可使用快捷方式模板进行文档操作的文档管理系统及方法

专利名称：可使用快捷方式模板进行文档操作的文档管理系统及方法
技术领域：
本发明涉及在用于蓄积和管理各种文档的文档管理系统中容易地登 记期望的文档并且对查看文档进行管理的技术，其在对文档进行登记操作 时通过定制在用户界面上查看的菜单和命令来提高文档登记的可操作性。
背景技术：
随着因特网等的基础架构的发展，以电子数据的形式提供世界上的信 息正变得必不可少。当以电子数据的形式提供信息时，假如具备基础架构， 则可以进行快速的信息传输。
此外，由于电子数据在搜索性质上具有优势，所以可以在短时间内从 所蓄积的大量信息中获取期望的信息。因此，近来由电子数据形式构成信 息正变成必要条件。
另外，管理电子数据的文档管理系统或文件服务器能够在保存空间中 蓄积大量的信息。此外，以高速传输信息并且对连接位置没有限制的基础 架构广泛可用，因此文档管理系统或文件服务器正变得具备用于从所蓄积 的大量信息中获取期望的信息的搜索能力。
由于在文档管理系统中存储诸如图像、视频图像等的各种信息，所以 文档管理系统提出了下列问题，即在对文档进行管理或者搜索处理时需要 用户根据信息的类型选择搜索方法。为了解决此问题， 一般使用通过在数 据库处进行集中管理而提供统一访问的方法的技术(参见日本特开平
09-251416 (1997)号公报)。随着这些技术的发展，文档管理系统或者文 件服务器通常在许多公司、工程、教育机构、家庭等中广泛使用作为有效 的信息共享系统。
文档管理系统被广泛使用的原因在于，许多用户可以在文档管理系统 中蓄积各种信息而没有时间限制，从而统一信息的管理、在需要时从文档 管理系统中对期望的信息进行搜索、并且共享该信息。然而，即使引进了文档管理系统，也不必然能够有效地管理数据。
电子数据具有不需要像在纸的情况下的物理存储位置、容易处理并且 容易编辑的优势。相反，因为容易进行数据处理，所以在文档管理系统中 容易蓄积大量的数据，因此其中存储有大量相似但不相同的文档。结果， 存在大量在搜索期望的信息时无法区分信息的情况。
因此，即使以电子数据的形式使用管理目标，在用于管理文档的文档 管理系统中也需要使用规则。可以在用户之间预先确定这种使用规则，但 是由于用户能够任意地确定使用规则，所以存在许多不遵守规则的情况。 文档管理趋于容易不受控制。此外，在从开始就不存在管理规则的情况下， 用户出于偏好十分频繁地改变或转移文档名称，可能导致难以搜索到目标 文档。
在所有用户遵守文档管理规则的前提下，可以建立任意地委托用户进 行文档管理的方法，但是实际上难以确定适合各种用户的每一种实际使用 方式的最佳规则并强迫用户完全遵守它们。
另外，刻板的或非弹性的规则不适合各种用户的使用方式，但是相反， 当规则太详细时很难让用户遵守。也就是说，委托用户进行管理的方法不 是根本的解决方案。
为了使许多用户在具有文件夹分层结构的文档管理系统中共享和管 理各种文档，识别以下三点对于每一个用户是重要的。
1. 文档名称
2. 文档的存储位置(文件夹和路径)
3. 如何使用用于执行处理的用户界面和命令
例如，在登记文档的情况下，需要识别文档应该存储在文件夹层中的 哪个文件夹里。在打开期望的文档的情况下，需要识别所期望的文档在哪 里、以及所期望的文档是什么文档。
在打开文档的情况下，需要知道需要对用户界面进行一系列什么操作。
也就是说，在共享文档时，当考虑到应该将文档存储在哪个文件夹里 以方便访问文档、并且应该生成什么文档名称以有效地访问文档而登记文档时，结果需要大量的劳动。
在打开存储位置不清楚的文档的情况下，需要通过文档名称搜索来搜 索放置该文档的位置。在已知存储文档的文件夹的情况下，需要打开该文 件夹来査看文档列表，并且执行从该文档列表对目标文档的搜索。
然而，即使已知文档名称，在具有相同名称的文档存储于多个文件夹 中的情况下，也存在无法判断在哪个文件夹里提供所期望的文档的许多情 况。
此外，在利用文档管理系统或文件服务器实际共享文档的状态下，存 在无法识别所期望的文档的存储位置或准确的文档名称而导致需要大量劳 动来进行搜索的许多情况。实际上，随机生成关于文档的版本，因此存在 许多相似的文档。结果，用户难以根据诸如文档日期或文档内容的存储的 信息来实际搜索期望的文档。
在文档管理系统中共享和管理文档需要规则。然而，如果这种规则不 适合各种实际使用状态和用户，则用户感到规则刻板或没有弹性而很难保 持。
此外，当以具有大量细节的长度描述规则时，需要用户在识别所有规 则后进行操作。用户很难使用这样的系统。

发明内容
本发明的一方面在于通过以下方式来解决上述问题文档管理系统读 入定制的快捷方式(shortcut)模板的信息来生成菜单，在用户选择菜单时 还根据快捷方式模板的设置执行处理。
根据本发明的一个方面，提供了一种经由网络连接到文档管理服务器 的客户机设备。所述文档管理服务器对存储在存储器中的文档进行管理并 且保持文档管理规则。所述客户机设备包括编辑单元，被配置为对模板 进行编辑，所述模板包括对文档进行的操作的信息、要在所述客户机设备 中登记的菜单的名称的信息、以及文档管理规则的标识符；获取单元，被 配置为从所述文档管理服务器获取文档管理规则，其中所述文档管理规则
通过编辑后的所述模板中包含的所述标识符来指定；判断单元，被配置为判断包含在所述编辑后的模板中的操作是否遵照所述获取单元所获取的所 述文档管理规则；以及登记单元，被配置为如果所述判断单元确定所述编 辑后的模板中包含的所述操作遵照所述文档管理规则，则将指示进行所述 操作的菜单的名称登记在所述客户机设备中，否则不登记所述名称。
根据本发明，可以使用适合独立用户的文档操作作为菜单。因此，可 以登记对于每一个用户来说最佳的操作内容。
可以使用来自菜单的操作进行一系列文档操作。
当文档管理系统检查在登记时定制的模板中描述的内容时，可以强制 用户完全遵守基本规则。
从以下(参考附图)对示例性实施例的描述，本发明的其它特征将变 得清楚。


图1是本发明实施例中的文档管理系统的系统框图。
图2是本发明实施例中的文档管理服务器或客户机的系统框图。
图3是示出由图2中的菜单和命令存储器中存储的菜单、命令等组成
的属性管理数据表的图。
图4是示出图2中的规则存储器中存储的在文档管理系统中使用的规
则的属性管理数据表的图。
图5是示出输出图2中的菜单和命令存储器中存储的登记内容的文本文件的数据表的图。
图6是示出说明存储在批处理(batch)文件中的属性信息的属性管理
数据表的图，所述批处理文件输出图2中的菜单和命令存储器中存储的登
记内容。
图7是对DMS客户机等的PC激活批处理文件后的操作进行说明的图。
图8是对在文档管理系统中直到输出图5所示的登记内容以向用户分 发的处理顺序进行说明的流程图。
图9是对在文档管理系统中用于执行图8中登记的菜单并且登记文档
7的处理顺序及处理进行说明的流程图。
图10是对在文档管理系统中将图8中登记的菜单作为批处理文件输出 并且执行该批处理文件、之后登记该批处理文件的处理进行说明的流程图。
图11是说明在输出菜单以通过双击执行处理的情况下的处理的流程图。
具体实施例方式
以下将参照附图对本发明的第一实施例进行说明。图1是示出根据本
发明的文档管理系统(DMS， document management system)的示意性结构 的框图。
所有的装置和设备可以通过网络11传输信息。
DMS服务器10用作根据本发明的文档管理系统的服务器，文档蓄积 在DMS服务器10中，然后进行管理。DMS服务器10可以是对以该系统 处理的电子数据的形式所产生的物质进行管理的计算机。DMS服务器10 执行通过已知技术实现的网络处理，除此以外，主要执行文档数据库的建 立、设备间文档数据的发送/接收处理、用于进行访问控制的安全管理、多 个用户间的排他(exclusive)控制处理、对蓄积文档数据的数据库进行管 理等。稍后将参照图2对DMS服务器10进行详细的说明。
DMS客户机12用作DMS服务器10的客户机。在本实施例中，文档 管理系统的客户机应用程序安装在DMS客户机12中并执行。
在以下说明的实施例中，假设在客户机14中没有安装文档管理系统 的客户机应用程序。
请注意，DMS客户机12是用户用来实际对文档数据进行例如输入、 参考和输出等操作的个人计算机。图1示出了向1个服务器提供1个DMS 客户机的文档管理系统的说明性环境，但是也可以实现多个DMS客户机 连接到1个服务器的文档管理系统的替选环境。DMS客户机12中的每一 个可以利用己知技术共享MFP (多功能外围设备，Multi Function Peripheral) 13，并且通过网络11控制MFP 13的操作。
DMS客户机12用来主要为了将文档存储在DMS服务器10中而通过MFP 13的扫描器读取文档，直接将读取的数据存储在DMS服务器10中。 此外，DMS客户机12还用来读取文档的内容并对读取的数据设置文档属 性，从而将其直接存储在DMS服务器10中。DMS客户机12可以控制 MFP 13在纸上打印出存储在DMS服务器10中的文档。
此外，DMS服务器10、 DMS客户机12和MFP 13可以互相通信。因 此，文档管理系统可以具有每个客户机12可连接到服务器10以进行操作 的环境。
连接到网络11的MFP 13可以与DMS服务器10、 DMS客户机12以 及客户机14保持通信。MFP 13包括用于读取在纸上打印或描述的字符、 图形、图像等并且输出从它们转换的电子数据的扫描器、以及用于在纸上 打印电子数据的打印机。通过MFP13扫描纸文档15 (例如，日记文档)。
请注意，以下说明的本实施例按照将输入设备和输出设备并入多功能 外围设备的方式来配置，但是根据本发明的文档管理系统可以被配置为使 得独立的扫描器读取文档并且独立的打印机打印文档。
图2是示出构成本实施例的文档管理系统的功能要素的框图。文档管 理系统200由DMS服务器10和DMS客户机12构成。
请注意，图2示出了 DMS服务器10和DMS客户机12中的任意一个 主要执行用于实现文档管理系统的各功能要素的处理的一个示例，但是本 发明不限于图2所示的结构。例如，可以以由DMS服务器10执行要由 DMS客户机12执行的一部分处理的方式来配置文档管理系统。例如，根 据来自DMS客户机的文档搜索处理部的指令，与DMS服务器的文档管理 部协作执行文档搜索处理。另外，可以由DMS服务器和DMS客户机中的 任意一个对文档应用属性信息。在打印由DMS服务器管理的文档时，可 以基于来自DMS客户机的指令对文档图像数据进行处理以直接进行打印， 而不需要DMS客户机。
在本实施例中，扫描器201和打印机214被设计成由MFP 13提供。 DMS客户机12设置有图像输入部202、文件导入处理部203、文档属性登 记部204和文档登记部205。 DMS服务器10设置有文档管理部206、文档 数据库207和文档实体存储器208。用户将要登记的文档放置在扫描器201上，对该文档执行图像的读取 处理。通过图像输入部202输入扫描的文档图像数据。登记目标的文档不 限于从扫描器输入的文档图像，但是文件导入部203可以导入存储在诸如 硬盘的存储介质中的文档文件以登记该文档。
之后，文档属性信息登记部204将文档属性信息赋给登记目标的文档 数据，将其从文档登记部205传输到DMS服务器10进行登记。此外，文 档管理部206将所接收的文档数据的实体登记到文档实体存储器208中， 将在文档属性登记部204中登记的文档属性信息存储在文档数据库207中。 应当指出，由于文档属性信息和文档数据相链接地存储在文档数据库207 中，所以在使用属性信息进行搜索的情况下，可以容易地指定相对应的文 档数据。此外，在图2中，文档实体存储器208被描述为DMS服务器10 的一部分，但是不限于此。通过网络连接的文件服务器设备(未示出)可 以用作文档实体存储器208。
DMS客户机12还设置有文档搜索处理部209、输出处理部210、显示 输出处理部211、显示器212和打印输出处理部213。
当用户从在DMS服务器10中管理的文档中搜索并参照任意文档时， DMS客户机12进行搜索文档的指示。
文档管理部206从文档数据库207中检测文档属性信息，该信息与从 文档搜索处理部209指示的条件匹配。输出处理部210基于文档搜索处理 部209搜索到的文档属性信息，通过文档管理部206获取存储在文档实体 存储器208中的相对应的文档的实体。应当指出，当文档的实体被压縮或 加密存储在文档实体存储器208上时，输出处理部210对其进行解压縮或 解密。
显示输出处理部211对显示存储器(未示出)进行展开处理并在显示 器212上显示存储器的状态，使得用户可以确认内容。
当用户进行打印时，打印输出处理部213同样对打印存储器(未示出) 进行输出处理部210获得的文档数据的展开处理，打印机214打印出该信 息。
DMS客户机12还设置有菜单和命令控制部215及菜单和命令存储器216。 DMS客户机12通过菜单和命令控制部215及菜单和命令存储器216 将示出由一个或更多个命令组成的标准操作的菜单附加登记到用户界面上 的菜单列表。DMS服务器10可以生成用于登记标准操作的菜单的模板， 并可以将模板分发给其它用户。
当用户通过用户界面选择菜单时，菜单和命令控制部215根据存储在 菜单和命令存储器216中的信息获得与所选择的菜单相对应的处理内容， 并执行指定的处理。
DMS服务器设置有访问控制处理部217、用户信息存储器18和规则 存储器219。用户信息存储器218存储并管理可以使用文档管理系统200 的用户的用户信息。访问控制处理部217基于与存储在文档数据库207中 的文档相对应的访问控制列表(ACL， access control list),参照在用户信 息存储器218中登记的用户的用户信息控制用户的操作范围和操作信息。
规则存储器219存储操作文档管理系统200所需的规则。这里，在生 成用于将示出由一个或更多个命令组成的标准操作的菜单附加登记到界面 的菜单列表上的模板时，将管理者确定的规则存储其中。此外，当用户实 现菜单以进行操作时，确定操作目标是否与存储在规则存储器219中的规 则相违背。规则存储器219在其中存储诸如文件大小的上限和禁止存储文 件的位置的规则。
图3是示出针对存储在菜单和命令存储器216中的菜单的属性信息的 数据表的图。
用户界面的菜单的标识符存储在ID 300中。
菜单301示出用于表示多种处理内容的菜单名称，是用于存储作为用 户界面在显示器212上实际查看的菜单的字符串的栏。菜单和命令控制部 215从菜单301获得并查看多种字符串。在下面说明的实施例中，菜单"打 开文档"、"登记文档"等的字符串存储在菜单301中。当查看菜单时，在实 际用户界面上查看这些字符串。
命令302是用于存储与菜单301相对应的多种处理内容的命令的栏。 当用户选择菜单时，菜单和命令控制部215从命令302获得与所选择的菜 单相对应的命令，文档管理部206执行处理。在下面说明的实施例中示出，当执行"打开文档"菜单时，执行命令"査看"。
在路径信息303中，存储命令302中的每个命令的处理所需的处理目 标路径。应当指出，在不需要目标路径的命令的情况下，相对应的路径信 息303是空白栏。在图3中，对菜单标识符M1存储处理"查看"。此外， 在相对应的路径信息303中存储路径"與Cabinet叨ocF'，其示出进行针对 路径"與Cabinet叨oc^，的查看操作。
如果当用户执行菜单时存在对操作目标的限制，则将与限制相对应的 规则的标识符存储在规则304中。在下面说明的实施例中，在规则304中 存储诸如最大文档大小、最大文档名称长度、扩展名(extension)等规则 的标识符。规则"1"、 "2"和"4"存储在与菜单标识符Ml相对应的规则304 中，其与图4中的规则401、 402和404相对应。规则'T，、 "2"和"4"分别 示出关于文件的最大大小、不能放置文件的位置(路径)和文件类型(文 件格式)的限制值。
图4示出存储在规则存储器219中的规则信息的数据表。
将每个规则的ID 400作为规则的标识符来管理。
附图标记401到404表示规则的示例。在图4所示的示例中，规则401 限制文档的文件大小的限制值，其示出文件大小等于或小于2MB。规则 402存储禁止布置文档的位置。在图4所示的示例中，示出在层级
(hierarchy)的根处禁止放置文档。规则403限制文件名称的最大长度， 在图4所示的示例中，示出要求文件名称的长度等于或小于20字节。规则 404限制能够在文档管理系统200中存储的文档的文件格式，在图4所示 的示例中，示出能够在文档管理系统中存储的文档文件格式为doc、 xls、 ppt禾口 pdf。
图5示出作为菜单附加登记的模板文件的数据。当基于模板文件添加 新的菜单时，可以定制菜单列表以简单地从菜单进行操作。因此，可以根 据文档管理的规则容易地进行操作。在下面说明的示例中，以文件的形式 提供菜单的模板。模板文件的数据格式是文本格式，可以用任意的编辑器 编辑模板文件。
附图标记500示出存储柜(cabinet)名称的区域，在图5中的模板文件的示例中，登记与存储在区域500中的名称的柜相对应的操作。在图5 所示的示例中，在区域500中存储"DMSV开发(DMSV development)" 的标识符，其示出对名称为DMSV开发的柜的操作。
附图标记501示出用于描述路径的区域，其在指定位置的操作的情况 下进行描述。在图5所示的示例中，描述了 " MS￥DMSV development￥DOC￥"，其示出以该路径进行对存储在区域502中的文档名 称的操作。
区域502存储文档名称，其示出存储在区域502中的文档名称是处理 目标。在图5所示的示例中，存储了文档名称"开发日记(development diary)"，执行对该名称的操作。
索引503和索引504是对操作目标添加的索引信息。即使稍后存储在 502中的文档名称改变或存储在不同的位置，也可以使用索引503和索引 504作为搜索关键字来进行对文档的搜索以指定文档。
附图标记505和506示出操作(处理内容的命令)，并且执行在此描 述的操作。操作"登记"存储在区域505中，操作"查看"存储在区域506中。 因此，分别执行"登记开发日记"和"查看开发计划表"的处理。
附图标记507示出作为对象信息的对象名称，其是示出处理目标的名 称或者字符串。对象名称用于生成与操作505和506相组合地登记在此模 板中的菜单名称。稍后将对菜单的生成进行说明。
附图标记508示出规则，其中存储与图4所示的规则相对应的标识符。 这里，基于图5所示的模板登记新菜单，并且存储示出在执行菜单的处理 时参照哪个规则的标识符。图5示出存储标识符1、 2和4的模板文件的示 例。当文档管理客户机应用程序读取图5所示的模板文件以登记新的菜单 时，如稍后所说明的，在图3中相对应的规则304中登记标识符1、 2和4。 因此，当登记新菜单或者当执行新登记的菜单的处理时，确定该登记或处 理操作是否遵照图4所示的规则401、 402和404。
在本发明中，基于管理者等的指示生成由图5所示的数据构成的模板 文件。所生成的模板文件被分发给每一个用户。此外，使用由各用户操作 的DMS客户机的应用程序(文档管理客户机应用程序)读入所生成的模板文件，由此将该模板文件作为新的菜单登记在菜单列表(快捷方式菜单) 中。稍后将参照图8和图9对模板文件的生成处理和使用模板文件的菜单 登记处理进行详细的说明。
也就是说，根据本发明，用户(例如管理者)可以生成在应用程序中 可以容易地登记用于执行一系列处理内容的菜单(快捷方式菜单)的模板 文件(快捷方式模板)。由于接收到模板文件的用户可以使用模板文件将菜
单添加给DMS客户机应用程序，所以用户可以容易地进行一系列处理内 容的操作。用户导入到模板(图5)的处理内容(操作)作为菜单登记在 DMS客户机应用程序中，用户选择该菜单以使系统执行该菜单，由此DMS 客户机12根据登记内容执行处理。
以下说明关于将菜单"登记计划"和菜单"打开计划"登记到在DMS客 户机12中操作的用户界面的过程的示例。
在本实施例中，说明从管理者生成模板的步骤到将生成的模板登记到 图1所示的DMS客户机12的客户机应用程序的步骤的过程。
图8是说明本实施例的流程图，该流程图说明在由图1所示的系统的 要素中的DMS服务器IO、 DMS客户机12构成的系统中，直到管理者生 成图5所示的模板的过程。在本实施例中，假设基于在管理者操作的DMS 客户机12中发出的指示，在DMS服务器10中生成模板。
在步骤800，执行初始化处理。激活并初始化诸如DMS服务器10和 DMS客户机12的个人计算机，激活网络系统。此外，通过网络ll执行到 网络系统的连接处理。可以通过已知技术来执行这些处理，因此省略其详 细说明。
在步骤801，指定操作目标的柜和柜中的路径。在图5的示例中，指定 柜"DMSV开发"，并且指定路径"^DMS叨MSVdevel叩ment^OC"。执行 到此路径的"登记文档"的处理和"打开文档"的处理。因此，由于还未生成路 径，所以优选管理者预先生成文件夹结构(路径)。
在步骤802，登记索引。在本实施例中，预先生成图5所示的索引503 和504，将其以能够作为文档的搜索关键字而被登记的方式登记在文档管 理系统200中。在步骤803，指出操作目标的文档名称502、操作内容505和506、管理者生成菜单的默认名称时所使用的对象名称507、以及管理者在文档管理系统200中使用的规则。由管理者生成并登记规则，以避免当用户自由登记文档时随机登记各种文件使得难以进行管理。
在本实施例中，如图4所示，生成的规则被登记在图2所示的规则存储器219中。在图4所示的示例中，登记了包括实际大小被定义为2MB或更小的规则、层级中的根被定义为文档登记禁止的规则、文件名称的长度被定义为20字节或更小的规则的规则401到404、以及其它规则。
在上述作业完成后，在步骤804中，管理者在安装在DMS服务器IO中的文档管理系统200中，执行模板文件的生成和导出。文档管理部206从文档数据库207获得表示为操作目标的柜名称。在本实施例的情况下，获得柜名称"DMSV开发"，并将其存储在模板文件中的区域500中。接着，将在步骤801中指出并生成的路径存储在区域501中。在本实施例中，获得路径"^)MS④MSV devdopment叨OC"并将其存储在区域501中。关于索引，将在步骤802中生成的索引名称存储在区域503和区域504中。在本实施例中，存储诸如"计划表"和"DMSV开发"的索引名称。关于操作，文档管理部206将指出的操作存储在区域505和506中。在本实施例的情况下，在各区域中存储"登记"和"查看"，但是用户界面可以被配置成管理者可以任意选择其它操作、或者可以在文档管理系统中预先定义的可能操作中自动选择操作。关于对象名称507，指出"计划"，但是在稍后说明的菜单登记处理中，用户可以通过定制的流程任意重写对象名称。在规则508中，存储规则存储器219的内容。在本实施例的情况下，存储所指出的规则的标识符l、 2和4。可以以允许管理者或用户任意重写输出规则的方式输出规则。然而，如果进行严格的管理，则优选以不可重写状态输出模板文件中的规则508，这不允许用户改变规则。本实施例中的规则508以不可重写状态输出。
通过上述处理，可以生成并导出图5所示的模板。在步骤805中，管理者将模板分发给用户。可以通过文档管理系统、电子邮件等执行模板文件的分发。通过上述处理，完成模板的生成和分发。在步骤806中，执行存储器等的释放处理以结束该处理。
图9是示出使用通过图8中的处理生成并导出的模板文件将描述内容
作为新的菜单(快捷方式菜单)登记在DMS客户机12中的处理的流程图。在登记此菜单时，用户可以定制菜单名称等。
可定制模板是可以编辑和定制的数据形式的，其中存储文档的登记、显示和搜索所需的信息。存储用于指出诸如"登记"和"査看"的操作以及诸如文档名称的"对象名称"的信息。作为文档管理系统的菜单登记这些信息。
此文档管理系统具有以下特征自动生成关于操作和对象名称的信息作为菜单名称，在文档管理系统中登记对文档进行的操作、添加给文档的信息等作为对菜单的处理信息。此外，在快捷方式模板中，在确定是否遵照要遵守的最小规则(诸如存储位置或文档名称的规则)之后，登记信息。因此，快捷方式模板具有可以登记遵照最小规则的处理的特征。与从开始在文档管理客户机应用程序中准备的菜单不同，可以显示对于用户来说最佳的菜单，使得可以提供在直观上容易处理的菜单。
在步骤900中，执行初始化处理。进行DMS服务器10、 DMS客户机12等的个人计算机的激活和初始化、以及网络系统的激活。另外，通过网络11执行到网络系统的连接处理，但是由于可以通过已知技术执行处理，所以省略其详细说明。
在步骤901中，为了进行定制，执行通过任意编辑软件读入并打开图5所示的模板文件的处理。在本实施例的情况下，由于模板文件由文本格式形成，所以可以通过能够进行文本编辑的任意应用程序来处理模板文件。
在步骤902中，任意执行模板文件的编辑。几乎自动输出全部项，但是例如由于对象名称507是在菜单中显示的名称，所以用户可以任意地对其进行重写。另外，例如可以将模板文件中登记的路径501改变成"與Cabinet叨oc"。应当指出，在不定制文档名称等的情况下，不需要执行步骤901到902的处理。
在步骤903中，激活DMS客户机12的客户机应用程序。当激活文档管理客户机应用程序时，显示用户界面，以进行文档管理的各种操作。
在步骤904中，当用户从显示的用户界面的菜单列表中选择"登记模板"时，基于模板文件开始菜单登记处理。与此菜单列表相对应的处理内容
登记在图3所示的菜单和命令存储器216中，假设在通过模板文件执行新的菜单登记之前，还未登记菜单M1和菜单M2。
在步骤905中，当用户选择图5所示的模板文件时，文档管理部206
获得要分析内容的模板文件。
在步骤906中，文档管理部206通过规则存储器219获得规则。由于
用户可以任意地重写图5所示的模板文件，所以存在重写内容不遵照文档管理系统200的使用规则(不满足规则的条件)的可能性。因此，在下一步骤907中，将在步骤906中获得的规则与模板中描述的内容进行比较，以确定该内容是否遵照规则。即，确定文件大小、文件夹的位置、文件名称的长度等是否合适。
在步骤908的确定处理中，在确定上述全部内容为合适的值的情况下(步骤908中"是")，该处理进入步骤909中，将编辑的模板的内容，诸如菜单和命令，登记在菜单和命令存储器216中。在图5中的模板文件的情况下，登记图3中的菜单M1和菜单M2。这里，将对象名称("计划")和操作("登记"和"查看")组合以生成将要登记的菜单名称301。此外，登记与各菜单相对应的命令302、路径303和规则304。此外，关于菜单"登记"，在登记中应用的索引503和504也与其相关联。
另一方面，在步骤908的确定处理中，在确定上述内容为不合适的值的情况下(步骤908中"否")，该处理进入步骤910中，显示存在不合适的项的消息以请求用户校正。在此情况下，中断登记处理，需要用户从步骤901重新开始。
在步骤911中，执行存储器等的释放处理以终止该处理。
在图3所示的菜单301中，将存储在图5所示的模板中的操作名称505和506以及对象名称507组合以自动生成菜单名称。对象名称可以由各用户定制。因此，本发明的特征之一在于能够容易地登记用户容易识别的菜单名称。
图10是示出在选择并执行以图9所示的流程图的处理顺序登记的菜单"登记计划"的情况下的处理顺序的流程图。下面的示例说明由MFP13扫描纸张文档(例如，计划表15)并且使用在DMS客户机12的客户机应用程序的用户界面中登记的菜单"登记计划"将扫描后的数据登记在DMS服务器10中的处理顺序。
在步骤1000中，执行初始化处理。
进行DMS服务器10、 DMS客户机12、 DMS客户机14等的个人计算机的激活、MFP 13的激活和初始化以及网络系统11的激活。此外，通过网络11执行到网络系统的连接处理，但是由于可以通过已知技术执行该处理，所以省略其详细说明。
在步骤1001中，选择并执行菜单"登记计划"。菜单命令控制部215从菜单命令存储器216中获得与所选择的菜单相对应的命令302、路径303和规则标识符304，并且开始登记处理。
在步骤1002中，扫描作为原稿放置在MFP 13的原稿台上的计划表15，将扫描后的数据发送给扫描DMS服务器并在其中登记。此时，还登记与扫描后的数据相对应的命令、路径、规则标识符和索引的信息。此外，在存在文件名称的情况下，还发送文件名称。利用对MFP 13扫描的文档进行操作以进行登记的示例说明本实施例，但是可以从能够通过DMS客户机12或网络11进行通信的另一设备或个人计算机获得登记目标的文档。
在步骤1003中，DMS服务器中的文档管理部206接收登记目标文档的信息，以获得所接收的登记目标的文档的信息。即，获得文档的文件名称、文件类型、文件大小等。
在下一步骤1004中，将从规则存储器219中通过规则标识符指定的规则与在步骤1003中获得的信息相比较，以确定文档是否遵照规则。
在步骤1004的确定处理中确定文档不是合适的文档的情况下(步骤1004中"否")，该处理进入步骤1006，将表示由于文档不是合适的文档所以不能进行登记的事件的错误消息发送给DMS客户机进行显示，并且取消登记处理。
另一方面，在步骤1004的确定处理中确定文档是合适的文档的情况下(步骤1004中"是")，该处理进入步骤1005，确认是否存在登记点处的路径。更具体来说，执行关于是否存在图3所示的路径信息303中存储的路径的确认处理。
在下一步骤1007中，确定是否存在登记点处的路径。在存在路径的
情况下(步骤1007中"是")，该处理进入步骤1009中。另一方面，在确定不存在路径的情况下(步骤1007中"否")，该处理进入步骤1008，文档管理部206生成在路径信息部303中存储的路径，之后，该处理进入步骤1009中。
通过上述处理，确定要登记的文档和该文档的登记点遵照文档管理系统200的规则并且也是合适的，并且确认该登记点中的路径存在。因此，在步骤1009中执行登记处理。
在步骤1010中，确定是否正常执行了登记处理。在确定登记处理没有正常完成的情况下(步骤1010中"否")，该处理进入步骤1011，通过DMS客户机显示表示不能进行文件登记的事件的错误消息，并且取消登记处理。
另一方面，在步骤1010中确定正常完成登记处理的情况下(步骤1010中"是")，该处理进入步骤1012，确定是否完成了要登记的全部文档文件的登记。在存在剩余文件的情况下(步骤1012中"否")，该处理返回步骤1003。在要登记的全部文档文件的登记完成的情况下(步骤1012中"是")，该处理进入步骤1013，执行存储器的释放处理以终止该处理。
如上所述，执行在用户选择了使用图5所示的模板登记的菜单"登记计划"的情况下所执行的处理。
这样，根据本实施例，由于可以生成用于菜单登记的模板文件分发给其它用户，所以其它用户可以使用分发的模板文件容易地登记菜单。此外，由于用于文档管理的规则被一起登记在模板文件中，所以导致根据规则执行处理。因此，文档管理系统的管理者完全可以向用户通知最小基本规则，用户可以容易地登记并执行最佳的菜单操作。
以下将参照附图对本发明的第二实施例进行说明。上述第一实施例示出在DMS客户机的客户机应用程序文件中用户指示进行读入模板文件的处理时登记新的操作菜单的情况下的示例。本实施例进一步说明当作为独立执行文件输出操作菜单、然后执行该文件时所执行的处理。图6示出当作为具备可独立执行的批处理功能的批处理文件输出模板时所生成的数据管理表的示例。
在区域600中，存储输出模板时所选择的柜名称。在此，输出并存储
名称"DMSV开发"，这表示批处理文件对名称为"DMSV开发"的柜进行操作。
附图标记601示出用于存储路径的区域，在表示操作的位置的情况下，在区域601中存储图3中的路径信息303中存储的值。图6示出当输出具有图3中的标识符M1的菜单时在区域601中存储路径"與Cabinet^OC^'。
在利用诸如Web (网络)浏览器的Web应用程序对操作目标进行访问的情况下，可以使操作目标与URL602连接。
附图标记603示出文档名称，文档名称603表示处理目标的文档。这里，存储文档名称"V开发计划表"，并且针对该文档名称进行操作。
索引604和605是添加给操作目标的索引。即使稍后文档名称603改变或将其存储在不同的位置，当执行搜索时，也可以通过使用索引604和605作为搜索关键字来指定目标文档。
附图标记606和607表示操作(处理内容的命令)，并且执行这里描述的操作。操作"登记"存储在区域606中，操作"査看"存储在区域607中。因此，分别执行"登记V开发计划表"和"査看V开发计划表"的处理。
附图标记608表示作为对象信息的对象名称，其在激活批处理文件时显示的用户界面中自动生成菜单按钮的字符串时使用。对象名称608存储用于识别处理目标的默认名称和字符串。稍后将对字符行的生成进行说明。
附图标记609表示规则，其中存储表示在通过具备批处理功能的批处理文件执行菜单时参照图4所示的规则中的哪个规则的标识符。在此，存储1、 2和4，由此确定在执行处理时是否遵照图4所示的规则401、 402和404。
在区域610中存储执行程序。该程序执行稍后作为批处理文件说明的流程图，或者显示图7所示的对话。
图7是说明在执行从图11所示的步骤1100到步骤1103的处理时的操作的图。当用户双击作为模板输出的批处理文件700以激活该批处理文件时，在显示器212上显示诸如对话框710的对话。作为对对象名称"计划"的操作显示用于选择"登记"的按钮701和用于选择"査看"的按钮702。
图11是示出在作为批处理文件向外部输出在图9所示的流程图中登记
的菜单操作并执行该批处理文件的情况下的处理顺序的流程图。在步骤1100中，执行初始化处理。
进行DMS服务器10、 DMS客户机12等的个人计算机的激活和初始化、以及网络系统11的激活。另外，通过网络11执行到网络系统的连接处理，但是由于可以通过已知技术执行该处理，所以省略其详细说明。
在步骤1101中，作为具备可独立执行的批处理功能的批处理文件向外部输出菜单。通过用户使用安装在DMS客户机12中的文档管理系统200的用户界面对菜单进行操作，来执行此输出处理。即，当用户从菜单中选择"向外部输出菜单"时，菜单和命令控制部215作为批处理文件输出关于存储在菜单和命令存储器216中的菜单的信息。
在本实施例的情况下，图3所示的ID 300中的6对应于表示菜单(M1和M2)的向外部输出处理的菜单，以执行与6相对应的命令。
从图3所示的菜单和命令存储器216获得批处理文件中的数据管理表(图6)的项(600、 601以及603到609)。基于操作目标的文档的URL获得URL 602。将到该文档的URL作为文档属性信息登记在文档数据库207中，获得URL的值并将其输出到URL602，由此输出URL。
接着，在批处理文件中，将批处理文件执行程序输出到区域610。这是用于根据在稍后说明的处理中当用户激活程序文件时获得的信息600到609来执行稍后说明的处理的程序。
在步骤1102中，在DMS客户机12中，当用户双击图7所示的批处理文件时，激活该批处理文件。用于执行激活的客户机不限于DMS客户机12,并且可以通过作为没有安装本文档管理系统的客户机应用程序的PC的客户机14进行激活。
通过这种激活操作激活图7所示的用户界面，读入图6所示的操作606和607，所述操作被看作按钮701和702上的按钮名称。此外，对象名称608被看作操作对象文件的名称。在步骤1103中，当用户选择并点击按钮时，该处理进入步骤1104的确定处理。在选择"登记"的情况下(步骤1104中"否")，该处理进入步骤1106。
在步骤1106中，执行文档的登记处理。更具体来说，文档管理部206在文档数据库207和文档实体存储器208中登记文档，省略其详细说明。
另一方面，当确定选择了"查看"时(步骤1104中"是")，该处理进入步骤1105，确定在激活的PC中是否安装有文档管理系统(DMS)的客户机应用程序。当安装有文档管理系统的客户机应用程序时(步骤1105中"是")，该处理进入步骤1107，确定是否已激活了文档管理系统的客户机应用程序。
当确定己激活文档管理系统的客户机应用程序时(步骤1107中"是")，该处理进入步骤1108。当确定还未激活文档管理系统的客户机应用程序时(步骤1107中"否")，在步骤1109中执行DMS的激活处理，之后该处理进入步骤1108。在步骤1108中，通过客户机应用程序执行与图6所示的区域600中存储的柜名称的柜(数据库)的连接处理。
在下一步骤1110中，进行确定与柜的连接处理。当确定不执行连接处理时(步骤1110中"否")，该处理返回到步骤1108，当确定执行连接处理时(步骤1110中"是")，该处理进入步骤llll。
在步骤llll中，在客户机应用程序中执行文档的查看处理。即，通过存储在区域601中的路径中的文档名称603进行搜索，使用DMS客户机200的用户界面查看文档。最后，在步骤1116中，执行存储器等的释放处理以终止该处理。
如上所述的步骤1107到步骤1111示出了在安装有文档管理系统的客户机应用程序的DMS客户机12处激活并操作外部批处理文件700的示例。
另一方面，在确定没有安装文档管理系统(DMS)的客户机应用程序的情况下(步骤1105中"否")，执行从步骤1112到1115的处理顺序，来对要激活的外部批处理文件进行操作。
艮P，由于客户机PC中没有安装客户机软件，所以试图通过Web的HTTP连接进行与DMS服务器10的连接。应当指出，这里说明了 HTTP连接的情况，但是可以执行通过FTP连接的下载处理。
在步骤1112中，获得存储在602 (图6)中的URL信息。在步骤1113中，批处理文件执行程序610根据URL信息试图进行与DMS服务器10的连接。
在步骤1114中，执行连接的确定处理。在不能进行与DMS服务器10的连接的情况下(步骤1114中"否")，该处理进入步骤1116，取消该处理。在进行与DMS服务器10的连接的情况下(步骤1114中"是")，该处理进入步骤1115，执行文档的查看处理。更具体来说，获得指出的URL的文档，使用诸如Web浏览器的用户界面进行査看。在执行查看处理后，执行结束处理(步骤1116)。
作为上述处理的结果，在激活图7中的外部批处理文件700、从批处理文件中存储的操作信息中选择操作、并安装DMS客户机应用程序的情况下，可以进行基于批处理文件中存储的信息而选择的操作。
此外，根据本实施例，当没有安装客户机软件时，使用诸如Web浏览器的已知技术能够通过HTTP连接对目标文档进行操作。
如上所述，根据第一实施例，可以使用模板文件方便遵照规则登记和执行菜单。此外，当用户登记具有定制名称的菜单时，可以通过用户容易理解的菜单名称执行期望的处理。
此外，由于可以作为具备可独立执行的批处理功能的批处理文件输出菜单，所以即使在操作前没有激活应用程序，也可以通过激活具有批处理文件的应用程序进行期望的操作。
此外，确定处理的内容是否遵照文档管理系统的规则。当处理内容不合适时，取消登记处理，使得用户可以定制处理内容，但是只登记遵照规则的处理。因此，能够保持工作规则。
此外，即使PC中没有安装应用程序，该PC也可以通过使用Web应用程序根据存储在批处理文件中的URL来访问期望的文档。因此，批处理文件具有不需要指定用于执行的PC的优势。
其结果是，可以使用用户容易使用的并且遵照工作规则的文档管理系统，提供了可以进行诸如"参照计划表"的预定标准作业的操作而不管位置或文档名称的优势。
在上述实施例中，计算机执行文档管理系统中的计算机程序(文档管理服务器应用程序和文档管理客户机应用程序)以执行上述处理，但是上述处理的执行不限于计算机。
例如，可以由诸如电子电路的硬件构成处理的一部分或全部。此外，在通过计算机程序执行本发明的情况下，直接或从远程位置向系统或设备提供程序(与实施例中的流程图相对应的程序)。系统或设备的计算机读出并执行提供的程序代码以执行本发明。在提供计算机程序的方法中，可以使用诸如磁盘、光盘、磁光盘和半导体存储器的各种计算机可读存储介质。另外，关于程序的提供方法，可以通过从因特网下载到诸如半导体的存储介质来提供程序。即，可以通过从因特网下载本发明本身的计算机程序或包含自动安装功能的压縮文件来提供程序。即，本发明包括可以用来将通过计算机执行本发明的功能处理的程序文件下载到多个用户的服务器。
虽然参照示例性实施例对本发明进行了描述，但是应当理解，本发明不限于所公开的示例性实施例。所附权利要求的范围符合最宽的解释，以覆盖所有这种变型、等同结构以及功能。
本申请要求2008年3月18日提交的日本专利申请No.2008-070166的优先权，其全部内容通过引用参考包含于此。
权利要求
1.一种经由网络连接到文档管理服务器的客户机设备，其中所述文档管理服务器对存储在存储器中的文档进行管理并且保持至少一个文档管理规则，所述客户机设备包括编辑单元，被配置为对模板进行编辑，所述模板包括对文档进行的操作的信息、要在所述客户机设备中登记的菜单的名称的信息以及文档管理规则的标识符；获取单元，被配置为从所述文档管理服务器获取文档管理规则，其中所述获取的文档管理规则由所述编辑后的模板中包含的所述标识符指定；判断单元，被配置为判断包含在所述编辑后的模板中的操作是否遵照所述获取单元所获取的所述文档管理规则；以及登记单元，被配置为如果所述判断单元判定所述编辑后的模板中包含的所述操作遵照所述获取的文档管理规则，则将指示进行所述操作的菜单的名称登记在所述客户机设备中，否则不登记所述名称。
2. 根据权利要求1所述的客户机设备，其中所述登记单元将对所述文 档的所述操作内容与所述菜单的所述信息组合，以生成要登记的菜单的所 述名称。
3. 根据权利要求1所述的客户机设备，还包括导出单元，被配置为 基于所述登记单元所登记的所述菜单，生成并导出批处理文件，其中所述 批处理文件是用于执行所述菜单的所述操作内容的执行文件。
4. 根据权利要求1所述的客户机设备，其中所述模板还包括索引信息， 当选择了所述登记单元登记的所述菜单时，对操作的目标文档应用所述索 引信息。
5. 根据权利要求1所述的客户机设备，其中将在生成所述模板时建立 的所述文档管理规则，与所述文档管理规则的所述标识符相关联地存储在 所述文档管理服务器的规则存储器中。
6. —种管理经由网络连接到文档管理服务器的客户机设备中的文档的 方法，其中所述文档管理服务器对存储在存储器中的文档进行管理并且保 持至少一个文档管理规则，所述管理方法包括如下步骤编辑步骤，对模板进行编辑，所述模板包括对文档进行的操作的信息、 要在所述客户机设备中登记的菜单的名称的信息以及文档管理规则的标识符；获取步骤，从所述文档管理服务器获取文档管理规则，其中所述获取 的文档管理规则通过所述编辑后的所述模板中包含的所述标识符来指定；判断步骤，判断包含在所述编辑后的模板中的操作是否遵照在所述获 取步骤中获取的所述文档管理规则；以及登记步骤，如果在所述判断步骤中确定所述编辑后的模板中包含的所 述操作遵照所述获取的文档管理规则，则将指示进行所述操作的菜单的名 称登记在所述客户机设备中，否则不登记所述名称。
全文摘要
本发明提供可使用快捷方式模板进行文档操作的文档管理系统及方法。客户机设备通过网络连接到文档管理服务器，文档管理服务器对存储在存储器中的文档进行管理并且保持至少一个文档管理规则，该客户机设备首先对模板进行编辑，所述模板包括对文档进行的操作的信息、要在客户机设备中登记的菜单的名称的信息以及文档管理规则的标识符。然后，从服务器获取通过包含在编辑后的模板中的标识符指定的文档管理规则。然后，对包含在编辑后的模板中的操作是否遵照文档管理规则进行判断。最后，如果确定编辑后的模板中包含的操作遵照所获取的文档管理规则，则将指示进行操作的菜单的名称登记在设备中，否则不登记名称。
文档编号G06F17/30GK101539948SQ20091012941
公开日2009年9月23日 申请日期2009年3月18日 优先权日2008年3月18日
发明者长沼正 申请人:佳能株式会社