一种基于远程审查的线上会议管控方法与流程

本发明涉及远程审查技术领域，尤其涉及一种基于远程审查的线上会议管控方法。

背景技术：

目前，为了提高需求审查效率，降低成本，以在线会议的方式进行远程审查已经越来越常见了，如申请号为cn201910394062.8的中国发明申请公开了一种在线评审方法，通过搭建由会议创建模块、会议审核模块、专家评审模块、代理评审模块、意见闭环模块、评审监控模块和系统应用模块构成的在线评审系统来完成，实现评审会议的在线化、流程化，对评审材料、评审流程进行统一电子化管理，对评审问题进行闭环跟踪，充分利用评审专家碎片化时间，充分保证所有的设计评审过程得到有效控制，解决以往方法依赖会议室资源、评审成本高、会议时间难协调、占用专家时间、评审效率低、评审数据和信息无法统一结构化管理、无法有效追溯评审信息和评审闭环跟踪管理的问题。但是，该方法需要大量的人为操作去实现，包括会议的创建及相关信息的填写等，即在线会议的前序工作过于繁琐和低效，不利于大量在线会议的同时进行。

技术实现要素：

本发明的目的是为了解决上述现有技术存在的问题，提供一种基于远程审查的线上会议管控方法，其简单高效，能够确保大量在线会议的有序进行。

本发明的目的是通过以下技术方案实现的：

一种基于远程审查的线上会议管控方法，包括如下步骤：

步骤1，接收需求计划信息，并根据需求计划编号发起在线会议计划创建至管理员；

步骤2，接收到管理员返回的确认信息，生成在线会议编号及会议计划信息，并与所述需求计划编号绑定，所述会议计划信息包括会议时间、参会人员数量、会议房间数量；

步骤3，根据所述需求计划信息及会议房间数量，为每个会议房间分配不同的审查任务及参会人员数量，并生成相应的审查意见分表；

步骤4，根据每个会议房间所分配到的审查任务中的物料组信息，从相应专业领域的专家库中选取所需数量的审查专家，并与被选取的审查专家进行确认；

步骤5，在所述会议时间预设的一段时间之前，正式生成在线会议室，为在线会议室配置相应的审查意见分表及有关资料文件，并分配对应所述会议时间的进入权限给相应的审查专家；

步骤6，在接收到所有完成审查的审查意见分表后，合并生成审查意见总表，删除在线会议室。

本发明的原理：接收到需求计划信息后，立刻根据需求计划编号主动发起在线会议计划创建，通过依次提示管理员填写并提交会议计划信息，包括会议时间、参会人员数量、会议房间数量等。然后，根据需求计划信息及会议房间数量，为每个会议房间分配不同的审查任务及参会人员数量，通过分组审查的形式来确保整个审查任务的高效进行及审查质量，并以设定格式生成对应于每个会议房间的审查意见分表。接着，根据每个会议房间所分配到的审查任务中的物料组信息，自动从相应专业领域的专家库中随机选取所需数量的审查专家，并通过信息的方式与被选取的审查专家进行确认，确保审查专家能够准时参会。此时，整个在线会议计划创建完成，即在接受到需求计划信息后，立刻就按序确认了在线会议的相关信息，但是并未正式创建在线会议室。而直到会议时间前的某个时间，比如前一天，在线会议室才正式生成，并未每个会议房间配置相应的审查意见分表及有关资料文件，避免了过早建立大量会议室对系统运行造成过大的压力，同时提前进行会议相关信息的确认能够确保大量会议同时进行时的有序性及可控性。最后，当在线会议均结束后，审查专家通过会议室将审查意见分表上传，系统按照设定的格式自动将所有的审查意见分表合并成审查意见总表，此时审查任务结束，删除在线会议室，以为其他在线会议提供空间。

作为本发明优选，步骤1中所述的管理员包括初设管理员及审核管理员，所述在线会议计划创建先发送给初设管理员，初设管理员选择并提交会议计划信息后，自动发送给审核管理员进行审核。

作为本发明优选，所述审核管理员具有多个，当所有审核管理员均提交审核结果后，若审核结果均相同，则将审核结果发送给初设管理员；若审核结果不相同，则将审核结果不相同的条目中审核失败的信息发送给所有审核管理员，并等待所有审核管理员针对该条目提交再审结果，直至审核结果一致后，将审核结果发送给初设管理员；初设管理员根据审核失败的条目及原因，重设并提交相应信息，重复上述步骤，直至所有条目的审核结果均为审核通过。

作为本发明优选，步骤3中为每个会议房间分配审查任务的具体方法为：若物料类型数量等于会议房间数量，则为每个会议房间分配一种类型的物料审查；若物料类型数量小于会议房间数量，则将多余的会议房间分配给占比最高的一种或多种物料审查；若物料类型数量大于会议房间数量，则向上一步骤反馈错误。

作为本发明优选，若物料类型数量小于会议房间数量，则计算两者的差值a，并比较物料占比最高的前a项，若某项物料在前a项物料中的占比小于1/a，则为该物料审查分配1间会议房间；若某项物料在前a项物料中的占比大于等于1/a且小于2/a，则为该物料审查分配2间会议房间；若某项物料在前a项物料中的占比大于2/a，则为该物料审查分配3间会议房间。

作为本发明优选，步骤3中为每个会议房间分配参会人员数量的具体方法为：根据所有物料之间的比例，为每种物料审查分配相应占比的参会人员数量；并根据每种物料审查所对应的会议房间数量，平均分配参会人员数量。

作为本发明优选，步骤4中从相应专业领域的专家库中选取所需数量的审查专家的具体方法为：随机选取在所述会议时间内空闲的审查专家，并按照审查专家的评分分配相应的选取概率。

作为本发明优选，所述步骤5和步骤6之间还包括：

步骤5.5，通过人脸识别验证审查专家的参会权限，并在会议时间内，随机获取审查专家实时的人脸图像，以作为出勤评价的依据。

作为本发明优选，步骤6中删除在线会议室之前，需要通过管理员的确认。

本发明的优点是：

1、由原来的线下集中审查转变为分散灵活的线上区域审查，实现了需求随到随审，大大缩短了需求审查周期，同时也降低了审查成本；

2、提前创建在线会议计划，能够有效协调大量在线会议同期进行时的有序性，同时避免临时创建大量在线会议时的工作压力；

3、在线会议室仅在会议期间正式生成，并在会议结束后自动删除，大大减轻了系统的负荷，提高了系统运行的效率。

附图说明

图1为本发明一种基于远程审查的线上会议管控方法的流程图。

具体实施方式

下面将结合附图和具体实施方式对本发明做进一步的详细说明。

一种基于远程审查的线上会议管控方法，包括如下步骤：

步骤1，通过与电网公司erp系统的数据对接，自动接收新的需求计划信息，并根据需求计划信息中的需求计划编号发起在线会议计划创建至管理员；其中，所述在线会议计划指在线会议的有关信息，即提前确认相关信息，以便于在会议开始之前能够高效且有序地建立正式会议室。而所述的管理员包括初设管理员及审核管理员，所述在线会议计划创建先发送给初设管理员，初设管理员选择并提交会议计划信息后，自动发送给审核管理员进行审核。一般的，每项在线会议计划的创建需要一名初设管理员和多名审查管理员，当所有审核管理员均提交审核结果后，若审核结果均相同，则将审核结果发送给初设管理员；若审核结果不相同，则将审核结果不相同的条目中审核失败的信息发送给所有审核管理员，此时所有审核管理员需要通过电话会议等方式进行沟通确认，然后再次提交审核结果，直至审核结果一致后，将审核结果及原因发送给初设管理员；初设管理员根据审核失败的条目及原因，重设并提交相应信息，重复上述步骤，直至所有条目的审核结果均为审核通过。由于管理员确认的在线会议计划信息为本方法中主要的由人为提供的信息，需要确保该信息的准确性，避免由于人为的错误导致后续在线会议相关程序的错误，所以我们通过多名审查管理员相互确认的方式来保证有关信息的准确性。

步骤2，接收到管理员返回的确认信息，生成在线会议编号及会议计划信息，并与所述需求计划编号绑定，所述会议计划信息包括会议时间、参会人员数量、会议房间数量；

步骤3，根据所述需求计划信息及会议房间数量，为每个会议房间分配不同的审查任务及参会人员数量，并生成相应的审查意见分表；其中，为每个会议房间分配审查任务的具体方法为：若物料类型数量等于会议房间数量，则为每个会议房间分配一种类型的物料审查，以保证审查的专业性和高效性；若物料类型数量小于会议房间数量，则计算两者的差值a，并比较物料占比最高的前a项，若某项物料在前a项物料中的占比小于1/a，则为该物料审查分配1间会议房间；若某项物料在前a项物料中的占比大于等于1/a且小于2/a，则为该物料审查分配2间会议房间；若某项物料在前a项物料中的占比大于2/a，则为该物料审查分配3间会议房间；以此类推，以确保每个会议室的审查任务相当，保证整个审查任务的高效进行；不过由于前期管理员所做的有效工作，一般不会出现多余大量会议房间的情况。而若物料类型数量大于会议房间数量，则向上一步骤反馈错误，此类情况一般也不会出现。另外，为每个会议房间分配参会人员数量的具体方法为：根据所有物料之间的比例，为每种物料审查分配相应占比的参会人员数量；并根据每种物料审查所对应的会议房间数量，平均分配参会人员数量。

步骤4，根据每个会议房间所分配到的审查任务中的物料组信息，从相应专业领域的专家库中随机选取在所述会议时间内空闲的审查专家，并与被选取的审查专家进行确认；其中，随机选取按照审查专家的评分分配相应的选取概率，而审查专家的评分主要由每次的审查任务的到勤情况而定。

步骤5，在所述会议时间预设的一段时间之前，比如一天前，正式生成在线会议室，为在线会议室配置相应的审查意见分表及有关资料文件，并分配对应所述会议时间的进入权限给相应的审查专家；

步骤5.5，会议时，通过人脸识别验证审查专家的参会权限，并在会议时间内，随机获取审查专家实时的人脸图像，以作为出勤评价的依据。

步骤6，在接收到所有完成审查的审查意见分表后，按照设定格式合并生成审查意见总表，并将审查意见总表发送给所有审核管理员，经所有审核管理员的一直确认，删除在线会议室。

综上，本发明的原理：通过与电网公司erp系统的数据对接，自动接收到新的需求计划信息后，立刻根据需求计划编号主动发起在线会议计划创建，通过依次提示初设管理员填写并提交会议计划信息，包括会议时间、参会人员数量、会议房间数量等。会议计划信息经所有审核管理员的审核通过后，根据需求计划信息及会议房间数量，按照物料组信息为每个会议房间分配不同的审查任务及参会人员数量，通过分组审查的形式来确保整个审查任务的高效进行及审查质量，并以设定格式生成对应于每个会议房间的审查意见分表。接着，根据每个会议房间所分配到的审查任务中的物料组信息，自动从相应专业领域的专家库中随机选取所需数量的审查专家，并通过信息的方式与被选取的审查专家进行确认，确保审查专家能够准时参会。此时，整个在线会议计划创建完成，即在接受到需求计划信息后，立刻就按序确认了在线会议的相关信息，但是并未正式创建在线会议室。而直到会议时间前的某个时间，比如前一天，在线会议室才正式生成，并未每个会议房间配置相应的审查意见分表及有关资料文件，避免了过早建立大量会议室对系统运行造成过大的压力，同时提前进行会议相关信息的确认能够确保大量会议同时进行时的有序性及可控性。最后，当在线会议均结束后，审查专家通过会议室将审查意见分表上传，系统按照设定的格式自动将所有的审查意见分表合并成审查意见总表，此时审查任务结束，删除在线会议室，以为其他在线会议提供空间。

以上所述，仅为本发明较佳的具体实施方式，该具体实施方式是基于本发明整体构思下的一种实现方式，而且本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，可轻易想到的变化或替换，都应涵盖在本发明的保护范围之内。因此，本发明的保护范围应该以权利要求书的保护范围为准。