一种协同办公系统及其方法与流程

本发明涉及协同办公技术领域，具体为一种协同办公系统及其方法。

背景技术：

在企业办公中为了更好的管理企业以及企业内部信息顺畅流通，企业会采用协同办公系统，方便管理人员与普通人员的信息交流。

如中国发明专利公开号为cn201210177967.8提供的一种基于工作流的协同办公系统的实现方法，其核心技术如下，提出了一种基于工作流的协同办公系统的实现方法，包括：协同工作，公文管理，文档管理，信息发布，电子公告，流程管理，权限管理步骤。本发明提出的系统的实现方法，能提高业务工作效率；实现更好的业务过程控制，提高顾客服务质量，提高业务流程的柔性。

但是所述的一种基于工作流的协同办公系统的实现方法，无法在系统内部实现内部人员的信息的实时交流，以及包含的功能较少不能满足大部分企业对于协同办公系统内功能的需求。本发明提供的协同办公系统实现了用户在系统内信息实时的沟通，以及增加了企业办公中常用的功能，满足了用户的功能性要求。

技术实现要素：

本发明的目的在于提供一种协同办公系统及其方法，以解决上述背景技术中提出的问题。

为实现上述目的，本发明提供如下技术方案：

一种协同办公系统，包括：

办公系统模块，用于协同系统内部用户之间办公，其设有普通用户和管理人员登录办公系统的登录模块；

系统建立模块，办公系统模块相连，用于建立办公系统的部门以及部门人员；

管理模块，与办公系统模块相连，用于管理所用办公系统；

用户使用模块，与办公系统模块相连，用于协助普通用户的办公。

优选的，所述系统建立模块包括：

角色权限模块，其设有管理员模块和用户模块，用于设置系统内人员的操作权限；

部门构建模块，其用于构建办公系统内相关部门和科室并将设置好权限的人员录入相应的部门和科室中。

优选的，所述部门构建模块在录入人员时下发账户和密码，并创建内部通讯录，其中用户在系统内能修改登录密码。

优选的，所述管理模块包括：

科室排班模块，由管理人员设置工作时间段，并在工作时间段内插入相应人员完成排班；

会议室管理模块，用于管理人员管理会议室，普通用户在系统内申请对应的会议室展开会议时由管理人员进行审批；

图书管理模块，用于图书分类，发布图书的是否被借阅以及审核普通用户借阅图书；

短信管理模块，编辑短信并设为模板，普通用户直接调用模板信息进行发送；

公告管理模块，编辑公告并设定公告发布时间和终止时间并在系统内进行公告的发布。

优选的，所述用户使用模块包括：

用户文档模块，用于将资料共享在办公系统中并查看系统内的文档信息，文档均支持下载；

用户信息模块，其设有会议信息模块用于查看会议的相关信息并申请使用会议室，其设有图书信息模块用于申请借阅图书并查看图书的借阅情况；

用户排班模块，用户用于查看排班情况；

用户通信模块，其设有短信模块用于查看、编辑、发送、接收和删除信息，在发送信息时信息模板内的信息用户可直接使用；其设有通讯录模块用于与添加和查看通讯录人员并与通讯录内的人员进行通讯交流；其设有邮件模块，所述邮件模块包括写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱和回收站，用于查看、编辑、发送、接收和删除邮件。

优选的，所述协同系统办公使用方法包括以下步骤：

s1，办公系统进行系统管理：在系统统一下发账户和密码后，将用户分为管理人员和普通用户，其中用户能在系统中修改密码，在协同办公系统内构建部门框架并将设置好权限的人员录入相应的部门，并建立内部通讯录，管理人员在系统内有审核普通用户提交申请的权限；

s2,管理人员利用办公系统进行功能管理，管理人员设置好科室部门的工作时间段后在工作时间段内插入相应部门科室的人员进行排班；管理人员在系统内对会议室进行添加、修改和删除操作，使得用户在系统内申请对应的会议室展开会议，在用户申请时管理人员对申请的会议室进行审批是否通过，审批过后会议室的信息由管理人员发布至系统中；管理人员在系统对图书进行分类，发布的图书是否被借阅以及处理普通用户借阅图书申请，若系统内的图书未被借阅普通用户在申请借阅图书时管理人员可选择是否借阅给普通用户；编辑短信并设为模板，普通用户直接调用模板信息进行发送；编辑公告并设定公告发布时间和终止时间，在系统内进行公告的发布，在系统发布公告后登录系统的人员在系统内能查看到所发布的公告信息；

s3，普通用户使用本系统：在普通用户登录以后用户能将资料共享在办公系统中并阅读系统内的文档信息，其中文档在共享时能进行在线编辑文档在编辑文档后能直接上传至系统内，系统内的文档均支持下载，其中普通用户在共享文档后通过权限操作来设置该文件可以被查看的范围使文档仅对一部分用户查看；普通用户在系统内查看由管理人员制定的会议时间和地点以及相关信息，并在系统内申请使用会议室，并能在系统内查看图书的借阅情况，根据所需图书的借阅情况若所需图书处于无人借阅的情况，普通用户申请借阅图书，在管理员审核过后在系统内查看审核通过的图书；在系统中查看由管理人员安排的排班；用于查看、编辑、发送、接收和删除信息，在发送信息时由管理人员编辑的信息模板内的信息普通用户可直接使用，在系统内查看、编辑、发送、接收和删除邮件，其中系统内的通讯录普通用户能直接发送短信和邮件，普通用户在系统内录入外部通讯录人员，其中只能看见自己录入到系统中的外部通讯录人员。

与现有技术相比，本发明的有益效果是：

本发明通过协同办公系统不仅解决企业日常办公、资产管理、业务管理、信息交流等问题，进一步还解决了信息及时沟通、数据共享、移动办公等问题。同时本系统拥有低成本、高性能、高整合、智能化管理的优点。

附图说明

图1为本发明的结构示意图；

图2为本发明实施例的结构示意图；

图3为本发明邮件模块结构示意图；

图4为本发明通讯录模块结构示意图。

具体实施方式

下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。

实施例

请参阅图1-4，本发明提供一种技术方案：

一种协同办公系统，包括：

用户登录模块用于用户登录协同办公系统，用户分为普通用户和管理人员，在登录后获得不同的使用权限。

办公系统模块，用于协同系统内部用户之间办公。

系统建立模块，办公系统模块相连，用于建立办公系统的部门以及部门人员，其中系统建立模块包括：

角色权限模块，其设有管理员模块和用户模块，在角色权限模块内将用户分为普通用户和管理人员，并设置普通用户和管理人员的操作权限。

部门构建模块，在部门构建模块构建办公系统内相关部门及其子部门并将设置好权限的人员录入相应的部门内的子部门中，在录入人员时系统统一下发账户和密码并建立内部通讯录，其中用户在登录系统后可对密码进行修改，其中在建立部门时添加的子部门能随意删除，在子部门删除完后可将部门一并删除。

管理模块，与办公系统模块相连，用于管理所用办公系统，所述管理模块包括：

科室排班模块，在管理人员进入系统内排班时间段管理界面后，管理人员设置工作时间段，并在工作时间段内插入相应人员完成排班。

会议室管理模块，管理人员在进入系统内会议室管理界面后，管理人员对会议室进行添加、修改、删除等操作来管理会议室，且用户在系统内申请对应的会议室展开会议由管理人员进行审批，审批通过后普通用户即可使用申请的会议室。

图书管理模块，将图书分类，发布图书是否被借阅以及审核普通用户借阅图书的申请。

短信管理模块，在系统内编辑短信并设为模板，普通用户直接调用模板信息进行发送，并在系统内短信管理列表中显示系统中所有用户发送的短信，并且记录具体发送的短信条数。

公告管理模块，在系统内首先进行公告的编辑以及公告的类型，接着设定公告发布时间和终止时间，最后在系统内进行公告的发布，供系统内所有人员查看。

用户使用模块，与办公系统模块相连，用于协助普通用户的办公，所述用户使用模块包括：

用户文档模块，在系统内文档管理界面中“根目录”下新建文件夹，文件夹可根据实际保存文件类型进行命名，新建文件夹时，可以对文件夹进行共享，共享的时候需要设置共享范围，在共享范围内的用户登录系统后，可在“我的文档-共享文档”中查看该文件夹及文件夹下的所有文件，共享的文档均支持下载。

用户信息模块，其设有会议信息模块用于申请会议室当申请会议的用户取消“未开始”的会议时，会议状态为“已取消”，我的会议列表中“未开始”、“进行中”的会议会在首页展示，展示时会根据会议时间展示“本周会议”及“未来七天会议”。其设有图书信息模块用于在系统内申请借阅图书，其中在我的图书列表中显示所有我进行借阅申请时审核通过的图书，在我的图书列表中查看图书状态有：未领取、已领取、已归还。

用户排班模块，用户在系统内查看自己的排班情况。

用户通信模块，其设有短信模块用于查看、编辑、发送、接收和删除信息，在发送信息时由系统管理人员编辑好的信息模板内的信息所有系统内的用户可直接使用；

其设有通讯录模块用于添加和查看通讯录人员并与通讯录内的人员进行通讯交流，若因误操作而删除内部通讯录列表中的联系人，则可联系管理员在用户列表中队该用户再次创建内部通讯录，内部通讯录列表中可通过联系人首字母进行检索定位，内部通讯录列表中，可针对某个联系人进行发送短信、发送邮件，外部通讯录为用户添加产生，所有用户均只能看见自己录入到系统中的外部通讯录人员。其设有邮件模块其中包括写邮件、收件箱、发件箱、草稿箱和回收站，用于查看、编辑、发送、接收和删除邮件。

一种协同系统办公使用方法包括以下步骤：

s1，办公系统进行系统管理：在系统统一下发账户和密码后，将用户分为管理人员和普通用户，其中用户能在系统中修改密码，在协同办公系统内构建部门框架并将设置好权限的人员录入相应的部门，并建立内部通讯录，管理人员在系统内有审核普通用户提交申请的权限；

s2,管理人员利用办公系统进行功能管理，管理人员设置好科室部门的工作时间段后在工作时间段内插入相应部门科室的人员进行排班；管理人员在系统内对会议室进行添加、修改和删除操作，使得用户在系统内申请对应的会议室展开会议，在用户申请时管理人员对申请的会议室进行审批是否通过，审批过后会议室的信息由管理人员发布至系统中；管理人员在系统对图书进行分类，发布的图书是否被借阅以及处理普通用户借阅图书申请，若系统内的图书未被借阅普通用户在申请借阅图书时管理人员可选择是否借阅给普通用户；编辑短信并设为模板，普通用户直接调用模板信息进行发送；编辑公告并设定公告发布时间和终止时间，在系统内进行公告的发布，在系统发布公告后登录系统的人员在系统内能查看到所发布的公告信息；

s3，普通用户使用本系统：在普通用户登录以后用户能将资料共享在办公系统中并阅读系统内的文档信息，其中文档在共享时能进行在线编辑文档在编辑文档后能直接上传至系统内，系统内的文档均支持下载，其中普通用户在共享文档后通过权限操作来设置该文件可以被查看的范围使文档仅对一部分用户查看；普通用户在系统内查看由管理人员制定的会议时间和地点以及相关信息，并在系统内申请使用会议室，并能在系统内查看图书的借阅情况，根据所需图书的借阅情况若所需图书处于无人借阅的情况，普通用户申请借阅图书，在管理员审核过后在系统内查看审核通过的图书；在系统中查看由管理人员安排的排班；用于查看、编辑、发送、接收和删除信息，在发送信息时由管理人员编辑的信息模板内的信息普通用户可直接使用，在系统内查看、编辑、发送、接收和删除邮件，其中系统内的通讯录普通用户能直接发送短信和邮件，普通用户在系统内录入外部通讯录人员，其中只能看见自己录入到系统中的外部通讯录人员，外部通讯录列表中可通过联系人首字母检索定位，通过办公系统也可与外部通讯录内的人员发送和接收短信邮件。

尽管已经示出和描述了本发明的实施例，对于本领域的普通技术人员而言，可以理解在不脱离本发明的原理和精神的情况下可以对这些实施例进行多种变化、修改、替换和变型，本发明的范围由所附权利要求及其等同物限定。