专利名称：文档管理装置以及文档管理方法
技术领域：
本发明涉及一种管理包含期限信息的文档的文档管理装置以 及文档管理方法。
背景技术：
目前，为了防止^是交期限的过期或^吏用期限的过期，使用期限信息来管理文档的技术已是众所周知的。例如，已知如下现有冲支术 利用元数据间的关联，检索与元数据指向的数字内容(content)或 商品相关耳关的某4言息(例如参考日本专利特开2005-196540号公告)。而且，还已知如下现有4支术其目的在于，通过能够登记表示 各种各样形式的原始凄t据的细致的元^t据，4是供对用户要求的信 息，可给予更接近的答案的搜索引擎(例如参考日本专利特开 2001-147941号7^净艮)。但是，目前这些现有技术，是利用如果超过了期限就不能使用 与文档相关联的期限信息的用途，以及利用如果超过了期限删除该 期限信息的用途的技术。而不是在超过期限之前，通知期限信息从 而催促用户采取相应的行动的技术。发明内容为了解决上述问题，本发明的目的在于提供一种文档管理装置 以及文档管理方法，上述文档管理装置以及文档管理方法用于在4妻 近期限时，通过向用户通知期限信息，积才及地催促用户 <吏用文档， 可减少到目前为止由于疏忽而失去〗介值的文档，并可实现有效利用 已生成的文档。为了解决上述问题，本发明的文档管理装置包括期限元数据 取得部，用于从由电子数据生成的电子文档中取得与期限相关的元 数据；期限估算部，用于/人所述期限元数据耳又得部所耳又得的元#:据 中估算所述电子文档所确定的期限；以及期限通知控制部，用于管 理由所述期限估算部估算的期限，并将该期限通知给用户。而且，本发明的文档管理装置包括期限元数据耳又单元，用于 从由电子数据生成的电子文档中取得与期限相关的元数据；期限估 算单元，用于从所述期限元凄t据取得单元所耳又得的元凄t据中估算所 述电子文档所确定的期限；以及期限通知4空制单元，用于管理由所 述期限估算单元估算的期限，并将该期限通知给用户。进而，本发明的文档管理方法包括元lt据耳又得步骤，用于从 由电子数据生成的电子文档中取得与期限相关的元数据；期限估算 步骤，用于从取得的元数据中估算所述电子文档所确定的期限；以 及期限通知控制步骤，用于管理估算的期限，并将该期限通知给用户。
图1是表示本发明的实施方式所涉及的文档管理系统的构成的 框图；图2是表示本发明实施方式中的文档管理装置的构成的框图；图3是表示本发明实施方式的文档管理装置中的期限信息抽出 的处理4喿作的流禾呈图；图4是表示包含期限信息的文档的 一例的示意图；图5是表示包含期限信息的文档的 一例的示意图；图6是表示包含期限信息的文档的 一例的示意图；图7是表示期限信息存储部的数据的一例的示意图；图8是表示文档管理装置中的期限信息通知的处理才喿作的流程图；图9是表示向用户显示期限通知的一例的示意图；图10是表示向用户发出期限通知的方法的设置画面的一例的 示意图；以及图11是表示覆盖期限信息并显示的一例的示意图。
具体实施方式
下面参照附图》f本发明的实施方式进4亍i兌明。框图。文档管理装置1是MFP2中的构成要素之一，通过网络4和客 户端5a、 5b、 5c…5n连接。图2是表示文档管理装置1的构成的一匡图。文档管理装置1包括文档管理部101,图像数据暂时存储部102，期限信息抽出部 (期限元数据耳又得部、期限元H据耳又得单元)103,期限信息存储-部104,期限估算部(期限估算单元)105,期限通知控制部(期限 通知控制单元)106。此外，文档管理装置1通过网络4与客户端5a 5n内的文档 输入输出装置201、显示部202连接。文档管理输入输出装置201是具有打印、扫描、传真、复印等 的功能，处理纸质文档及电子文档的装置。使用图3的流程图对如此构成的文档管理装置1中的期限信息 抽出的处理操作进行说明。在该操作中，当在文档输入输出装置201中包含期限信息的文 档(如图4、 5、 6所示的一例)4皮-使用时，处理,皮开始。4吏用文档 的处理发生时(步骤Sl， Y),则判断其是否是使用电子文件的形 式(步骤S2),若不是使用电子文件的形式时，例如，使用传真、 复印等的功能，在通常的处理中文档不作为电子文件—皮处理，因此 该电子文件通常不会残留在装置(存储器)中(步骤S2, N),在 此种情况下，生成电子文件(步骤S3 )，将其暂时存储于图像数据 暂时存储部102中(步骤S5 )。另一方面，在步-骤Sl的处理中，当4吏用电子文件的形式时， 例如，^使用打印、扫描等的功能时，在通常的处理中文档作为电子 文件残留于装置(存储器)中(步骤S2, Y),此时，判断该电子 文件是否是文档图像(步骤S4 )。在步骤S4的处理中，当判断电子文件不是文档图像时，即处理的电子文件不是文档图像而是包含文字信息的情况下(步骤S4， N),如果期限元信息作为属性信息或元数据预先与该文档相关联的 话，期限信息抽出部103直接将其抽出。与此相对，期限元信息没 有作为属性信息或元数据与该文档相关联的情况下，期限信息抽出 部103对该文档使用语义类解析才支术等，抽出期限信息以及期限元 数据(步骤S7)。而且，将已抽出的期限信息存储在期限信息存储 ^卩104中(步-骤S8 )。另一方面，在步骤S4中，当判断出电子文件是文档图像时(步 骤S4， Y),进入步骤S5，将其存储于图像数据暂时存储部102。对图像数据暂时存储部102所存储的文档图像，接着进行文本 ^匕处理(步'骤S6 )，进入步4緊S7。在步骤S6的文本化处理中，首先进行文档图像的解析。在此， 通过区域分离技术，解析文档图像中的区域类型，并分离为文字区 i或禾口图^f象区;l或。4妄着，通过片反面解才斤冲支术(layout analysis technique ), 从判断为文字区域的区域位置信息中，判断该区域是何种类型。进 而，根据语义类解析技术，判断文字区域的信息是具有什么含意并 抽出。此外，在步骤S7的期限信息的抽出处理中，当判断出文字区 域中有"日期"时，将其作为判断为"期限"信息的基准，使用可 以判断为期限信息的字符串的条件，其中，该期限信息的字符串例 如是在该区域内或前后中排列的"为止"或"严格遵守，，等。而且，在抽出期限信息时，当在该文档中没有包含比现在的日 期信息新的日期信息时，判断为没有应该通知的期限信息，且不存 储到期限信息存储部104。而且，"与期限信息相关联的信息"是指定文档的信息(文件 名、文件^4圣信息)以及属性信息(元tt据)，例如在4妄近该文档 的期限时，将其通知给谁(地址)，及接近了什么样的文档的什么 日期(标题)等。图7示出了期限信息存储部的数据的一例。在以上的才喿作中，步骤S7构成本发明实施方式中的文档指定 取得部以及文档指定信息取得单元。接着，使用图8的流程图对文档管理装置1的期限信息通知的 处理操作进行说明。期限估算部105,监视期限信息存储部104所存储的期限信息 列表(步骤Sll)，并从期限信息存^f诸部104的"期限信息，，的值以 及"通知时期"的值中计算通知的日期。当成为通知的日期时(步 -骤S12， Y)，期限通知纟空制部106通过用户端侧的显示部202通知 用户(步备聚S13)。图9示出乂十用户显示通知的一例。关于对用户的通知时期，期限通知控制部106包括通知定时设 置部(通知定时i殳置单元)106a，可4艮据用户的期望，自己i殳置在 期限到来的几天前进行通知。期限信息存储部104的数据可通过显 示部202等向用户显示，用户可直4妻对其进4亍编辑。例如，期限信 息的读出错误时，可进行修改，或变更已设置的通知时期，或可在 期限之前反复设置多次通知。而且，关于通知方法，也可事前登记在如图10所示的显示部 202的通知方法i殳置画面中。此夕卜，希望通过邮4牛通知时，在图10的通知方法画面中，虽 然通过用户丰餘入可4寻到通^^妻4欠方(notification destination )的由[M牛 地址，^旦期限通知控制部106包括通知接收方耳又得部(通知接收方耳又得单元)106b,并通过对在期限信息抽出部103中通过语义类解 析等抽出的"接收方"信息和管理MFP使用信息等的外部用户信 息的装置进行协作，可以获知通知接收方地址。例如，接收方是"名 字"时，从保存有用户信息的外部用户信息DB中耳又得该"名字" 文字信息对应的邮件地址，并可通知该邮件地址。而且，希望打印通知时，在该用户信息DB中若登记有离用户 最近的4r印才几的i舌，可在该打印才几自动车命出纸质文斗当。而且，在显示器上显示时，期限通知控制部106可显示合成期 限信息和该文档的画面，或显示在期限信息区域中附加颜色等的特 征，或可显著地显示与文档的期限相关if关的元^:据部分。进而，期 限通知控制部106还可显示使用水印、覆盖(overlay)等合成期限 信息的文档图4象。作为一例如图11所示。此外，显示器所显示的 图 <象可以打印成纸质文档。而且，可在用户的日程安排程序的该期限日中登记(register) 文档的信息。而且，在期限信息抽出部103中，取得多个期限相关的元数据 时，期限估算部105将最早的期限作为该文档的期限进行估算。期 限通知4空制部106,可通知该最早的期限，进而，可爿务乂人多个期限 相关的元数据中估算的期限一起进4亍通知。而且，期限通知控制部106包括期限选择设置部(期限选择设 置单元)106c,让用户/人多个期限中选择一个期限，可将其作为该 文档的期限进行管理。在本实施方式中说明的期限元数据取得单元、期限估算单元、 期限通知控制单元、通知定时i殳置单元、通知4妻收方耳又得单元、期限选纟奪i殳置单元，可适用于在计算才几上4丸4亍基于实施方式所示的流 程图中说明的文档管理方法的程序。该程序记录于可读取的记录々某 体，具有通过计算才几读取并在计算4几上^^于本发明的文档管理方法 的功能。关于该功能，本实施方式中，虽对在装置内部预先记录实 施发明的功能的情况进行了说明，但并不限于此，也可从网络下载 同样的功能于装置中，也可将存储于记录媒体的同样的功能安装于装置中。作为记录々某体，可以是可存储程序的CD-ROM等、并且 只要是装置可读取的记录媒体，可以是各种形态。而且，这样通过 预先安装或下载而获得的功能与装置内部的OS (操作系统)等协 作实3见该功能即可。
权利要求
1.一种文档管理装置，其特征在于包括期限元数据取得部，用于从由电子数据生成的电子文档中取得与期限相关的元数据；期限估算部，用于从所述期限元数据取得部所取得的元数据中估算所述电子文档所确定的期限；以及期限通知控制部，用于管理由所述期限估算部估算的期限，并将该期限通知给用户。
2. 根据权利要求1所述的文档管理装置，其特征在于，所述期限元数据耳又得部，以纟丸行打印功能、扫描功能、 或者传真功能中的任一个功能为条件，从与执行该功能相关的 电子文档中^f又得所述期限元^:据。
3. 根据权利要求1所述的文档管理装置，其特征在于还包括，文档指定信息取得部，用于从所述电子文档中取得指定 该电子文档的信息，其中，所述期限通知控制部，对由所述文档指定信息取^ 得部取得的所述电子文档的指定信息与所述期限信息 一起进 行管理。
4. 根据权利要求3所述的文档管理装置，其特征在于，所述指定信息包括文件名、文件路径信息、期限以外的 元凄t据中的4壬意一个或这些的组合。
5. 根据权利要求1所述的文档管理装置，其特征在于，所述期限通知控制部包^舌通知4妄收方取^寻单元，其中， 所述通知4姿收方耳又得单元，基于与文档的内容相关信息或该装 置的使用信息，取得用于通知所述期限的用户的通知接收方， 并向该通知4妄收方的用户发出所述期限的通知。
6. 根据权利要求1所述的文档管理装置，其特征在于，所述期限通知控制部，在用户终端装置的日程安排程序 中登记该期限。
7. 根据权利要求1所述的文档管理装置，其特征在于，所述期限通知控制部包4舌通知定时i殳置部，其中，所述 通知定时i殳置部在对所述期限进4于所述通知时可i更置定时，并 4吏用该通知定时i殳置部所i殳置的定时向用户发出所述期限的 通知。
8. 根据权利要求1所述的文档管理装置，其特征在于，在期限的通知中，所述期限通知控制部在执行所述通知 时输出并显示合成该期限信息的所迷电子文档。
9. 根据权利要求8所述的文档管理装置，其特征在于，所述期限通知控制部，对与由所述期限元数据取得部取 得的所述电子文档的期限相关联的元lt据部分进行显著化并^r出显示。
10. —种文档管理方法，其特征在于包括以下步艰《元凄t据耳又得步骤，用于,人由电子lt据生成的电子文档中 取得与期限相关的元数据；期限估算步骤，用于从取得的元数据中估算所述电子文档所确定的期限；以及期限通知控制步骤，用于管理估算的期限，并将该期限 通知纟合用户。
全文摘要
以管理包含期限信息的文档，在期限日到来之前将期限信息通知给用户为目的，提供一种文档管理装置及文档管理方法，所述文档管理装置包括期限元数据取得部，用于从由电子数据生成的电子文档中取得与期限相关的元数据；期限估算部，用于从所述期限元数据取得部所取得的元数据中估算所述电子文档所确定的期限；以及期限通知控制部，用于管理由所述期限估算部估算的期限，并将该期限通知给用户。
文档编号G06F17/30GK101236559SQ20081000699
公开日2008年8月6日 申请日期2008年1月28日 优先权日2007年1月29日
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