一种无纸化文件系统的制作方法
【专利说明】
1.
技术领域
[0001]本发明是一种无纸化文件系统，属于计算机软件领域。
2.
【背景技术】
[0002]我们日常工作、生活中经常需要用到文件，证件等的打印、复印件，传统方式的打印、复印件耗费大量的纸张。纸张的生产是以消耗林木资源、排放污水、废气等破坏环境的方式为代价的，这对我国环境保护工作来说无疑是一种巨大的负担。据中国造纸协会调查资料，2013年全国木浆产量882万吨，较上年增长8.89%，为历史最高值。中华人民共和国环境保护部《2012年环境统计年报》中废水排放情况表显示，在41个行业中，造纸和纸制品业2011，2012年的排放量均为第一，分别达到38.2亿吨，34.3亿吨，远超其它行业。另一方面传统的纸张打印、复印方式有着不易保存、长时间保存后字迹不清、占用大量储存空间、维护管理成本高、文件的未授权使用等缺点，在这种背景下，本发明改变传统的文件纸质打印、复印件模式，实现文件系统电子化、数字化，可以减少不必要的纸张消耗，节约资源，保护环境，同时还可以提高文档的传送效率和安全性。另外，本发明与现有各类软件相比的优势如下:
[0003]与现有电子文档软件相比，本发明的打印功能具有电子文档识别码功能，可根据此识别码，查看该文件具体信息，包括文档制作人、生成时间、地点、类别、有效时间等，并且可根据此识别码，查询文件的真伪；
[0004]与现有网络存储扫描件的方式相比，本发明的复印件功能具有文件校验、识别码生成和授权码生成的特有功能，使得复印件使用效率和安全性得到更大的提高；
[0005]与现有的签章软件相比，本发明的电子签章功能特有自定义电子签章属性信息，并通过特有的识别码进行防伪，避免传统电子签章软件没有加密、防伪或耗费大量人力物力致力于加密和防伪的不均衡现象；
[0006]与现有的软件传送功能相比，本发明的传送功能可实现接收方同步接收，并且文档状态记录可以实时反馈接收方的文件处理状态；通过设定相关授权信息，可以控制文档的复制、转发，解决未授权使用文档的问题；流程文件传送克服了现有其它类型流程软件的“串行”设计缺陷，引入“并行”方式，缩短流程文件的处理时间，提高处理效率。
3.
【发明内容】
[0007]3.1发明目的:实现文件、证件等打印、复印件、传送的无纸化，减少各种打印、复印所带来的纸张过度消耗和资源浪费，低碳环保，同时降低维护管理成本，提高文档的传送效率和安全性，防止未授权使用。
[0008]3.2发明介绍:
[0009]本发明提供了一种无纸化文件系统，主要包括打印功能、复印件功能、电子签章功能和传送功能。
[0010]打印功能将文件通过本系统打印功能生成不可编辑电子文档和唯一识别码，并通过本发明中的传送功能或其它形式将该电子文档和文件识别码发送其他组织或个人，接收者通过识别码可以随时随地查阅和提取该电子文件。
[0011]复印件功能通过对文件、证件、签名等进行扫描、拍照后存储并生成唯一的文件识别码；除自己可以使用外，也可在其他人或组织需要使用该文件、证件等的复印件、签名时，根据授权码授权他人使用。
[0012]电子签章功能可以定制各类签章，并根据特有的识别码功能随时查阅签章的各类信息，方便签章管理，防止签章伪造或未授权使用等问题。
[0013]传送功能可以配合本发明的打印功能，复印件功能，电子签章功能使用，电子文件生成后可通过本功能实时发送给接收方，并实时反馈文档处理状态，传送更安全便捷，效率更高，流程文件传送支持“并行”处理功能，可有效缩短处理时间，提高流程处理效率。
4.
【附图说明】
[0014]图1中列出了本无纸化文件系统的基本流程。首先打印功能(2)、复印件功能(3)、电子签章功能(4)对输入或上传的内容进行校验，如果不合格，则需重新输入或上传，如果合格，打印功能则对输入内容的进行保存或软件打印(9)，完成之后进入生成识别码(11)；电子签章功能对签章进行加密防伪处理(10)，之后进入生成识别码(11)，复印件功能则直接进入生成识别码(11 )，最后系统将生成的识别码通过传送功能(12)发送给接收方(13)。
5.
【具体实施方式】
[0015]5.1打印功能
[0016]5.1.1固定、相同或类似格式文件
[0017]文件提供方将相同或固定格式文件、单据等上传生成文件模版，在此模版上可以输入其它差异化内容，也可直接使用系统新建文档功能新建文档并输入相关内容，完成后进行保存；如果该文件需要文件接收方对内容进行确认，可以通过电子手写板、指纹、短信息、验证码、电子显示屏、电子签名、语音、密码、视频等形式进行。接收方确认后，文件提供方通过本系统的软件打印功能，将该文件打印成不可编辑电子文档后保存于系统中并生成此电子文件识别码，识别码包括文件链接、编号、条码、二维码等形式。识别码生成后，文件提供方将此识别码通过短信息、电子邮件、二维码、即时通讯工具、本发明5.4中的传送功能等形式告知接收方，也可通过本发明5.4中的传送功能或其它形式将包含识别码的电子文档发送给接收方。如果在生成文件过程中需要接收方提供证件、文件等证明文件时，接收方可以通过本发明5.2所述的复印件功能进行调取，如需签章，可调用本发明中的5.3的电子签章功能。接收方日后可通过该识别码，在文件提供方的查询系统中查询对应文件内容。
[0018]5.1.2非固定格式文件
[0019]在输入相关内容后进入本发明的打印系统，自定义文档的各类属性，如需签章，可调用本发明中的5.3的电子签章功能，打印并生成具有识别码的不可编辑的电子文档，如需发送，可通过本发明5.4中的传送功能将该文件实时传送给内部或外部接收者。
[0020]5.1.2打印文件的管理
[0021]在每一次文件生成后，系统会自动记录文件的制作者、制作时间，主题等信息形成文件管理记录，并生成唯一的文件识别码，方便管理者日后的文件管理。
[0022]5.2复印件功能
[0023]复印件功能，也可称之为“扫描件功能”或“电子复件功能”，在此，以“复印件功能”进行说明使用方法。
[0024]5.2.1复印件及识别码的生成
[0025]I)将文件、证件的原件扫描或拍照；
[0026]2)上传扫描件或图片；
[0027]3)系统检测扫描件或图片是否合格；
[0028]4)如果上传文件不合格，则用户需要重新开始步骤I)，2)，3);
[0029]5)如果上传文件合格，系统将会自动生成识别码，识别码包括文件链接、编号、条码、二维码等形式。
[0030]6)识别码生成后，系统通过短信息、电子邮件、二维码、即时通讯工具、本发明5.4中的传送功能等形式发送识别码。
[0031]5.2.2使用该文件
[0032]在取得识别码后，可以通过以下方式使用识别码对应的文件
[0033]I)文件所有者直接登录系统提取文件；
[0034]2)他人或组织需要使用该文件时，文件所有者将对应的识别码提供给对方，对方通过识别码提取对应的文件；为防止非授权用户访问该文件，复印件所有者可设定相应的授权码，只有授权码正确才可以访问和提取，否则不能访问和提取；
[0035]3)用户也可通过本发明5.3中的电子签章功能在授权其他组织或个人使用该复印件时对该复印件进行签注，签注内容包括授权使用的对象，使用范围，使用时间等信息；
[0036]4)用户也可通过本发明5.4中的传送功能将该复印件发送给其它组织或个人使用。
[0037]5.2.3文件的管理
[0038]在每一次文件提取后，系统会自动记录文件的提取人、提取时间、提取地点、提取用途、是否授权、是否成功提取等信息形成文件使用记录，所有者可以通过查阅使用记录可以方便的管理复印件，防止复印件被未授权使用。
[0039]5.3电子签章功能
[0040]5.3.1电子签章的生成
[0041]I)对现有签章扫描或拍照并上传到本发明系统中，如不需要现有的签章，可直接进入下面步骤2)；
[0042]2)输入电子签章所有者的信息，选择签章定制内容，也可在此添加批注、意见、建议等信息，形成特定的批阅签章；
[0043]3)根据电子签章的具体使用情况，输入区别性的信息，防止误用，错用；
[0044]4)电子签章功能根据以上信息，生成电子签章；
[0045]5.3.2电子签章的加密防伪
[0046]根据5.3.1中所输入的信息，电子签章功能使用特有算法对电子签章信息进行加密并生成特别的识别码或识别符号并通过显性或隐性方式出现在在电子签章上:
[0047]I)显性方式:识别码或识别符号直接显示在签章上；
[0048]2)隐性方式:识别码或识别符号隐含于签章中，通过人眼无法直接识别，通过电子签章功能识别后可显示。
[0049]5.3.3电子签章的授权使用
[0050]电子签章所有者除了自己使用电子签章外，还可以通过本发明5.4中的传送功能或其它方式将生成的电子签章识别码发送给授权组织或个人提取使用，为防止识别码泄露导致的安全风险，电子签章所有者在授权时还可设置动态授权码来加强安全防护；同时，电子签章所有者在授权他人或组织提取签章时，还可设置限制信息，包括使用次数，使用时间，使用范围等，超出设置限制时，电子签章无法使用。
[0051]5.3.4电子签章的管理
[0052]在电子签章管理方面，电子签章所有者只需将识别码或识别符号输入本电子签章系统，即可查看该签章的具体信息，对于每个签章，从生成开始会详细记录其每一次的使用状态，通过这种方式，可以避免传统方式签章浪费资源或被未授权使用的缺点，也避免了当前电子签章无识别信息，或将大量精力集中在加密防伪这方面。另外，相比较普通电子签章，使用者基本上无法判断该签章是否有授权，也无法识别其系统生成的真实签章是否被使用到其它方面。本发明的电子