电子档案信息化管理系统的制作方法

本发明涉及档案信息管理
技术领域：
，具体为一种电子档案信息化管理系统。
背景技术：
：档案管理亦称档案工作，是档案室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供服务的各项业务工作的总称。而随着无纸化办公的发展，档案管理也不再局限于对纸质档案的管理，还包括了对电子档案的管理。现有的档案管理系统中，管理人员需要先利用采集设备，如高拍仪，对纸质档案的内容进行采集然后生产电子档案，并将该电子档案存储到管理系统中去，当借阅人借阅电子档案时，需要向管理人员提供电子档案的档案名称或编号，管理人员则可以通过借阅人提供的档案名称或编号从管理系统中调取出该电子档案。然而，在借阅人不知道确定的档案名称或编号的时候，此时就需要管理人员浏览大量的电子档案并从中找到借阅人想要借阅的电子档案，使得查找时间过长，降低了借阅工作的效率，也就不利用管理工作的开展。技术实现要素：本发明意在提供一种电子档案信息化管理系统，以解决现有的管理档案中，当借阅人不清楚需要借阅的电子档案的档案名称或编号时，管理人员需要通过浏览大量的电子档案来找出需借阅的电子档案，导致借阅工作效率低的问题。本发明提供基础方案是：电子档案信息化管理系统，包括管理服务器和采集模块，采集模块用于采集档案内容并生成电子档案；管理服务器包括入库模块，用于对电子档案进行编号，并将该电子档案的档案名称以及编号相互关联后生成档案信息存入到存储模块中；存储模块，用于存储电子档案、档案信息、识别规则和借阅人的用户信息；其中：管理服务器还包括有查询模块，用于根据借阅人提供的关键字从存储模块中查询出含有该关键字的电子档案的档案信息；显示模块，用于显示查询模块查询出的档案信息；管理服务器还包括有接收模块，用于接收借阅请求、归还请求以及特殊借阅请求；识别模块，在接收模块接收到接收借阅请求、归还请求或特殊借阅请求时，识别模块按照识别规则对借阅请求、归还请求或特殊请求进行识别；解锁模块，在接收模块接收到借阅请求或特殊请求时，且识别模块对借阅请求或特殊请求成功识别时，解锁模块向用户终端发送该电子档案的解锁密码；计时模块，用于记录电子档案的借阅时长，在解锁模块发送解锁密码后，计时模块启动；标记模块，用于对档案信息以及借阅人的用户信息进行标记。基础方案的工作原理及有益效果是：与现有的管理系统相比较，本方案中，1.通过设置查询模块对借阅人提供的关键字进行查询，这样一来，在借阅人不知道确定的档案名称或编号的时候，可以提供出该电子档案的一些关键字，然后由查询模块根据提供的关键字从存储模块中查询出含有关键字的电子档案的档案信息，即借阅人需要借阅的电子档案，而无需在浏览大量的电子档案，进而提高了电子档案的借阅效率；2.本方案中还通过设置的识别模块对借阅请求或特殊请求进行识别，若识别成功，则说明该借阅请求或特殊请求是符合识别规则的，则该借阅请求或特殊请求通过，此时解锁模块发送解锁密码，借阅人也就能够读取该电子档案的内容，一方面规范了借阅人的借阅行为，另一方面，解锁模块的设置增加了电子档案存储的安全性。优选方案一：作为基础方案的优选，管理服务器还包括有打印模块，用于根据入库模块生成的编号打印档案标签。有益效果：考虑到在借阅的时候，借阅人同时还会需要借阅该电子档案的纸质档案，因此，本方案中，还设置有能够将电子档案的编号进行打印的打印模块，利用打印出来的档案标签对纸质档案进行编号，在需要调取纸质档案的时候，只需要找到与电子档案的编号对应的档案标签的档案即可，便于对纸质档案的查找，同时也便于对纸质档案的管理。优选方案二：作为基础方案的优选，管理服务器还包括有修改模块，用于对采集模块生成的电子档案进行修改。有益效果：考虑到在采集档案的时候，可能会出现遗漏的情况，如纸质档案含有十页内容，而在采集的时候只采集了九页的内容，若对纸质档案重新进行采集生成，则增大了管理成本，因此本方案中设置了能对电子档案进行修改的修改模块，在出现遗漏的情况时，只需要对电子档案进行修改，增加上遗漏的地方即可，操作简单。优选方案三：作为基础方案的优选，管理服务器还包括有销毁模块，用于销毁电子档案。有益效果：考虑到存储模块的存储能力有限，为了能够存储更多的电子档案，也就需要对一些电子档案进行销毁，以留出存储新的电子档案的存储空间，因此本方案中还设置有能够销毁电子档案的销毁模块，只需要定期利用销毁模块对电子档案进行销毁即可。优选方案四：作为优选方案三的优选，销毁模块包括统计单元，用于对电子档案的查询次数进行统计；销毁单元，销毁单元启动时，对当前统计单元统计到的查询次数为零的电子档案进行销毁。说明：本方案中电子档案的查询次数指的是查询模块根据关键字查询到的该电子档案的次数。有益效果：本方案中，通过设置统计单元对电子档案的查询次数进行统计，当查询模块查询到了某一电子档案，就表示该电子档案可能是借阅人需要借阅的电子档案，这种情况下，统计单元统计到的电子档案的查询次数也就不为零，也就是说，若统计单元统计到某一电子档案的查询次数为零，即该电子档案在销毁单元启动前的这一期间内并未并借阅过一次，说明该电子档案已经不再需要使用，因此销毁模块就会销毁该电子档案，以空出存储空间便于存储新的电子档案，从而实现对存储空间的充分利用。优选方案五：作为优选方案四的优选，统计单元还用于统计存储模块中存储的电子档案的占用空间，存储模块中存储有存储阈值，在占用空间大于存储阈值时，销毁单元启动。有益效果：统计单元对存储模块中电子档案的占用空间进行统计，当占用空间大于存储阈值时，也就表示存储模块即将存储满，此时启动销毁单元销毁电子档案以空出空间进行存储，本方案中利用统计单元与销毁单元的配合实现了电子档案的自动销毁操作，减少了管理人员的工作量。附图说明图1为本发明电子档案信息化管理系统实施例一的模块框图；图2为本发明电子档案信息化管理系统实施例二的模块框图。具体实施方式下面通过具体实施方式进一步详细说明：实施例一实施例一基本如附图1所示：电子档案信息化管理系统，包括管理服务器和采集模块，采集模块用于采集档案内容并生成电子档案，并根据档案内容将电子档案设置成不同的机密等级；管理服务器包括入库模块，用于对电子档案进行编号，并将该电子档案的档案名称以及编号相互关联后生成档案信息存入到存储模块中；修改模块，用于对采集模块生成的电子档案进行修改；存储模块，用于存储电子档案、档案信息、识别规则和借阅人的用户信息；打印模块，用于根据入库模块生成的编号打印档案标签；查询模块，用于根据借阅人提供的关键字从存储模块中查询出含有该关键字的电子档案的档案信息；显示模块，用于显示查询模块查询出的档案信息；销毁模块，用于销毁电子档案，具体的，销毁模块包括统计单元，用于对电子档案的查询次数进行统计，还用于统计存储模块中存储的电子档案的占用空间；存储模块中存储有存储阈值；销毁单元，在统计单元统计到电子档案的查询次数为零时，且统计单元统计到存储模块中存储的电子档案的占用空间大于存储阈值时，销毁单元销毁该电子档案；管理服务器还包括有接收模块，用于接收借阅请求、归还请求以及特殊借阅请求；识别模块，在接收模块接收到接收借阅请求、归还请求或特殊借阅请求时，识别模块按照识别规则对借阅请求、归还请求或特殊请求进行识别；解锁模块，在接收模块接收到借阅请求或特殊请求时，且识别模块对借阅请求或特殊请求成功识别时，解锁模块向用户终端发送该电子档案的解锁密码；计时模块，用于记录电子档案的借阅时长，在解锁模块发送解锁密码后，计时模块启动；标记模块，用于对档案信息以及借阅人的用户信息进行标记。具体的，接收模块，用于接收借阅请求、归还请求以及特殊借阅请求；借阅请求包括自己的姓名和欲借出的电子档案的档案编号，归还请求包括姓名和欲归还的电子档案的档案编号，特殊借阅请求包括请求理由和借阅请求；识别模块，在接收模块接收到接收借阅请求、归还请求或特殊借阅请求时，识别模块用于识别借阅请求和归还请求的在借数、借阅状态和信用等级；识别规则为识别该借阅信息中在借数是否小于在借阈值、借阅状态是否均为“外借”且该用户的信用等级是否与欲借出的电子档案的机密等级匹配；解锁模块，在接收模块接收到借阅请求时，若识别出该借阅信息中在借数小于在借阈值、借阅状态均为“外借”且该用户的信用等级与欲借出的电子档案的机密等级匹配时，即识别成功，解锁模块向用户终端发送该电子档案的解锁密码；计时模块，用于记录电子档案的借阅时长，在解锁模块发送解锁密码后，计时模块启动；标记模块，在解锁模块发送解锁密码后，标记模块将该电子档案的档案信息中的借阅状态标记为“外借”，同时将该借阅人的用户信息中的在借数加一；当计时模块记录的借阅时长超过借阅时长阈值时，标记模块将档案信息中的借阅状态标记为“逾期未还”；在接收模块接收到归还请求且识别模块识别到借阅状态为“逾期未还”时，标记模块将该电子档案的借阅状态从“逾期未还”标记为“在库”以及将用户信息中的在借数减一时，标记模块还会降低用户信息中的信用积分，在信用积分发生变化时，标记模块还会根据存储模块中存储的信用等级评定规则对信用等级进行标记；在接收模块接收到归还请求且识别模块识别到借阅状态为“外借”时，标记模块将借阅状态从“外借”标记为“在库”，同时还将用户信息中的在借数减一，在该借阅人的信用积分小于积分最大值时，标记模块提高该借阅人的信用积分，本实施例中信用积分以“10”为单位进行变化。具体的，上述过程中的存储模块还用于存储借阅人的用户信息、电子档案的档案信息、借阅信息、借阅时长阈值、在借阈值、电子档案的解锁密码、信用积分与信用等级匹配表以及电子档案的机密等级与信用等级的匹配关系表，用户信息包括姓名、信用积分、信用等级以及在借数，档案信息包括档案编号、机密等级、借阅状态和借阅时长，借阅状态分为“外借”、“逾期未还”以及“在库”三种，信用等级包括“优”“良”“中”“差”四个等级，档案信息的机密等级包括“高级”、“中级”、“低级”和“普通”四种状态，借阅信息则包括用户信息和该借阅人在借未还的档案信息；如某一借阅人的用户信息为“姓名：借阅人一，信用积分：62分，信用等级：优，在借数：0”，电子档案a的档案信息为“档案标号：a10507，机密等级：高级，借阅状态：外借，借阅时长：72小时”，该借阅人的借阅信息则为“姓名：借阅人一，信用积分：62分，信用等级：优，在借数：1，档案标号：a10507，机密等级：高级，借阅状态：外借，借阅时长：72小时”。具体实施过程如下：使用本方案中的管理系统时，管理人员首先利用采集模块生成电子档案，本实施例中采用高拍仪对纸质档案进行拍照获得纸质档案的图像，然后采用ocr识别技术对图像进行识别从而获取并生成纸质档案的电子档案，然后入库模块对该电子档案进行编号，如纸质档案a的电子档案名称为“档案a”，编号为“a10507”，则入库模块将档案名称和编号相互关联后生成的档案信息则为“档案a编号a10507”，此时存储模块存储该电子档案以及档案信息；而在上述过程中，当利用采集模块采集档案内容时出现了遗漏情况，如纸质档案a有十页的内容，而管理人员在利用采集模块采集图像时，只采集了其中八页的图像并生成了电子档案a，因此此时就需要利用修改模块对电子档案a进行修改，从而完善电子档案a。在借阅人需要借阅某一电子档案时，如果借阅人知道该电子档案的编号时，如借阅人需要借阅电子档案a，则可以利用查询模块直接从存储模块调取出编号为“a10507”的电子档案a，若借阅人并不知道电子档案a的编号，只是知道电子档案a含有的一些内容，如事项x，此时查询模块从存储模块中查询中包含有“事项x”的电子档案a并在显示模块进行显示即可，若在查询过程中，存储模块中含有“事项x”的关键字的电子档案有多个，若电子档案a、电子档案s均含有关键字“事项x”，此时只需要借阅人提供更多的关键字进行再次查询或者直接由借阅人从电子档案a和电子档案s中进行选择即可。借阅人在需要借阅某一电子档案时，如借阅人一需要借阅电子档案a的时候，首先利用自己的用户终端向管理服务器发送借阅请求，借阅请求包括自己的姓名和欲借出的电子档案的档案编号，本实施例中借阅请求即为“姓名：借阅人一，欲借出电子档案：编号a10507”；管理服务器的接收模块在接收到借阅请求后，识别模块对存储模块中存储的该借阅人的借阅信息进行识别，在识别出该借阅信息中在借数小于在借阈值、借阅状态均为“外借”且该用户的信用等级与欲借出的电子档案的机密等级匹配时，解锁模块从存储模块调取该电子档案的解锁密码并发送到用户终端上，借阅人通过该解锁密码即可读取出该电子档案的内容，本实施例中存储模块存储的在借阈值为5，信用积分与信用等级匹配表如表一所示。表一即当借阅人的信用积分为62时，该借阅人的信息等级为优。电子档案的机密等级与信用等级的匹配关系表如表二。表二电子档案机密等级信用等级高级优中级优、良低级优、良、中普通优、良、中、差即表示当借阅人需要借阅机密等级为高级的电子档案时，该借阅人的信息等级需要为优。如借阅人一需要借阅电子档案a时，识别模块识别出该借阅人的借阅信息“姓名：借阅人一，信用积分：62分，信用等级：优，在借数：0”，由于其中在借数“0”小于在借阈值“5”、信用等级“优”与机密等级“高级”相匹配，因此，此时解锁模块会将该电子档案的解锁密码发送到用户终端上，借阅人可以读取该电子档案的内容。在解锁模块发送解锁密码后，标记模块将该电子档案的档案信息中的借阅状态标记为“外借”，标记模块还将该借阅人的用户信息中的在借数加一，同时计时模块启动，记录的时间则作为借阅时长进行存储，存储模块将标记后的档案信息存储到该借阅信息中；由于此时借阅人借出了电子档案a，因此此时借阅人的用户信息为“姓名：借阅人一，信用积分：62分，信用等级：优，在借数：1”，借阅信息为“姓名：借阅人一，信用积分：62分，信用等级：优，在借数：1，档案标号：a10507，机密等级：高级，借阅状态：外借，借阅时长：0小时”。在电子档案被外借的过程中，计时模块对电子档案外借的时间进行记录，当记录的借阅时长超过借阅时长阈值时，标记模块将档案信息中的借阅状态标记为“逾期未还”如本实施例中借阅时长阈值为168小时，即当计时模块记录的借阅时长为72小时，小于168小时，电子档案信息为“档案标号：a10507，机密等级：高级，借阅状态：外借，借阅时长：72小时”，当计时模块记录的借阅时长为190小时，大于168小时，电子档案信息为“档案标号：a10507，机密等级：高级，借阅状态：逾期未还，借阅时长：190小时”。在借阅人归还电子档案时，利用用户终端向管理服务器发送归还请求，归还请求包括姓名和欲归还的电子档案的档案编号，在接收到归还请求时，从存储模块中调取出该借阅人的借阅信息，识别模块对借阅信息中该电子档案的档案信息进行识别，若识别模块识别到借阅状态为“逾期未还”时，标记模块将该电子档案借阅状态从“逾期未还”标记为“在库”以及将用户信息中的在借数减一时，标记模块还会降低用户信息中的信用积分，而且，在信用积分发生变化时，标记模块还会根据存储模块中存储的信用等级评定规则对信用等级进行标记，同时，计时模块记录的借阅时长清零，如借阅人一归还电子档案a，归还请求为“姓名：借阅人一，欲归还电子档案：a10507”，识别模块识别出借阅信息为“姓名：借阅人一，信用积分：62分，信用等级：优，在借数：1，档案标号：a10507，机密等级：高级，借阅状态：逾期未还，借阅时长：190小时”，则标记模块标记后的借阅信息为“姓名：借阅人一，信用积分：52分，信用等级：良，在借数：0”，电子档案a的档案信息为“档案标号：a10507，机密等级：高级，借阅状态：在库，借阅时长：0小时”。若识别模块识别到借阅状态为“外借”时，标记模块将借阅状态从“外借”标记为“在库”，同时还将用户信息中的在借数减一，如在该借阅人的信用积分小于积分最大值时，标记模块提高该借阅人的信用积分，识别模块识别出借阅信息为“姓名：借阅人一，信用积分：62分，信用等级：优，在借数：1，档案标号：a10507，机密等级：高级，借阅状态：外借，借阅时长：72小时”，标记模块标记后的借阅信息为“姓名：借阅人一，信用积分：72分，信用等级：优，在借数：0”，电子档案a的档案信息为“档案标号：a10507，机密等级：高级，借阅状态：在库，借阅时长：0小时”。而在借阅人再次借阅时，若标记模块识别到借阅人的借阅信息中在借数已经等于了在借阈值、借阅状态有“逾期未还”或该用户的信用等级与欲借出的电子档案的机密等级不匹配时，此时解锁模块不会向用户终端发送解锁密码，如识别模块识别到借阅人的在借数为5时，解锁模块不会向用户终端发送解锁密码，借阅人此时也就不能读取到该电子档案的内容；若借阅人仍然还要借阅该电子档案，则可以利用用户终端向管理服务器发送特殊借阅请求，如特殊借阅请求为“请求理由：领导开会急用，姓名：借阅人一”，识别模块识别到该借阅人的借阅信息为“姓名：借阅人一，信用积分：72分，信用等级：优，在借数：5，档案标号：a10507，机密等级：高级，借阅状态：外借，借阅时长：10小时，档案标号：a10910，机密等级：高级，借阅状态：外借，借阅时长：10小时，档案标号：c31587，机密等级：普通，借阅状态：外借，借阅时长：130小时，档案标号：s11237，机密等级：中级，借阅状态：外借，借阅时长：107小时，档案标号：d20791，机密等级：低级，借阅状态：外借，借阅时长：29小时”，此时确认模块向用户终端发送询问信息“是否请求特殊借阅”，若借阅人同意该询问信息，则发送确认信息，在确认模块接收到确认信息后，解锁模块将该电子档案的解锁密码发送到用户终端，借阅人则可以读取到该电子档案的内容，同时标记模块将该电子档案的档案信息中的借阅状态标记为“外借”，标记模块还将该借阅人的用户信息中的在借数加一以及降低用户信息的信用积分，同时计时模块启动，记录的时间则作为借阅时长进行存储，存储模块将标记后的档案信息存储到该借阅信息中，标记后的借阅信息为“姓名：借阅人一，信用积分：62分，信用等级：优，在借数：6，档案标号：a10507，机密等级：高级，借阅状态：外借，借阅时长：10小时，档案标号：a10910，机密等级：高级，借阅状态：外借，借阅时长：10小时，档案标号：c31587，机密等级：普通，借阅状态：外借，借阅时长：130小时，档案标号：s11237，机密等级：中级，借阅状态：外借，借阅时长：107小时，档案标号：d20791，机密等级：低级，借阅状态：外借，借阅时长：29小时”，档案标号：a20791，机密等级：高级，借阅状态：外借，借阅时长：0小时”。实施例二在对电子档案的规范化管理中，会对管理人员以及借阅人都有相应的管理规定，要求管理人员将电子档案按照规定的编号规则进行编号，同时也会对电子档案的存储位置进行要求，要求电子档案按照规定的存储规则进行存储，如根据电子档案的机密等级要求电子档案按照不同等级的存储路径进行存储；对借阅人来说，借阅人在使用电子档案的时候，同样需要按照规定的使用规则进行使用，如借阅人需要将借出的电子档案通过邮件的形式发送给别人时，要求借阅人将邮件发送给管理服务器，由管理服务器将该邮件发送给收件人，同时还需要根据该电子档案的机密等级进行不同操作，如该电子档案的机密等级为“高级”时，还要求借阅人对该电子档案进行加密发送，避免电子档案内容外泄；因此，为了对管理人员和借阅人的日常行为起到监督作用，保证管理人员和借阅人能够按照管理规定进行执行，本实施例中的管理服务器还会对管理人员以及借阅人的行为进行抽查。如图2所示，与实施例一不同之处在于，本实施例中，接收模块还用于接收用户终端发送的邮件；存储模块，还存有规则题库，规则题库包括电子档案的编号规则、存储规则以及使用规则；识别模块，还用于根据邮件的电子档案的编号对电子档案的等级进行识别；管理服务器还包括有审核模块，用于对接收模块接收到的邮件内容进行审核，当电子档案的等级为“高级”时，审核模块将邮件内容与存储模块存储的使用规则进行匹配，在邮件内容与使用规则相匹配时，审核通过；在邮件内容与使用规则不匹配时，审核不通过，标记模块扣除借阅人的信用积分一次；考核模块，当电子档案的等级为“高级”时，用于从存储模块中的规则题库中调取与该电子档案机密等级相匹配的问题并发送给用户终端，在管理服务器接收到用户终端发送的答案后，考核模块将该答案与规则题库的正确答案进行对比，若答案与正确答案一致时，则通过考核；发送模块，当电子档案的等级为“高级”时，在审核以及考核同时通过后，发送模块将该邮件发送到邮件中的收件邮箱，当电子档案的等级为“高级”以外的其他等级时，则发送模块将该邮件直接发送到邮件中的收件邮箱；追踪模块，用于识别邮件中电子档案的存储位置，并将该存储位置与存储规则中的规定位置进行匹配；警示模块，当存储位置与规定位置不匹配时，警示模块发出警示信息。本实施例中，编号规则为：编号采用六位编码，第一位表示电子档案的机密等级，包括a、b、c、d四种，对应关系为：a-高级，b-中级，c-低级，d-普通；第二、三位组合表示电子档案的类型，采用两位的阿拉伯数字表示，类型包括合同、技术资料、期刊杂志……，本实施例中类型以合同和技术资料为例，对应关系为：10-技术资料，20-合同；第四-六位组合表示顺序号，采用三位的阿拉伯数字表示；如编号“a10507”则便是该电子档案的机密等级为高级，类型为技术资料，是第507份技术资料。存储规则规定不同机密等级的电子档案按照不同的存储方式进行存储，如机密等级为普通的电子档案只需要一级存储即可，初级的电子档案需要二级存储，中级的电子档案需要三级存储，高级的电子档案则需要四级存储。使用规则规定不同机密等级的电子档案按照不同的附件方式作为附件发送邮件，本实施例中，使用规则规定发送机密等级为高级的电子档案时需要对电子档案进行加密，并在邮件内容中标注“加密”或“密码”的字样。在借阅人需要发送某一电子档案时，借阅人需要将邮件发送给管理服务器的接收模块，审核模块对邮件内容进行审核，同时考核模块对借阅人进行考核，在审核和考核均通过时，发送模块则将该邮件发送给收件邮箱。具体的，借阅人将邮件发送给接收模块，此时识别模块对邮件中的电子档案的编号进行识别，根据编号规则也就能够识别出该电子档案的机密等级，当识别出该电子档案的机密等级为“普通”、“低级”和“中级”中任一种等级时，由于机密等级不高，也就不需要考虑内容外泄的后果，因此此时默认审核通过，当识别出该电子档案的机密等级为“高级”时，考虑到电子档案的保密安全，审核模块还需要对邮件内容进行审核，具体的，审核模块将邮件内容与存储模块存储的使用规则进行匹配，在邮件内容与使用规则相匹配时，则审核通过；若邮件内容与使用规则不匹配时，审核不通过，此时标记模块扣除借阅人的信用积分一次。在审核过程中，考核模块随机从存储模块中的规则题库中调取与该电子档案机密等级相匹配的问题并发送给用户终端，借阅人需要对接收到的问题给出答案并发回到管理服务器，考核模块将该答案与规则题库的正确答案进行对比，若答案与正确答案一致时，则通过考核；在审核以及考核同时通过后，发送模块将该邮件发送到收件邮箱。在上述过程中，识别模块识别出该电子档案的编号后，追踪模块对该电子档案的存储位置进行追踪从而得到该电子档案的存储位置，在追踪到存储位置与存储模块中存储规则中该电子档案的规定位置不匹配时，此时警示模块则发出警示信息；具体的，在追踪电子档案的存储位置时，首先由识别模块识别出该电子档案的编号，然后追踪模块根据该编号在存储模块中进行查找，在找到该电子档案后，跟踪模块获取该电子档案的属性并从属性中获取到该电子档案的存储位置抽查时，选定对借阅人发送的邮件a进行抽查，识别模块对邮件a中作为附件的电子档案的编号进行识别，如识别出该电子档案的编号为“c10507”，表明该电子档案的机密等级为低级，此时不需要进行审核以及考核操作，发送模块直接将该邮件发送到邮件中的收件邮箱；如识别出该电子档案的编号为“a10507”，即发送的电子档案的机密等级为高级时，这种情况下需要进行审核以及考核操作，其中审核操作具体为：审核模块对邮件内容进行审核，邮件a的内容中含有“附件密码通过电话告知”的字样，与使用规则匹配，因此审核通过；考核操作具体为：考核模块从规则题库中提取关于高级机密等级的问题发送给用户终端，如“电子档案机密等级为高级的时候，需要进行何种操作”，考核模块将接收到的借阅人的答案与规则题库的正确答案进行对比，由于使用规则中规定发送高级机密的电子档案时需要加密发送并在邮件内容中标注“加密”或“密码”的字样，因此考核模块在将答案与标准答案进行对比时，若答案中出现“加密”或“密码”的字样，如邮件内容包括“附件密码通过电话告知”的字样，即为匹配成功，考核通过；若答案中并没有“加密”或“密码”的任一字样，则匹配不成功，也就表示借阅人对使用规则不熟悉，没有遵照使用规则执行，此时标记模块扣除借阅人的信用积分一次，如当前借阅人的信用积分为62分，则扣除一次后借阅人的信用积分为61分；在审核通过以及考核通过后，此时发送模块发送该邮件。而在识别模块识别出该电子档案的编号后，追踪模块对该电子档案的存储位置进行追踪从而得到该电子档案的存储位置，如识别出该电子档案的编号为“a10507”，电子档案的存储位置为“f:\x1文件夹\x2\x3”，即该电子档案的存储为四级存储，而由于该电子档案的第一位为“a”，即该电子档案的机密等级为高级，存储规则要求该电子档案的存储需要四级存储，而追踪模块追踪到的存储位置就是四级存储，表示该电子档案的存储是符合要求的，此时警示模块不会发出警示信息；若追踪模块追踪到该电子档案的存储位置为“f:\x1文件夹\x2”，为三级存储，则该电子档案的存储是不符合存储规则的，此时警示模块发出警示信息，提示管理人员该电子档案的存储位置有误，以便管理人员及时更改。以上的仅是本发明的实施例，方案中公知的具体结构及特性等常识在此未作过多描述，所属领域普通技术人员知晓申请日或者优先权日之前发明所属
技术领域：
所有的普通技术知识，能够获知该领域中所有的现有技术，并且具有应用该日期之前常规实验手段的能力，所属领域普通技术人员可以在本申请给出的启示下，结合自身能力完善并实施本方案，一些典型的公知结构或者公知方法不应当成为所属领域普通技术人员实施本申请的障碍。应当指出，对于本领域的技术人员来说，在不脱离本发明结构的前提下，还可以作出若干变形和改进，这些也应该视为本发明的保护范围，这些都不会影响本发明实施的效果和专利的实用性。本申请要求的保护范围应当以其权利要求的内容为准，说明书中的具体实施方式等记载可以用于解释权利要求的内容。当前第1页12