一种智能办公社交系统的制作方法

本发明属于智能办公技术领域，涉及一种智能办公社交系统，具体地说，涉及一种“一事一议”智能办公社交系统。

背景技术：

随着移动时代的到来，对于上班族而言，不必非要坐在办公桌前，不用非得打开电脑，从地铁、咖啡厅、火车甚至飞机上，都可通过智能移动终端设备，获得随时随地的移动办公体验。如此便捷又效率的办公方式，从企业到员工都青睐有加。但是使用社交软件进行移动办公也有很多麻烦，比如群里的人员太多，同时讨论的问题也很多，与自己无关的事项，不得不每次都“爬楼”去看完(无关的语音信息还要听完，有时候使用电脑办公时没有音箱，更令人干着急，浪费大量的工作时间)，生怕错过与自己工作有关的信息；有时候为了讨论一个不宜全体群成员都知道的话题，不得不又成立一个“小群”，以规避某个人或某部分人；给人感觉就是工作群太多，不堪其扰。还有困扰发文人的信息统计问题，由于群里信息量大，每个人都必须回复“收到”，到底谁收到谁没收到，发文人需要花大量的时间去统计。诸如此类的问题一直没有得到解决，因此使用社交办公软件的“人性化、贴心化”正日益引发关注。

技术实现要素：

本发明的目的在于提供一种办公效率高、保密性强、电脑手机全覆盖的智能办公社交系统。该系统符合当前机关企事业单位、社会团体、组织内部及上下级、平级之间的文件流转要求及特点，在针对某一文件、通知事项(会议、任务等工作)流转过程中通过互联网加入收发文双方在线点对点、点对多的即时聊天功能，且与文件或通知事项有关的人员(以下称收文人、发文人、收发文人)自动组群，通过收发文人的在线实时互动交流，使收发文双方能够快速、准确沟通，有助于加强文件的执行准确性、时效性和保密性。同时在现有网络架构下，实现发文人通过pc端和手机端随时随地开展沟通和交流。

其具体技术方案为：

一种智能办公社交系统，系统的核心为“一事一议”，即针对某一个工作任务议题：简文(不需要审批流程的简单文件，下同)、文件、简会(不需要审批流程的简单会议，下同)、会议(需要有审批流程的正式会议，下同)、任务、通知事项，自动生成一个群聊，参与群聊的人只与该议题相关，与议题无关的问题不在该群中讨论，与议题无关的人员不受打扰。系统分为四个功能区：用户信息管理功能区、系统数据管理功能区、办公管理功能区和办公社交管理功能区。用户信息管理功能区和系统数据管理功能区是办公管理功能区的数据基础，办公社交管理功能区为办公管理功能区服务，增进收发文双方交流，提高工作效率。用户信息管理功能区包括用户信息模块和一户多号管理模块，系统数据管理功能区包括单位信息管理模块、员工管理模块、办公流程管理模块和公文管理模块，办公管理功能区包括发文管理模块、收文管理模块、收到流转审批模块、发出流转审批模块和文件签收管理模块，办公社交管理功能区包括“一事一议”模块、通讯录管理模块、信息提醒模块和手机短信模块。按功能划分，各模块下面还有各种子功能。

首先介绍用户信息管理功能区，包括用户信息模块，包括用户注册功能、用户登录功能、密码管理功能、个人基础信息管理功能和管理员单位基础信息管理功能。一户多号管理模块包括子帐号注册功能、子帐号添加新单位功能、子帐号登录功能和子帐号切换功能。系统用户注册以用户手机号为唯一身份识别，每个手机号提供一个id，为了方便用户在社会组织中多重身份使用本系统，系统给每个用户提供多个分帐号。

进一步，系统注册后，管理员可以对单位属性进行编辑，启动系统数据管理功能区，系统数据管理功能区包括：单位信息管理模块、员工管理模块、办公流程管理模块和公文管理模块。单位信息管理模块功能有：单位注册功能、单位查找功能、申请加入单位功能、部门添加功能、部门列表功能、部门查询功能、员工加入部门功能和部门人员设置功能。单位首次通过手机app注册(电脑也可以注册的)审核通过后，管理员(单位创建者系统默认为管理员，非管理员不能对单位信息编辑修改)即可登录pc版(登录帐号密码和app版相同)，对单位更详细的信息进行编辑，单位详细信息包括单位全称、简称，单位状态(正常、暂停使用、停止使用)，单位负责人、上级业务单位、上级行政单位、单位属性(政府、企业、组织)、行政区域、地址、级别、收发文人、默认会议室等等。完成单位基本信息编辑后，可以进行下一步单位部门和员工添加，即进入员工管理模块。员工管理模块包括：员工帐号添加、员工信息列表功能、员工查询功能、员工信息管理功能、员工状态管理功能、员工权限管理功能、员工入职(离职)管理功能等。管理员添加本单位员工时，只要是首次使用本系统的员工，无须员工自己注册app帐号，管理员可以直接通过批量添加员工输入员工手机号码，管理员自行设置登录密码和登录帐号，即可以批量录入本单位员工。员工全部录入后，管理员即可以将员工分配到每个部门，每个员工只对应一个部门，每个部门可以分配负责人、收发文人、文件管理员，以便于文件流转、审批。人员录入后，管理员可设定办公流程，办公流程模块包括流程添加、流程列表、流程查询、流程权限管理和流程步骤管理功能。公文管理模块包括：文件起草列表、公文信息查看、公文查询功能。

进一步，系统信息和数据录入完成后，即可以执行收发文操作，进入办公管理功能区，发文管理模块：发文列表功能、发文查找功能、发文草稿功能、简文发文功能、文件发文功能、会议(简会)发文功能。发文列表功能功能，发文列表包括以下信息：发出文件列表，发文人可以随时查找过往发文，支持按文件日期查找、近文件标题(内容关键字)查找、文件属性查找，也可以快捷查找连续三天内的发文。发文形式分为简文发文、文件发文、会议(简会)发文，所有形式的发文，在编辑好后未发出之前都可以存储在发文草稿里面，方便二次编辑。收文管理模块，收文管理模块分为：收文列表功能、收文查找功能、收文签收功能、收文回复功能、收文转发功能、会议二次通知功能。收文列表功能：收文列表显示所有收文，按时间顺序排列。收文查找功能，与发文查找功能相似，支持按各种需要查找。收文者收到文件通知后，可以选择转发通知；收到可派人代替参加的会议通知，收文者可以选择人员参会，即“会议二次通知功能”。

进一步，到文件流转功能，包括收到流转审批和发出流转审批，包括收到审批列表功能、收到审批查询功能、流转批示、退回审批和终止审批功能。任何一级作为审批人或被审批人，都会在审批列表中列出发出审批文件和收到审批文件。作为发出流转审批人，有发出审批列表功能、发出审批查询功能，对被下一级流转退回审批进行修改，修改完成继续流转。列表中标明文件状态，有待审批、未审批、发回修改、终止审批等状态，提示前一级或本人，收到新的审批和收到被退回修改的审批。

进一步，文件、通知事项(会议、任务等)签收功能模块，该模块也是本发明的特色功能，专门针对收发文对于文件签收信息互通而设计，强调发文方需要及时知晓收文方是否实时签收文件，收文方签收文件后是否能及时反馈给发文方，在收发文过程中建立信息互通渠道。文件签收功能模块包括：签收人员列表功能、签收数据统计功能、文件内容查看功能、发文撤回功能、追加发文功能、发文强制完成功能、“一事一议”入口功能和群聊私聊切换功能。发文人通过签收列表，对收文人执行签收情况一目了然，并且有实时统计数据。发文人针对某文件有选择一键全部撤回、针对个别收文人撤回的功能，也可以选择追加发文的功能，对漏发员工或好友进行追加发文。对某些过期未签收的文件，可以选择强制完成发文。每条发文，均可生成收发文之间的即时聊天沟通通道，可以通过“一事一议”入口进入群聊和私聊，群聊和私聊可以自由切换。详见后面办公社交管理功能区的“一事一议”模块。

进一步，进入办公社交管理功能区，本功能区分四个功能模块，即通讯录管理模块、手机短信模块、“一事一议”模块和信息提醒模块。本功能区的功能围绕办公管理区功能，为促进收发文双方快速高效沟通而设计，也是本发明的核心功能。通讯录管理模块具有：同事录、好友录、同事群、好友群、好友查找和好友管理功能。本智能办公系统是从单位为主体的社交系统，从人员架构上看，在现实办公中，使用者有本单位人员也有需要经常沟通的外部人员，所以通讯录我们设计了两种情况，一种是单位内部的“同事录”，另一种是添加的外部好友，添加的好友为“好友录”。同事之间可以任意建群，即“同事群”，好友录里面也可以任意拉好友建群，即“好友群”。同事群和好友群是相对固定的群，也可以随时修改，可以通过同事群和好友群实现一键快速发文。被拉入“同事群”和“好友群”的其他同事并不知道有该群的存在，只是方便建群的人发文(通知事项)使用，其他同事的通讯录里也没有显示该群，因此不受打扰。同样，好友群也与同事群一样，只有建立“好友群”的人才显示该群，其他好友不受打扰。“同事群”和“好友群”均针对建群者存在，真正做到“私人定制”。“同事录”只显示姓名、部门、职务，不显示电话(管理员设置)，保护同事隐私，同事之间可以互相发文，不需添加好友。首次提出“单向好友”和“双向好友”的概念，双向好友显示在“好友录”里，双向好友显示电话号码，方便进一步交流，可以互相发文，单向好友不能互相发文，不显示电话号码，更好的保护个人隐私，防止恶意骚扰。欲加某人为好友，可以通过系统搜索姓名和电话号码添加好友，被添加者显示有新好友添加，被添加者可选择单向接受和双向接受，双向接受后，相互间即可成为好友，选择单向接受时，只在被添加者一方显示在“好友录”内，主动添加者“好友录”内不显示，只能从被添加者单向发文。

进一步，是本发明系统的核心，即“一事一议”模块，本模块具有：“一事一议”群聊即时通讯功能、“一事一议”私聊即时通讯功能、文本即时通讯功能、语音即时通讯功能、群聊或私聊内文件传输功能、群聊或私聊内图片传输功能、发表情功能、发文人发言独屏显示功能、聊天信息自动过滤功能。针对每一条发文，系统自动生成包括发文人和收文人在内的即时聊天沟通渠道，可以发文人与单个收文人私聊沟通，也可以通过群聊沟通。由于该群只针对某条发文而建，参与者只包括发文人和该文件的收文人，并且不显示所有群成员，任何收文者均无法知道该文件发文总数和其他收文者身份，因此群聊发言只能发与文本身有关的议题，杜绝垃圾信息，从架构设置上真正做到“一事一议”。有不宜在群里公开发言的问询沟通，还可以通过与发文人私聊通道沟通，做到办公的“人性化”和沟通的高效化。在群聊里，为避免发文人的重要发言由于群聊发言过多被覆盖，系统具有发文人的发言独屏显示功能，收文人无需花更多的时间“爬楼”翻页查看其他的人发言即可直接查看发文人的发言，大大提高工作效率。所有群聊信息，系统自动过滤关键词，将含有“反党、反政府、色情、淫秽”的信息过滤，保持系统的相对纯洁。所有聊天信息，保存在系统服务器内，发言者不能主动撤回，除非系统后台管理删除。群聊天语音经过系统加密特殊处理，防止被复制。群聊内容不允许复制、转发。

进一步，系统具有信息提醒模块，也是本发明的核心内容之一，功能包括：新收文提醒、新聊天提醒、未读收文聊天提醒、未读发文聊天提醒、未完成收文提醒、未完成发文提醒、未发出草稿提醒、会议提醒、未完成审批提醒、发出审批退回提醒、发出请求未审批提醒、新朋友添加提醒、子帐户总信息提醒、桌面图标角标数字提醒等。提醒方式有多种，有真人语音、硬件声音、振动、弹窗、红点数字、蓝点、图标闪动、指示灯闪烁等，尽可能使收发文实现快速流转。

进一步，系统配备专用终端机设备，适用于单位、部门办公室(值班室)或者不适合使用移动电话的场合，节假日期间，下班期间，遇到需要紧急处理的通知，上级(或同级)可以通过发送通知到终端机，由值班人员操作收文处理，值班员可以转发给相关部门或人员。专用终端机采用安卓系统，加上固化的系统程序完成上述功能。

进一步，针对手机未登陆系统或者安装其他操作系统(ios系统或老人机)的情况，系统提供短信或微信小程序方式提醒用户有未签收文件，使用户在第一时间知晓有新的未阅文件，手机短信模块包括：充值模块、充值列表、短信发送、短信使用统计、运营商接口功能。手机短信功能需要预存通讯费，以单位为单位向本系统申请充值，系统提供实时使用数量和可用数量。提供充值列表，方便用户费用查询。

进一步，系统提供外接usb提醒器功能，针对没有音箱的电脑，可以插上外接提醒器，可以实现灯光闪烁、不同提示音提醒用户签收文件。pc版还有辅助的提醒器软件，开机自动启动，可以实时弹窗、图标闪烁、语音提醒。app有语音、振动、角标数字提醒。

有益效果：

本发明的智能办公社交系统针对每一条发文(通知、简文、会议等，)事项(系统统称为议题)，系统自动同步形成一个议题，并自动同步生成发文人和收文人之间的即时聊天沟通渠通道关联该议题，所有收发文人即自动组成一个可以即时聊天的群，该群的成员只与本次发文有关，群成员只有收到该文件的人，未收到文件的无关人员不受打扰，同时除发文人外，任何收文人无法知道该文件总共发了多少人，发给了哪些人，故在群聊中不会乱发与文件无关的聊天信息，文件内容更保密，最大限度的杜绝垃圾信息。首创“一事一议”的全新群聊模式，发文人可依靠本系统实现文件通知的自动统计和分级流转，提高工作效率，真正做到公私分明。提出双向好友和单向好友概念，避免恶意打扰。多种信息提醒，使公文实现快速高效流转。一户多号功能，方便使用者在不同组织使用，互不干扰。独创群聊天发文人单独成屏功能，避免花大量时间查看无关信息，不会错过重要信息，大大节约工作时间。发明辅以专用终端机，供办公室或值班人员使用，尽可能在非上班时间不打扰休息人员，使员工摆脱各种工作群的困扰。

附图说明

图1为本发明智能办公社交系统的原理图；

图2为总体收发文框架图；

图3为单位内部典型流程发文；

图4为单位之间文件流转类型；

图5为单位内部门收发文流程图；

图6为一户多号功能示意图；

图7为一事一议组群功能示意图；

图8为文件追发和转发示意图；

图9为会议通知组群功能示意图；

图10为垂直各级单位间文件流转示意图；

图11为文件通过终端机流转示意图。

具体实施方式

下面结合附图和具体实施例对本发明的技术方案作进一步详细地说明。

参照图1，一种智能办公社交系统，包括用户信息模块，包括用户注册功能、用户登录功能、密码管理功能、个人基础信息管理功能和管理员单位基础信息管理功能。一户多号管理模块包括子帐号注册功能、子帐号添加新单位功能、子帐号登录功能和子帐号切换功能。系统用户注册以用户手机号为唯一身份识别，每个手机号提供一个id，注册同时系统发送验证码，用户收到验证码填写密码后注册成功；在忘记密码的时候，可以通过密码重置模块，输入手机号码，系统发送验证码和回答机关私密问题(注册成功后可选)，输入验证码后输入新密码实现密码重置。

进一步，系统注册后，管理员可以对单位属性进行编辑，启动系统数据管理功能区，系统数据管理功能区包括：单位信息管理模块、员工管理模块、办公流程管理模块和公文管理模块。单位信息管理模块功能有：单位注册功能、单位查找功能、申请加入单位功能、部门添加功能、部门列表功能、部门查询功能、员工加入部门功能和部门人员设置功能。单位首次通过手机app注册(电脑也可注册)审核通过后，管理员(单位创建者系统默认为管理员，非管理员不能对单位信息编辑修改)即可登录pc版(登录帐号密码和app版相同)，对单位更详细的信息进行编辑，单位详细信息包括单位全称、简称，单位状态(正常、暂停使用、停止使用)，单位负责人、上级业务单位、上级行政单位、单位属性(政府、企业、组织)、行政区域、地址、级别、收发文人、默认会议室等等。创建单位需要系统审核，采用实名验证，不允许越权创建政府、事业、企业等有营业执照或者组织机构代码的专属单位，创建单位(组织者系统默认为管理员，具有单位管理权限。同一用户加入的不同单位(组织)在系统内生成一个子帐户，每个子帐户并列可随时切换，但互不干扰，每个子帐号的收发文按单位单独显示、所有信息单独提醒(参见信息提醒模块)。

完成单位基本信息编辑后，可以进行下一步单位部门和员工添加，即进入员工管理模块。员工管理模块包括：员工帐号添加、员工信息列表功能、员工查询功能、员工信息管理功能、员工状态管理功能、员工权限管理功能、员工入职(离职)管理功能等。部门编辑分为部门批量添加、部门简称、部门全称、部门负责人、收发文负责人、部门列表、员工列表、员工批量添加。单位注册后，管理员可以对部门进行编辑，建立各个部门。管理员添加本单位员工时，只要是首次使用本系统的员工，无须员工自己注册app帐号，管理员可以直接通过批量添加员工输入员工手机号码，管理员自行设置登录密码和登录帐号，即可以批量录入本单位员工。如果新加入单位的员工，管理员可以随时补录。已经在其它单位使用了本系统的员工，只能通过app查找欲加入的单位，管理员审核通过即可以加入该(参见一户多号模块)。员工全部录入后，管理员即可以将员工分配到每个部门，每个员工只对应一个部门，每个部门可以分配负责人、收发文人、文件管理员，以便于文件流转、审批。每个员工有新注、加入、正常、离职、停用五种状态，新注和加入需要管理员审批确认后变成正常状态后方能使用，员工在工作调动期间，需要进行工作交接的，系统选择离职状态，离职员工可以查看本人子帐号离职之前的文件，但不可以查看离职后的文件，方便工作交接，在管理员认为该员工完全离职，即可以将其状态设置为“停用”，则其不能再登录本单位查看任何文件。如果某员工属单位内部工作岗位调动，管理员可直接将其部门变更，该员工可以查看调动前的所有文件。人员录入后，管理员可设定办公流程，办公流程模块包括流程添加、流程列表、流程查询、流程权限管理和流程步骤管理功能。系统管理员可以根据本单位管理要求，对内部办公流程进行个性化设置，建立各种通用办公流程。流程管理模块只有单位管理员权限的人可以设置和修改。用户可以先单个或批量建立办公流程，再对每个流程的每个步骤进行设置，步骤设置可以根据需要，设定发文起草人、审批人(可以多人)、发文执行人，可以设置每一流程步骤的审批顺序、审批人员、操作类型、使用权限。。每一个流程可以赋予相应的使用权限，未授权人无权使用该流程权限发文。采用流程发文的文件，前一级起草或审批后，自动流转到下一级，最后流转到发文执行人发出文件。如果中间某一级审批不通过，自动流转回前一级修改，修改完成后再次流转。在任何一个审批环节均可终止流转或重启流转。任何一级作为审批人或被审批人，都会在审批列表中列出发出审批文件和收到审批文件，并且审批收发文人可以通过系统即时聊天沟通，列表中标明文件状态，有待审批、未审批、发回修改、终止审批等状态，提示前一级或本人，收到新的审批和收到被退回修改的审批，均有提示(参见“信息提醒模块”)。公文管理模块包括：文件起草列表、公文信息查看、公文查询功能。

进一步，系统信息和数据录入完成后，即可以执行收发文操作，进入办公管理功能区，发文管理模块：发文列表功能、发文查找功能、发文草稿功能、简文发文功能、文件发文功能、会议(简会)发文功能。发文列表功能功能，发文列表包括以下信息：发出文件列表，发文人可以随时查找过往发文，支持按文件日期查找、近文件标题(内容关键字)查找、文件属性查找，也可以快捷查找连续三天内的发文。发文列表功能功能，发文列表包括以下信息：发出文件列表，对方未签收文件排在前面，对方已全部签收的文件按时间先后顺序排列，方便查阅，并且可以把自己认为重要的文件通知置顶显示，每一条发文状态均有清晰标示，如果发文有新的群聊记录，将会优先排列方便查阅。打开任意一条发文，可以看到收文人员列表，文件状态(已阅读、签收、回复、参会等)，各种状态的响应结果统计，未处理的收文人排在前面，如果收文人长时间未处理，可以电话通知或者选择追发短信提醒，提高工作效率。发文人可以随时查找过往发文，支持按文件日期查找、近文件标题(内容关键字)查找、文件属性查找，也可以快捷查找连续三天内的发文。针对每一条发文，发文者与收文者即时建立在线聊天通道，每一个收文人可以与发文人一对一在线交流，发文者与所有收文者自动组成即时群聊，但除非发文者在文件内容中明示，任何收文者均不知道该文件发给了哪些人，一共发了多少人，因此参与群聊的时候，不会乱发与本次文件无关的信息，保证聊天内容纯洁性。发文形式分为简文发文、文件发文、会议(简会)发文，所有形式的发文，在编辑好后未发出之前都可以存储在发文草稿里面，方便二次编辑。收文管理模块，收文管理模块分为：收文列表功能、收文查找功能、收文签收功能、收文回复功能、收文转发功能、会议二次通知功能。为方便快捷办公，按常规办公文件各类分类，发文人可根据需要，选择不同的发文形式，简单的通知、会议(简会)，可以用简文通知，简文通知可以快捷的将文件发出去，无需经过审核流程。收文方只需阅读、签收，无需回复。正式发文，可采用文件通知发文，进入“文件通知管理功能”，文件通知可以用系统编辑器编辑，也可以上传附件，可以选择使用流程也可以选择不使用流程发文(参见流程管理模块)，文件可以附带紧急说明，设定签收期限，系统默认收文方必须签收，可以选择是否需要回复。发文性质默认选择“单位内部发文”，也可选择为“单位外部发文”。正式会议通知，可选择使用会议通知功能，会议通知和文件通知一样，可以在线编辑或上传附件，会议通知需要发文者设定会议时间、地点、人员，可以选择本人参会和派人参会，通知来源等，当设置本人参会时，选择到某人的时候，如果该员工在拟派会的时间里正在参加由系统已派的或者其已确认参加其他人拟派的会议，系统将会提示发文者有会议冲突，期待发文者与该员工线下协调。会议通知需要签收和选择需要收文者回复。所有发文均可以由发文者设定是否附带短信通知，是否允许收文者二次转发，可以一键全部选择所有员工，可以按部门选择所有员工，也可以单个选择。可以按好友群、同事群一键选择发文。当以上类型文件通知发出后，发文者根据需要，可以对已发文件一键撤回或者针对任意收文人单独撤回，被撤回的文件，收文人无论是否查看、签收、回复，均不能再打开查看，并且收文人需要确认该文件已被撤回。

收文列表功能：收文列表显示所有收文，按时间顺序排列。收文查找功能，与发文查找功能相似，支持按各种需要查找。收文列表显示所有收文，按时间顺序排列，未完成(待阅读、签收、回复)文件自动排在前面，方便查阅，收文者认为重要的文件可以选择置顶。有新群聊记录的文件，自动排列在前面，方便收文者及时查看。收文查找功能，与发文查找功能相似，支持按各种需要查找。收文者收到文件通知后，可以选择转发通知(发文方设定禁止转发的文件通知除外)，被转发者不能进入原文件流转的群聊，生成转发者和被转发者新的群聊。收到可派人参会的会议通知，收文者可以选择人员参会，即“会议二次通知功能”，向被选择参会的人员发出开会通知，待被派人员确认后，生成参会人员列表，向原派会发文人报送人员信息，方便统计安排。

进一步，文件流转功能，包括收到流转审批和发出流转审批，包括收到审批列表功能、收到审批查询功能、流转批示、退回审批和终止审批功能。任何一级作为审批人或被审批人，都会在审批列表中列出发出审批文件和收到审批文件。作为发出流转审批人，有发出审批列表功能、发出审批查询功能，对被下一级流转退回审批进行修改，修改完成继续流转。列表中标明文件状态，有待审批、未审批、发回修改、终止审批等状态，提示前一级或本人，收到新的审批和收到被退回修改的审批。采用流程发文的文件，前一级起草或审批后，自动流转到下一级，最后流转到发文执行人发出文件。如果中间某一级审批不通过，自动流转回前一级修改，修改完成后再次流转。在任何一个审批环节均可终止流转或重启流转。

进一步，文件、通知事项签收功能模块，该模块也是本发明的特色功能，专门针对收发文对于文件签收信息互通而设计，强调发文方需要及时知晓收文方是否实时签收文件，收文方签收文件后是否能及时反馈给发文方，在收发文过程中建立信息互通渠道。文件签收功能模块包括：签收人员列表功能、签收数据统计功能、文件内容查看功能、发文撤回功能、追加发文功能、发文强制完成功能、“一事一议”入口功能和群聊私聊切换功能。发文人通过签收列表，对收文人执行签收情况一目了然，并且有实时统计数据。发文人针对某文件有选择一键全部撤回、针对个别收文人撤回的功能，也可以选择追加发文的功能，对漏发员工或好友进行追加发文。对某些过期未签收的文件，可以选择强制完成发文。每条发文，均可生成收发文之间的即时聊天沟通通道，可以通过“一事一议”入口进入群聊和私聊，群聊和私聊可以自由切换。详见后面办公社交管理功能区的“一事一议”模块。收文者收到文件通知后，可以选择转发通知(发文方设定禁止转发的文件通知除外)，被转发者不能进入原文件流转的群聊，生成转发者和被转发者新的群聊。收到可派人参会的会议通知，收文者可以选择人员参会，即“会议二次通知功能”，向被选择参会的人员发出开会通知，待被派人员确认后，生成参会人员列表，向原派会发文人报送人员信息，方便统计安排。

进一步，进入办公社交管理功能区，本功能区分四个功能模块，即通讯录管理模块、手机短信模块、“一事一议”模块和信息提醒模块。本功能区的功能围绕办公管理区功能，为促进收发文双方快速高效沟通而设计，也是本发明的核心功能。通讯录管理模块具有：同事录、好友录、同事群、好友群、好友查找和好友管理功能。本智能办公系统是从单位为主体的社交系统，从人员架构上看，在现实办公中，使用者有本单位人员也有需要经常沟通的外部人员，所以通讯录我们设计了两种情况，一种是单位内部的“同事录”，另一种是添加的外部好友，添加的好友为“好友录”。同事之间可以任意建群，即“同事群”，好友录里面也可以任意拉好友建群，即“好友群”。同事群和好友群是相对固定的群，也可以随时修改，可以通过同事群和好友群实现一键快速发文。系统自动生成同事录，同一单位员工帐号同事录都可以看到本单位人员的基本信息，同事录显示员工所属部门、职务、电话，其中电话号码功能为了保护高层领导隐私，可以由单位管理员设置隐藏手机号码中间几位，用*号代替。任一员工可以勾选同事录中的任意同事组成“同事群”以方便经常发文，此“同事群”只针对组群的员工显示，被组群的员工通讯录中没有该“同事群”，不会在被组群的员工通讯录中生成“同事群”，避免“被组群”的情况干扰其他员工。被加入某员工“同事群”的其他员工，均不知道所在“同事群”的其他人是谁。因被拉入“同事群”和“好友群”的其他同事并不知道有该群的存在，只是方便建群的人发文使用，其他同事的通讯录里也没有显示该群，因此不受打扰。同样，好友群也与同事群一样，只有建立“好友群”的人才显示该群，其他好友不受打扰。“同事群”和“好友群”均针对建群者存在，真正做到“私人定制”。“同事录”只显示姓名、部门、职务，不显示电话(管理员设置)，保护同事隐私，同事之间可以互相发文，不需添加好友。首次提出“单向好友”和“双向好友”的概念，双向好友显示在“好友录”里，双向好友显示电话号码，方便进一步交流，可以互相发文，单向好友不能互相发文，不显示电话号码，更好的保护个人隐私，防止恶意骚扰。欲加某人为好友，可以通过系统搜索姓名和电话号码添加好友，被添加者显示有新好友添加，被添加者可选择单向接受和双向接受，双向接受后，相互间即可成为好友，选择单向接受时，只在被添加者一方显示在“好友录”内，主动添加者“好友录”内不显示，只能从被添加者单向发文。系统默认同事间不须加好友就可以可以双向发文，同事之间可以互加好友，同事互相加为好友后，“好友录”里显示所有好友的电话号码，方便进一步交流。

进一步，是本发明系统的核心，即“一事一议”模块，本模块具有：“一事一议”群聊即时通讯功能、“一事一议”私聊即时通讯功能、文本即时通讯功能、语音即时通讯功能、群聊或私聊内文件传输功能、群聊或私聊内图片传输功能、发表情功能、发文人发言独屏显示功能、聊天信息自动过滤功能。针对每一条发文，系统自动生成包括发文人和收文人在内的即时聊天沟通渠道，可以发文人与单个收文人私聊沟通，也可以通过群聊沟通。由于该群只针对某条发文而建，参与者只包括发文人和该文件的收文人，并且不显示所有群成员，任何收文者均无法知道该文件发文总数和其他收文者身份，因此群聊发言只能发与文本身有关的议题，杜绝垃圾信息，从架构设置上真正做到“一事一议”。有不宜在群里公开发言的问询沟通，还可以通过与发文人私聊通道沟通，做到办公的“人性化”和沟通的高效化。在群聊里，为避免发文人的重要发言由于群聊发言过多被覆盖，系统具有发文人的发言独屏显示功能和针对群里有人提及自己的聊天信息一键提取功能，收文人无需花更多的时间“爬楼”翻页查看其他的人发言即可直接查看发文人的发言和与自己有关的发言，大大提高工作效率。所有群聊信息，系统自动过滤关键词，将含有“反党、反政府、色情、淫秽”的违法信息过滤，保持系统的相对纯洁。针对某一群聊发文人对任意群成员有禁言功能，单位管理员可以根据发文人举证及要求，停用或删除恶意传播不良信息的成员，能及时制止不良信息扩散传播。所有聊天信息，保存在系统服务器内，发言者不能主动撤回，除非系统后台管理删除。对发言声音进行技术处理，只有在特定的语言环境下该声音留言有效，防止复制作他用。系统聊天记录不可以复制，聊天附件可以由发布者设定只可以在线查看，不提供下载功能。

进一步，系统具有信息提醒模块，也是本发明的核心内容之一，功能包括：新收文提醒、新聊天提醒、未读收文聊天提醒、未读发文聊天提醒、未完成收文提醒、未完成发文提醒、未发出草稿提醒、会议提醒、未完成审批提醒、发出审批退回提醒、发出请求未审批提醒、新朋友添加提醒、子帐户总信息提醒、桌面图标角标数字提醒等。提醒方式有多种，有真人语音、硬件声音、振动、弹窗、红点数字、蓝点、图标闪动、指示灯闪烁等，尽可能使收发文实现快速流转。所有收到的文件，都有未处理鲜红色标记并且有统计数字，未完成的发文也有鲜红色标记和统计数字，未完成审批文件用鲜红色数字标记，被退回审批文件用暗红色括号标记；每一条收发文，如果该条收发文有聊天记录，则在列表文件标题后面配以“聊”字标记，“聊”字右上角红点表示有示阅读的新记录，如果全部聊天记录已读，则“聊”字右上角用蓝色的点表示；同时，未读群聊记录总数在相应的导航栏显示暗红色数字标记。有新好友添加时，在通讯录图标右上角有红色数字提醒。每个单位(子帐户)所有提醒数据总数在帐号列表汇总用鲜红色数字表示。当app在线时，市场主流安卓系统手机app桌面图标有红点配以数字提醒。每一条收文收到的同时，都配以真人语音提醒，每一条未读信息也有声音提醒，当系统选择静音模式时，声音提醒变成振动提醒。总之各种方式提醒，可以使用户及时获得最新的通知信息，高效处理工作。

进一步，系统配备专用终端机设备，适用于单位、部门值班室或者不适合使用移动电话的场合，节假日期间，下班期间，遇到需要紧急处理的通知，上级(或同级)可以通过发送通知到终端机，由值班人员操作收文处理，值班员可以转发给相关部门或人员。专用终端机采用安卓系统，加上固化的系统程序完成上述功能。支持pc端和app端同时在线，信息可同步处理。终端机采用双密码登录，即管理员设定的密码和当天值班员的密码，当值班员脱岗时，管理员可远程操作。非管理员授权，值班员不可以查看以往文件，只能查看当天文件。值班员操作终端机收文，自动拍照上传给发文人存档。终端机提醒方式和pc相同，有声音提醒和指示灯提醒。

进一步，针对手机未登陆系统或者安装其他操作系统(ios或老人机)的情况，系统提供短信或微信小程序方式提醒用户有未签收文件，使用户在第一时间知晓有新的未阅读文件，手机短信模块包括：充值模块、充值列表、短信发送、短信使用统计、运营商接口功能。手机短信功能需要预存通讯费，以单位为单位向本系统申请充值，系统提供实时使用数量和可用数量。提供充值列表，方便用户费用查询。

进一步，系统提供外接usb提醒器功能，针对没有音箱的电脑，可以插上外接提醒器，可以实现灯光闪烁、不同提示音提醒用户签收文件。pc版还有辅助的提醒器软件，开机自动启动，可以实时弹窗、图标闪烁、语音提醒。app有语音、振动、角标数字提醒。

系统的组成包括软件和硬件，软件包括pc端和安卓app端以及微信小程序，用户信息、单位信息模块主要是在pc端完成，app端具备收发文基本功能和即时聊天功能，微信小程序端只能进行简单的收文签收处理，方便小部分ios用户在手机端处理文件。硬件包括专用终端设备和专用外接信息提醒器。支持pc端和app端同时在线，信息可同步处理。

典型的总体收发文结构框图如图2所示。

典型的单位内部收发文流程如图3所示。

典型的上下级单位之间收发文流程如图4所示。

典型的上下级单位之间通过专用终端机收发文流程如图11所示。

典型的单位内部部门收发文流程如图6所示。

由上述收发文流程我们可以看出，每个单位的员工，在文件流转中都扮演了不同的角色，根据工作需要设定的收发文权限，既可是收文者又是发文者，既可是审批者又是被审批者，单位员工在执行文件和工作当中，经常需要与发文人和其它收文人交流、问询，同时还可能参与其它临时的组织，需要和外界进行沟通，为了构建这些沟通环节，我们系统引入各种环节的互动即时沟通系统，作为员工，经常要扮演的角色如图6所示：人员(角色)关系框图。

“一事一议”按议题发文组群结构框图如图7所示。

每一条收文，收文方都有提醒，包括：收文类型提醒、未读收文数量提醒、未签收收文数量提醒、未回复收文数量提醒、下级呈报未审批收文提醒、会议通知提醒、会议时间提醒、辅助手机短信提醒(需发文方选择)。

每一条发文，发文方都有提醒，包括：未完成发文类型提醒、未完成发文数量提醒、收文方已签收收文数量实时统计提醒、收文方未回复收文数量提醒、向上级呈报审批件进度提醒，向上发文未审批收文提醒、向上发文被发回修改提醒、向上发文被终止审批提醒、发出会议通知已通知人数实时统计提醒、发出会议通知参会人员会议时间地点冲突提醒、会议通知未完成提醒。各种提醒都以红点数字和文字标形式表示，一目了然。

首次提出“同事录”概念并实施。同一单位内部员工，自动生成单位内部“同事录”，单位内某一员工可根据“同事录”选择本单位内的任意人员自由组群，并对所组的群成员针对某一件事发文，被拉进群的成员，只可以在群内针对发文内容参加群聊。可以通过管理员设置同事录只显示姓名、部门和职务，不显示全部电话号码，保护高层领导同事隐私。非单位管理员，不能查看隐藏号码的同事电话号码，但发通知时可以通过选择“发送手机短信”发送提醒通知，即使对方在本系统没有上线，仍然可以知道有相关收文。

本系统有好友录功能，可通过“好友录”，任意选择好友发文，收到该文件的好友自动组群。首次提出“单向好友”和“双向好友”的概念并实现功能，即：a主动添加b为好友，b选择“双向接受”时，a、b互为好友，双方“好友录”里都有对方，双方可以互相发文；但如果b选择“单向接受”，则a的“好友录”里没有b，b的“好友录”里有a，a不可对b发文，b可以对a发文，减少恶意骚扰的情况，保护个人隐私；当b主动添加a为好友时，a选择“单向接受”或“双向接受”，a、b均互为好友，可以互相发文。系统默认“同事录”为双向可以发文。参见图6为一户多号功能示意图。

提出固定群的概念，系统允许同事组群，即某一员工认为某个或者某几个同事需要经常发文联系，可以勾选需要组群的同事，形成固定群，发文时可以一键发文。

提出朋友群的概念，系统允许好友组群，即某一员工认为某个或者某几个好友需要经常发文联系，可以在好友录中勾选需要组群的好友，形成固定群，发文时可以一键发文。

发文组群后，系统提供发文人和单个收文人私聊通道，收文人可以和发文人个别沟通、问询、请示。所有收文人和发文人可以进入群聊，群聊中可以发文字、表情、语音、附件、图片，聊天内容永久保存在系统服务器中，收、发文人均不能清除，也不存在本地，不占用本地内存。聊天语音、文字、表情等，均不能转发(可以截图)，语音通过系统技术加密处理，只有在本系统中特定聊天语境下(联系上下文)有效，防止被非法移植，有效保护个人隐私。

群聊中，为防止发文人重要留言被覆盖，方便其它收文人查阅，发文人留言可以单独分屏查看，并且在群聊中发文人发言时间以红色显示。

群聊信息不提供撤回功能，防止有人恶意乱发与文件无关的信息。

发文提供撤回功能，发文人在文件执行过程中可以选择撤回，收文方无论签收与否，被撤回的发文在被撤回后均不能再查阅，收文方可以右划确认该发文已经被撤回，发文方显示该发文撤回完成。

发文方在发出一个文件后，在文件执行时间内，可以对觉得有必要的成员选择追加发文，被追加发文的成员自动进入原发文群，可以参加发文群聊。收文方可以对接收的文件二次转发，可以转发同事或好友(能不能被转发，视文件内容、密级和单位管理要求定)，但被转发者不能进入原发文群聊，以保证文件流转的统一权威性。追加发文流程如图8所示.

针对会议通知，本系统允许直接通知本人参会，也可以派人参会，必需本人参会的，如果本人因故不能参会，由本人直接回复或以另外渠道沟通；如果本人在拟派会议期间正在参加系统已派的会议，系统会提示通知者被通知人有会议时间冲突。派人参会，可以在系统勾选参会人员并发出通知，即二次通知，但二次通知不组群，会议通知框图如图9所示。

一号多帐户功能，系统注册以个人手机号为唯一身份识别，每个手机号提供一个id，但为了方便用户在社会组织中多重身份使用本系统，系统给每个用户提供多个分帐号，主帐号登陆后，可以选择不同单位(组织)，不同单位(组织)在系统内并列但互不干扰，每个分帐号的收发文单独显示、单独提醒。

聊天提醒方式：pc版有网页声音提醒，硬件声音提醒，外挂软件弹窗声音提醒；app版有声音、振动、红点提醒。辅助以手机短信提醒。各种提醒可以让用户在收到文件后最快时间内响应，提高办事效率。

专用终端机：在各部门、单位可设置专用终端机，安装在值班(办公)室，节假日期间专人值守，方便值班人员在第一时间接收信息并处理响应，硬件提醒方式有灯光、声音方式，在值班人员操作时拍照保存并上传至发文人。上下级单位或同级单位之间发文，系统默认授权一个帐号代表单位，单位之间文件流转严格执行分级流转，不得越级流转。当发生应急事件时，垂直管理的上级单位可设置紧急通知模式，文件自上而下即时自动向下转发，以使紧急通知文件在最短时间内层层下达，直到基层。如图10所示。

以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，本发明的保护范围不限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明披露的技术范围内，可显而易见地得到的技术方案的简单变化或等效替换均落入本发明的保护范围内。