一种在线电子凭证签署及流转方法与流程

本发明涉及一种在线电子凭证签署及流转方法。

背景技术：

以前，很多合同结算依赖于纸质单据流转，供应商集齐多方签署所需差旅与时间成本高昂，造成结算业务提交办理时间普遍滞后；而纸质单据不仅容易丢失，且填写的完整性、规范性不易把握，给迎检迎审带来风险。

技术实现要素：

本发明的目的在于提供一种在线电子凭证签署及流转方法，能够有效解决现有纸质单据容易丢失不易审核的问题。

为了解决上述技术问题，本发明是通过以下技术方案实现的：一种在线电子凭证签署及流转方法，包括以下步骤：

由需求部门发起pdf格式电子批文给相应的流经部门，每个流经部门都具有电子签名和电子签章，电子批文在各流进部门之间或者流经部门与需求部门之间流转，各流经部门或需求部门处理完电子批文后在电子批文上进行电子签章，直到流程全部走完，然后存档。

优选的，所述需求部门为物资履约部门，所述流经部门包括配送部门、供应商、施工单位和项目单位，具体步骤为：

10、物资履约部门发起供应计划维护的pdf格式电子批文发送给配送部门；

20、配送部门审批后生成发货通知；

30、然后进行发货通知维护；

40、发货通知下达到供应商；

50、供应商对发货通知确认；

60、交接单发货方电子签章，然后发给施工单位，进入步骤70，同时也发给物资履约部门进入步骤80；

70、施工单位接到货后开始施工，并在供应商的发货电子批文上签电子签章，施工完成后发给项目单位；

75、项目单位验收后在电子批文上签电子签章发给物资履约部门，进入步骤90；

80、物资履约部门在交接单收货方电子签章；

90、核对集物资履约部门签章的交接单和项目单位验收后的电子批文，无误后存档。

优选的，所述需求部门为物资履约部门，所述流经部门包括项目单位、监理单位、施工单位、供应商和供应商服务中心，具体步骤为：

10、制定货物交接流程的pdf格式电子批文；

20、进行货物交接维护；

30、分配签署人员；

40、将电子批文发送给供应商加盖其电子签章；

50、供应商将货物和其加盖电子签章的电子批文发送给施工单位，施工单位验收货物后开始施工并在电子批文上加盖其电子签章，同时发送给监理单位；

60、监理单位监理施工单位施工，并在完成施工后，在电子批文上加盖其电子签章，然后发给项目单位；

70、项目单位验收合格后在电子批文上加盖其电子签章发给物资履约部门；

80、物资履约部门验收合格后在电子批文上加盖其电子签章；

90、物资履约部门确认收货；

100、物资履约部门告知供应商开发票；

110、供应商告知供应商服务中心凭发票进行结算。

与现有技术相比，本发明的优点是：需求部门和流经部门都采用电子化办公，各自拥有自己的电子证书和电子签章，保证了签章的安全性和真实性，同时采用电子格式不易丢失，易于存档和保留。供应商服务中心工作人员办理到货款结算业务，验审耗时从平均15分钟/笔下降至2分钟，工作效率提升86.7％，全年累积可节约1102.1人天,约65.86万元；大大减少纸张使用，全面解决了纸质单据存在替代签署、笔迹不清、错漏涂改等问题；供应商办理结算业务一次完成，电子单据验审一次通过率，大幅减少差旅成本，提升供应商满意度。

附图说明

图1为本发明一种在线电子凭证签署及流转方法中货物交接单电子化流程图；

图2为为本发明一种在线电子凭证签署及流转方法中到货验收单电子化流程图。

具体实施方式

下面详细描述本发明的实施例，所述实施例的示例在附图中示出。下面通过参考附图描述的实施例是示例性的，旨在用于解释本发明，而不能理解为对本发明的限制。

一种在线电子凭证签署及流转方法，包括以下步骤：

由需求部门发起pdf格式电子批文给相应的流经部门，每个流经部门都具有电子签名和电子签章，电子批文在各流进部门之间或者流经部门与需求部门之间流转，各流经部门或需求部门处理完电子批文后在电子批文上进行电子签章，直到流程全部走完，然后存档。

需求部门和流经部门都采用电子化办公，各自拥有自己的电子证书和电子签章，保证了签章的安全性和真实性，同时采用电子格式不易丢失，易于存档和保留。供应商服务中心工作人员办理到货款结算业务，验审耗时从平均15分钟/笔下降至2分钟，工作效率提升86.7％，全年累积可节约1102.1人天,约65.86万元；大大减少纸张使用，全面解决了纸质单据存在替代签署、笔迹不清、错漏涂改等问题；供应商办理结算业务一次完成，电子单据验审一次通过率，大幅减少差旅成本，提升供应商满意度。

实施例一：

以货物交接单为例，参阅图1为本发明一种在线电子凭证签署及流转方法的实施例一，所述需求部门为物资履约部门，所述流经部门包括配送部门、供应商、施工单位和项目单位，具体步骤为：

10、物资履约部门发起供应计划维护的pdf格式电子批文发送给配送部门；

20、配送部门审批后生成发货通知；

30、然后进行发货通知维护；

40、发货通知下达到供应商；

50、供应商对发货通知确认；

60、交接单发货方电子签章，然后发给施工单位，进入步骤70，同时也发给物资履约部门进入步骤80；

70、施工单位接到货后开始施工，并在供应商的发货电子批文上签电子签章，施工完成后发给项目单位；

75、项目单位验收后在电子批文上签电子签章发给物资履约部门，进入步骤90；

80、物资履约部门在交接单收货方电子签章；

90、核对集物资履约部门签章的交接单和项目单位验收后的电子批文，无误后存档。

实施例二：

以到货验收单为例，参阅图2为本发明一种在线电子凭证签署及流转方法的实施例二，所述需求部门为物资履约部门，所述流经部门包括项目单位、监理单位、施工单位、供应商和供应商服务中心，具体步骤为：

10、制定货物交接流程的pdf格式电子批文；

20、进行货物交接维护；

30、分配签署人员；

40、将电子批文发送给供应商加盖其电子签章；

50、供应商将货物和其加盖电子签章的电子批文发送给施工单位，施工单位验收货物后开始施工并在电子批文上加盖其电子签章，同时发送给监理单位；

60、监理单位监理施工单位施工，并在完成施工后，在电子批文上加盖其电子签章，然后发给项目单位；

70、项目单位验收合格后在电子批文上加盖其电子签章发给物资履约部门；

80、物资履约部门验收合格后在电子批文上加盖其电子签章；

90、物资履约部门确认收货；

100、物资履约部门告知供应商开发票；

110、供应商告知供应商服务中心凭发票进行结算。

通过上述两个实施例，各部门之间完全采用电子化签单，大大节约了劳动时间，同时保证了电子签单完整性，便于归档和以后的查阅。

以上所述仅为本发明的具体实施例，但本发明的技术特征并不局限于此，任何本领域的技术人员在本发明的领域内，所作的变化或修饰皆涵盖在本发明的专利范围之中。