专利名称：事务手续管理系统及事务手续的管理方法
技术领域：
本发明涉及一种事务手续管理系统及事务手续管理方法。详细地来说，涉及一种将向行政机关提出文件等的期限和是否答复等一并管理并省去各法人等进行事务管理的时间，能够合理地进行事务手续的事务手续管理系统及事务手续的管理方法。
背景技术：
在向行政机关提出文件时，由于需要按照特定的样式、特定的规则来提出，因此存在代办上述业务的职业。在代办的业务中，有关专利权、实用新型权、商标权、外观设计权等知识产权的事务比较复杂且需要各种期限管理。特别是如在向国外也申请的情况下，各国之间的规则不同，并且作业变得复杂。虽然通过委托代理人进行管理，可以进行期限管理，但是并不是没有用于制成文件的时间，而是对于代理人自身来说，期限管理或事务手续本身很复杂。虽然上述的期限管理或事务手续很复杂，但是始终不需要特别的专业性或对科学的比较广的见识等。但是，如果不能进行期限管理或事务手续，则不能获得作为目的的专利权等，因此造成致命的错误，从而每个代理人对事务手续都有烦杂的体验。
虽然提出了用通信线路将代理人和委托人联结而谋求事情的简单化的方法(例如，参照特开2001-134661号公报)或通过对期限管理使用计算机而可靠地执行期限管理的方法(例如，参照特开2001-331599号公报)等，但是并不知道谋求通过同时使事务管理本身简化并谋求合理化而可靠地执行的方法。
现在，由于每个个人、法人等个别地进行该复杂的事务手续而需要很多的劳力，因此不仅成本提高而且经常发生错误。该错误的种类，并不是对手续具有专业性的人来说，发生错误的可能性就变小的种类，但是如果发生错误，则担当人是否具有专业性就成为致命性的问题，只凭该致命性的问题就足以成为大的问题。
虽然在特开2001-134661号公报、特开2001-331599号公报中所述的方法很有效，但是并不是能用复杂度的消除或可靠度等点来充分地解决上述的问题的方法。
如果能够只集中事务手续而进行管理，则每个个人及法人等、尤其发明人、专利代理人、律师，能够专心于可发挥其专业性的事情，同时通过介由第3者进行期限管理而提高可靠性。如果存在可实现集中管理方法的具体方法，则是非常有效并合理的。
发明内容
本发明人对解决上述问题而只集中事务手续进行管理的方法进行专门研究而完成了本发明。
即，本发明，在管理与行政机关等之间的文件等的交换的期限及/或答复与否的事务管理系统中，从由个人及/或法人等构成的多个委托人接收委托，将该委托内容输入到期限管理系统中并开始进行期限管理，并且获得来自于行政机关等的文件等，将获得信息输入到期限管理系统中并开始进行有关该活动的期限管理，同时将期限管理信息和文件等的获得信息通过信息配送机构传达给委托人，常时利用网站并通过期限管理系统将被积累在期限管理系统中的信息只提供给委托人，期限管理系统一边进行期限管理，一边通过与委托人及/或行政机关等交换该文件等来处理委托人和行政机关等之间的文件等的交换。
另外，本发明，在管理与行政机关等之间的文件等的交换的期限及/或答复与否的事务手续的管理方法中，其特征在于，从由个人及/或法人等构成的多个委托人接收委托，将该委托内容输入到期限管理系统中并开始进行期限管理，并且获得来自于行政机关等的文件等，将该获得信息输入到期限管理系统中并开始进行有关该活动的期限管理，同时将期限管理信息和文件等的获得信息通过信息配送机构传达给委托人，常时利用网站并通过期限管理系统将被积累在期限管理系统中的信息只提供给委托人，期限管理系统一边进行期限管理，一边通过与委托人及/或行政机关等交换该文件等来处理委托人和行政机关等之间的文件等的交换。
图1是表示本发明的事务手续管理系统的构成的一例的图。
具体实施例方式
下面，对本发明的事务手续管理系统，表示其最佳方式，并详细地进行说明。在图1中表示本发明的事务手续管理系统的构成的一例。
此外，在本发明中所谓的行政机关等指政府机关或其代办者，例如，如果管理的事务手续是专利申请等、有关工业所有权的手续，则为专利局。
另外，在本发明中所谓的法人等指除了个人以外的、与行政机关对应的所有组织。
另外，在本发明中所谓的文件等指在由个人及/或法人等构成的委托人对行政机关等执行手续时，应在委托人和行政机关等之间交换的所有文件(包括电子资料)。
另外，在本发明中所谓的期限管理系统是为了运用本发明的事务手续管理系统而使用的系统，至少由管理条件作成机构、管理信息保存机构、管理条件判断机构及管理条件保存机构构成，并通过管理条件判断机构判断为妥当，基于被储存到管理条件保存机构中的期限管理信息而运用的系统，将其作为优选方式进行表示。
下面，根据图1对本发明进行详细的说明。
通过由个人及/或法人等构成的多个委托人进行期限管理的委托。委托内容被写入到考虑了向系统的输入的具有特定的格式的检验单中而直接输入到与所取得的期限管理系统连接的网站，或能够以邮寄、FAX等的机构来获得并通过手输入或OCS等输入，由此将委托的内容输入到期限管理系统中。
该委托人委托时所记入的检验单，已预先准备、记载了例如管理的手续、每个手续的应管理的项目、管理方法等、为了进行事务手续的管理所需要考虑的项目，委托人能够按照想要委托的内容从这些项目选择所需的项目。
将被输入后的数据送到下面详细表示的管理条件作成机构1中，并作成包括应当管理的内容、向委托人联络的内容、向委托人联络的时期的条件。
接着，通过管理条件判断机构3将根据上述管理条件作成机构1所作成的条件，与有关以保管在管理信息保存机构中的法律等来决定的条件的信息进行比较，并判断通过管理条件作成机构1作成的来自于委托人的委托条件的妥当性。如果其与被保管在管理信息保存机构2的条件没有差别，判断为妥当，则这些信息被保存在管理条件保存机构4中。如果出现问题，则为了确认而将用管理条件作成手段1作成的信息输出。此时，能够采用一些作标记等的办法以使差别部分能够立刻理解。关于差别部分，通过一些方法与委托人进行确认，将修正后的数据再次发送到管理条件作成机构1中。由此有关被委托人委托的管理的信息的数据被存储在管理条件保存机构4中，在其内，涉及期限管理的信息成为期限管理信息。
一方面，从行政机关等被送出的信息被输入到专用的终端10中。在该信息被变换为在期限管理系统中可接受的形式之后，从委托人的终端11经由公共线路通过经由网站被传送到服务器12中。从服务器12进一步将数据发送到管理条件作成机构1，并通过管理条件判断机构3与保管在管理信息保管机构2中的信息进行比较，判断通过管理条件作成手段1作成的条件的妥当性。如果与被保管在管理信息保存机构2中的条件没有差别，则这些信息被发送到判断机构6中。如果出现问题，为了确认而输出由管理条件作成机构1作成的信息。在判断机构6中，将被发送到判断机构6中的信息与保持在管理条件保存机构4中的应管理的信息进行比较，管理所需要的信息被追加在管理条件保存机构4，同时与其他信息一同被追加到经过信息保存机构5中。同时应发送给委托人的信息经由输出服务器13，通过信息配送机构7被发送到委托人。
另一方面，如果被保持在管理条件保存机构4中的信息，通过判断机构6，随着时间经过，到了将应管理的信息内的期限管理信息传达给委托人的时刻，则该信息被发送到服务器13，通过信息配送机构7变换为规定的报告用格式之后，经由公共线路被输送给委托人。
此时，优选传达给委托人的期限管理信息是添加了检验单的信息。对该期限管理信息所添加的检验单表示已传达的期限管理信息是涉及哪方面的信息、或答复的期限是何时等，除此之外，也可举出与该信息对应的法律的条文等、用于使委托人简单地把握状况的项目。另外，也可以利用在委托人委托期限管理时记入的检验单。
在到达委托人的信息内、应向行政机关等提出的信息从终端11变换为应向行政机关等答复的格式之后，被发送到专用终端10并从专用终端10向行政机关提出文件。
另一方面，从专用终端提出的无用信息，从判断机构6被传送到服务器13并直接输出，以规定的方法向行政机关等邮寄或呈报。
在专利申请手续等中的在线手续中，作为将从行政机关等发送到委托人的数据传送到期限管理系统，并将从期限管理系统发送给委托人的文件传送到行政机关等的机构，优选设置自动传送机构8。该自动传送机构8更优选兼备变换信息的形式的功能和转送的功能。
被保存在经过信息保存机构5中的经过信息等、被积累在期限管理系统中的信息，常时利用网站并通过期限管理系统被只提供给委托人。此时，如果委托人访问网址，则通过访问确认机构9确认访问者，对积累的信息只可阅览委托案件。
在本发明中，本发明中的期限管理系统根据如上所述的方法进行期限管理，并同时通过与委托人及/或行政机关等交换文件等，执行对委托人的行政机关等的必需的手续，处理委托人和行政机关等之间的文件等的交换。
下面，详细地表示构成本发明中的期限管理系统的各机构。
管理条件作成机构基于委托人已委托输入的信息，作成包括应管理的内容、与委托人联络的内容、与委托人联络的时期的管理条件的机构。
管理信息保存机构如果保持并改正关于用法律等来决定的应管理的内容的信息，则变更为被改正后的信息的机构。
管理条件判断机构将通过管理条件作成机构作成了的各条件与管理信息保存机构的信息进行比较，如果用管理条件作成机构作成了的条件没有出现问题并判断为妥当，则将用管理条件作成机构作成了的条件保存在管理条件保存机构中，如果出现问题，则进行用于确认的输出的机构。
管理条件保存机构保持包括应管理的内容、向委托人联络的内容、向委托人联络的时期的管理条件的机构。积累在该机构中的信息内、涉及期限管理的信息成为期限管理信息。
经过信息保存机构对委托管理的案件，对在期限管理系统中获得的信息保存经过的机构。
判断机构基于从行政机关等获得并追加的信息，与被保持在管理条件保存机构中的信息进行比较，并对管理所需要的条件进行判断，将管理所需要的信息输入到管理条件保存机构，同时与其他信息一起输入到经过信息保存机构，输出有关向委托人的联络等的处理所必需的信息的机构。
信息配送机构将从判断机构、管理条件判断机构等输出的信息经由公共线路等来配送给委托人的机构。
访问确认机构在委托人要求阅览经过信息等、积累在期限管理系统中的信息并访问网站的情况下，确认访问者并对经过信息保存机构等的信息只可阅览委托案件的机构。
自动传送机构①接收从行政机关等发送给委托人的信息，同时变换为在期限管理系统中可接受的形式之后，利用公共线路等传送给期限管理系统，②将来自于期限管理系统的输出信息变换为能够向行政机关等提出的形式之后，经由专用终端传送给行政机关等的机构。
自动传送机构通常被设置在委托人侧的系统中，但是变换信息的形式的功能也可以设在期限管理系统侧。在设在期限管理系统侧的情况下能够安装在信息配送机构中。
在本发明中重要的点在于只集中管理手续上的事务管理。实际的手续需要各种专业性，在作为代理人执行时需要各种资格等，也可以设想手续本身通过作为委托人的各个人、法人等、及其代理人执行的情况。
对于应事务管理的内容，对各个手续用法律等决定，因此上述的内容按照规定的方式被保存在管理信息保存机构中。
另外，委托人经由公共线路访问网站并通过访问确认机构得到认证之后，只可看到积累在期限管理系统中的经过信息保存机构等的本人所委托的信息。
下面，以专利申请的情况为例，对本发明的事务手续管理系统完成的内容进行更具体地说明。
委托人通过终端访问期限管理系统的网站，按照检验单，作为手续进行所谓的专利申请的选择，如果输入申请预定日期，则显示规定的最新的申请样式。如果按照样式输入，则信息被传送到管理条件作成机构。在此所作成的信息，例如申请预定日期、根据其他委托人的希望所记入的委托人、发明人等的信息，如上所述，被保存到管理条件保存机构。
可以将说明书的研究等合而为一进行研究，但是在单纯地代办事务手续的情况下，如果应该申请的日期来临时，则作为用判断机构判断的信息、已被完成的申请文件经由委托人的终端并经过自动传送机构，通过专用终端向专利局进行电子申请。此时，优选通过期限管理系统所完成的文件，是经过由委托人进行确认的工序而得到的文件。
如果申请结束，则由专利局确定申请编号，根据申请日期、具体情况确定优先权主张日期。如上所述的信息，同样地经过自动传送机构、委托人终端输入网站，通过判断机构判断而被保存到管理条件保存机构及经过信息保存机构。下面，能够一并进行是否审查请求的确认、对拒绝理由通知的答复等的所有的事务管理。
被积累在期限管理系统中的信息可以通过网站进行参照，但是为了保秘，也可以采用标题以外的秘密信息只可用专用线路参照的方法。另外，也可以采用以下方法等重要的信息不保存到管理条件保存机构而保存到其他辅助机构；或对于公开后的信息，从市场获得信息并追加到经过信息保存机构而向委托人提供；或在管理条件判断机构中，对从委托人所获得的信息进行比较，用后管理条件保存机构来保存更正确的信息。
将累积在管理条件保存机构中的期限管理信息作为预先设定好的信息，通过信息配送机构、例如电子邮件传达给委托人，在委托人除了被传达的信息之外还需要详细的说明的情况下，也可采用点击参照按钮后，就能够立即获得信息的办法。
作为能够用本发明的系统进行管理的事务手续，由上述说明可以明确，以对行政机关等进行的全部手续为对象而没有任何限制，但是对于所有涉及复杂而管理期限长的专利的申请/权利化/维持等、用法律来保护的知识产权一并进行管理时，可取得比较大的价值。在这种情况下，当然无论国内外，无论手续的种类为补正、审查请求、审决取消诉讼、主张异议等，都可以进行管理。
产业上的可利用性通过实施本发明的方法使事务手续合理化，发明人、专利代理人、律师等能够专心于原来的具有专业性的业务，因此提高效率，同时也能够谋求减少作为通过能够专心于管理的第3者所进行的管理的结果的错误而提高质量。从而，本发明的系统及方法在个人、法人或其代理人对行政机关等执行手续时能够有效地利用的产业上非常有价值。
权利要求
1.一种事务手续管理系统，其管理与行政机关等之间的文件等的交换的期限及/或答复与否，由下述内容构成从由个人及/或法人等构成的多个委托人接收委托，将该委托内容输入到期限管理系统中并开始进行期限管理，并且获得来自于行政机关等的文件等，将该获得信息输入到期限管理系统中并开始进行有关该活动的期限管理，同时将期限管理信息和文件等的获得信息通过信息配送机构传达给委托人，常时利用网站并通过期限管理系统将被积累在期限管理系统中的信息只提供给委托人，期限管理系统一边进行期限管理，一边通过与委托人及/或行政机关等交换该文件等来处理委托人和行政机关等之间的文件等的交换。
2.一种事务手续的管理方法，其管理与行政机关等之间的文件等的交换的期限及/或答复与否，其特征在于，从由个人及/或法人等构成的多个委托人接收委托，将该委托内容输入到期限管理系统中并开始进行期限管理，并且获得来自于行政机关等的文件等，将该获得信息输入到期限管理系统中并开始进行有关该活动的期限管理，同时将期限管理信息和文件等的获得信息通过信息配送机构传达给委托人，常时利用网站并通过期限管理系统将被积累在期限管理系统中的信息只提供给委托人，期限管理系统一边进行期限管理，一边通过与委托人及/或行政机关等交换该文件等来处理委托人和行政机关等之间的文件等的交换。
3.根据权利要求1中所述的事务手续管理系统，期限管理系统，至少由管理条件作成机构、管理信息保存机构、管理条件判断机构及管理条件保存机构构成，基于通过管理条件判断机构被判断为妥当并被积累在管理条件保存机构中的期限管理信息来被运用。
4.根据权利要求2中所述的事务手续的管理方法，期限管理系统，至少由管理条件作成机构、管理信息保存机构、管理条件判断机构及管理条件保存机构构成，基于通过管理条件判断机构被判断为妥当并被积累在管理条件保存机构中的期限管理信息来被运用。
5.根据权利要求1或3中所述的事务手续管理系统，期限管理信息是添加了检验单的信息。
6.根据权利要求2或4中所述的事务手续的管理方法，期限管理信息是添加了检验单的信息。
7.根据权利要求1、3或5中所述的事务手续管理系统，由个人及/或法人等构成的多个委托人和行政机关等之间的文件等的交换通过以下方式来进行从行政机关等发送给该委托人的数据通过自动传送机构传送到期限管理系统，从期限管理系统发送给该委托人的、由期限管理系统完成的文件通过自动传送机构传送到行政机关等。
8.根据权利要求2、4或6中所述的事务手续的管理方法，由个人及/或法人等构成的多个委托人和行政机关等之间的文件等的交换通过以下方式来进行从行政机关等发送给该委托人的数据通过自动传送机构传送到期限管理系统，从期限管理系统发送给该委托人的、由期限管理系统完成的文件通过自动传送机构传送到行政机关等。
9.根据权利要求7中所述的事务手续管理系统，通过期限管理系统完成的文件，是经过进行由委托人向行政机关等提出文件的确认的工序后而得到的已完成的文件。
10.根据权利要求8中所述的事务手续的管理方法，通过期限管理系统完成的文件，是经过进行由委托人向行政机关等提出文件的确认的工序后而得到的已完成的文件。
全文摘要
提供一种将行政机关和文件等的提出等的期限或答复与否等一并管理，省去各个人、法人等进行事务管理的时间，能够合理地可靠地进行事务手续的事务手续管理系统及管理方法。通过以下处理对事务手续进行管理通过至少由管理条件作成机构(1)、管理信息保存机构(2)、管理条件判断机构(3)及管理条件保存机构(4)构成的、基于存储在管理条件保存机构(4)中的期限管理信息而被运用的期限管理系统，一边进行期限管理，一边通过与委托人及/或行政机关等交换该文件等来处理委托人和行政机关等之间的文件等的交换。
文档编号G06Q10/00GK1813265SQ20048001849
公开日2006年8月2日 申请日期2004年6月22日 优先权日2003年7月1日
发明者浅沼正, 平泉尚子 申请人:三井化学株式会社