专利名称：一种自动中央结账系统的制作方法
技术领域：
本发明系有关一种自动中央结账系统，特别是一种可应用于企业资源规划系统的中央结账系统。
背景技术：
企业经营会产生许多应收帐款与应付帐款，因此有许多关于应收帐款与应付帐款之间的帐务需进行结账(冲账)等之处理。所谓应收帐款是指因出售商品或提供劳务等营业行为所产生应收取的帐款。在付款端付款后，必须对该款项对应的应收帐款，于财务系统中进行结账。相对的，所谓应付帐款，系指企业因为赊购商品、原物料或接受他人提供的劳务等所产生的债务而言。传统上，应收帐款的结账方式，大多是依据客户支票或汇款等数据，由会计人员进入应收帐款系统，先查询该客户所有已立帐的应收、应付等帐款明细资料，再挑选欲结账之一笔或数笔数据，由人工计算每笔金额后，将各笔结账金额输入，最后于系统中立帐。相对的，一般应付帐款系统对于支付应付帐款的方法，大多可分为两种方式。第一种方式为逐笔冲销，此种方法需依据厂商发票或进货单等凭证，由系统中查询出该厂商所有已成立但未付清的应付帐款明细资料，再以人工比对选取欲结账的帐款后输入结账金额等数据，系统再计算出付款金额。第二种方式为固定周期冲销，此种方法即会计人员到每月月底或某一周期结账时，将厂商所有已成立但尚未付清的应付帐款及可冲抵金额等数据汇总，人工判断并计算本次付款金额。然而，上述的应收、应付帐款的结账方法不仅人工操作手续繁杂，而每笔结账金额以人工计算也易造成错误。归纳传统人工结账作业流程之缺点如下传统作法上，收款端会逐一将账单以电子邮件(E-Mail)或纸本邮寄的方式传送给付款端，以告知将收款清单。然当双方对于账单数据有争议时，便需以电子邮件(E-Mail) 或电话进行沟通，且需待双方确认收付款清单无误后，付款端才会逐一进行汇款，如此的流程将增加双方往返沟通的时间。收款端、付款端无法实时掌握各单位之间的收付款状态。对帐过程没有历史记录可供查询，造成日后争议。在对完帐之后，常发生未实时销账，而导致帐务错误的问题。再者，当企业体系越庞大，内部事业个体越多，或者合作配合的代理商越多时，将更加突显上述问题的严重性。
发明内容
本发明提供一种安全、高效、低成本及易监控的自动中央结账系统。本发明之技术方案为一种自动中央结账系统，耦接一应收帐款系统与一应付帐款系统，所述自动中央结账系统包含接收模块、处理模块和输出模块，其特征在于所述接收模块接收一收款端透过所述应收帐款系统自动传送的一应收帐款数据与一付款端透过所述应付帐款系统自动传送的一应付帐款数据；所述处理模块处理模块，依据所述应收帐款数据与所述应付帐款资料，结算出一结账资料；所述输出模块及输出模块，输出所述结账数据。作为具体化，所述收款端及所述付款端分别包含企业内部的各个事业体及/或企业合作的各个代理商。作为具体化，所述处理模块包含一收款处理单元，处理所述应收帐款数据；一付款处理单元，处理所述应付帐款数据；一报表单元，依据所述应收帐款数据与所述应付帐款数据，产生对应的报表；一计算单元，依据一商业逻辑计算所述应收帐款数据与所述应付帐款数据，而产生所述结账数据；一警示单元，当每笔对应的所述应收帐款资料与所述应付帐款数据的币别不同时，产生一警示信息；一时间单元，提供设定自动结算所述结账数据的一期间；及一储存单元，储存所述应收帐款数据、所述应付帐款数据与所述结账数据，并储存所述应收帐款系统、所述应付帐款系统注册表所述自动中央结账系统的一登录记录。作为改进，所述自动中央结账系统还包含一网络模块，所述网络模块提供所述收款端与所述付款端透过因特网查询一帐务数据。作为具体化，所述网络模块更提供所述收款端与所述付款端透过因特网沟通信
肩、ο作为具体化，所述网络模块更提供所述收款端透过因特网传送一电子账单予所述付款端。作为具体化，所述结账数据报含每一笔对应的所述应收帐款资料与所述应付帐款数据的一净额，且所述输出模块将每一所述净额传送至对应的所述应收帐款系统与所述应付帐款系统。作为具体化，所述应收帐款系统与所述应付帐款系统系整合于一企业资源规划系统。藉由本发明一种自动中央结账系统，企业内部的各个事业体及企业合作的各个代理商之间的账单资料全部集中到本发明所提出的自动中央结账系统以进行处理与计算。藉由各事业体或各代理商本身的应收、应付帐款系统，将账单数据自动传送到一共通平台，亦即本发明所提出的自动中央结账系统，如此可降低传统上人工操作的处理成本及错误率。 再者，因所有的帐务资料皆于同一平台上进行处理，故所有的资料皆可储存于同一平台内， 因此管理者可随时监控企业之间帐务的收付款状况并可调阅历史记录。
图1为自动中央结账系统第一实施例示意图；图2为自动中央结账系统第二实施例示意图；图3为自动中央结账系统第三实施例示意图。附图主要组件符号说明1:自动中央结账系统2:应收帐款系统 3:应付帐款系统10 接收模块20 处理模块 21 收款处理单元22:付款处理单元23:报表单元 24 计算单元25:警示单元 26:时间单元 27 储存单元30 输出模块 40 网络模块
具体实施例方式下面结合附图和具体实施方式
对本发明进行进一步详细说明。实施例1请参照图1，该图所示为自动中央结账系统第一实施例示意图。本发明所提出之自动中央结账系统ι包含接收模块10、处理模块20及输出模块30。一般企业的经营会在内部各个事业体及/或与之合作的各个代理商(agent)之间产生应收帐款与应付帐款，因此各事业体与各代理商会分别成为收款端或付款端，也会分别具有应收帐款系统与应付帐款系统。本发明提出各事业体及/或各代理商之间的应收帐款与应付帐款的结账动作可于一个共通的平台进行处理，而此共通的平台即为自动中央结账系统1。因此，各事业体及/或各代理商的应收帐款系统2与应付帐款系统3可全部耦接于自动中央结账系统1，以便所有的结账动作皆于自动中央结账系统1中完成。第1图中仅绘制一个应收帐款系统2与一个应付帐款系统3，然其数量不以此为限，可依各事业体及 /或各代理商的系统数量而定，亦即自动中央结账系统1也可同时耦接多个应收帐款系统 2与多个应付帐款系统3。此外，应收帐款系统2与应付帐款系统3可整合于企业资源规划 (ERP)系统。接收模块10用来接收收款端透过应收帐款系统2自动传送之应收帐款数据与付款端透过应付帐款系统3自动传送之应付帐款数据。如上述说明，于此所谓的收款端及付款端可分别包含企业内部之各个事业体及/或企业合作之各个代理商。也就是说，各事业体及/或各代理商透过各自的应收帐款系统2与应付帐款系统3，即可自动的分别将应收帐款数据与应付帐款数据传送到自动中央结账系统1中。之后，处理模块20依据应收帐款数据与应付帐款数据，结算出结账数据。再由输出模块30输出结账数据。实施例2请参照图2为自动中央结账系统第二实施例示意图。于此，举一实施例详细说明处理模块20之功能。处理模块20可包含收款处理单元21、付款处理单元22、报表单元 23、计算单元M、警示单元25、时间单元沈及储存单元27。收款处理单元21用来处理应收帐款数据，所有的应收帐款可于此进行过账动作。 付款处理单元22用来处理应付帐款数据，所有的应付帐款可于此进行过账动作。报表单元 23依据应收帐款数据与应付帐款数据，产生对应之报表，以便收款端、付款端或使用者(管理者)利用报表单元23产生所需的报表。计算单元M依据商业逻辑计算应收帐款数据与应付帐款数据，而产生结账数据。 于此所谓的商业逻辑可为一般作帐的会计原则或依需求而自行设定的帐务公式等。其中， 结账资料可包含每一笔对应的应收帐款数据与应付帐款数据之净额，而输出模块30便会将每一笔净额传送至对应的应收帐款系统2与应付帐款系统3。当每笔对应的应收帐款数据与应付帐款数据之币别不同时，警示单元25即会产生警示信息。本发明所提出的自动中央结账系统1，可设定一预设的币别(例如美金等) 以进行帐款收付、结账动作，如此可降低各币别间汇率变动风险及汇兑损失等。因此，当某一笔应收帐款数据或应付帐款数据的金额非以默认币别计价时，警示单元25便会产生警示信息而传送至对应的收款端或付款端，并告知收款端或付款端针对此笔应收或应付帐款数据需进行换汇及转换的汇率等。收款端或付款端即可根据转换汇率而决定是否同意此次换汇，若同意则继续后续的处理，若不同意则取消此笔的收款或付款。时间单元沈提供设定自动结算结账数据之一期间。举例说明，可藉由时间单元沈设定每一个月进行结账一次，故自动中央结账系统1便会以月为单位，每个月自动结算结账数据。如此，每月固定收付、结账一次，可节省收、付款双方的银行汇款手续费。储存单元27储存应收帐款数据、应付帐款数据与结账数据，并储存应收帐款系统 2、应付帐款系统3登录自动中央结账系统1的登录记录。以便管理者可轻松由储存单元27 中调阅所有帐务相关的历史记录等。实施例3请参照图3，该图所示为自动中央结账系统第三实施例示意图。于此实施例中， 自动中央结账系统1更可包含网络模块40。网络模块40提供收款端与付款端透过因特网查询帐务数据。举例说明，藉由网络模块40让收款端与付款端皆可透过一个共同的网站 (Web)来查询并确认账单。如此，不论是收款端或付款端皆可轻松的连上该网站而查询每一笔对应于收款端或付款端的应收帐款数据、应付帐款数据及结账数据等相关的帐务资料。此外，网络模块40更提供收款端与付款端可透过因特网沟通信息。传统上双方若对帐务有问题时，只能透过电子邮件或电话的往返沟通，未有其他更有效率的沟通方式可供选择。因此，本发明提出另一种双方(收款端与付款端)之间的沟通方式，即透过上述网站传送信息以进行沟通。亦即当双方对于账单有任何问题时，均可透过此网站发送沟通信息，于此所谓的沟通信息可包含问题沟通、确认转换汇率等信息。如此，双方透过该网站可传送信息以进行沟通，且该信息更可为实时信息，如此可增加信息沟通上的实时性，以加速问题的沟通解决。因此，藉由本发明所提出让双方透过因特网沟通信息的功能，更加速整体结账速度。再者，网络模块40更可提供收款端透过因特网传送电子账单予付款端。如此，可节省传统上采用纸本邮寄的邮资费用与寄送时间，使账单的传送更加实时快速，且利用在线上传电子账单，此传送记录可储存记载于自动中央结账系统1中，以便日后数据的查询调阅。由上述说明可知，本发明提出将各付款端与收款端之间的帐务数据全部集中于一共通平台中进行处理，而此平台即为自动中央结账系统1。利用自动中央结账系统1即可自动依据每一笔对应的应收帐款数据与应付帐款数据，而结算出净额，再将每一笔净额传送至对应的应收帐款系统2与应付帐款系统3，以便让各个应收帐款系统2与应付帐款系统 3进行帐款销账动作。如此，可降低传统上以人工操作的处理成本及错误率。再者，本发明所提出的自动中央结账系统1具有网络模块40，提供付款端与收款端透过一网站来查询并确认账单、沟通信息或上传电子账单等。如此，可方便付款端、收款端随时查阅帐款处理进度，更让管理者可随时监控企业之间的帐务收款状况并调阅历史记录。虽然本发明的技术内容已经以较佳实施例揭露如上，然其并非用以限定本发明， 任何熟习此技艺者，在不脱离本发明之精神所作些许之更动与润饰，皆应涵盖于本发明的范畴内，因此本发明之保护范围当视后附之申请专利范围所界定者为准。
权利要求
1.一种自动中央结账系统，耦接一应收帐款系统与一应付帐款系统，所述自动中央结账系统包含接收模块、处理模块和输出模块，其特征在于所述接收模块接收一收款端透过所述应收帐款系统自动传送的一应收帐款数据与一付款端透过所述应付帐款系统自动传送的一应付帐款数据；所述处理模块处理模块，依据所述应收帐款数据与所述应付帐款资料，结算出一结账资料；所述输出模块及输出模块，输出所述结账数据。
2.根据权利要求1所述的自动中央结账系统，其特征在于所述收款端及所述付款端分别包含企业内部的各个事业体及/或企业合作的各个代理商。
3.根据权利要求1所述的自动中央结账系统，其特征在于所述处理模块包含一收款处理单元，处理所述应收帐款数据；一付款处理单元，处理所述应付帐款数据；一报表单元，依据所述应收帐款数据与所述应付帐款数据，产生对应的报表；一计算单元，依据一商业逻辑计算所述应收帐款数据与所述应付帐款数据，而产生所述结账数据；一警示单元，当每笔对应的所述应收帐款资料与所述应付帐款据的币别不同时，产生一警示信息；一时间单元，提供设定自动结算所述结账数据的一期间；及一储存单元，储存所述应收帐款数据、所述应付帐款数据与所述结账数据，并储存所述应收帐款系统、所述应付帐款系统注册表所述自动中央结账系统的一登录记录。
4.根据权利要求1所述的自动中央结账系统，其特征在于所述自动中央结账系统还包含一网络模块，所述网络模块提供所述收款端与所述付款端透过因特网查询一帐务数据。
5.根据权利要求4所述的自动中央结账系统，其特征在于所述网络模块更提供所述收款端与所述付款端透过因特网沟通信息。
6.根据权利要求4所述的自动中央结账系统，其特征在于所述网络模块更提供所述收款端透过因特网传送一电子账单予所述付款端。
7.根据权利要求1所述的自动中央结账系统，其特征在于所述结账数据报含每一笔对应的所述应收帐款资料与所述应付帐款数据的一净额，且所述输出模块将每一所述净额传送至对应的所述应收帐款系统与所述应付帐款系统。
8.根据权利要求1所述的自动中央结账系统，其特征在于所述应收帐款系统与所述应付帐款系统系整合于一企业资源规划系统。
全文摘要
本发明公开了一种自动中央结账系统，耦接应收帐款系统与应付帐款系统，该自动中央结账系统包含接收模块、处理模块及输出模块；接收模块接收收款端透过应收帐款系统自动传送之应收帐款数据与付款端透过应付帐款系统自动传送之应付帐款数据；处理模块依据应收帐款数据与应付帐款数据，结算出结账数据；输出模块输出结账数据；本自动中央结账系统具有安全、高效、低成本并且易于监控之效果。
文档编号G06Q20/00GK102184496SQ20111011439
公开日2011年9月14日 申请日期2011年5月4日 优先权日2011年5月4日
发明者钱尧怀 申请人:中菲行航空货运承揽股份有限公司