用于计时员输入和工作进展报告的改进的系统和方法与流程

本发明涉及用于专业人员的计时和账单生成的系统和方法领域，特别是在律师、CPA(注册公共会计师)、建筑师和其他必须跟踪数据的领域中的那些专业人员，包括但不限于：客户、事项、所花时间的描述、所花时间的小时部分、固定费用安排和每个工人的总可计费小时数。

背景技术：

目前，在市场上，存在各种各样的不同的这样的系统和方法：用于计费专业人员输入时间，然后在每月或其他周期性基础上自动生成预付账单、然后是最终账单，然后自动生成账单，并且格式化以便将账单发送给按小时或以固定费率签约服务的客户。下面示出了现有技术中的这些示例性系统和方法中的一些。

在美国专利No.5,991,742中公开了一种用于时间和费用记录系统的系统和方法。本公开包括连接到微处理器以识别和存储所执行的时间活动的计时员，并且可以针对非计费中断而暂停。计算机系统还将时间和计费系统与地址簿、记事簿、待办事项列表和备忘录程序集成，使得客户和事务信息在应用之间共享，这可以帮助防止重复数据输入。该系统允许生成多个报告，从而允许用户跟踪与多个客户的计费时间相关的账单和非时间相关的成本。此外，数据是可以被导入到会计和计费系统的格式。该方法不同于本发明，因为本发明在多个方面优于现有技术，包括提供自动翻译、审计编辑特征的创造性特征，并将以多种税率处理。

在美国专利No.6,832,176 B2中公开了一种用于跟踪和报告在任务上所花费的时间的系统和方法。本公开包括在终端用户计算机上的计时软件应用，并且能够在终端用户计算机上执行任务时自动跟踪终端用户在不同应用中花费的时间。在一些实施例中，计时应用程序与终端用户计算机上的一些其他应用程序集成。该集成允许计时应用检测和跟踪诸如打开和关闭文件之类的事件，这些事件可以表示由终端用户执行的任务中的开始时间和停止时间。本公开还允许计时软件自动地建议任务分类；例如，当文件正由应用处理时，文档的内容可以用于分类。该方法不同于本发明，因为本发明在几个方面优于现有技术，包括提供多种货币的显示、多种计费率和多种税率、数据条目摘要自动翻译成至少一种附加的外语的创造性特征。

在美国专利6,625,267 B1中，现有技术公开了一种计费系统，其包括电话、打印设备、邮资申请器和基于计算机的设备。该方法包括一种系统，其中第一基于计算机的设备可以检测电话、打印设备或邮资申请器中的一个被启动使用的时间。与基于计算机的设备相关联的计费软件应用能够记录客户数据、服务提供商数据、时间和其他字段。此外，可以存在可以与第一基于计算机的设备相关联的第一用于远程操作连接的另一第二计算机。该方法不同于本发明，因为本发明在多个方面优于现有技术，包括提供多种货币、多种计费费率和多种税率的显示的创造性特征。

此外，在美国专利No.6,735,574B2中，现有技术公开了一种用于使用客户端/服务器配置来跟踪雇员生产率(包括技术支持专家呼叫中心中的时间)的方法和系统。本公开提供了一种生产率跟踪系统，其包括客户端组件和服务器组件。在每个代表的计算机处，客户端组件提供允许代表记录包括活动的开始和结束时间的生产率信息的数据输入字段。服务器组件从几个客户端计算机接收生产率信息并将该信息存储在中央数据库中。该方法不同于本发明，因为本发明在若干领域中优于现有技术，包括提供生成多于一个工作数据摘要的数据条目列表的能力的创造性特征，其中用户可以直接编辑直接来自数据条目列表的以下数据中的至少一项：客户名称、事项名称、工作小时数和描述。

在美国专利No.7,664,638 B2中公开了一种通过使用便携式记录器和语音识别来跟踪时间的系统。它将语音转换为文本、分析文本，并确定语音命令和语音命令发生时的时间。可以有与语音命令和时间段相关联的任务名称。这些时间段和任务可以被打包和存储以用于进一步处理。

在美国专利No.7,218,980 B1中公开了一种用于协调半导体供应链操作的工作进展(WIP)跟踪系统。现有技术的实施例提供WIP跟踪报告作为顾客递送安排。另一个WIP跟踪报告将处理中的订单的状态说明为WIP。本公开包括WIP作为各种供应商的表现的跟踪报告。WIP跟踪系统的一个实施例执行WIP更新的一致性检查以检测和防止丢失或误导的WIP更新，从而提高数据表示的准确性。

利用现有技术的系统，在全国和世界上将存在多个计费系统。整合信息是费时和困难的，特别是在月底要求提供财务报告的情况下。许多服务器意味着要维护更多的计算机系统和更多的计算机技术人员。利用现有技术，会计制度可能因地区而异，所有会计都必须通过手工合并。此外，全球各国有不同的法定和信托要求，所有这些都必须以手工方式处理，而不能合并为一个统一的计时和计费系统。最后，没有用于处理联合账单和多付款人账户的自动化系统。

因此，在现有技术中没有看到具有以下创造性特征的改进的时间输入和计费系统：将叙述自动翻译成一种或多种语言，实时编辑WIP或时间输入列表的能力，标记字段和拆分单据的能力，标记字段和组合单据的能力，通过向访问客户数据的不同部分的那些人提供安全级别来保护系统免受未授权用户访问的能力；在任何给定单据或工作数据摘要中自动跟踪字段编辑的能力；将工作数据传送到为全国甚至全世界的工作中心提供服务的主数据库的能力，以及进一步针对向客户收费的事项输入和评估一个或多个税率的能力。

技术实现要素：

本发明包括用于输入时间和管理预付账单的改进的系统和方法，其在商业中通常称为“WIP表单”或工作进度表或工作数据摘要列表或数据摘要列表。在专业计费软件市场中，通常将向计费实体或“计时员”分配代码或描述符以跟踪在每个客户事项上工作的人。通常，律师事务所根据他们的姓名首字母，例如JMD，KTP，GSW等来跟踪计时员或计费实体，并且然后根据计费实体的客户合同约定，将一个或多个费率分配给该计时员。在大多数专业公司中，重要的是跟踪将客户带到事务所的计时员，以便将来自客户的利润恰当地归因于该客户发起者。接下来，重要的是根据预定的规则集合来跟踪处理每个客户的每个事务的所有计时员或助理律师、建筑师和工程师。

对于每个客户、每个计时员或计费实体，对于可以由其他人(例如ABA或美国律师协会，CPA协会等)审查的每个客户发起者，具有预定的规则集合和算法集合是非常重要的，使该软件得到市场上相关专业人员的认可和安全使用，以防止对使用此类服务的公众的不当行为或其他伤害的索赔。

因此，可靠的、容易理解的、使用适当的算法和方法的软件在其相关领域或市场中的设计和使用中是非常重要的。

尽管这里描述的软件主要针对法律计时和计费市场，但是应当理解，本文采用的概念、算法和概念容易实现并且适于任何专业或甚至非专业目的，以在各种各样的情况下产生精确的账单。

本发明的系统由计时员使用来将他们的时间记录到他们针对特定客户的给定事项或阶段所工作的时间单据(Timeslips)或工作数据摘要中。计时员将把他们的时间记录在生成用于审查的列表的工作数据系统中，其中时间被验证和/或批准和关闭，然后在一个优选实施例中，将工作数据摘要发送到ERP或主数据库。一旦在ERP中，工作数据摘要就准备好通过实时WIP编辑进行编辑。

在工作数据摘要已加载到ERP中后，则执行对账过程以确认从时间工作数据系统传送的所有工作数据摘要已正确加载到ERP中。在ERP中有单独的错误处置处理功能，以检查、更正和重新处理所有时间单据并对任何错误加标记。对输入到ERP的所有输入的工作数据条目摘要保持清晰的审计跟踪，以使它们能够被追溯到时间输入系统。

在本发明的一个优选实施例中，本发明的改进的时间输入数据和计费系统将容易与以下数据接口：工作日期、计时员、客户、事项、阶段、工作位置、实际工作位置、法律领域、小时数(十分之一小时、数分钟或四分之一小时)、活动、任务、固定费用和详细叙述。此外，将提供可以上传到ERP或主数据库的注释字段。在实际使用中，当计时员或计费实体在特定日期对特定事项向客户提供一些工作时，她或他将在改进的计费和计时系统中输入以下信息：计时员ID、客户ID、事项、工作阶段、任务、活动、固定费用、法律领域和实际工作地点。

本发明的系统将具有能够记录涉及局部和全局(非局部事项)的时间的特征和优点。此外，该系统将跟踪负责针对任何特定客户和事项输入和维护计费实体的计时信息的非计费实体。系统将进一步提供安全检查和结余，其中某些删除可能是不可能的，或者它们可以被记录以供稍后审查。在一些情况下，对特定客户的大型的时间条目可以被路由到管理层以供审查。系统将提供实时标记，以确保输入到改进系统的数据的完整性。

改进的系统还将能够生成实时或定期报告，这些报告可以将计时记录与以下数据库中的一些或全部进行协调：ERP、主数据记录、月末捕获、错误和误算的大变化。用户还能够根据需要为特殊客户和方便地或根据法院命令或法令而为需要附加数据存储的情况创建附加字段。该系统还能够根据位置、人员类型(工作人员、律师、律师助理、特邀律师等)创建一定程度的保密性和安全性。改进的系统还根据已经由改进系统固有的一组算法所预先确定的系统查看者的安全级别而能够显示某些字段，而不显示其它字段。

改进的系统还可以被提供有可以控制计时和计费的某些活动，而不是其他活动的项目委托人(Project Delegator)。改进的系统将能够捕获未知的分散数据元素(UDF)，以用于办公室或其他报告目的。

此外，根据需要，详细的时间叙述将能够由改进系统的用户或查看者根据其用户的需要翻译成一种或多种外语。

当计时员或计时员的助手输入数据时，用户将能够快速确定是否有任何字段有错误，例如计时员名称或代码、活动名称或代码、任务名称或代码、计费时间段名称或代码等。改进的计时系统还能够确定计时员是否已输入超过预定规则中的一些或所有的时间：1)多于8小时工作日；2)超过预设工作日(8至12小时)；或3)在单日工作超过24小时。改进的时间输入系统还可以被设置为，当每周、每月或每年的计费的小时数超过用户或事务所的最大值时排除或发出警告。使用这样的系统可以防止由于法规、客户或身体能力限制的律师计时员执行所输入的时间的不当行为和欺诈情况。

本发明的时间输入系统还可以快速确定某些计时员是否生病、不能正常工作、在他们的工作场所缺席或需要帮助，或者可以进一步询问为什么计时员的工作时间达不到预期标准。许多公司需要时间来迅速地输入，通常实时地或在24小时之内，并且这将提供系统以确定是否任何计费实体没有迅速进入时间并且引起改进的时间管理系统的自动查询。

此外，当计时员输入她或他的时间时，改进的系统可能能够自动校正拼写和语法错误。如果这些错误太频繁地发生，则系统的用户可以被引导到将澄清拼写或语法错误的程序以供进一步参考，从而该计时员不再重复该问题。

作为附加特征，改进的系统将能够自动且无缝地对用户执行以下任务中的一个或多个：将传送时间和成本条目传送到另一事项；在事项之间划分时间和成本；基于计时员和根据一组预定规则所涉及的工作日期来组合时间条目，并且然后能够根据预定的一组规则和算法来调整错误记录的任何时间值和/或成本条目。

在本发明的系统中，用户将被提供有WIP或工作进展编辑器或工作数据摘要列表编辑器。WIP编辑器将允许用户执行以下任务中的一个或多个：编辑描述的叙述；拼写检查；将时间条目或成本条目从一件事项传送到另一事项；在多个条目之间分割时间和成本条目；在多个条目之间编辑任务或活动代码；编辑任务和活动代码；更改错误发布的叙述，并将多个条目和行项合并为单个日期中生成的单个条目。

此外，WIP或工作数据摘要编辑器将允许用户将时间从一个办公室或位置传输到另一个办公室或位置。它将进一步允许快速和无缝地翻译外语。WIP编辑器可以在周期性日期(月末或月初、月中等)运行，或者按照用户、工作人员或管理者的需要并且实时地运行。改进的系统还将允许用户打印用于注释的硬拷贝或者发送软拷贝以用于查看者电子编辑和电子邮件、文本突出显示和电子换码。改进的WIP编辑器将允许系统用户期望的任何字段的按需改变，所述字段包括但不限于：事项名称、工作日期、发布日期、计时员姓名或代码、工作小时数、小时费率、活动代码、任务代码、固定费用信息、所需的成本和数量。

WIP编辑器将具有按用户期望地以及实时或近实时地以多种货币显示计费金额的能力，所述计费金额包括但不限于：组(USD)货币、本地或法定货币和计费实体货币。此外，将提供接口，以便产生一组本地工作数据摘要，每个本地工作数据摘要包括：计时员(全名、计时员编号、计时员职位)、客户(客户编号和客户名称)、事项(事项名称和事项编号)、阶段编号和名称、任务代码和描述、活动代码和描述、固定费用代码和描述、法律领域列表和描述，以及实际工作位置(名称和代码)，这些可以按期望的间隔或频率被传送到全局主数据集。此外，本发明的系统还具有记录非本地计时员以及本地计时员的时间的能力，并且它还可以允许助手和其他非计时员为计时员输入时间。一个优选实施例的附加特征是本发明的系统能够将本地工作时间数据摘要和其他信息从一个区域导入和导出到另一区域的能力。

本发明的系统的另一个重要特征如下：在输入时，将立即分析数据以找出常见的错误和差误，并且这些可以被自动校正或由系统产生警告声音或标记。本发明的系统可以以诸如小时和分钟的常用增量(例如，1小时和15分钟的1:15)按用户所期望地来记录时间，或者可以以小数(1.25是指一小时十五分钟)输入时间，或者它可以输入十分之一小时的时间。系统还将允许用户根据需要撤消时间。系统可以跟踪错误和校正，以确保时间不被特定用户频繁地减少或夸大。自动审计跟踪是本发明的系统的另一个重要特征。

本发明的系统将允许其用户以多种格式打印WIP或时间工作数据摘要表，并且在提供标准报告格式的同时，还将向其用户提供各种各样的定制格式。

此外，用户将能够编辑时间和成本的叙述行项目；对具有时间的行项目的叙述进行拼写检查，并将一个或多个时间条目或时间条目从第一事项传送到第二事项，包括所有时间，无论是可计费的还是不可计费的。用户还将能够调整错误发布的任何叙述，用于时间和成本更正，并且用户能够将同一计时员在相同日期的时间行项目合并成单个单据。

本发明的系统还将允许其用户在实况屏幕上向计费合伙人呈现WIP报告细节或工作数据摘要列表的能力，并且提供便于用户包括注释并向计费合伙人提供进一步指示的方法。

本发明的系统还将允许用户打印所生成的用于注释的任何WIP或工作数据摘要列表报告的硬拷贝，并且系统还将允许用户发送任何WIP报告的软拷贝以供在公司或事务所中的其他人编辑。

一般来说，本发明的系统将允许用户显示具有标准费率和客户价值的标准WIP估价报告，其中，如果需要，客户价值可以基于客户异常费率。

本发明的系统将允许其用户以多种货币估价WIP表单输入或报告。在本发明的系统的一个优选实施例中，系统将以三种货币向客户显示价值：组货币；法定或本地货币和计费事项货币。

本发明的系统将被提供有各种密码特征，使得除了计费合伙人和需要知道所讨论的客户和客户事项的基础之外的人，叙述将保持私有和机密。

在本发明的一个优选实施例中还可以包括计费协调员角色，其中限制计费协调的WIP或工作数据摘要列表编辑过程的能力限于已经分配了计费协调员的办公室级别。

还将提供允许所有办公室的WIP或工作数据摘要列表编辑过程与共享服务中心安排一致的能力。此外，还将提供一种跟踪方法，以确保办公室内和共享办公室之间的WIP编辑过程具有审计跟踪。

将进一步提供转换机制用于以下问题：未计费的时间和成本单据；具有负值的时间单据；具有零小时数的时间单据；每天超过24小时的时间单据；时间和成本时间单据，可以以标准格式加载。

在本发明的优选实施例中提供的其它特征包括但不限于：向其工作或始发办公室返回WIP或工作数据摘要列表的能力；生成显示工作小时数和工作值以及计费的小时和值的WIP报告或工作数据摘要列表的能力。本发明的系统还将允许批量编辑，或者在整个WIP编辑过程中同时查看和编辑多个单据或时间记录的能力。

本发明的系统将允许其用户修改硬成本并将这些从一个客户事项传送到另一个客户事项，或者传送到完全不同的客户。

本发明的系统将允许多个WIP或工作数据摘要列表类型报告，包括但不限于由以下选择标准中的一个或多个产生的那些：公司代码、办公室、合伙人功能、实践组、客户、事项、事项类型、计时员和组计费ID。当本发明的系统运行时，任何客户销账可以作为针对该事务的计费律师的直接费用被记入成本中心。当任何成本从可计费事项传送到不可计费事项时，相关的总分类过账会将成本从资产负债表账户移动到费用账户。

在本发明的一个优选实施例中，从购买到付费使用三路匹配方法。当使用该方法时，当商品和/或服务被递送到客户并由客户接收时，记录WIP。

本发明的系统允许其用户在单个时间对整个WIP报告进行拼写检查。系统还将自动验证任务代码，并且实时地将其登入到任务代码列表，并且在WIP编辑或审查过程期间根据需要在事项之间传送成本。当有客户事项到客户事项传送过程时，用户还能够在WIP编辑或审查过程期间从列表中选择有效的任务代码。

在改进的WIP或工作数据摘要列表编辑和处理系统的实际使用期间，计费协调员将在ERP或相关市场中通常可用的另一操作系统中生成WIP报告，列出特定安排的WIP报告的所需事项或评论。接下来，计费协调员将审查WIP报告，并作出是否需要WIP调整的决定，然后她或他将对ERP中的WIP行项进行任何必要的编辑。最后，修订的WIP报告将被发送给计时员，或者作为在线报告，作为硬拷贝或电子邮件附件发送给计时员，供计时员审查和编辑。

当计时员接收到WIP或工作数据摘要列表表单或附件时，她或他可以作出是否对本发明的系统保存的WIP表单和/或工作数据摘要进行附加编辑的决定。如果有附加编辑，这些可以由计时员完成，或者新的编辑可以传递回计费协调员，以便计费协调员或工作人员可以进行针对计时员的编辑。

对于大多数律师事务所、按小时收费的企业，例如注册会计师、建筑师等，存在各种支出或软成本，这些成本必须计费回公司。软成本或支出可以包括以下多个项目中的一个或多个：复印件、传真、扫描、打印、出租车费用、机票、膳食等。这些支出或软成本通常由成本回收系统或时间输入系统来跟踪。来自成本回收系统的文件被收集并以期望的频率加载到ERP或期望的操作系统中。在ERP中创建成本，然后根据特定客户事项或成本代码进行记录，然后提供给WIP或工作进展系统进行查看和编辑。可以进行对账过程，以确保来自成本回收系统的所有成本或支出已转入ERP中。在ERP中还将有单独的错误处理过程，以重新处理包含错误的任何软成本。成本也可以在ERP系统中手动记录。比如复印、传真、扫描和打印等成本可能来自公司或事务所的Xerox机器、复印机、复印机/扫描仪，或任何其他具有被提供有自动化会计软件的快捷或机载计算机的打印机。在诸如旅行、酒店、机票、膳食、加油票等其他费用的情况下，计时员或工作人员能够扫描收据，并且这些将自动产生用于自动输入系统的付款单据或成本单据。由文本或电子邮件生成的收据也可以由用户转发以自动输入系统。

对账过程是可用的，以确保成本回收系统的所有成本已转入ERP中。在ERP中还将有单独的错误处理过程，以重新处理包含错误的任何成本。成本也可以手动记录到ERP中。

系统还将允许记录具有或不具有相关联的任务和或活动代码的成本。在某些情况下，成本与尚未由律师事务所正式保留的客户、或尚未签署保留协议的潜在客户、或尚未做出决定的客户相关联。潜在客户可能在签订预付协议或者决定正式聘用他们一直致电或拜访的事务所或律师之前，经常出现重大的时间和成本费用。

成本代码可以与以下数据中的一个或多个相关联地记录：日期、计时员姓名或编号、客户事项、任务代码、活动代码、工作办公室位置、成本代码、项目的量或数量和昂贵的叙述或详细描述。由上述输入创建的主数据可以根据以下中的一个或多个记录：客户名称、客户编号、事项名称、事项编号、事项描述；计时员姓名、计时员编号、活动类型或软成本名称和代码；任务代码；活动代码并且功能是为了费用。

本发明的系统还可以具有将成本从成本回收系统导入ERP的能力。非本地办公室需要将成本数据(包括联邦快递等)提供到一个文件，该文件可以由ERP处理。成本数据将以实时或以规则或期望的间隔在预定的批量模式处理中进行处理。

用于记录软成本或支出的本发明的系统将包含以下步骤中的一个或多个：通过适当的验证将成本加载到ERP中的能力；区分软成本和硬成本的能力；并且将提供错误处理系统，包括用于识别和重新处理包含数据错误的记录的系统；任何数据错误必须迅速识别，并立即向计时员和计费协调员(优选地每天一次)和对该特定客户或事项的系统错误感兴趣的其他人创建和发送通知；错误生成可以包括根据需要发送到个人群组的通知。系统必须注意在输入ERP之前标记和/或消除重复成本。可以利用会计职员或工作数据职员在ERP中发布或转发或重新处理成本和处理过程。还可以提供一种机制，用于例如当输入零数量时，系统将基于成本代码或活动费率类型自动生成值。输入的软成本还应分类为应纳税或不需缴纳销售税。当从非本地办公室收到成本时，该成本的税务状态应设置为由主办公室或计费办公室预选的相同税务状态。

本发明的系统还将允许其用户将成本直接地手动记录到ERP中，以及以任何表格格式(例如Word Excel、WordPerfect Quattro Pro、Open Office和其它电子表格格式)自动地将表格加载到系统中。此外，系统将以CSV或逗号分隔值或以.csv文件格式接受表格式数据的.txt列表。本发明的系统将提供存储存储器以存储用于任何本地或非本地办公室的参考数据，以用于内部参考。

此外，本发明的系统将提供ERP接口，其将以其当前格式承担成本加载并将其自动地转换为其他格式以使其可用于输入ERP。本发明的系统被设计和配置为使得无论是通过自动数据生成过程还是通过手动数据输入提供成本数据，都可以发生一组预定验证。每当数据条目中出现错误或数量已设置为零时，本发明的系统将自动生成报告或向计费合伙人发送回显信息。

对于本发明的系统，多个计时员记录他们对将在改进的成本回收系统中预选的事项收取的软成本。计时员将记录没有分配给成本的有效客户或事项的任何事项，并且其成本将针对计时员的一般账户存储，除非且直到成本在稍后被分配给有效的客户或事项。计时员将审查记录的软件成本，但没有有关当天的有效客户事项或值，并将其从计费系统中进一步处理发布。

接下来，改进的成本回收系统将生成成本的批处理文件并将其输入到ERP中。这些成本记录将被加载到ERP中，然后传送到WIP。然后，会计处理员可以手动验证软成本上传到ERP中的上载是否有任何错误，并且错误可以手动修改，然后再次上传以进行处理。

本领域技术人员通常所知的计时领域的系统和方法的这些以及其它的改动和配置应当被认为是包括在上述发明内容中，如同完全阐述一样，并且应当视为如下面所要求保护的本发明的部分。

发明目的

因此，本发明的一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，它能够实时记录包含以下多个数据中的一个或多个的时间单据或时间条目：工作日期、计时员编号、客户、事项、阶段、工作位置、实际工作位置、法律领域、小时数、活动代码、任务代码、固定费用代码和详细说明或叙述，并且具有预定的值集合以增强数据收集和处理。

本发明的又一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，其能够处理包含在全局或局部基础上处理的时间单据或工作数据条目的主数据，并且提供及时的WIP或工作进展表或工作数据摘要列表，这些可以被实时查看和编辑。

本发明的又一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，它能够将数据时间摘要处理成能够以以下三种费率显示时间值或小时计费的WIP表单：标准费率、事项费率和价值费率。标准费率是事务所的正常费率，事项费率是双方商定的费率，有例外情况，而价值费率是折扣费率。因此，WIP表单应该很容易回答这个问题：“如果我今天要计费，我的费用和/或费率总额是多少？”。

本发明的另一主要目的是提供改进的计时和记录系统，其中其他工作人员和计时员可以从其他非本地和本地办公室输入时间单据以自动进入改进系统，并且时间记入计费合伙人的账户。

本发明的另一主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，其中使用一组预定的值来审查和处理系统中的任何数据输入错误，该数据输入错误可以被实时或近实时地加标记和/或自动校正。

本发明的另一个主要目的是提供改进的计时和记录系统，其中用户可以创建和实现用户定义的代码和数据字段，它们不是发明系统可以临时处理和排序的标准计时系统的一部分。

此外，本发明的另一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，其中可以根据用户的需要以多种格式记录时间，包括十分之一小时或四分之一小时；以分钟为单位的整分钟数或小时的小数部分，24小时格式以及计费软件中常用的其他格式。

本发明的另一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，其中用户可以在WIP中实时地修正和修改时间单据，并且在将时间单据批次上传到ERP中之后用于进一步处理。

本发明的另一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，它被提供有自动的错误处理和用于重复核销时间或在事实之后时间增加的审核跟踪。

本发明的另一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，其被提供有注释字段，因此用户可以通过点击附近的图标对任何字段进行注释以供他人或其他人查看。

本发明的另一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，其可以由计费人员(律师、律师助理和法律书记员)和非计费人员(助理、秘书、经理和管理员)两者使用，以及系统将跟踪实际输入时间的实体以及随后在任何时间的实体编辑。

本发明的另一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，其被提供有用于项目委托者、管理者和计费协调员运行单据报告(WIP)和其他报告以及编辑系统内的时间的方法。

本发明的另一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，其被提供有当计时员、计费合伙人或客户发起者核销时间时的安全和审计跟踪。

本发明的另一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，它被提供有可定制的自动化错误标记，并且所述自动化错误标记提醒其用户其时间为零、支付单据中的数量为零、说明丢失或太短等情形。

本发明的又一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，其被提供有以各种货币显示任何给定单据的值的方法，所述货币包括按地区或国家或国家组例如欧盟的货币。

另外，本发明的另一个主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，其被提供有对重复的单据和向客户收取过多的小时数(每天多于8小时，或每天12小时，或每月180小时或每年2,000小时)加标记的方法，以满足过收费客户的伦理担忧和做法。

本发明的主要目的是提供一种改进的计时和记录系统，其被提供有用于使通过以下中的一个或多个记录的时间的机密性自动化的单元：个人列表、计费实体组、雇员等级(律师、律师助理、法律书记员、秘书、工作人员、管理人员)或本地工作组与全球工作组。

本发明的这些和其它目的和优点可以容易地从下面结合附图所作的附图的详细描述中获得，并且应当被认为是在本发明的总体范围内。

附图说明

图1是本发明的系统、改进的时间输入和记录系统的详细流程图。

图2是本发明的系统、改进的时间输入和记录系统的详细流程图。

图3是当以移动应用格式使用时本发明的屏幕截图。

图4是当以移动应用格式使用时本发明的屏幕截图。

图5是当以移动应用格式使用时本发明的屏幕截图。

图6是当以移动应用格式使用时本发明的屏幕截图。

图7是当以移动应用格式使用时的本发明的屏幕截图。

图8是当以移动应用格式使用时本发明的屏幕截图。

具体实施方式

图1是本发明的改进的时间输入和报告系统和方法的流程图，示出改进系统的初始阶段，记录时间的部分，分析时间错误的部分，或改进的时间记录系统10，其通过用户首先输入以下时间相关数据条目中的一些或全部而初始化：工作日期、计时员、客户、事项、阶段、工作位置、法律类型、小时数、活动、任务、固定费用和详细描述或叙述12。在时间输入阶段的这部分中，日期是完成工作的日期。在实践中，本发明的系统、改进的时间输入和报告系统也将跟踪在输入时间时的日期，以确保时间条目不是在计费时间之前提交，并且在对时间进行收费时与时间被输入到本发明的时间输入和报告系统10中的日期之间不存在不适当的时间滞后。

客户字段可以被分配存储在系统10中的实际姓名、昵称和/或数字代码。接下来，将向用户提供或可以创建可计费事项，其可以按存储在系统10的名称、昵称和/或数字代码来进行访问。可计费事项的示例可以包括：Smith v.Jones；Doe的不动产；专利或商标的名称、被购买或出售的建筑物的名称等。此外，工作地点被输入到系统10中，并且它还可以按名称、昵称和/或数字代码来存储。接下来，用户可以提交她或他已经花费在特定事项上的时间，并且系统10可以按用户所期望的以两种不同的格式记录小时数；即以十进制格式(1.25，代表一小时15分钟；1.50，代表一小时30分钟，等等)或小时和分钟(1:15，代表1小时15分钟；1:30，代表1小时30分钟，等等)。接下来，用户将输入针对客户执行的活动的类型。典型示例包括：诉讼、起诉、交易工作、调解等。用户然后可以输入所执行工作中涉及的任务类型，例如：在公司会面、在客户端会面、电话交谈、电子邮件、起草文件、起草书状、法庭出现等。最后，用户将提供对所执行的工作的详细描述，这将促使客户支付账单。例如：准备调查、水费单和其他用于关闭的文件；起草对USPTO的官方行动回应；关于房地产规划在办公室会见客户。以这种方式，事务所可以跟踪律师和计费实体在他们在事务所的时间期间参与的最有利可图的和流行的任务。

接下来，用户在输入时间时将能够通过点击屏幕14上的任何字段旁边的图标来创建注释或标记。例如，用户可能希望检查关于特定事项的时间，并且她或他将对时间框加标记和/或放入注释作为提醒，以便稍后检查该字段。另外，系统本身能够根据预定的一组规则或算法错误在不正确地输入时间时自动地生成标记16。

在时间被加标记之后，由系统对任何错误添加和检查注释，然后在预定时间，可以将其上传到主数据系统18，其可以在本地数据20和全局数据22的基础上访问。在这个阶段，可以根据机密性检查列表24来检查时间输入日期，使得它可根据计费合伙人或客户发起律师选择性地对个人或实体组可用。在这一点上，系统10可以检查任何过度计费做法26、欠计费问题28和/或延迟计费问题30。在过度计费做法26的情况下，本发明的系统可以按日、周、月和/或年来提供检查。一般来说，律师不得向客户收取每天超过8至12小时，或每周60小时，或每月180至200小时或每年超过2200小时的费用，或者这可能对事务所造成责任，和/或律师伦理违规。

类似地，延迟计费30可能对事务所造成问题，因为时间记录可能不能被及时生成和记录，指示律师可能正在制作时间，或时间不正确。此外，根据计费，30个标记可以指示疾病、家庭问题或状况或可以在成为主要雇佣问题之前通过快速协助律师来补救的另一个状态。通过利用这样的标签和控件，事务所可以产生更高效和更有利可图的实体。

此外，本发明的时间输入系统10可以被提供有审计跟踪32，其跟踪所有时间变化，时间变化何时发生以及由于谁而发生时间变化。时间输入系统10然后可以跟踪指示律师习惯性地核销时间或者在事实之后人为地增加时间的改变。核销的时间由律师支付。在所声称的日期执行后一段时间增加的时间可以在主数据库中累计，以便由计费合伙人或客户发起人进一步审查。

最后，系统10可以为计费实体、计费合伙人、客户发起者以及工作人员和管理员生成WIP或工作进展表单34作为系统10许可的保密性控件。这些是可以在本地和全球实时编辑的WIP表单。WIP表单和工作数据摘要可以用三种货币显示时间计费或可计费值，即考虑不同汇率的本地、事项和计费。计算是自动和实时的。它们可以从各种不断更新的网站自动收集，例如“华尔街日报”、“纽约时报”和其他跟踪世界货币汇率的主流媒体。此外，工作数据摘要列表或WIP可以显示由用户预选的行数。以这种方式，数据条目列表可以仅包括用于正被计费的事项的一行数据，或者它可以包括用于被计费的事项的2行或更多行数据。

在本发明的系统的一个优选实施例中，WIP报告和时间与支付条目可以在全球各地在一个主数据系统中监视和显示，并且实时地报告、更新当前汇率。这可能包括几十个国家中在世界各地经营的大事务所的数十万条目，这些条目每天被实时输入并连续计算。

图2示出了用于编辑单据和生成WIP 50的本发明的系统的流程图。用于生成WIP 50的本发明的系统开始于记录计费条目52，其至少包括：输入所执行的工作的日期、计费实体或计时员的姓名、客户名称或昵称、涉及的事项、在事项上花费的时间、以及详细描述或叙述。其他字段可能包括法律类型(专利、合同、商标、诉讼等)、活动、执行的任务、固定费用设置(高于该固定费用设置无法计费)等。

接下来示出了系统50可以对输入到计费条目中的数据进行的数据的各种操作。系统50可以将详细描述或叙述54从一个时间条目传送到另一个时间条目，有效地覆盖第二时间条目。或者，系统50可以创建具有重复叙述的新单据56。此外，系统50可以采用一时间条目并将其分割为两个时间条目或更多时间条目，其用户确定所涉及的每个时间条目的时间量58。此外，可以标记一个或多个时间条目，使得它们可以被组合在一起60成为一个新的时间条目，并且用户将选择哪些字段将出现在该动作中所得到的新的组合时间条目中。

此外，在上传到主数据库之前，用户可以更改任何特定时间条目60的客户、事项、活动、阶段、工作地点、法律类型、小时数等。在这一点上，用户还可以在任何时间条目上创建附加注释或标记，使得它们可以在以后的日期被审查64。本发明的系统50的另一特征允许其用户选择一些或全部字段来传送从一个时间条目传送到第二时间条目68，有效地覆盖所述数据。

本发明的系统50的附加特征是允许用户创建两个缩写以缩短打字任务，并允许用户根据该特定客户的事项来创建单据模板。例如，用户可以针对特定事项反覆打字：计时员、详细说明、阶段、位置、法律类型、活动、任务，并且仅改变日期和时间。通过创建事项模板，这将大大缩短特定计时员或计费实体的打字负荷。

此外，在从时间条目创建52到生成WIP的任何阶段，系统50将能够通过简单地从屏幕上的下拉菜单或按钮中选择任务来进行拼写检查和翻译详细描述。类似地，系统50将在屏幕上针对每个时间条目创建值字段，并且该值字段将能够由用户以一种到三种货币显示。显示的货币的典型类型可以是国家、本地货币，诸如EU的国家组或仅在互联网上找到的货币，诸如比特币(Bitcoin)等。

最后，本发明的系统50将能够生成预账单或WIP表单，其将创建来自预定表格的税费的值，或者可以从近实时地从因特网源直接下载，因特网源诸如华尔街杂志、纽约时报等。以这种方式，可以计算并以WIP格式显示地方税、县税、城市税和市政税，甚至增值税(VAT)或增值税。在系统50中实现上述步骤中的每一个之后，用户将能够创建在改进的计费系统中显示的WIP表单，其中可以近实时地编辑和存储所涉及的任何字段：工作日期、计时员姓名、客户名称、事项、阶段、工作地点、法律类型、小时数、活动、任务、固定费用数据和详细说明或叙述。

图3示出了本发明的改进的时间和计费系统100的移动应用版本的屏幕截图，其中在屏幕显示单元115上显示有计时员112与数字标识符和姓名和图片；按实际和按目标、按月和按日期计的总的可计费小时数114；所计费和收集的费用，条栏格式的年度至今日为止116；提供按钮用于访问改进的时间和计费系统100的其他部分，即：主页118、分析部分120；记录时间124；资源查找器126和未提交时间130。屏幕显示单元115还提供退出登录选项132，并且其允许用户更改计时员137。

图4示出了本发明的改进的时间和计费系统100的替换版本的替代屏幕截图，其中在屏幕显示单元115上显示计时员150，以3-D条形图格式的计费分析，指示可计费小时数、收款、锁定的仪表板关键性能指示符(KPI)，由分析和应收账款数字组成的实现数字以及WIP或工作进展图。屏幕显示单元115还显示主页图标154、分析图标156、仪表板图标158、会议中心图标160和资源图标162，以将用户带到附加的系统资源。还提供了通过电子邮件、文本、twitter或其他手段170分享页面的分页图标170和设置图标180。

图5示出了本发明的改进的时间和计费系统100的替代版本的另一个替换屏幕截图，其中在屏幕显示单元115上显示以下感兴趣的项目：事项的摘要113，其可由其用户，通常是计时员112经由搜索字段136排序；用于主页的图标18、分析图标120、记录时间图标124、资源查找器图标126和未提交时间图标130，以根据需要将用户带到这些屏幕应用。该屏幕截图还示出了用户可以容易地输入他或她的时间150的区域，并且字段可用于客户、客户ID编号、事项、事项编号、法律领域、工作日期、工作小时数，记录的时间是否可计费、任务类型、任务编码、活动代码以及当前输入计费的注释。还提供了用于进度的条形图，其包括计时的小时数与预算的小时数144。此外，还有开始呼叫图标138，其将发起可以是仅音频或其可以是Skyped的电话呼叫。此外，用户将能够立即提交通过图标140输入的时间，或者她或他可以通过图标142保存以便稍后提交。

图6包括本发明的改进的计时和计费系统100的屏幕截图版本，其显示以下字段：计时员12、报告名称162、数字和条形图形式的可计费小时数报告164，数字和条形图形式的工作值166；条形图形式的实现费率168，计时员杠杆，即每个股权合伙人工作的非股权合伙人的工作小时数或(合伙人时间与非合伙人时间)，以比例格式表示，以浮动图标格式172表示，还提供针对未来版本174和178的区域并且可以为WIP和AR天数176显示数据。此外，显示报告日期、币种180、期间182、区域184和通过电子邮件、文本、twitter或其他方式170来共享页面的分页图标，以及设置180。

图7示出了本发明的改进的计时和计费系统100的另一屏幕截图，其在显示单元115上显示以下项目：计时员112、客户192的费用的饼图以及AR或应收账款条形图、计费数据摘要条目列表194和转到改进的计时和计费系统100的其他部分的图标，即主页图标118、分析图标120；记录时间图标124；资源查找器160和未提交时间130。此外，显示退出登录图标132，并且更改计时员图标134可由其用户访问。

现在，在图8中示出了本发明的改进的计时和计费系统的一个优选实施例，示出了可编辑的工作数据摘要列表200。在本发明的计费和计时系统的这个特定实施例中，已经按客户206列出了工作数据摘要，并且它们已经根据客户206排序，但是也可以按照日期212进行排序。在该特定视图中，可以直接在工作数据摘要列表200上编辑以下各项：日期212；叙述210；计时员214、活动216、客户218、花费的小时数220和计时员的费率222。这可以直接在电子显示屏上实时地完成。用户还可以选择所有活动的、未开票的单据或打开的单据204。用户还可以选择时间段，在这种情况下是6/1/13至10/23/14，或任何期望的时间段。标题给出了创建列表的日期和时间224。页码226还在编辑工作数据摘要列表200时辅助律师、计时员或工作人员。

虽然在上面的详细说明中已经参考各个具体的实施例描述了本发明，应当理解的是，在本领域技术人员可以实现除了在本文具体阐述的那些之外的那些实施例的结构和布置上的修改和改动，而且这些修改和改动被视为在本发明的总的范围之内。