会议系统及其控制方法

专利名称：会议系统及其控制方法
技术领域：
本发明涉及会议系统，更具体地说，涉及一种会议系统、控制会议系 统的方法、程序产品以及存储介质。
背景技术：
传统上存在一种多个会议出席者能够容易地共享信息和会议文件的会 议系统。该会议系统能够通过在装备在会议室中的显示器上显示电子数据 作为会议资料来实现。此外，在会议之后，通常应会议出席者的请求将所 显示的电子数据从会议组织者发给这些出席者。
此外，随着近来安全意识的增长，需要考虑对所显示的电子数据的访 问权限进行设置并进行管理。特别是，除了针对访问电子数据本身的用户 进行限制的访问权限以外，还考虑对针对阅览所显示的电子数据的用户进 行限制的访问权限进行管理。
例如，在使用显示装置(例如投影仪)来显示作为会议资料而准备的
多个文件的情况下，在日本特开2004-110681号公报中公开的方法通过使 用该显示设备周围的用户的IC卡来检测这些用户。然后，将所显示文件的 访问权限的属性与针对各个用户设置的访问权限进行比较，以确定是否所 有被检测用户都被允许阅览所显示的文件。
结果，即使在多个被检测用户中存在不允许阅览该文件的单个被检测 用户的情况下，也取消对该文件的显示。因此，能够避免向没有访问权限 的用户泄漏保密信息。然而，上述保密技术具有以下问题。
例如，当某些出席者想要把在会议上显示的电子数据带回家时，这些 出席者需要向组织者详细地解释他们想把电子数据的哪些内容带回家，这 是个麻烦的过程。特别是，如果在很长的会议上使用很多电子数据作为会 议资料，则出席者很难在会议之后指定想要的电子数据。
此外，从安全性的角度考虑，当将包含高保密性信息的电子数据用作 会议资料时，能够通过使用在日本特开2004-110681号公报中公开的上述 技术来避免信息的泄漏。然而，可用性会降低。换句话说，根据在日本特开2004-110681号公报中公开的技术，即使
多个出席者之中的单个用户没有访问权限，也取消对数据的显示。结果， 即使在组织者想允许没有访问权限的用户阅览数据的情况下，该数据也不 能够被显示出来。

发明内容
本发明旨在提供一种会议系统、控制会议系统的方法、程序以及存储 介质，该会议系统被配置成将关于会议出席者的信息与在会议上显示的电 子数据相关联地进行存储。
根据本发明的一个方面，提供一种会议系统，该会议系统包括第一 存储单元，其被配置成存储用作会议资料的电子数据；显示单元，其被配 置成显示在所述第一存储单元中存储的电子数据；识别单元，其被配置成 识别会议出席者；以及第二存储单元，其被配置成与所述显示单元在会议
上显示的电子数据相关联地存储关于所述识别单元识别的出席者的信息， 作为阅览历史信息。
通过以下参照附图对示例性实施例的详细说明，本发明其他的特征和方 面将变得明确。


并入说明书且构成说明书的一部分的附图示出了本发明的多个示例性 实施例、多个特征和多个方面，这些附图与说明书一起用于解释本发明的 原理。
图1示出了根据本发明示例性实施例的会议系统的配置。
图2是例示根据本发明示例性实施例的多功能外围设备(MFP)的系 统框图。
图3是例示根据本发明示例性实施例的个人计算机(PC)的系统框图。 图4是例示根据本发明示例性实施例的进出管理服务器的系统框图。 图5示出了根据本发明示例性实施例的显示在PC的显示单元上的操作 画面。
图6是例示根据本发明示例性实施例的用于将用作会议资料的电子数
6据存储在硬盘驱动器(HDD)中的操作的流程图。
图7是例示根据本发明示例性实施例的用于显示电子数据的操作的流程图。
图8示出了根据本发明示例性实施例的进出信息表。
图9示出了根据本发明示例性实施例的阅览历史信息。
图10是例示根据本发明示例性实施例的用于对阅览在过去显示的电
子数据的阅览者进行核查的操作的流程图。
图11示出了根据本发明示例性实施例的会议系统的配置。
图12是例示根据本发明示例性实施例的会议安排管理服务器的系统框图。
图13示出了根据本发明示例性实施例的显示在PC的显示单元上的操 作画面。
图14示出了根据本发明示例性实施例的会议安排信息表。 图15是例示根据本发明示例性实施例的用于显示电子数据的操作的 流程图。
图16是例示根据本发明示例性实施例的用于检索电子数据的操作的 流程图。
图17示出了根据本发明示例性实施例的显示在MFP操作单元的液晶屏
上的操作画面。
图18示出了根据本发明示例性实施例的电子数据管理表。
图19是例示根据本发明示例性实施例的用于显示电子数据的操作的
流程图。
图20是例示用于区别地显示用户已阅览过的电子数据和其他电子数 据的操作的流程图。
图21示出了根据本发明示例性实施例的显示在操作单元的液晶屏上 的操作画面。
图22是例示根据本发明示例性实施例的用于许可或拒绝访问电子数 据的操作的流程图。
具体实施方式
以下参照附图对本发明的各示例性实施例、特征以及方面进行详细地 描述°
第一示例性实施例
图1示出了根据本发明第一示例性实施例的会议系统的配置。会议室
装备有连接至局域网(LAN) 170的多功能外围设备(MFP) 100以及基 于本地连接通过电缆160连接至MFP 100的显示设备110。显示设备110 基于从MFP100输出的显示信号来显示电子数据作为会议资料。
作为一种显示所述数据的方法，MFP 100可以将显示信号输出至连接 到LAN 170的显示设备，而不是通过本地连接而连接至MFP 100的显示 设备IIO。作为另外一种选择，该MFP可以向诸如投影仪的投影设备输出 显示信号。LAN 170连接MFP 100、个人计算机(PC) 120和130以及进 出管理服务器140。
图2是例示MFP 100的系统框图。控制单元200连接到用作图像输入 设备的扫描仪230和用作图像输出设备的打印机240，并且被配置成对图 像数据的输入/输出进行控制。此外，控制单元200连接至LAN 170和显 示设备110，并且被配置成对图像数据或显示信号的输入/输出进行控制。 中央处理单元(CPU) 201控制MFP 100的操作，并根据存储在随机存取 存储器(RAM) 203中的程序进行操作。
RAM 203还用作图像存储器来临时存储图像数据。只读存储器(ROM) 202是引导ROM，其存储用于引导系统的引导程序。硬盘驱动器(HDD) 204存储系统软件、图像数据以及用于控制MFP100的操作的程序。存储 在HDD 204中的程序被载入RAM 203 ，而CPU 201基于所述程序来控制 MFP 100的操作。
网络接口 (I/F) 205连接LAN 170，并且被配置成输入/输出各种信息。 操作单元I/F 206是连接操作单元220与控制单元200的接口 。操作单元I/F 206向操作单元220输出要在操作单元220上显示的图像数据。此外，操 作单元I/F 206将由用户通过操作单元220输入的信息发送给CPU 201 。
显示I/F 207是连接显示设备110与控制单元200的接口 。显示I/F 207 将要显示在显示设备110上的显示信号输出到显示设备110。图像总线I/F208是连接系统总线209与图像总线210的接口 。图像总线I/F 208控制图 像数据的高速输入/输出。栅格图像处理机(RIP)单元211将通过LAN 170 和网络I/F 205从PC 130接收的页面描述语言(PDL)代码栅格化为位图 图像。
扫描仪I/F 212是连接扫描仪230与控制单元200的接口 。扫描仪I/F 212传输描仪230输入的图像数据。打印机I/F 213是连接打印机240与控 制单元200的接口 。打印机I/F 213将从控制单元200输出的图像数据传输 到打印机240。
图像处理单元214对从打印机240输出的图像数据执行各种处理(例 如图像校正和分辨率转换)。此外，图像处理单元214对从扫描仪230输入 的图像数据执行各种处理(例如图像校正、数据处理和编辑)。网络服务器 功能单元215将存储在HDD204中的超文本标记语言(HTML)文件发送 给LAN 170上的各个终端，以使得向MFP 100输入指令的操作画面可用。
图3是示出PC120的系统框图。CPU301控制PC120的操作，并基 于存储在RAM 303中的程序来进行操作。RAM 303还用作图像存储器用 来临时存储图像数据。ROM 302为引导ROM,其存储用于引导系统的引 导程序。
HDD 304存储系统软件、图像数据和用于控制PC 120的操作的程序。 存储在HDD 304中的程序被载入RAM 303，而CPU 301基于所述程序来 控制PC 120的操作。网络I/F 305连接至LAN 170以输入/输出各种信息。
显示单元306显示各种信息以提供用户接口 。具体地说，显示单元306 根据来自CPU 301的指令，显示用于输入针对PC 120的指令的操作画面 和存储在HDD304中的图像数据。用户基于显示在显示单元306上的数据， 通过使用键盘307输入针对PC 120的指令。
网络浏览器功能单元308分析从MFP 100的网络服务器功能单元215 发送来的HTML文件，以在显示单元306上显示如下所述的操作画面。PC 130 具有与PC120相似的功能，因此省略了对其的描述。图4是例示进出管理 服务器140的系统框图。CPU 401控制进出管理服务器140的操作，并根 据存储在RAM 403中的程序来进行操作。ROM 402是引导ROM，其存储 用于引导系统的引导程序。HDD 404存储系统软件和用于控制进出管理服务器140的操作的程序。 存储在HDD 404中的程序被载入RAM 403，而CPU 401基于所述程序来控 制进出管理服务器140的操作。网络I/F 405连接至LAN 170以输入/输出 各种信息。
如图l所示，在会议室的门口设置有集成电路(IC)卡读取单元406， 以对记录有识别用户用的用户识别号(ID)的IC卡进行扫描。在第一示例 性实施例中，将记录有用户ID的IC卡发给会议室的多个用户，而各个用 户通过将IC卡放在传感器(IC卡读取单元406)的上方来被许可进入会议 室。
进出信息管理单元407对由IC卡读取单元406从IC卡上读取的用户 ID进行管理，并对表示谁进入会议室以及进出时间的进出信息进行管理。 如果PC 130请求进出管理服务器140发送表示例如到一给定时间进入了 会议室的用户的信息，则进出管理服务器140读取由进出信息管理单元407 管理的进出信息并发送回该响应。
首先，描述在第一示例性实施例中的电子数据的存储处理。在此，为 了使用存储在PC 130的HDD 304中的电子数据作为会议资料，将所述数据 存储到MFP 100的HDD 204中。图5示出了显示在PC 130的显示单元306 上的操作画面。当PC 130访问MFP 100并请求MFP 100发送HTML文件时， 在使用网络浏览器功能单元308分析了从MFP 100发送来的HTML文件后， 显示图5的画面。
用户选择图5的操作画面上的按钮501或502。如果对存储为会议资 料的电子数据设置阅览权限信息，则用户按下按钮502。另一方面，如果 不设置阅览权限信息，则用户按下按钮501。在第一示例性实施例中，在 不设置阅览权限信息的情况下，用户按下按钮501来存储电子数据。稍后 在另一示例性实施例中对选中按钮502的情况进行描述。
图6是例示将存储在PC 130的HDD 304中的电子数据存储到MFP 100 的HDD 204中以使用所述数据作为会议资料的一系列操作的详细流程图。 PC 130的CPU 301基于存储在HDD 304中的程序来控制图6的流程图中的 这一系列操作。
在步骤S601中，CPU301确定用户是否发出了对存储为会议资料的电子数据设置阅览权限信息的指令。更具体地说，如果按下了图5的操作画
面上的按钮501 (步骤S601中"否")，则CPU301确定不设置阅览权限信 息，并进入步骤S602。另一方面，如果按下了按钮502(步骤S601中"是")， 则CPU 301确定要设置阅览权限信息并执行其他处理。
在步骤S602中，CPU 301确定是否选择了存储在PC 130的HDD 304 中的多个电子数据中的至少一个，并且等待直到选择了任何数据为止。然 后，如果选择了任何电子数据(步骤S602中"是")，则在步骤S603中， CPU 301将所选择的电子数据发送给MFP 100并将所述电子数据存储在HDD 204中。这样，CPU准备了要作为会议资料显示在会议室中的显示设备llO 上的电子数据。
接下来，描述会议过程中在显示设备110上对存储在MFP 100的HDD 204中的电子数据进行显示的显示处理。在该示例中，MFP 100根据来自 PC 120的指令，生成与存储在HDD 204中的电子数据相对应的显示信号， 并将所生成的显示信号输出至显示设备110以显示所述电子数据。
此外，MFP 100向进出管理服务器140询问到显示电子数据时已进入 会议室的用户，并基于进出管理服务器140的响应来识别该会议的出席者。 然后，MFP 100将关于已识别的出席者的信息作为阅览历史信息与显示在 显示设备110上的电子数据相关联地进行存储。
图7是例示用于在会议期间将存储在MFP 100的HDD 204中的电子数 据显示在显示设备110上的一系列操作的详细流程图。PC 120的CPU 301、 MFP 100的CPU 201以及进出管理服务器140的CPU 401分别基于存储在 HDD 304、 204和404中的程序来控制图7的流程图中的这一系列操作。
在步骤S701中，PC 120响应于通过显示在PC 120上的操作画面输入 的用户指令，来请求MFP IOO发送电子数据列表。所述列表汇总根据图6 的流程图而预存在HDD 204中的要被用作会议资料的电子数据的属性信息 (文件名或创建者)。
在步骤S702中，响应于来自PC 120的对电子数据列表的请求，MFP 100 读取存储在HDD 204中的电子数据列表。在步骤S703中，MFP 100向请求 者(PC 120)发送所读取的电子数据列表。在步骤S704中，PC120从MFP IOO接收该电子数据列表。然后，在步骤S705中，PC120确定用户是否从接收到的电子数据列表中选择了至少一个电子数据，并且等待直到用户选 择了任何数据为止。
如果在步骤S705中选择了任何电子数据(步骤S705中"是")，则在 步骤S706中，PC 120请求MFP 100在显示设备110上显示已选择的电子 数据。在步骤S707中，MFP IOO生成与由PC 120请求的要显示的电子数 据相应的显示信号。在步骤S708中，MFP100将所生成的显示信号发送给 显示设备110。
因此，显示设备110显示由PC 120的用户选择的电子数据作为会议 资料。在步骤S709中，MFP100向进出管理服务器140询问已进入会议室 的用户。响应于该询问，在步骤S710中，进出管理服务器140读取由进出 信息管理单元407管理的进出信息。
图8示出了由进出信息管理单元407管理的进出信息表。在图8所例 示的示例中，记录了关于在2007年4月1日进出会议室的详细信息。在字 段801中，记录有各个用户的进入时间和退出时间。在字段802中，记录 有己进入或退出会议室的用户的用户ID。在该字段802中，记录有由进出 管理服务器140的IC卡读取单元406读取的用户ID。
在字段803中，记录有已进出会议室的各个用户的名字。从图8的示 例明显看出，用户A至D进入过并退出过会议室。在字段804中，记录有 关于各个用户是进入了还是退出了会议室的信息。在字段805中，记录有 关于在各个时刻在会议室中出席的用户的信息。
每次用户进入/退出会议室时均更新字段805中的信息。因此，如果 另一个终端发送一关于进入/退出的询问，则进出信息管理单元407能够迅 速地通知该终端在那一刻已进入会议室的用户。此外，如图8所示，还对 在过去进入会议室的用户的信息进行管理。因此，进出信息管理单元407 能够通知所述终端在过去一预定时间进入会议室的用户。
回来参照图7，在步骤S711中，进出管理服务器140基于所读取的进 出信息来生成当前在会议室中出席的用户的列表，并将该列表发送给MFP 100。所述列表包括字段802或字段803中的信息。在步骤S712中，MFP 100从进出管理服务器140接收在会议室中出席的用户的列表。在步骤 S713中，MFP IOO将列表中的信息(用户ID等)作为阅览历史信息与所显示的电子数据相关联地进行存储。
图9示出了与存储在HDD 204中的各个电子数据相关联地存储的阅览 历史信息的结构。字段901记录有关于存储在HDD 204中的各个电子数据 的文件名的信息。字段902与各个电子数据相关联地记录有当显示电子数 据时的日期和时间的信息。字段903记录有关于在显示电子数据时出席会 议的成员的信息，即关于阅览过所显示的电子数据的用户的信息。
从图9的示例看出，在2007年3月10日15: 00、 2007年4月1日 11: 00和2007年5月20日12: 00显示过名为"text, pdf"的电子数据。 从图9中还看出，当在2007年4月1日11: OO显示所述数据时，用户A、 C和D留在会议室中。按此方式，将关于显示电子数据时留在会议室中的 用户的信息与各个电子数据相关联地进行存储。
换句话说，因为将关于已阅览了所显示的电子数据的用户的信息与各 个电子数据相关联地进行存储，所以之后能够识别阅览过电子数据的人员。 接下来，描述用于核査谁在过去阅览过所显示的电子数据的处理。在本示 例中，如果用户指定了存储在MFP 100的HDD 204中的电子数据，则基于 与指定的电子数据相关联地存储的阅览历史信息来显示关于阅览过该电子 数据的用户的信息。
图10是例示用于显示关于阅览过由用户指定的电子数据的用户的信 息的一系列操作的流程图。MFP 100的CPU 201基于存储在HDD 204中的 程序来控制图IO的流程图中的这一系列操作。在步骤S1001中，CPU 201 根据从MFP 100的操作单元220输入的用户指令，在操作单元220的液晶 屏上显示存储在HDD 204中的电子数据的列表(字段901中的信息)。
在步骤S1002中，CPU 201确定用户是否基于在步骤S1001中显示的 列表指定了至少一个电子数据，并且等待直到用户指定了任何数据为止。 如果指定了任何电子数据(步骤S1002中"是")，则在步骤S1003中，CPU 201在操作单元220的液晶屏上显示所指定的电子数据的日期和时间的列 表。
在歩骤S1004中，CPU 201确定用户是否从在步骤S1003中显示的日 期和时间的列表中选择了至少一个日期和时间，并等待直到用户选择了任 何日期和时间为止。如果指定了一定的日期和时间(步骤S1004中"是")，则在步骤S1005中，CPU 201在操作单元220的液晶屏上显示在指定的日 期和时间阅览了电子数据的用户的列表(字段903中的信息)。这样，能够 显示出阅览过指定电子数据的用户的列表。
如上所述，在第一示例性实施例中，将用作会议资料的电子数据存储 在HDD 204中。然后，生成与存储在HDD 204中的电子数据相对应的显示 信号，以将电子数据显示在显示设备110上。CPU 201基于由IC卡读取单 元406读取的、由进出信息管理单元407管理的进出信息，来识别会议出 席者。
然后，HDD 204将关于所识别的出席者的信息与显示的电子数据相关 联地存储，作为阅览历史信息。进而，如果任何用户通过使用操作单元220 指定存储在HDD 204中的电子数据，则在操作单元220的液晶屏上显示关 于阅览过指定电子数据的用户的信息。通过上述的处理，在第一示例性实 施例中，将关于会议出席者的信息与在会议期间显示的电子数据相关联地 进行存储，使得安全级别得以提高。
换句话说，在将包含高保密性信息的电子数据作为会议资料进行显示 的情况下，对关于阅览过所述信息的用户的数据进行存储以便于以后核查， 使得在发生信息泄漏的情况时容易识别信息是从哪儿泄漏的。再者，如果 组织者宣布将存储关于已阅览过保密信息的用户的信息，则能够有效地抑 制信息的泄漏。
在上述第一示例性实施例中，响应于来自PC 130的指令存储电子数 据，并且响应于来自PC120的指令显示所述电子数据，从而通过操作MFP 100识别出阅览过电子数据的用户。然而，本发明并不限于此。如果所有 PC 120、 PC 130和MFP IOO都能够发送指令以执行上述处理，则会增加系 统的可用性。
再者，在上述示例中，将预存在PC 130中的电子数据存储到MFP 100 的HDD 204中并用作会议资料，然而也可以通过MFP 100的扫描仪240扫 描原件图像并进行存储。
第二示例性实施例
接下来，描述本发明的第二示例性实施例。第二示例性实施例与第一示例性实施例的第一点不同是设置会议安排管理服务器150，来替代进 出管理服务器140，并且基于由会议安排管理服务器150管理的信息来识 别会议出席者。
第二示例性实施例与第一示例性实施例的第二点不同是允许基于与 各个电子数据相关联地存储的阅览历史信息来检索电子数据。在第二示例 性实施例中，不对与第一示例性实施例相同的部分进行描述，而在下文中 只描述第二示例性实施例与第一示例性实施例的不同之处。
图11示出了第二示例性实施例的整个会议系统。如图11所示，在第 二示例性实施例中设置了会议安排管理服务器150来替代第一示例性实施
例的进出管理服务器140。其他设备(MFP 100、显示设备110、 PC 120和 PC 130)都与第一示例性实施例的相同。
图12是例示会议安排管理服务器150的系统框图。CPU 1201控制会 议安排管理服务器150的操作，并根据存储在RAM 1203中的程序进行操作。 ROM 1202为引导ROM，其存储用于引导系统的引导程序。HDD 1204存储系 统软件和用于控制会议安排管理服务器150的操作的程序。
存储在HDD 1204中的程序被载入RAM 1203，并且CPU 1201基于所述 程序来控制会议安排管理服务器150的操作。网络I/F 1205连接至LAN 170 并且用于输入/输出各种信息。
会议安排信息管理单元1207管理表示所登记的会议安排的会议安排 信息。如果PC 130询问会议安排管理服务器150关于例如特定会议的安排， 则会议安排管理服务器150读取由会议安排信息管理单元1207管理的会议 安排信息并发送回响应。
首先，描述根据第二示例性实施例的用于登记会议安排的处理。在该 示例中，通过用户在会议之前操作PC 130来登记会议安排。图13示出了 在PC 130的显示单元306上显示的操作画面。如果PC 130访问并请求MFP 100发送HTML文件，则网络浏览器功能单元308分析从MFP 100发送来的 HTML文件并显示图13的画面。
用户在图13的操作画面上输入与各项目对应的信息。用户在输入框 1301中输入会议名。用户在输入框1302中输入会议的日期和时间。用户 在输入框1303中输入召开会议的地点。用户在输入框1304中输入计划出席会议的成员。当用户在输入与各项目对应的必须信息之后按下登记按钮 1305时，基于所述输入信息来登记会议安排。
图14示出了由会议安排管理服务器150的会议安排信息管理单元 1207管理的会议安排信息表1401。如图14所示，会议安排信息表1401 管理通过图13的操作画面输入的信息。
如果使用图13的画面登记了会议安排，则自动预留会议室。更具体 地说，如果如例如图13所示地登记了会议安排，则在此登记之后不能登记 在相同时间(2007年5月1日15: 00至17: 00)使用相同会议室的任何 会议安排。
此外，如果登记了会议安排，则在为该会议预留的会议室中安装的MFP 的HDD上自动地生成已登记的会议专用的文件夹。在图13的示例中，因为 为该会议预留了会议室，所以在该会议室中安装的MFP 100上的HDD 204 中生成名为"组会议"的文件夹。用户能够在该文件夹中存储要被显示为 会议资料的电子数据。
图15是例示用于在会议室内的显示设备110上显示存储在MFP 100 的HDD 204中的电子数据的一系列操作的详细流程图。如图7所示的第一 示例性实施例的步骤S701至S708以及步骤S713中的处理与第二示例性实 施例的相似，由此不进行描述，参照图15描述替代图7中的步骤S709至 S712而执行的步骤。
MFP 100的CPU 201和会议安排管理服务器150的CPU 1201分别基于 存储在HDD 204和HDD 1204中的程序，来控制在图15示出的流程图中的 一系列操作。在步骤S1501中，如果在会议期间在显示设备110上显示电 子数据，则MFP 100向会议安排管理服务器150询问会议出席者。
在步骤S1502中，在从MFP IOO接收到关于会议出席者的信息的询问 时，会议安排管理服务器150读取由会议安排信息管理单元1207管理的会 议安排信息。会议安排管理服务器150进一步基于所读取的会议安排信息， 来对登记为在放置有目标MFP 100的房间中召开的会议的出席者的用户进 行识别。然后，在步骤S1503中，会议安排管理服务器150生成所识别的 用户(出席者)的列表并且将该列表发送给MFP 100。
在步骤S1504中，MFP 100接收来自会议安排管理服务器150的出席者的列表并进入步骤S713。接下来，描述用于对在过去作为会议资料显示
的电子数据进行检索的处理。在该示例中，用户操作MFP IOO以输入用于 检索存储在HDD 204中的电子数据的条件，而MFP 100基于所输入的检索 条件来检索电子数据。
图16是例示用于基于阅览历史信息来检索电子数据的一系列操作的 详细流程图。MFP 100的CPU 201基于存储在HDD 204中的程序，来控制 图16的流程图中的这一系列操作。在步骤S1601中，CPU201确定用户是 否使用MFP 100的操作单元220输入了用于检索存储于HDD 204中的电子
数据的检索条件，并且等待直到输入了任何检索条件为止。
如果输入了任何检索条件(步骤S1601中"是")，则在步骤S1602中， CPU 201基于所输入的检索条件来检索电子数据。图17示出了在MFP 100 的操作单元220的液晶屏上显示的操作画面。用户通过使用该操作画面来 输入用于检索电子数据的检索条件。在该示例中，在输入框1701中指定并 输入阅览过电子数据的用户作为检索条件，然后按下检索按钮1702来检索 由所述指定用户所阅览过的电子数据。
具体地说，在执行检索的过程中，CPU 201读取按如图9所示的方式 管理的阅览历史信息，并基于该阅览历史信息来提取与表示在输入框1701 输入的用户的信息相关联地存储的电子数据。然后，在步骤S1603中，CPU 201将所提取的电子数据作为检索结果而显示在操作单元220的液晶屏上。 除了用户以外，也可以将会议名、会议的时间或会议地点指定为检索条件。
如上所述，在第二示例性实施例中，利用会议安排信息管理单元1207 预先登记会议的时间和出席者。基于这一信息来识别当显示电子数据时出 席该会议的成员。此外，MFP 100的CPU 201通过使用与所述电子数据相 关联地存储的阅览历史信息来检索电子数据。
因此，在第二示例性实施例中，服务器对预前登记的关于会议安排的 信息进行管理。因此，在不使用像根据第一示例性实施例的进出管理服务 器140的任何特殊系统的情况下，能够识别出会议的出席者。此外，CPU 能够使用与各个电子数据相关联地存储的阅览历史信息来检索电子数据。 结果，用户能够容易地找到用户以前阅览过的电子数据，因此提高了可用 性。根据第二示例性实施例，登记会议安排并且操作MFP IOO以响应于来
自PC130的指令检索电子数据。然而，本发明并不限于此。也就是说，如 果PC 120、 PC 130和MFP 100中的任何一个能够发送指令以执行上述处理， 则可以提高系统的可用性。
第三示例性实施例
接下来，描述本发明的第三示例性实施例。第三示例性实施例与第一
示例性实施例的第一点不同是当存储要作为会议资料使用的电子数据时，
预先设置被许可阅览电子数据的用户。第三示例性实施例与第一示例性实
施例的第二点不同是如果当显示电子数据时有未被许可阅览该电子数据 的任何用户，则能够将所述用户设置为被许可阅览该电子数据的用户。
图18示出了用于对存储在MFP 100的HDD 204中的、作为要用作会 议资料的数据的电子数据进行管理的管理表。在字段1801中记录有关于各 个电子数据的文件名的信息。在字段1802中与各个电子数据相关联地管理 有关于被许可阅览电子数据的用户的信息(阅览权限信息)。当用户从PC 120或PC 130向HDD 204中存储电子数据时，设置记录在字段1802中的 信息。
在按上述方式登记阅览权限信息的情况下，假设用户选择了图5的操 作画面上的按钮502。图19是例示用于在会议中将存储在MFP 100的HDD 204中的电子数据显示在显示设备110上的一系列操作的流程图。图7所 示的第一示例性实施例中的步骤S701至S706中的处理与第三示例性实施 例中的相同因此不进行描述，参照图19描述替代图7的步骤S707至S713 而执行的步骤。
MFP 100的CPU 201和进出管理服务器140的CPU 401分别基于存储 在HDD 204和404中的程序来控制图19示出的流程图中的一系列操作。响 应于来自PC 120的用于显示电子数据的指令，在步骤S1901中MFP 100 读取图18的阅览权限信息。然后，在步骤S1902中，MFP100向进出管理 服务器140询问留在会议室中的用户。
响应于该询问，在步骤S1903中，进出管理服务器140读取由进出信 息管理单元407管理的进出信息。在步骤S1904中，进出管理服务器140基于读取的进出信息来生成当前留在会议室中的用户的列表，并且将该列
表发送给MFP 100。在步骤S1905中MFP 100从进出管理服务器140接收 留在会议室中的用户的列表。
在步骤S1906中，MFP 100将从进出管理服务器140发送来的留在会 议室中的用户的列表中的各个用户与基于阅览权限信息而被许可阅览电子 数据的用户进行比较。然后，在步骤S1907中，MFP IOO确定在会议室中 是否留有未被许可阅览要显示的电子数据的用户。如果MFP IOO确定留在 会议室中的每个人都被许可阅览电子数据(步骤S1907中"否")，则处理 进入步骤S1911。
另一方面，如果MFP 100确定在会议室中留有未被许可阅览电子数据 的人(步骤S1907中"是")，则在步骤S1908中，MFP 100请求其他用户 来批准该未被许可阅览电子数据的用户留在会议室中。然后，在步骤S1909 中，MFP 100确定被许可阅览电子数据的用户是否批准未被许可阅览电子 数据的用户留在会议室中。关于该批准，所有被许可阅览电子数据的用户 都可以进行批准，或者这些用户中的仅一个用户可以有权限进行批准。
进而，可以将关于经批准用户的信息与电子数据相关联地进行存储。 在步骤S1909中，如果批准了 (步骤S1909中"是")未被许可阅览电子数 据的用户留在会议室中，则在步骤S1910中，MFP 100将未被许可阅览电 子数据的用户设置为被许可阅览电子数据的用户。具体地说，许可未包含 在图18的阅览权限信息中的用户阅览电子数据。
在步骤S1911中，MFP 100生成与要在步骤S1911显示的电子数据对 应的显示信号，并在步骤S1912中将所生成的显示信号发送给显示设备 110。结果，显示设备110显示由PC 120的用户选择的电子数据作为会议 资料。在步骤S1913中，MFP 100将包含在从进出管理服务器140接收的 会议室中的用户的列表中的信息(用户ID)与所述电子数据相关联地存储 为阅览历史信息。
如上所述，在第三示例性实施例中，将被许可阅览电子数据的用户与 所述电子数据相关联地预先登记在HDD 204中。然后，在显示所述电子数 据时，CPU 201确定是否会议的出席者中的一个或多个未被登记为被许可 阅览要显示的电子数据的用户。如果有会议出席者未被登记，则CPU 201限制对所述电子数据的显示。
具体地说，CPU 201发送有会议出席者未被许可阅览电子数据的通知，
并显示所述电子数据。此时，CPU 201请求其他用户批准所述未被许可阅 览电子数据的用户留在会议室中。如果批准了，则CPU显示所述电子数据。 进而，CPU 201将未被许可阅览所述电子数据的所述用户新登记为被许可 阅览电子数据的用户。
通过上述操作，在第三示例性实施例中，将被许可阅览所述电子数据 的用户与所述电子数据相关联地预先进行登记，并且在显示电子数据时 CPU能够发送有未被许可阅览所述电子数据的用户的通知，使得提高了安 全级别。进而，即使有未被许可阅览所述电子数据的用户，但是这些用户 能够被批准并且能自动地登记为被许可阅览所述电子数据的用户，使得所 述系统的可用性得以提高。
第四示例性实施例
接下来描述本发明的第四示例性实施例。第四示例性实施例与第一示
例性实施例的不同之处在于区别地显示用户已经阅览过的数据和尚未使 用的数据。图20是例示用于区别地显示由被选择的用户阅览过的电子数据 和其他电子数据的一系列操作的流程图。MFP 100的CPU 201基于存储在 HDD 204中的程序来控制图20的流程图中的一系列操作。
在步骤S2001中，CPU 201在操作单元220的液晶屏上显示用户列表。 在步骤S2002中，CPU 201确定是否从在步骤S2001中显示的列表中选择 了至少一个用户，并且等待直到选择了任何用户为止。如果确定选择了任 何用户(步骤S2002中"是")，则处理进入步骤S2003。进而，可以利用 除了从显示列表中选择用户的上述方法之外的任何其他方法(例如，基于 用户输入的用户ID)来选择用户。
在步骤S2003中，CPU 201确定与作为阅览历史信息的、对应于一所 选择的用户的信息相关联的电子数据。更具体地说，CPU 201读取图9的 阅览历史信息，并将与对应于一所选择的用户的信息相关联的电子数据和 其他电子数据区别开。在步骤S2004中，CPU 201在操作单元220的液晶 屏上区别地显示在步骤S2003中确定的电子数据和所述其他电子数据。图21示出了显示在操作单元220的液晶屏上的操作画面并且是电子
数据列表的一个示例。在字段2101中显示有表示各个电子数据的文件名的 信息。在字段2102中，显示有表示用户A是否在过去阅览过各个电子数据 的信息。在图21所示的示例中，区别地显示有用户A在过去阅览过的 "schedule.doc"和"text.pdf"和用户A在过去未阅览过的"sales plan, ppt，，禾口 "address book, xls，，。
如上所述，在第四示例性实施例中，当操作单元220选择了任何用户 时，CPU 201确定与作为阅览历史信息的所选择的用户相关联的电子数据。 然后，操作单元220的液晶屏区别地显示所确定的电子数据和所述其他电 子数据。
通过上述操作，在第四示例性实施例中，在显示存储在HDD 204中的 电子数据的列表时，能够区别地显示被预定用户阅览过的电子数据和未被 阅览过的其他电子数据。换句话说，能够很容易地区别已被预定的用户阅 览过的电子数据和其他未被阅览过的电子数据，使得提高了系统的可用性。
第五示例性实施例
接下来，描述本发明的第五示例性实施例。第五示例性实施例与第一 示例性实施例的不同之处在于对用户进行认证，并且许可经认证的用户访 问该用户在过去阅览过的电子数据，而不许可所述经认证的用户访问该用 户在过去未阅览过的电子数据。
图22是例示用于基于一经认证的用户在过去是否阅览过目标电子数 据来许可/拒绝所述用户访问所述电子数据的一系列操作的流程图。MFP 100的CPU 201基于存储在HDD 204中的程序控制图22所示的流程图中的 这一系列操作。
在步骤S2201中，CPU 201对操作MFP 100的用户进行认证。更具体 地说，CPU 201允许用户在显示在操作单元220的液晶屏上的登陆画面中 输入用户ID和密码，并且根据先前登记在HDD204中的用户信息来核查该 用户。结果，如果用户通过认证(步骤S2202中"是")，则处理进入步骤 S2203。如果用户未通过认证(未登记该用户ID或者输入了错误的密码) (步骤S2202中"否")，则该处理结束。在步骤S2203中，CPU 201显示存储在HDD 204中的电子数据列表。 然后，在步骤S2204中，CPU 201确定是否从在步骤S2203中显示的所述 电子数据列表中选择了至少一个电子数据，并且等待直到选择了任何数据 为止。在步骤S2205中，CPU 201读取与所选择的电子数据相关联地存储 的阅览历史信息，并且基于所述阅览历史信息来确定所述经认证的用户是 否阅览过所选择的电子数据。
结果，如果所述经认证的用户在过去阅览过所述电子数据(步骤S2205 中"是")，则在步骤S2206中CPU 201许可对该电子数据的访问。另一方 面，如果所述经认证的用户在过去未阅览过所述电子数据(步骤S2205中 "否")，则在步骤S2207中，CPU 201拒绝对该电子数据的访问。在该示 例中，在步骤S2203中，与经认证的用户在过去是否阅览过电子数据无关 地，显示所有的电子数据的列表，但是本发明并不限于该示例。也就是说， 还可以从开始就只显示能够被经认证的用户访问的电子数据的列表。
如上所述，在第五示例性实施例中，CPU 201首先认证用户。然后， CPU 201许可对与关于经认证的用户的信息相关联的电子数据进行访问， 并且限制对与关于经认证的用户的信息不相关联的电子数据进行访问。
通过上述操作，在第五示例性实施例中，许可在过去阅览过任何电子 数据的用户访问该电子数据，并且限制对未阅览过的其他电子数据的访问， 使得安全级别能够得以提高。换句话说，用户能够访问在其出席过的会议 上显示过的电子数据，但是不能访问该用户在过去未阅览过的电子数据。 因此，能够抑制高保密性的信息对第三方的泄漏。
其他示例性实施例
本发明的实施例能够被实现为例如系统、装置、方法、程序产品或存 储介质(记录介质)。换句话说，本发明能够应用于由多个装置构成的系统 或包含单个装置的设备。
可以通过以下方式实现本发明向系统或装置直接或间接地提供软件 程序(在示例性实施例中，与例示的流程图的步骤相对应的程序)，所述软 件程序执行上述示例性实施例的功能，并且通过所述系统或装置的计算机 读取并执行所提供的程序代码。因此，安装在计算机中的用来利用计算机来执行本发明的功能的程序 代码也实现了本发明。换句话说，本发明包括用于执行本发明的功能的计 算机程序本身。在此情况中，如果计算机程序实现本发明的功能或处理， 则可以以任何形式执行该程序，例如，目标代码、解译机执行的程序或提 供给操作系统(OS)的脚本数据。
用来提供所述程序的计算机可读记录介质包括软盘、硬盘、光盘、
磁光(M0)盘、光盘只读存储器(CD-R0M)、可记录光盘(CD-R)、可重写 光盘(CD-RW)、磁带、非易失性存储卡、ROM和数字通用光盘(DVD (DVD-ROM 或扁-R))。
此外，还可通过使用客户端计算机的浏览器访问因特网上的网站并从 该网站下载程序到诸如硬盘的记录介质来提供上述程序。换句话说，通过 访问一网页并从该网站下载本发明的计算机程序或具有自动安装功能的压
縮文件来提供上述程序。此外，该程序还可以通过以下方式提供将构成 本发明的程序的程序代码分割成多个文件，并从不同的网站下载各个分割 文件。因此，本发明的范围还包括允许多个用户下载用来执行本发明的 功能的程序文件的万维网(WWW)服务器。此外，可以将本发明的程序加密并以诸如CD-ROM的记录介质的形式分发 给多个用户。在此情况下，仅允许满足预定条件的用户通过互联网从网站下 载解密钥信息。随后，用户使用该密钥信息运行经加密的程序，并将该程 序安装在计算机上。此外，基于程序指令，还可以通过以下方式来实现上述
示例性实施例的功能计算机执行所读取的程序，并且根据与所述程序相对
应的指令，利用在计算机上运行的os来执行实际处理的部分或者全部。
此外，在以插入计算机的扩展板或者连接到计算机的功能扩展单元的 方式将从记录介质读取的程序写入存储器时，实现了示例性实施例的功能。 换句话说，通过根据与所述程序相对应的指令，执行扩展板或者扩展单元
中的利用CPU的实际处理的部分或者全部，可以实现上述示例性实施例的功能。
虽然参照示例性实施例对本发明进行了描述，但是应当理解的是本发 明并不限于所公开的示例性实施例。应当对以下权利要求的范围给予最宽 泛的解释，以包括所有变体、等同结构和功能在内。本申请要求2007年5月31日提交的日本特开2007-145447号公报的 优先权，在此以引用的方式将其整体并入本文中。
权利要求
1、一种会议系统，该会议系统包括第一存储单元，其被配置成存储用作会议资料的电子数据；显示单元，其被配置成显示存储在所述第一存储单元中的电子数据；识别单元，其被配置成识别会议的出席者；以及第二存储单元，其被配置成将关于由所述识别单元识别的出席者的信息与由所述显示单元在该会议上显示的电子数据相关联地存储，作为阅览历史信息。
2、 根据权利要求1所述的会议系统，所述会议系统还包括 读取单元，其被配置成读取记录有能够识别用户的用户身份标识的集成电路卡，其中，所述第二存储单元存储利用所述读取单元读取的用户身份标识， 作为所述阅览历史信息。
3、 根据权利要求1所述的会议系统，所述会议系统还包括 管理单元，其被配置成对进出安装有所述显示单元的会议室的用户的进出信息进行管理，其中，所述识别单元基于由所述管理单元管理的进出信息，将在所述显 示单元上显示电子数据时留在所述会议室内的用户识别为所述会议的出席 者。
4、 根据权利要求1所述的会议系统，所述会议系统还包括 安排登记单元，其被配置成预先登记所述会议的日期和时间以及所述会议的出席者，其中，所述识别单元将如下用户识别为该会议的出席者，所述用户由所 述安排登记单元登记为当在所述显示单元上显示电子数据时召开的会议的出 席者。
5、 根据权利要求1所述的会议系统，所述会议系统还包括 用户登记单元，其被配置成将被许可阅览存储在所述第一存储单元中的电子数据的用户与所述电子数据相关联地进行登记；确定单元，其被配置成当在所述显示单元上显示所述电子数据时，确 定由所述识别单元识别的所述会议的出席者是否包含未经所述用户登记单元 登记为被许可阅览所述电子数据的任何用户；以及显示控制单元，其被配置成如果所述确定单元确定所述会议的出席者 包含未经所述用户登记单元登记的任何用户，则限制在所述显示单元上显示 所述电子数据。
6、 根据权利要求5所述的会议系统，其中，如果所述确定单元确定所述 会议的出席者包含未经所述用户登记单元登记的任何用户，则所述显示控制 单元发送如下通知所述出席者包含未被许可阅览所述电子数据的用户，然 后所述显示控制单元使所述显示单元显示所述电子数据；并且如果所述确定 单元确定所述会议的出席者不包含未经所述用户登记单元登记的用户，则所 述显示控制单元使所述显示单元显示所述电子数据而不发送所述通知。
7、 根据权利要求5所述的会议系统，所述会议系统还包括 请求单元，其被配置成如果所述确定单元在所述会议的出席者之中检测到未经所述用户登记单元登记的用户，则请求对未被许可阅览所述电子数 据的所述用户的批准，其中，即使在所述确定单元确定所述会议的出席者包含未经所述用户登 记单元登记的任何用户的情况下，如果该用户得到由所述请求单元请求的批 准，则所述显示控制单元允许所述显示单元显示所述电子数据。
8、 根据权利要求5所述的会议系统，其中，如果在所述显示单元上显示 所述电子数据时有未经所述用户登记单元登记的任何用户出席会议，则所述 用户登记单元将所述未登记的用户登记为被许可阅览所显示的电子数据的用 户。
9、 根据权利要求1所述的会议系统，所述会议系统还包括 检索单元，其被配置成基于存储在所述第二存储单元中的阅览历史信息来检索存储在所述第一存储单元中的电子数据。
10、 根据权利要求1所述的会议系统，所述会议系统还包括 指定单元，其被配置成选择存储在所述第一存储单元中的多个电子数据中的至少一个电子数据；以及第一输出单元，其被配置成基于存储在所述第二存储单元中的阅览历 史信息，来输出关于阅览过由所述指定单元选择的电子数据的用户的信息。
11、 根据权利要求1所述的会议系统，所述会议系统还包括 选择单元，其被配置成选择用户；指定单元，其被配置成从存储在所述第一存储单元中的电子数据中指 定与作为阅览历史信息的、对应于所述选择单元所选择的用户的信息相关联 的电子数据；以及第二输出单元，其被配置成将所述指定单元所指定的电子数据与所述 指定单元所未指定的其他电子数据区别开。
12、 根据权利要求1所述的会议系统，所述会议系统还包括 认证单元，其被配置成对用户进行认证；以及访问控制单元，其被配置成许可经所述认证单元认证的用户对与作为 阅览历史信息的、关于所述经认证用户的信息相关联的电子数据的访问；并 且限制经所述认证单元认证的用户对与关于所述经认证用户的信息不关联的 电子数据的访问。
13、 一种控制会议系统的方法，所述会议系统包括被配置成存储用作 会议资料的电子数据的存储单元和被配置成显示存储在所述存储单元中的所 述电子数据的显示单元，该方法包括以下步骤识别会议的出席者；以及将关于所识别的出席者的信息作为阅览历史信息与在所述会议上由所述 显示单元显示的电子数据相关联地存储在存储介质中。
全文摘要
本发明涉及会议系统及其控制方法。本发明的会议系统包括第一存储单元，其被配置成存储用作会议资料的电子数据；显示单元，其被配置成显示存储在所述第一存储单元中的电子数据；识别单元，其被配置成识别会议的出席者；以及第二存储单元，其被配置成与所述显示单元所显示的电子数据相关联地存储关于由所述识别单元识别的出席者的信息，作为阅览历史信息。
文档编号G06Q50/00GK101316306SQ200810097498
公开日2008年12月3日 申请日期2008年5月30日 优先权日2007年5月31日
发明者久保田勉 申请人:佳能株式会社