一种电子文档管理的方法及装置的制造方法_2

文档序号:9471513阅读:来源:国知局
34]优选地,所述权限判断单元,用于接收到任意一个最底层子组织中的第四用户对所述最底层子组织中的其他用户设置访问权限、创建及修改所述最底层子组织对应的电子文件柜或对所述最底层子组织中其他用户上传至所述最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核的指令后,判断所述第四用户是否具有对所述最底层子组织中的其他用户设置访问权限、创建及修改所述最底层子组织对应的电子文件柜或对所述最底层子组织中其他用户上传至所述最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核的知识管理员权限,如果是,允许所述第四用户执行请求的操作,否则不允许所述第四用户执行请求的操作。
[0035]本发明实施例提供了一种电子文档管理的方法及装置,根据组织结构,将整个组织划分多层,每一层至少一个子组织,根据各个子组织在组织中的级别,对各层子组织进行排序,排序完毕后每个上层子组织至少对应一个下层子组织,根据子组织排序结果,在每一个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜,根据电子文档所属的子组织,将各个电子文档分别存储到对应的最底层子组织上的电子文件柜中,并对各个电子文件柜中的各个电子文档设置访问权限,通过这种电子文档的管理方法,根据组织结构将组织划分为多层,上层子组织包括下层子组织,在最底层子组织上创建电子文件柜,在电子文件柜内存储该电子文件柜所在子组织及对应上层子组织拥有的电子文档,实现电子文档的统一存放,通过对电子文件柜中电子文档设置访问权限,实现对电子文档的共享及保护,提高了对电子文档管理的力度。
【附图说明】
[0036]图1是本发明一个实施例提供的一种电子文档管理的方法流程图;
[0037]图2是本发明另一个实施例提供的一种电子文档管理的方法流程图;
[0038]图3是本发明一个实施例提供的一种组织分层排序示意图;
[0039]图4是本发明一个实施例提供的一种电子文档管理的装置示意图。
【具体实施方式】
[0040]下面将结合本发明实施例中的附图,对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述。显然,所描述的实施例仅是本发明一部分实施例,而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例,本领域普通技术人员在没有做出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例,都属于本发明保护的范围。
[0041]如图1所示,本发明一个实施例提供了一种电子文档管理的方法,包括:
[0042]步骤101:根据组织结构,将组织划分为至少一层,每层至少包括一个子组织;
[0043]步骤102:根据所述子组织的级别,对各层所述子组织进行排序,其中每个上层子组织至少对应一个下层子组织;
[0044]步骤103:在各个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜;
[0045]步骤104根据各个电子文档所属的子组织,分别将各个所述电子文档存储到相应最底层子组织对应的所述电子文件柜内;
[0046]步骤105:分别对各个所述电子文件柜中的各个所述电子文档设置访问权限。
[0047]本发明实施例提供了一种电子文档管理的方法,根据组织结构,将整个组织划分多层,每一层至少一个子组织,根据各个子组织在组织中的级别,对各层子组织进行排序,排序完毕后每个上层子组织至少对应一个下层子组织,根据子组织排序结果,在每一个最底层子组织上创建至少一个电子文件柜,根据电子文档所属的子组织,将各个电子文档分别存储到对应的最底层子组织上的电子文件柜中,并对各个电子文件柜中的各个电子文档设置访问权限,通过这种电子文档的管理方法,根据组织结构将组织划分为多层,上层子组织包括下层子组织,在最底层子组织上创建电子文件柜,在电子文件柜内存储该电子文件柜所在子组织及对应上层子组织拥有的电子文档,实现电子文档的统一存放,通过对电子文件柜中电子文档设置访问权限,实现对电子文档的共享及保护,提高了对电子文档管理的力度。
[0048]在本发明一个实施例中,针对于存储在电子文件柜中的电子文档,根据电子文档所属的领域,对各个电子文件柜中的电子文档进行分类,根据各个电子文档的分类结果,为每个电子文档添加对应的分类标签,这样,当需要获取电子文档时,通过搜索对应的领域,可以快速获得该领域包括的所有电子文档,提高查找电子文档的速率。
[0049]在本发明一个实施例中,在对电子文件柜中的电子文档设置访问权限时,可以分别对每一个电子文档设置访问权限,也可以分别对每一个电子文件柜设置访问权限,如果对电子文件柜设置访问权限,那么同一个电子文件柜中的各个电子文档具有与所在电子文件柜相同的访问权限,访问权限包括全部子组织都可以访问、指定的一个或多个子组织可以访问或指定的一个或多个用户可以访问,这样,根据电子文档的重要性及相关性,对电子文档的访问权限进行灵活的设置,实现对电子文档的灵活管控,在保证电子文档的安全下对其进行共享,使电子文档发挥最大作用,提高了电子文档的利用率。
[0050]在本发明一个实施例中,子组织中的用户对电子文档进行访问时,首先判断该用户是否具有访问该电子文档或该电子文档所在电子文件柜的权利,如果有,则允许其对该电子文档进行访问,没有没有,则阻止其对该电子文档进行访问,通过这种权限确认的方式,管控电子文档的共享范围,对于没有权限的人员不能查看或修改对应的电子文档,提高了电子文档的安全性。
[0051]在本发明一个实施例中,在各个顶层子组织中具有组织管理员权限的用户,可以对其所在顶层子组织及与所在顶层子组织对应的各个下层子组织的组织结构进行更改,通过具有权限的用户对相应的组织结构进行管理,一方面可以保证组织分层结构的安全,另一方面可以根据组织结构的调整对组织分层结构进行相应的修改,以使各个子组织中的用户的访问权限的得到及时更新,保证用户能够正常对相应的电子文档进行访问。
[0052]在本发明一个实施例中,每个非最底层子组织中具有知识管理员权限的用户,可以对其所在非最底层子组织中的其他用户设置访问权限,并对其所在非最底层子组织中的其他用户上传至对应电子文件柜中的电子文档进行审核,通过这种方式,实现用户访问权限的分层分配,由每个子组织中的具有管理员权限的用户根据本子组织需求合理对本子组织中各个用户的访问权限进行分配,提高权限分配的合理性,并对本子组织中用户上传至对应电子文件柜中的电子文档进行审核,保证电子文件柜的安全。
[0053]在本发明一个实施例中,每个最底层子组织中具有知识管理员权限的用户,可以对其所在最底层子组织中的其他用户设置访问权限,具有知识管理员权限的用户还可以在其所在的最底层子组织上创建新的电子文件柜,并对其所在的最底层子组织中的其他用户上传至其所在最底层子组织对应的电子文件柜中的电子文档进行审核,通过这种方式,对最底层子组织中用户的访问权限进行设置,对上传的电子文档进行审核,并根据需求创建新的电子文件柜,以保证用户正常对电子文件柜中的电子文档进行访问及电子文件柜正常存储电子文档。
[0054]为使本发明的目的、技术方案和优点更加清楚,下面结合附图及具体实施例对本发明作进一步地详细描述。
[0055]如图2所示,本发明一个实施例提供了一种电子文档管理的方法,包括:
[0056]步骤201:根据组织结构,将组织划分为至少一层,每层至少包括一个子组织。
[0057]在本发明一个实施例中,针对一个组织,根据该组织的组织结构,将该组织划分为多个层级,每个层级包括至少一个子组织。例如,一个企业集团,该企业集团旗下包括2家公司,分别为公司A和公司B,其中公司A包括2个部门,分别为部门Al和部门A2,公司B包括2个部门,分别为部门BI和部门B2,部门Al包括科室Al 1、科室A12、科室A13共3个科室,部门A2包括科室A21、
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