一种可自动排查人事档案缺件情况的系统的制作方法

1.本发明涉及档案管理领域，尤其涉及一种可自动排查人事档案缺件情况的系统。


背景技术：

2.档案管理也称作档案管理工作，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称；
3.一般来说，档案管理过程中，会对档案进行修改、增添以及删除，一般的档案管理系统大多只对修改日期进行记录，对于修改前后的数据只保留修改后的数据，导致在发现档案修改错误的时候无法冲洗找回原始档案数据进行恢复，其次，在档案修改、增添以及删减的过程中，不对原始数据进行保留，就很容易导致文件的缺失，进而造成档案数据的流失，因此本发明提出一种可自动排查人事档案缺件情况的系统。


技术实现要素：

4.本发明的目的是为了解决现有技术中存在的缺点，而提出的一种可自动排查人事档案缺件情况的系统。
5.为了实现上述目的，本发明采用了如下技术方案：
6.一种可自动排查人事档案缺件情况的系统，一种可自动排查人事档案缺件情况的系统，包括档案查阅系统、档案修改系统、档案数据库、档案采集系统以及档案排查系统，档案查阅系统配置用于档案的查阅，档案修改系统配置用于档案的修改以及修改的记录，档案数据库配置用档案数据以及档案修改数据的存储，档案采集系统配置用档案数据的采集，档案排查系统配置用于缺失档案的排查；
7.所述档案修改系统包括修改权限验证模块、档案修改记录模块、新文件夹建立模块、旧文件保留模块、数据清除模块以及数据传输模块，修改权限验证模块配置用于档案修改时的权限验证，档案修改记录模块配置用于档案修改日期以及修改用户身份信息的记录，新文件夹建立模块配置用于修改后档案文件夹的重新建立，旧文件保留模块配置用于原始档案数据文件夹的保留，数据清除模块配置用于原始档案数据文件夹的清除，数据传输模块配置用于档案修改记录模块、新文件夹以及旧文件夹数据的上传；
8.所述档案数据库包括验证登录模块、档案中数据库、新旧档案数据库、修改记录数据库、自锁预警模块以及数据传输模块，验证登录模块配置用于档案数据库使用时的权限验证，档案总数据库配置用于档案总数据的存储，新旧档案数据库配置用于档案修改系统修改的新文件以及原始旧文件的存储，修改记录数据库配置用于档案修改系统中档案修改数据的存储，自锁预警模块配置用于档案数据库修改时的指令否定以及档案数据库的强制关闭，数据传输模块配置用于档案数据库中的数据传输；
9.所述档案排查系统包括文件夹检索模块、文件夹名称匹配模块、计时模块以及系统启动模块，文件夹检索模块配置用于档案数据文件夹的检索，文件夹名称匹配模块配置用于文件夹检索模块检索到的文件夹名称的匹配，计时模块配置用系统启动模块的定时开
启，系统启动模块配置用于档案排查系统的启动。
10.优选的，所述文件夹检索模块用于检索档案数据文件夹中空文件夹的检索，文件夹名称匹配模块配置用于检索出的空文件夹名称于档案数据库中的文件夹名称进行匹配。
11.采用上述技术方案：通过对空白文件夹的检索，能够检索到缺失档案数据的文件夹，之后通过匹配文件夹名称，进一步确定档案数据库中是否有与之相匹配的文件夹数据，之后决定通过采集数据的方式进行数据的补充或者通过调取档案数据库中数据的方式进行数据的补全。
12.优选的，所述档案排查系统的排查步骤具体为：计时模块设置系统启动模块的启动时间，到达指定时间后，系统启动模块控制排查系统的启动，之后，文件夹检索模块自动对档案数据库中的档案中数据库中的空文件夹进行检索，检索完成后，将空文件夹的文件夹名称与档案数据库中的文件夹名称进行匹配，根据匹配的结果对该空文件是否缺失进行判断，并将结果通过互联网输送至管理员邮件箱中。
13.采用上述技术方案：通过对空白文件夹的检索，之后与档案数据库进行匹配，根据匹配的结果确定档案数据库中是否存在数据的缺失，之后将匹配结果发送至管理员，及时进行数据的补充，此种设计，能够定时对档案数据库进行更新，确保档案数据库的准确性。
14.优选的，所述档案排查系统排查过程中匹配结果的具体标准为：当匹配到空文件夹与档案数据库中文件夹名称相似度大于75％的文件夹数量为2个或者2个以上时，则表明该空文件夹中的档案数据在档案数据库中仍有留存，可通过数据传输模块将该档案数据文件夹自动输入至档案总数据库中进行补全，并且补全后的数据通过数据传输模块传输至档案查阅系统进行数据的更新，当匹配不到文件夹名称相似度大于75％或者匹配数量小于2个，则表明该空文件夹中的数据确认缺失。
15.采用上述技术方案：通过对档案数据库中除了档案总数据库中的档案数据文件夹进行匹配，能够通过档案数据库中数据的相互调取来完成数据之间的相互完善，从而能够快速的对缺失数据进行补全，避免在进行档案查询的时候因为档案数据的缺失导致无法进行查阅。
16.优选的，所述档案查阅系统包括验证登录模块、登录信息记录模块、信息检索模块、信息加密模块以及分类查询模块，验证登录模块配置用于查阅系统登录的身份验证，登录信息记录模块配置用于登录用户的身份记录，信息检索模块配置用于信息的检索查阅，信息加密模块配置用于加密信息的查阅验证，分类查询模块配置用于信息的分类查找。
17.优选的，所述档案采集系统包括电子档案接收模块、纸质档案接收模块、数据处理模块、数据传输模块以及本地数据库，电子档案接收模块配置用于电子档案的接收，纸质档案接收模块配置用于纸质档案的接收，数据处理模块配置用于电子档案以及纸质档案数据的处理以及档案数据文件夹的建立，数据传输模块配置用于档案数据文件夹的传输，本地数据库配置用于电子档案以及纸质档案原始数据的存储。
18.采用上述技术方案：通过对数据的采集不仅能够建立档案数据库，且能够为数据库中缺失数据进行二次采集，从而完善数据库，完善档案数据的完整性。
19.优选的，所述档案采集系统的具体采集流程为：电子档案通过邮箱、qq、微信以及企业微信等方式进行接收，纸质档案通过快递的方式进行接收，纸质档案接收后，通过扫描设备进行图文的转换，扫描后的数据以及电子档案数据统一经过数据处理模块进行处理，
数据模块对电子档案数据以及扫描后的纸质档案数据进行相似度的匹配，将相似度大于80％的档案数据归类至一起，将匹配到一起的档案数据按照人员姓名作为档案数据文件夹名称，之后建立人事档案数据文件夹，并且把对应的数据输入至该文件夹，从而完成档案数据文件夹的建立，之后通过数据传输模块将档案数据上传至档案数据库中分为业务类档案和事件档案，业务类档案按照业务名称以及业务营业额作为文件夹名称进行档案数据文件夹的建立，事件档案按照事件发生地点以及日期作为文件夹名称进行档案数据文件夹的建立，之后将对应数据归类到对应的档案数据文件夹中，从而完成档案数据文件夹的建立，之后通过数据传输模块将档案数据上传至档案数据库中。
20.优选的，所述验证登录模块、信息加密模块以及修改权限验证模块的验证方式均以人脸识别验证以及视频验证的方式进行身份的验证。
21.采用上述技术方案：通过对修改权限、查阅以及修改加密信息查阅的验证，能够避免他人随意查阅以及修改档案数据，进一步的避免了因为他人的操作导致档案数据的丢失或者泄露。
22.本发明的有益效果为：
23.1.档案修改系统中设置有档案修改记录模块，每当档案数据修改后，档案修改的时间会由档案修改记录模块进行记录，修改的新档案数据自动建立新文件夹，新建文件夹自动顶替原有档案数据文件夹的位置，之后原有档案数据文件夹以及新建文件夹和档案修改的记录数据通过数据传输模块上传至档案数据库，原有档案数据文件夹在一个月后将自动删除，通过这种设计，使得档案在每次进行修改后，都保留下修改记录，且修改后的新旧档案数据都录入档案数据库中进行保存，避免了因为档案修改错误后无法找到原始数据，进而导致档案的丢失，其次，档案排查系统通过对档案数据库中的档案文件夹进行排查，通过对空文件夹的排除，进行档案数据缺失的定时排查，进而使得缺失数据及时进行重新采集，进而补全档案数据库；
24.2.本发明中通过设置有档案采集系统，通过对数据的采集不仅能够建立档案数据库，且能够为数据库中缺失数据进行二次采集，从而完善数据库，完善档案数据的完整性；
25.3.本发明中在各个系统中设置了验证登录模块、信息加密模块以及修改权限验证模块，验证登录模块、信息加密模块以及修改权限验证模块均以人脸识别验证以及视频验证的方式进行身份的验证，通过对修改权限、查阅以及修改加密信息查阅的验证，能够避免他人随意查阅以及修改档案数据，进一步的避免了因为他人的操作导致档案数据的丢失或者泄露。
附图说明
26.图1为本发明中的系统示意图。
具体实施方式
27.下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。
28.如图1所示一种可自动排查人事档案缺件情况的系统，一种可自动排查人事档案缺件情况的系统，包括档案查阅系统、档案修改系统、档案数据库、档案采集系统以及档案
排查系统，档案查阅系统配置用于档案的查阅，档案修改系统配置用于档案的修改以及修改的记录，档案数据库配置用档案数据以及档案修改数据的存储，档案采集系统配置用档案数据的采集，档案排查系统配置用于缺失档案的排查；
29.所述档案修改系统包括修改权限验证模块、档案修改记录模块、新文件夹建立模块、旧文件保留模块、数据清除模块以及数据传输模块，修改权限验证模块配置用于档案修改时的权限验证，档案修改记录模块配置用于档案修改日期以及修改用户身份信息的记录，新文件夹建立模块配置用于修改后档案文件夹的重新建立，旧文件保留模块配置用于原始档案数据文件夹的保留，数据清除模块配置用于原始档案数据文件夹的清除，数据传输模块配置用于档案修改记录模块、新文件夹以及旧文件夹数据的上传；
30.所述档案数据库包括验证登录模块、档案中数据库、新旧档案数据库、修改记录数据库、自锁预警模块以及数据传输模块，验证登录模块配置用于档案数据库使用时的权限验证，档案总数据库配置用于档案总数据的存储，新旧档案数据库配置用于档案修改系统修改的新文件以及原始旧文件的存储，修改记录数据库配置用于档案修改系统中档案修改数据的存储，自锁预警模块配置用于档案数据库修改时的指令否定以及档案数据库的强制关闭，数据传输模块配置用于档案数据库中的数据传输；
31.所述档案排查系统包括文件夹检索模块、文件夹名称匹配模块、计时模块以及系统启动模块，文件夹检索模块配置用于档案数据文件夹的检索，文件夹名称匹配模块配置用于文件夹检索模块检索到的文件夹名称的匹配，计时模块配置用系统启动模块的定时开启，系统启动模块配置用于档案排查系统的启动。
32.其中，所述文件夹检索模块用于检索档案数据文件夹中空文件夹的检索，文件夹名称匹配模块配置用于检索出的空文件夹名称于档案数据库中的文件夹名称进行匹配，通过对空白文件夹的检索，能够检索到缺失档案数据的文件夹，之后通过匹配文件夹名称，进一步确定档案数据库中是否有与之相匹配的文件夹数据，之后决定通过采集数据的方式进行数据的补充或者通过调取档案数据库中数据的方式进行数据的补全。
33.其中，所述档案查阅系统包括验证登录模块、登录信息记录模块、信息检索模块、信息加密模块以及分类查询模块，验证登录模块配置用于查阅系统登录的身份验证，登录信息记录模块配置用于登录用户的身份记录，信息检索模块配置用于信息的检索查阅，信息加密模块配置用于加密信息的查阅验证，分类查询模块配置用于信息的分类查找。
34.其中，所述档案采集系统包括电子档案接收模块、纸质档案接收模块、数据处理模块、数据传输模块以及本地数据库，电子档案接收模块配置用于电子档案的接收，纸质档案接收模块配置用于纸质档案的接收，数据处理模块配置用于电子档案以及纸质档案数据的处理以及档案数据文件夹的建立，数据传输模块配置用于档案数据文件夹的传输，本地数据库配置用于电子档案以及纸质档案原始数据的存储。
35.所述验证登录模块、信息加密模块以及修改权限验证模块的验证方式均以人脸识别验证以及视频验证的方式进行身份的验证，通过对修改权限、查阅以及修改加密信息查阅的验证，能够避免他人随意查阅以及修改档案数据，进一步的避免了因为他人的操作导致档案数据的丢失或者泄露。
36.工作原理：
37.s1、档案数据的采集：电子档案通过邮箱、qq、微信以及企业微信等方式进行接收，
纸质档案通过快递的方式进行接收，纸质档案接收后，通过扫描设备进行图文的转换，扫描后的数据以及电子档案数据统一经过数据处理模块进行处理，数据模块对电子档案数据以及扫描后的纸质档案数据进行相似度的匹配，将相似度大于80％的档案数据归类至一起，将匹配到一起的档案数据按照人员姓名作为档案数据文件夹名称，之后建立人事档案数据文件夹，并且把对应的数据输入至该文件夹，从而完成档案数据文件夹的建立，之后通过数据传输模块将档案数据上传至档案数据库中分为业务类档案和事件档案，业务类档案按照业务名称以及业务营业额作为文件夹名称进行档案数据文件夹的建立，事件档案按照事件发生地点以及日期作为文件夹名称进行档案数据文件夹的建立，之后将对应数据归类到对应的档案数据文件夹中，从而完成档案数据文件夹的建立，之后通过数据传输模块将档案数据上传至档案数据库中，通过对数据的采集不仅能够建立档案数据库，且能够为数据库中缺失数据进行二次采集，从而完善数据库，完善档案数据的完整性；
38.s2、档案的查阅：用户登录档案查阅系统，验证登录模块对用户身份信息进行验证，验证方式为人脸识别以及视频识别，验证通过后，用户可进行档案的查阅，查阅过程中，首先通过分类查询模块确定查询目标，之后通过信息检索模块进行档案的查阅，查阅过程中，若是查阅信息为加密信息，则需要通过信息加密模块的验证，验证方式同样为人脸识别和视频识别，验证通过后方可进行加密档案的查询，用户登录系统后，登录信息记录模块自动记录用户账号以及登录的时间；
39.s3、档案数据的修改：用户在进行档案查阅过程中，若是需要对档案数据进行修改，则首先经过修改权限验证模块，验证方式为人脸识别和视频识别，验证通过后，方可对档案数据进行修改，修改权限分为修改档案数据、增加档案数据以及删除档案数据，每次修改档案数据、增加档案数据以及删除档案数据时，都会自动生成新的文件夹，新建文件夹以及远档案文件夹通过数据传输模块对应上传至档案数据库中的档案总数据库以及旧档案数据库中，旧文件夹保存在旧文件保留模块中，之后经过一个月由数据清除模块进行清除，每次修改时，由档案修改记录模块记录修改日期、修改范围以及修改人信息，之后将修改数据上传至档案数据库中的修改记录数据库中；
40.s4、缺失档案的排查：计时模块设置系统启动模块的启动时间，到达指定时间后，系统启动模块控制排查系统的启动，之后，文件夹检索模块自动对档案数据库中的档案中数据库中的空文件夹进行检索，检索完成后，将空文件夹的文件夹名称与档案数据库中的文件夹名称进行匹配，根据匹配的结果对该空文件是否缺失进行判断，并将结果通过互联网输送至管理员邮件箱中，其中，所述档案排查系统排查过程中匹配结果的具体标准为：当匹配到空文件夹与档案数据库中文件夹名称相似度大于75％的文件夹数量为2个或者2个以上时，则表明该空文件夹中的档案数据在档案数据库中仍有留存，当匹配不到文件夹名称相似度大于75％或者匹配数量小于2个，则表明该空文件夹中的数据确认缺失，通过对空白文件夹的检索，之后与档案数据库进行匹配，根据匹配的结果确定档案数据库中是否存在数据的缺失，之后将匹配结果发送至管理员，及时进行数据的补充，此种设计，能够定时对档案数据库进行更新，确保档案数据库的准确性。
41.s5、缺失档案的补全：针对步骤s4中的匹配结果，若档案数据库中旧档案数据库中仍有留存，通过数据传输模块将该档案数据文件夹自动输入至档案总数据库中进行补全，并且补全后的数据通过数据传输模块传输至档案查阅系统进行数据的更新，若档案数据库
中无法匹配到缺失档案数据文件夹，则根据档案数据文件夹名称中的人名进行线下数据的采集，采集的方式可以通过电话回访或者上门调研的方式，采集到的数据按照档案采集系统的数据处理方式进行处理，之后进行缺失档案的完善；
42.在上述实施例中：计时模块的设定时间为六个月，档案数据库中设置有自锁预警模块，自锁预警模块的设定，在登录档案数据库中后，针对档案数据库中的数据进行修改时，将自动锁定界面，使得界面锁死，无法进行使用，并且警报信息通过短信的方式发送至管理员内，管理员收到短信提示后，登入系统对系统进行重启，档案数据库恢复使用，此种设计，避免了他人对档案数据库中的数据进行修改，进而导致系统的崩溃以及数据的盗窃，并且修改档案数据库会影响其他系统的使用，例如无法得知档案修改系统的修改记录以及档案查阅系统的查阅记录等。
43.以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，根据本发明的技术方案及其发明构思加以等同替换或改变，都应涵盖在本发明的保护范围之内。