签章功能克服了这些缺点，在每次提取电子签章时，软件可自动生成唯一的使用识别码，当电子签章所有者或系统自动巡查发现相同或重复的识别码时，即可判定其为未授权或超范围使用签章，此时，签章所有者可采取相应措施，包括:1)若未授权使用方在本系统内，签章所有者可通过一定程序作废未授权签章；并通过本发明的消息功能警告未授权使用者；2)若未授权使用方不在本系统内，签章所有者除通过本发明的消息功能或其它形式警告未授权使用者外，还可通过本发明的签章更新功能，升级现有签章识别码。
[0053]5.4传送功能
[0054]5.4.1传送功能的设定
[0055]在使用传送功能之前，使用者先需要设定接收方的接收信息，包括名称，组织代码，证件号码，接收地址，联系方式等，设定完成后点击保存，系统会自动将该接收方信息保存在通讯录中，下一次可从通讯录中直接选择该收件人,在通讯录人员过多时,也可通过输入该接收方的关键字信息快速选定接收方。当需要传送敏感或保密信息时，发送者可以设定访问密码，接收方在打开文件时需要输入正确的密码。
[0056]5.4.2传送文件的选择
[0057]通过文件选择按钮，使用者可选择需要传送的文件，可以包括:
[0058]I)本发明5.1中打印功能生成的电子文件；
[0059]2)本发明5.2中的复印件；
[0060]3)本发明5.3中电子签章功能生成的电子签章；
[0061]4)本发明5.1, 5.2和5.3中文件的识别码；
[0062]5)本发明之外的其它任何类型的文件；
[0063]选定需要发送的文件后即可发送，发送时，可选择即时发送或定时发送功能。
[0064]5.4.3模板功能
[0065]对于表格，单据，合同等有固定，相同或类似格式的文件，或经常需要用到的联系人，可以利用系统的模板功能创建模板实现文件快捷发送。
[0066]I)点击模板新建功能；
[0067]2)上传现有模板或自定义格式内容；
[0068]3)点击保存，系统根据设定内容生成模板。
[0069]5.4.4流程类文件的传送
[0070]对于传送的文件，需要多人，多部门，多组织处理时，可调用5.4.3的模板功能，保存常用接收方信息后，可以生成流程文件模板，此后每次调用，输入差异化内容后，可以实现快速发送的功能。文件将自动传送给需要处理的下一个节点，与此同时，其它节点也可以看见该流程文件的存在，但是对流程文件未到本节点时，本节点的操作权限可根据实际情况在流程模板设计时定义，分为以下三类:1、流程文件未到本节点时，本节点只有阅读权限，了解该文件的存在，文件处理到达自己所属节点后才有权操作处理；2、流程文件未到本节点时，本节点有操作处理权限，可直接操作处理该流程文件；3、流程文件未到本节点时，本节点有部分操作处理权限，即可对部分内容加以操作处理。本软件这样设计避免了其它类型流程软件的“串行”设计缺陷，即只有当流程文件到达自己节点时才知道文件的存在或才有权处理的情况，并且可以互相监督，明白流程文件到了哪个节点，处理耗费了多少时间；需要多人，多部门，多组织处理的事项，其他人、其它部门、组织可以提前介入，“并行”同时处理，这样的设计，可大大提高流程文件的处理效率。对于每个节点对文件的反馈，都会形成5.4.5中所述的详细记录，并可以根据该记录评估此次流程文件处理效率的高低，还可以通过统计特定时段的效率，来做总体效率评估。
[0071]5.4.5文件状态反馈
[0072]文件状态包括未发出、已发出、对方未收取，对方已收取，对方未阅读，对方已阅读，对方已处理等。当选择完成需要发送的文件后，传送系统会自动保存当前操作，如遇意外文件未成功发出，文件状态会显示为“未发出”并显示上次操作时间；文件成功发出后，文件状态将显示为“已发出”并显示发送时间；同时系统自动向接收方通过预定联系方式包括短信、本系统的消息功能、其它即时通讯工具发出新文件通知，提醒查阅文件，当接收方打开文件后，文件状态将显示为“已提取”并记录提取时间；当接收方阅读后点击完成或关闭，文件状态将显示为已阅读并记录阅读完成时间；所有状态变化及操作时间会实时记录形成传送文件状态记录。
[0073]5.4.6传送文件的转发
[0074]接收方在收到文件后可对收到的文件进行转发，操作如下:
[0075]I)点击“转发”;
[0076]2)选择或设定需要接对象；对于经常性的或固定的接收人，通过设置默认接收人的方式实现快捷转发；
[0077]3)如需对该文件添加批注、意见、建议或签章，可调用本发明5.3中的电子签章功倉泛;
[0078]4)确认无误后点击“发送”。
[0079]5.4.7调查统计模版
[0080]当传送一份文件的目的是为了进行数据统计、意见反馈，建议搜集，投票时，可以使用调查、统计、投票模版:
[0081]I)点击新建模版；
[0082]2)选择模版类型；
[0083]3)输入调查、统计或投票内容；
[0084]4)选择接收方；
[0085]5)发送
[0086]接收方收到文件后，完成相应操作并提交后，发送方系统会根据提交的反馈信息进行实时自动统计，并以图形，图表，汇总数据等形式显示出来。
[0087]5.4.8文件自动归类
[0088]当传送多个文件时，发送方和接收方可进行相应的设置，设置后系统会自动将发送和接收到的文件进行归类，也可自动存储于指定目录下。
【主权项】
1.一种无纸化文件系统，其特征在于包括无纸化的文件打印功能、复印件功能、电子签章功能、传送功能，实现文件从制作到传送过程的无纸化。
2.一种无纸化文件系统，其无纸化打印功能特征在于既支持无固定格式文件的打印，也支持将固定、相同或类似格式文件、单据、表格做为系统模版，可以在系统模版上输入差异化内容后打印；当需要电子文件接收者确认此内容的情况下，电子文件接收者可通过电子手写板、指纹、短信息、验证码、电子显示屏、电子签名、语音、密码、视频等形式对内容进行确认；当需要复印件的时，可直接调用本无纸化系统发明中的无纸化复印件子系统；当需要签章时，可以通过本无纸化系统发明中的电子签章功能对电子文件进行签章；当需要传送时，可将电子文件通过本发明中的传送功能实时发送给接收者并获得文件收取状态、阅读状态的实时反馈。
3.—种无纸化文件系统，其无纸化打印功能特征在于通过本发明的文档打印功能，将生成不可编辑电子文档和唯一识别码，通过识别码和授权码可防止对应的电子文件被未授权使用，识别码可通过短信息、电子邮件、二维码、即时通讯工具、本无纸化文件系统中的传送功能等方式提供给接收者，接收者可通过识别码查询和提取对应的电子文件。
4.一种无纸化文件系统，其无纸化复印件功能特征在于每个复印件都具有一个唯一的识别码，通过识别码除复印件所有者可提取文件外，还可发送给其他人、组织、机构使用，还可通过动态授权码防止未授权使用，当授权其他组织或个人使用该复印件时，还可对该复印件进行签注，签注内容包括授权使用的对象，使用范围，使用时间等信息。
5.一种无纸化文件系统，其无纸化复印件功能特征在于复印件每次提取都会记录详细信息，包括提取人、提取时间、提取地点、提取用途、是否授权、是否成功提取等，根据记录可有效管理复印件，防止未授权使用。
6.一种无纸化文件系统，其电子签章功能特征在于同时支持现有签章扫描后制作电子签章和自定义新签章，并可根据电子签章的具体使用情况，输入区别性的信息，防止误用，还可使用特殊的算法对这些信息进行加密，生成特别的识别码或识别符号，用于查询签章的详细信息，包括签章归属人、归属单位、归属机构、生成时间、使用对象、使用时间、使用次数、使用用途，签章真伪等，识别码或识别符号可通过显性或隐性方式出现在在电子签章上。
7.—种无纸化文件系统，其电子签章功能特征在于可以通过本发明中的传送功能或其它方式将生成的电子签章识别码发送给授权组织或个人提取使用，可通过动态授权码防范安全风险，还可设置限制信息，包括使用次数，使用时间，使用范围等，超出使用者设置时，电子签章无法使用；对于每个签章，从生成开始会详细记录其每一次的使用状态，还可在电子签章被使用后监控签章是否为授权使用、未授权使用或超范围使用，当发现签章被未授权使用的情况后，可作废未授权使用的签章，还可通过本发明的消息功能警告未授权使用者。
8.—种无纸化文件系统，其传送功能特征在于发送者可设定发送选项信息并自动保存，第二次使用时只需输入接收者关键字即可调取接收地址，当发送敏感或保密信息时，发送者可设定访问密码，接收方在打开文件时需要输入正确的密码。
9.一种无纸化文件系统，其传送功能特征在于实时记录并反馈文件发送、收取、阅读状态，还可对所发送、接收的文件进行自动归类，并且存档于同一目录下，方便文件管理。
10.一种无纸化文件系统，其传送功能特征在于其所传送文件支持调查、统计、投票、流程文件多人同时处理功能。
【专利摘要】一种无纸化文件系统，属于计算机软件领域，包括打印功能、复印件功能、电子签章功能和传送功能。打印功能将文件通过本系统打印功能生成不可编辑电子文档和唯一识别码，可传送给其他组织或个人，接收者通过识别码可以随时随地查阅和提取该电子文件。复印件功能通过对原件扫描、拍照、存储并生成唯一的文件识别码，在需要使用复印件时，根据识别码和授权码调取。电子签章功能可生成各类签章，并根据识别码功能随时查阅签章的各类信息，防止签章伪造或未授权使用等问题。传送功能可单独或配合本发明的打印功能，复印件功能，电子签章功能使用，并实时反馈文档收取，阅读等处理状态，流程文件传送支持多人同时处理。
【IPC分类】G06F21-62, G06F17-30
【公开号】CN104598596
【申请号】CN201510034062
【发明人】王小安
【申请人】王小安
【公开日】2015年5月6日
【申请日】2015年1月23日