条件(步骤1409)。完成GID搜索条件设置处理，并且然后使用通过GID搜索条件设置处理指定的搜索条件来执行文档搜索处理(步骤1305)。
另一方面，当在步骤1407中确定出GID不为“2”时，则完成GID搜索条件设置处理。然后，使用通过GID搜索条件设置处理指定的搜索条件来执行文档搜索处理(步骤1305)。
当在步骤1403和1407都确定为“否”时，则就是其中与状态ID相对应的GID为“0”的情况。
图15示出了文档搜索处理的流程(步骤1305)。首先，状态表1081和文档表1083的所有记录都被设置成搜索结果记录的初始值(步骤1501)。
接下来，为了指定与来自状态表1081的特定记录相关联的目标文档，通过在之前执行的GID搜索条件设置处理(步骤1303)中所设置的搜索条件来执行搜索处理。
也就是说，首先在步骤1503中确定状态ID是否被指定为搜索条件。在激活期间智能支持处理(步骤711)中，在步骤1401中状态ID一般被设置成搜索条件。因此，步骤1503的确定为“是”，与来自状态表1081被设置成搜索条件的状态ID相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1505)，并且然后执行步骤1507的处理。
在步骤1507中，确定目的地地址是否被设置成搜索条件，也就是步骤1407的确定为“是”并且目的地地址被添加为搜索条件。当确定出目的地地址被设置成搜索条件(步骤1507“是”)时，则与根据在步骤1505中存储的搜索结果记录被指定成搜索条件的目的地地址相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1509)，并且然后执行步骤1511的处理。当在步骤1507中确定出目的地地址没有被设置成搜索条件(步骤1507“否”)时，则不执行步骤1509的处理，但是执行步骤1511的处理。
在步骤1511中确定目标文档地址是否被设置成目标文档地址，也就是步骤1403的确定是“是”并且在步骤1405中目标文档地址被设置成搜索条件。当确定出目标文档地址被设置成搜索条件(步骤1511“是”)时，则与根据在步骤1505中存储的搜索结果记录被指定成搜索条件的目标文档地址相对应的记录被存储为新的搜索结果记录(步骤1513)，并且然后执行步骤1515的处理。当在步骤1511中确定出目标文档地址没有被设置成搜索条件(步骤1511“否”)时，则不执行步骤1513的处理，但是执行步骤1515的处理。
在步骤1509和1513中，根据在步骤1505中所指定的搜索结果记录来存储与各个搜索条件相对应的新的搜索结果记录。这是因为只设置了与各个状态ID相对应的一个GID(见图3)。
在步骤1515中，为了执行紧随步骤1517的处理之后的处理，从在步骤1503中被指定的搜索结果记录中读取一个未经处理的搜索结果记录(主要是状态表1081中的一个记录)并且执行步骤1517的处理。
在步骤1517中，在步骤1301中被存储在文档表1083中并且被设置成搜索结果记录的初始值的记录中，当从在包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段(也就是当可以确定相同的文档是由PC 10“打开”还是“处理”时的时段)与从在步骤1515中从状态表1081读取的记录的开始时间到结束时间这一时段交叠时，在文档表1083中待被处理的记录被存储为搜索结果记录(步骤1517)。
也就是说，在处理(步骤1517)中，提取被确定为与适合于所指示的搜索条件的外部设备同时打开或创建的文档。
在根据第一解释方面的信息管理系统1中，当通过使用用户操作作为关键字来试图再次使用此时已经被使用过的数据时，与被连接到PC 10的多功能设备20等的处理操作相同的时段中已被使用的文档数据可以被看作是通过使用作为间接表示用户操作的信息的处理操作而与处理操作相关联。结果，与作为处理操作的目标的目标文档(地址)在相同的时段中已被使用的文档数据可以看作是与其相互关联。因此，如上所述，其处理时间相互交叠的具有事件“创建”或“打开”的记录被存储为搜索结果记录。
当确定了从在包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且其文档地址与包括有事件“创建”的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段时，则考虑用户(图4中的操作者)的同一性。
在步骤1517中，确定是否对在状态表1081中被存储为搜索结果记录的所有记录执行了步骤1519的处理。当确定出对所有记录执行了处理(步骤1519“是”)时，则根据基于上述处理的搜索结果记录来准备搜索结果信息(步骤1521)，并且然后结束文档搜索处理(步骤1305)。当确定出没有对所有记录执行处理(步骤1519“否”)时，则重复从步骤1515开始的处理。
在根据示出方面的信息管理系统1中，由于在执行处理操作时将存储在状态表1081中的记录存储为文档表中的记录(参见稍后将讲述的“文档表更新处理”)，因此这两张表中的记录都满足步骤1517中的搜索条件并且将其存储为搜索结果记录。
因此，由于排除了基于通过相同处理被存储的记录进行存储的搜索结果记录，因此由状态表1081指定的搜索结果记录的开始时间或结束时间优选情况下等于文档表1083的时间。另外，即使当满足了步骤1517的条件时，其中目标文档地址和文档地址是相同的搜索结果记录优选情况下在步骤1517中不被存储。
当完成了文档搜索处理时(步骤1305)，控制部件100执行显示基于文档搜索处理(步骤1305)的搜索结果的处理(步骤1307)。
在步骤1517的文档搜索处理中，已经执行了使用两个时段的交叠的确定。不过，当从状态表1081中的记录的开始时间到结束时间这一时段中包括了在包括有事件“创建”、“打开”或“关闭”的记录中所注册的时间时，两个时段必然相互交叠。因此，除了其中在从包括9事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且文档地址与包括有事件“创建”等的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段中都涵盖了从状态表1081中的记录的开始时间到结束时间这一时段的情况之外，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1517的确定。
类似地，当在从包括有事件“创建”或“打开”的记录中所注册的时间到在包括有事件“关闭”并且文档地址与包括有事件“创建”等的记录的文档地址相同的记录中所注册的时间这一时段中涵盖了状态表1081的记录的开始时间和结束时间中的一个时，这两个时段必然相互交叠。因此，如上所述，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1517的确定。
当在包括有事件“创建”、“打开”或“关闭”的记录中所注册的时间与状态表1081中的记录的开始时间或结束时间中的一个交叠时，两个时段必然相互交叠。因此，如上所述，考虑到快速确定，优选情况下采用这种简单确定和步骤1517的确定。
图16示出了搜索结果显示处理(步骤1307)的流程。首先，在开始处理时，日期和参考类型标记被设置为OFF(步骤1601)。
接下来，将被指定为步骤1521中所准备的搜索结果信息的搜索结果记录归类成根据状态表1081指定的搜索结果记录(通过步骤1503～1513进行指定)和根据文档表1083指定的搜索结果记录(通过步骤1515～1517进行指定)。也就是说，前者为与目标文档有关的搜索结果，而后者为与用途文档有关的搜索结果。搜索结果记录被归类成两类搜索结果(步骤1603)。
当完成了步骤1603的处理并且然后显示了在步骤1603中被归类成用途文档和目标文档的搜索结果信息时，执行用于确定以什么顺序来显示用途文档和目标文档的处理。
首先，在步骤1605中确定是否选择了时间排序方法来用于显示顺序(步骤1605)。
现在，当选择了标号排序方法时，换句话说，当没有选择时间排序方法(步骤1605“否”)时，则从具有最大标号的搜索结果记录开始依次对在步骤1603中被归类成用途文档和目标文档的搜索结果进行排序(步骤1611)，并且然后将时间排序标记设置成ON(步骤1613)。之后，执行步骤1615的处理。
另一方面，当选择了时间排序方法(步骤1605“是”)时，则控制部件100根据步骤1603中的搜索结果和目标文档从具有最新时间的搜索结果记录开始依次对搜索结果进行排序(步骤1611)，并且然后将时间排序标记设置成ON(步骤1613)。之后，如上所述执行步骤1615的处理。
在根据示出方面的信息管理系统中，在显示搜索结果时可以使用时间和标号两项对搜索结果记录进行排序。因此，下面可以确定通过哪一项对搜索结果进行排序。也就是说，通过确定搜索结果是否以一项进行了排序，确切的说，通过确定是否选择了时间排序方法，可以确定用户试图通过事件和标号中的哪一项对搜索结果进行排序(当没有选择时间排序方法时，则认为选择了标号排序方法)。
例如，在执行步骤1601的处理之后并且在执行步骤1605的处理之前，当以时间或标号为序对搜索结果进行排序时，通过操作部件104用户可以选择使用时间或标号中的哪一个对搜索结果进行排序。
在步骤1615中，准备用途文档和目标文档的列表，以根据在步骤1607或1611中所选择的条件进行分类的搜索结果记录来访问文档。在步骤1617中显示了列表。
在根据第一示出方面的信息管理系统1中，当在步骤707中检测到外部设备的激活时，则响应检测执行激活期间智能支持处理(步骤711)。因此，通过检测操作可以向用户通知被看作是在过去相同时间上被打开或被处理的文档。结果，当处理对于与该处理相关的文档是必需时，可以同时执行必需的处理。
例如，当传真发送的情况下，可以通过打开文档来确定是否应该发送在之前的传真发送时被打开的文档。
图17至20示出了通过执行步骤1617显示在PC 10的显示部件106上的激活期间智能支持处理的处理结果。
确切地说，图17示出了与通过当打印被存储在存储部件108中的文档数据的指令从PC 10给到多功能机20的记录部件202时执行激活期间智能支持处理(步骤711)而指定的目标文档有关的搜索结果(PC打印操作是作为处理操作执行的见图3)。
也就是说，当执行PC打印操作时，根据作为PC打印操作的处理目标的目标文档地址来执行文档搜索操作(步骤1305)。结果，以图17所示的格式来显示当打印作为打印操作的打印目标的目标文档数据时的时间。在这种情况下，图17中的地址和标号的显示是一致的。
图18示出了在其中作为当前打印目标的目标文档数据正在被打印这一时段中被打开的用途文档。
例如，当图2中的ID为“sid1”(记录的开始时间为“2005年7月15日的11:59:00”并且结束时间为“2005年7月15日的12:02:00”)并且与目标文档sid1有关的用途文档的文档地址为“file://***/***/d2”和“file://***/***/d3”(在图4中，在使用用途文档的文档地址的ID中所注册的时间为用于did2的“2005年7月15日的11:50:00”、用于did6的“2005年7月15日的12:00:00”，以及用于did8的“2005年7月15日的12:01:00”)，则在当与sid1有关的PC打印操作正被执行时的时段中打开与“file://***/***/d2”和“file://***/***/d3”有关的文档。因此，以图18所示的格式来显示与两个用途文档有关的预定细节。
图19和20示出了当通信是通过步骤707中的多功能机20的线路通信部件212由电话发送(图3中的事件“TLT”)或电话接收(图3中的事件“TLR”)产生时的显示例子(显示过程与上述是相同的，因此将其省略了)。
在图17中，由于处理操作为PC打印操作，因此GID为“1”(见图3)，并且使用作为搜索条件的文档地址来执行文档搜索处理(步骤1105)，地址和标号是相同的并且只有时间是相互不同的。不过，在电话发送或电话接收的情况下，GID为“2”(见图3)并且在没有使用作为搜索条件的文档地址的情况下执行文档搜索处理(步骤1105)。因此，如图19的“地址”中所示的目标文档地址相互是不同的。
在根据第一示出方面的信息管理系统1中，图17至20中的地址是以超文本链接的格式显示的(步骤1417)，并且当使用操作部件104来选择超文本链接时，则从存储部件108读取与地址有关的文档数据并且将其显示在显示部件106上。
(状态表注册处理)图21示出了如图2所示的状态表1081中的注册处理的流程。
当在步骤715中执行状态表注册处理时，PC 10的控制部件100在状态表1081中另外创建了待被注册的记录的惟一ID。然后，控制部件注册了作为新记录的ID的惟一ID(步骤2101)并且然后执行步骤2103的处理。
在步骤2103中，当在步骤707中检测外部设备的激活时的时间和当在步骤713中检测到其激活已经在步骤707中被检测到的外部设备的激活结束时的时间在步骤2101中分别被注册为新记录的开始时间和结束时间，并且类似地在步骤2101中的新记录中注册在激活期间智能支持处理(步骤711)之前从其激活已经在步骤709中的控制部件的RAM等中被检测并且被存储的外部设备输入的状态ID、目的地地址、目标文档地址和数量。
(手动智能支持处理)图22和23示出了手动智能支持处理的流程。图25示出了通过执行手动智能支持处理而显示在PC的显示部件106上的信息的显示格式。
在步骤719中，通过启动手动智能支持处理来启动处理。该处理与图7中所示的PC主处理是并行运行的。也就是说，步骤719的处理在手动智能支持处理开始之后没有等待手动智能支持处理结束就进行到步骤701的处理。
PC 10的控制部件100根据状态表1081的记录创建一套状态ID，执行对一套以开始时间为序的状态ID的记录进行排序的处理(步骤2201)，并且将处理结果显示在PC 10的显示部件106上(步骤2203)。
这里，在步骤2203中，以缩略格式来显示整个状态2505，并且确切地说，只显示了由状态ID表示的处理操作的标题(参见图25中的PC打印操作的显示格式)。
在步骤2205中，在通过步骤2203的处理而显示的显示格式中，显示在最上面位置(图25中的PC打印)上的状态2505的头部记录(在步骤2201中的头部中进行排序的记录)的单选按钮2507(见图25)通过初始设置被设置为ON(步骤2205)。
在其中在启动手动智能支持处理(步骤719)之后执行直到步骤2205的处理的状态中，控制部件100等待，直到用户通过使用操作部件104进行操作为止(步骤2207)。
在等待状态(步骤2207)中，当用户通过使用操作部件104来输入指令时，控制部件100确定指令是否为按下放大图标2501(见图23)(步骤2209)。
这里，当输入指令是要按下放大图标2501(步骤2209“是”)时，则响应步骤2201的排序处理以列表的格式来显示与按下的放大图标2501相对应的状态2505的记录信息(步骤2211)，并且经过扩展的状态2505的放大图标2501变成缩略图标2503(步骤2213)。
参照图25来具体讲述步骤2211和2213的处理。在PC传真传输操作的情况下，在按下放大图标2501(步骤2209)之前，与PC打印操作类似，状态2505与放大图标2501一起显示(换句话说，没有显示列表(记录))。
在这种状态下，当对用于PC传真传输的放大图标2501执行步骤2209的处理(步骤2209“是”)时，则以步骤2201的排序来以图25所示的格式显示其状态ID在状态表1081中标有“FPT”的记录(步骤2211)，并且与PC传真传输有关的放大图标2501变成缩略图标2503(步骤2213显示从“+”变成“-”)。在首先结束步骤2213的处理时，步骤2205的处理是有效的，并且所有单选按钮2507在与PC传真传输关联显示的记录中被设置为OFF。
另一方面，在步骤2207的等待状态中，当输入指令不是要按下放大图标2501(步骤2209“否”)而是要按下缩略图标2503(步骤2215“是”)时，则以图25中所示的PC传真传输格式的显示变成PC打印格式。也就是说，去掉相应状态2505的记录列表的显示(步骤2217)并且缩略图标2503变成放大图标2501(步骤2219)。
在步骤2207的等待状态中，当输入指令不是要按下缩略图标2503(步骤2215“否”)而是要按下单选按钮2507(步骤2221“是”)时，则用于预定记录(初始状态中最上面状态2505的头部记录)被设置为ON的单选按钮2507变成OFF(步骤2223)，并且与用户操作相对应的单选按钮2507被设置为ON(步骤2225)。
在执行步骤2213、2219和2225的处理之后，在步骤2207中控制部件等待，直到执行了用户操作为止。
这里，在步骤2207的等待状态中，当通过用户操作输入的指令不是要按下放大图标2501、缩略图标2503和单选按钮2507中的任何一个(步骤2209，2215和2221“否”)时，则执行图23中所示的处理。
也就是说，PC 10的控制部件100确定通过用户操作输入的指令是否为结束手动智能支持处理，确切地说，是否按下了关闭按钮2817(步骤2301)。当为“是”(步骤2301“是”)时，则结束处理。
相反，当指令不是要按下关闭按钮2517(步骤2301“否”)时，则指令是要按下列表显示按钮2509、存储器保存按钮2511、显示所有按钮2513或者打印所有按钮2515。因此，为了执行与按钮相对应的处理，读取其单选按钮被设置为ON(状态ID、GID、目的地地址、目标文档)的记录(步骤2303)。
根据所读取的信息来执行GID搜索条件设置处理(步骤2305)和文档搜索处理(步骤2307)，并且然后执行步骤2309的处理。在步骤2305和2307中所执行的处理与在激活期间智能支持处理(步骤711)中所执行的GID搜索条件设置处理(步骤1303)和文档搜索处理(步骤1305)是类似的，因此省略了对其的讲述。
在步骤2309中，确定通过操作部件104的用户操作所输入的并且其导致了执行步骤2303的处理的指令是否为按下列表显示按钮2509。
当指令是要按下列表显示按钮2509(步骤2309“是”)时，则通过使用步骤2307的文档搜索处理的结果来激活文档智能支持处理(步骤2311)。下面参照图24来讲述文档智能支持处理的细节。
相反，当指令不是要按下列表显示按钮2509(步骤2409“否”)时，则确定指令是否是要按下存储器保存按钮2511(步骤2313)。当为“是”(步骤2313“是”)时，则控制部件100指示多功能机20将通过文档搜索处理(步骤2307)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据写到可移动介质2101，并且通过通信部件102将相应的文档数据从存储部件108发送到多功能机20。另一方面，多功能机20的控制部件200响应指令将通过通信部件214所接收的相应文档数据写到可移动介质2101(步骤2315)。
当指令不是要按下存储器保存按钮2511(步骤2313“否”)时，则确定指令是否是要按下显示所有按钮2513(步骤2317)。当为“是”(步骤2317“是”)时，则控制部件100打开通过文档搜索处理(步骤2307)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据，并且以预定时间间隔例如2秒来依次在显示部件106上显示内容(步骤2319)。
当指令不是要按下显示所有按钮2513(步骤2317“否”)时，则确定指令是否是要按下打印所有按钮2515(步骤2317)。当为“是”(步骤2317“是”)时，则控制部件100通过通信部件102将通过文档搜索处理(步骤2307)得到的搜索结果记录中所述的文档地址的文档数据发送到多功能机20，并且允许多功能机20的记录部件202打印文档数据(步骤2323)。
当指令不是要按下打印所有按钮2515(步骤2321“否”)时，则执行与按下相对应的处理或者确定按下是否有误。然后，控制部件等待，直到执行了用户操作为止(步骤2207)。
当完成了步骤2311、2315、2319和2323的处理时，则在步骤2207中控制部件等待，直到执行了用户输入为止。
图24示出了在步骤2311中启动的文档智能支持处理的流程。图26示出了在执行文档智能支持处理时显示在PC 10的显示部件106上的信息的显示格式。
首先，在步骤2401中，PC 10的控制部件100通过使用包括有相同文档地址的记录来从通过文档搜索处理(步骤2307)得到的搜索结果记录中收集针对具有相同文档地址和最后访问时间(在最新记录中所述的时间)的文档数据的标号(其事件为“打开”的记录的号)(步骤2401)，并且然后执行步骤2403的处理。
在步骤2403中，在显示部件106上以图26所示的格式来显示收集结果。此时，在所显示的记录中头部记录的单选按钮被设置为ON(步骤2405)。
这里，在其中在启动文档智能支持处理(步骤2311)之后执行了直到步骤2605的处理的状态中，控制部件100等待，直到用户操作了操作部件104为止(步骤2407)。
在等待状态(步骤2407)中，当用户通过操作部件104输入了指令时，则控制部件100确定所输入的指令是否为按下单选按钮2601(见图26)(步骤2409)。当为“是”(步骤2409“是”)时，则执行步骤2401的处理。
在步骤2407中，将在预定记录(初始状态中的头部记录)中被设置为ON的单选按钮2601设置为OFF(步骤2411)，并且将与用户操作相对应的单选按钮2601设置为ON(步骤2413)。
另一方面，当在步骤2409中确定出所输入的指令不是要按下单选按钮2601时，则确定所输入的指令是否为按下显示按钮2603(步骤2415)。当为“是”(步骤2415“是”)时，则执行步骤2417的处理。
在步骤2417中，打开其中单选按钮被设置为ON的文档地址的文档数据，并且将其显示在显示部件106上。
当在步骤2415中确定出所输入的指令不是要按下显示按钮2603时，则确定所输入的指令是否为按下打印按钮2605(步骤2419)。当为“是”(步骤2419“是”)时，则执行步骤2421的处理。
在步骤2421中，控制部件100从存储部件108读取文档地址的文档数据，其中单选按钮被设置为ON，并且通过通信部件102将文档数据发送到多功能机20，并且多功能机20的记录部件202打印文档数据。
当在步骤2419中确定出所输入的指令不是要按下打印按钮2605时，则确定所输入的指令是否为按下相关文档按钮2607(步骤2423)。当为“是”(步骤2423“是”)时，则执行步骤2425的处理。
在步骤2425中，从文档表1081中提取在当打开其中单选按钮2601被设置为ON的文档地址的文档数据时的时段中(在打开和关闭之间)其事件为“打开”的所有记录(步骤2725)。
参照26来具体讲述该处理，由于存储在文档地址“file:/###/###/###2”上的文档数据包括标号r2，因此文档数据被打开r2次。因此，对所有r2时段都执行提取。
当确定了当打开其中单选按钮2501被设置为ON的文档地址的文档数据时的时段时，则考虑用户(图4中的操作者)的同一性。
再次启动相对于通过步骤2425的提取处理得到的搜索结果记录的文档智能支持处理(步骤2427)。
也就说，用户通过执行文档智能支持处理可以依次看到与文档有关的多个文档。
当在步骤2423中确定出所输入的指令不是要按下相关文档按钮2607时，则控制部件100确定所输入的指令是否为按下关闭按钮2609(步骤2429)。当为“是”(步骤2429“是”)时，则控制部件结束文档智能支持处理(步骤2311)，并且在步骤2207中等待，直到用户执行了用户操作为止。
另一方面，当确定出所输入的指令不是要按下关闭按钮2609(步骤2429“否”)时，则控制部件执行与按下相对应的处理，或者确定按下有误，并且等待，直到执行了用户操作为止(步骤2407)。
在执行了步骤2413、2417、2421和2427的处理之后，控制部件在步骤2407中再次等待，直到执行了用户操作为止。
(信息管理系统的处理2)接下来，参照附图来讲述包括有上述构造的信息管理系统1的处理(2)。处理(2)的启动是与处理(1)并行的。
图27示出了由PC 10执行的更新文档表1083的处理流程。如流程所示的处理(2)是由PC 10的控制部件100执行的，并且更为确切地说，是通过使用存储在ROM等中的程序由控制部件10的CPU执行的。
首先，当通过使用操作部件104来操作存储在存储部件108中的文档数据或者执行多功能机20的操作时，也就是当通过启动在图3的“目标文档地址”的项目中被称为“(拷贝到PC)”的处理操作(状态)来将目标文档数据从多功能机20发送到PC 100将目标文档数据重新存储到存储部件108中，通过书籍传感器30的RFID标记读取部件306来读取书籍32和34的RFID标记322和324，并且通过通信部件34将信息发送到PC 10时，则控制部件100确定是否打开了用于从书籍传感器30中导出与发送有关的书籍32等的因特网70上的主页(下面将其称为“HP”)(下面将这些操作或处理称为“文件操作”)(步骤2701)。
当在步骤2701中确定出执行了文件操作(步骤2701“是”)时，则控制部件100将记录添加到文档表1083中，创建专用于该记录的ID，注册惟一ID(步骤3003)，并且然后执行步骤2705的处理。
当在步骤2701中确定出不满足条件(步骤2701“否”)时，控制部件等待，直到执行了文件操作为止。
在步骤2705中，将当前时间注册到在步骤2703中添加的记录，将目标文件的全路径名称注册到文档地址，将应用注册到应用，并且将操作者的类型注册到操作者。
之后，执行用于确定待被注册到还未被注册的“事件”的信息的处理(步骤2707～2733)。
首先，控制部件100确定在步骤2701中执行的文档操作存储是否为将新的文件存储到存储部件108中(下面将其称为“文件创建”)(步骤2707)。当文件操作为文件创建(步骤2707“是”)时，则控制部件将“创建”注册为事件。
另一方面，当文件操作不是文件创建(步骤2707“否”)时，则控制部件确定文件操作是否为打开存储在存储部件108中的文件(下面将其称为“文件打开”)(步骤2711)。当为“是”(步骤2711“是”)时，则控制部件将“打开”注册为事件(步骤2713)。
当在步骤2711中不为“是”(步骤2711“否”)时，则确定是否更新了被存储在存储部件108中的文档数据(步骤2715)。当为“是”(步骤2715“是”)时，则将“更新”注册为事件(步骤2713)。
当在步骤2715中不为“是”(步骤2715“否”)时，则确定是否发送了被存储在存储部件108中的文档数据(包括PC传真传输)(步骤2719)。当为“是”(步骤2719“是”)时，则将“发送”注册为事件(步骤2721)。
当在步骤2719中不为“是”(步骤2719“否”)时，则确定是否打印了被存储在存储部件108中的文档数据(它与图3中的状态“PC传真传输”相对应)(步骤2719)。当为“是”(步骤2719“是”)时，则将“发送”注册为事件(步骤2721)。
当在步骤2715中不为“是”(步骤2715“否”)时，则确定是否打印了被存储在存储部件108中的文档数据(使用了多功能机20的记录部件202)(步骤2723)。当为“是”(步骤2723“是”)时，则将“打印”注册为事件(步骤2725)。
当在步骤2723中不为“是”(步骤2723“否”)时，则确定是否打开了HP(步骤2727)。当为“是”(步骤2727“是”)时，则将“打开”注册为事件(步骤2729)。
当在步骤2727中不为“是”(步骤2727“否”)时，则确定是否关闭了文件或HP，这与文件打开(步骤2711)或HP打开(步骤2727)是相对应的(步骤2731)。当为“是”(步骤2731“是”)时，将“关闭”注册为事件(步骤2729)。
在完成了步骤2709、2713、2717、2721、2725、2729或2733的处理之后，当在步骤2731中不为“是”(步骤2731“否”)时，则控制部件100等待，直到再次执行了文件操作为止。
迄今为止，“文档数据”主要是在根据第一示出方面的讲述中进行了示例。不过，作为信息管理系统1的目标的数据并不限于“文档数据”，而是可以对例如“图像数据”、“声音数据”、其它数据或混合数据执行相同的细节(处理)。
(第二例子)下面将具体讲述与第一示出方面不同的信息管理系统。
本发明的第二示出方面与第一示出方面的不同之处在于没有提供在第一示出方面中所使用的“GID”，也就是说，在图3中没有定义“GID”，并且在激活期间智能支持处理和手动智能支持处理中没有执行“GID”搜索条件设置处理。因此，省略了相同的结构和处理顺序的细节，而在以下讲述中只对差别进行讲解(由于手动智能支持处理中的处理顺序与激活期间智能支持处理相类似，因此在第二示出方面中基本上只讲解了激活期间智能支持处理)。
(激活期间智能支持处理)图28示出了激活期间智能支持处理的流程。
当在图7的步骤711中执行激活期间智能支持处理时，则PC 10的控制部件100首先读取状态ID、目的地地址和在步骤709中通过来自RAM的外部设备输入的(经过检测的)目标文档地址。控制部件将由用户通过操作部件104选择的数据设置为搜索条件(步骤2801)，并且执行文档搜索处理(步骤2803)。
图15示出了文档搜索处理的流程(步骤2803)。首先，状态表1081和文档表1083中的所有记录都被设定为搜索结果记录的初始值(步骤1501)。
接下来，为了确定与来自状态表1081的特定记录有关的目标文档，根据在步骤2803中选择的搜索条件来执行搜索处理。
也就是说，在步骤1503中，确定是否将状态ID设置成搜索条件。当为“是”(步骤1503“是”)时，则将与在状态表1081中被设置成搜索条件的状态ID相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1505)，并且执行步骤1507的处理。当状态ID没有被设置成搜索条件(步骤1503“否”)时，则执行步骤1507的处理，而不执行步骤1505的处理。
在步骤1507中，确定是否将目的地地址添加为搜索条件。当为“是”(步骤1507“是”)时，则将与在步骤1505中被存储的搜索结果记录中被指定为搜索条件的目的地地址相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1509)，并且然后执行步骤1511的处理。在步骤1507中，当目的地地址没有被添加为搜索条件(步骤1507“否”)时，则执行步骤1511的处理，而不执行步骤1509的处理。
在步骤1511中，确定是否将目标文档地址添加为搜索条件。当确定出将目标文档地址设置成了搜索条件(步骤1511“是”)时，则将与在步骤1505等中被存储的搜索结果记录中被指定为搜索条件的目标文档地址相对应的记录存储为搜索结果记录(步骤1513)，并且然后执行步骤1515的处理。当在步骤1511中确定出目标文档地址没有被添加为搜索条件(步骤1511“否”)时，则执行步骤1515的处理，而不执行步骤1513的处理。
这里，更为详细地来讲述通过步骤1503～1513的处理得到的搜索结果记录。
当在步骤1503、1507和1511中为“是”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1313中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1503和1507中为“是”并且在步骤1511中为“否”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1509中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1503和1511中为“是”并且在步骤1507中为“否”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1513中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1503中为“是”并且在步骤1507和1511中为“否”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1505中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1503中为“否”并且在步骤1507和1511中为“是”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1513中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1503和1511中为“否”并且在步骤1507中为“是”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1509中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1503和1507中为“否”并且在步骤1511中为“是”时，则最终搜索结果记录所包括的记录与在步骤1513中正被存储的状态表1081中的记录相同。
当在步骤1503、1507和1511中为“否”时，则搜索结果记录所包括的记录与在步骤1501中被设置为初始值的状态表1081中的记录相同。
在步骤1515中，为了执行步骤1517之后的处理，从在步骤1503～1513中指定的搜索结果记录中读取未处理的搜索结果记录，并且然后执行步骤1517的处理。
步骤1517之后的处理与包括有搜索结果显示处理2805的第一示出方面的处理相类似，因此没有对其进行详细讲述。
权利要求
1.一种信息管理设备，包括第二存储单元，存储多个用途数据；用途单元，使用存储在第二存储单元中的用途数据；指定单元，指定用途数据被用途单元所使用时的用途时间、用于指定用途数据的用途数据指定信息、以及用于指定对用途数据执行的处理操作的处理指定单元；第一存储单元，对由指定单元指定的用途时间、用途数据指定信息，以及处理指定信息进行关联和存储；第一提取单元，从第一存储单元中提取与用于指定被用途单元所使用的一个用途数据的用途数据指定信息相同的用途数据指定信息；第二提取单元，有选择地为每一种处理操作类型提取与由第一提取单元所提取的用途数据指定信息相关联的处理指定信息；第三提取单元，提取与由第二提取单元从第一存储单元中为每一种处理操作类型所提取的处理指定信息相同的处理指定信息；以及关联赋予单元，使得由用途数据指定信息所指定的与由第三提取单元所提取的用途时间相关联的用途数据、与当与由第三提取单元所提取的处理指定信息相关联的用途时间被包括在通过将第一预定时段加到与由第二提取单元所提取的处理指定信息相关联的用途时间而获得的时段和通过从用途时间回溯第二预定时段而获得的时段中时的一个用途数据相关联。
2.一种信息管理系统，包括信息管理设备，包括第二存储单元，存储多个用途数据；用途单元，使用存储在第二存储单元中的用途数据；指定单元，指定用途数据被用途单元所使用时的用途时间、用于指定用途数据的用途数据指定信息、以及用于指定对用途数据执行的处理操作的处理指定单元；第一存储单元，对由指定单元指定的用途时间、用途数据指定信息，以及处理指定信息进行关联和存储；第一提取单元，从第一存储单元中提取与用于指定被用途单元所使用的一个用途数据的用途数据指定信息相同的用途数据指定信息；第二提取单元，有选择地为每一种处理操作类型提取与由第一提取单元所提取的用途数据指定信息相关联的处理指定信息；第三提取单元，提取与由第二提取单元从第一存储单元中为每一种处理操作类型所提取的处理指定信息相同的处理指定信息；以及关联赋予单元，使得由用途数据指定信息所指定的与由第三提取单元所提取的用途时间相关联的用途数据、与当与由第三提取单元所提取的处理指定信息相关联的用途时间被包括在通过将第一预定时段加到与由第二提取单元所提取的处理指定信息相关联的用途时间而获得的时段和通过从用途时间回溯第二预定时段而获得的时段中时的一个用途数据相关联；以及外部设备，以能够通信的方式连接到该信息管理设备并且具有执行预定处理的第二输出单元，其中信息管理设备具有第一输出单元，当第二输出单元输出用途数据时输出由关联赋予单元所赋予的与用途数据相关联的用途数据。
3.如权利要求2所述的一种信息管理系统，其中由信息管理设备的第一输出单元所输出的用途数据被输出为用途数据被指定和访问的地址信息，并且输出由地址信息所表示的用途数据以响应地址信息的选择。
4.一种计算机可用介质，其具有在其上存储的计算机可读指令，用于使计算机执行预定操作，预定操作包括的步骤有将多个用途数据存储在第二存储单元中；使用存储在第二存储单元中的用途数据；指定其中用途数据被使用的用途时间、用于指定用途数据的用途数据指定信息，以及用于指定对用途数据执行的处理操作的处理指定信息；对用途时间、用途数据指定信息，以及处理指定信息进行第一次关联和存储；第一提取，从第一存储单元中提取与用于指定所使用的一个用途数据的用途数据指定信息相同的用途数据指定信息；第二提取，有选择地为每一种处理操作类型提取与由第一提取所提取的用途数据指定信息相关联的处理指定信息；第三提取，提取与由第二提取从第一存储单元中为每一种处理操作类型所提取的处理指定信息相同的处理指定信息；并且使得由用途数据指定信息所指定的与由第三提取所提取的用途时间相关联的用途数据、与当与由第三提取所提取的处理指定信息相关联的用途时间被包括在通过将第一预定时段加到与由第二提取所提取的处理指定信息相关联的用途时间而获得的时段和通过从用途时间回溯第二预定时段而获得的时段中时的一个用途数据相关联。
全文摘要
第一提取，从第一存储单元中提取与用于指定所使用的一个用途数据的用途数据指定信息相同的用途数据指定信息。第二提取，有选择地为每一种处理操作类型提取与由第一提取所提取的用途数据指定信息相关联的处理指定信息。第三提取，提取与由第二提取从第一存储单元中为每一种处理操作类型所提取的处理指定信息相同的处理指定信息。当在与在第二提取中所提取的处理指定信息相关联的用途时间之前和之后的预定时间中包括有与在第三提取中所提取的处理指定信息相关联的用途时间时，由与在第三提取中所提取的处理指定信息相关联的用途指定信息所指定的用途数据与该一个用途数据相关联。
文档编号G06F17/30GK1940901SQ20061015928
公开日2007年4月4日 申请日期2006年9月26日 优先权日2005年9月30日
发明者柳哲, 室井一成, 青木一磨 申请人:兄弟工业株式会社