专利名称：具有编辑导引的书信模板系统及其编辑方法
技术领域：
本发明涉及一种具有编辑导引的书信模板系统及其编辑方法，特别涉及 一种具有提示待填栏位位置及判断待填栏位内容一致性功能的书信模板系 统及其编辑方法。
背景技术：
目前人与人之间最主要的沟通方式除了电话、即时通讯外，书信仍然是 企业间或一般正式文件往来的主要途径。由于网路技术的发展，电子邮件的 新技术缩短了书信的传送时间，而传送的资料内容除了 一般的文字文件外， 还可传送多媒体文件，因此也扩大了书信交换的信息形态。
为了帮助书信的编辑，于是产生了书信模板系统及其编辑方法。书信模 板系统及其编辑方法除协助使用者达到编辑正式书信文件时的用语规格要 求外，还协助使用者克服编辑不同语言书信文件的困难，因此改善了使用者 书信编辑上的不便。
然而，目前的书信模板系统及其编辑方法所提供的书信模板仅具有显示 及逐字编辑的功能，使用者必须要自行浏览书信模板寻找需要进行替换的位 置，而在编辑书信模板时，具有关联性的文字无法自动进行一致性校对。同 时，对于具有特定属性的文字也无法提供选项供使用者选择，造成使用者虽 能知道欲替换位置的文字属性，却仍必须花费查询替换内容的时间。
综上所述，可知以往的书信模板系统及其编辑方法中长期以来一直存在 无法提示待填栏位位置及判断待填栏位内容一致性的问题，因此有必要提出 改进的技术手段，来解决此一问题
发明内容
鉴于以上在现有技术中所提出以往的书信模板系统及其编辑方法中的 待解决问题，本发明目的在于提供一种具有编辑导引的书信模板系统及方 法，可以用来解决以往的书信模板系统及其编辑方法中无法提示待填栏位位 置及判断待填栏位内容一致性的问题。
本发明所揭露的具有编辑导引的书信模板系统，其包括有模板资料库 模块，用以储存模板元件，其中每一模板元件都包含有至少一个具有位置索 引的待填栏位，且所述待填栏位都具有对应的属性；选择模块，用以供使用 者从所述模板元件中选择其中之一；互动模块，用以显示使用者选择的模板 元件供使用者进行编辑，并接收一触发事件；及编辑导引模块，用以根据位 置索引提示这些待填栏位之一以提供位置索引，并在接收到使用者在提示的 待填栏位中所输入的字词参数后同步复制字词参数到模板元件中具有相同 属性的那些待填栏位进行替换。
本发明所揭露的具有编辑导引的书信模板的编辑方法，其步骤包括有 提供选择界面，供使用者从存有至少一个模板元件的模板资料库中选择一模 板元件并显示，其中所述模板元件都包含有至少一个具有位置索引的待填栏 位，且所述待填栏位都具有对应的属性；显示使用者选择的模板元件，供使 用者进行编辑；当接收触发事件时，根据位置索引逐次用标记提示所述待填 栏位之一来提供位置索引；然后接收使用者在待填栏位输入的字词参数，并 同步复制字词参数到模板元件中具有相同属性的那些待填栏位进行替换。
本发明所揭露的系统与方法如上，与现有技术之间的差异在于本发明通 过建立书信模板中待填栏位的位置索引及同步复制相同栏位属性的内容，并 针对栏位属性提供选项，借此来达到在编辑书信模板时的快速搜寻及减少遗 漏待填栏位、避免填写内容不一致的效果。
图l是本发明具有编辑导引的书信模板系统的方框图。 图2是本发明具编辑导引的书信模板方法的流程图。图3A是本发明实施例使用者界面的示意图。
图3B是本发明实施例执行待填栏位位置索引的示意图。
图3C是本发明实施例执行待填栏位内容一致性校正的示意图。
图3D是本发明实施例执行待填栏位选项提示的示意图。
图4是本发明实施例字词选项重新排序的示意图。
图5是本发明实施例字词选项可编订的示意图。
具体实施例方式
以下将结合附图及具体实施例来详细说明本发明的实施方式，借此对本 发明如何通过建立书信模板中待填栏位的位置索引及同步复制相同栏位属 性的内容，以及针对栏位属性提供选项，借此用来解决以往书信模板系统及 其编辑方法无法提示待填栏位位置及判断待填栏位内容一致性的问题，并就 如何达到在编辑书信模板时的快速搜寻及减少遗漏待填栏位、避免填写内容 不一致的效果的实现过程进行说明来供充分理解并据此来实施。
所谓的书信模板，是一种已预先编辑好文件内容主架构的文件档案，文 件档案当中会将某些因书信内容要求不同而有差异的部分以填充格或底线 标示的形式作为待填栏位，使用者只需要针对待填栏位进行替换，就可以生 成一封符合用语规格要求的书信。因此，有了书信模板，便可以更有效、更 快速、更规格化地编辑出正式书信或外语书信。
然而，以往的书信模板的系统及其编辑方法当中，使用者开启书信模板 后必须要自行搜寻填充格或底线标示的待填栏位，当书信文字繁多时，逐字 的搜寻便会相当耗时，也容易因使用者不注意而漏填或填错了部分的待填栏 位，造成书信内容不完整或出现不一致的情况。而即便使用者搜寻到待填栏 位，有时也因无法判断待填栏位中可填入的内容是什么，而必须花费额外的 时间查询相关词汇，造成在书信模板编辑效果不佳的问题，也因此以往的书 信模板系统及其编辑方法中，仍然有待改进的空间。
本发明提供一种具有编辑导引的书信模板系统及其编辑方法，以下将结 合本发明的附图进行说明。以下先通过图1所示本发明具有编辑导引的书信模板系统的方框图，来 说明系统各组成模块之间的操作。如图l所示，本发明的具有编辑导引的书
信模板系统，其包括有模板资料库模块101、选择模块102、互动模块103、 编辑导引模块104及选项提示模块105。
模板资料库模块101负责储存至少一个模板元件，其中每一个冲莫板元件 当中都具有至少一个包含有位置索引的待填栏位，而这些待填栏位都具有对 应的属性，该属性可以用来提示使用者待填栏位应填入内容的性质。举例来 说，待填栏位的对应属性可以是收信人名字、寄信人名字、国家、产品、单 位等。使用者在编辑属性为国家的待填栏位时，便能得知应在待填栏位输入 国家的名称。
选择模块102负责根据不同书信模板内容分类并显示选项供使用者从 模板资料库模块101中选择出一笔欲进行编辑的模板元件，而选择出的该模 板元件会显示于互动模块103当中。
互动模块103负责显示使用者选择的模板元件，使用者在互动模块103 中显示的模板元件可直接进行文字编辑，并在使用者编辑文字时接收一触发 事件，该触发事件可以是使用者点击特定功能键的动作，例如点击"Tab" 键或是视窗元件中的功能键。
编辑导引模块104负责在接收到一触发事件时根据待填栏位的位置索 引逐次以一标记提示所述待填栏位之一，而使用者则可在用标记提示的待填 栏位上输入字词参数。当使用者编辑标记提示的待填栏位时，选项提示模块 105便会将与该待填栏位的属性相同的字词选项显示出来供使用者选择，因 此，使用者可以选择自行键入字词参数或是用选项提示模块105中提供的选 项作为字词参数。编辑导引模块104在接收到使用者在提示的该待填栏位中 所输入的字词参数后复制该字词参数到模版元件中具有相同属性的那些待 填栏位进行替换，然后删除该些待填栏位的位置索引。
接下来，将通过图2所示本发明具有自动编辑导引的书信模板方法的流 程图，来说明本发明的实施步骤。
首先，提供选择界面供使用者选择不同书信内容的模板元件(步骤201 )， 然后显示使用者选择的模板元件供使用者进行编辑(步骤202)，当使用者触发编辑导引功能时，编辑导引模块104将会逐次搜寻模板元件当中的待填 栏位，并在搜寻到待填栏位的同时出现标记提示使用者待填栏位的所在位 置，并供使用者输入词汇或语句(步骤203 )。在使用者编辑标记提示的待 填栏位时，选项提示模块105会显示出与提示的该待填栏位的属性相同的字 词选项供使用者选择。当使用者以自行键入的词句或是所选择的字词选项填 入待填栏位时，系统会以同步复制输入的词语或是字词选项的方式，将所有 需要填入相同字词的待填栏位一并替换并显示出来(步骤204)。当使用
者选定了某个字词选项时，选项提示模块105便会将所有字词选项重新排 序，而该被选定的字词选项在下一次出现的时候，便会以较高的优先顺序显 示在选项提示模块105当中。若使用者键入的字词以前从未出现过，选项提 示模块105会将该字词纳入字词选项当中，当使用者希望将某字词选项从选 项提示模块105当中删除时，也可通过选项提示模块105的修改及删除功能 进行字词选项的编辑。
需要特别说明的是，在编辑待填栏位的过程中，若待填栏位已经填入文 字，则原有待填栏位的填充格或是底线标示便会被删除掉，因此在进行待填 栏位索引时，便不会再被视为待填栏位，也不会再用标记提示使用者。
接下来，将结合本发明的附图用 一实施例说明本发明如何通过建立书信 模板中待填栏位的位置索引及同步复制相同栏位属性的内容，并针对栏位属 性提供选项，而达到快速搜寻及减少遗漏待填栏位、避免填写内容不一致的 效果。
首先，请先参考图3A,假设使用者欲擇写一封英文代理书信给收信人 "Mr. Anderson",因此必须通过使用者界面300中的选择模块301选择^t板 元件的种类来进行编辑，模板元件的种类可以是"代理与委托"、"银行与保 险"等不同性质的书信种类。被选择的模板元件则会显示在互动模块302中， 此时使用者即可进行编辑。若使用者点击"编辑索引，，功能键303则会触发 编辑导引模块104根据位置索引逐次用一标记提示待填栏位(如图3B中所 示标记提示的待填栏位311 )，使用者便可在待填栏位输入需要编辑的内容。 而如图3C所示，当使用者在待填栏位中键入文字时，具有相同属性 "products"的第一待填栏位321及第二待填栏位322便将使用者所输入之文字"cereal"同步复制并替换原先第一待填栏位321及第二待填栏位322的内 容。图3D中显示使用者输入待填栏位内容的方式，也可从字词选项330当 中选择。其中，字词选项330是根据具待填栏位331的属性"country"所显示 的选项。假设字词选项330经使用者选定"Taiwan"并复制到该些待填栏位后， 下一次显示"country"的选项时"Taiwan"将优先被显示。如图4所示，当使用 者编辑模板元件再出现属性"country"的字词选项时，便会出现以重新排序过 的字词选项341。而如图5所示，使用者还可针对字词选项进行新增、删除 以及修改的操作自行编辑字词选项。
虽然本发明用前述的实施例揭露如上，具有快速搜寻及减少遗漏待填栏 位、避免填写内容不一致的效果，也可针对待填栏位提示字词、并将使用过 的字词选项重新排序方便使用者选用字词，但是这些并非用以限定本发明， 任何熟知本发明所属技术领域的技术人员，在不脱离本发明的精神和范围 内，也可作些许的改变与变形，因此本发明的专利保护范围须视本说明书所 附的权利要求书所界定的范围为准。
权利要求
1、一种具有编辑导引的书信模板系统，该系统包含一模板资料库模块，用以储存至少一个模板元件，其中每一模板元件都包含至少一个具有一位置索引的待填栏位，且该些待填栏位都具有对应的一属性；一选择模块，用以供使用者从该些模板元件选择其中之一；一互动模块，用以显示使用者选择的该模板元件供使用者进行编辑，并在使用者编辑文字时接收一触发事件；及一编辑导引模块，用以根据所述位置索引提示所述待填栏位，并在接收到使用者在提示的所述待填栏位中所输入的一字词参数时同步复制该字词参数到模板元件中具有相同属性的那些待填栏位进行替换。
2、 如权利要求1所述的具有编辑导引的书信模板系统，其中所述编辑 导引模块还具有逐次用 一标记提示所述待填栏位的功能。
3、 如权利要求1所述的具有编辑导引的书信模板系统，其中所述系统 还包含一选项提示模块，用以在使用者编辑该标记提示的所述待填栏位时， 显示出与提示的所述待填栏位的所述属性相同的至少 一 个字词选项供使用 者选择。
4、 如权利要求1所述的具有编辑导引的书信模板系统，其中替换所述 待填栏位时，还包含删除所述待填栏位的所述位置索引。
5、 如权利要求3所述的具有编辑导引的书信模板系统，其中所述字词 选项经使用者选定并复制到所述待填栏位后，将重新排序并优先被显示在所 述字词选项中。
6、 一种具有编辑导引的书信才莫板的编辑方法，该方法包含下列步骤提供一选择界面，供使用者从存有至少一个模板元件的模板资料库中择 一模板元件以显示，其中所述模板元件都包含至少一个具有一位置索引的待 填栏位，且所述待填栏位都具有对应的一属性；显示使用者选择的模板元件，供使用者进行编辑；当接收一触发事件时根据所述位置索引提示所述待填栏位；及接收使用者在所述待填栏位输入的一字词参数，并同步复制所述字词参 数到模板元件中具有相同属性的待填栏位进行替换。
7、 如权利要求6所述的具有编辑导引的书信模板的编辑方法，其中根 据所述位置索引提示所述待填栏位时，还包含逐次用一标记提示所述待填栏位。
8、 如权利要求6所述的具有编辑导引的书信模板的编辑方法，其中当 使用者编辑所述标记提示的所述待填栏位时，显示出与提示的所述待填栏位 的所述属性相同的至少一个字词选项供使用者选择。
9、 如权利要求6所述的具有编辑导引的书信模板的编辑方法，其中替 换所述待填栏位时，还包含删除所述待填栏位的所述位置索引。
10、 如权利要求8所述的具有编辑导引的书信模板的编辑方法，其中所 述字词选项经使用者选定并复制到所述待填栏位后，将重新排序并优先被显 示在所述字词选项中。
全文摘要
一种具有编辑导引的书信模板系统及其编辑方法，目的在于解决以往书信模板系统及其编辑方法无法提示待填栏位位置及判断待填栏位内容一致性的问题，其通过建立书信模板中待填栏位的位置索引及同步复制相同栏位属性的内容，并针对栏位属性提供选项，而达到在编辑书信模板时的快速搜寻及减少遗漏待填栏位、避免填写内容不一致的效果。
文档编号G06F17/24GK101419590SQ20071016538
公开日2009年4月29日 申请日期2007年10月26日 优先权日2007年10月26日
发明者韬 周, 邱全成 申请人:英业达股份有限公司