一种电子档案管理系统的制作方法

1.本发明涉及电子档案管理技术领域，特别涉及文本档案管理技术，具体而言，是一种电子档案管理系统。


背景技术：

2.档案是国家、机构、社会组织和个人在社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图像、声像及其他形式的原始记录,具有其它资料不可替代的功能和作用。传统档案的记录载体主要是纸质,在科学技术不断发展下,档案保存的方式也从单一的纸质保存转变成电子化的保存方式，形成电子档案，电子档案凭借其便于存储、复制、传递的优势，使其更加适应当今时代档案馆的日常档案管理。
3.鉴于纸质形式在整个档案记录载体表现形式中占据主要地位，使得现在档案馆存储的电子档案中文本档案占比最大，由于计算机系统中文本的存储格式多样，例如txt、doc、pdf等，且各种存储格式具有各自的优缺点。在这种情况下，目前档案馆在进行文本档案存储时需要从若干文本存储格式中选择一种存储格式。
4.然而现有技术中对文本档案存储格式的选择基本都是由归档人员主观确定或是为了节省存储空间选用统一默认的存储格式，由于缺乏客观科学的选择依据，使得该选择方式难以适应文本档案的针对性存储要求，致使选择结果适配度不高，不仅给文本档案的查阅应用带来不便，还可能给文本档案的存储安全带来一定的风险隐患，导致文本档案的存储效果不佳，不利于文本档案的持久安全应用。


技术实现要素：

5.为解决上述技术问题，本发明是通过以下技术方案实现的：一种电子档案管理系统，包括：目标档案馆文本档案统计模块，用于将待进行电子档案管理的档案馆作为目标档案馆，进而统计目标档案馆内存储的文本档案数量，并将各文本档案按照归档时间点的先后顺序进行编号。
6.文本档案归档信息获取模块，用于获取各文本档案的归档信息。
7.文本档案历史应用参数提取模块，用于基于各文本档案对应的归档时间点设定应用时间段，进而在设定应用时间段提取各文本档案对应的历史应用参数。
8.文本档案应用价值分析模块，用于根据各文本档案对应的历史应用参数分析各文本档案对应的应用价值度。
9.文本档案保存价值分析模块，用于根据各文本档案对应的归档信息分析各文本档案对应的保存价值度。
10.文本档案排版需求分析模块，用于从各文本档案对应的历史应用参数中提取各次应用对应的应用目的，并据此分析各文本档案对应的排版需求度。
11.档案管理库，用于储存文本档案所属各种存储格式对应的特性参数，储存各类形成者对应的来源重要指数，并储存各归档类别对应的内容重要指数。
12.文本档案适配存储格式解析模块，用于基于各文本档案对应的应用价值度、保存价值度和排版需求度及文本档案所属各种存储格式对应的特性参数解析各文本档案对应的适配存储格式。
13.重点文本档案识别输出终端，用于获取各文本档案对应的实际存储格式，将其与各文本档案对应的适配存储格式进行对比，若某文本档案对应的实际存储格式与该文本档案对应的适配存储格式不一致，则将该文本档案记为重点文本档案，进而将重点文本档案的编号及其对应的适配存储格式进行后台输出，由档案管理人员进行更改。
14.应用于上述实施例，所述归档信息包括形成者和归档类别。
15.应用于上述实施例，所述基于各文本档案对应的归档时间点设定应用时间段具体设定方式为将各文本档案对应的归档时间点进行对比，从中筛选出最早归档时间点，将其作为初始应用时间点，进而根据初始应用时间点与预设时间间隔计算出结束应用时间点，以此将初始应用时间点与结束应用时间点之间的时间段设定为应用时间段。
16.应用于上述实施例，所述历史应用参数包括应用记录数量、相邻应用记录间隔时长、各条应用记录对应的应用时长和应用目的，其中应用目的包括信息查阅或文本打印。
17.应用于上述实施例，所述分析各文本档案对应的应用价值度具体参照如下步骤：从各文本档案对应的历史应用参数中提取应用记录数量和相邻应用记录间隔时长，并据此计算各文本档案对应的应用频繁度fui，其中i表示为文本档案编号，i＝1,2,...,n,δd
ij
分别表示为第i个文本档案对应第j+1条应用记录与第j条应用记录之间的间隔时长，j表示为应用记录编号，j＝1,2,...,m，t表示为设定应用时间段对应的时长，e表示为自然常数。
18.从各文本档案对应的历史应用参数中提取各条应用记录对应的应用时长，并将其结合各文本档案对应的应用频繁度计算出各文本档案对应的应用价值度avi，其中tij表示为第i个文本档案对应第j条应用记录的应用时长，m表示为应用记录数量。
19.应用于上述实施例，所述分析各文本档案对应的保存价值度参见以下步骤：从各文本档案对应的归档信息中提取形成者，进而将各文本档案对应的形成者与档案管理库中存储的各类形成者对应的来源重要指数进行匹配，从中匹配出各文本档案对应的来源重要指数。
20.从各文本档案对应的归档信息中提取归档类别，进而将各文本档案对应的归档类别与档案管理库中存储的各归档类别对应的内容重要指数进行匹配，从中匹配出各文本档案对应的内容重要指数。
21.将各文本档案对应的来源重要指数和内容重要指数代入保存价值度分析公式
分析出各文本档案对应的保存价值度pvi，ηi、ξi分别表示为第i个文本档案对应的来源重要指数、内容重要指数，u表示为预设常数，且u》1。
22.应用于上述实施例，所述分析各文本档案对应的排版需求度具体包括：将各文本档案对应各条应用记录的应用目的进行相互对比，以此将各文本档案中相同应用目的对应的应用记录进行归类，统计各文本档案中文本打印存在的应用记录数量。
23.根据各文本档案中文本打印存在的应用记录数量计算各文本档案对应的排版需求度，其计算公式为其中tri表示为第i个文本档案对应的排版需求度，xi表示为第i个文本档案中文本打印存在的应用记录数量，mi表示为第i个文本档案对应的应用记录数量。
24.应用于上述实施例，所述特性参数包括加载程序兼容度、存储丢失率和文本排版支持率。
25.应用于上述实施例，所述解析各文本档案对应的适配存储格式具体为：将各文本档案对应的应用价值度与设定的各应用价值等级对应的应用价值度区间进行对比，从中确定各文本档案对应的应用价值等级。
26.将各文本档案对应的应用价值等级与设置的各应用价值等级对应的需求加载程序兼容度进行匹配，从中匹配出各文本档案对应的需求加载程序兼容度。
27.从特性参数中提取加载程序兼容度，以此将各文本档案对应的需求加载程序兼容度与文本档案所属各种存储格式对应的加载程序兼容度进行对比，计算各种存储格式相对各文本档案的加载程序兼容度相似指数其中δk→i表示为第k种存储格式相对第i个文本档案的加载程序兼容度相似指数，λk表示为文本档案所属第k种存储格式对应的加载程序兼容度,λi表示为第i个文本档案对应的需求加载程序兼容度，δλ表示为预设的参考加载程序兼容度对比差值，k表示为文本档案所属各种存储格式的编号，k＝1,2,...,z。
28.将各种存储格式相对各文本档案的加载程序兼容度相似指数与设定相似指数阈值进行对比，从中筛选出各文本档案中加载程序兼容度相似指数大于设定相似指数阈值的存储格式作为各文本档案对应的兼容相符存储格式，构成各文本档案对应的兼容相符存储格式集合。
29.将各文本档案对应的保存价值度与设定的各种保存价值级别对应的保存价值度区间进行对比，从中确定各文本档案对应的保存价值级别。
30.将各文本档案对应的保存价值级别与设置的各种保存价值等级对应的存储丢失率下限阈值进行匹配，从中匹配出各文本档案对应的存储丢失率下限阈值。
31.从特性参数中提取存储丢失率，并将各文本档案对应的存储丢失率下限阈值与文
本档案所属各种存储格式对应的存储丢失率进行对比，从中筛选出满足各文本档案对应存储丢失率下限阈值的存储格式，将其作为各文本档案对应的稳定相符存储格式，构成各文本档案对应的稳定相符存储格式集合。
32.从特性参数中提取文字排版支持率，进而将文本档案所属各种存储格式对应的文字排版支持率与设置的各种文字排版支持率能够满足的排版需求度进行匹配，从中匹配出各种存储格式能够满足的排版需求度。
33.将各文本档案对应的排版需求度与各种存储格式能够满足的排版需求度进行对比，若某种存储格式能够满足的排版需求度大于或等于某文本档案对应的排版需求度，则将该存储格式作为该文本档案对应的排版相符存储格式，以此提取出各文本档案对应的排版相符存储格式，构成各文本档案对应的排版相符存储格式集合。
34.基于各文本档案对应的兼容相符存储格式集合、稳定相符存储格式集合和排版相符存储格式集合确定各文本档案对应的适配存储格式。
35.应用于上述实施例，所述确定各文本档案对应的适配存储格式具体如下：将各文本档案对应的兼容相符存储格式集合、稳定相符存储格式集合和排版相符存储格式集合进行对比，若某文本档案对应的某相符存储格式在上述集合中均出现，则将该文本档案作为普通文本档案，反之则将该文本档案作为特殊文本档案。
36.对于普通文本档案来说，将上述集合中均出现的相符存储格式作为普通文本档案对应的适配存储格式。
37.对于特殊文本档案来说，将特殊文本档案对应的兼容相符存储格式集合、稳定相符存储格式集合和排版相符存储格式集合中存在的相同存储格式进行归类，统计各相符存储格式对应的出现频次及各次出现对应的涉及集合类别和相符度。
38.根据各相符存储格式对应的出现频次及各次出现对应的涉及集合类别和相符度计算特殊文本档案中各相符存储格式对应的优势凸显度其中表示为特殊文本档案中第r相符存储格式对应的优势凸显度,r表示为相符存储格式编号,r＝1,2,...,w，yr表示为特殊文本档案中第r相符存储格式对应的出现频次，μrf表示为特殊文本档案中第r相符存储格式在第f次出现对应涉及集合类别的权重因子、相符度，f表示为各次出现编号，f＝1,2,...,y，α表示为预设的修正因子。
39.将特殊文本档案中各相符存储格式对应的优势凸显度进行对比，从中提取最大优势凸显度对应的相符存储格式作为特殊文本档案对应的适配存储格式。
40.与现有技术相比，本发明具有以下优点：1.本发明通过对目标档案馆中存储的各文本档案进行归档信息和历史应用参数获取，进而据此解析出各文本档案对应的适配存储格式，以此对实际存储格式与适配存储格式不一致的文本档案进行重点识别更改，本发明通过为文本档案提供客观科学的选择依据，实现了文本档案存储格式的智能针对性确定，相对于主观确定或统一确定的选择方式，该发明提供的选择依据能够适应文本档案的针对性存储要求，进而在一定程度上提高了选择结果与文本档案自身存储要求的适配度，一方
面给文本档案的查阅应用带来了巨大便利，还最大限度减少了文本档案因存储格式带来的安全隐患，大大提高了文本档案的存储效果，有利于文本档案的持久安全应用。
41.2.本发明在根据文本档案归档信息和历史应用参数解析各文本档案对应的适配存储格式时，通过分析各文本档案对应的应用价值、保存价值和排版需求，以此结合文本档案所属各种存储格式对应的特性参数实现了文本档案适配存储格式的多维智能解析，使得解析结果更加精准可靠，适用范围更广，具有较高的可用价值。
附图说明
42.利用附图对本发明作进一步说明，但附图中的实施例不构成对本发明的任何限制，对于本领域的普通技术人员，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据以下附图获得其它的附图。
43.图1为本发明的系统连接示意图。
具体实施方式
44.下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
45.参照图1所示，本发明提出一种电子档案管理系统，包括目标档案馆文本档案统计模块、文本档案归档信息获取模块、文本档案历史应用参数提取模块、文本档案应用价值分析模块、文本档案保存价值分析模块、文本档案排版需求分析模块、档案管理库、文本档案适配存储格式解析模块和重点文本档案识别输出终端，其中目标档案馆文本档案统计模块分别与文本档案归档信息获取模块和文本档案历史应用参数提取模块连接，文本档案历史应用参数提取模块分别与文本档案应用价值分析模块和文本档案排版需求分析模块连接，文本档案历史应用参数提取模块与文本档案保存价值分析模块连接，文本档案应用价值分析模块、文本档案保存价值分析模块和文本档案排版需求分析模块均与文本档案适配存储格式解析模块连接，文本档案适配存储格式解析模块与重点文本档案识别输出终端连接，档案管理库分别与文本档案保存价值分析模块和文本档案适配存储格式解析模块连接。
46.所述目标档案馆文本档案统计模块用于将待进行电子档案管理的档案馆作为目标档案馆，进而统计目标档案馆内存储的文本档案数量，并将各文本档案按照归档时间点的先后顺序进行编号。
47.所述文本档案归档信息获取模块用于获取各文本档案的归档信息，其中归档信息包括形成者和归档类别。
48.所述文本档案历史应用参数提取模块用于基于各文本档案对应的归档时间点设定应用时间段，进而在设定应用时间段提取各文本档案对应的历史应用参数，其中历史应用参数包括应用记录数量、相邻应用记录间隔时长、各条应用记录对应的应用时长和应用目的，其中应用目的包括信息查阅或文本打印。
49.在本发明的具体实施例中，设定应用时间段具体设定方式为将各文本档案对应的归档时间点进行对比，从中筛选出最早归档时间点，将其作为初始应用时间点，进而根据初
始应用时间点与预设时间间隔计算出结束应用时间点，以此将初始应用时间点与结束应用时间点之间的时间段设定为应用时间段。
50.所述文本档案应用价值分析模块用于根据各文本档案对应的历史应用参数分析各文本档案对应的应用价值度，具体参照如下步骤：
51.从各文本档案对应的历史应用参数中提取应用记录数量和相邻应用记录间隔时长，并据此计算各文本档案对应的应用频繁度fui，其中i表示为文本档案编号，i＝1,2,...,n,δd
ij
分别表示为第i个文本档案对应第j+1条应用记录与第j条应用记录之间的间隔时长，j表示为应用记录编号，j＝1,2,...,m，t表示为设定应用时间段对应的时长，e表示为自然常数。
52.在上述应用频繁度计算公式中某文本档案对应相邻应用记录的间隔时长越长，该文本档案对应的应用频繁度越小。
53.从各文本档案对应的历史应用参数中提取各条应用记录对应的应用时长，并将其结合各文本档案对应的应用频繁度计算出各文本档案对应的应用价值度avi，其中tij表示为第i个文本档案对应第j条应用记录的应用时长,m表示为应用记录数量。
54.所述文本档案保存价值分析模块用于根据各文本档案对应的归档信息分析各文本档案对应的保存价值度，参见以下步骤：从各文本档案对应的归档信息中提取形成者，进而将各文本档案对应的形成者与档案管理库中存储的各类形成者对应的来源重要指数进行匹配，从中匹配出各文本档案对应的来源重要指数。
55.示例性地，上述提到的形成者包括但不限于官方机构、半官方机构、非官方机构、个人...
56.从各文本档案对应的归档信息中提取归档类别，进而将各文本档案对应的归档类别与档案管理库中存储的各归档类别对应的内容重要指数进行匹配，从中匹配出各文本档案对应的内容重要指数。
57.示例性地，上述提到的归档类别包括但不限于科技档案、军事档案、经济档案...
58.将各文本档案对应的来源重要指数和内容重要指数代入保存价值度分析公式分析出各文本档案对应的保存价值度pvi，ηi、ξi分别表示为第i个文本档案对应的来源重要指数、内容重要指数，u表示为预设常数，且u》1。
59.所述文本档案排版需求分析模块用于从各文本档案对应的历史应用参数中提取各次应用对应的应用目的，并据此分析各文本档案对应的排版需求度，具体包括：将各文本档案对应各条应用记录的应用目的进行相互对比，以此将各文本档案中相同应用目的对应
的应用记录进行归类，统计各文本档案中文本打印存在的应用记录数量。
60.根据各文本档案中文本打印存在的应用记录数量计算各文本档案对应的排版需求度，其计算公式为其中tri表示为第i个文本档案对应的排版需求度，xi表示为第i个文本档案中文本打印存在的应用记录数量，mi表示为第i个文本档案对应的应用记录数量，其中某文本档案中文本打印存在的应用记录数量越多，该文本档案对应的排版需求度越大。
61.所述档案管理库用于储存文本档案所属各种存储格式对应的特性参数，储存各类形成者对应的来源重要指数，并储存各归档类别对应的内容重要指数。
62.所述文本档案适配存储格式解析模块用于基于各文本档案对应的应用价值度、保存价值度和排版需求度及文本档案所属各种存储格式对应的特性参数解析各文本档案对应的适配存储格式，其中特性参数包括加载程序兼容度、存储丢失率和文本排版支持率。
63.在本发明的具体实施例中，解析各文本档案对应的适配存储格式具体为：将各文本档案对应的应用价值度与设定的各应用价值等级对应的应用价值度区间进行对比，从中确定各文本档案对应的应用价值等级。
64.将各文本档案对应的应用价值等级与设置的各应用价值等级对应的需求加载程序兼容度进行匹配，从中匹配出各文本档案对应的需求加载程序兼容度。
65.从特性参数中提取加载程序兼容度，以此将各文本档案对应的需求加载程序兼容度与文本档案所属各种存储格式对应的加载程序兼容度进行对比，计算各种存储格式相对各文本档案的加载程序兼容度相似指数其中δk→i表示为第k种存储格式相对第i个文本档案的加载程序兼容度相似指数，λk表示为文本档案所属第k种存储格式对应的加载程序兼容度,λi表示为第i个文本档案对应的需求加载程序兼容度，δλ表示为预设的参考加载程序兼容度对比差值，k表示为文本档案所属各种存储格式的编号，k＝1,2,...,z，其中存储格式的加载程序兼容度与文本档案的需求加载程序兼容度越接近，加载程序兼容度相似指数越大。
66.将各种存储格式相对各文本档案的加载程序兼容度相似指数与设定相似指数阈值进行对比，从中筛选出各文本档案中加载程序兼容度相似指数大于设定相似指数阈值的存储格式作为各文本档案对应的兼容相符存储格式，构成各文本档案对应的兼容相符存储格式集合。
67.将各文本档案对应的保存价值度与设定的各种保存价值级别对应的保存价值度区间进行对比，从中确定各文本档案对应的保存价值级别。
68.将各文本档案对应的保存价值级别与设置的各种保存价值等级对应的存储丢失率下限阈值进行匹配，从中匹配出各文本档案对应的存储丢失率下限阈值。
69.从特性参数中提取存储丢失率，并将各文本档案对应的存储丢失率下限阈值与文本档案所属各种存储格式对应的存储丢失率进行对比，从中筛选出满足各文本档案对应存
储丢失率下限阈值的存储格式，将其作为各文本档案对应的稳定相符存储格式，构成各文本档案对应的稳定相符存储格式集合。
70.从特性参数中提取文字排版支持率，进而将文本档案所属各种存储格式对应的文字排版支持率与设置的各种文字排版支持率能够满足的排版需求度进行匹配，从中匹配出各种存储格式能够满足的排版需求度。
71.将各文本档案对应的排版需求度与各种存储格式能够满足的排版需求度进行对比，若某种存储格式能够满足的排版需求度大于或等于某文本档案对应的排版需求度，则将该存储格式作为该文本档案对应的排版相符存储格式，以此提取出各文本档案对应的排版相符存储格式，构成各文本档案对应的排版相符存储格式集合。
72.基于各文本档案对应的兼容相符存储格式集合、稳定相符存储格式集合和排版相符存储格式集合确定各文本档案对应的适配存储格式，具体确定步骤如下：将各文本档案对应的兼容相符存储格式集合、稳定相符存储格式集合和排版相符存储格式集合进行对比，若某文本档案对应的某相符存储格式在上述集合中均出现，则将该文本档案作为普通文本档案，反之则将该文本档案作为特殊文本档案。
73.对于普通文本档案来说，将上述集合中均出现的相符存储格式作为普通文本档案对应的适配存储格式。
74.对于特殊文本档案来说，将特殊文本档案对应的兼容相符存储格式集合、稳定相符存储格式集合和排版相符存储格式集合中存在的相同存储格式进行归类，统计各相符存储格式对应的出现频次及各次出现对应的涉及集合类别和相符度，其中涉及集合类别包括兼容相符存储格式集合、稳定相符存储格式集合或排版相符存储格式集合；
75.根据各相符存储格式对应的出现频次及各次出现对应的涉及集合类别和相符度计算特殊文本档案中各相符存储格式对应的优势凸显度其中表示为特殊文本档案中第r相符存储格式对应的优势凸显度,r表示为相符存储格式编号,r＝1,2,...,w，yr表示为特殊文本档案中第r相符存储格式对应的出现频次，μrf表示为特殊文本档案中第r相符存储格式在第f次出现对应涉及集合类别的权重因子、相符度，f表示为各次出现编号，f＝1,2,...,y，α表示为预设的修正因子。
76.在进一步优选方案中，上述提到的各次出现对应的相符度具有获取方法如下：识别各相符存储格式各次出现对应的基本值和参考值，示例性的，若相符存储格式出现在兼容相符存储格式集合中，则该相符存储格式该次出现对应的基本值为加载程序兼容度相似指数，此时将该相符存储格式该次出现对应的参考值为设定相似指数阈值。
77.进一步示例性的，若相符存储格式出现在稳定相符存储格式集合中，则该相符存储格式该次出现对应的基本值为存储丢失率，此时将该相符存储格式该次出现对应的参考值为存储丢失率下限阈值。
78.再进一步示例性的，若相符存储格式出现在排版相符存储格式集合中，则该相符存储格式该次出现对应的基本值为能够满足的排版需求度，此时将该相符存储格式该次出
现对应的参考值为排版需求度。
79.将各相符存储格式各次出现对应的基本值和参考值代入相符度计算公式计算出各相符存储格式各次出现对应的相符度。
80.将特殊文本档案中各相符存储格式对应的优势凸显度进行对比，从中提取最大优势凸显度对应的相符存储格式作为特殊文本档案对应的适配存储格式。
81.本发明实施例在根据文本档案归档信息和历史应用参数解析各文本档案对应的适配存储格式时，通过分析各文本档案对应的应用价值、保存价值和排版需求，以此结合文本档案所属各种存储格式对应的特性参数实现了文本档案适配存储格式的多维智能解析，使得解析结果更加精准可靠，适用范围更广，具有较高的可用价值。
82.所述重点文本档案识别输出终端用于获取各文本档案对应的实际存储格式，将其与各文本档案对应的适配存储格式进行对比，若某文本档案对应的实际存储格式与该文本档案对应的适配存储格式不一致，则将该文本档案记为重点文本档案，进而将重点文本档案的编号及其对应的适配存储格式进行后台输出，由档案管理人员进行更改。
83.本发明通过对目标档案馆中存储的各文本档案进行归档信息和历史应用参数获取，进而据此解析出各文本档案对应的适配存储格式，以此对实际存储格式与适配存储格式不一致的文本档案进行重点识别更改，本发明通过为文本档案提供客观科学的选择依据，实现了文本档案存储格式的智能针对性确定，相对于主观确定或统一确定的选择方式，该发明提供的选择依据能够适应文本档案的针对性存储要求，进而在一定程度上提高了选择结果与文本档案自身存储要求的适配度，一方面给文本档案的查阅应用带来了巨大便利，还最大限度减少了文本档案因存储格式带来的安全隐患，大大提高了文本档案的存储效果，有利于文本档案的持久安全应用。
84.以上内容仅仅是对本发明结构所作的举例和说明，所属本技术领域的技术人员对所描述的具体实施例做各种各样的修改或补充或采用类似的方式替代，只要不偏离发明的结构或者超越本权利要求书所定义的范围，均应属于本发明的保护范围。