专利名称：一种文档处理系统及方法
技术领域：
本发明涉及文档管理领域，特别涉及ー种文档处理系统及方法。
背景技术：
随着现今项目管理的发展，项目管理越来越细化，项目管理过程中需要建立不同类型的文档来记录不同的内容。如问题列表记录问题的描述、问题发生的时间、发生时间、关闭时间等；风险列表中记录风险识别的时间、发生概率、影响等级、缓解措施、关闭时间等；下阶段任务列表中记录下阶段任务的责任部门、责任人、计划结束日期；而且在项目进展过程中，需要通过经常召开会议对前段工作进行总结、对下一段时间的工作进行安排，并且需要发现和讨论目前项目中的问题和风险，为了能够记录并跟进会议的内容，现在的做法是需要维护多份文档，包括会议纪要、下阶段任务列表、问题列表、风险列表等，并同时跟进上述多份文档，这样既在文档维护上花费了非常多的时间和人力，还有可能造成文档维 护的不一致，导致工作遗漏或耽搁，影响项目进展。同时，在每次开会需要查看上次会议纪要记录的问题，风险或下一段工作是否完成，又需打开多份文档，反复一一对应，既不方便，也耽误时间和人力，因此，现有的文档管理系统和方法仍有待于改迸。
发明内容
针对现有技术存在的不足，本发明提出了ー种文档处理系统及方法，用户在设置好目标文档字段与单独文档字段的对应关系后，即可只维护任一文档，则与之有联系的所有文档都能够自动更新。本发明通过以下的技术方案予以实现ー种文档处理方法，包括有以下步骤A、创建文档管理子系统和多个单独的文档；B、在文档管理子系统中，对目标文档増加字段，所増加字段至少含有标识号码字段；C、对所增加的字段进行分选，确定上ー级字段和各字段位置，井根据确定的上ー级字段，对多个单独文档的字段做相应的设置；D、将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中。ー种文档处理方法，包括有以下步骤E、创建文档管理子系统和多个单独的文档；F、在文档管理子系统中，对目标文档増加字段，所増加字段至少含有标识号码字段和跟进字段；G、对所增加的字段进行分选，确定上ー级字段和各字段位置，井根据确定的上ー级字段，对多个单独文档的字段做相应的设置；H、将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中；1、根据标识号码，将单独的文档内容导入到文档管理子系统对应的跟进字段中。所述上ー级字段的下面设置有与该字段相关的下ー级字段。所述下ー级字段与单独文档的字段完全一致。所述目标文档能导出为多种形式的文档。
所述目标文档为会议文档。所述标识号码为会议编号。一种文档处理系统,包括创建单元，用于创建文档管理子系统和多个单独的文档；字段增加单元，用于对文档管理子系统中的目标文件増加字段，所増加字段至少含有标识号码字段；分选单元，用于对所増加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置；设置单元，用于根据确定的上ー级字段，对所述多个单独文档的字段做相应的设置；
导入单元，用于将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中。ー种文档处理系统，包括创建单元，用于创建文档管理子系统和多个单独的文档；字段增加单元，用于对文档管理子系统中的目标文件増加字段，所増加字段至少含有标识号码字段和跟进字段；分选单元，用于对所増加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置；设置单元，用于根据确定的上ー级字段，对所述多个单独文档的字段做相应的设置；导入单元，用于将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中；第二导入单元，用于根据标识号码，将单独的文档内容导入到文档管理子系统对应的跟进字段中。本发明使用户在设置好目标文档字段与单独文档字段的对应关系后，即可只维护任一文档，与之有联系的所有文档都能够自动更新，用户不再需要花费大量的人力和时间来维护多份文档，也不会有工作遗漏，从而能及时处理工作，提高工作效率。
图I为文档处理方法的流程图；图2为另一文档处理方法的流程图；图3为文档处理系统的结构图。
具体实施例方式下面对于本发明所提出的ー种文档处理系统及方法，结合附图和实施例详细说明。实施例I :如图I所示，ー种文档处理方法，包括有以下步骤A、创建文档管理子系统和多个单独的文档；B、在文档管理子系统中，对目标文档增加字段，所増加字段至少含有标识号码字段；
C、对所增加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置，井根据确定的上一级字段，对多个单独文档的字段做相应的设置；D、将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中。本实施例还提供ー种文档处理系统，包括创建单元，用于创建文档管理子系统和多个单独的文档；字段增加单元，用于对文档管理子系统中的目标文件増加字段，所増加字段至少含有标识号码字段；
分选单元，用于对所増加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置；设置单元，用于根据确定的上ー级字段，对所述多个单独文档的字段做相应的设置；导入单元，用于将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中。所述上ー级字段下面可以设置于该字段相关的下ー级字段。所述下ー级字段与单独文档的字段完全一致。所述目标文档能导出为多种形式的文档。所述目标文档为会议文档。所述标识号码为会议编号。实施例2 如图2所示，本实施例提供另ー种文档处理方法，包括有以下步骤E、创建文档管理子系统和多个单独的文档；F、在文档管理子系统中，对目标文档增加字段，所増加字段至少含有标识号码字段和跟进字段；G、对所增加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置，井根据确定的上一级字段，对多个单独文档的字段做相应的设置；H、将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中；I、根据标识号码，将单独的文档内容导入到文档管理子系统对应的跟进字段中。如图3所示，本实施例还提供ー种文档处理系统，包括创建单元，用于创建文档管理子系统和多个单独的文档；字段增加单元，用于对文档管理子系统中的目标文件増加字段，所増加字段至少含有标识号码字段和跟进字段；分选单元，用于对所増加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置；设置单元，用于根据确定的上ー级字段，对所述多个单独文档的字段做相应的设置；导入单元，用于将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中；第二导入单元，用于根据标识号码，将单独的文档内容导入到文档管理子系统对应的跟进字段中。
所述上ー级字段下面可以设置于该字段相关的下ー级字段。所述下ー级字段与单独文档的字段完全一致。所述目标文档能导出为多种形式的文档。所述目标文档为会议文档。所述标识号码为会议编号。实施例3 对于具体的会议项目进展，在文档管理设置子系统中，用户可以选择会议文档设置，自选需増加的字段及字段位置，如会议名称、项目名、会议编号、时间、參与人、抄送人、主题、前段工作总结、风险、问题、下一段工作安排等；字段分为多级，上一级字段下面可设 有与该字段相关的下ー级字段，其中，风险、问题、下一段工作安排可设为上ー级字段，其需填写的下一级字段内容可设置与単独的风险列表、问题列表、下一段任务列表等文档所需字段完全一致。其中，所述会议纪要可导出为多种形式的文档，如word版本、excel版本等，方便单独查阅。在项目文档管理系统中还包括多个文档页面，这些文档即为单独设立的风险列表、问题列表、会议纪要、下一段工作列表等。其中，项目文档管理设置子系统中的上一级字段可选择自动或手动导入到项目文档管理系统的对应的文档页面；在导入的时候，还会自动将本次会议的会议编号导入到对应的文档页面，这样，只要在会议纪要中填写一次，即可直接自动更新对应的単独的文档列表中。其中，项目文档管理设置子系统中可在会议纪要的字段选择中选择跟进字段；在对应的文档页面単独更新维护有会议编号的某一风险或问题或下一段工作后，可选择自动或手动导入到对应会议编号的会议纪要跟进中，这样，在下一次开会时，只需打开単独的会议纪要文档，上次会议的风险或问题或下一段工作的跟进内容即可一目了然。由以上实施例可以看出，通过本发明提供的文档处理系统和方法，用户在设置好目标文档字段与单独文档字段的对应关系后，即可只维护任一文档，则与之有联系的所有文档都能够自动更新，用户不再需要花费大量的人力和时间来维护多份文档，也不会有エ作遗漏，从而能及时处理工作，提高工作效率。以上实施方式仅用于说明本发明，而并非对本发明的限制，有关技术领域的普通技术人员，在不脱离本发明的精神和范围的情况下，还可以做出各种变化和变型，因此所有等同的技术方案也属于本发明的范畴，本发明的专利保护范围应由权利要求限定。
权利要求
1.ー种文档处理方法，其特征在于，包括有以下步骤 A、创建文档管理子系统和多个单独的文档； B、在文档管理子系统中，对目标文档增加字段，所増加字段至少含有标识号码字段； C、对所增加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置，井根据确定的上ー级字段，对多个单独文档的 字段做相应的设置； D、将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中。
2.ー种文档处理方法，其特征在于，包括有以下步骤 E、创建文档管理子系统和多个单独的文档； F、在文档管理子系统中，对目标文档增加字段，所増加字段至少含有标识号码字段和跟进字段； G、对所增加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置，井根据确定的上ー级字段，对多个单独文档的字段做相应的设置； H、将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中； I、根据标识号码，将单独的文档内容导入到文档管理子系统对应的跟进字段中。
3.如权利要求I或2所述的方法，其特征在于，所述上ー级字段的下面设置有与该字段相关的下ー级字段。
4.如权利要求3所述的方法，其特征在干，所述下ー级字段与单独文档的字段完全一致。
5.如权利要求I或2所述的方法，其特征在于，所述目标文档能导出为多种形式的文档。
6.如权利要求I或2所述的方法，其特征在于，所述目标文档为会议文档。
7.如权利要求6所述的方法，其特征在于，所述标识号码为会议编号。
8.ー种文档处理系统，其特征在于，包括 创建单元，用于创建文档管理子系统和多个单独的文档； 字段增加单元，用于对文档管理子系统中的目标文件増加字段，所増加字段至少含有标识号码字段； 分选单元，用于对所増加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置； 设置单元，用于根据确定的上ー级字段，对所述多个单独文档的字段做相应的设置；导入单元，用于将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中。
9.ー种文档处理系统，其特征在于，包括 创建单元，用于创建文档管理子系统和多个单独的文档； 字段增加单元，用于对文档管理子系统中的目标文件増加字段，所増加字段至少含有标识号码字段和跟进字段； 分选单元，用于对所増加的字段进行分选，确定上一级字段和各字段位置； 设置单元，用于根据确定的上ー级字段，对所述多个单独文档的字段做相应的设置； 导入单元，用于将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入到相应的单独文档中； 第二导入单元，用于根据标识号码，将单独的文档内容导入到文档管理子系统对应的跟进字段中。
全文摘要
本发明提供一种文档处理方法及其系统，包括以下步骤创建文档管理子系统和多个单独的文档；在文档管理子系统中，对目标文档增加字段，所增加的字段至少含有标识号码字段和跟进字段；分选字段，确定上一级字段和各字段位置，并根据上一级字段对单独文档的字段做相应的设置；将文档管理子系统的上一级字段内容和作为标识号码的字段内容导入相应的单独文档；根据标识号码，将单独的文档内容导入到文档管理子系统对应的跟进字段中；通过本发明提供的项目文档管理系统和方法，用户在设置好目标文档字段与单独文档字段的对应关系后，即可只维护任一文档，则与之有联系的所有文档都可以自动更新，从而能及时处理工作，提高工作效率。
文档编号G06F17/30GK102855227SQ201210336339
公开日2013年1月2日 申请日期2012年9月12日 优先权日2012年9月12日
发明者武中力 申请人:汉柏科技有限公司