点(包含项目性工作与经常性工作)及社群活动沟通简单性两种功能于单一接口，并将邮件、即时消息、语音会议等沟通服务整合进单一平台，建立一结构化的沟通平台。
[0048]步骤S2与S3:由工作圈的一成员发送一讯息，所述讯息至少包含一主旨与一讯息内容，并由所述工作圈的其余成员接收所述讯息。具体而言，无论是在电子邮件与社群网络通讯的沟通平台下，都会有无数的讯息在企业中的成员间传送，当管理者建立起工作圈后，以图2所示:成员A与成员B间即为一个工作圈G1、成员A与成员C间即为另一个工作圈G2、成员A与成员D间即为另一个工作圈G3、成员A与成员E间即为另一个工作圈G4。也就是说，成员A即为企业中每一个人的缩影，每个人都有机会与企业中任何人产生具项目管理的沟通讯息，而所述讯息包含至少有接收者、发送日期、主旨与讯息内容，举例当讯息al传送于成员A与成员B之间时，成员A可以建立一个属于成员A与成员B的工作圈G1，此时成员A即为工作圈Gl的管理者，当然如果是由成员B建立此工作圈G1，成员B即为工作圈Gl的管理者。同理,讯息a2传送于成员A与成员C之间时,成员A可以建立一个属于成员A与成员C的工作圈G2。
[0049]步骤S4与S5:由工作圈的成员点选一讯息列表内的讯息，并点击一转换键将讯息整合至工作圈。要言之，以成员A为例，由时间轴来看仍会一直收发很多关于工作上具有项目管理概念的讯息，如讯息all、al2、a21、a22、a31、a32、a41、a42 (讯息编号并不具从属关系，只是为了说明方便)，而所述若干个讯息在接收者、主旨与讯息内容上可能彼此具有关联性，如讯息all与al2的关联性在于接收者都是成员B，因此讯息all与al2就应该被归属于工作圈Gl的范畴，当然以成员A的角度来看，并不是说只要是与成员B有关的讯息就须被归属于工作圈G1，在此讯息all与al2的关联性可能并不仅是在于接收者都是成员B的关联性，同时在主旨与讯息内容上亦具有关联性，如讯息all与al2都是与申请专利有关的工作任务，这时如果有一个存在成员A与成员B间的讯息但与专利申请无关，这时所述讯息就所述被归属于另一个工作圈。值得注意的是，在此实施例为了说明方便，每一个工作圈都是以成员仅2位来说明，并不代表工作圈只能有2位，工作圈的成员数量并不具上限。
[0050]具体而言，工作圈Gl的成员A或B都可以在自己的讯息列表内点选讯息all与al2，接续点击转换键将讯息all与al2整合至工作圈G1。同理，随著而来的就是工作圈G2有讯息a2、a21与a22、工作圈G3有讯息a3、a31与a32、工作圈G4有讯息a4、a41与a42。此外，如果成员A尔后再收发任何讯息后，只要点击转换键，所述讯息就会由系统依特定规则自动分配到所属的工作圈，并不需人为判断，而所述特定规则会依讯息间的接收者、主旨与讯息内容进行综合判断。在此有别于习知项目管理的概念，本发明于将讯息归属于工作圈时，仅需透过一个转换键即可简单完成，不需繁杂的人员建立、工作圈命名与时程规划等。相反地，如果收发的讯息由系统依特定规则判断并不属于任何工作圈，使用者仍只要点选所述讯息并点击转换键，系统就会依所述讯息的特性成立一个新的工作圈，这时候建立所述工作圈即为所述工作圈的管理者。
[0051]承上所述，以成员A的角度来看，每一个工作圈Gl至G4都包含若干个讯息，使得工作圈Gl至G4内的所有成员得以平行式浏览所述若干个讯息的任务指派与进度追踪。也就是说，若以习知的技术来看，成员A的所有讯息并无法对自动归类，也就是说，成员A必须以手动方式将所有讯息al至a42以其讯息内容或主旨等进行分类，如此依来并不利于企业项目推展或沟通的进行。本发明透过工作圈的结构化方式，相关的讯息与议题可于同一工作圈内进行平行式浏览，以掌控相同工作圈下的不同议题，让讯息历程更容易被掌握。更实际上来说，以成员A的角度来看，只要与工作圈Gl相关的就是与成员B及专利申请有关联，成员A只要在工作圈Gl的平台下工作，就能掌握任何与成员B及专利申请相关联的讯息，并无错过任何相关联讯息之虞。此外，透过将讯息直接转为工作圈的同时，能将相关讯息接受者转为工作圈的默认成员，在同一个工作圈平台下，于讯息再次传送时，系统即会以默认成员为讯息接收者，可省去成员挑选及设定的繁复步骤。
[0052]更进一步来说,在同一个工作圈的平台下，以工作圈Gl为例,每一个讯息al至al2都会包含有期限控管，因此工作圈得以甘特图显示所述若干个讯息的完成进度。亦或是，每一个讯息皆是一工作任务，工作圈Gl内的成员A与B可藉由工作圈Gl的平台进行所述若干个工作任务执行状态的更新，所述执行状态包含进行中、已完成与结束。
[0053]步骤S6与S7:提供工作圈的所述若干个成员对工作圈的讯息的读写访问权限，提供至少一第三方对工作圈的讯息的只读访问权限。对于企业项目管理来说，以工作圈Gl为例，具有讯息的读写访问权限者即为成员A与B，当然更可以开放对于讯息只读存取的权限给非属工作圈Gl的成员，如成员C。如此一来，对于非属所述工作圈的成员者依旧有关切所述工作圈任务进行的机会。实际上，对于访问权限的开放依企业项目管理不同状况而定，不同的项目有不同的机密信息保护(PIP)政策。
[0054]本发明所揭露的讯息结构化的方法更包含下列的步骤:
[0055]步骤S8:自动发送通知给工作任务的负责成员，通知中注明工作任务的期限日，且通知是于期限日的一既定时间前发送。以工作圈Gl为例，每一个讯息皆有一个任务负责人，如讯息al的负责人是成员A，而讯息all的负责人则是成员B，在每一个工作任务的期限日到期前，系统皆会寄发通知讯息给所属负责成员，以达项目期程控管的实效。
[0056]步骤S9:当工作任务的执行状态为已完成时，自动发送通知给工作任务的负责成员。当然，如果讯息对应的工作任务由工作圈的成员标示已完成，系统会自动发送通知给工作任务的负责成员，举例若工作圈Gl的讯息al被成员B标示已完成，则系统会寄发通知给成员A (工作任务的负责人)，让负责成员充分了解工作任务执行的状态。
[0057]步骤SlO:由管理者不定期增删工作圈成员的数量。每一个工作圈皆会有对应的管理者，在不同的任务执行状态下，本发明提供管理者有权限得以不定期增加或删除工作圈的成员。
[0058]步骤Sll:透过工作圈的一协助清单，管理者可针对工作圈的成员进行任务指派与进度掌控。本发明工作圈的使用接口更具有协助列表的功能，管理者可对工作圈的任一成员进行任务指派与进度掌控。也就是说，在同一工作圈Gl的平台下，管理者，即成员A，可以对成员B进行管理与任务指派。
[0059]请参照图3与图4，分别是本发明数据处理设备的示意图及本发明讯息结构化的系统的示意图。如图所示，本发明的讯息结构化的系统运行于一数据处理设备中且适用于将电子沟通讯息结构化以形成一具有若干个成员的工作圈，而所述工作圈主要的平台功能包括有:邮件代收、工作讯息、档案库、即时消息及行事历。所述数据处理设备举例是个人计算机或应用服务器且至少包含一企业资源规划系统(ERP)、一内存、一显示设备与一处理器。更进一步说，小从一般的个人计算机大至企业所使用的服务器，皆可是本发明的讯息结构化的系统所使用的载具。
[0060]具体而言，本发明的讯息结构化的系统包含一讯息传输模块、一讯息撷取模块、一讯息撷取模块、一讯息计时模块、一讯息记录模块以及一讯息提示模块。
[0061]讯息传输模块用于发送与接收若干个讯息；讯息撷取模块，基于一特定规则撷取符合所述特定规则的若干个特定讯息；讯息转换模块，用于将所述若干个特定讯息整合至所述工作圈；讯息计时模块，用于处理与分析所述工作圈的特定讯息的期限控管；讯息记录模块，用于处理与分析所述工作圈的特定讯息的执行状态；以及讯息提示模块，用于自动发送通知给特定讯息的负责成员，通知中注明特定讯息的期限日，且通知是于期限日的一既定时间前发送。
[0062]首先，如图1与图2所示，在企业中以个人为出发点的话，举例成员A，会有数个与成员A相关的工作圈形成，而每个工作圈当中又会有若干个讯息存在着，因此本发明的讯息传输模块就是用于将所有讯息有效率的传输于收发者之间。再者，成员A每天都会收发一定数量的讯息，如讯息al至a42，讯息撷取模块能够基于一特定规则撷取符合所述特定规则的若干个特定讯息，而所述特定规则会依讯息间的接收者、主旨与讯息内容进行综合判断比对，如讯息al、all、al2都是与成员B及专利申请相关联的讯息,而讯