讯息结构化的方法与系统的制作方法
【技术领域】
[0001]本发明有关于一种讯息管理的方法与系统，特别是一种讯息结构化的方法与系统。
【背景技术】
[0002]由于人与人之间的沟通会因生活或工作而产生许多圈圈，但各阶段人与人之间的远距沟通皆缺乏了结构化，而非结构化的沟通在社群生活上并不会有任何的不便，其操作仍具有简单便利性；但是人与人除了社群生活上的沟通之外，更有一大部分时间是在工作上的沟通，然而无结构化的沟通将使得工作上的查询、复制、再利用、甚而工作管理上皆造成许许多多的不便与困扰。
[0003]有鉴于未来人与人之间的远距沟通模式，除了必须考虑社群生活操作简单便利之夕卜，更需透过项目沟通的结构化，将数据、文件、讯息做完整性的归纳。因此在思考未来沟通结构化的需求下，必须考虑目前存在几点不足之处:
[0004](I)讯息尚未结构化:讯息归属于每个个人，以致无法呈现工作讨论之历程，同时沟通方式(邮件、即时消息、语音等)无法有效整合，导致信息无法再利用与再加分。
[0005]( 2)项目管理复杂化:项目沟通上以工作导向，同时具有继承关系的项目管理，操作及规范复杂，致使工作管理落于形式，未能发挥其真正价值。
[0006](3)相同工作圈的讯息，讯息接收者(群)必须重复输入。相同工作圈下，相关议题间无法进行平行式浏览。
[0007](4)讯息之中存在的工作指派无法进行追踪。
[0008](5)系统尚无知识化:人与系统的沟通仅藉助其主动性，并未利用其分析、演算、归纳之特性，以提升应用及管理上的效益。
【发明内容】
[0009]综观上述公知技术领域的问题，为提升工作上的效率及创造附加价值，沟通的结构化将扮演关键因素，是以结合工作上沟通结构化的特点(包含项目性工作与经常性工作)及社群活动沟通简单性两种功能于单一接口，并将邮件、即时消息、语音会议等沟通服务整合进单一平台，建立一结构化的沟通平台。
[0010]本发明所揭露的讯息结构化的方法，适用于将电子沟通讯息结构化，以形成一具有若干个成员的工作圈，其特征在于，所述方法包含下列各步骤。
[0011]步骤S1:由一管理者建立工作圈；
[0012]步骤S2:由工作圈的一成员发送一讯息，所述讯息至少包含一主旨与一讯息内容；
[0013]步骤S3:由所述工作圈的其余成员接收所述讯息；
[0014]步骤S4:由工作圈的成员点选一讯息列表内的讯息；
[0015]步骤S5:点击一转换键将讯息整合至工作圈；
[0016]步骤S6:提供工作圈的所述若干个成员对工作圈的讯息的读写访问权限；
[0017]步骤S7:提供至少一第三方对工作圈的讯息的只读访问权限。
[0018]另外；本发明所揭露的讯息结构化的方法更包含下列之步骤。
[0019]步骤S8:自动发送通知给工作任务的负责成员，通知中注明工作任务的期限日，且通知是于期限日的一既定时间前发送；
[0020]步骤S9:当工作任务的执行状态为已完成时，自动发送通知给工作任务的负责成员；
[0021]步骤SlO:由管理者不定期选择增删工作圈成员的数量；
[0022]步骤Sll:透过工作圈的一协助清单，管理者可针对工作圈的成员进行任务指派与进度掌控。
[0023]值得注意的是，步骤S8至Sll并无先后顺序的关系，也就是说只要完备步骤SI至S7后，接下来执行步骤S8至Sll之任一皆可。
[0024]本发明所揭露的讯息结构化系统，运行于一数据处理设备中且适用于将电子沟通讯息结构化以形成一具有若干个成员的工作圈，其特征在于，所述讯息结构化的系统包含:一讯息传输模块，用于发送与接收若干个讯息；一讯息撷取模块，基于一特定规则撷取符合所述特定规则的若干个特定讯息；一讯息转换模块，用于将所述若干个特定讯息整合至所述工作圈；一讯息计时模块，用于处理与分析所述工作圈的所述若干个特定讯息的期限控管；一讯息记录模块，用于处理与分析所述工作圈的所述若干个特定讯息的执行状态；以及一讯息提示模块，用于自动发送通知给所述若干个特定讯息的负责成员，所述若干个通知中注明所述若干个特定讯息的期限日，且所述若干个通知是于所述若干个期限日的一既定时间前发送。
[0025]本发明运用讯息转工作圈的技术，具有下列的优点:
[0026](I)利于查询及连结:藉此由工作圈平台的运作，让讯息的所有历程更容易被查询，且各讯息间透过项目管理的概念可轻易进行连结，进而使得沟通讯息得以被完整呈现。
[0027](2)沟通便利性:本发明将社群的操作便利性，配以邮件讯息的形式，让沟通讯息得以在便利性的情况下同时具有传递性。
[0028](3)简单及灵活性:一般在进行项目管理时，为能有效管控各项目或工作事项的沟通的沟通权限，权限管控必须具有继承性，虽具有完整性，但同时亦丧失了简易性，造成使用上的意愿不足。为能提升工作效率同时增加使用意愿，本发明在项目性及经常性工作沟通上整合项目管理的技术，权限管控打破项目的从属继承关系，以不继承的管理技术进行工作沟通的权限管理，藉此增加沟通的简单性及灵活性。
[0029](4)沟通完整性:传统沟通讯息由于不具结构化，导致沟通讯息散乱于各处，因此无法有效查询、浏览及再利用。本发明透过项目管理的管理技术，在讯息结构化管理中结合生命周期、沟通内容结构、及权限三种构型管理技术。将各种沟通讯息进行有效管理以保有沟通完整性。
[0030](5)沟通自动化:传统人与系统的沟通仅藉助其主动性，并未利用其分析、演算、归纳之特性，以提升应用及管理上的效益。本发明整合了人机接口的系统代理人沟通模式，将讯息的完整信息萃取，让讯息不仅可智能式分类至不同文件夹外，更可经由判断进而转至工作圈中，透过项目管理进行有效管控。
【附图说明】
[0031]图1是本发明讯息结构化的方法的流程图。
[0032]图2是本发明工作圈的概念示意图。
[0033]图3是本发明数据处理设备的示意图。
[0034]图4是本发明讯息结构化的系统的示意图。
[0035]主要组件符号说明:
[0036]I 数据处理设备10讯息结构化的系统
[0037]11 企业资源规划系统 12内存
[0038]13 显示设备14处理器
[0039]101讯息传输模块102讯息撷取模块
[0040]103讯息转换模块104讯息计时模块
[0041]105讯息记录模块106讯息显示模块
[0042]107系统管理者模块 A、B、C、D、E成员
[0043]G1、G2、G3、G4 工作圈
【具体实施方式】
[0044]请参照图1与图2，分别是本发明讯息结构化的方法的流程图及本发明工作圈的概念示意图。首先说明，传统上在企业为达到工作项目的结构化，较为大众所熟知的技术是必须透过项目管理系统以进行管理，然而其在设定上较为繁复，虽具有管理上的美意，但在实际的运用上较为窒碍难实行。甚幸，本发明的主要技术特征即为透过单键的操作，让任何电子沟通的讯息与议题可以轻易转换成工作圈，提供工作圈中的成员一个沟通平台，藉以进行讯息与议题间的管理及工作任务的配派。
[0045]本发明所揭露的讯息结构化的方法包含下列各步骤:
[0046]步骤S1:由一管理者建立工作圈。本发明适用于将电子沟通讯息予以结构化，所谓的电子沟通包含电子邮件与社群网络通讯。而在已成熟的社群网络通讯如脸书(Facebook)、人人网、QQ空间、百度贴吧、微博等已形成与大众生活密不可分的生活圈，使用者可在生活圈中彼此平行分享讯息与进行沟通。然而，在现今的企业以项目管理为导向的工作模式，以现有的项目管理技术已不能满足需求，因此本发明即把生活圈的概念应用于企业管理以形成工作圈，透过平行沟通的角度，将工作上的沟通讯息加入项目管理的概念以达到沟通结构化的管理技术。藉此让讯息历程更容易被查询，并且所有沟通的讯息透过项目管理的概念可轻易进行连结，进而使得相同工作圈下的所有议题得以被完整呈现。
[0047]综上所述，本发明的讯息结构化的方法首要是由一个管理者(工作圈中的任一成员)建立一个工作圈，即为一个可以提供所有成员平行沟通的工作平台，而这样的工作圈能够结合工作上沟通结构化的特