一种报价系统及报价方法与流程

本发明涉及船舶采购技术领域，具体涉及一种报价系统及报价方法。

背景技术

现在的船舶采购整体流程有几个特点：

(1)由需求部门(一般是船舶上申请)发出物品采购申请，报给管理部门(岸基管理部门)审批，审批通过后，采购部门再与外界供应商对接价格及供货期等手续。由于船舶的物品种类非常多，而每个供应商有不同的供应范围，船舶上填写申请单据时，考虑的是船上所缺失的物品，而不是供应商能供应的范围，所以容易出现，申购单上填写了不同供应商供应的物品，这需要采购部门将这个采购单重新编写，生成不同的询价单再去与供应商对接。

(2)采购部门与外界供应商对接时，各供应商报价，采购部门结合各供应商报价物品范围及价格，选择最合适的价格方案往上汇报，直到价格审批通过，采购部门再根据审批结果来制定订单来与各供应商对接。在这个过程，由于各供应商的供应物品范围及价格、质量有不同差异，且因为供应商库存情况，供应商的供货周期也不一定都能满足采购部门的需求，所以采购部门并不一定会将同一询价单中的所有物品选择在同一供应商这里来提供，所以这里需要采购部门再将这个询价单重新编写，生成不同的订单再去与供应商对接。

(3)采购部门向供应商发出订单后，因为船舶在航行中停靠不同港口，供应商的供应物品也有不同的来源和供货周期，所以供应商的送货不一定会将该订单所有物品一次性送齐。所以同一个订单，可能会分批次供船，需要采购部门和船舶分多次核对供船物品，直到与订单范围和物品核对完整，才会最终关闭订单。

(4)船舶物品范围广，公司分层次管理，这就需要不同层次的审批流程。例如，总经理审批的贵重的油类、主要设备采购，而放权给下面的部门审批其他物品采购。那么系统中单一的审批流程是无法满足公司的管理需要。

现有的船舶物品采购整体流程，主要有以下几个问题：

(1)从采购申请到最终供船验收，中间出现了多次制单，每次制单基本上都不能直接照搬原来的单据，所以工作量非常大，效率非常低。

(2)这些单据的相互关联性差，经过多次拆分重组单据，信息量非常大，靠传统的记账方式很难把所有信息填写完整，所以传统方式是分开记账，无法关联查询，给采购管理和消耗管理都带来很大难处。

(3)现有的系统，单纯的把各种审批流程做到线上，并没有解决重复制单的问题，也没有解决所有信息关联查询的问题。

(4)现有的系统，缺少一个很科学规范的数据库，数据调用不方便，且公司自定义数据库太多，很多产品没有规范信息，造成内部沟通，甚至与外部供应商对接，信息沟通困难。

(5)现有的系统，需要供应商登陆系统账号才能报价，给供应商增加了工作量。此外，公司自定义的供应商数据库常常不能满足公司的采购需求，现有的系统无法提供更多的供应商选择。

技术实现要素：

为了解决上述问题，本发明提供一种报价系统及报价方法，解决现有技术中相互关联性差、效率低的问题。

第一方面：一种报价系统包括物料数据库、采购子系统，供应商数据库、询价子系统和订单及入库子系统；

所述物料数据库用于存储和更新船舶所需的各种备件和物料的数据，包括了船舶当前库存清单、公司自定义数据库和系统标准数据库；

所述采购子系统用于根据所述物料数据库生成采购申请单，并对所述采购申请单进行审批，若审批通过，则根据所述采购申请单生成采购计划表；

所述供应商数据库用于存储和更新船舶供应商的名单数据，包含了公司自定义供应商数据库和系统运营方维护的供应商数据库；

所述公司自定义供应商数据库，表述公司将自己合作的合格的供应商信息维护入数据库；

所述系统运营方维护的供应商数据库，通过系统运营方统一维护，并对其中的供应商信息按预设规则进行标记验证，将通过系统运营方标记验证的供应商信息作为推荐供应商，并在业务范围，主动向所有客户公司推送所述推荐供应商，给客户公司更多选择；

所述询价子系统用于根据所述采购计划表和船舶供应商的名单数据为采购计划表中的各物料选择的原始供应商，以得到询价单，并将所述询价单发送给选择的原始供应商，并根据原始供应商的反馈信息对所述询价单进行处理以得到报价方案，并对所述报价方案进行验证，若审批通过，则将通过审批的报价方案对外发送；

所述订单及入库子系统用于接收并处理通过审批的报价方案以得到订单信息，并将所述订单信息发送给选择的目标供应商，并生成采购订单，接收目标供应商的供货单并与所述采购订单进行比较以得到入库单，并将所述入库单中的物料数据更新到所述物料数据库中。

优选的，所述采购子系统包括采购申请模块和采购审批模块；

所述采购申请模块用于根据所述物料数据生成采购申请单；

所述采购审批模块包括多个采购审批子模块，用于对所述采购申请单进行验证，若验证通过，则根据所述采购申请单生成采购计划表。

优选的，所述询价子系统包括询价模块、报价反馈模块、报价处理模块和报价审批模块；

所述询价模块用于根据所述采购计划表和船舶供应商的名单数据为采购计划表中的各物料选择原始供应商，以得到询价单，并将所述询价单发送给选择的原始供应商；

所述报价反馈模块用于接收原始供应商的反馈信息；

所述报价处理模块用于根据原始供应商的反馈信息对所述询价单进行处理以得到报价方案；

所述报价审批模块用于对所述报价方案进行审批，若审批通过，则将通过审批的报价方案对外发送。

优选的，所述订单及入库子系统包括订单模块、采购模块和入库模块；

所述订单模块用于接收并处理通过审批的报价方案以得到订单信息；

所述采购模块用于将所述订单信息发送给选择的目标供应商，并生成采购订单；

所述入库模块用于接收目标供应商的供货单并与所述采购订单进行比较以得到入库单，并将所述入库单中的物料数据更新到所述物料数据库中。

第二方面，一种报价方法，应用于第一方面所述的一种报价系统，该方法包括以下步骤：

各船舶根据需求从物料数据库中选择所需的物料数据，生成各船舶的采购申请单；

对各船舶的采购申请单进行审批；

若审批通过，则根据所述采购申请单生成采购计划表；

根据所述采购计划表和船舶供应商的名单数据为采购计划表中的各物料选择原始供应商，以得到询价单；

将所述询价单发送给选择的原始供应商；

接收原始供应商的反馈信息；

根据原始供应商的反馈信息对所述询价单进行处理以得到报价方案；

对所述报价方案进行审批，若审批通过，则将通过审批的报价方案对外发送；

接收并处理通过审批的报价方案以得到订单信息；

将所述订单信息发送给选择的目标供应商，并生成采购订单；

接收目标供应商的供货单并与所述采购订单进行比较以得到入库单，并将所述入库单中的物料数据更新到所述物料数据库中。

优选的，对各船舶的采购申请单进行验证，具体包括：

对各船舶的采购申请单中的物料数据进行分类；

根据分类的不用选择不同的审批流程；

采购申请单按照选定的审批流程流转到各环节进行审批。

优选的，根据所述采购计划表和船舶供应商的名单数据为采购计划表中的各物料选择原始供应商，以得到询价单，具体包括：

对所述采购计划表进行筛选，自由选择采购的物料；

在公司自定义供应商数据库和系统运营方维护的供应商数据库中自由选择供应商，作为需采购物料的原始供应商；

对需采购物料选择相应的原始供应商，以生成询价单，发送给原始供应商。

优选的，根据原始供应商的反馈信息对所述询价单进行处理以得到报价方案，具体包括：

提取反馈信息中的各报价信息并进行汇总；

将询价单中的同一物料的报价信息进行比价以生成比价表；

根据预设的规则进行处理，从所述比价表中为各物料选择对应的报价以生成报价方案。

优选的，所述方法还包括：

将所述询价单同步发送给通过系统运营方标记验证的推荐供应商；

推荐供应商可对所述询价单进行报价并反馈；

对各推荐供应商的报价信息进行筛选处理，以得到性价比最优的三组报价信息；

将最优的三组报价信息推送至原始供应商的反馈信息旁。

优选的，所述预设的规则包括价格最低、评价最好、单选方案和多选方案。

采用上述技术方案，用户在使用本发明时，具有以下优点：

1、有效地将采购、询价、审批、订单及验收入库的流程分开设计、相互独立，便于进行管理；

2、通过设置独立的采购单、询价单、采购单和验收单等单据，使得各环节的操作人员可以自由制定，不受前后环节的影响，大大实现自由灵活操作的同时，前后各环节的单据数据又能相互关联，减少了重新制单的过程，提高了相应的工作效率和管理效率；

3、通过对物料的入库进行管理，及时更新相应的物料数据，可实现物料的成本预估和对其进行先进先出管理，同时也有效避免了物料的重复采购或遗漏，工作也变得简洁高效；

4、通过询价子系统，用户与供应商的对接效率也提高了，减少了重复工作量。此外，用户通过系统运营方的供应商推荐功能还能获得更多的供应商选择及报价方案选择。

附图说明

图1为本发明实施例的系统原理框图；

图2为本发明实施例的方法流程图。

具体实施方式

为了使本发明要解决的技术问题、技术方案和优点更加清楚，下面将结合附图及具体实施例进行详细描述，以下实施例用于说明本发明，但不用来限制本发明的范围。

参照图1所示，一种报价系统，包括物料数据库、采购子系统，供应商数据库、询价子系统和订单及入库子系统；

所述物料数据库用于存储和更新船舶所需的各种备件和物料的数据，包括了船舶当前库存清单、公司自定义数据库和系统标准数据库；

具体地，所述船舶当前库存清单，表述船舶截止到现在为止使用过的备件和物料清单，用于船舶上的申购者直接从本船的历史使用记录清单中调用来制作采购申请单；

所述公司自定义数据库，表述公司为所有船舶建立的一个自定义备件和物料库，包含了船舶现在用的，以及未来可能用的备件和物料清单，船舶上的申购者，在船舶当前库存清单中找不到备件和物料的时候，可以进一步在公司自定义数据库中寻找来制作采购申请单；

所述系统标准数据库，表述系统运营方为所有公司客户建立的一个行业标准备件和物料库，包含了国际规范、国标规范、以及船舶行业市场上各厂家的企业产品清单，各公司的各船舶的申购者在前面两个数据库找不到备件和物料时，可以进一步在系统标准数据库中寻找。

所述采购子系统用于根据所述物料数据库生成采购申请单，并对所述采购申请单进行审批，若审批通过，则根据所述采购申请单汇总生成采购计划表；

具体地，所述采购子系统包括采购申请模块和采购审批模块；

所述采购申请模块用于根据所述物料数据生成采购申请单；

在应用时，各船舶从物料数据库中选择自己所需采购的物料数据，从而使系统生成各船舶的采购申请单。

所述采购审批模块包括多个采购审批子模块，用于对所述采购申请单进行审批，若审批通过，则根据所述采购申请单生成采购计划表。

应用时，系统根据各船舶申请的采购单中的物品范围和物品价格，选择进入多个采购审批子模块中对应的相关采购审批子模块，上一采购审批子模块验证通过后进入下一环节，若所有环节均通过，则将采购申请单中的所有物料进行汇总，生成采购计划表。需要说明的是，若有任一环节验证未通过，则退回前面环节的任一环节中，或是指定环节，在此并不限制；

所述采购计划表，是将审核通过的所述采购申请单中的物品全部重新整理汇总，形成一个需要采购的物品总清单，供公司采购员自由组合选择来制定询价单。

所述供应商数据库用于存储和更新船舶供应商的名单数据，包含了公司自定义供应商数据库和系统运营方维护的供应商数据库；

所述公司自定义供应商数据库，表述公司将自己合作的合格的供应商信息维护入数据库；

所述系统运营方维护的供应商数据库，通过系统运营方统一维护，并对其中的供应商信息按预设规则进行标记验证，将通过系统运营方标记验证的供应商信息作为推荐供应商，并在业务范围，主动向所有客户公司推送所述推荐供应商，给客户公司更多选择；

所述询价子系统用于根据所述采购计划表和船舶供应商的名单数据为采购计划表中的各物料选择的原始供应商，以得到询价单，并将所述询价单发送给选择的原始供应商，并根据原始供应商的反馈信息对所述询价单进行处理以得到报价方案，并对所述报价方案进行验证，若审批通过，则将通过审批的报价方案对外发送；

具体地，所述询价子系统包括询价模块、报价反馈模块、报价处理模块和报价审批模块；

所述询价模块用于根据所述采购计划表和船舶供应商的名单数据为采购计划表中的各物料选择原始供应商，以得到询价单，并将所述询价单发送给选择的原始供应商；

具体地，在应用时，将汇总的物料数据进行分类，其分类标准按照物品规格、类型、厂商、申请单号、申请单位、申请日期、送货时间和送货地点等进行分类，这样便于用户可根据各船舶的实际情况进行筛选，为筛选出的物料(物品)第一次选择供应商，作为原始供应商，并根据这些上述的信息生成询价单，并将询价单以邮件的方式发给供应商，这里的供应商可以是多个，对其数量并不做限制，这里的筛选出的物料(物品)可以属于不同船舶，不同送货地点的，只要是用户觉得原始供应商能供应的物品范围，都可以制作为一个询价单发送给选择的原始供应商。

所述报价反馈模块用于接收原始供应商的反馈信息；

具体地，获取供应商反馈邮件中的报价数据，同时也可以根据反馈的报价数据，对其对比查阅和填写意见，再次向该供应商发送询价邮件进行二次询价。供应商可以在系统上无账号，通过打开邮箱中所收到的询价邮件链接，在跳出的报价窗口进行报价。在系统上有账号，则通过账号关联，直接收到询价单来进行报价。每一次询价邮件，供应商可以多次点击邮件里面的报价链接，进行查阅和报价编辑，中途可以保存并退出，但一旦点击提交报价，则这次询价链接就只能查阅，无法再次报价，直至收到用户发出的再次询价。供应商可以打开报价链接窗口中下载并保存报价单。

所述报价处理模块用于根据原始供应商的反馈信息对所述询价单进行处理以得到报价方案；

具体地，提取反馈信息中的各报价信息并进行汇总；

将询价单中的同一物料的报价信息进行比价以生成比价表；

根据预设的规则进行处理，从所述比价表中为各物料选择对应的报价以生成报价方案，其中，预设的规则包括价格最低、评价最高、单选方案和多选方案。

所述报价审批模块用于对所述报价方案进行审批，验证过程中，根据角色权限，后一环节的审批者(若有权限)可以从备选报价中更换报价方案，也可以修改此次购买数量(物品价格高，减少此次购买数量；物品价格低，增加此次购买数量)，若审批通过，则将通过审批的报价方案对外发送。

具体地，应用时，报价审批也分多个不同的流程，可采用类似于前面采购验证的流程，在此不再赘述，同时还可根据实际需要，灵活选择报价的审批流程。

所述订单及入库子系统用于接收并处理通过审批的报价方案以得到订单信息，并将所述订单信息发送给选择的目标供应商，这里的目标供应商为，在生成报价方案时，再次为各物料选择的供应商，并生成采购订单，接收目标供应商的供货单并与所述采购单进行比较以得到入库单，并将所述入库单中的物料数据更新到所述物料数据库中。根据公司需求，除了给选择的目标供应商发送采购订单信息，也可以选择其他参与报价的但未被选择的供应商，发送此次未合作的信息。

具体地，所述订单及入库子系统包括订单模块、采购模块和入库模块；

所述订单模块用于接收并处理通过审批的报价方案以得到订单信息；

所述采购模块用于将所述订单信息发送给选择的目标供应商，并生成采购订单；对其他参与报价的但未被选择的供应商，生成未合作的信息，交由公司选择是否发送。

所述入库模块用于接收目标供应商的供货单并与所述采购订单进行比较以得到入库单，并将所述入库单中的物料数据更新到所述物料数据库中。

采用上述系统，有效地将采购、询价、审批、订单及验收入库的流程分开设计、相互独立，便于进行管理；

通过设置独立的采购单、询价单、采购单和验收单等单据，使得各环节的操作人员可以自由制定，不受前后环节的影响，大大实现自由灵活操作的同时，前后各环节的单据数据又能相互关联，减少了重新制单的过程，提高了相应的工作效率和管理效率；

通过对物料的入库进行管理，及时更新相应的物料数据，可实现物料的成本预估和对其进行先进先出管理，同时也有效避免了物料的重复采购或遗漏，工作也变得简洁高效。

通过询价子系统，用户与供应商的对接效率也提高了，减少了重复工作量。此外，用户通过系统运营方的供应商推荐功能还能获得更多的供应商选择及报价方案选择。

参照图2所示，一种报价方法，应用于上述所述的一种报价系统，该方法包括以下步骤：

s1，各船舶根据需求从物料数据库中选择所需的物料数据，生成各船舶的采购申请单；

s2，对各船舶的采购申请单进行审批；

s3，若审批通过，则根据所述采购申请单生成采购计划表；

s4，根据所述采购计划表和船舶供应商的名单数据为采购计划表中的各物料选择原始供应商，以得到询价单；

s5，将所述询价单发送给选择的原始供应商；

s6，接收原始供应商的反馈信息；

s7，根据原始供应商的反馈信息对所述询价单进行处理以得到报价方案；

s8，对所述报价方案进行审批，若审批通过，则将通过审批的报价方案对外发送；

s9，接收并处理通过审批的报价方案以得到订单信息；

s10，将所述订单信息发送给选择的目标供应商，并生成采购单；

s11，接收目标供应商的供货单并与所述采购订单进行比较以得到入库单，并将所述入库单中的物料数据更新到所述物料数据库中。

采用上述方法，将采购、询价、审批、订单及验收入库的各种流程相互独立，各流程的操作人员可以自由制定，不受前后环节的影响，大大实现自由灵活操作的同时，前后各环节的单据数据又能相互关联，减少了重新制单的过程，提高了相应的工作效率和管理效率，便于对船舶的物料以及供应商、备件实现一体化管理。

进一步地，对各船舶的采购申请单进行审批，具体包括：

对各船舶的采购申请单中的物料数据进行分类；

根据分类的不用选择不同的审批流程；

采购申请单按照选定的审批流程流转到各环节进行审批。

这样各流程都能独立设置，并且能根据物品范围设置不同多个的审批流程，保证不同层次管理审批的需要。例如，在采购申请环节，允许用户设置“重要物品采购申请流程”和“普通物品采购申请流程”等多个流程。

进一步地，根据所述采购计划表和船舶供应商的名单数据为采购计划表中的各物料选择原始供应商，以得到询价单，具体包括：

对所述采购计划表进行筛选，自由选择采购的物料；

在公司自定义供应商数据库和系统运营方维护的供应商数据库中自由选择供应商，作为需采购物料的原始供应商；

对需采购物料选择相应的原始供应商，以生成询价单，发送给原始供应商。

这样，便于用户根据需要进行自由组合，灵活的生成询价单，同时每个物品都记录了全部采购需求信息，采购部门可以任意挑选组合来制作询价单。所有已经制定了询价单的物品，将在采购计划表中进行标示。

进一步地，向所述原始供应商发送询价单的方式包括：普通询价对接、招投标对接和直接采购。普通询价对接方式，就是和原始供应商往复对接，多次议价邮件对接，直到船舶公司选定了合适的原始供应商价格来进入后续流程；招投标对接，是和供应商一次性对接，有报价截止日期和开标日期，超过报价截止日期，供应商将不能点击链接报价，不到开标日期，所有供应商的报价信息将不能查看，在开票日期决定目标供应商或选择流标后再次选择原始供应商进行招标；直接采购，就是船舶公司可以选择长期合作的供应商，直接调用历史价格，和对方确认并快速进入后续流程。这里的原始供应商就是从供应商中所选定的部分供应商；通过采用不同的询价对接方式，有效解决了不同的管理需要。

进一步地，根据原始供应商的反馈信息对所述询价单进行处理以得到报价方案，具体包括：

提取反馈信息中的各报价信息并进行汇总；

将询价单中的同一物料的报价信息进行比价以生成比价表；

根据预设的规则进行处理，从所述比价表中为各物料选择对应的报价以生成报价方案。

其中，所述预设的规则包括价格最低、评价最优、单选方案和多选方案。

进一步地，所述方法还包括：

将所述询价单同步发送给通过系统运营方标记验证的推荐供应商；

推荐供应商可对所述询价单进行报价并反馈；

对各推荐供应商的报价信息进行筛选处理，以得到性价比最优的三组报价信息；

将最优的三组报价信息推送至原始供应商的反馈信息旁。

具体地，标记验证的方式包括资质验证和付费验证，两者均通过后，才能作为系统的推荐供应商，在应用时，可在发送询价单时，屏蔽公司的联系方式和联系人的信息，避免用户公司被骚扰；在制作报价方案时，用户公司可以选定原始供应商的报价信息，也可以选择推送的推荐供应商的报价信息，来制作报价方案；通过该方法可使用户公司有了更多的供应商选择，在自定义供应商不足时，也能得到更多、更好地报价信息，避免人为的选择遗漏。

进一步地，为了对物料进行管理，实现自由灵活操作的同时，及时更新相应的物料数据，在审批结束后，通过的报价方案将进入到订单流程。在选择一个供应商时，一个询价单生成一个订单，在选择多个供应商时，一个询价单可以生成多个订单。系统会自动根据用户的选择类型来制作采购，然后发邮件给供应商；需要说明的是，这里被选择的供应商就是目标供应商。而参与报价但未被选择的供应商，用户可以选择是否发送此次未合作的信息告知他们。

进行供船验收时，采购订单和验收单可以是同一个单据，也可以是不同抬头但物品范围一致的单据。验收单操作完后就是入库单，更新了船上的库存数量。需要说明的是，在验收环节，如果物品一次性到齐，则生成一个入库单，如果物品分多次到齐，则生成多个入库单。

最后需要说明的是，上述描述仅为本发明的具体实施方式，但本发明的保护范围并不局限于此，任何熟悉本技术领域的技术人员在本发明揭露的技术范围内，可轻易想到的变化或替换，都应涵盖在本发明的保护范围之内。