一种基于互联网的档案管理应用平台及其使用方法与流程

本发明涉及档案管理技术领域,具体涉及一种基于互联网的档案管理应用平台及其使用方法。

背景技术：

档案管理是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，主要包括档案的收集、整理、分类、鉴定、保管和提供利用的活动。

目前的档案管理主要是以人工管理为主，系统为辅， 档案以纸件的形式经人工分类存在档案馆内，在每个档案上粘贴条形码，之后人工打开档案管理系统通过扫描条形码来进行档案归还和借阅的登记，若用户想通过最快的速度查找档案的摆放位置时可以通过系统界面输入档案名称进行搜索查找，但是，这种档案管理方式存在以下弊端，一，由于档案均是以纸件存放，占地面积较大，经常借阅查看容易损坏、丢失，保管周期短。二，采用人工进行分类、整理、摆放，导致人工劳动强度大，工作效率低。三、对于采用外国语言编制的档案，需要借阅之后人工进行翻译，翻译效率低，出错率高，四、由于目前档案采用纸件存放，不便对档案的内容进行查询、检索、分析以及后续推广。

技术实现要素：

本发明针对背景技术中的不足，设计了一种基于互联网的档案管理应用平台及其使用方案，其目的在于：充分利用电子政务网络平台的现有资源，实现档案资料集中管理和综合开发利用，解决现有技术中档案均以纸件存放,占地面积大,经常借阅查看容易损坏、丢失、保管周期短，不便对档案的内容进行查询、检索、翻译、分析以及后续推广，采用人工进行档案分类、整理、摆放，劳动强度大、工作效率低的问题。

本发明的目的是通过如下途径实现的：

一种基于互联网的档案管理应用平台，包括输入端口、注册申请端口、后台管理控制系统和前台运用操作系统，所述后台管理控制系统内设置有档案库模块、用户账号分配模块、档案浏览记录模块，档案库模块内设置有语言效验模块、分类模块、密级管理模块、数据接收模块、档案删减模块、档案推送模块，垃圾站模块，所述前台运用操作系统内设置有检索模块、语言翻译模块、档案格式转换软件、政府公文库、合同库、书籍库、杂质/期刊库、数据表单库、浏览记录子模块和公告栏，所述输入端口：管理员与公众用户输入经核准账号和密码进入端口；所述注册申请端口：新用户注册端口，需要输入用户基本信息，便于后续管理员分配账号和管理；所述后台管理控制系统：便于管理员对系统内的档案进行管理；所述档案库模块：所有档案首先进入的系统，便于管理员审核；用户账号分配模块：便于根据注册信息进行审核，向用户分配账号；所述档案浏览记录模块：对管理员与用户浏览进行记录；所述前台运用操作系统：便于用户对档案检索、翻译、阅读、下载使用。

所述语言效验模块便于管理员对档案库内的档案进行语言效验检查，所述分类模块便于管理员对档案库内的档案进行分类，分类完成后的档案直接按类分别进入政府公文库、合同库、书籍库、杂质/期刊库、数据表单库，所述密级管理模块便于管理员对档案进行涉密，设置阅读权限，所述数据接收模块便于管理员对上传档案进行接收，所述档案删减模块便于管理员对无保存价值的档案进行删减，所述档案推送模块便于管理员在审核过程中发现好的档案和通知进行推送，经推送的档案和通知直接显示在公告栏内，所述垃圾站模块用于存放管理员删减的档案。

所述检索模块便于用户对档案进行快速查找，所述语言翻译模块便于用户用于对档案进行语言翻译，所述档案格式转换软件便于用户对档案的存储格式进行转换保存，所述浏览记录子模块便于对用户浏览进行记录，方便用户自己查看浏览记录。

一种基于互联网的档案管理应用平台的使用方法，包括:第一步,系统自动分配管理员账号，管理员通过输入端口进入后台管理控制系统;

第二步,用户首先通过注册申请端口填写基础著录信息,申请账号和密码;

第三步,管理员通过后台用户账号分配模块审核用户填写著录信息,分配账号和密码,分配的账号和密码通过系统自动发到用户填写的联系号码上;

第四步，管理员每天都需要进入档案库模块，点击数据接收模块对上传的档案进行接收，之后查看用户上传的档案和自己通过别的途径下载的档案，通过语言效验模块对档案进行效验，通过密级管理模块设置档案阅读权限，对于无用的档案通过档案删减模块进行删减，删减后的模块进入垃圾站模块内，完毕后，通过分类模块进行分类，分类好的档案按类别分别进入政府公文库、合同库、书籍库、杂质/期刊库、数据表单库中;

第五步,用户通过输入端口输入账号和密码进入前台运用操作系统中,通过检索模块查找自己需要浏览的档案,若选中的档案需要进行语言翻译,直接点下语言翻译模块选择翻译的语言进行翻译,若需要档案下载可以按下档案格式转换软件将档案进行转换后直接下载到指定的磁盘中,另外,用户可以通过公告栏观看系统推送的档案及公告,用户的浏览记录可以通过浏览记录子模块查看自己的浏览记录;

第六步,管理员通过档案浏览记录模块能看到所有用户浏览记录,主要记录用户浏览档案名称、时间、用户名、下载记录、翻译记录和检索记录。

本发明的有益效果：

本发明结构简单、操作方便、档案存放量大、保管周期长、不易损坏、丢失，占地面积小，便于用户对档案进行查阅、检索、下载、翻译和利用，与传统档案管理相比，采用本发明对档案进行管理，人工劳动强度小，工作效率高，便于后期对档案进行推广利用。

附图说明

下面结合附图对本发明作进一步详细说明：

图1为本发明的结构示意图。

图中： 1、输入端口，2、注册申请端口，3、后台管理控制系统，4、前台运用操作系统，5、档案库模块，6、用户账号分配模块，7、档案浏览记录模块，8、语言效验模块，9、分类模块，10、密级管理模块，11、数据接收模块，12、档案删减模块，13、档案推送模块，14、垃圾站模块，15、检索模块，16、语言翻译模块，17、档案格式转换软件，18、政府公文库，19、合同库，20、书籍库，21、杂质/期刊库，22、数据表单库，23、浏览记录子模块，24、公告栏。

具体实施方式

下面结合附图对本发明做进一步描述。

如图1所示，本发明公开了一种基于互联网的档案管理应用平台，包括输入端口1、注册申请端口2、后台管理控制系统3和前台运用操作系统4，所述后台管理控制系统3内设置有档案库模块5、用户账号分配模块6、档案浏览记录模块7，档案库模块5内设置有语言效验模块8、分类模块9、密级管理模块10、数据接收模块11、档案删减模块12、档案推送模块13，垃圾站模块14，所述前台运用操作系统4内设置有检索模块15、语言翻译模块16、档案格式转换软件17、政府公文库18、合同库19、书籍库20、杂质/期刊库21、数据表单库22、浏览记录子模块23和公告栏24，所述输入端口1：管理员与公众用户输入经核准账号和密码进入端口；所述注册申请端口2：新用户注册端口，需要输入用户基本信息，便于后续管理员分配账号和管理；所述后台管理控制系统3：便于管理员对系统内的档案进行管理；所述档案库模块5：所有档案首先进入的系统，便于管理员审核；用户账号分配模块6：便于根据注册信息进行审核，向用户分配账号；所述档案浏览记录模块7：对管理员与用户浏览进行记录；所述前台运用操作系统4：便于用户对档案检索、翻译、阅读、下载使用，所述语言效验模块8便于管理员对档案库内的档案进行语言效验检查，所述分类模块9便于管理员对档案库内的档案进行分类，分类完成后的档案直接按类分别进入政府公文库18、合同库19、书籍库20、杂质/期刊库21、数据表单库22，所述密级管理模块10便于管理员对档案进行涉密，设置阅读权限，所述数据接收模块11便于管理员对上传档案进行接收，所述档案删减模块12便于管理员对无保存价值的档案进行删减，所述档案推送模块13便于管理员在审核过程中发现好的档案和通知进行推送，经推送的档案和通知直接显示在公告栏内，所述垃圾站模块14用于存放管理员删减的档案，所述检索模块15便于用户对档案进行快速查找，所述语言翻译模块16便于用户用于对档案进行语言翻译，所述档案格式转换软件17便于用户对档案的存储格式进行转换保存，所述浏览记录子模块23便于对用户浏览进行记录，方便用户自己查看浏览记录；

一种基于互联网的档案管理应用平台的使用方法，包括：第一步,系统自动分配管理员账号，管理员通过输入端口1进入后台管理控制系统3;

第二步,用户首先通过注册申请端口2填写基础著录信息,申请账号和密码;

第三步,管理员通过后台用户账号分配模块6审核用户填写著录信息,分配账号和密码,分配的账号和密码通过系统自动发到用户填写的联系号码上;

第四步，管理员每天都需要进入档案库模块5，点击数据接收模块11对上传的档案进行接收，之后查看用户上传的档案和自己通过别的途径下载的档案，通过语言效验模块8对档案进行效验，通过密级管理模块10设置档案阅读权限，对于无用的档案通过档案删减模块12进行删减，删减后的模块进入垃圾站模块14内，完毕后，通过分类模块9进行分类，分类好的档案按类别分别进入政府公文库18、合同库19、书籍库20、杂质/期刊库21、数据表单库22中，

第五步,用户通过输入端口1输入账号和密码进入前台运用操作系统中,通过检索模块15查找自己需要浏览的档案,若选中的档案需要进行语言翻译,直接点下语言翻译模块16选择翻译的语言进行翻译,若需要档案下载可以按下档案格式转换软件17将档案进行转换后直接下载到制定的磁盘中,另外,用户可以通过公告栏24观看系统推送的档案及公告,用户的浏览记录可以通过浏览记录子模块23查看自己的浏览记录;

第六步,管理员通过档案浏览记录模块7能看到所有用户浏览记录,主要记录用户浏览档案名称、时间、用户名、下载记录、翻译记录和检索记录。