专利名称：利用文档的物理表现的自适应文档管理系统的制作方法
技术领域：
本发明一般涉及文档管理系统。更具体地说，本发明涉及一种利用诸如纸张表征单元(token)的文件的物理表现，存储、检索和访问文件数据的系统。
背景技术：
典型的工作流和文档管理系统可以跟踪许多案卷(cases)的状态。图1是典型的工作流和文档管理系统100的抽象表现。与一个特定案卷相关联的文档110通过扫描或直接的电子生成，被输入到文档管理数据库120中。工作流引擎130控制与每个案卷相关联的工作流，这些案卷可能包括在数据库120中的许多文档。当发生与一个案卷相关联的事件时，用户140执行适当的动作或响应，并且在文档管理数据库120中更新所述案卷的状态。典型地，这些用户交互通过与个人计算机(PC)150相关联的输入设备和输出设备发生。仅有电子形式的(electronic only)系统的一个主要问题是它们缺少许多纸张的属性和其它物理表现，诸如利用纸张的物理存在来管理工作流的能力、自动确认发送和内容、支持注解注释和标记的能力、浏览、并且适于阅读和复阅。
形式处理软件在本领域是熟知，诸如可以从Captiva Software Corporation(Captiva软件公司)；Scansoft，Inc.(Scansoft公司)；以及Kofax Image Products(Kofax图像产品公司)获得的软件。这些产品被设计用于便利于从纸张形式到电子数据库的数据输入。但是，这些系统中没有一个系统提供了任何使用文档的物理表现来访问、操作或注释(annotate)存储在电子数据库中的电子形式的机制。除了缺少基于纸张的接口以外，这些系统中没有一个系统提供了半自动或自动生成物理表现，以提供这样的功能。
发明内容
本发明的系统提供了一种用户界面，其使用以电子形式存储在系统中的数据的物理表现。所述物理表现，以下称为“表征单元(token)”，最好是一张或多张的纸张，并且包括关于文件或文件组的信息或元数据；关于案卷状态的信息；以及与所述案卷相关联的一个或多个文档的缩小视图(abbreviatedview)。表征单元的内容适于最优化用户与系统的交互，并且不同的表征单元被提供给不同的输入和与系统的交互。本发明的表征单元系统包括表征单元生成单元、文档检索单元、注释单元和接口单元。表征单元系统最好耦合到文档管理系统、数据库、工作流引擎以及其它存储电子文件和文档的计算设备。表征单元系统最好耦合到传统输入和输出设备，如产生表征单元的打印机。本发明还包括若干方法，诸如利用表征单元检索文档的方法；检索可能与案卷的当前状态高度相关的文档的视图的方法；以及更新数据库中案卷的状态的方法。所述表征单元允许用户以处理纸张形式类似的已知方式与相关文档进行交互，但是还提供根据请求检索任何文档的电子表现的方法，以及用于影响所述案卷的状态或改变系统中的信息的方法。
在一个实施例中，本发明是一种接口(或界面)，用于存储电子文档并与数据库中的信息相关联的文档管理系统。表征单元提供了一种用于单个文档的少量或大量集合的简洁、方便、灵活和容易使用的表现。用户被提供一个表征单元，包括关于文档的信息，以及与用户需要对与案卷的当前状态相关联的事件做出响应的一个特定案卷有关的信息。此外，表征单元提供了一种用户组织他们对多个未决案卷的响应的方式。表征单元可以类似于用户对待纸张文件系统被堆叠、重新排列、组织以及有选择地处理。这提供了电子存储系统的安全性和可存取性(accessibility)的优点，并同时保留了用户习惯的、以及他们的生产力所依赖的基于纸张的工作实践。
图1A是典型的现有技术的工作流和文档管理系统的抽象表现。
图1B是示范性纸张案卷文件(paper case file)的图形表现。
图2是包括表征单元接口(或界面)的表征单元系统的一个实施例的抽象表现。
图3A是本发明的表征单元系统的另一个实施例的框图。
图3B是图3A的表征单元系统的存储器的一个实施例的框图。
图4是表现图3的纸张案卷文件的表征单元的示范性实施例的图形表现。
图5A是图4的表征单元的封面的示范性表现的图形表现。
图5B是图4的表征单元的中间页(interior page)的示范性表现的图形表现。
图5C是图4的表征单元的另一个中间页的示范性表现的图形表现。
图5D是图4的表征单元的最终页的示范性表现的图形表现。
图6是作为表征单元的一部分被包括的相关联文档的打印输出的图4的表征单元的第二实施例的图形表现。
图7A是用于输入当前文档所属的案卷的元数据的用户界面的示范性图形表现。
图7B是用于生成文档图像并将其存储在本发明的系统中的用户界面的示范性图形表现。
图8是用于控制在所生成的表征单元上识别的文档的检索和观看的第二用户界面的示范性图形表现。
图9是便于利用传统打印机和计算设备的表征单元的生成的打印机会话界面的图形表现。
图10是使用图2的表征单元系统的示范性实施例的流程图。
图11是生成表征单元的示范性实施例的流程图。
图12是本发明的触发操作的方法的示范性实施例的流程图。
图13是根据本发明格式化表征单元的方法的示范性实施例的流程图。
图14是根据本发明识别关键(key)文档的方法的示范性实施例的流程图。
图15是根据本发明的文档检索方法的示范性实施例的流程图。
图16是根据本发明利用表征单元进行注释的方法的示范性实施例的流程图。
图17是一页表征单元的另一个实施例的图形表现。
图18是输入表征单元的图像并基于对表征单元的注释执行处理的方法的一个实施例的流程图。
具体实施例方式
下面描述使用表征单元访问电子数据的系统和方法。本发明的描述是处理与专利事务(patent prosecution)相关联的文档的系统，并且包括用于存储、访问、展示和创建表征单元的系统，和关于专利事务的文档。系统还响应于与专利事务处理相关联的事件。但是，本领域的技术人员清楚本发明可以在没有这些具体细节的情况下实施，并且专利事务只是本发明的原理的应用的例子。在其它情况下，结构和设备被以框图形式示出，以便避免模糊本发明。然而，本发明应用于任何具有电子文档的文档系统，诸如医学文档处理、法律文档处理、如可被政府使用的管理形式处理、或者其它用途的其他文档系统，并且专利事务仅仅被用在此作为示例。
说明书中的“一个实施例”或“实施例”是指连同该实施例描述的特定特征、结构或特性被包括在至少一个发明的实施例中。在各处出现的短语“在一个实施例中”并不必全都指示同一个实施例。
下面具体描述的一些部分以对计算机存储器中的数据比特的操作的算法和符号表现的形式来表现。这些算法描述和表现是本领域技术人员在数据处理技术中用到的手段，以便最有效地将他们工作的实质传达给其他技术人员。在这里，算法一般被设定为可以带来希望结果的自相一致的步骤序列。所述步骤是需要物理量的物理操作的步骤。虽然不是必须，但是通常这些量采用能够被存储、传送、组合、比较、以及进行其他操作的电信号或磁信号。已经证实了主要为了共同使用的原因，有时将这些信号称为比特、数值、元素、符号、字符、术语、数字等是方便的。
但是，应当牢记的是所有这些以及类似的术语都与适当的物理量相关联，而且仅仅是为了便于为这些量施加标注。除非明确说明，否则如在下面的讨论中所清楚表明的，应当理解在整个描述中，使用诸如“处理”、“计算”、“确定”、“显示”等术语的讨论都是指计算机系统或类似电子计算设备、传输或显示设备的动作或处理，这些计算机系统或类似电子计算设备操作并将在计算机系统的寄存器和存储器中表现为物理(电子)量的数据转换为其它在计算机系统存储器或寄存器或其它这样的信息存储器中类似地表现为物理量的数据。
本发明还涉及用于执行这里的操作的装置。这种装置可以被特定构造以用于所需要目的，或者，这种装置可以包括通用计算机，以便可以由存储在计算机中的计算机程序来有选择地激活或重新配置。这样的计算机程序可以存储在计算机可读存储介质中，诸如，但不局限于，任何类型的盘，包括软盘、光盘、CD-ROM、磁光盘、只读存储器(ROM)、随机存取存储器(RAM)、EPROM、EEPROM、磁卡或光卡、或者任何类型的适于存储电子指令的媒体，每一个都耦合到计算机系统总线。
这里所展示的算法和显示并不固有地涉及任何特定的计算机或其它装置。各种通用系统可以根据这里的教导与程序一起使用，或可以证实便于构建更具体的装置以执行要求的方法步骤。所要求的各种这些系统的结构将出现在下面的描述中。此外，本发明不是参考任何特定的编程语言描述的。应当理解各种编程语言可以被用于实施这里所描述的发明的教导。
而且，本发明在下面要求保护的是关于信息或计算系统的操作，或与信息或计算系统的工作。这样的要求保护的信息系统可以是整个文档管理系统或其一部分。例如，本发明可以与信息系统操作，该信息系统在最简单的意义上来讲只需要是一个数据库，用来处理和存储电子文档。因此，本发明能够与任何信息系统进行操作，从那些具有最小功能的系统到那些提供所有这里公开的功能的系统。
专利事务是基于纸张的工作实践的一个例子，其中可以应用本发明的表征单元系统200。典型的专利事务律师的工作集中在纸张案卷文件的收集上，通常在律师的工作区域中把一个文件堆在另一个文件上。
图1B是典型的纸张案卷文件160的图画。典型的纸张案卷文件160包括文件夹175，其例如在三个部分保存了案卷组织的纸张文档。所述三个部分可以包括例如与客户165的通信、与美国专利与商标局(USPTO)185的通信、以及案卷的附图170。所述通信可以按时间顺序反向堆叠，并用可弯曲的接头片180固定就位。
这种典型的基于纸张的系统的一个主要问题在于随着时间的过去文件160不断膨胀的尺寸。单个文件160可以增长以保存多于500张纸，并重达10磅。安全性是另一个主要问题。如果文件160丢失或被损毁，会导致对事务所和客户的严重的后果。放错地方的案卷文件160会给法律事务处理带来不必要的延迟，并导致被USPTO征收费用。这种纸张文件的另一个缺点是它们很难进行搜索，并且索引耗时。
另一方面，基于纸张的文档管理系统的优点是其提供的固有的物理工作流管理。案卷文件160是便携的，并且可以容易地随着案卷状态的改变从一个人交给另一个人。例如，律师可以针对来自USPTO的审查意见撰写答复，然后将文件160传给助理以便编辑该答复或将其提供给USPTO。每个用户，例如律师，根据在他们的工作区域中的成堆的纸张案卷文件160的检查和重新整理，来管理他们的任务队列。“成堆”是通常用来安排项目的方法，并对应任务、次序以及用户在处理所述文件中的优先权。
系统概述图2是本发明的表征单元系统200的抽象表现，其包括表征单元接口(或界面)(interface)。与案卷相关的文档110通过例如扫描或直接的电子生成输入到文档管理数据库(DMD)120中。例如，文档110可以包括信件、评论、电子表格、图像或任何可以扫描为电子文件的项目。文档110可以在它们被输入到DMD 120以附加元数据时，通过用于注释文档110可选的注释模块210，传到DMD 120的记录中。例如，表征单元生成模块220包括用于响应影响该案卷的事件生成表征单元230的技术。表征单元生成模块220从工作流引擎130和DMD 120接收关于案卷的信息，包括案卷的身份、案卷中所有文档的列表、案卷的当前状态、与其有关的事件、以及与当前状态有关的文档列表。生成表征单元230提供一种熟悉的机制，通过操作物理表征单元230来便利对用户140的工作流，利用表征单元230和检索用户界面的文档110的检索和观看250，以及答复260的准备以更新DMD 120中该案卷的状态。
表征单元系统300现在参考图3A，示出了根据本发明构建的表征单元系统300的另一个实施例。表征单元系统300最好包括控制单元320、光标控制设备314、网络控制器316和一个或多个输入/输出(I/O)设备318。
控制单元320可以包括算术逻辑单元、微处理器、通用计算机、个人数字助理或一些其他信息用具，被配备用来提供电子显示信号到显示设备310。在一个实施例中，控制单元320包括具有图形用户界面的通用计算机，其例如由基于操作系统运行在如WINDOWNS或UNIX的操作系统上的Java写成的程序所生成。在一个实施例中，由控制单元320执行的一个或多个应用程序包括，但不局限于，文字处理应用程序、电子邮件应用程序、财务应用程序、和网络浏览器应用程序。
仍然参考图3A，示出的控制单元320包括处理器302、主存储器304、和数据存储设备306，它们全都可通信地耦合到系统总线308。
处理器302处理数据信号，并可以包括各种计算特性，包括复合指令集计算机(CISC)体系结构、简化的指令集计算机(RISC)体系结构、或实施指令集的组合的体系结构。虽然在图3A中只示出了单个处理器，但是也可以包括多个处理器。
主存储器304存储指令和/或可以被处理器302执行的数据。所述指令和/或数据可以包括用于执行任何和/或所有这里描述的技术的代码。主存储器304可以是动态随机存取存储器(DRAM)设备、静态随机存取存储器(SRAM)设备、或一些其他本领域熟知的存储器设备。存储器304在下面参考图3B更具体的描述。具体来讲，下面将描述用于提供表征单元生成的存储器304的部分、文档的表征单元访问和数据库的表征单元更新。
数据存储设备306存储数据和处理器302的指令，并包括一个或多个设备，包括硬盘驱动器、软盘驱动器、CD-ROM设备、DVD-ROM设备、DVD-RW设备、闪速存储器设备、或者一些其他本领域数值的大容量存储设备。数据存储设备360可以包括用于电子地存储文档的数据库。
系统总线308表现了用于在整个控制单元320中通信信息和数据的共享总线。系统总线308可以表现一个或多个总线，包括工业标准体系结构(ISA)总线、外围部件互连(PCI)总线、通用串行总线(USB)、或一些其他本领域熟知的总线，以提供类似的功能。通过系统总线308耦合到控制单元320的附加部件包括显示设备310、键盘312、光标控制设备314、网络控制器316和I/O设备318。
显示设备310表现了任何被配备来显示这里描述的电子图像和数据的设备。例如，显示设备310可以包括阴极射线管(CRT)、液晶显示器(LCD)、或其它类似配备的显示设备、屏幕、或监视器。在一个实施例中，显示设备310配备有触摸屏，其中，触摸敏感的透明板覆盖了显示设备310的屏幕。
键盘312表现耦合到控制单元320的文字数字的输入设备，以便向处理器302的通信信息和命令选择。
光标控制314表现了配备的用户输入设备，以便向处理器302通信位置数据以及命令选择。光标控制314可以包括鼠标、跟踪球、触针、笔、触摸屏、光标方向键、或其它使光标移动的机制。
网络控制器316将控制单元320链接到包括多个处理系统的网络。处理系统的网络可以包括局域网(LAN)、广域网(WAN)(例如，因特网)、和/或任何其它多个设备可以通过其通信的互连的数据通路。控制单元320还具有与其它系统的其它的传统连接，诸如利用标准网络协议分配文件(媒体对象)的网络，所述标准网络协议诸如本领域技术人员理解的TCP/IP、HTTP和SMTP。网络控制器316被用于将表征单元系统300耦合到文档管理数据库120、扫描仪或多功能打印机、和其它计算系统。
一个或多个I/O设备318被耦合到系统总线308。例如，I/O设备318可以是条形码读取器，配备来发射光和接收从条形码反射的输入。或者，I/O设备318可以用于输入音频并通过扬声器传输音频输出的麦克风。可选择地，I/O音频设备318可以包含一个或多个模数转换器或数模转换器，和/或一个或多个数字信号处理器以便于处理。
本领域技术人员应当理解控制单元320可以包括比图3A中所示的更多或更少的部件，只要不脱离本发明的精神和范围。例如，控制单元320可以包括附加的存储器，诸如，第一或第二级高速缓冲存储器、或一个或多个特定用途集成电路(ASIC)。类似地，附加的部件输入/输出设备318可以耦合到控制单元320，包括例如图像扫描设备、数字相机或视频摄像机、或其它配备或没有配备的设备，以便捕获和/或向控制单元320下载电子数据。
现在参考图3B，更详细地示出了存储器单元304。具体来讲，示出了根据本发明生成和处理表征单元230所需的存储器单元304部分。如图3B所示，存储器单元304最好包括操作系统330、表征单元生成模块332、检索和展示模块334、更新模块336、表征单元格式化模块338、注释模块340、识别和捕获模块342以及用于存储表征单元模板的存储器344，全部都通过总线308互相耦合并耦合到控制单元320以进行通信。
操作系统330最好是一种传统类型的操作系统，诸如基于操作系统的WINDOWS、SOLARIS、或LINUX。虽然没有示出，但是存储器单元304还可以包括一个或多个应用程序，包括，但不局限于，文字处理应用程序、电子邮件应用程序、财务应用程序和网络浏览器应用程序。
表征单元生成模块332是用于根据本发明生成表征单元。表征单元生成模块332响应于输入表征单元系统300、并作为响应生成适当的表征单元、并使其被打印。表征单元生成模块332耦合到表征单元模板存储器344，以接收要产生的表征单元的模板。表征单元生成模块332与识别和捕获模块进行通信以获得要生成的表征单元的内容，并与表征单元格式化模块338进行通信以获得关于表征单元230的格式的信息。表征单元生成模块的操作将在下面参考图11更详细地描述。
检索和展示模块334耦合到文档管理数据库120，并响应于控制单元320。响应于从控制单元320接收的输入，检索和展示模块334确定该输入与哪个案卷相关，确定哪个文档被用户请求，并与文档管理数据库120进行接口以检索文档的图像，并将其在显示设备310上展示给用户。检索和展示模块334将在下面参考图15被更详细地描述。
更新模块336处理对文档管理数据库120的更新。控制单元320能够接收图像作为输入。这样的图像可以是由表征单元系统300生成的表征单元，然后在写入时被用户标记或修改，然后转换为数字图像。更新模块336接收这样的图像，通过比较它们和原始的表征单元来对它们进行处理，以识别它们所涉及的案卷，然后修改存储在文档管理数据库120中的信息。更新模块336与文档管理数据库120或直接或间接地进行接口，并且能够读取、写入和编辑文档管理数据库120。更新模块336还能够翻译标记(mark up)或者在表征单元上写入以动作/命令和信息。更新模块336的操作将在下面参考图18被更详细地描述。
表征单元格式化模块338与表征单元生成模块332一起工作。表征单元格式化模块338规定了识别号(例如，条形码)、数据、图像、和其它作为表征单元230的部分打印的信息。响应于来自表征单元生成模块332的请求，表征单元格式化模块338执行组织和展示形成表征单元230的内容所需的许多步骤。表征单元格式化模块338还耦合到表征单元模板存储器344，以检索关于内容以及特定表征单元所需的格式化的信息。本发明最好为表征单元提供多个不同类型或格式。每种都最好被预先设计，并包含响应特定事件所需的内容，并以可视的区分方式来展示，以致不同类型的表征单元可容易地被区分开。表征单元格式化模块338的操作将在下面参考图13被更详细地描述。
注释模块340与控制单元320工作以加强(augment)在文档管理数据库120中的数据。具体来讲，注释模块230可以被用来添加表征单元系统300使用的元数据。注释模块230的操作将在下面参考图16被更详细地描述。
识别和捕获模块342耦合到控制单元320、表征单元生成模块332和文档管理数据库120。识别和捕获模块342识别作为特定表征单元的一部分而被包括的文档，并从文档管理数据库120检索文档。识别和捕获模块342还能够从文档管理数据库120检索数据，其被表征单元生成模块332使用。识别和捕获模块342的操作将在下面参考图14被更详细地描述。
表征单元模板存储器344被用于存储对于不同类型的表征单元的模板。这样的模板包括对要作为表征单元的一部分来展示的内容的指示，以及表征单元的布局和格式化。所包括的内容的类型还可以是图像、数据、以及从其获得数据的来源，诸如其中本发明被描述为与未决专利中请相关的列入日程的期限的数据库(未示出)的例子。
方法图10是用于生成和使用根据本发明的表征单元230的示范性方法的流程图1000。一般的方法包括步骤文档输入1005、注释1010、表征单元生成1015、文档检索1020、以及更新1025数据库120。这些步骤的每一个都可以是在时间上相互分离的，而不需要紧接着前一个步骤发生。此外，用户不需要用到所有这些步骤来使用表征单元系统200/300。例如，文档输入1005可以发生在任何时间，例如在接收到信件之后，或生成电子文件之后。注释模块1010如上面参考图2所讨论的是可选的。表征单元生成1015步骤由文档输入1005触发，但是也可以由与文档输入1005步骤无关的来自用户的请求来启动。文档检索1020也是可选的，可以根据用户需要通过使用如图2中的表征单元230的表征单元来启动。更新1025数据库120的步骤也是可选的，并且可以例如被用作响应或用户动作的结果，或者作为用户对表征单元做物理标记的结果。
图11是用于生成表征单元的方法的示范性实施例的流程图。用于生成表征单元230的处理由触发事件1105启动。现在参考图12，将描述触发事件1105的示范性实施例。例如，表征单元生成处理1015会被文档输入1205到数据库120、用户请求1210、或者数据库120中的输入的字段修改1215所触发。本领域技术人员将认识到还有其它各种可能启动表征单元生成1015处理的触发事件。一旦发生触发事件，则如信号线1107所示，其被传给工作流引擎130、文档管理数据库120和表征单元系统300进行进一步处理。
如图11所示，一旦启动，表征单元生成模块332就从例如数据库120和工作流引擎130收集信息1110。例如，这样的信息可以包括案卷号或名称、客户信息、即将到来的期限、或其它基础信息。表征单元生成模块332还识别1115与该案卷相关的文档110，并从数据库120检索1120文档。这个处理最好利用对应于表征单元系统300所响应的触发事件1105的表征单元模板来执行。
一旦检索1120到文档110，则表征单元生成模块332与表征单元格式化模块338合作，以格式化1125表征单元，以及与识别和捕获模块342合作，以识别1130关键文档1130、每个讨论的下文，并将输出发送1135给打印机(未示出)已进行打印。
现在参考图13，示出了格式化1125表征单元的方法的示范性实施例的流程图。格式化1125表征单元230的处理由从表征单元模板存储器344中选择1305表征单元230的模板开始。选择1305模板的步骤可以从存储在数据库120中的每种不同类型的案卷中获得的几个主模板中选择一种生成的表征单元230的格式。数据库120可以包括几种不同类型的案卷，例如，医疗案卷、专利案卷、财务案卷、以及其它案卷。此外，每种类型的表征单元230的主模板可以包括一个具体案卷所有可能的字段，即使并不是每次生成表征单元时都会需要所有的字段。字段的类型包括，例如，案卷号、案卷名称、客户信息、联络信息、期限、信件、图像、预测、用户备忘录、用户输入字段、以及其它字段。模板是可以被用户定义的，并且最好基于用户的输入被预先定义。
一旦模板被选择1305，所述方法识别1310表征单元230所需的基础信息。表征单元生成模块332最好拣选在信息收集步骤1110期间收集的信息，以便识别可能用到的基础信息。这样的信息可以包括，例如，案例名称或案例号、客户名称、表征单元识别号、和表征单元生成日期。或者，这个基础信息可以识别特定案卷所需的最少的信息。
一旦基础信息被识别1310，则表征单元生成模块332创建由识别和捕获模块342检索的文档的索引。这样的文档的一部分或全部都不太可能被用作生成的表征单元的一部分。对于每个文档创建一个索引项，并且该索引项可以包括，例如，文档日期、文档类型、简短摘要、以及到文档全文的链接。
接下来创建1320动作字段。这些动作字段便于用户输入信息到生成的表征单元上。例如，这样的字段包括复选框，以使用户在用于提议的动作的几个选项中进行选择。或者例如，响应于接收的文档，用户会被提示在可以对该文档执行的几个预定动作中进行选择。
一旦动作字段被创建，则表征单元生成模块332集合使用主模板的字段1325来生成当前表征单元，并集合所选择的字段以适合预定的区域。例如，预定区域可以要打印生成的表征单元的纸张的尺寸来规定。然后，表征单元生成模块332可选择地在发送表征单元230用于如图11所示的输出到打印机1135之前保存1330所生成的表征单元的电子版本。如果保存了生成的表征单元，可以在生成的表征单元上自己提供到该表征单元的电子版本的链接。应当理解图13的步骤并不是唯一的，并且不必按照所描述的次序来执行。
现在参考图14，示出了识别1130文档以作为表征单元230的一部分被包括的方法的示范性实施例。识别和捕获模块342将作为表征单元230的一部分打印的文档。识别和捕获模块342基于各种因素来识别文档，包括用户输入、表征单元模板、预设用户参数选择、促使生成表征单元的触发事件、以及将为其创建表征单元的案卷。例如，将通过三种方法中的至少一个来执行识别哪些文档将被包括手动、半自动、或全自动，每种方法都由几个可能的不同的实施方式。
所述方法首先确定1405是否使用手动方法来确定哪些文档作为表征单元230的一部分而被包括。如果使用了手动方法，处理在步骤1420继续。在手动识别情况下，识别和捕获模块342接收文档标识符，并从例如数据库120检索1425对应于那些标识符的文档。这种关键文档的手动1405识别可以由，例如，这样的操作员来执行该操作员知道案卷的当前状态，了解发生的事件，理解针对生成的表征单元可能被参考的哪些文档应当作为生成的表征单元230的一部分而被包括，以便需要时用户会用来准备答复。最简单的解决办法是打印出每一篇参考的文档。然后这会导致需要打印出成百上千张纸，而它们中的许多都不是用户当前要用到的。确实，操作员最好只输入那些用户所需要的文档的文档标识符，例如，以便针对当前的事件准备一个适当的答复。
如果没有使用手动方法，所述方法继续到步骤1410以确定是否使用了半自动方法。如果是，在半自动识别情况下，识别和捕获模块342识别1430将接收生成的表征单元的用户，并访问1435那个用户的用户简档。识别和捕获模块342基于该简档识别1440文档，并从例如数据库120检索1445所述文档。表征单元230的文档的半自动1410识别影响了以下情形(leverages theobservation)每个用户140都具有各自的要求，希望在例如响应事件时他们可以物理上得到哪些文档110。因此，应当认识到可以针对用户的工作风格来定制不同类型的表征单元的数量，或者加强公司的工作风格可以称为系统200/300的一部分。例如，一些用户140可能总希望看到所有的文档110。而其他用户140只希望在他们准备答复时看到主要文档的当前版本和与该事件相关的最近信件。
如果没有使用半自动方法，所述方法从步骤1410继续到步骤1415，以确定是否使用全自动方法。如果是，在全自动识别的情况下，识别和捕获模块342识别1450表征单元类型。表征单元类型的识别可以基于触发表征单元生成的文档，以及对文档的搜索以便利用例如语法分析程序识别1455关键文本。当识别和捕获模块342应用光学字符识别(OCR)以获得扫描文档110的图像的原文表现时，文档110的电子版本可以被直接搜索。识别和捕获模块342使用识别的关键文本以及可能的文档类型来访问1460数据库和识别1465所生成的表征单元的用户。基于用户和关键文本，识别和捕获模块342识别1470文档以进行打印，并从数据库120检索1475该文档。
在以文档的手动、半自动或全自动识别的任何一种以便作为表征单元230的一部分而被包括的情况下，识别和捕获模块342能够生成和打印与当前案卷有关的任何其它案卷的表征单元。例如，在手动识别的情况下，接收文档标识符的步骤可以接收对先前保存的表征单元的标识符，或者更可能的是，如参考图12所讨论的，启动对相关案卷最新表征单元的用户请求1210。在半自动或全自动识别模式的情况下，识别和捕获模块342可以类似地发出用户请求1210以生成相关表征单元。然而，表征单元生成模块332可以只打印那些相关案卷所特有的表征单元，而不打印与所述相关案卷相关的任何文档。每个相关案卷的每个表征单元可能最初只是用作特定相关案卷的状态的提示，但是也会提供对用于用户140可能想要看的特定相关案卷的表征单元中参考的任何文档的便于访问的通路。
如图14所示，识别和捕获模块342实际上可能不识别任何打印的额外文档，在这种情况下，表征单元生成模块332只生成表征单元。本领域技术人员应当理解在图14中描述的步骤并不是唯一的，并且不必按照所描述的次序来执行。
如图2所示，表征单元检索用户界面(UI)270可以被实施来便利利用表征单元230的文档110的检索和观看250。图15是利用表征单元230在表征单元系统200/300中检索文档的方法的示范性实施例的流程图。所述方法最好使用检索和展示模块334来执行，并且从确定1505文档标识符是否可用开始。
如果文档标识符可用，则检索和展示模块334接收1510文档标识符。表征单元检索用户界面270允许通过例如扫描位于表征单元230上的条形码来检索与案卷相关联的任何文档110。在这种情况下，条形码读取器280与图3B的检索和展示模块334通信。或者，检索和展示模块334可以通过用户手动输入与文档110相关联的代码数字而不是扫描条形码来接收1510标识符，其中所述的代码数字可以是条形码。检索和展示模块334例如从数据库120中检索与文件标识符相关联的文档1515，并在如图2所示的计算机150的显示设备上显示1520文档110的可视表现。或者，检索的文档可以由检索和展示模块334直接发送给打印机(未示出)。
如果在步骤1505文档标识符不可用，则检索和展示模块334向用户展示1525一个界面，用来浏览文档以寻找表征单元所对应的案卷。者允许用户通过浏览与按键相关联的文档110来选择文档标识符。本领域技术人员应当理解在图15中描述的步骤并不是唯一的，并且不必按照所描述的次序来执行。
如参考图2所述的，用于在文档110输入到DMD 120时对它们进行注释的可选的注释步骤210还可以实施用来向DMD 120中的记录附加关于该文档所属的案卷或者特定文档110本身的元数据。例如，处理收到的邮件的人会典型地检查邮件、登记邮件、复印邮件，并确定应当如何转发，有效地执行工作流引擎130的部分任务。由注释模块340执行的注释步骤210能够帮助保证添加到数据库120的文档110被登入一览表并与特定案卷相关联。图形用户界面控制所述注释处理。
图16是根据本发明的注释文当的方法的示范性实施例的流程图。注释模块340确定1605是否注释该案卷，是否注释1610该文档，或完全不注释。如果注释案卷，则注释模块340接收1615数据，然后更新1620DMD 120中对应该案卷的一个或多个记录。例如，用户可以输入关于该案卷的基础元数据，诸如其当前状态或案卷号。如果注释文档，则注释模块340接收1625数据，然后更新1630文档。例如，用户可以输入关于特定文档的基础元数据，诸如其来源或分类。本领域技术人员应当理解对注释模块340描述的处理步骤并不是唯一的，并且不必按照所描述的次序来执行。
图18是更新1025表征单元系统200/300的数据库120的方法的示范性实施例的流程图。如参考图2所示的，更新数据库120可以作为用户准备答复260的结果，或者，也可以作为用户对生成的表征单元230做物理标记的结果。更新模块336确定1805是否生成了答复。如果是，更新模块336使用类似于先前对图16描述的注释案卷和文档的处理更新数据库120中的案卷记录。
更新模块336还确定表征单元是否被扫描1815到系统200/300。如果是，则更新模块336检索由表征单元生成模块332保存的生成的表征单元的电子版本，以及由用户标记的输入的扫描表征单元。更新模块336比较1825生成的表征单元的电子版本和扫描的表征单元，以确定可能对应更新的区别。然后更新模块336如比较的结果所委托的，对数据库120中的文档和记录执行更新。本领域技术人员应当理解所描述的步骤并不是唯一的，并且不必按照所描述的次序来执行。
现在参考图4-9，其中示出了与表征单元系统200/300一起使用的示范性表征单元和用户界面，其中所述表征单元系统200/300用于管理和跟踪律师和专利局的专利申请和专利的事务。
图4是表现用在专利事务中使用的纸张案卷文件160(参见图1B)的表征单元400的示范性实施例。例如，表征单元400可以被打印在一张“11×17”的纸张410上，其被中间对折以创建自己的“文件夹”。这样有很多方面的优点。第一，通过对半对折，就创建了可以用作作为表征单元的一部分打印的文档的其它分离的纸张的文件的文件夹。第二，折叠的表征单元的书脊412的部分可以是指示案卷的状态的色码。第三，可以在第一页的上部打印和色彩编码标准信息。
图5A是图4的表征单元400的封面505的示范性表现。表征单元400的封面505上示出了右上角的案卷的识别号525、客户信件的列表530、以及USPTO的信件的表现535。信件530和535的全部类别包括信件的每个项目545的原文摘要540、信件日期550、和条形码555。信件的每一项545都对应输入到文档管理数据库120中的文档110。信件的每一项545的条形码链接到文档管理数据库120中的项目545的电子表现。虽然没有示出，表征单元400还具有识别和对应表征单元400的电子版本的条形码。
图5B是图4的表征单元400的左侧内页510的示范性表现。图5C是图4的表征单元400的右侧内页515的示范性表现。在这个实施例中，图4的表征单元400的左侧内页510和右侧内页515的示出了前先为案卷准备的图560的缩略图。图5D是图4的表征单元400的封底520的示范性表现。在这个实施例中，表征单元400的封底520示出了发明的摘要565。当然，表征单元400的每页的内容并不限于在图4和图5A-5D中所示的那些实施例，而是可以改变的，以包括被表征单元系统200/300的用户140认为最适合的信息。
可以如先前对图11至13讨论的那样生成图4和图5A-5D的表征单元400。表征单元生成处理还检索和打印索引在图5A的封面505的客户和USPTO信件530和535的表现中的项目545所表现的文档的子集，它们有助于律师准备对未决事件的答复。这个子集以如图14中讨论的手动、半自动、或全自动生成的。
在手动生成情况下，操作员(例如，律师的助理)可以便于打印那些表征单元400上参考的项目545所表现的、并且是律师所需要的文档。在半自动生成的情况下，与每个律师相关联的简档可以指导打印的项目545的子集的确定。例如，一些律师总是希望看到项目545表现的所有文档。其他律师只希望看到当前的权利要求书和最近的审查意见通知书，以便准备对该审查意见通知书的答复。在全自动生成的情况下，语法分析程序可以识别与当前事件的文档，例如审查意见通知书。例如，表征单元系统200/300的表征单元生成模块332可以只打印审查意见通知书中参考的专利，并以它们在审查意见通知书中被参考的次序来对打印输出进行排序，而不是简单地打印出附加在审查意见通知书的参考列表中的所有专利。
图2的表征单元生成机制220还可以为与当前案卷有关的其它专利案卷生成类似于图4的表征单元400的表征单元。由于处理当前案卷的律师最初只要求在当前表征单元400中参考的文档，在相关表征单元中参考的文档一般不打印。
由图5A的项目545或系统200/300的表征单元生成机制220生成的相关表征单元所表现的文档的任何打印输出都可以被叠在当前案卷的表征单元400中，或者用纸夹或装订夹附在表征单元400上。图6是图4的表征单元400，包括叠在表征单元400种的相关文档(例如，如图2所示的文档110)的打印输出610。
图7A是用于输入关于当前文档(参见，例如，图2的文档110)所属的案卷的元数据的用户界面700的示范性表现。图7B是用于输入关于文档本身(参见，例如，图2的文档110)的元数据的用户界面705的示范性表现。如前面参考图2讨论的，可以实施可选的注释步骤210以便将元数据附加到输入到数据库120种的文档110上。在专利事务的上下文中，通过案卷扫描仪用户界面700和705控制注释步骤。
如图7A所示，用于输入关于特定文档所属的案卷的元数据的第一用户界面700包括搜索字段710、案卷列表字段715、新案卷按钮720、信息制表725、以及添加文档制表730。搜索字段710允许诸如律师的用户检索特定案卷的元数据。案卷列表字段715列出例如最近访问的案卷或者与特定客户相关联的案卷。新案卷按钮720打开一个新的窗口，以允许输入新的案卷数据。信息制表725示出了关于案卷的元数据，例如包括客户号、客户名称、事项号(案卷号)、申请号、申请日，标题、发明人信息、以及案卷的客户内部编号。框住的字段中的元数据可以使用编辑按钮735来编辑。事项号可以包括下拉菜单，用来在各个国家代码中进行选择。添加文档制表730可以包括便利于附加文档到数据库120中的当前案卷的记录的字段。
如图7B所示，用于输入关于特定文档的元数据的第一用户界面705包括搜索字段710、案卷列表字段715、新案卷按钮720、信息制表725、以及添加文档制表730。搜索字段710、案卷列表字段715、新案卷按钮720、以及信息制表725的功能与图7A的案卷扫描仪用户界面700所述的相同。
添加文档制表730示出了文档本身的属性，诸如相应申请号、事项号、以及文档被创建或接收到的日期。添加文档制表730上的来源字段740识别出所述文档的来源，诸如来自客户的文档、来自USPTO的文档，或者律师产生的文档。类型字段745识别出文档类型，其指示例如发明公开、案卷事项号请求、公开义务的通知、信件、申请、对审查意见通知书的答复、或者另一种文档类型。扫描范围750便利于扫描新文档110到图2的数据库120。扫描字段750包括下拉菜单，指示文档是输出或输入(例如，去往、来自)、文档的来源或目的地(例如，客户、USPTO)、文档类型(例如，信件)、以及输入主题的字段(例如，回复)。扫描按钮755用于启动扫描。
图8是用于控制检索和观看在生成的表征单元400上识别的文档的第二用户界面800的示范性表现。如图5A所示，与当前案卷相关联并存储在数据120中的文档110被在表征单元400上识别为项目545，每个项目包括条形码555、通信日期550和原文摘要540。
如图8所示，第二用户界面800包括搜索字段805、案卷字段810、案卷信息字段815、文档列表字段820、以及观看内容按钮825。搜索字段805允许用户输入案卷和事项号或条形码来检索特定文档。或者，条形码扫描仪可以利用在表征单元400上识别的项目545的条形码555输入这个信息。案卷字段810，列出例如最近访问的案卷或与当前案卷相关联的案卷。案卷信息字段815指示与特定文档相关联的信息，诸如事项号、客户、申请号(“App#”)、申请日、题目、发明人、以及客户案号(“Client’s#”)。
文档列表字段820包括，例如，客户通信830和USPTO通信835的描述和日期的列表。客户通信830、USPTO通信835、和附图840中的每一项都可以被单独选择来检索和观看。使用观看内容按钮825来启动例如在PC屏幕上对所选文档的实际检索和观看(参考，例如，图2中描述的检索和观看250)。检索和观看按照先前参考图10和15讨论的来实施。
表征单元400还可以被用来更新表征单元系统200/300的数据库120中案卷的状态。图17是另一个实施例的图4的表征单元400的页面1700。页面1700包括示出提交收据1710的图像的动作字段1705，其包括多个复选框1715来供用户从中进行选择，包括例如三个预定动作存储、通知用户和删除，在这些动作中，用户已经选择了“通知用户”。页面700还包括动作字段1720，其包括一个允许用户改变正工作的律师的输入框1725。页面1700还包括动作字段1730，其包括一个记入档案的期限清单1735。记入档案的期限清单1735中的每一项1740包括复选框1745、到期日1750、动作1755、备注字段1760和初始律师1765。例如，用户可以标记复选框1745以表示完成，或如项目1770所示在备注字段1760输入评论，或者如项目1775所示重写到期日1750。因此，如先前参考图18所讨论的，用户可以使用表征单元400的页面1700来更新案卷。
图9是打印机对话框900，以便利于使用表征单元生成软件、打印机和计算机的另一个实施例。为了进行打印，表征单元系统200/300可以调用个人计算机150上的打印会话，并在选择理光(Ricoh)打印机的时候，使表征单元生成软件施加到所选择的案卷。图9的打印机会话框900包括打印机字段905、页面范围字段910、副本字段915、缩放字段920、选项按钮925、确定按钮930和取消按钮935，它们每一个的操作都类似于个人计算机上的打印机驱动程序所共有的相应部分的操作。
为了调用表征单元生成软件，用户140可以从打印机字段905中的名称下拉菜单940中选择，例如，支持表征单元生成的理光打印机驱动程序。对于支持表征单元生成的打印机的选择会启动打印机驱动程序界面900中的纸张表征单元生成字段945。例如，纸张表征单元生成字段945包括启动按钮950来启动表征单元生成和打印，和预览按钮955以便在打印之前预览生成的表征单元。
纸张表征单元生成字段945中表征单元格式下拉菜单960允许用户在几种格式中进行选择，包括例如“专利案卷文件”。表征单元生成处理(参见例如图10的表征单元生成1015模块)提供了可以表现在如表征单元400中的案卷的特性。在专利案卷文件管理系统中，所述特性可以包括例如出现在图5A的封面505上的汇集通信530和535的数据列表、现有技术、以及出现在图5B和5C的内页510和515上的附图的微缩图560。字段下拉菜单965允许用户来选择生成可用的表征单元字段的全部还是一个子集。或者，表征单元的格式及其表现的信息可以在通过属性按钮970进入的打印机属性页面中进行选择。
因此，用于自适应文件检索的基于文档的表征单元系统保持了基于纸张的案卷管理系统的优点的同时，还通过使用基于纸张的接口而克服了基于纸张的案卷管理系统的许多缺点。
为了说明目的已经在前面描述了本发明的实施例，这些实施例不是排他性的，也是不为了使发明仅仅限制在所公开的形式上。本领域技术人员可以理解，在上述教导下可以进行许多修改和变化。因此，本发明的范围并不是由这些具体描述来限定的，而是由所附的权利要求书来限定。
本发明基于2005年6月22日申请的美国优先权申请No.11/159559和2005年1月14日申请的美国权优先临时申请No.60/644357。
权利要求
1.一种用于与文档管理系统接口的表征单元，该表征单元包括案卷文件的可视表现，该可视表现包括与该案卷文件相关联的信息；和对至少一个文档的电子版本的索引，该索引包括关于该文档的附加信息；以及其中所述可视表现和所述索引都是在有形的媒体上可视的。
2.一种用于文档管理系统的方法，该方法包括从该文档管理系统中检索案卷文件的数据；创建对与该案卷文件相关联的项目的索引；以及生成表征单元，该表征单元是所述检索的数据和所述索引的物理表现。
3.如权利要求2所述的方法，还包括对所述数据和索引进行格式化，用于创建适合于所述物理表现的预定区域的案卷文件的可视表现。
4.如权利要求2所述的方法，还包括创建动作字段，以便于用户修改所述案卷文件；以及其中所述生成步骤包括所述动作字段。
5.如权利要求2所述的方法，还包括确定与该案卷相关联的电子文件的子集；创建所述子集的至少一个电子文件的物理表现；以及将所述至少一个电子文件的物理表现与所述表征单元相关联。
6.如权利要求2所述的方法，还包括检查当前电子文件，以识别关键文本；确定预期用户；以及基于所述关键文本和预期用户来访问数据库以确定所述子集。
7.一种利用案卷文件的物理表现操作文档管理系统的方法，该方法包括生成表现案卷文件的表征单元，该表征单元包括与该文件相关联的文档的可视表现；接收包括在所述可视表现中的文档标识符；检索与该文档标识符相关联的文档；以及显示该文档。
8.一种利用案卷文件的物理表现来在文档管理系统中修改该案卷文件的方法，该方法包括接收扫描的表征单元；检索生成的表征单元；比较扫描的表征单元和生成的表征单元；以及基于比较结果更新所述案卷文件。
9.如权利要求8所述的方法，还包括检索和显示所述扫描的表征单元的可观看的表现。
10.一种生成文档管理系统的案卷文件的物理表现的系统，该系统包括识别模块，用于检索关于案卷文件的信息；生成模块，用于创建该案卷文件的物理表现，该生成模块耦合到所述识别模块以接收信息；以及格式化模块，用于对相应于要包括在所述物理表现中的所述案卷文件的数据的可视表现进行格式化，该格式化模块耦合到所述生成模块。
11.如权利要求10所述的系统，还包括识别和捕获模块，用于识别要作为所述物理表现的一部分而被包括的文档，并从所述文档管理系统检索该文档，所述识别和捕获模块耦合到所述生成模块和所述文档管理系统。
12.如权利要求10所述的系统，还包括触发模块，用于启动所述物理表现的生成，所述触发模块耦合到所述生成模块。
13.一种利用表征单元操作文档管理系统的系统，该系统包括识别模块，用于识别相应于表示案卷文件的表征单元的输入，该表征单元包括对与该案卷文件相关联的至少一个文档的索引；和检索模块，耦合到所述识别模块以检索在该索引中识别的文档，所述检索模块耦合到所述文档管理系统以检索文档。
14.如权利要求13所述的系统，还包括注释模块，耦合到所述识别模块以便将数据附加到属于所述案卷的文档。
15.如权利要求13所述的系统，还包括注释模块，耦合到所述识别模块以便将数据附加到属于该文档自身的文档。
16.如权利要求13所述的系统，还包括浏览模块，耦合到所述检索模块，以便列出与该案卷相关联的多个文档，所述浏览模块还被耦合用来向显示设备提供信息。
17.一种利用表征单元来修改与文档管理系统中的案卷文件相对应的记录的系统，该系统包括检索模块，用于检索生成的表征单元和扫描的表征单元，所述检索模块耦合到所述文档管理系统；比较模块，用于比较所述生成的表征单元和扫描的表征单元，所述比较模块耦合到所述检索模块；和更新模块，耦合到所述比较模块和所述文档管理系统，用于利用来自所述比较模块的输出修改所述文档管理系统中的记录。
18.如权利要求17所述的系统，还包括生成模块，用于生成表现案卷文件的生成表征单元，该表征单元包括对用于用户输入的至少一个动作字段的索引，所述生成模块耦合到所述文档管理系统。
全文摘要
描述了用于创建表征单元以及用其操作和修改文档管理系统中的案卷文件的系统和方法。表征单元的一个示范性实施方式包括对案卷文件的表现(representation)。所述表征单元可以包括与该案卷文件相关联的文档的表现，其中所述表现可以包括文档的简要描述和可视摘要，而所述文档还具有对文档的电子版本的相关链接，表征单元可以用于方便利用其相关链接来检索和观看文档的电子版本。在另一个示范性实施方式中，表征单元还可以被用于基于用户对该表征单元的输入来更新案卷文件。
文档编号G06Q10/00GK1811771SQ20061000612
公开日2006年8月2日 申请日期2006年1月16日 优先权日2005年1月14日
发明者马克斯·E·麦克法兰, 罗伯特·亚历山大, 迈克尔·G·E·格里芬, 乔纳森·J·赫尔 申请人:株式会社理光